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DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES.

Para el debido control de los materiales, se debe desarrollar una serie de actividades y funciones que están encaminadas a planificar, ejecutar y utilizar de una forma lógica, sistemática y secuencial, la compra, almacenamiento y utilización de los materiales directos e indirectos en el proceso productivo de las empresas manufactureras. Estos departamentosson:

1-Departamento de Producción 2- Departamento de Compra de materiales. 3- Almacen de materiales. 4- Departamento de Contabilidad. A continuación se hace un detalle de cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales y sus respectivas funciones.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION. Algunas de las actividades que realiza el departamento de Producción son las siguientes:

Diseñar el producto.

Especificar los materiales a comprar.

Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos.

Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de producción o procesos productivos.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS. El departamento de compras tiene las siguientes funciones:

Recibir

las solicitudes de compra de todos los materiales.

Solicitar cotizaciones de los proveedores.

Elaborar y emitir la orden de compra.

Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad

establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones.

ALMACEN DE MATERIALES. El encargado del departamento de almacén es responsable de la recepción e inspección de los materiales y el adecuado almacenamiento, protección y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades:

A)

Esta operación es preliminar y consiste en realizar la recepción e inspección de los

materiales Recibir el material con la respectiva orden de entrega. Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.

 

Verificar la cantidad y calidad del material. Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.

 

Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro.

 

Si se presentan irregularidades, no recibir el material.

 

Si

el

material

cumple con

las especificaciones,

preparar el

formulario

Info

rme de Recepción.

 

B)

Secuencia del almacenamiento, protección y salida.

 

Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra.

Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar. Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (Kardex). Recibir el formulario Solicitud o Requisición de Materiales elaborado

por el departamento que de costo unitario y costo total.

requiere de los materiales, lo completa en los ítems

Enviar a producción los materiales solicitados junto con el original del formu lario de solicitud.

Registrar las entradas y salidas de los materiales en el Kardex de acuerdo al método de valuación.

Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de máximos y mínimos de materiales establecidos o cualquier otro método de reposición del

inventario.

Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolución de Compras.

Preparar Resumen de Requisición de Materiales para el departamento de costos.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. Como medio de control de los materiales, también se debe considerar lo referente a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. El departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:

Recibir la factura del proveedor.

Chequear con la orden de compra.

Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos.

Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.

Recibir copia de la requisición de materiales

Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricación.

Afectar la orden de producción o los procesos productivos.

NORMATIVA EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES. Dentro de la normativa general en el control y utilización de los materiales podemos mencionar:

1- Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje o consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas debidamente autorizadas por un funcionario responsable. 2- Debe ser posible determinar en cualquier momento la cantidad y costo de cada material en existencia. 3- El material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión apropiada. 4- Debe ser posible determinar fácilmente la clase y cantidad de material utilizado en una orden de pedido o en un departamento de fabricación. 5- Las cuentas de costos e inventarios de materiales deben compararse periódicamente con las cuentas de control en el mayor general con el objeto de comprobar su exactitud. 6- Deben existir por lo menos dos personas que realicen los movimientos de materiales, de manera tal de evitar fraudes o robos.

FORMATO DE CONTROL DE MATERILAES

FLUJOGRAMA DE CONTROL DE MATERIALES REGISTRO CONTABLE DE MANO DE OBRA La mano de obra es

FLUJOGRAMA DE CONTROL DE MATERIALES

FLUJOGRAMA DE CONTROL DE MATERIALES REGISTRO CONTABLE DE MANO DE OBRA La mano de obra es

REGISTRO CONTABLE DE MANO DE OBRA La mano de obra es el esfuerzo físico o mental empleado en actividades relacionadas con la producción, representada en la remuneración que se paga al recursos humano de la entidad industrial. La mano de obra se clasifica en MANO DE OBRA DIRECTA y MANO DE OBRA INDIRECTA.

Mano de Obra Directa: Es el trabajo identificado directamente con la transformación de materias primas en productos terminados, el cual es cargado directamente a la

orden de producción con que se asocia. La mano de obra está constituida básicamente por el tiempo efectivo de los trabajadores; es decir, el número real de horas empleadas por los trabajadores para la producción.

Mano de Obra Indirecta: Es el trabajo inherente a las actividades de transformación de materias primas en productos terminados, pero que no tiene relación directa alguna, por tanto, no es asignado a una orden de producción específica. Dentro de la mano de obra indirecta incluimos el tiempo ocioso, el trabajo indirecto de los trabajadores directos, las horas extras y el trabajo administrativo de la entidad industrial.

Tiempo Ocioso: Son las horas pagadas a los trabajadores por suspensión de labores imputables a la ineficiencia de la entidad (Falta de materias primas, mal mantenimiento de máquinas, etc) las cuales son cargadas gastos. También se incluye las horas dedicadas a actividades no relacionadas con la producción como: ir al baño, permiso concedidos con goce de sueldo (por matrimonio, actividades requeridas por las autoridades, casos de emergencia, partos, etc.), las cuales son cargadas a Carga Fabril.

Trabajo Indirecto: Horas devengadas por trabajadores del área de producción; que son inherentes o intrínsecas a la transformación de materias primas en productos terminados, pero no tienen relación directa con la misma, como preparación y limpieza del área de trabajo, mantenimiento preventivo de maquinarias, auxiliares, etc.

Horas Extras: Horas con recargo adicional devengadas por los trabajadores de manera circunstancial no deseable para una buena gestión por el hecho de ser un tiempo ocasional y fuera de presupuesto, motivo por el cual no se tipifican como trabajo directo.

El trabajo Administrativo de la Entidad Industrial: Horas devengadas por los trabajadores de áreas distintas a la producción cuyo trabajo es esencial para la entidad, tales como secretarias, gerentes, supervisores, contadores.

El Control de la Mano de Obra

Planilla de Sueldos y Salarios

En el recuadro siguiente complete las casillas con la información correspondiente.

Fecha de Planilla

El sueldo por hora está establecido en base a Salario Básico Nominal, equivalente a 240 Horas mensuales.

Mes

Año

Número de Empleados:

15
15

Abril

2002

Sueldo Sueldo Reg. de Cód Empleado 1Rigoberto Soto Serpas Cargo Base Hora Pensión Ingreso Empleado 2,220.00
Sueldo Sueldo Reg. de
Cód
Empleado
1Rigoberto Soto Serpas
Cargo Base Hora Pensión Ingreso
Empleado 2,220.00 9.25 Confia 05/05/2002
2José Eduardo Bonilla Empleado 4,850.00 20.21 Crecer
05/05/2002
3Nadia Carolina Jurado Rivas Empleado 4,650.00
19.38 Confia 05/05/2002
4Manuel Alexander Portillo Vela
Empleado 4,200.00 17.50 Isss 05/05/2002
5William Alexander
Martínez Empleado 3,900.00 16.25 Crecer 05/05/2002
6César
Antonio Sariavia Empleado 3,500.00 14.58 Confia 05/05/2002
7Ulises Iván Monterrosa
8Julio César Campillo
Empleado 3,250.00 13.54 Crecer 05/05/2002
Empleado 3,100.00 12.92 Confia 05/05/2002
PLANILLA
9Santiago Eleazar Rodríguez Empleado 3,000.00 12.50 Crecer 05/05/2002
Sueldo
10Christian Jahir Castro Empleado 2,900.00 12.08 Crecer 05/05/2002 Base
11José Berty Rivas Empleado 2,800.00 11.67 Confia 05/05/2002 Horas Extras
Vacaciones y Tablas de
12Daniel Alfredo Ramírez Rojas Empleado 2,650.00 11.04
05/05/2002 Cotizaciones
Isss
13Nancy Elizabeth Batres
Empleado 2,400.00 10.00 Confia 05/05/2002 Aguinaldos

14Gerardo Arturo Ramírez López Empleado 2,000.00 8.33 Crecer 05/05/2002 Indemnizaciones 15Raúl Antonio López Empleado 1,850.00 7.71 Confia 05/05/2002 Otros Ingresos Manuel de Jesús Fornos Gómez ©2003 Derechos Reservados

En el Sistema de Costos por Ordenes de Producción, la mano de obra también requiere un riguroso control, cuya base se encuentra en la adecuada documentación de las operaciones relacionadas con la mano de obra. Por tal razón, se cuenta con documentos de carácter interno cuyo propósito es lograr la exactitud en la asignación del trabajo en las distintas órdenes de producción. A continuación presentamos la documentación requerida dentro del ciclo productivo para la mano de obra.

FLUJOGRAMA DE CONTROL DE MNO DE OBRA

En el Sistema de Costos por Ordenes de Producción, la mano de obra también requiere un

REGISTRO CONTABLE DE CARGA FABRIL La Carga fabril, Costos generales de Producción, Costos Indirectos de Fabricación o Gastos de Fábrica: Son todos los desembolsos que no pueden identificarse directamente con el bien producido, por tanto, no pueden asociarse a la materia prima directa ni a la mano de obra directa. En el caso de los Gastos de Operación (Gastos de Administración, Gastos de Venta y Gastos Financieros), aunque son indirectos, no se clasifican dentro de la Carga Fabril, ni forman parte del Costo de los Productos.

De los tres elementos del Costo de Producción, el más complejo es la Carga Fabril, dado que incluye todos los costos indirectos indispensables para las operaciones de una industria. Por tanto sus características son:

Esta integrada por una gran diversidad de rubros.

Sus cuentas son heterogéneas.

Una diversidad de comportamiento ante distintos niveles de producción.

No es indispensable o conveniente su asociación con el bien producido.

Debe distribuirse o asignarse a la producción mediante estimaciones.

La Carga fabril fija se subclasifica en:

Carga Fabril Fija Comprometida: Costos indirectos generados por los activos fijos y los activos intangibles, inversiones en inmuebles, mobiliario planta y equipo, marcas, franquicias, etc. que brindarán beneficios a la entidad industrial por un tiempo determinado en el largo plazo, en el cual serán depreciados o amortizados, valor que se carga a Carga Fabril.

Carga Fabril Fija de Operación: Costos indirectos necesarios para el funcionamiento o ejecución de la actividad productiva de la entidad industrial, tales como luz eléctrica, agua, teléfono y otros.

Carga Fabril Fija Programada: Costos indirectos que dependen de la aprobación de la gerencia como investigación y desarrollo, mejora a la calidad, etc.

LA HOJA DE COSTOS POR ORDENES DE PRODUCCIÓN la Hoja de Costos por Ordenes de Producción es el formato en el cual se registran los Costos de materia prima, mano de obra y carga fabril incurridos en la elaboración de un producto terminado asociado a un pedido específico.

MODELO DE HOJA DE COSTOS POR ORDENES DE PRODUCCIÓN

Hoja de Costo por Ordenes Específicas Cliente: Orden ________________________________________________ No ._____________ Descripción: _________________________________________________________ ________ Fecha Pedido: Fecha ____________________ Entrega: _______________________________

Costo Total:

 

Costo Unitario:

 

Precio de

 

_____________

 

___________

Venta: _________

 
 

Fecha

Concepto

Materia

Mano de

Carga

Prima

Obra

Fabril

         

Totales

     
Costo Total: Costo unitario:
Costo Total:
Costo
unitario:

Cada entidad industrial tiene un formato para específico, de acuerdo a sus necesidades, para registrar los costos de materia prima, mano de obra y carga fabril de una orden de producción terminada. En nuestro texto emplearemos el modelo presentado, en cuya estructura encontramos:

  • 1. Un encabezado: En el cual se registra el número de orden, lote o pedido que se va a producir, el número de unidades, la descripción específica, la fecha de pedido y la de entrega, el costo total y el costo unitario y el precio de venta.

  • 2. Una columna para anotar la fecha de cada movimiento relacionado con la orden de producción.

  • 3. Una columna para el concepto de los costos que se añaden al bien producido, es decir, materia prima o mano de obra o carga fabril aplicada.

  • 4. Una columna para el importe de materia prima.

  • 5. Una columna para el importe de mano de Obra.

  • 6. Una columna para el importe de Carga fabril.

El total de Costos Incurridos y el Costo Unitario.

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