TALLER DE INVESTIGACIÓN I

TITULO TENTATIVO

LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ACCESO A

LA INFORMACIÓN EN LA ……………………..

CATEDRÁTICA:
LIC. ADM. ASALIA CASTILLO
GALVÁN
 GENERALIDADES
 Breve Reseña de la Empresa
 Visión
 Misión
 Valores Empresariales
 Organigrama
 Número de empleados
……………………., es una Empresa Municipal de derecho privado, con
autonomía administrativa, técnica y económica, constituida en el marco de la
Ley N° 26338 – Ley General de los Servicios de Saneamiento.
Su ámbito de actividades es en ………………………….:
 Servicio de :
 Proceso de producción, que comprende:
 Proceso de distribución, que comprende, usuario, conexiones
domiciliarias.
 Proceso de Comercialización, que incluye atención al cliente, medición
y facturación de consumos entre otros.
 Servicio de ……….
 Proceso de recolección, que comprende ……………………………..
 En el área urbana de las localidades de……………………………….
RUC: 20121876290
Dirección:
Ser reconocida por
nuestros usuarios como
una Entidad Líder que
brinda los servicios de
saneamiento con calidad
y cuidando del medio
ambiente.
Brindar a nuestros
usuarios servicios de
calidad basado en la
mejora continua de
nuestros procesos, con
participación plena de los
trabajadores y
contribuyendo a la
conservación del medio
ambiente.
 Responsabilidad

 Honestidad

 Trabajo en equipo
 Respeto al medio
ambiente
 JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

DIRECTORIO JUNTA GENERAL DE

Oficina Control
Institucional
ACCIONISTAS
GERENCIA
GENERAL
Of. Control de
Calidad
Secretaria General

DIRECTORIO
Of. Imagen
Institucional y GPS Of. Planificación y
Desarrollo Empresarial
Dpto. Recursos
Humanos
Of. Informática
Of. Asesoría Legal
Dpto.
Contabilidad Gerencia de Administración y
Finanzas
Dpto.
Tesorería

Dpto. Logística
y Patrimonio Gerencia
GERENCIA
Gerencia Comercial
Operacional
GENERAL
Dpto. Gestión Dpto. Medición
Operacional y Facturación

Dpto. Dpto. Cobranza y

SECRETARIA
Ingeniería Atención al Cliente

Dpto. Catastro de
Dpto. Mantenimiento
Usuarios y Control
de Pérdidas
GENERAL
Aparentes
Dpto. Catastro
Técnico y Control de
Pérdidas Técnicas

Gerencia Comercial

Recaudación Producción

Atención al
Distribución
Cliente

Comercializaci
Recolección
ón
 SEDE CENTRAL : 27

 UNIDAD OPERATIVA LA MERCED : 23

 UNIDAD OPERATIVA SAN RAMÓN : 09

 UNIDAD OPERATIVA PICHANAKI : 15

 UNIDAD OPERATIVA SATIPO : 08

 UNIDAD OPERATIVA VILLA RICA : 07

 UNIDAD OPERATIVA OXAPAMPA : 05

TOTAL 94
 PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
 Planteamiento y Formulación del
problema
 Objetivos
 Marco Teórico
 Sistema de hipótesis
 Diseño Metodológico
 Aspectos Administrativos
 Matriz de consistencia
La organización documental en el
acceso a la información en
la……………
UNIDAD ORGÁNICA:

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS
1. Deficiencia en atención al cliente
2. Demora en la ubicación de expedientes
3. Usuarios descontentos por la falta de acceso a la información
4. Exceso volumen documental
5. Falta organización documental para preservación de memoria
institucional
6. Existe conflicto laboral (Clima organizacional)
7. Deficiencia disponibilidad financiera
8. Falta de personal para trámite documentario
9. Falta de equipamiento informático
10. Falta de un sistema documentario
UNIDAD ORGÁNICA: OFICINA O LUGAR DONDE INVESTIGARAN
NOMBRE: DEL INVESTIGADOR

PREGUNTAS:
1. ¿Cómo incide la organización documental en
el acceso a la información?
2. ¿Qué relación existe entre la atención al
cliente y el clima organizacional?
3. ¿De que manera influye el financiamiento en
la contratación de recursos humanos?
UNIDAD ORGÁNICA:

PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DE PROBLEMA:

1. ¿Cómo incide la organización documental en el acceso a la información en los

trabajadores de la EPSSCSA, del distrito de La Merced en el año 2015?
Existe disconformidad en atención al cliente en la oficina de Secretaria General de la EPS Selva Central S.A.;
debido a la deficiente organización documental, es decir falta de ubicación de los expedientes y atención
oportuna; para satisfacer a los usuarios, el mismo que muchas veces conlleva a amonestaciones, sanciones,
multas y despidos

2. ¿Qué relación existe en la atención al cliente y el clima organizacional en los

trabajadores de la EPSSCSA, del distrito de La Merced en el año 2015?
Disconformidad de los usuarios al no estar conforme con la atención en reclamos y desesperación de los
trabajadores de la EPS Selva Central S.A., al no poder solucionar los problemas y discusiones por deslindar
responsabilidades.

3. ¿De que manera influye el financiamiento en la contratación del talento humano

de la EPSSCSA, del distrito de La Merced en el año 2015?
Falta de profesionales en la EPS Selva Central S.A., debido a la falta de disponibilidad presupuestal, y no se
puede cumplir con las metas exigidas por la SUNASS, MEF, MVCS y otras entidades del Estado.
PROCESO PARA LA FORMULACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
PROBLEMA SÍNTOMAS CAUSAS

Falta de organización
documental para  Estrés
atención de  Cansancio  Desorden documental
información y  Falta de  Pésima atención
preservación de la concentración.  Pérdida de expedientes
memoria institucional.  Desmotivación.  Falta de capacitación
archivística
 Falta de apoyo logístico.

CONTROL DEL
PRONÓSTICO PRONÓSTICO

 Sanciones
 Realizar capacitaciones al personal administrativas
en sistema archivístico.  Multas
 Generar Manuales de procedimientos  Despidos / desempleo
Archivísticos
 Generar una base de datos para la
ubicación de expedientes.
 Organizar al personal para que
mantengan al día sus archivos
secretariales.
 Programar evaluaciones trimestrales.
ELEMENTOS VERIFICABLES: PROBLEMA:
1. Pregunta clave ¿Cómo incide (1) la
2. Variable Independiente organización documental (2)
3. Enlace o relacionante
en(3) el acceso a la
información (4) en los
4. Variable Dependiente
trabajadores (5) de la EPS
5. Muestra/Población
Selva Central(6) de La Merced
6. Ámbito organizacional (7) en el año 2015(8)?
(accesible)
7. Ámbito geográfico (objetivo)
8. Tiempo.
¿Cómo incide la organización
documental en el acceso a la
información en los trabajadores
de la…………, del distrito de La
Merced en el año 201…?
Variable 1: Organización documental
Dimensiones: 1. Documentos/Expediente.
2. Archivos
3. Sistema Archivístico
Variable 2: Acceso a la información
Dimensiones: 1. Accesibilidad documental
2. Derecho a la información
3. Transparencia de expedientes
Variable 1  Variable 2

Dimensión 1 Dimensión 1

Dimensión 2 Dimensión 2

Dimensión 3 Dimensión 3
 ¿Cómo incide organización documental en la accesibilidad
de documentos en los trabajadores de………., del distrito
de la Merced en el año 2015?

 ¿Cómo incide organización documental en el Derecho a la

información en los trabajadores de la ------------, del distrito
de la Merced en el año 2015?

 ¿Cómo incide organización documental en la transparencia

de expedientes en los trabajadores de la -----------------., del
distrito de la Merced en el año 2015?
Variable 1  Variable 2

Dimensión 1 Dimensión 1

Dimensión 2 Dimensión 2

Dimensión 3 Dimensión 3
 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Determinar la incidencia de la
organización documental en la
accesibilidad de documentos en los
OBJETIVO GENERAL: trabajadores de la ………………., del
distrito de la Merced en el año 2015.
Determinar la
incidencia de la
organización Determinar la incidencia de la
documental en el organización documental en el Derecho a
acceso a la
la información en los trabajadores de la
EPS Selva Central S.A., del distrito de la
información en los Merced en el año 2015
trabajadores de la EPS
Selva Central S.A. del
distrito de La Merced
Determinar la incidencia de la
en el año 2015
organización documental en la
transparencia de expedientes en los
trabajadores de la EPS Selva Central S.A.,
del distrito de la Merced en el año 2015
 Accesibilidad: Posibilidad de consulta de los
documentos de archivo, determinada por la
normativa vigente, su control archivístico y su estado
de conservación. (Diccionarios Enciclopédico Lexus 2007)
 Acceso: Derecho de los ciudadanos a la consulta del
patrimonio documental. (Ley Nº 27806 – Ley de Transparencia y Acceso a
la Información Pública)
 Archivo: Conjunto orgánico de documentos
producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus
funciones por las personas físicas o jurídicas,
publicas y privadas. (Legislación Archivística 1999).
 Derecho a la información: Reconocimiento legal por
el que se autoriza a acceder a los registros y
archivos, que no estén legalmente sujetos a
restricción de consulta. (Ley Nº 27806 – Ley de Transparencia y Acceso
a la Información Pública)
 Documentos: Es toda información contenida y
registrada sobre cualquier soporte material
(impreso, manuscrito, mecanografiado, gráfico,
fotográfico, sonoro, fílmico, audiovisual) y que es
producida, recibida y conservada por cualquier
organización o persona durante el desarrollo de su
actividad. Es un testimonio de la actividad humana.
(Manual del Archivero - AGN)
 Expediente: Es el conjunto de tipos o piezas documentales de
carácter instrumental que tratan sobre un mismo asunto, están
formados en forma cronológica, debidamente foliados hasta la
obtención de una resolución. (Manual del Archivero - AGN)

 Información Pública: Es aquella información que ha sido creada

por la Entidad, que ha sido obtenida por ella, que se encuentra en
su posesión y que se encuentra bajo su control. (Ley Nº 27806 – Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública).

 Organización documental: La organización documental consiste

en el proceso técnico y físico de cualquier material, sin importar
el soporte en el que se encuentre, con base en normas y
estándares bibliotecarios utilizados internacionalmente que
permitan dar un lugar físico y temático a cada material dentro de
su Unidad de Información. (Legislación Archivística 1999).
 Sistema Archivístico: Es el conjunto ordenado de normas medios
y procedimientos con el que se hacen funcionar y se protegen sus
archivos y el patrimonio documental en ellos conservados
integrado por Archivo General, Archivo de Gestión los cuales
conservan, controlan y tratan la documentación producida o
conservada por el departamento en cada una de las etapas del
ciclo vital de los documentos. (Legislación Archivística 1999).
 Transparencia: Condición de transparente. Traslucido, que se
puede ver. (www.wikipedi.org.)
La EPS siendo una institución privada con capital mixto, genera gran
cantidad de documentos que están almacenados en cada unidad
orgánica, lo que dificulta la buena gestión y transparencia en sus
funciones, y el cumplimiento de la Ley de Transparencia y acceso a la
Información Pública – Ley N° 27806.
Asimismo, no posee un sistema de gestión de archivo formal que permita
el acceso ágil y efectivo de esta información a los usuarios que la
requieren, ni la infraestructura física adecuada para el resguardo de los
mismos.
Que en el área de Secretaria General existe una deficiencia por no contar
con una base de datos de los documentos que ingresan, así como los
documentos de gestión que se emiten; el mismo que debido a la falta de
organización documental, se dificulta el acceso a la información.
Muchos trabajadores creen que el archivo central es un depósito de
basura, en el que depositan bienes en desusos u otros, incluidos los
documentos institucionales de años anteriores, el mismo que no tiene un
sistema archivístico adecuado, para la conservación y preservación de la
memoria institucional.
Que, según Archivo General de la Nación, (2008)
publicó el “Reglamento de aplicación de sanciones
administrativas por infracciones en contra del
patrimonio documental archivístico y cultural de
la nación” – Lima – Perú; el cual tiene por
finalidad:
“Regular el procedimiento sancionador y establecer las
escalas, criterios de gradualidad y demás requisitos
para la aplicación efectiva de sanciones por
infracciones cometidas en contra de las normas
establecidas por el Sistema nacional de Archivos, la Ley
General del Patrimonio cultural de la Nación, y las
demás normas conexas y complementarias que protegen
el patrimonio documental
Que, según La Ley de Transparencia y Acceso a la
información, (2002) – Lima - Perú: tiene por
finalidad promover la transparencia de los actos del
Estado y regular el derecho fundamental del acceso
a la información consagrado en el numeral 5 del
Artículo 2° de la Constitución Política del Perú.
“Art. 4º - Responsabilidades y Sanciones: Los
funcionarios o servidores públicos que incumplieran
con las disposiciones a que se refiere esta Ley serán
sancionados por la comisión de una falta grave,
pudiendo se incluso referencia el artículo 377ª del
Código penal.
Que, según Rodríguez, (2013) realizó la
investigación: “Sistema de gestión documental
de la universidad nacional agraria - Nicaragua
(Sigduna)”, por lo que para la presente
investigación resalto la siguiente conclusión:
“Permitirá reducir riesgos en el ambiente laboral,
liberando los espacios hasta ahora reducidos en las
oficinas de gestión y evitar conflictos de movilidad
ante una emergencia y con esto contribuirá a la buena
higiene ocupacional de la UNA.”
Que, según Álvarez, (2005) realizó la investigación:
“Identificación y valoración de fondos documentales en
archivos de universidades” Universidad Nacional de Andalucía
–Sede Iberoamericana Santa María de la Rabida – Bogotá -
Colombia, una de sus conclusiones es:
“ El procedimiento de identificación y la valoración de las series al interior de la
universidad colombiana; implica un trabajo que debe buscar aspectos como el
conocimiento del organismo productor, sus oficinas, de su producción documental y
el establecimiento de plazos de transferencia, en el caso de eliminación para las
series, se plantea una metodología de trabajo para controlar desde el mismo
momento en que se crean, de igual manera aplicarlo a los fondos acumulados que,
por circunstancias muy diversas, se encuentran en un estado precario de
organización.”

Que, según Otrans Help Logistic S. A. S. (2012): Guía para

implementación de Tabla de Retención Documental (T.D.R.) –
Bogotá- Colombia: resalto el siguiente concepto:
… “La tabla de retención documental, es el listado de series y subseries con
sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo
de permanencia en el archivo de gestión y en el archivo central y se establece
su disposición final, bien sea con el propósito de conservarlas totalmente,
seleccionarlas o eliminarlas”.
 HIPOTESIS ESPECIFICAS:

La organización documental incide

significativamente en la accesibilidad
de documentos en los trabajadores de
la EPS Selva Central S.A., del distrito
HIPOTESIS GENERAL: de la Merced.

La Organización
La organización documental incide
documental incide
significativamente en
significativamente en el Derecho a la
el acceso a la información en los trabajadores de la
información en los EPS Selva Central S.A., del distrito de
trabajadores de la EPS la Merced.
Selva Central S.A., del
distrito de la Merced. La organización documental incide
significativamente en la transparencia
de expedientes en los trabajadores de
la EPS Selva Central S.A., del distrito
de la Merced en el año 2015.
 VARIABLE X: VARIABLE Y:
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ACCESO A LA INFORMACIÓN

D1: Documentos/expediente D1. Accesibilidad de documentos

D2: Archivos D2. Derecho a la información
D3:Sistema Archivístico D3. Transparencia de expedientes
 Variable Variable Dependiente Variable Interviniente
Independiente (Y) (Z)
(X)

Organización Acceso a la Trabajadores o Colaboradores de

Documental información la EPS Selva Central S.A.
Organización Accesibilidad de Trabajadores o Colaboradores de
Documental documentos la EPS Selva Central S.A.
Organización Derecho a la Trabajadores o Colaboradores de
Documental información la EPS Selva Central S.A.
Organización Transparencia de Trabajadores o Colaboradores de
Documental expedientes la EPS Selva Central S.A.
 HIPÓTESIS VARIABLES DEFINICIÓN CONCEPTUAL DEFINICIÓN OPERACIONAL DIMENSIONES
V. Independiente: Es el proceso técnico y físico de Actividades administrativas que - Documentos/
La Organización Organización cualquier material, sin importar realiza la empresa como medio Expedientes
documental incide documental el soporte en el que se de comunicación para solicitar - Archivos
significativamente encuentre, con base en normas y/o atender a los usuarios - Sistema
en el acceso a la y estándares bibliotecarios conforme a su requerimiento. Archivístico
información en los utilizados internacionalmente
trabajadores de la que permitan dar un lugar físico
EPS Selva Central y temático a cada material
S.A., del distrito de dentro de su Unidad de
La Merced en el año Información
2015
V. Dependiente: Reconocimiento legal por el que Cumplimiento de la normativa - Accesibilidad
Acceso a la se autoriza a acceder a los vigente, su control archivístico y documental
información registros y archivos, que no su estado de conservación, por - Derecho a la
estén legalmente sujetos a parte de los trabajadores de una información.
restricción de consulta. empresa - Transparencia
(Observar y obtener) - Control archivístico de expedientes
- Conservación
- Preservación
- Observar la documentación
- Obtener la información
física o sistemática del
documento.
V. Interviniente: Personal que desempeña Personal que desempeña
Trabajadores de la labores administrativas en la labores secretariales en la
EPS Selva Central entrega de información entidad.
S.A. oportuna. - Archivo documental
- Archivo sistemático
- Estrés laboral (Cansancio
permanente, Desanimo)
 Investigación Básica o Pura o Sustantiva o
Fundamental. Se suele llevar a cabo en
ambientes artificiales (laboratorios) y que
buscan siempre contribuir a la ampliación del
conocimiento científico, creando nuevas
teorías o modificando las ya existentes.
 Investigación Aplicada o Tecnológica: Es la
utilización de los conocimientos en la práctica
misma en ambientes naturales (de campo),
para aplicarlos en la mayoría de los casos, en
provecho del hombre y la sociedad.
 PARA MI PROYECTO EL TIPO DE
INVESTIGACIÓN QUE REALIZARÉ ES LA
INVESTIGACIÓN APLICADA.
 Investigación Exploratoria: Es aquella que se efectúa sobre un tema u objeto desconocido o
poco estudiado, por lo que sus resultados constituyen una visión aproximada de dicho objeto,
es decir, un nivel superficial de conocimiento.
 Investigación Descriptiva: Describen los datos y características de la población o fenómeno
en estudio tal como son. Este nivel de investigación responde a las preguntas: quién, qué,
dónde, cuándo y cómo.
 Investigación Correlacional: Tiene como finalidad establecer el grado de relación o asociación
no causal existente entre dos o más variables. Se caracterizan porque primero se miden las
variables y luego, mediante pruebas de hipótesis correlacionales y la aplicación de técnicas
estadísticas, se estima la correlación.
 Investigación Explicativa: Se encarga de buscar el porque de los hechos mediante el
establecimiento de relaciones causa-efecto. En este sentido, los estudios explicativos pueden
ocuparse tanto de la determinación de las causas ( investigación postfacto), como de los
efectos ( investigación experimental ), mediante la prueba de hipótesis . Sus resultados y
conclusiones constituyen el nivel más profundo de conocimientos.

Explicativo
 Con respecto al nivel de investigación que empleare es la Correlacional
INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA. Descriptivo
Exploratorio
 El diseño de una investigación es la estrategia o plan utilizado para
responder el problema de investigación; asimismo se le considera como la
base del desarrollo y prueba de hipótesis de una investigación especifica.

Nivel de estudio Hipótesis Diseño

No se establecen, pero se
Exploratorio puede formular conjeturas
Transversal
Se plantean a manera de
Descriptivo objetivos.
Transversal
Tranvsersal
Diferencia de grupos, sin
Correlacional atribuir causalidad.
Correlacional
Longitudinal
Pre experimental
Diferencia de grupos, Cuasi experimental
atribuyendo causalidad.
Experimental
Explicativo
Longitudinal
Causales Tranversal
Experimental
DISEÑO DE INVESTIGACIÓN

El diseño a utilizar es el diseño DESCRIPTIVO

TRANSVERSAL NO EXPERIMENTAL en el cual se basa
en los diversos procedimientos de organización
documental que realizan los colaboradores de la
Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento “Selva
Central” S.A., para atender oportunamente a los
usuarios.
POBLACIÓN Y MUESTRA

 Población:

La población de mi proyecto de investigación está conformada por el total de 27 trabajadores

que prestan servicios en la Sede Central de la EPS Selva Central S.A. en el año 2015.

 Muestra:

La muestra que se evaluara será a 10 trabajadores, por el método de muestreo aleatorio simple,
aplicando la siguiente formula:

Donde:

N: es el tamaño de la población o universo (número total de posibles encuestados).

K: es una constante que depende del nivel de confianza que asignemos. El nivel de
confianza indica la probabilidad de que los resultados de nuestra investigación sean
ciertos: un 95,5 % de confianza es lo mismo que decir que nos podemos equivocar con
una probabilidad del 4,5%.
 K 1,15 1,28 1,44 1,65 1,96 2 2,58
Nivel de
75% 80% 85% 90% 95% 95,5% 99%
confianza

e: es el error muestral deseado

p: es la proporción de individuos que poseen en la
población la característica de estudio. Este dato es
generalmente desconocido y se suele suponer que
p=q=0.5 que es la opción más segura.
q: es la proporción de individuos que no poseen esa
característica, es decir, es 1-p.
n: es el tamaño de la muestra (número de encuestas
que vamos a hacer).
Realizando la operación, aplicando la fórmula
Métodos de Investigación
El método de investigación que se llevara a cabo
es el DESCRIPTIVA; ya que el problema que
analizaré es como incide la organización
documental en el acceso a la información en los
trabajadores de la EPS Selva Central S.A., que trae
consecuencias sanciones administrativas, multas,
despidos, rotaciones y otros; debido a la falta de
atención oportuna a los usuarios, generando un
estrés laboral de bajo rendimiento y satisfacción
laboral por el desorden documental constante que
existe en la Entidad.
Técnicas e Instrumentos de Investigación

Técnicas: La técnica de investigación que realizare

en este proyecto es la entrevista.

Instrumentos: El instrumento de investigación que

utilizaré en este proyecto será el cuestionario con
respuestas directas.
 Objetivo/Hipótesis Variables Indicadores Técnicas/ Fuentes de
Instrumentos Información

La Organización Independiente: Tesis acervo

documental incide La Organización Procedimientos Entrevista documental
significativamente en Documental que generan
el acceso a la Técnicos las áreas.
información en los
trabajadores de la Archivístico
EPS Selva Central
S.A., del distrito de la
Merced.
Dependiente: Transparencia. Informes
Acceso a la Calidad de Cuestionario mensuales.
información servicio Registro
mensual de
quejas
Se ha realizado la respectiva entrevista a las siguientes unidades orgánicas, las mismas
que detallo a continuación:

1. Gerencia de Administración y Finanzas (Asistente administrativo)

2. Gerencia Comercial (Responsable de recaudaciones)

3. Gerencia Operacional ( Asistente administrativo operacional)

4. Oficina de Planificación y Desarrollo Empresarial (Responsable de Gestión

Presupuestal)

5. Departamento de Recursos Humanos (Jefe)

6. Departamento Tesorería (Jefe)

7. Departamento de Contabilidad (Asistente administrativo)

8. Departamento de Logística (Asistente Administrativo)

9. Área de Control Patrimonial (Responsable)

10. Oficina de Asesoría Legal (Jefe)

 MODELO DE CUESTIONARIO:

Datos Generales de la Unidad Orgánica y del entrevistado:

4. ¿De qué periodos tiene la documentación que almacena en su área?
Nombre de la Unidad Orgánica:…………………………………………..………
Nombre de la persona entrevistada:…………………………………………….. a. De un año
Nivel Académico:
- Profesional:…….. b. De dos años
- Técnicas: …..
- Otros:……… c. De tres años
Cargo que ocupa:………………………………..……………………………………
d. Más de cuatro años
1. Ha realizado un análisis situacional de los archivos de gestión de su área.
5. ¿Cuánto tiempo le demora en atender al usuario, cuando le solicitan un
a. Si expediente, por acceso a la información?

b. No… Porque… a. Un día

2. ¿Lleva un inventario o control de los documentos (base de datos) que se b. Una semana
generan en su área?
c. Más de una semana
a. Si
d. Más de un mes
b. No
6. ¿Ha tenido alguna sanción?
c. Otros_____
a. Si: …………explicar
3. ¿Los documentos en su área son clasificados, cómo?
b. No
a. Identificación propia
7. ¿Qué sugiere para mejorar la atención al usuario en la búsqueda y/o
b. Por actividad y funciones respuestas de sus expedientes?

c. Por temas ……………………………………………………………………………………

d. No Responde Gracias por su colaboración.

 TÉCNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS

Que, habiéndose realizado la encuesta, se tiene los siguientes resultados.

EL ANÁLISIS SITUACIONAL DE LOS ARCHIVOS DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS DE LA
EPS “SELVA CENTRAL” S.A

Interpretación: Que existe mayor cantidad

de oficinas o unidades orgánicas que no
han realizado un análisis situacional de los
archivos de su área, el mismo que les
30%
dificulta el fácil acceso a la información y
a) Si una mínima cantidad que sí tienen un
70% b) No análisis situacional de sus archivos, el
mismo que les permite trabajar con
facilidad. Debido a la desorganización
documental, debiendo de contar con un
diagnostico situacional del acervo
documental de la empresa para poder
plantear alternativas de solución
 INVENTARIO O CONTROL DE LOS DOCUMENTOS (BASE DE DATOS) QUE SE
GENERAN EN LAS OFICINA SECRETARIALES DE LA EPS “SELVA CENTRAL” S.A

Interpretación: Que existe una mayor cantidad de

unidades orgánicas que no llevan un inventario o
control de los documentos, es decir base de datos
que generan en su área para acceder fácilmente a la
20% búsqueda y/o ubicación de la información requerida.
30%
a) Si Existe una mínima cantidad que sí llevan un
b) No inventario o control de sus documentos en forma
50%
c) Otros digital y existe otra mínima cantidad de áreas que lo
realizan en forma manuscrita y en cuadros con
números correlativos marcados, para llevar el
control de sus documentos. Que conforme a los
resultados obtenidos es necesario la elaboración de
una base de datos de los documentos de gestión
documental para poder facilitar el servicio eficaz y
oportuno al usuario
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LAS UNIDADES ORGÁNICAS DE LA
EPS “SELVA CENTRAL” S.A

Interpretación: Que existe una mayor

cantidad de unidades orgánicas que
realizan la clasificación de sus
documentos por identificación propia y
existe una mínima cantidad que no
20% a) Identificacion responde respecto a la clasificación de
propia
0% sus documentos. Por lo que es
b) por actividad y
funciones necesario la capacitación al personal
80%
c) por temas que realiza labor secretarial a fin que
d) No responde
pueda realizar su labor con
conocimiento y paciencia para
organizar, describir, seleccionar, y
conservar los documentos de la
Entidad, para poder brindar los
servicios de información correcta al
usuario
 PERIODOS DE LA DOCUMENTACIÓN QUE ALMACENAN EN LAS UNIDADES
ORGÁNICAS DE LA EPS SELVA CENTRAL S.A

Interpretación: Que existe una mayor

cantidad de unidades orgánicas que
tienen documentación almacenada de
tres años en sus oficinas y existe una
0%10% mínima cantidad de unidades orgánicas
50%
a) De un año que tiene documentos almacenados de
40%
b) De dos años
dos y un año en sus oficinas. Por lo que es
necesario contar con una tabla de
c) De tres años retención de documentos para evitar la
d) mas de
acumulación documental en los primeros
cuatro años niveles de archivo en forma indefinida.
Además permite disponer de un mayor
espacio físico, equipos y materiales,
garantizando la integridad y conservación
de la memoria institucional
 EL TIEMPO QUE DEMORA EN ATENDER AL USUARIO,
CUANDO LE SOLICITAN UN EXPEDIENTE

Interpretación: Que existe una mayor

cantidad de áreas y/o dependencias que
demoran más de un mes en atender al
usuario cuando le solicitan un expediente, y
a) Un día
0%
30% existe una mínima cantidad de unidades
b) una semana orgánicas que demoran más de una
70% semana en atender al usuario cuando le
c) más de una
semana solicitan un expediente. Por lo que es
d) más de un necesario mantener ordenado los
mes
documentos en el nivel de archivo de
gestión; a fin de poder mejorar la calidad
de atención y conservación documental de
la memoria institucional
 SANCIONES RECIBIDAS EN LA EPS “SELVA CENTRAL” S.A.

Interpretación: Que existe mayor

cantidad de personal administrativo
que ha recibido sanciones (llamada
30%
de atención y rotaciones de puesto
70%
a) Si de trabajo), debido a la demora en la
b) No búsqueda de expedientes y atención
oportuna y una mínima cantidad que
no ha tenido sanciones. Que debido
a la desorganización documental,
les ha dificultado brindar la
información en el tiempo oportuno,
siendo necesario plantear
alternativas de solución.
 SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL USUARIO EN LA
BÚSQUEDA Y/O RESPUESTAS DE SUS EXPEDIENTES

Interpretación: Que existe una mayor cantidad

de áreas y/o dependencias que sugieren la
adquisición de un software de archivo para
almacenar los documentos en digital, para hacer
más fácil la búsqueda de expedientes, y otros
10%
sugieren la capacitación de Archiveros o la
a) Sotfware de archivo
10% contratación de un profesional para el
b) Capacitación
Archivistica
ordenamiento de los documentos de la empresa,
20% 60%
c) Contratar Archivero para preservar la memoria institucional. Asimismo
d) No opina
existe una mínima cantidad que no sugiere nada
o no sabe. Por lo que es necesario la
capacitación al personal a través del Archivo
Regional de Junín, para mejorar la calidad de
atención. Así como realizar el empastado de los
documentos para su conservación y mayor
accesibilidad a la información con su respectiva
leyenda. Toda vez que un archivo ordenado
garantiza la conservación de la memoria
institucional
Materiales: Equipos:
- Papeles
- Computadora – Lap Top
- Bolígrafos
- Modem
- Fólderes
- Cámara fotográfica
- Libros, boletines, etc.
- USB
- Cinta adhesivas

- Lápices
 ITEMS CANTIDAD PRECIO
MATERIALES S/. 32.00
Papeles 1/2 millar 13.00
Boligrafos 05 unid 5.00
Folder 25 unid. 5.00
Lapices 5 unid 5.00
Borrador 2 unid. 1.00
Cinta Adhesiva 1 unid. 3.00
EQUIPOS S/. 1,950.00
Laptop 1 unid. 1,500.00
Modem 1 unid. 100.00
Cámara Fotográfica 1 unid. 250.00
USB 1 unid. 100.00
SERVICIOS S/. 132.00
Transporte 80.00
Fotocopias 15.00
Impresión 30.00
Anillado 7.00
TOTAL S/. 2,114.00
FINANCIAMIENTO
Esta investigacion es autofinanciada
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Noviembre Diciembre
NOMBRE DE ACTIVIDADES DURACIÓN
7 14 21 28 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 8 días
Identificar el problema 5 días X
Formulación del problema 1 día X
Formulación de los objetivos 1 día X
Justificación 1 día X
MARCO TEÓRICO 9 días
Antecedentes 4 días X X X X
Bases Teoricos Científico 3 día X X X
Determinación de términos básicos 2 día X X
SISTEMAS DE HIPÓTESIS 3 días
Variables e indicadores 3 días X X X
DISEÑO METODOLÓGICO 6 días
Tipo y nivel de Investigación 1 día X
Diseño de Investigación 1 día X
Población y Muestra 1 día X
Métodos de Investigación 1 día X
Técnicas e Instrumentos de Investigación 2 días X X
PRESENTACIÓN DEL PROYECTO 1 día X
Sustentación del Proyecto 1 día X
 MATRIZ DE CONSISTENCIA: TITULO: LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y EL ACCESO A LA INFORMACIÓN
PROBLEMA OBJETIVOS HIPÓTESIS MARCO TEÓRICO VARIABLE METODOLOGÍA

¿Cómo incide la Determinar la incidencia La organización documental ANTECEDENTES: Variable X:

organización documental de la organización incide significativamente en - Archivo General de la Nación, (2008) publicó el “Reglamento de aplicación de sanciones administrativas La Organización Tipo:
en el acceso a la documental en el acceso el acceso a la información en por infracciones en contra del patrimonio documental archivístico y cultural de la nación” – Lima – Perú. documental - Investigación
información en los a la información en los los trabajadores de la EPS. - Ley de Transparencia y Acceso a la información, (2002) – Lima - Perú: tiene por finalidad promover la Aplicada
trabajadores de la EPS trabajadores de la EPS Selva Central S.A. de la transparencia de los actos del Estado y regular el derecho fundamental del acceso a la información Dimensiones:
Selva Central S.A., de La Selva Central S.A., de La ciudad de La Merced en el consagrado en el numeral 5 del Artículo 2° de la Constitución Política del Perú Nivel:
Merced en el año 2015? Merced en el año 2015? año 2015. - Documentos/Expedientes - Descriptivo
BASES TEÓRICO-CIENTÍFICAS: - Archivos
- Rodríguez, (2013,) Investigación: “Sistema de gestión documental de la universidad nacional agraria - - Sistemas Archivísticos Diseño:
Nicaragua (Sigduna)”. - Descriptiva
Problemas Específicos: Objetivos Especifico Hipótesis Específicas - Álvarez, (2005) Investigación: “Identificación y valoración de fondos documentales en archivos de Variable Y: Trasversal no
¿Cómo incide la Determinar la incidencia La organización documental universidades” Universidad Nacional de Andalucía –Sede Iberoamericana Santa María de la Rabida – Bogotá El acceso a la información experimental
organización documental de la organización incide significativamente en – Colombia.
en la accesibilidad de documental influye en la la accesibilidad de - Otrans Help Logistic S. A. S. (2012, Pag.): Guía para implementación de Tabla de Retención Documental Dimensiones:
documentos en los accesibilidad de documentos en los (T.D.R.) – Bogotá- Colombia. - Accesibilidad documental Población Muestra:
trabajadores de la EPS documentos en los trabajadores de la EPS Selva - Rojas (2011) “Implementación del Sistema de gestión documental para gobiernos locales bajo la - Derecho a la información
Selva Central S.A., de La trabajadores de la EPS Central S.A., de La Merced en plataforma de Software Libre” de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo de la Facultad de Ciencia - Transparencia de Población:
Merced en el año 2015? Selva Central S.A., de La el año 2015. Físicas y Matemáticas – Escuela Profesional de Computación e Informática” – Lambayeque – Perú. expedientes. Los 27 trabajadores de la
Merced en el año 2015 Sede Central de la EPS Selva
DETERMINACIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS: Central S.A.
 Accesibilidad: Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por la normativa
vigente, su control archivístico y su estado de conservación. (Diccionarios Enciclopédico Lexus 2007) Muestra:
¿Cómo incide la Determinar la incidencia La organización documental  Acceso: Derecho de los ciudadanos a la consulta del patrimonio documental. (Ley Nº 27806 – Ley de Muestreo aleatorio simple a
organización documental de la organización incide significativamente en Transparencia y Acceso a la Información Pública) 10 trabajadores de la EPS
en el derecho a la documental influye en el el derecho a la información  Archivo: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las Selva Central S.A.
información en los derecho a la información en los trabajadores de la EPS personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. (Legislación Archivística 1999).
trabajadores de la EPS en los trabajadores de la Selva Central S.A., de La  Derecho a la información: Reconocimiento legal por el que se autoriza a acceder a los registros y archivos,
Selva Central S.A., de La EPS Selva Central S.A., Merced en el año 2015. que no estén legalmente sujetos a restricción de consulta. (Ley Nº 27806 – Ley de Transparencia y Acceso a
Merced en el año 2015? de La Merced en el año la Información Pública)
2015  Documentos: Es toda información contenida y registrada sobre cualquier soporte material (impreso,
manuscrito, mecanografiado, gráfico, fotográfico, sonoro, fílmico, audiovisual) y que es producida,
recibida y conservada por cualquier organización o persona durante el desarrollo de su actividad. Es un
testimonio de la actividad humana. (Manual del Archivero - AGN)
¿Cómo incide la Determinar la incidencia La organización documental  Expediente: Es el conjunto de tipos o piezas documentales de carácter instrumental que tratan sobre un Técnicas e instrumentos:
organización documental de la organización incide significativamente en mismo asunto, están formados en forma cronológica, debidamente foliados hasta la obtención de una
en la transparencia de documental influye en la la transparencia de resolución. (Manual del Archivero - AGN) Técnica:
expedientes en los transparencia de expedientes en los  Información Pública: Es aquella información que ha sido creada por la Entidad, que ha sido obtenida por - Entrevista
trabajadores de la EPS expedientes en los trabajadores de la EPS Selva ella, que se encuentra en su posesión y que se encuentra bajo su control. (Ley Nº 27806 – Ley de
Selva Central S.A., de La trabajadores de la EPS Central S.A., de La Merced en Transparencia y Acceso a la Información Pública).
Merced en el año 2015? Selva Central S.A., de La el año 2015.  Organización documental: La organización documental consiste en el proceso técnico y físico de cualquier Instrumento:
Merced en el año 2015 material, sin importar el soporte en el que se encuentre, con base en normas y estándares bibliotecarios - Cuestionario de
utilizados internacionalmente que permitan dar un lugar físico y temático a cada material dentro de su encuesta
Unidad de Información. (Legislación Archivística 1999).
 Sistema Archivístico: Es el conjunto ordenado de normas medios y procedimientos con el que se hacen
funcionar y se protegen sus archivos y el patrimonio documental en ellos conservados integrado por Archivo
General, Archivo de Gestión los cuales conservan, controlan y tratan la documentación producida o
conservada por el departamento en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. (Legislación
Archivística 1999).
 Transparencia: Condición de transparente. Traslucido, que se puede ver. (www.wikipedi.org.)