Área CODIGO

COMERCIAL CO-IN-01
Titulo Versión 1
INSTRUCTIVO DE POLITICAS
COMERCIALES

1. OBJETIVO:

Definir las diferentes directrices que regulan el Área comercial de MUNDO BLANCO,
con el fin de organizar no solo todos los procesos de relacionados con la venta, si no
también la relación de otros procesos de diferentes áreas, especialmente aquellas
concernientes con la producción de la empresa.

2. ALCANCE:

Este instructivo define directrices desde la venta de productos en linea y pedidos

especiales, pasando por el proceso de entrega de pedidos, hasta la devolución, garantía
y manejo de conformidades y quejas notificadas por los clientes.

3. DEFINICION EN TERMINOS:

- PRODUCTOS NE LINEA: Son los productos terminados referenciados en la

lista de precios y a un catálogo definido, los cuales solo remiten a una orden de pedido.

- PRODUCTOS DE PEDIDOS ESPECIALES: Son aquellos productos que se basan

en las referencias actuales de la lista de precios de la empresa, pero que para satisfacer
al cliente, se realizan una serie de combinaciones de diferentes moldes y sujetan a una
modificación estructuración al molde, con el fin de armar una referencia ajustada a las
necesidades de los clientes, estos pedidos especiales se caracterizan por el
diligenciamiento de un BRIEF, y por otro lado genera un nuevo diseño.

- PRODUCTOS PARA ARRGLOS: son productos terminados ya vendidos a los

clientes, el cual solicita que se realicen ajustes para arreglo de medidas. Estos
productos se dirigen hacia una solicitud de arreglo.

- DEVOLUCIONES: Es la recepción autorizada de producto terminado vendido de

la empresa, por condiciones de problemas de requisitos de calidad exigidos por el
cliente.

4. PROCESOS DE PEDIDOS ESPECIALES:

4.1 PROCEDIMEINTO

4.2. DIRECTRICES PARA PEDIDOS ESPECIALES:

- Los pedidos especiales se generan a través de un monto de negociación superior

o igual a un de un millón de pesos ( $ 1,000,000 ).
- Realizar el pedido mediante el completo diligenciamiento del BIREF
- Estos pedidos serán aceptados si corresponden a un solo modelo o referencia.
- Los cambios para una nueva referencia que implica un pedido especial, admite
las siguientes combinaciones de diseños:
1. cambios en blusas: cuellos en linea blanca, mangas, bolsillos y embones
2. cambios en pantalones: bolsillos , cordones, botas ( campana o recta )
3. cambios en batas: mangas, bolsillos y puños
4. modificaciones especiales como cambios de cuellos, pretinas que alteren
la mordería base o diseños diferentes, solo se admite en casos
especiales con previa autorización del Gerente Comercial, donde se
analiza las cantidades y montos de la negociación.
5. Las medidas de largos o más, corto también sobre medidas solo en
casos especiales. según cantidad o el monto de la venta autorizada
por el Gerente Comercial, en estos casos se manejarán estos pedidos
como arreglos.
- Combinación de telas: cambio de telas por referencia.
- Combinación de colores en un modelo y las siguientes son sus requisitos:
1. manejo de la carta de colores
2. crucé de colores como blusa – pantalón
3. combinación con embones.
- Pedidos especiales para montos inferiores a un millón de pesos, no se aceptan
por docenas , las regulaciones para estos pedidos son:
1. Los pedidos solo por ( 1 )un modelo o referencia
2. No se crea breff por pedido se maneja con las mismas referencias donde
prima la ref. de la blusa
3. Solo se admiten combinación en blusas: cuellos en linea blanca,
mangas, bolsillos y embones
4. Cambios en pantalones: bolsillos , cordones, botas ( campana o recta
5. Cambios en batas: mangas, bolsillos y puños
6. Las modificaciones especiales como cambios de cuellos, pretinas que
alteren la mordería base o diseños diferentes no se realizan.
7. Las medidas de largos o mas corto, también sobre medidas no se
realizan. estos detalles se trabajan como arreglos.
8. combinación de telas : cambio de telas por referencia no se realizan.
9. combinación de colores: solo los colores que existen como linea en el
almacén: ejp: conjuntos 507-41 solo en colores azul osc. azul cardio,
azul rey, azul hortensia, verde cardio y blanco.
10. Para el manejo de la carta de colores , crucé de colores como blusa –
pantalón y combinación con embones ect. no se realizan.
4.3 DIRECTRICES DE PRECIOS Y DESCUENTO:

- En la empresa solo existe una lista de precios, estos son fijos y solo las
variaciones a la hora de realizar el cobro a los clientes se realiza mediante
descuentos.
- Los descuentos en los almacenes solo se realizarán con un cinco por ciento en
ventas superiores de $300.000. cuyo pago sea por dinero en efectivo.
- Los descuentos para pedidos especiales o a la medida no se realizan, por el
contrario el precio del producto tiene un incremento del 15 por ciento de la lista.
- Las negociaciones especiales, son aquellas superiores a cinco millones, estas
pueden tener un descuento diferente a los anteriormente definidos, serán
autorizados por la Gerencia comercial o el Gerente Genial.

 Pedidos superiores a un millon de pesos ( 1,000,000 ):

1. se maneja a traves de la lista de precios por mayor esto cuando los

cambios o modificaciones no sean muy complejos.
2. Cundo los pedidos presentan cambios muy complejos o sean modelos
diferentes se debe estudiar el precio a través de producción y mercadeo

 Pedidos inferiores a un millon de pesos ( 1,000,000 )o una docena :

1. sobre los precios del almacén tienen un aumento del 15% o el 20%
según la referencia.

 Cuando un cliente solicite un descuento el administrador dispondrá de un cinco

(5%) otorgado siempre y cuando el cliente haya comprado mas de trescientos
mil pesos ($300.000.) y el descuento se efectuará sobre el valor antes de I.V.A.

 Los descuentos se realizaran solo si el pago se realiza en efectivo o con tarjeta

débito.

 Para promociones no aplican descuentos.

 “TODOS LOS PRECIOS SON FIJOS”.

4.4. DIRECTRICES DE TIEMPOS DE ENTREGA:

- Los pedidos especiales inferiores a una docena, se entregarán a los clientes en

cinco días hábiles luego de haber sido colocado el pedido en la empresa.
- Los pedidos especiales superiores a una docena tienen una duración para entrega
de doce días hábiles, después de la entrega del brief.
- Los pedidos de productos en línea tienen una duración de doce días hábiles.
 - Todos los pedidos superiores a cincuenta unidades (50), tienen una fecha de
entrega de 25 días hábiles.
- Los pedidos de arreglos tienen una duración de tres días hábiles luego de la
compra del cliente.
- Es necesario que advierta al cliente que si necesita un conjunto o pieza de su
pedido , luego de haber sido entregada la cantidad acordada, si el desea realizar
pedidos inferiores a una docena tendrá una duración de un mes para ser
entregado, en caso de ser superior se maneja bajo las condiciones de pedidos
normales.
- Para pedidos en materiales procesados como jean, tinturados, el tiempo de
entrega será de un mes y medio, al igual debe el vendedor realizar al cliente
las recomendaciones de lavado.

4.5. DIRECTRICES DE MANEJOD E ANTICIPOS:

- Los arreglos solo se realizan ante cancelación de las prendas por parte del
cliente.
- Se aceptan separación de mercancía, que pende ser por medio de anticipo, la
cual debe advertirse al cliente, que dicha reservación se conserva máximo para
un mes.
- Los pedidos especiales, solo se tramitan en la empresa, por el anticipo del
cincuenta por ciento del pago del total del pedido.

4.6. DIRECTRICES DE CALIDAD Y GARANTIA Y DEVOLUCIONES:

- La de calidad de confección a más tardar el día tercero, incluido el día de la

compra.
- Para reclamos de calidad de telas, se aceptan reclamaciones el día diez
calendario, luego de la compra.
- Para aceptar una reclamación del cliente debe enviar su prenda con su
respectiva factura.
- Todos los puntos deben de diligenciar el formato de RECEPCION DE
RECLAMACIONES, e informar inmediatamente al área Comercial.
- Los cambios que se efectúen en el mismo almacén de la venta se harán a
través del sistema directamente y para ello se debe registrar la devolución de la
mercancía y facturar la mercancía de cambio, la cual cruzará contra la
devolución.
- En caso de que la garantía sea un cambio, o se transforme en cambio, el
almacén enviara la remisión de la garantía a bodega, la cual deberá llegar con
el producto deteriorado físicamente.
- Recuerde que al cliente siempre se le debe entregar la copia de arreglo por
garantía, quien a su vez debe entregar dicho recibo para reclmar su rpenda.
- Sólo se podrá enviar una prenda para arreglo cuando el cliente la haya
cancelado en su totalidad siempre y cuando el cliente se haga responsable de
las modificaciones que se le hacen a la prenda y la vendedora conozca con
exactitud en que consiste el arreglo. DE ESTA FORMA ESTAREMOS EVITANDO
 QUE PRENDAS MAL ARREGLADAS DEBIDO A FALLAS EN EL PROCESO DE
COMUNICACIÓN SE CONVIERTAN EN UNA PERDIDA PARA LA EMPRESA.

 Cuando en el almacén se efectué un cambio de referencia de grupo de

salud o quirúrgico a grupo de escuelas se debe diligenciar la planilla
correspondiente; esto es que cuando un artículo de línea se convierta
en otro al colocarle un escudo para institución o escuela se debe
registrar el cambio de referencia en la planilla

.
4.6. DIRECTRICES ADMINISTRATIVAS DE LA VENTA Y FACTURACION:

- No se pueden crear referencias en el sistema sin autorización bajo ninguna

circunstancia.
- Se debe facturar a cada cliente con su número de cédula y sus datos
personales, en caso de que sea persona natural, o a su NIT en caso de que sea
persona Jurídica. TENGA EN CUENTA QUE EL DIGITO DE VERIFICACION NO
HACE PARTE DEL NUMERO DEL NIT, Y SE DEBE REGISTRAR CUANDO EN LA
VENTANA QUE APARECE AL CREAR UN TERCERO, EN LA CASILLA DV.

4.7. MANEJOD E PRODUCTO EN LOS PUNTOS DE VENTA:

- Cuando se envía ropa para lavandería de los almacenes debe venir remisionada
para bodega principal
- No se debe enviar ropa para lavandería que no esté percudida o que no se
justifique su lavado general y si presenta pequeñas manchas enviarla por
arreglos para limpieza.
- En caso de que la mercancía se encuentre con marras o algo deteriorada se
deberá enviar remisionada para arreglo o para que la reclasifiquen en el grupo
de promoción.
- El encargado de bodega debe enviar la ropa para lavandería a la persona
encargada de arreglos en el taller a través de una planilla de control de
lavandería que tendrá original y copia y con la cual se conocerá en que
proceso se encuentra la ropa: lavado, plancha o empaque, y que persona debe
responder por ella.
- La ropa de lavandería se enviará a la bodega principal una vez al mes en la
primera semana del mismo.