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TALLER DE INTEGRACION DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

CASO DE ESTUDIO: BORDER STATES INDUSTRIES consultores para personalizar aún más el software de SAP
ALIMENTA EL CRECIMIENTO RÁPIDO CON ERP y hacer que el nuevo sistema SAP se viera igual que su
antiguo sistema Rigel en ciertas áreas. Por ejemplo, trató
Border States Industries, Inc., también conocida como de hacer que las facturas para los clientes se asemejaran
Border States Electric (BSE), es distribuidora mayorista a las producidas por el anterior sistema Rigel.
para los mercados de construcción, industrial, de servicios
públicos y de comunicaciones de datos. La compañía tiene Para implementar estos cambios se requería tanta
sus oficinas generales en Fargo, Dakota del Norte, y cuenta personalización del software SAP que BSE tuvo que
con 57 oficinas de ventas en estados a lo largo de las retrasar la fecha de lanzamiento del nuevo sistema ERP
fronteras de Estados Unidos con Canadá y México, así hasta el 1 de febrero de 1999. Para esa fecha, la
como en Dakota del Sur, Wisconsin, Iowa y Missouri. BSE personalización y los ajustes continuos habían elevado los
tiene 1 400 empleados y pertenece por completo a sus costos totales de implementación a $9 millones (un
empleados a través de su plan de propiedad de acciones aumento del 50 por ciento).
para trabajadores. Durante el año fiscal que terminó el 31
de marzo de 2008, BSE obtuvo ingresos de más de $880 La conversión y limpieza de los datos del sistema
millones de dólares estadounidenses. heredado de BSE requirió mucho más tiempo del que la
gerencia había anticipado. El primer grupo de “usuarios
El objetivo de BSE es proveer a los clientes lo que expertos” se capacitó con demasiada anticipación en el
necesitan siempre que lo requieran, incluyendo los proyecto, y tuvo que volver a recibir capacitación cuando el
servicios personalizados que van más allá de la entrega nuevo sistema por fin entró en acción. BSE nunca probó
de productos. De esta forma, la compañía no sólo es un por completo el sistema como lo utilizaría en un entorno de
distribuidor mayorista, sino también proveedor de producción funcional antes de ponerlo a trabajar de verdad.
soluciones para la cadena de suministro, con operaciones
de servicio extensas como logística, remolques en el sitio Durante los siguientes cinco años, BSE siguió
de trabajo y preparación de kits (empaquetar artículos utilizando su sistema ERP de SAP con éxito a medida que
separados de maneras individuales pero relacionadas fue adquiriendo varias compañías pequeñas y expandió su
como una sola unidad). BSE tiene acuerdos de distribución infraestructura de sucursales a 24 estados. Mientras los
con más de 9 000 distribuidores de productos. negocios crecían aún más, las ganancias y la rotación de
inventario aumentaban. Sin embargo, Internet trajo consigo
Desde 1988, RSE había confiado en su propio sistema la necesidad de cambios adicionales, a medida que los
ERP heredado conocido como Rigel para dar soporte a sus clientes buscaban realizar transacciones de negocios con
procesos de negocios básicos. Sin embargo, Rigel había BSE por medio de un escaparate de comercio electrónico.
sido diseñado para uso exclusivo de mayoristas de BSE automatizó el procesamiento de tarjetas de crédito en
productos eléctricos, y para mediados de la década de línea y los acuerdos de precios especiales (SPA) con
1990 el sistema no podía soportar las nuevas líneas de clientes designados. Por desgracia, el software SAP
negocios de BSE y su extenso crecimiento. En ese existente no tenía soporte para estos cambios, por lo que
momento, la gerencia de BSE decidió implementar un la compañía tuvo que procesar miles de SPA en forma
nuevo sistema ERP y seleccionó el software empresarial manual.
de SAP AG. La solución ERP tenía módulos de SAP para
ventas y distribución, administración de materiales, Para procesar una transacción con tarjeta de crédito en
finanzas y control, y recursos humanos. una sucursal, los empleados de BSE tenían que levantarse
de sus escritorios, caminar hacia un sistema de
En un principio BSE tenía un presupuesto de $6 procesamiento de tarjetas de crédito dedicado en la oficina
millones para el nuevo sistema, con una fecha de inicio del posterior, introducir en forma manual los números de la
1 de noviembre de 1998. La gerencia de nivel superior tarjeta de crédito, esperar a que se aprobara la transacción
trabajó con consultores de IBM y SAP para implementar el y después regresar a sus estaciones de trabajo para
sistema. Aunque la estrecha participación de la gerencia continuar procesando las transacciones de ventas.
fue uno de los ingredientes clave en el éxito del sistema,
las operaciones diarias sufrieron mientras los gerentes En 2004, BSE empezó a actualizar su sistema ERP a
trabajaban en el proyecto. una versión más reciente del software de SAP. Este
software proporcionaba nuevo soporte para las listas de
BSE también decidió personalizar el sistema de manera material y la elaboración de kits (kitting), lo cual no estaba
considerable. Escribió su propio software para permitir al disponible en el sistema anterior. Esta funcionalidad
sistema ERP interactuar de manera automática con los permitió a BSE ofrecer un mejor soporte para los clientes
sistemas de otros distribuidores, entre ellos Taxware de servicios públicos, ya que podía preparar kits que se
Systems, Inc., Innovis, Inc. y TOPCALL International pudieran entregar de manera directa a un sitio.
GmbH. El sistema de Taxware permitía a BSE cumplir con
los requerimientos fiscales de ventas de todos los estados Esta vez la compañía mantuvo la personalización al
y municipios en donde realizaba sus operaciones de mínimo grado posible y utilizó las mejores prácticas de SAP
negocios. El sistema de Innovis ofrecía soporte para el para la distribución de mayoreo que venía incrustada en el
intercambio electrónico de datos (EDI), de modo que BSE software. También reemplazó el sistema de TOPCALL con
pudiera intercambiar por vía electrónica las transacciones software de Esker para enviar faxes y enviar facturas por
de compras y pagos con sus proveedores. El sistema de correo electrónico, confirmaciones de pedidos y órdenes de
TOPCALL permitía a BSE enviar faxes a los clientes y compra; además agregó herramientas de Vistex, Inc. para
distribuidores de manera directa desde el sistema SAP. automatizar el procesamiento de reclamos de rebajas de
SPA. BSE procesa más de 360 000 reclamaciones de SPA
Al momento de la implementación, BSE no tenía cada año, por lo que el software de Vistex le permitió
experiencia con el software de SAP, además de contar con reducir el tiempo en atender las rebajas a 72 horas, y el
pocos consultores familiarizados con la versión del tiempo de procesamiento de transacciones en un 63 por
software de SAP que se estaba utilizando. En vez de ciento. En el pasado se requerían de 15 a 30 días para que
adoptar los procesos de negocios de las mejores prácticas BSE recibiera las rebajas de los distribuidores.
incrustados en el software de SAP, BSE contrató
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El presupuesto de BSE era de $1.6 millones y 4.5 cualquier momento en el tiempo. Como el sistema de SAP
meses para la implementación, lo que a la gerencia le se encarga de que todos los datos de planificación y
pareció suficiente para un proyecto de esta magnitud. Esta presupuestos de BSE estén disponibles en línea, la
vez no hubo problemas. El nuevo sistema entró en gerencia puede tomar decisiones mejores y más rápidas.
funcionamiento en la fecha programada y su
implementación costó sólo $1.4 millones: 14 por ciento por En 2006, Gartner Group Consultants llevó a cabo una
debajo del presupuesto. evaluación independiente de la implementación de ERP de
BSE. Gartner entrevistó a los ejecutivos de nivel superior y
A finales de 2006, BSE adquirió una compañía de gran analizó los datos de BSE en relación con el impacto del
tamaño que tenía previsto aumentar el volumen de ventas sistema ERP sobre los costos de los procesos de negocios
en un 20 por ciento cada año. Esta adquisición agregó 19 de BSE, y utilizó los costos como un porcentaje de ventas
nuevas sucursales a BSE. Estas nuevas sucursales como su métrica final para evaluar el impacto financiero del
pudieron ejecutar el software SAP de BSE en menos de un software de SAP. Las categorías de costos analizadas
día después de haber completado la adquisición. Ahora integraron los costos de los productos vendidos, los
BSE rastrea 1.5 millones de artículos únicos con el generales y de administración, los de almacenamiento, el
software. soporte de TI y la entrega.

Desde que BSE implementó SAP por primea vez en El análisis de Gartner validó que el costo total de
1998, las ventas se incrementaron un 300 por ciento, las implementación del software de SAP de 1998 a 2001 fue
ganancias se dispararon a más del 500 por ciento, el 60 por sin duda de $9 millones y que esta inversión se había
ciento de las transacciones de cuentas por pagar se recuperado mediante los ahorros producidos por el nuevo
realizan por vía electrónica mediante EDI y el sistema ERP en menos de 2.5 años. Entre 1998 y 2006, el
procesamiento de SPA se redujo en un 63 por ciento. La software de SAP implementado por BSE produjo un total
compañía rota su inventario más de cuatro veces al año. de ahorros de $30 millones, una cifra aproximada a una
En vez de esperar de 15 a 20 días por los estados tercera parte de los ingresos acumulados de BSE durante
financieros mensuales, los resultados financieros el mismo periodo. Como porcentaje de las ventas, los
mensuales y del año a la fecha están disponibles en menos costos del almacenamiento se redujeron en 1 por ciento,
de un día después de haber cerrado los libros. los costos de entrega disminuyeron 0.5 por ciento y los
costos totales en general se redujeron en 1.5 por ciento.
El trabajo manual para manejar el correo entrante, Gartner calculó que el rendimiento total sobre la inversión
preparar los depósitos bancarios y llevar los cheques (ROI) para el proyecto entre 1998 y 2006 fue de $3.3
físicamente al banco se ha reducido de manera millones por año, o un 37 por ciento de la inversión original.
considerable. Más del 60 por ciento de las facturas de los
distribuidores llegan por vía electrónica, lo cual ha reducido Ahora BSE se enfoca en proveer más soporte para las
el tamaño del personal en cuentas por pagar y el número ventas por Internet, que abarcan los pedidos en línea,
de errores en las transacciones. Los costos de las inventario, estatus de pedidos y revisión de facturas, todo
transacciones son menores. dentro de un entorno de software SAP. La compañía
implementó el software SAP NetWeaver Master Data
La cantidad de empleados de BSE de tiempo completo Management para proveer las herramientas que permitan
aumentó en el área de sistemas de información para dar administrar y mantener los datos del catálogo, además de
soporte al software de SAP. En un principio, BSE esperaba preparar los datos para publicarlos en línea y en los medios
tener un personal de TI compuesto por tres empleados impresos tradicionales. La compañía utiliza el entorno de
para dar soporte al sistema, pero necesitó ocho personas desarrollo Web Dynpro de SAP para permitir que las
cuando la primera implementación de ERP entró en actividades inalámbricas de almacén y administración del
funcionamiento en 1999, y 11 en 2006 para dar soporte al inventario interactúen con el software de SAP. Además
software SAP adicional y a la nueva adquisición. está usando el software SAP NetWeaver Business
Intelligence para aprender más sobre los clientes, sus
Los costos de tecnología de la información (TI) de BSE
hábitos de compra y las oportunidades de realizar ventas
aumentaron a cerca de $3 millones por año después de la
cruzadas e incrementar las ventas de sus productos.
primera implementación de SAP. Sin embargo, las ventas
se expandieron durante el mismo periodo, por lo que el PREGUNTAS DEL CASO DE ESTUDIO
aumento en la sobrecarga del sistema produjo un aumento
en el costo de sólo 0.5 por ciento de las ventas totales La 1. ¿Qué problemas encontró Border States Industries al
gerencia de BSE ha señalado que gran parte del trabajo momento de expandirse? ¿Qué factores tecnológicos
que se automatizó a través de los sistemas ERP ha sido en fueron responsables de estos problemas?
el departamento de contabilidad, y consiste en actividades 2. Mencione y describa los beneficios del software SAP.
que eran sólo transaccionales. Esto ha liberado recursos 3. ¿Qué tanto transformó la solución del nuevo sistema a
para agregar más empleados que trabajen de manera la empresa? Explique su respuesta.
directa con los clientes, para tratar de reducir costos e 4. ¿Qué tan exitosa fue esta solución para BSE?
incrementar las ventas.

En el pasado, BSE había mantenido gran parte de sus


datos fuera de sus principales sistemas corporativos
mediante el uso del software de bases de datos Microsoft
Access y el software de hojas de cálculo Microsoft Excel,
basados en PC. La gerencia carecía de una sola versión
de datos corporativos a nivel de toda la compañía, ya que
los datos estaban fragmentados en muchos sistemas
diferentes. Ahora la compañía se estandarizó en una
plataforma común y la información siempre está tanto
actualizada como disponible para la gerencia, que puede
obtener una imagen del desempeño de toda la empresa en