CARACTERIZACION DE PROCESO CODIGO: 60.038.

01-010-11

Fecha: 11/03/2014
GESTION DE COMPRAS Y MANEJO DE Reviso y Aprobó:
PROFESIONAL
INVENTARIO UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO

PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO TIPO

GESTION DE COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIO PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA PLANEACION E INVENTARIO SOPORTE

PROPOSITO
Garantizar el suministro de bienes, servicios, para el buen funcionamiento del Instituto garantizando el cumplimiento de la Constitución, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos del Consejo
Directivo, los Estatutos de la Entidad, y las Normas técnicas ISO-9001, GP-1000 y el MECI-1000.
ALCANCE
Se aplica para todo tipo de compra realizada por el Instituto, desde su solicitud de compra hasta la entrega del mismo al solicitante.

PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS CLIENTE

PUNTOS DE PROCESO QUE
O PROCESO DOCUMENTOS PH ACTIVIDADES DEL PROCESO RESPONSABLES DOCUMENTOS Y
CONTROL REQUIERE LA
FUENTE Y REGISTROS VA (METODOS- DOCUMENTOS) REGISTROS
SALIDA
PLANIFICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL
NORMA ISO- Listado maestro de GESTION DE
PROCESO: GESTION DE COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIO Procedimientos.
9001:2008 GP Documentos. COMPRAS Y MANEJO
Registros.
CLIENTES 1000:2009, Listados de distribución DE INVENTARIO.
Participar en la elaboración de los Procedimientos, registros, PROFESIONAL Mapa de Procesos.
REQUISITOS Acto administrativo de
Compras y manejo de P caracterización, Mapa de procesos y en general los diferentes
documentos del proceso con el fin de lograr su eficaz implementación
UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO
Documentos del S.G.C. relacionados
con el proceso
adopción. PLANEACIÓN,
Inventario Necesidades de los Documentos originales MEJORA Y
y mantenimiento en el S.G.C. Cuadro de Indicadores de Gestión.
clientes y los diferentes firmados. ADMINISTRACIÓN
Plan de acción.
procesos relacionados DEL S.G.C
Participar en la definición de metas del proceso de compras
Misión, Visión, Política,
Objetivos de calidad,
Gestión gerencial y Reorganización operativa,
Plan de
Estrategia Empresarial. PROFESIONAL conocimiento y aprobación de la GESTION DE
implementación y IMPLEMENTAR DIRECTRICES Y DISPOSICIONES DEL INSTITUTO
Planificación, Mejora y
mejoramiento del H PARA EL S.G.C.
UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO
Política de calidad, objetivos, misión
y visión del instituto por parte de los
COMPRAS Y MANEJO
DE INVENTARIO.
S.G.C,
administración del S.G.C funcionarios.
direccionamiento de la
gerencia
GESTION DE
Listado de proveedores críticos.
IDENTIFICAR LOS INSUMOS, SERVICIOS PRINCIPALES QUE PROFESIONAL COMPRAS Y MANEJO
Compras y manejo de Base de datos
inventarios proveedores P AFECTAN LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS DEL
IDESAN
UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO
Listado de productos, insumos o
Selección de Proveedores DE INVENTARIO,
servicios críticos.
OFICINAS GESTORAS
Necesidades y Formato Selección proveedores
expectativas del DEFINIR CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES mínima, menor y mayor cuantia.
GESTION DE
IDESAN dependiendo de tipo de contratación: 60.038.02-130
Oficinas Gestoras PROFESIONAL COMPRAS Y MANEJO
 Minima cuantía y menor cuantía (Formato Selección
Clientes del IDESAN
Necesidades y P proveedores 60.038.02-130
UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO
Formato selección Proveedores para
Supervisores de Contratos DE INVENTARIO,
expectativas de los  Mayor cuantía - Licitación Pública ( Se define en Inversiones 60.038.02-124
OFICINAS GESTORAS
clientes los pliegos)
base de datos SICE Pliegos de condiciones

Caracterización Proceso: 60.038.01-010-11 Página 1 de 6 Cod Fto: 60.038.02-014-03

 PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS CLIENTE
PUNTOS DE PROCESO QUE
O PROCESO DOCUMENTOS PH ACTIVIDADES DEL PROCESO RESPONSABLES DOCUMENTOS Y
CONTROL REQUIERE LA
FUENTE Y REGISTROS VA (METODOS- DOCUMENTOS) REGISTROS
SALIDA
Necesidades y DEFINIR CRITERIOS DE REEVALUACION PERIÓDICA DE Formato Reevaluación proveedores
expectativas del PROVEEDORES PRINCIPALES para Inversión 60.038.02-125. GESTION DE
Oficinas Gestoras IDESAN PROFESIONAL COMPRAS Y MANEJO

Clientes del IDESAN Necesidades y

P  Minima cuantía
UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO
Formato Reevaluación Proveedores
Aplica para las modalidades de
Supervisores de Contratos DE INVENTARIO,
 Menor cuantía
expectativas de los contratación vigente a excepción de OFICINAS GESTORAS
 Mayor cuantía - Licitación Publica la Licitación 60.032.02-131-03.
clientes
GESTION DE
Necesidades de Grupo de apoyo para la
PROFESIONAL Plan Anual de Adquisiciones. COMPRAS Y MANEJO
TODOS LOS insumos, servicios de ELABORACIÓN, APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE elaboración del PAA.
PROCESOS DEL S.G.C. todos los procesos del P ADQUISICIONES
UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO
Formato establecido por Colombia
Compra Eficiente.
Gerente
DE INVENTARIO,
S.G.C. Planeación e Inventarios
OFICINAS GESTORAS
DETERMINAR LOS REQUISITOS DE COMPRA ( CALIDAD, TIPO,
PRODUCTO, SERVICIO, CARACTERISTICAS, PRECIOS, ECT ) GESTION DE
COMPRAS Y MANEJO
OFICINA GESTORA
TODOS LOS Estudios previos Solicitud de requisitos e invitación a cotizar, definir términos de Estudios previos ( documentos DE INVENTARIO,
Supervisores de Contratos
PROCESOS DEL S.G.C Disponibilidad soporte según la normatividad
presupuestal H referencia, según la modalidad de contratación. PROFESIONAL
UNIVERSITARIO AREA
vigente para cada modalidad de
Gerencia
OFICINAS GESTORAS
OFICINAS GESTORAS cotizaciones, contratación)
 Minima cuantía JURIDICA
GESTIÓN Y
 Menor cuantía
ASESORIA JURÍDICA
 Mayor cuantía - Licitación Publica
Formato Selección Formato Selección proveedores
OFICINA GESTORA
proveedores OPS mínima, menor y mayor cuantía.
Resolución de GESTION DE
60.038.02-130 60.032.02-131, diligenciado
CORD. GRUPO ESCOGER O SELECCIONAR EL PROVEEDOR adjudicación COMPRAS Y MANEJO
JURIDICO DE INVENTARIO,
Formato selección GERENCIA Formato selección Proveedores para
Contrato Legalizado
GERENCIA
Proveedores para
Inversiones
H  Minima cuantía
 Menor cuantía COMITÉ DE EVALUADOR
Inversiones 60.038.02-124,
diligenciado
OFICINAS GESTORAS
Actas de evaluación de
60.038.02-124  Mayor cuantía - Licitación Publica
COMITÉ ofertas, del comité de GESTIÓN Y
Calificación proponente para
licitaciones y compras ASESORIA JURÍDICA
Propuestas, licitación por el Comité evaluador de
PROVEEDORES
cotizaciones los procesos de selección.
GESTION DE
DOCUMENTAR Y REVISAR Y APROBAR LOS REQUISITOS DE PROFESIONAL COMPRAS Y MANEJO
Proveedor UNIVERSITARIO AREA Elaborar el Contrato DE INVENTARIO,
COMPRA (PARA CUALQUIER MODALIDAD DE CONTRATACION)
Seleccionado, Ofertas JURIDICA Firmas Gerencia y
PROVEEDORES
Ganadoras, H Actos administrativos para la compra
Contratos
Contratista OFICINAS GESTORAS
Cotizaciones GERENCIA
Revisión Área Jurídica GESTIÓN Y
ASESORIA JURÍDICA
OFICINA GESTORA
GESTION DE
CORD. GRUPO COMPRAS Y MANEJO
Documentos requeridos PROFESIONAL Legalización del
JURIDICO DE INVENTARIO,
para la legalización del ELABORAR ACTO ADMINISTRATIVO DE COMPRA (JURÍDICA) UNIVERSITARIO AREA Firmas Gerencia y
GERENCIA
contrato ver Proceso:
Gestión y Asesoria
H LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO ( PARA CUALQUIER
MODALIDAD DE CONTRATACION)
JURIDICA Contrato legalizado por las partes Contratista
OFICINAS GESTORAS
Jurídica. GERENCIA Revisión Área Jurídica
COMITÉ GESTIÓN Y
ASESORIA JURÍDICA
PROVEEDORES
GESTION DE
OFICINA GESTORA
COMPRAS Y MANEJO
VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO COMPRADO/ Registro de verificación de Producto
Producto DE INVENTARIO,
CONTRATADO PROFESIONAL comprado: Acta de Ingreso,
Bien, Servicio
UNIVERSITARIO AREA devolutivo o de consumo
comprado o contratado Actas de Supervisión del TESORERÍA
PROVEEDORES
Factura V  Minima cuantía
PLANEACION E INVENTARIO
NEACION Actas de informe del supervisor del
Contrato.
Cuenta de Cobro.  Menor cuantía CONTABILIDAD
contrato
Documentos soporte  Mayor cuantía - Licitación Publica
SUPERVISOR DEL
GESTIÓN Y
CONTRATO
ASESORIA JURÍDICA

Caracterización Proceso: 60.038.01-010-11 Página 2 de 6 Cod Fto: 60.038.02-014-03

 CLIENTE
PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS
PUNTOS DE PROCESO QUE
O PROCESO DOCUMENTOS PH ACTIVIDADES DEL PROCESO RESPONSABLES DOCUMENTOS Y
CONTROL REQUIERE LA
FUENTE Y REGISTROS VA (METODOS- DOCUMENTOS) REGISTROS
SALIDA
P Producto
Acta de ingreso al almacén.
Bien, PROFESIONAL Registro del ingreso GESTION DE
ELABORACIÓN DE ACTA DE INGRESO AL ALMACÉN(APLICA
PROVEEDORES Factura
Cuenta de Cobro.
H PARA BIENES DE CONSUMO O DEVOLUTIVO)
UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO
Acta Ingreso al Inventario del
Xeo Modulo de Inventarios.
Calcomanía Inventario
COMPRAS Y MANEJO
DE INVENTARIO,
funcionario. ( SI ES DEVOLUTIVO)
Documentos soporte
GESTION DE
COMPRAS Y MANEJO
DE INVENTARIO,
Informe de supervisor. Firmas de revisión de la
SUPERVISOR DEL Acta de Terminación TESORERÍA
PROVEEDORES Informe del proveedor. H ELABORACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN
CONTRATO
Gerencia y supervisor del
contrato
CONTABILIDAD

GESTIÓN Y
ASESORIA JURÍDICA
COMPRAS Y MANEJO
DE INVENTARIO,
Informe de supervisor.
Informe del proveedor. Firmas de revisión de la TESORERÍA
SUPERVISOR DEL Acta de Liquidación
PROVEEDORES Facturas, cuentas de
cobro
H ELABORACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN
CONTRATO
Gerencia y supervisor del
contrato CONTABILIDAD

GESTIÓN Y
ASESORIA JURÍDICA
Formato Reevaluación
proveedores para
Inversión 60.038.02-
125.
REEVALUAR PERIÓDICAMENTE A LOS PROVEEDORES Formato Reevaluación proveedores
Formato Reevaluación CRITICOS para Inversión 60.038.02-125. ,
Proveedores OP´S, OFICINA GESTORA GESTION DE
diligenciado Indicador Interno
Contratación Directa y COMPRAS Y MANEJO
PROVEEDORES
Licitación Pública. H  Minima cuantía
SUPERVISOR DEL
Formato Reevaluación Proveedores Revisión por la Dirección
DE INVENTARIO,
60.038.02-131. CONTRATO
 Menor cuantía mínima, menor y mayor cuantía.
 Mayor cuantía - Licitación Publica 60.032.02-131. diligenciado.
Informes de supervisor.
Informes del proveedor.
Formato para
calificación de
proveedores

Todos los procesos del

Bienes PROFESIONAL Informe de existencias. GESTION DE
s.G.C. ADMINISTRACION Y CONTROL DEL INVENTARIOS DE BIENES E Sistema Xeo devolutivos-
Insumos
Sistema de Inventario
H INSUMOS
UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO Informe Sistema Xeo devolutivos
Inventarios
COMPRAS Y MANEJO
DE INVENTARIO
Proveedores

GESTIÓN GERENCIAL
Y ESTRATEGIA DE LA
ENTIDAD
Mapa de Riesgos de la
ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROCESO Mapa de Riesgos de la Entidad
Entidad
Planeación, mejora y PROFESIONAL actualizado Revisión por la Dirección. PLANEACIÓN Y
administración del S.G.C
Manual de H Identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear los riesgos del proceso,
generando acciones preventivas y diseñando controles para reducir
UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO Acciones Preventivas y planes de Indicadores de gestión.
MEJORAMIENTO DEL
S.G.C.
Administración del
pérdidas potenciales y/o incrementar beneficios potenciales. mejoramiento.
Riesgo
GESTION DE
COMPRAS Y MANEJO
DE INVENTARIO

Caracterización Proceso: 60.038.01-010-11 Página 3 de 6 Cod Fto: 60.038.02-014-03

 CLIENTE
PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS
PH ACTIVIDADES DEL PROCESO PUNTOS DE PROCESO QUE
O PROCESO DOCUMENTOS RESPONSABLES DOCUMENTOS Y
VA (MÉTODOS- DOCUMENTOS) CONTROL REQUIERE LA
FUENTE Y REGISTROS REGISTROS
SALIDA
GESTIÓN GERENCIAL
Y ESTRATEGIA DE LA
AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL ENTIDAD
Comité de Coordinación
Realizar la auto evaluación del control teniendo en cuenta la encuesta, PROFESIONAL PLANEACIÓN Y
Comité de Coordinación Cuestionario Auto Cuestionario Auto evaluación del de Control Interno.
de Control Interno. evaluación del Control V y verificar la existencia de cada uno de los elementos de control así
como evaluar su efectividad en el proceso, área responsable y la
UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO
Control diligenciado para procesar.
MEJORAMIENTO DEL
S.G.C.
Revisión por la dirección
entidad
GESTION DE
COMPRAS Y MANEJO
DE INVENTARIO
GESTIÓN GERENCIAL
Fichas Técnicas de
Y ESTRATEGIA DE LA
Indicadores.
AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL PROCESO ENTIDAD
Manual de Sistema de
Planeación, mejora y Recopilar de datos y procesamiento de indicadores de gestión PROFESIONAL Informe de Autogestión del proceso Revisión por la Dirección PLANEACIÓN Y
Evaluación y Control
administración del S.G.C V relacionados con el proceso, calificarlos de acuerdo a la Gestión
realizada comparándolo con las metas establecidas, presentando
UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO Indicadores de Gestión Cuadro de Mando
MEJORAMIENTO DEL
S.G.C.
Procedimientos.
informe
GESTION DE
Reglamentos,
COMPRAS Y MANEJO
Requisitos legales
DE INVENTARIO
ELABORACION DE INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO
PROFESIONAL Revisión por la Dirección
Compras y manejo de
inventario
Datos del proceso V Recopilar datos, procesar indicadores y realizar análisis
UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO
Indicadores de Gestión.
Cuadro de Mando
GERENCIA

DESARROLLAR ACTIVIDADES DE CORRECCION Y

MEJORAMIENTO DEL PROCESO Acciones correctivas PLANEACIÓN,
PROFESIONAL Seguimiento de acciones
Compras y manejo de Problemas potenciales Acciones preventivas MEJORA Y
inventario y reales A Documentar acciones correctivas y preventivas tendientes a mejorar el
UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO
Planes de Mejoramiento del proceso
Correctivas, preventivas y
a Planes de mejora,
ADMINISTRACIÓN
proceso Planes de mejoramiento Individual DEL S.G.C
Control Interno

Caracterización Proceso: 60.038.01-010-11 Página 4 de 6 Cod Fto: 60.038.02-014-03

PROCESOS CON LOS QUE Este proceso interactúa con todos los procesos del Sistema de Gestión de calidad del instituto, para garantizar el suministro de bienes y servicios
INTERACTUA: requeridos por los procesos con el fin de lograr su eficaz funcionamiento.

RECURSOS: Oficina, computador, software, personal, instalaciones.

RIESGOS : Ver Mapa de Riesgos de la Entidad

PARAMETROS DE CONTROL Y
Auditorias Internas, Revisión por la dirección, Indicadores de gestión, procedimientos
MEDICION:
REQUISITOS DEL CLIENTE: Productos, insumos y servicios que cumplan y satisfagan las expectativas de los clientes internos y externos del instituto.

REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN: Manual de Calidad, Manual de Crédito, Manual de Administración de Riesgo, Procedimientos, Estatuto
Orgánico.

REQUISITOS LEGALES: ley 80 de 1993 Decreto 2170/2002 y Decreto 2434 de 2006, Decreto 0323 Inventarios, Decreto 0292 Inventarios, Ley 598
Sistema de Vigilancia para la contratación estatal SICE www.sice.cgr.gov.co y su Decreto 3512 de Diciembre /2003, Decreto Ley Numero 4170 de
REQUISITOS 2011. Resolución Gerencia Numero 0305 de Diciembre 29 de 2009 ( se nombra el Comité evaluador)

REQUISITOS ISO: 7.4, 8, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

REQUISITOS NTC-GP-1000: 7.4, 8, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

DOCUMENTOS RELACIONADOS
REQUISITOS MECI-1000:
1.3, 3.1, 3.1.1, 3.1.2, 3.3, 3.3.2, 3.3.3
Manual de Calidad
Manual de crédito
Manual de Administración de Riesgo.
60.027.02-001 Creación y Elaboración de Documentos del S.G.C, 60.027.02-002 Control de documentos del S.G.C,
60.027.02-003 Control de Registros del S.G.C, 60.027.02-004 Acciones Correctivas y Preventivas mediante planes de mejoramiento
60.027.02-006 Control del producto No Conforme, 60.027.02-007 Auditorias Internas del S.G.C,

Caracterización Proceso: 60.038.01-010-11 Página 5 de 6 Cod Fto: 60.038.02-014-03

 ÍNDICES DE GESTIÓN DE: COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIO

OBJETIVO INDICADOR TIPO FRECUENCIA RESPONSABLE

PROFESIONAL
PROMEDIO CALIFICACION
2.5.7 Mantener relaciones DE PROVEEDORES
EFICACIA TRIMESTRAL UNIVERSITARIO AREA
PLANEACION E INVENTARIO
mutuamente beneficiosas con
los proveedores para contar PROFESIONAL
% CUMPLIMIENTO PLAN DE
con talento humano y COMPRAS
EFICIENCIA TRIMESTRAL UNIVERSITARIO AREA
recursos técnicos, PLANEACION E INVENTARIO
administrativos y financieros
de óptima calidad, para DEVOLUCION, QUEJAS O
PROFESIONAL
RECLAMOS A
garantizar la prestación de PROVEEDORES
EFECTIVIDAD TRIMESTRAL UNIVERSITARIO AREA
los servicios del Instituto. PLANEACION E INVENTARIO

% EFICACIA AL CIERRE DE PROFESIONAL

2.5.1 Lograr la eficacia, ACCIONES CORRECTIVAS- EFICACIA TRIMESTRAL UNIVERSITARIO AREA
eficiencia y efectividad de las COMPRAS PLANEACION E INVENTARIO
actividades y procesos, a
# NO CONFORMIDADES PROFESIONAL
través del desarrollo de una AUDITORIAS INTERNAS- EFECTIVIDAD TRIMESTRAL UNIVERSITARIO AREA
cultura de mejora continua COMPRAS PLANEACION E INVENTARIO

% EFICIENCIA AVANCE PLAN PROFESIONAL

2.5.5 Ser una entidad DE MEJORAMIENTO- EFICIENCIA TRIMESTRAL UNIVERSITARIO AREA
confiable, actuando bajo los COMPRAS PLANEACION E INVENTARIO
principios de ética y # NO CONFORMIDADES
PROFESIONAL
transparencia. AUDITORIA ENTIDADES
EFECTIVIDAD TRIMESTRAL UNIVERSITARIO AREA
GUBERNAMENTALES
PLANEACION E INVENTARIO
EXTERNAS- COMPRAS
2.5.6 Fortalecer la
implementación y desarrollo
de la política de la
administración del riesgo a % EFICACIA AL CIERRE DE PROFESIONAL
través de la adecuada ACCIONES PREVENTIVAS EN EFICACIA TRIMESTRAL UNIVERSITARIO AREA
COMPRAS PLANEACION E INVENTARIO
gestión y tratamiento de los
riesgos para garantizar el
cumplimiento de la misión y
visión institucionales.

Caracterización Proceso: 60.038.01-010-11 Página 6 de 6 Cod Fto: 60.038.02-014-03