DISEÑO DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO DE INSUMOS Y MATERIA PRIMA EN EL

TALLER CREACIONES BETZY.

1. Introducción
Actualmente la logística se ha constituido en un factor importante para la creación de valor y el
aumento de los niveles de servicio de las empresas, pues esta les permite competir bajo
condiciones de tiempo y espacio consistentes, ya que, el poseer una buena gestión logística no
solo de los procesos internos sino de los procesos de distribución admite una ventaja con el justo
a tiempo, de modo que los productos fabricados llegan al consumidor final en el lugar correcto
y en el tiempo preciso. Así pues, cada una de las actividades logísticas juegan un papel
importante desde la entrada de los insumos, la fabricación de los productos y el destino final de
los mismos; pues el adecuado aprovisionamiento permite que la empresa se provea en el
momento oportuno de los insumos evitando retrasos en la producción además el correcto
almacenamiento tanto de materiales como de productos se hace necesario para la
disponibilidad y justa entrega a los clientes y finalmente la distribución encargada del transporte
la cual permite la adecuada ubicación del producto bien sea disposición del consumidor final o
de los intermediarios. Los factores antes mencionados demuestran que el almacenamiento debe
poner los productos a disposición del departamento de producción y distribución además de
poseer relaciones con actividades como compras y ventas, pues un buen almacenamiento
provee gran información a dichas áreas con el fin de reconocer los inventarios, las inexistencias
de materiales y contener los productos bajo estrictas especificaciones que en ultimas permite la
adecuada manipulación, custodia y correcta entrega al cliente. Por tanto el presente proyecto
se enfoca en el área de almacenamiento del taller Creaciones Betzy dedicada al diseño,
confección y comercialización de fundas de tela y lencería, caracterizada por sus productos
innovadores y su participación en el mercado regional y nacional.; ya que busca comprender la
complejidad e importancia que posee el almacenamiento analizando los sistemas de
almacenaje, herramientas, y políticas usadas en la organización con el fin de identificar falencias
y posibles mejoras generando un plan de acción que permita el mejoramiento del área, ya que,
este es uno de los eslabones más importantes en la cadena logística de cualquier empresa.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El taller Creaciones Betzy esta incrementado su almacenamiento de materia prima e insumos,
que en el transcurso del tiempo se deprecia e inclusive hay obsolescencia en el diseño de estos.
Esto representa capital pero no está generando utilidades, cabe señalar que este
almacenamiento está expuesto a riesgos como humedad, incendios, entre otros factores que
ocasionarían la perdida de este capital.

La falta de control en el almacenamiento genera:

· Pérdida de tiempo: tiempos ociosos al no tener el material requerido.
· Alteración en el inventario, al revisar las existencias físicas, no coinciden con el sistema de
inventarios, ratificando la falta de control en el almacenamiento.
· Variaciones al ser suministrados al departamento de contabilidad presentando
inconsistencias en la valoración de estos.

3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Empalmando un sistema global de materiales, donde el sistema de almacenaje proporcione las
técnicas necesarias para recibir, almacenar, embarcar materia prima, productos en proceso y
productos terminados?
 4. PREGUNTA PROBLEMA
¿Cómo emplear un sistema de almacenamiento que proporcione las técnicas necesarias para
almacenar y embarcar insumos y materias primas, disminuir las pérdidas económicas en
la empresa en el taller Creaciones Betzy?

5. JUSTIFICACIÓN
Con el diseño del sistema y su implementación se ganaría nuevos espacios en el almacenamiento
y manejo de los inventarios existentes que se destinaran a la circulación de insumos y materia
prima, minimizar los costos en la explosión de materiales, el sobre stock de inventarios y
mejoramiento en el clima laboral.

Por ello se justifica esta investigación del taller debe tomar decisiones inmediatas en cuanto a
almacenamiento y aprovisionamiento de insumos y materias primas, así podrá garantizar la
supervivencia y viabilidad en el mercado de sus productos, evitando así historias de empresas
prometedoras que fueron debilitadas por la creciente competencia llegando al punto de solicitar
la liquidación de la compañía y sus marcas.

Con el sistema de almacenamiento se garantiza la reducción de sus existencias,

aprovechamiento del espacio, información oportuna y real hacia las otras áreas de la compañía
para la toma de decisiones.

6. MARCO TEÓRICO

1. Almacén
El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una
empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos. Entre los elementos que forman la estructura del
sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales, el almacén es una de las funciones
que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución
física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la empresa;
sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerarse como la bodega o depósito donde se
guardaban los materiales que producción o ventas requería.
Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con los
materiales y por eso se destinaba a trabajar en él personal de confianza de los dirigentes.

1.2 Funciones del Almacén

La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores
tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de
descentralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los
equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para
proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de
almacenes:

 Recepción de materiales.
 Registro de entradas y salidas del almacén.
 Almacenamiento de materiales.
 Mantenimiento de materiales y del almacén.
 Despacho de materiales.
1.3 Principios Básicos del Almacén
El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y
controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la
administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.
Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las
funciones productoras de utilidades: producción y ventas.
Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de
entrada y salida, o sea una rápida rotación.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del
producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias
con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.
Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

 La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo
la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.
 El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde
sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en
el control de inventarios.
 Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida, y ambas bajo
control.
 Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas.
 Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y
conocido de compras control de inventarios y producción.
 La identificación debe estar codificada cuando sea posible.
 Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en
pasillos, estantes y espacios marcados con unas nomenclaturas que facilite la colocación
en su lugar y la localización cuando haya de buscarse. Esta misma localización debe
marcarse en la tarjeta correspondiente del registro y control de existencia.
 Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén.
 Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere
la documentación autorizada según un sistema establecido.
 La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y
estará restringida a personal autorizado por la gerencia o el departamento de control
de almacenes.

2. Almacenamiento
Es conocida como “aquella función logística que permite mantener cercanos los productos a los
distintos mercados. En las organizaciones empresariales el almacenamiento se enmarca en la
correcta utilización de mecanismos y métodos para organizar la mercancía de la forma más
conveniente y óptima para la utilización de los recursos, el almacenamiento en estanterías y
estructuras consiste en situar los distintos tipos y formas de carga en estantes y estructuras
alveolares de altura variable, sirviéndose para ello de equipos de manutención manual o
mecánica. (Roux, 2003). Todas las organizaciones, independiente de la actividad que desarrollen
cuentan con productos almacenados, estos productos constituyen una inversión y un costo, ya
que ocupan un espacio físico y además se necesita de un personal y equipos para su
manipulación y conservación, es así que los procesos de almacenamiento en cualquier tipo de
organización son indispensables para desarrollar cualquiera que sea su actividad, por esta razón
existen varios tipos de almacenamiento y varios tipos de almacenes según las necesidades
específicas de cada organización. (Fernández, 2006, p14).
3. Tipos de almacenamiento en estanterías y estructuras

 Almacenamiento estático: sistemas en los que el dispositivo de almacenamiento y las

cargas permanecen inmóviles durante todo el proceso.
 Almacenamiento móvil: sistemas en que si bien las cargas unitarias permanecen
inmóviles sobre el dispositivo de almacenamiento, el conjunto de ambos experimenta
movimiento durante todo el proceso.
 En apilamiento ordenado: Tiene en cuenta la resistencia, estabilidad y facilidad de
manipulación de embalaje. Se debe cubrir y proteger el material cuando este lo
requiera.
 Almacenaje al piso: Se define como producto no paletizable3 aquel que por sus
dimensiones y características físicas no haga posible su apilamiento en un pallet de 1x
1.2 m. Una posición es un área de dimensiones 1 x 1 m.
 Sistemas de bloques apilados: Consiste en ir apilando las cargas unitarias en forma de
bloques separados por pasillos con el fin de tener un acceso fácil a cada uno de ellos.
Éste sistema se utiliza cuando la mercancía está paletizada y se recibe en grandes
cantidades de distintas referencias.
 Sistema convencional: Consiste en almacenar productos combinando el empleo de
mercancías paletizadas con artículos individuales. Es el sistema más empleado, ya que
permite el acceso directo y unitario a cada paleta almacenada, y, además, puede
adaptarse a cualquier tipo de carga en lo que se refiere a peso y volumen.
 Sistema compacto (Drive-in):
 Consiste en almacenar la mercancía en estanterías, con un mínimo de pasillos
que permitan el paso de carretillas elevadoras entre los mismos.
 El almacenamiento compacto o de gran densidad permite una ocupación
excelente tanto de la superficie como del volumen disponible del local.
 Este sistema es el preferido para almacenar grandes cantidades de mercancía
homogénea que no tiene gran rotación y que afecta al mismo tiempo a todos
los artículos.
 Sistema dinámico: Permite aplicar el método Fifo (consiste en dar salida por orden de
entrada) con la mayor simplicidad posible, por lo que es muy apropiado para el
almacenamiento de mercancías que requieren una rotación perfecta.

4. Productividad
La productividad se ha convertido hoy día en algo común en las naciones que se esfuerzan por
alcanzar un desarrollo tal, que mejore el nivel de vida de su población, reduzca sus niveles de
inflación, sanee sus finanzas internas y externas, logre niveles de competencia internacional
para enfrentar la globalización comercial, e impulse su nivel tecnológico.(Mercado, 2003.p 15).
Puede definirse como productividad la relación entre la cantidad de bienes y servicios
producidos y la cantidad de recursos utilizados. En la fabricación la productividad sirve para
evaluar el rendimiento de los talleres, las máquinas, los 30 equipos de trabajo y los empleados
y desde la logística la organización integral de los procesos que cumpla con los indicadores
establecidos. (Mejía, 2003, p6).
La productividad en las empresas se enfoca en el desarrollo integral de todos los procesos que
permita cumplir con los objetivos de la organización y de esta manera, lograr un sostenimiento
y crecimiento de largo plazo, satisfaciendo el mercado objetivo. Desde esta perspectiva, la
productividad se enmarca en procesos logísticos de alta complejidad cuando le permita a las
empresas ordenar y coordinar todas sus actividades con el fin de alcanzar la satisfacción de
todos los grupos de interés y llegar a alcanzar la maximización del valor de la organización.
4.1 Importancia de la productividad.,
Según Mejía (2003) se encuentran tres respuestas sobre la importancia de la productividad:
Provoca una "reacción en cadena" al interior de la empresa, que abarca una mejor calidad de
los productos, mejores precios, estabilidad de los empleos, permanencia de la empresa,
mayores beneficios y mayor bienestar colectivo Porque sólo con aumentos de Productividad
puede haber crecimiento sobre bases económicas sanas. Porque la Productividad proporciona
un margen de maniobra para que puedan haber aumentos en los salarios sin que éstos generen
efectos contraproducentes. (p16).

4.1.2 Indicadores de Almacenamiento.

Los indicadores de gestión, son herramientas cuantitativas de las variables que intervienen en
los procesos de la organización, que permiten verificar o medir la cobertura de las demandas de
los grupos de interés y permiten establecer la calidad y el impacto de la solución de la necesidad
de la sociedad. Es así que los indicadores de gestión permiten establecer una medida para llevar
a la organización por el camino de la generación de valor.

4.1.3 Relación entre almacenamiento y productividad

Actualmente las empresas buscan mejorar su productividad a través de la utilización de gran
cantidad de teorías de organización, estrategias etc., que han permitido identificar que los
procesos logísticos son claves para el buen manejo de las organizaciones y establecer así medios
para las optimización de los procesos, la reducción de costos y gastos, incremento de las ventas
todo traducido en una mayor productividad.
Estas son las características de las organizaciones modernas que han incorporado a sus procesos,
elementos de gestión que les permitan evaluar sus logros o señalar falencias para aplicar los
correctivos necesarios. Estos elementos son conocidos como indicadores de gestión.
“Recoger y analizar los datos pertinentes, pronosticar los resultados, eliminar las apreciaciones
subjetivas como "me parece, yo creo, yo pienso", fomentar la participación en la toma de
decisiones a partir de observaciones comunes a todos y evitar discusiones tontas por tener
diversos criterios o puntos de vista diametrales, dedicar la gerencia a lo importante en vez de
perderse en lo urgente. Por tanto, la medición en la toma de decisiones no es solamente
acumular datos por acumular, ella debe contar con un marco teórico que permita concatenar,
caracterizar, clasificar, establecer relaciones, estudiar frecuencias e interpretar los datos con la
finalidad de mejorar los procesos gerenciales” (Mora, 2005, p6).

5. OPERACIONALIZACION DE VARIABLES
SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

DEFINICIÓN:
El almacenaje es el conjunto de actividades que se realizan para guardar y conservar artículos
en condiciones óptimas para su utilización desde que son producidos hasta que son requeridos
por el usuario o el cliente.

CONTROL ADMINISTRATIVO:
Asociado al manejo físico y almacenamiento de los materiales se encuentran el sistema de
control administrativo, el cual se encarga de:
1. Documentación de la recepción y despacho de materiales
2. Verificación de la calidad y la cantidad de los bienes recibidos
3. Actualización de los registros del inventario para que muestren los bienes recibidos
4. Ubicación en su lugar de todos los bienes en almacenamiento
5. Sistema de empaque adecuado para disminuir índice de deterioro de los materiales.
6. Notificación de los movimientos de los materiales al departamento de contabilidad para que
este realice la facturación.
PERDIDAS ECONÓMICAS:

DEFINICION:
El coste operativo de un almacén controlado es a menudo mucho mayor que las pérdidas
posibles debidas al robo, el empleo de estos almacenes se está extendiendo a artículos de más
valor. Las pérdidas de materiales y el deterioro físico de materia prima debido a la falta de
mantenimiento preventivo, correctivo y manipulación deterioran la vida útil y ocasiona grandes
costos a la compañía.

VARIABLES A CONTROLAR

1. Costos de bodegaje o almacenaje

2. Pérdidas o deterioro de materiales
3. Rotación del inventario por referencia
4. Costos de transporte
5. Costos de los materiales obsoletos

6. HIPÓTESIS
Con un sistema de almacenamiento se disminuirá el costo de obsolescencia en un nivel del 30%
en el inventario de materia prima e insumos en el Taller Creaciones Betzy.

7. OBJETIVO
Objetivo general
Diseñar un sistema de almacenamiento de materias primas e insumos para disminuir las
pérdidas económicas en el Taller Creaciones Betzy.

Objetivos específicos
 Diagnosticar la situación actual del almacenamiento de materias primas e insumos en
la empresa Creaciones Betzy.
 Cuantificar el inventario del almacén de materia prima e insumos existente.
 Proponer una distribución física para el aprovechamiento del espacio, estableciendo
procedimientos para los procesos de almacenamiento.
 Describir las responsabilidades de cada miembro del grupo de trabajo con el fin de
cumplir con los objetivos del taller.

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Tabla 1: Descripción del proceso

Actividad Responsable
RECEPCION E INSPECCION DE MATERIA
PRIMA
Verificar que la cantidad, peso, color, lote y
referencia, debe estar de acuerdo con lo Auxiliar Bodega de Materia Prima.
descrito en el documento, colocar la fecha de
recepción de la mercancía en la factura y
firmar en señal de conformidad.

TRASLADO DE MERCANCÍA A BODEGA

Los rollos se cargan al hombro, cajas.
Colocarlos en forma ordenada procurando
evitar mezclas que puedan deteriorar los
productos. No exceder el número de
unidades arrumadas, según indicaciones del
fabricante y tener en cuenta la ubicación de
las flechas, las cuales indican el sentido de Auxiliar Bodega de Materia Prima
ubicación.

UBICACIÓN DE MATERIA PRIMA EN

ESTANTERÍA
A cada producto se le debe dar un almacenaje
adecuado dependiendo sus condiciones
físicas. Tenemos que los hilos deben estar en
un sitio seco donde no entre la luz ya que
corre el riesgo de amarillarse y perder su
resistencia, las telas deben estar forradas en
plástico transparente para evitar su
decoloración, los aceites y productos
químicos deben ser separados del resto de
los materiales para evitar que se contaminen Auxiliar Bodega de Materia Prima
y puedan llegar a contaminar a los demás
productos ya sea porque se lleguen a regar o
por su volatilidad. Los rollos deben cumplir
con normas de protección adecuadas ya que
en su transporte el embalaje se puede
deteriorar, además no se pueden almacenar
al lado de productos químicos.

TRASLADO DE MATERIALES A SECCIONES DE

PRODUCCION
Se verifican las existencias de materiales que
se solicita cada sección, luego se alistan los
pedidos. A continuación se trasladan los Auxiliar Bodega de Materia Prima
materiales a las secciones respectivas y en la
sección(es).

RECOLECCION DE EXCEDENTES DE
MATERIAL
El material es producto No Conforme se
verifica que este identificado con su Estado
de Inspección y Ensayo y luego se almacena Auxiliar Bodega de Materia Prima
en el sitio de producto No Conforme; si el
material no es producto No Conforme se
almacena en la bodega en el área.
 9. Flujograma del proceso.

RECEPCIÓN
Recepción de materia
prima, verificar cantidad
Inicio
y clasificar los
materiales de para la
confección del producto
UBICACIÓN
TRANSPORTE
Ubicar los materiales en
Trasladar la materia
estanterías de acuerdo
prima hacia la bodega.
a sus especificaciones.

RECOLECCIÓN ACOMODAMIENTO
TRASLADO
Se recolecta todo tipo Se debe adecuar los
Fin Trasladar los materiales materiales con
de sobrante de tela para
a la sección de condiciones especiales
un almacenamiento
producción. de almacenamiento.
adecuado.

10. Bibliografía.

1. MEJIA, Carlos Alberto. Como incrementar la productividad empresarial. Documentos

planning. 2003.

2. AKTOUF, Omar. La metodología de las ciencias sociales y el enfoque cualitativo en las

organizaciones. Cali, Colombia, 2001.195p.

3. ROUX, Michel. Manual de Logística para la Gestión de Almacenes. Gestión 2000.Com.

2003.

4. Logística: Administración de la cadena de suministro. Quinta Edición. Mexico: Prentice

Hall, 2004. p. 816.