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AUDITORIA SOBRE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA COMPAÑIA

COCOSURE LTDA

AUDITORIA SOBRE LOS ACTIVOS FIJOS EMPRESARIALES


EN LA COMPAÑÍA COCOSURE LTDA

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AUDITORIA SOBRE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA COMPAÑIA
COCOSURE LTDA

Tabla de contenido
INTRODUCCION ............................................................................................................................. 3

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AUDITORIA SOBRE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA COMPAÑIA
COCOSURE LTDA

INTRODUCCION
La propiedad planta y equipo que posee la Compañía COCOCOSURE LTDA para uso y
suministro de bienes va en la base de datos de almacén, quien es el encargado de
recepcionar cualquier ingreso de activos y el módulo de contabilidad, permitiendo que
informar cambios que ocurren a lo largo de la vida útil de cada bien (altas, bajas,
transferencias).

El objetivo de la auditoria es reunir la evidencia comprobatoria suficiente para obtener


una base razonable para la expresión de una opinión profesional de los activos fijos
respecto de la razonabilidad que se presente en los Estados Financieros colaborando
con ambas partes a fin de unificar los criterios de control administrativo – contable
teniendo como puente la interface entre el módulo de almacén y contabilidad.

Para determinar dicha razonabilidad, se realiza la evaluación al control interno y un


estudio detallado y pormenorizado de todos y cada uno de los elementos que componen
la Propiedad Planta y Equipo que se encuentran dentro del sistema de información del
módulo de almacén y contabilidad apoyado con papeles de trabajo muy claros y
específicos, se podrá encontrar un resultado por cada cuenta que corresponde a dicho
rubro. El resultado de este proceso es una gestión coordinada e integrada, con
uniformidad de criterios de información en la base de datos de Activos fijos y una
evaluación de la situación actual en valores ajustados a la realidad económica.

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IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA


Como consecuencia de la falta de normalidad en las operaciones y funciones
que se realiza en el área de Activos Fijos, se tuvo que realizar una Auditoria
Especial de los Activos Fijos la empresa COCOSURE LTDA, con el propósito
de mejorar el control de las irregularidades y deficiencias que puedan existir
en dicha área. Por lo tanto el área de Activos Fijos requiere optimizar su
administración y control de los bienes que posee, para una eficiente
operatividad, responsable y para dar cumplimiento a las Normas de Auditoria
Gubernamental, Disposiciones legales establecidas en la ley 1178 y
Procedimientos vigentes en el Ministerio de Planificación del Desarrollo.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Realizando una evaluación a los activos fijos de COCOSURE LTDA se llega a


la siguiente formulación del problema: ¿La implementación e implantación de
un Sistema de Administración de Bienes y Servicios permitirá lograr una
eficiente y eficaz administración y control de los activos fijos, para obtener
una información confiable y así mismo cuentan con la documentación
suficiente que lo respalde?

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OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

 Realizar una auditoría a los activos fijos que permita a los usuarios de la
información tomar de decisiones en condiciones de menor incertidumbre en
COCOSURE LTDA.

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Realizar un diagnóstico inicial para conocer la situación actual de la


empresa, los riesgos y las áreas de oportunidad que presenta.
 Evaluar el procedimiento de inventario de activos fijos empresariales y las
herramientas que se utilizan.
 Realizar el inventario físico de los activos fijos, su rotulación y conciliarlo
con la información contable.
 Establecer si la información financiera que se refleja en los estados
financieros de los activos fijos es razonable y está de acuerdo a las normas
de contabilidad generalmente aceptadas.
 Presentar informe de auditoría de activos fijos empresariales con los
resultados y sugerencias del proyecto.

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2. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

La auditoría a los activos fijos está compuesta por la auditoria de control interno y la
auditoría financiera, que incluye diagnóstico y evaluación del sistema, como se muestra
en la figura 1.
Figura 1. Auditoria a los Activos Fijos

Fuente: Autoras del proyecto

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FECHA: FEBRERO 10 -2018


PLAN DE AUDITORIA INTERNA

PLAN No. 1
LIDER:
AUDITORES: AUDITOR:
AUDITOR:
FECHA DE LA AUDITORIA
LUGAR DE LA AUDITORIA
En el desarrollo de nuestra auditoria verificaremos todos y cada uno de los procedimientos
internos que lleve la Compañía COCOSURE LTDA en el manejo de Propiedad Planta y
ALCANCE Equipo. Para esto realizaremos el examen de auditoria sobre todo el movimiento de
Propiedad Planta y Equipo ocurrido en ultimo año 2017, las entradas y salidas de activos
fijos y los procedimientos para el adecuado uso y control del mismo.

comprobar la existencia real de los activos enunciados por la empresa.


Verificar la exactitud de los registros de este componente para la totalidad de los activos
OBJETIVO GENERAL que lo forman.
Analizar que las modificaciones de la cuenta Propiedad, planta y equipo ha sido
debidamente registradas.
1. Determinar la correcta clasificación y presentación de los activos fijos en los estados
financieros.
2. Determinar la propiedad o la existencia de alguna restricción sobre cualquiera de estos
OBJETIVOS ESPECIFICOS activos.
3. Constatar que estos estén registrados correctamente y de acuerdo a las normas
existentes.
4. Determinar si la depreciación del período es razonable.
ASERCIONES

PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN

DERECHOS Y OBLIGACIONES
HORAS PLANIFICADAS

OCURRENCIA
INTEGRIDAD

EXISTENCIA

VALUACIÓN
EXACTITUD

PROCEDIMIENTOS RECURSOS

Obtener un análisis o
resumen de los cambios en
1. M.F. 3h. X
la propiedad poseída y
conciliar con mayores
Comprobar adiciones
2. M.F. 6h. X X
durante el año
Hacer inspección física de
3. M.F. 1h. X X
adquisiciones importantes
Analizar cuentas de gastos
4. de reparación y M.F. 10h. X X
mantenimiento
Investigar la condición de la
5. propiedad que no está N.M 15h. X X
actualmente en uso
6. Probar la depreciación N.M 10h. X
Investigar los retiros de
7. N.M 5h. X X
propiedad durante el año
Examinar la evidencia de
8. M.F. 3h. X X
propiedad legal
Realizar procedimientos
9. M.F. 7h. X X
analíticos
Evaluar la presentación y
10. revelación de estados N.M 1h. X
financieros
Identificar activos fijos de
11. N.M 2h. X X
operaciones discontinuas
Revisar movimiento de estos
12. activos en mayores y N.M 7h. X X X
cotejarlo con saldo en libros.
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Evaluar la presentación y
13. revelación de estados N.M 3h. X X
financieros
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DIAGNÓSTICO DE CONOCIMIENTO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA Y LOS RIESGOS


PRESENTES.

3.1 Auditoria de control interno. La auditoría efectuada al control interno


se realizó en dos etapas: la primera corresponde al diagnóstico del sistema
de control interno y la segunda corresponde a la evaluación del sistema de
control interno contable.

3.2 Diagnóstico sistema de control interno. El objetivo es determinar la


situación actual del sistema, con el fin de conocer el nivel de desarrollo y
organización de los componentes, subsistemas y por ende el sistema de
control.

CUESTIONARIO DE CONTROL DE INVENTARIOS

RESPUESTAS
NO. PREGUNTA COMENTARIO /OBSERVACIONES
SI NO N/A
¿Las cuentas de activos fijos están respaldadas por registros
1
auxiliares adecuados? X
Tales registros son manejados por personas distintas de
2
aquellas responsables por las propiedades? X
¿Periodicamente se toman inventarios físicos de los activos
3 fijos bajo la supervisión de empleados no responsables por
su custodia ni por su resgistro contable? X
¿Se informa al gerente las diferencias que se presenten entre
4
el inventario físico, y los registros auxiliares? X
¿Revisa la compañía periódicamente la cuenta de
5 construciones en proceso, para evitar que a esta cuenta se
lleven cargos por concepto de reparaciones y mantenimiento? X
¿Hay controles físicos para salvaguardar la propiedad,
6
X
¿La adquisición de activos fijos se documenta
7 mediante cotización, factura y conduce antes de ser
registrada en sistema? X
¿Existen procedimientos y políticas escritas de
8 adquisición, capitalización, disposición y depreciación de
activos? X

PREPARADO POR :
Examinador

REVISADO POR:
Supervisor

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3.3 Resultados cualitativos. Los resultados obtenidos para cada


componente de control, donde se detalla elemento por elemento.

TABLA 1. DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Diagnóstico del sistema de control interno a los activos fijos de COCOSURE LTDA
Componente Observaciones
No se realizan capacitaciones ni inducciones al nuevo personal, que
contribuyan al mantenimiento y mejoramiento de las competencias
Ambiente de de los funcionarios.
Control

No se encuentran identificados los riesgos internos y externos que


puedan interferir en el cumplimiento de los objetivos, ni mapa de
riesgos. Los más relevantes son: Perdida de activos, Falta de
Evaluación de razonabilidad en la cuenta propiedad planta y equipo, Calculo de
Riesgos depreciación sobre bienes inexistentes o ya depreciados.

No existen documentos escritos de la estructura de control interno, a


nivel general ni de cada dependencia. No existe un flujo de
información adecuado entre las diferentes dependencias, ni se
realizan pruebas de software al sistema de información tecnológico,
para comprobar su seguridad y correcto funcionamiento. Es alta la
Actividades de rotación de personal de actividades claves dentro de la compañía, lo
control que puede afectar el correcto funcionamiento de la compañía.

No se revisa periódicamente el sistema de información para


comprobar que sigue siendo eficaz en la toma de decisiones. Aunque
Información y existen algunos mecanismos para mejorar el sistema de
comunicación comunicación, no son suficientes para que sea preciso y oportuno.

El sistema de control interno no es evaluado periódicamente ni


existen herramientas de autoevaluación, ni procedimientos para
Monitoreo poder informar oportunamente las deficiencias.

3.4 Evaluación sistema de control interno contable. Es la valoración que se hace al


sistema de control interno de la compañía con el objeto de determinar y comprobar

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calidad, efectividad y nivel de confianza del funcionamiento de los mecanismos de


control contable implementados en lo referente a activos fijos.

3.5 Administración de riesgos. La compañía debe dar cumplimiento a su misión


institucional, para lo cual gestiona diferentes procesos y proyectos institucionales, que
pueden verse afectados por la presencia de riesgos, por tanto se hace necesario contar
con un plan de acción encaminado a administrar y prevenir la ocurrencia de riesgo al
interior de COCOSURE LTDA.

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TABLA 2. MATRIZ DE RIESGOS DE CONTROL

RIESGO RIESGO DE RIESGO


CONTROL
INHERENTE CONTROL COMBINADO
COMPONENTE OBSERVACIONES RIESGO ENFOQUE PRINCIPALES PRUEBAS

MEDIO

MEDIO

MEDIO
ALTO

ALTO

ALTO
BAJO

BAJO

BAJO
SÍ NO DESCRIPCIÓN

PROPIEDAD PLANTA Y Obtener un análisis o resumen de los


cambios en la propiedad poseída y
conciliar con mayores.
Existencia de activos no Comprobar adiciones durante el año
utilizados ni depreciados Hacer inspección física de
EQUIPOS -
desde su incorporación adquisiciones importantes
como parte del Analizar cuentas de gastos de
patrimonio autónomo La cuenta de reparación y mantenimiento
propiedad planta
y equipos no se Investigar la condición de la propiedad

X
DEPRECIACIONES - X N/A Sustantivo que no está actualmente en uso
está
presentando Probar la depreciación
razonablemente Investigar los retiros de propiedad
durante el año
OPERACIONES Activos fijos provenientes Examinar la evidencia de propiedad
de operaciones legal
discontinuas Realizar procedimientos analíticos
Evaluar la presentación y revelación
DISCONTINUAS de estados financieros

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3. RESULTADOS FINANCIEROS RESULTADOS DEL INVENTARIO FISICO


3.1 Entrega formal a funcionarios. El inventario a cargo de cada funcionario fue
formalmente entregado por medio de un formato en donde se diligenció los datos
de cada funcionario como nombre, número de documento, cargo, la dependencia a
la que pertenece y la fecha de entrega. En cuanto a la información referente a los
activos incluye datos como placa, nombre, descripción, serie, estado, ubicación,
valor individual y valor total del inventario. Dicho formato no tendría validez sin las
firmas pertinentes por parte del funcionario responsable, del director financiero y
de las autoras del proyecto.

3.2 Rotulación. Cada uno de los activos identificados fue rotulado, esta fue ubicada en
el mismo lugar para cada tipo de activo, lo que va a permitir identificar más rápido
y fácil un elemento en particular. Se tuvo especial cuidado en el diseño y en buscar
un material duradero y resistente a través del tiempo. Una vez realizada la toma de
inventario físico y luego de analizar el resultado, se obtuvo el total por tipo de
activo. Quedando distribuido el valor total del inventario de activos fijos que tiene
actualmente la compañía como se muestra en la tabla 3.

TABLA 3.

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RECOMENDACIONES

1. Activos fijos depreciados totalmente

 Se recomienda reflejar en las cuentas de orden los valores de los activos


depreciados totalmente

2. Inventario a cargo de los funcionarios

 Se recomienda en lo posible evitar asignar a un solo responsable un número


excesivo de activos que dificulte su adecuado seguimiento y custodia;
 Establecer los mecanismos necesarios para que cuando los funcionarios observen
que algunos de los bienes a su cargo no se encuentran en su poder o fueron
retirados sin autorización previa, informen oportunamente para los trámites
correspondientes;
 Incluir en la planilla de “Activos por responsable” una columna para Novedades d
Activos Fijos de forma tal que queden registrados los traslados, cambios de
responsable o pérdidas, entre otros, previo reporte por parte de los responsables;
Cuando los bienes estén en poder de terceros se debe garantizar que se dará
buen uso y protección de los mismos durante el tiempo que esté en su posesión;
por lo tanto, se recomienda generar un procedimiento para el amparo de los
mismos;
 Se recomienda al responsable de la toma y actualización de Inventarios, velar por
el permanente cumplimiento de las políticas establecidas, informar o generar un
reporte de las diferencias o insatisfacciones en este proceso, con el fin de realizar
y establecer las correcciones pertinentes.

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