Control de información documentada –

Sistema Bibliotecas
FTC-45-1-03-02
FECHA PUBLICACIÓN 16/12/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Sistema de Gestión del Sistema de
Efectividad Institucional Sistema de Calidad Institucional
Bibliotecas

Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2
3.2.1. Generales .................................................................................................................... 2
3.2.2. Versiones de los Documentos .................................................................................... 3
4. RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 3
4.1. Responsable del Proceso..................................................................................................... 3
4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 3
5. DESCRIPCIÓN DE FASES ............................................................................................................... 4
5.1. Documentos Internos .......................................................................................................... 4
5.1.1. Creación de un Documento o Formato ...................................................................... 4
5.1.2. Modificación/actualización de documentos o formatos .......................................... 4
5.1.3. Revisión y Aprobación de la información documentada .......................................... 4
5.1.4. Actualización de los Listados Maestros ..................................................................... 4
5.1.5. Derogación de información documentada ................................................................ 5
5.1.6 Publicación de información documentada ................................................................ 5
5.2. Codificación de Documentos............................................................................................... 5
6. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 6
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 7
8. RIESGOS ....................................................................................................................................... 7
9. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 7
10. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 7

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Efectividad Institucional
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1. OBJETIVO

Asegurar el adecuado control, protección, conservación y disposición de la información

documentada requerida por el Sistema de Bibliotecas y su Sistema de Gestión de Calidad.

2. ALCANCE

El documento aplica para todos los documentos que son generados y controlados por el Sistema de
Bibliotecas. Incluye las fases de creación o modificación de un documento, su codificación, revisión,
aprobación y distribución.

3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
 Norma ISO 9001:2015, numeral 7.5 Información documentada.

3.2. Lineamientos
3.2.1. Generales
 Todos los empleados del Sistema de Bibliotecas que elaboren un documento perteneciente
a la metodología de documentación de procesos, deben ceñirse al presente proceso para el
control de la información documentada.
 Las nuevas versiones de los documentos serán oficiales al momento de ser publicadas en la
carpeta de Documentos SGC en SharePoint. Toda documentación bajo el marco anterior se
entenderá por oficial y vigente.
 El repositorio oficial de toda la documentación generada en la documentación de procesos,
es el sitio de SharePoint del Sistema de Bibliotecas.
 En la construcción/actualización de diagramas de flujo o de fichas técnicas y procesos, los
subprocesos o procedimientos no serán incluidos en la descripción de actividades pero
deben referenciarse en la sección de Documentos Internos, de la ficha de documentación
de procesos.
 El Listado Maestro de Documentos y el Listado Maestro de Registros son los documentos
oficiales en los cuales se consultan los documentos y formatos, respectivamente, que han
sido creados y controlados por parte del Sistema de Bibliotecas y su Sistema de Gestión de
Calidad.
 Para dar alcance al proceso de Control de Información Documentada, se estableció el
proceso de Control de Registros.

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3.2.2. Versiones de los Documentos

 La documentación sometida a todo el proceso de elaboración, revisión y primera
aprobación final tendrá la numeración V0 (Versión 0), mientras que las nuevas versiones
incrementan en una la numeración.
 Un documento se considera nuevo si no existe ningún ejemplar (que este revisado y
aprobado o no) con el mismo código de identificación que el que le correspondería de ser
creado (el número de versión no se considera parte del código de identificación).
 Si existe una versión previa de un documento, la elaboración del documento se trata como
una modificación, respetando por tanto la codificación asignada previamente al
documento. Por lo tanto, la versión anterior pasa a ser parte de los documentos derogados,
los cuales se encuentran almacenados en la carpeta Documentos SGC > Documentos
derogados.
 La generación de nuevas versiones de los documentos será informada a través de correo
electrónico a todos aquellos actores involucrados que sean definidos por el
responsable/encargado del proceso.

4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso

Coordinador de Calidad

4.2. Responsabilidades

Coordinador de Calidad

 Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos se encuentran disponibles.

 Incluir los nuevos documentos dentro de la estructura documental definida y mantener
actualizados los Listados Maestros.
 Garantizar la conservación y recuperación de la información documentada.

Responsable de los procesos

 Realizar la creación de la información documentada de apoyo, de acuerdo al proceso

documentado en esta ficha.
 Hacer la revisión y aprobación de los documentos.
 Informar la necesidad de modificar o actualizar documentación.
 Identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

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Dirección de Planeación y Evaluación

 Apoyar la documentación de procesos del Sistema de Bibliotecas y su Sistema de

Gestión de Calidad.

5. DESCRIPCIÓN DE FASES
5.1. Documentos Internos
5.1.1. Creación de un Documento o Formato

Las áreas podrán crear documentos y/o formatos que incidan en los procesos del SGC, tales
como: manuales, instructivos, políticas, guías, protocolos, entre otros. La codificación e
inclusión de los mismos en los Listado Maestros será responsabilidad del Coordinador de
Calidad. El código asignado a un documento y/o formato lo identifica de forma unívoca y no
se varía en las sucesivas revisiones y/o modificaciones, las cuales se indican mediante el
número de versión o edición que no se considera parte del código de identificación.

5.1.2. Modificación/actualización de documentos o formatos

La modificación de los documentos y/o formatos que ya se encuentren codificados y

publicados en Share Point deberá ser notificada al Coordinador de Calidad, quien enviará
por correo electrónico la última versión del documento en formato editable para que este
sea modificado. Cuando se haya realizado la modificación/actualización del documento,
deberá ser enviado por el área o personal encargado nuevamente al Coordinador de Calidad
para su publicación y cambio de versión.

Esto se establece con el fin de evitar que se trabaje sobre versiones desactualizadas que
propicien la duplicidad de documentos; además porque requerimos conocer dichas
actualizaciones para poder registrar dicha información en los Listados Maestros, los cuales
deben estar actualizados.

5.1.3. Revisión y Aprobación de la información documentada

La revisión es responsabilidad del responsable/encargado del proceso o la persona que este

delegue para tal fin.

5.1.4. Actualización de los Listados Maestros

A través de los Listados Maestros se mantiene un control actualizado de la información

documentada vigente y derogada. Estos listados se encuentran disponibles y actualizados
en la carpeta de Documentos SGC en SharePoint.

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5.1.5. Derogación de información documentada

De igual manera, los documentos que deban ser derogados, ya sea por el cambio de versión
o porque ya no aplican para un proceso, deberán ser notificados al Coordinador de Calidad
quien hará el control de la carpeta de Documentos Derogados ubicada en Documentos SGC
en Share Point.

5.1.6 Publicación de información documentada

La publicación de los documentos del SGC estará a cargo del Coordinador de Calidad, quien
emitirá la comunicación pertinente de los cambios, publicaciones y actualizaciones de los
mismos, a quienes les competa.

5.2. Codificación de Documentos

 El Coordinador de Calidad, deberá codificar la información documentada de acuerdo a las
siguientes instrucciones.

Código Tipo de documento Tipo de proceso Observación

Macroproceso y proceso Codificación a cargo de
PRO Ficha Macroproceso
de nivel 1 Planeación
Proceso nivel 2 Codificación a cargo de
PRO Ficha Proceso
Planeación
Proceso nivel 3 Codificación a cargo de
PRO/FTC Ficha Técnica
Planeación
Asociado a Proceso nivel Codificación a cargo de
ANS Acuerdo de Nivel de Servicio
2 Planeación
Asociado a Proceso nivel Codificación a cargo de
OLA Acuerdo de Nivel de Operación
2 Planeación
Complemento Proceso Codificación a cargo del
POL Política
nivel 2 o 3 Sistema de Bibliotecas
Complemento Proceso Codificación a cargo del
REG Reglamento
nivel 2 o 3 Sistema de Bibliotecas
Complemento Proceso Codificación a cargo del
M Manual
nivel 2 o 3 Sistema de Bibliotecas
Complemento Proceso Codificación a cargo del
GUI Guía
nivel 3 Sistema de Bibliotecas
Complemento Proceso Codificación a cargo del
INS Instructivo
nivel 3 Sistema de Bibliotecas
Complemento Proceso Codificación a cargo del
INF Informe
nivel 2 o 3 Sistema de Bibliotecas

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Complemento Proceso Codificación a cargo del

FOR Formato
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Tabla 1. Códigos según tipo de documento

Para la estructura de la codificación, por favor remitirse a la ficha técnica de Control de Documentos
de la Dirección de Planeación y Evaluación

6. DEFINICIONES

 Documento Interno: Es un documento que hace parte de la información documentada del

Sistema de Gestión de Calidad del Sistema de Bibliotecas.

 Documento Externo: Aquellos documentos que no son controlados ni codificados por el

Sistema de Bibliotecas, pero que son necesarios y/u obligatorios para la ejecución de los
procesos.

 Formatos: Son aquellos formularios utilizados para almacenar, en este caso, los registros. Un
formato no se considera registro hasta que es diligenciado o tramitado.

 Listado Maestro de Documentos: Contiene la clasificación, codificación, versión, fecha de

aprobación, responsables de revisión y aprobación de todos los documentos producidos y/o
controlados por el Sistema de Bibliotecas.

 Listado Maestro de Registros: Contiene la clasificación, codificación, versión, fecha de

aprobación, responsables de revisión y aprobación, al igual que los criterios de
almacenamiento, protección y recuperación de todos los formatos producidos y/o
controlados por el Sistema de Bibliotecas.

 Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o

resultados obtenidos. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo: para documentar una
incidencia y las acciones tomadas, para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones
preventivas y acciones correctivas, etc. En general los registros no necesitan estar sujetos al
control del estado de revisión.

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)

 FTC-45-1-01-01 Control de Documentos
(Proceso Dirección de Planeación y
Evaluación) Norma ISO 9001 2015
 FOR-45-1-03-16 Listado Maestro de
Documentos
 FOR-45-1-03-17 Listado Maestro de
Registros
 FTC-45-1-03-01 Control de registros

8. RIESGOS
OPERATIVO
Trabajar con versiones derogadas de la información documentada.
Utilizar información documentada que no esté controlada por el Sistema de Gestión de Calidad.

9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
Elaboración 05/12/2016
0
Publicación 16/12/2016

10. APROBACIÓN
NOMBRE CARGO FECHA

ELABORÓ Eliana Arciniegas Auxiliar Biblioteca 05/12/2016

Jefe Administrativa – Sistema de

REVISÓ Liliana Caballero Leguizamon 06/12/2016
Bibliotecas

APROBÓ Angela María Mejía Directora Sistema de Bibliotecas 06/12/2016

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