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Dificultades en la gestion de cadena de suministros

Que la estrategia logística ha cambiado no sería el resumen de ninguna


convención de gurús, sino más bien un término más que maduro y
obligatoriopara todas aquellas empresas que tengan un componente de
distribución dentro de su actividad.

Hace ya tiempo que la cadena de suministro dejó de ser el patito feo al que
nadie miraba, para convertirse en un importante foco de atención. Y es que
en la tarta de gastos totales de cualquier pequeña y mediana empresa, la
logística representa casi un tercio.

Un almacén ya no es el lugar donde guardar una mercancía y hacerlo de


cualquier manera, sino un eslabón fundamental para el servicio del cliente.
Es el punto de partida para la satisfacción de quien consume el producto, o
el cuello de botella para que deje de hacerlo. Es una estructura clave que
provee elementos físicos y funcionales capaces de generar un valor añadido.

El problema es que en muchos negocios aún no se ha entendido así y sigue


siendo algo urgente (y mucho), pero no prioritario. De manera que dejan que el
almacén siga funcionando como lo ha hecho hasta ahora mientras mientras su
atención se focaliza en otras actividades del negocio.

En este contexto, 10 son los problemas más comunes en una gestión de


almacén.

Organización, control y espacio

El primero es que no se conocen las ubicaciones, lo que conlleva que el


tiempo de manipulación sea mayor y, por lo tanto, el plazo de entrega a cliente
también aumenta.

Un segundo problema es que el almacén no dispone de suficiente espacio,


ya que los pasillos no se respetan y cualquier espacio o esquina es buena para
dejar un palet. El producto puede sufrir una merma de calidad si no tiene un
tratamiento específico y adecuado a sus necesidades, por ejemplo una zona de
temperatura controlada.

La tercera pieza del rompecabezas es la inexistente organización en el


almacénque, aún estableciéndose, no se respeta. A medida que crece una
empresa, también lo hace el volumen de sus mercancías, que se colocan en
cualquier parte de la cadena simplemente porque aquel día había un hueco
donde darle entrada. Una mala distribución en la línea hace que los recorridos
de manipulación también se vean incrementados, lo que repercute de nuevo en
los plazos de entrega.

Errores de picking y falta de trazabilidad

La falta de trazabilidad interna y externa del producto sería otro gran


problema, puesto que nunca será un buen momento para hacer inventario,
mientras la pérdida de control de las mercancías es cada vez más habitual.

Los errores en el picking afectan negativamente tanto a la fiabilidad del stock


como a la satisfacción del cliente, que te puede perdonar un error pero no
dos. La logística inversa supone una gran pérdida de tiempo si el proceso
no está claro y los procedimientos bien definidos, por lo que cuando se comete
un error con el cliente el nivel de trabajo se multiplica por tres.

Gestión de información y problemas de inventario

El sexto problema común es la difícil, por no decir imposible, gestión de la


información para la toma de decisiones. La disponibilidad y fiabilidad de la
información a tiempo real no es certera, y esto trasciende a muchos planos.

Por un lado, el aprovisionamiento no es sobre ningún pilotaje, más bien por


intuición o sensación camuflada de experiencia pero sin soporte numérico. Por
otro, las consecuencias son severas para el control de stock ya sea por exceso
o por defecto.

Los problemas de inventario provocados por la caducidad y obsolescencia se


establecen como el quebradero de cabeza por excelencia en la gestión del
almacén. El objetivo general de una gestión de almacén consiste en garantizar
el suministro continuo de materiales para asegurar el servicio de forma
ininterrumpida, es por esto que la palabra rotura debería quedar fuera del
diccionario de cualquier logístico.

Integración del sistema, KPIs y optimización de los RRHH

La gestión de los almacenes de las pymes adolece de una falta de integración


entre los diferentes procesos logísticos: recepción, transferencias,
consumos, altas de fabricación, picking y expediciones. No hay traspaso de
información de un departamento a otro. Tanto es así, que el trabajo en
ocasiones o no se hace o se duplica.

La novena cuestión que deben abordar los gestores es el uso de KPIs, con el
fin de conocer la productividad de la empresa y el coste de las
operaciones logísticas. Las empresas no son capaces
de potenciar sus puntos fuertes, ni mejorar sus fallos, simplemente porque no
los tienen identificados.

Por último, se deben optimizar los Recursos Humanos de la empresa, ya que


estos, que constituyen el capital más valioso de la operación, están
desaprovechados. Para ello, se deben encajar los perfiles de la plantilla para
encontrar el balance en la cadena de producción.

Así, conviene preguntarse si las pymes disponen de los medios para


optimizar los procesos de su almacén y, por supuesto, la respuesta es un
rotundo sí. De hecho, no solo pueden hacerlo, si no que deben hacerlo.

Todos los puntos mencionados anteriormente tienen un tremendo impacto


en el negocio. Si se analizan cada una de las 10 situaciones, todas y cada una
de ellas conducen al mismo camino: no se puede mantener el nivel de
servicio actual si no es incrementando los recursos lo que se traduce,
evidentemente, en un aumento de costes.

No obstante, hoy en día, la tecnología que permite informatizar estos procesos


y disminuir su coste está al alcance de todos. Se trata de los Sistema de
Gestión de Almacén, que permiten al usuario pilotar toda su cadena de forma
sencilla, intuitiva y con información a tiempo real para facilitarte la toma de
decisiones en cualquier momento de la operación.

¿CUÁLES SON LAS DIFICULTADES EN LA GESTIÓN DE LA


CADENA DE SUMINISTROS?

23 de mayo de 2014

Son numerosas las dificultades a la que tiene que hacer frente una empresa en la
gestión de la cadena de suministros.

En primer lugar, decir que desde mi punto de vista y teniendo en cuenta que se
entiende por gestión de la cadena de suministros el proceso complejo de
planificar, implementar y controlar, en forma eficiente y eficaz, el flujo y
almacenamiento de bienes y servicio; que ésta no es tarea fácil y son muchos los
factores que influyen en la misma.
Debido a la alta competencia en los mercados internacionales, las empresas se ven
obligadas a entablar relaciones mas cercanas con terceros que forman la cadena de
suministros, para poder intercambiar información, materiales y recursos. No
obstante esto conlleva determinados inconvenientes tales comola implantación
de estrategias a nivel global y que estas sean efectivas y aplicables a diferentes
mercados. A esto último, se puede añadir que la buena gestión de la cadena
requiere que las empresas estén orientadas hacia el cliente y tenga una buena
organización interna.
Otro de los riesgos que supone la buena gestión de la cadena de suministros es la
relacionada a la implantación de principios que permitan balancear la necesidad
de ofrecer un servicio de calidad con los requerimientos de rentabilidad y
crecimiento.
La tecnológica puede ser nuestro mejor aliado, por ello se debe utilizar de forma
adecuada para que ésta permita ganar competitividad.
Asimismo, podemos mencionar el tiempo y su gestión. Esto puede considerarse
como un riesgo para la cadena de suministro y el cual se debe tener muy en cuenta.
El tiempo influye sobre la información, el producto y el servicio que se presta.
Paralelamente, el tiempo actua en forma de presión para la empresa en la medida
que debe producir o ofrecer mayor variedad de productos o servicios en una
periodo de tiempo mas corto y a clientes que son cada vez mas exigentes. En este
punto, cabe hablar de los servicios personalizados “hechos a medida” para
determinados clientes que así lo requieren.
Son muchas las empresas que son reacias a compartir información dentro de su
entorno de empresas y esto puede convertirse en un riesgo para la buena gestión,
ya que gracias a la colaboración entre empresas se consiguen ventajas y mejoras.
Un punto que resulta clave, es la elección del personal con la jerarquía
adecuada ya que todo buena gestión requiere de un personal comprometido y
responsable que se preocupe por la situación de los eslabones de la cadena e
identificar el modelo mas satisfactorio. De este modo, se evita esta barrera para la
gestión logística.
A continuación, os invito a ver el siguiente video sobre la Cadena de Suministros
de CocaCola. Es un video muy interesante, el cual señala que “Un mismo modelo
de logística de distribución no aplica a todos los clientes”
Asimismo se podrá visualizar un ejemplo de Voice Picking el cual, entre otros
tiene las siguiente ventajas:
– Exactitud de la orden del 99.5%.

– aumenta la productividad de los empleados en un 30%.

DIFICULTADES DE LA GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTROS



Diferentes unidades en la cadena de suministros tienen objetivos distintos y
enconflicto. Ejemplo: Estabilidad versus Flexibilidad; La cadena de suministros
es unsistema dinámico que evoluciona en el tiempo

Desarrollos en T ! comunicaciones y la comprensi"n de la #$% permiten
mejorarsimultáneamente objetivos considerados conflictivos a priori &'otaci"n
deinventarios versus (ivel de servicio
).GUERRAS DEPARTAMENTALES
En los proyectos de cadena de suministro intervienen m)ltiples departamentos!
como losde compras! planificaci"n! fabricaci"n! distribuci"n y Tecnolo*+a de
la nformaci"n. En elpeor de los casos! esto puede si*nificar enfrentamientos
entre facciones rivales. ,! inclusoen el mejor de los casos! diferentes
departamentos pueden estar apoyando el objetivo*lobal pero mantener
prioridades distintas. -lcan ar un equilibrio entre esos intereses esun reto
pol+tico importante.
LIDERAZGO DÉBIL.
-l intervenir m)ltiples departamentos! los proyectos de cadena de suministro
necesitan unejecutivo se/or fuerte y que sea capa de actuar para eliminar
esos puntos de desuni"ninterdepartamental porque 0abrá numerosos retos
a resolver.El beneficio sobre la inversi"n es dif+cil de medir.%i el beneficio
sobre la inversi"n o 1return on t0e investment2 &'3 4 es simplemente
una1mayor fidelidad del cliente2! será dif+cil convencer de su conveniencia a la
junta dedirectores! al existir m)ltiples demandas de inversi"n de capital
compitiendo entre s+. Elproblema está en que los costes 1son dif+ciles de
cuantificar2.
PROBLEMAS DE ASIGNACIÓN DE FONDOS.
-unque una compa/+a podr+a decidir por ejemplo invertir 56 millones de d"lares
en unsistema de cadena de suministro! si no alcan a las cifras trimestrales
previstas la soluci"nmás rápida es dejar apla ado el proyecto más caro.
$uando sucede as+! los miembros delproyecto pertenecientes al departamento
de %istemas de nformaci"n intervienen! elproyecto pierde impulso y los
consultores abandonan.
LENTITUD DE ALCANCE.
7uc0as veces se observa c"mo los proyectos se complican con el tiempo! a
causa de laadici"n de nuevas funciones y caracter+sticas. -l final se termina con
un proyecto infladoque es tan extenso que no se completará nunca o que! si se
completa! no se obtendrá unbeneficio sobre la inversi"n s"lido! a causa de su
costo excesivo que otros.
LOS SISTEMAS ANTIGUOS NO HAN SIDO INTEGRADOS.
8odr+a suceder que la nueva cadena de suministro funcionase bien! pero que
0ubiera1islas2 de sistemas anti*uos incompatibles que no 0ubieran sido
inte*rados. 9ay que crearun nivel encima de estos sistemas ya existentes que
son incapaces de comunicar! para

que los a*rupe todos y permita disponer de visibilidad sobre la ima*en total.
Esto 0ar+aposible! por ejemplo! extraer datos para obtener un informe
consolidado.
INCLUIR A LAS PEQUEÑAS EMPRESAS.
%e*)n estudio una inte*raci"n de cadena de suministro más allá del primer nivel
de*randes proveedores es rara. 8arte del problema reside en que las peque/as
empresas muc0as de las cuales están bastante satisfec0as con utili ar faxes!
correo electr"nico y0ojas electr"nicas o 1spreads0eets2 con frecuencia
carecen de los recursos necesariospara una automati aci"n que alcance el
nivel de los estándares de las *randescompa/+as.
PROBLEMAS DE CALIDAD DE DATOS.
En el estudio se comprob" que el requisito n)mero uno para una inte*raci"n de
cadenade suministro con xito es: 1Establecer sistemas de informaci"n
capaces de compartir entiempo real informaci"n exacta y relevante.2
%in embar*o! con frecuencia se presta másatenci"n a la Tecnolo*+a de la
nformaci"n! que a la calidad de los datos y a la se*uridadde los mismos.
SABOTAJE POR EMPLEADOS BIEN INTENCIONADOS
.En ocasiones! los mejores empleados los que verdaderamente desean
complacer alcliente son los que estropean el nuevo sistema de cadena de
suministro. 8or ejemplo! si0ay vendedores que necesitan s"lo <66 unidades de
un determinado art+culo y piden <<6para estar se*uros de que tendrán
suficientes! la compa/+a tendrá una sensaci"n falsa dela demanda y los
inventarios aumentarán en exceso.
Al revisar en profundidad las áreas de oportunidad a optimizar en un negocio,
es más que probable llegar a ciertas conclusiones relacionadas con la cadena
de suministros y su incidencia en el volumen de ventas, costes de operaciones,
calidad, etc. Entonces, con la mayor prisa posible, se empieza a implementarla.
Pero, a veces, surgen algunos problemas. Los principales errores pueden ser
los siguientes:

1. No haber identificado con exactitud a los clientes. A veces se puede


tender a igualar a todos y meter todas las necesidades en un mismo saco sin
profundizar. Como consecuencia, se pierde en segmentación.

2. No involucrar a toda la empresa en la optimización de la cadena de


suministro. Si este trabajo se limita a algunas áreas, no se consiguen buenos
resultados. asimismo, es necesario tener una visión amplia e integradora que
converse también con los socios comerciales y otros stakeholders externos. En
relación a esto, suele pasar también que no se prepara al equipo encargado de
implementar la cadena. El equipo debe ser multidisciplinario y capacitado.

3. Dejar todo en manos de la tecnología. Es cierto que la tecnología es la


herramienta pero no por ello, lo único en lo que debemos actuar ya que
muchas veces los problemas que de ella se desprenden vienen dados por otros
procesos que son ineficientes con o sin la tecnología.

4. Errar en la definición del alcance de la cadena. El objetivo de la cadena


de suministro debe ser claro y compartido por todas las áreas de empresa.
Solo una vez bien limitado el objetivo principal y aceptado por la alta dirección,
se podrá avanzar hacia adelante.

5. No identificar todos los puntos críticos de la cadena.

Gestión de la cadena de suministros: lo que no debes hacer


Sin embargo, aunque se hayan dicho muchas cosas al respecto y circulen infinidad de
teorías sobre cómo hacer una gestión eficaz de la cadena de suministros, muchas
empresas aún caen en errores tanto logísticos como conceptuales. Hagamos un breve
repaso por los fallos más recurrentes en este sentido:
1. Creer que la tecnología es una solución por sí sola a los problemas
logísticos y de suministro:
La tecnología se utiliza para optimizar los procesos de la cadena de suministro.
Sin embargo, por más que sea un vehículo para ello, no puedes delegar en las
máquinas lo que te corresponde como responsable de logística y operaciones.
Mal empleada, la tecnología no satisface las necesidades de la empresa en lo que
se refiere a su cadena de suministros y oculta ineficiencias.
2. Desconocer la misión y el alcance de la cadena de suministros:
Sí, suena obvio, pero es más habitual de lo que creemos encontrar empresas que
aún no han definido lo que quieren con su cadena de suministros ni el alcance.
En esos casos, se convierte en una cadena de fallos e improvisación.
3. Falta de capacitación oportuna de los equipos y los miembros que
intervienen en la cadena de suministros:
Así como resulta indispensable adquirir la tecnología necesaria para facilitar los
procesos de la cadena de suministros e integrar los distintos departamentos de
una empresa en dicho propósito, es igualmente importante que el personal
involucrado esté capacitado para las acciones que les han sido delegadas. Y no
solo eso: también se requieren sistemas de medición que ayuden a valorar si el
rendimiento de cada integrante es oportuno.
4. Ignorar los requerimientos más significativos de los clientes:
Puesto así parece una máxima del marketing o la publicidad, pero en realidad la
definición del perfil de los clientes es un elemento indispensable para la buena
gestión de la cadena de suministros. No debes olvidar que si bien los clientes
forman parte de la última etapa del proceso de producción y suministro, todo el
proceso debe responder a lo que nos piden y demandan.
5. Implementar la optimización de la cadena de suministros en una sola
área o departamento de la empresa:
Es quizá el error más común de los que hemos descrito hasta ahora. Un buen
número de responsables de logística invierten solo en aquellas dependencias en
las que recae el mayor peso de la cadena de producción, olvidando que se trata
de un proceso integral y que atraviesa la organizaciones desde los niveles más
altos hasta los más bajos y menos influentes. ¡Todo está en todo!