SIAPRFD - Manual de UsuarioPDA

Recepción de Comprobantes Fiscales Digitales

(SIAPRFD)
Manual de Usuario

Recepción de Comprobantes Fiscales Digitales (SIAPRFD) 2011

Aplicación principal: SIAPRFD
Como se mencionó al principio de este manual, SIAPRFD es una aplicación web, por lo que requiere la utilización
de un browser como Internet Explorer o Firefox. Las ilustraciones que se muestran de aquí en adelante reflejan
el uso en Internet Explorer.
Este módulo debe idealmente funcionar en una DMZ, y para ello fue diseñado para contener la información
mínima indispensable en su base de datos y para no acceder en ningún momento a la información de
SIAPAdvance (o el ERP utilizado).
Acceso a la aplicación
Para acceder a la aplicación, a cada proveedor (PDA de ahora en adelante) le es asignada una contraseña por
agencia del grupo. De esta forma, si tiene relación comercial con más de una, el entrar con una contraseña
específica determina unívocamente la agencia a la que está facturando.
Como se observa en la Ilustración 1, el proveedor debe ingresar tres elementos para ingresar: su código de PDA,
su RFC y la contraseña. El primer y tercer elementos le son proporcionados por la agencia una vez configurada la
aplicación y transferidos los datos iniciales desde SIAPAdvance1.

1
En adelante, al hacer referencia a SIAPAdvance se debe asumir “o el ERP instalado”, salvo cuando se indique lo contrario.
2

Ilustración 1 – Pantalla de acceso
Lista de comprobantes
Una vez ingresados los datos, la aplicación presenta la pantalla principal, donde se muestra la lista
(posiblemente vacía) de comprobantes ya ingresados que están en proceso. La Ilustración 2 refleja cómo se
vería una lista de comprobantes en proceso, incluyendo varios casos que se describen más adelante.

3

Ilustración 2 ‐ Pantalla de comprobantes en proceso
En la parte superior izquierda de la pantalla se despliega el logo de la agencia que está siendo facturada y en la
parte superior derecha el nombre del proveedor que ingresó, con el fin de evitar en lo posible que se produzcan
errores de identificación por parte del proveedor.
La lista muestra, para cada comprobante, Serie, Folio y UUID (como identificación), el (los) número(s) de Orden
de Compra que ampara(n) el comprobante, el total del documento, la fecha en que fue registrado en SIAPRFD y
el estatus actual. Este estatus irá cambiando a medida que el comprobante sea procesado en SIAPAdvance, y es
la referencia que debe seguir el proveedor para saber en cualquier momento la situación del comprobante.
La columna Folio despliega el número del comprobante en forma de link, y permite desplegar, en una ventana
secundaria, el comprobante del proveedor en formato PDF (ver Ilustración 3 en la página siguiente).
El primer documento en la lista muestra un estatus de “Pagado” y el segundo “Rechazado”. Este tipo de estatus
es final para un comprobante, y se considera por tanto cerrado. Durante el proceso de configuración de la
aplicación se especifica cuánto tiempo, en días, debe el sistema mostrar los comprobantes luego de que han
sido cerrados. Transcurrido ese tiempo, la lista que se despliega no contiene esos comprobantes, si bien quedan
registrados en la base de datos.
4

Ilustración 3 ‐ Al oprimir el link de un comprobante se muestra el PDF del mismo
El tercer comprobante indica que está en revisión, lo que significa que SIAPAdvance ya lo transfirió a su base y
está siendo procesado. Eventualmente este proceso conduce a modificar el estatus del comprobante a alguno
de los mencionados arriba, es decir, de cierre.
El último comprobante tiene como estatus “Registrado”, lo que significa que SIAPAdvance aún no lo transfiere –
es el primer estatus que adquiere un comprobante cuando el proveedor acaba de subirlo. Mientras un
comprobante tenga este estatus el proveedor tiene la posibilidad de eliminarlo – si, por ejemplo, lo subió por
error – para lo que se incluye el botón [Del] a la derecha. Por supuesto, antes de eliminar un comprobante el
sistema requiere confirmación del proveedor. Esta acción queda registrada en la bitácora del sistema, junto con
otras situaciones de excepción (ver siguiente sección).
Si la lista es muy extensa, como puede fácilmente suceder con algunos medios, se puede tornar un poco
impráctico trabajar sobre ella. Para simplificar el proceso se incluye una función de búsqueda, arriba y a la
izquierda de la lista. Esta función actúa simultáneamente sobre el número de Folio y el UUID del comprobante,
lo que permite ubicar un comprobante más fácilmente. En la Ilustración 4 puede apreciarse el resultado de una
búsqueda.

5

Ilustración 4 ‐ Resultado de una búsqueda sobre los números de Folio y UUID
En la parte superior derecha de la pantalla, debajo del nombre del proveedor, hay cinco botones:
 [Agregar]: permite ingresar comprobantes a la lista.
 [Actualizar]: vuelve a cargar la lista de comprobantes desde la base de datos, actualizando así el estatus.
 [Cambiar contraseña]: abre una ventana que permite cambiar la contraseña de acceso.
 [Ayuda]: muestra una pantalla de ayuda para la ventana en uso.
 [Salir]: forma apropiada de terminar de utilizar la aplicación, retornando a la pantalla de acceso.
Agregar un comprobante
Al oprimir el botón [Agregar] el sistema muestra una ventana de ingreso, como se muestra en la Ilustración 5.

Para subir un comprobante es necesario que el proveedor disponga de dos archivos – un PDF con la imagen del
documento y un XML que cumpla las especificaciones indicadas por el Servicio de Administración Tributaria.
En esta ventana hay dos campos estándar tipo “archivo”, cada uno con un botón de búsqueda. En el primero el
proveedor debe indicar la ubicación y el nombre del archivo PDF y en el segundo los del archivo XML. La
ilustración 6 muestra la ventana una vez especificados estos datos.
6

Ilustración 5 ‐ Ventana de ingreso de comprobantes al oprimir el botón [Agregar]

7

Ilustración 6 ‐ Selección de archivos PDF y XML del comprobante a registrar
Al oprimir el botón [Subir] el sistema envía los archivos al servidor e inicia el proceso de validación del XML de
acuerdo a las reglas del SAT. A continuación se muestran algunas situaciones que pueden darse como resultado
de intentar subir archivos con errores:
8

Ilustración 7 ‐ Resultado de intentar subir un archivo XML con el formato incorrecto
La primera validación que hace SIAPRFD tiene que ver con el formato estructural del archivo XML. Si no es el

correcto, de acuerdo a las especificaciones del SAT, se despliega el mensaje que se observa en la Ilustración 7.
La segunda fase de validación se centra en el contenido de los campos contenidos en el archivo XML, de nuevo
con base en las especificaciones oficiales. Un ejemplo de un archivo invalidado por esta razón se muestra en la
Ilustración 8, donde los RFC’s tanto del proveedor como del cliente no coinciden con los valores registrados en la
base de datos. La ventana de registro mostrará siempre todos los errores que encuentre en el archivo XML.
La fase final de validación verifica la existencia de órdenes de compra en SIAPAdvance que puedan amparar el
comprobante que se está registrando. Si existen, la aplicación mostrará una lista con todas las órdenes que
tenga registradas con el proveedor y que puedan ser asociadas con el comprobante; en caso contrario mostrará
un mensaje de error. En ese sentido, la regla general es: si el comprobante es tipo “Agencia”, es decir, está
dirigido específicamente a la agencia, el sistema despliega todas las órdenes del proveedor; si es tipo “Terceros”,
es decir, está dirigido a un cliente de la agencia, la aplicación mostrará únicamente las órdenes que se hayan
hecho a nombre de ese cliente; en ambos casos el impuesto del comprobante debe coincidir con el impuesto
especificado en la orden de compra, por lo que se desplegarán únicamente las órdenes que cumplan ese
requisito. Un ejemplo se muestra en la Ilustración 9.

9

Ilustración 8 ‐ Mensaje de error por contenido inválido en el archivo XML
10

Ilustración 9 ‐ Ventana de registro que muestra órdenes de compra seleccionables para el comprobante a registrar
Una vez validado el comprobante y mostrada la lista de órdenes disponibles, el proveedor debe seleccionar la(s)
orden(es) que amparan el comprobante, mediante el selector en la primera columna. Al hacerlo, la aplicación
mostrará un nuevo botón para aceptar la selección, como se muestra en la ilustración 10. Al oprimirlo, el
comprobante se agregará a la lista (ilustración 11).

Ilustración 10 ‐ Al seleccionar la(s) orden(es) se activa el botón de aceptación
Notas importantes:
 La aplicación verifica que el total disponible de la(s) orden(es) seleccionada(s) cubran el total del
comprobante; de no ser así se mostrará un mensaje de advertencia y la aplicación se mantendrá en la
ventana de selección de órdenes.
 Es posible que al seleccionar una orden de la lista desaparezcan algunas otras; esto es debido a que,
para seleccionar múltiples órdenes, todas deben pertenecer al mismo proyecto. Por tanto, toda orden
que no pertenezca al mismo proyecto que la seleccionada es eliminada de la lista de selección.
 Una vez que el CFD es aceptado y pasa a la lista de comprobantes en proceso, el monto disponible de
la(s) orden(es) asociada(s) se reduce correspondientemente; en el caso de selección múltiple, se va
“utilizando” el disponible en el mismo orden en que se muestran hasta cubrir el monto del CFD.
 Si el comprobante registrado es de tipo CFDi y el xml no especifica un número de folio, la aplicación
asignará serie y número de folio internos con el formato “siap*‐nnn”, donde nnn es un número
secuencial.

11

Ilustración 11 ‐ CFD aceptado y en la lista de comprobantes en proceso
Nota: Es muy importante mencionar que todas las situaciones de error mencionadas anteriormente, incluyendo
la eliminación de un comprobante, generan automáticamente un registro en la bitácora del sistema, misma que
puede ser consultada mediante la aplicación adicional SRFDLogViewer. Se evita así la posibilidad de dudas sobre
comprobantes que el proveedor haya intentado subir y no se encuentren en la lista.
Cambiar contraseña
Durante la configuración inicial de la aplicación, a cada proveedor se le asigna una contraseña aleatoria por cada
empresa del grupo con la que haga negocios. El proveedor puede cambiar la contraseña asignada oprimiendo el
botón [Cambiar contraseña] que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.
Al hacerlo, la aplicación abre una ventana como se muestra en la ilustración 12. En ella se indican las reglas para
las contraseñas, tal y como fueron especificadas durante la configuración de la aplicación (Ver Configuración /
General, en SIAPRFD – Manual de Instalación). El proveedor debe escribir su contraseña actual, la nueva
contraseña y repetir la nueva contraseña en los campos indicados para ello. Al oprimir el botón [Aceptar] la
aplicación registrará la nueva contraseña en el sistema.
12

Ilustración 12 ‐ Ventana de Cambio de contraseña
Ayuda
En todas las ventanas de la aplicación hay un botón de ayuda, que despliega una ventana explicativa apropiada.
Un ejemplo – referido a la sección anterior, Cambio de contraseña – se muestra en la ilustración 13.

13

Ilustración 13 ‐ Ejemplo de ventana de ayuda
14

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Recepción de Comprobantes Fiscales Digitales

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