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CONVOCATORIA

“Sede del XXV Congreso Internacional de


Ingeniería Electrónica, Eléctrica y
Computación – INTERCON 2018”

Av. República de Chile 284 Of. 204, Jesús María, Lima – Perú | Atención: 9am - 7pm, Lunes a Viernes

www.ieeeperu.org | informes@ieee.org.pe | (+51 1) 424-7598


COMITÉ DE CONVOCATORIA INTERCON 2018
BASES PARA LA SELECCIÓN DE LA SEDE DEL “XXV CONGRESO INTERNACIONAL
DE INGENIERÍA ELECTRÓNICA, ELÉCTRICA Y COMPUTACIÓN - INTERCON 2018”

I. SOBRE INTERCON

A. Nombre del Evento


Artículo 1. INTERCON es el Congreso Internacional de Ingeniería Electrónica, Eléctrica y Computación.

B. Público Objetivo del Evento


Artículo 2. Promover la participación de estudiantes de pregrado y posgrado en la presentación de
trabajos técnicos, conferencias, tutoriales y otros concursos tecnológicos.

C. Objetivos del Evento


Artículo 3. El objetivo de INTERCON es difundir los avances tecnológicos recientes en los campos de la
electricidad, la electrónica y la computación.

D. Alcances del Evento


Artículo 4. INTERCON es un evento de la Sección Perú del IEEE que es organizado anualmente por una
institución educativa que posee una Rama Estudiantil IEEE que preparado una propuesta de organización
y ha obtenido la sede luego de participar en la convocatoria de selección respectiva.

E. Generalidades del Evento


Artículo 5. INTERCON debe organizarse en la primera quincena (del 1 al 15) del mes de Agosto de cada
año con una duración de 3 días útiles (de miércoles a viernes).
El congreso deberá incluir las siguientes actividades: ceremonia de inauguración, conferencias magistrales,
tutoriales, llamado a trabajos técnicos, feria tecnológica, concursos estudiantiles, visitas técnicas; y
ceremonia de clausura.
El Comité Ejecutivo de INTERCON estará integrado por estudiantes y profesores de la institución
educativa, incluyendo a los miembros de su Rama Estudiantil IEEE. Este comité será responsable de
organizar la ceremonia de inauguración, la feria tecnológica, los concursos estudiantiles, las visitas técnicas
y la ceremonia de clausura.
El Comité de Programa de INTERCON estará integrado por un conjunto de profesionales de nivel
internacional con grados académicos avanzados (recomendable doctorado concluido) cuya función es la de
asegurar la calidad técnica del evento. Este comité será responsable principalmente de organizar el llamado
a trabajos técnicos. El Presidente del Comité de Programa de INTERCON será designado por el Consejo
Directivo de la Sección Perú del IEEE.

G. Restricciones del Evento


Artículo 6. La institución educativa que organiza el congreso se definirá de preferencia con 2 años de
anticipación, debiendo cumplir las siguientes condiciones básicas:
a. Su Rama Estudiantil IEEE debe tener al menos 20 miembros estudiantiles, 1 consejero (profesor) y
un presidente (estudiante).
b. De preferencia, la ciudad donde se realizará el congreso debería alternarse entre las diversas zonas
(Norte, Centro, Oriente y Sur) y ciudades de Perú. Sin embargo, esta condición solo se aplicará en
caso de empate en los puntajes asignados a las propuestas.

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II. DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE LA SEDE

Artículo 7. El calendario del proceso para el concurso de selección de la sede de INTERCON 2018 es el
siguiente:

Convocatoria 8 de marzo del 2017


Registro de Postulantes 9 de marzo del 2017 – 24 de abril del 2017
Consultas y Observaciones 4 de abril al 4 de mayo del 2017
Presentación de Propuestas Hasta el 14 de mayo del 2017
Revisión de Propuestas 15 de mayo de 2017 – 4 de junio del 2017
Exposición y Evaluación de las Propuestas 18 de junio de 2017
Otorgamiento de la Sede 25 de junio de 2017

Artículo 8. Se efectuará la convocatoria pública a través de la Página Web de la Sección Perú del IEEE
(http://www.ieeeperu.org) y mediante email a todos los miembros y voluntarios del IEEE. Asimismo, se
enviarán recordatorios sobre las fechas importantes.

Artículo 9. El Registro de Postulantes se realizará enviando un email a marco.cruz@ieee.org. En el asunto


deberán colocar: “Registro para Sede INTERCON 2018”, según corresponda al interés de la propuesta.
Se deberá adjuntar al mensaje el ANEXO N° 01 con los datos requeridos.

Artículo 10. Las consultas y observaciones se presentarán vía email enviando un mensaje al Comité de
Actividades Estudiantiles: marco.cruz@ieee.org. En el asunto colocar: Observación y/o Consulta al
Concurso para Sede de INTERCON 2018.

Artículo 11. La decisión que tome el Comité de Convocatoria INTERCON 2018 con relación a las Consultas
y Observaciones presentadas, será mediante un pliego absolutorio, que se notificará a través de la Página
Web y a través de los correos electrónicos de TODOS los postulantes, que así se hubieran declarado a
través de su registro.

Artículo 12. Las propuestas se presentarán en formato impreso y cinco (05) copias (una copia para cada
miembro del Comité Evaluador) además de la versión electrónica en formato PDF a la oficina de Sección
Perú, ubicada en Av. República de Chile 284 Of. 204 (Jesús María - Lima), en las fechas señaladas en el
Cronograma, en el horario de 09:00 a 19:00 horas. Ver ANEXO N° 02 para mayores referencias.

Artículo 13. Las propuestas estarán constituidas por dos (02) documentos:
a. Propuesta de Organización.
b. Presupuesto Económico y Plan de Financiamiento.

Artículo 14. Si existieran defectos, como omisiones o errores subsanables en los documentos presentados
que no modifiquen el alcance de la Propuesta de Organización, el Comité de Convocatoria INTERCON 2018
podría otorgar un plazo máximo de tres (03) días útiles, desde el día siguiente de la notificación, para que
el postulante los subsane y reenvíe la propuesta corregida.

Artículo 15. La Evaluación de las Postulaciones se realizará según el sistema de puntuación ponderada
que se presenta en el ANEXO N° 03. El Comité Evaluador de la Sede de INTERCON 2018 procederá a la
revisión del Presupuesto Económico y Plan de Financiamiento sólo de aquellos postulantes cuyas
Propuestas de Organización alcancen el puntaje mínimo requerido.

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Artículo 16. Las propuestas con mayor puntaje serán invitadas a exponer su proyecto ante el Comité
Evaluador de la Sede de INTERCON 2018. El Presidente de cada Comité Ejecutivo expondrá el Proyecto
presencialmente tanto en su aspecto Organizacional como Económico. Los expositores podrán hacer uso
de herramientas de presentación, animaciones, etc. Las exposiciones tendrán una duración de 15 minutos
como máximo. Este acto tiene como finalidad evaluar el conocimiento claro del proyecto a desarrollar, el
nivel de compromiso de la Rama Estudiantil y de la institución, así como verificar las cualidades de
comunicación y liderazgo.

Artículo 17. La Sede se otorgará a la Rama Estudiantil que haya obtenido el mayor puntaje total en un
sistema de evaluación que considera los atributos mencionados en el Artículo 16. El otorgamiento de la
Sede se hará público a través de la página web de la Sección Perú del IEEE (http://www.ieeeperu.org) y
otros medios oficiales.

III. DEL JURADO

Artículo 18. El Comité Evaluador de la Sede de INTERCON 2018 estará compuesto por 05 miembros: 03
miembros designados por el Consejo Directivo de la Sección Perú y 02 miembros designados por el Comité
de Actividades Estudiantiles con experiencia en la organización de un INTERCON. La Sección Perú
oficializará la designación de los miembros de este Comité.

IV. DE LAS CONDICIONES

Artículo 19. El costo de inscripción para estudiantes al INTERCON no podrá ser menor del 10% ni mayor
del 20% del sueldo mínimo vital en el Perú. También deberá tener promociones por inscripciones grupales
y diferenciación de costos para miembros IEEE.

Artículo 20. Los fondos recaudados por el concepto del Llamado a Trabajos Técnicos serán administrados
por la Sección Perú del IEEE. Estos fondos serán desembolsados preferentemente para cubrir algunos
gastos por la participación de algunos expositores internacionales en las conferencias magistrales y según
lo sugiera el Comité de Programa.

Artículo 21. La distribución temática de los tutoriales y conferencias magistrales del INTERCON deberá ser
equilibrada para las 3 áreas (ingeniería eléctrica, ingeniería electrónica, computación) con un porcentaje
mínimo del 30% para cada una de ellas.

Artículo 22. Al final del Congreso INTERCON, el Comité Ejecutivo deberá entregar a la Sección Perú del
IEEE la siguiente información:
a. Memorias con información clave del congreso (número de asistentes, organizadores, expositores,
conferencias, tutoriales, etc.) e información general de las actividades desarrolladas por cada Comité
incluyendo fotos y vídeos. La Memoria deberá entregarse en formato electrónico e impreso.
b. Informe económico del congreso.

V. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 23. La institución educativa sede del Congreso INTERCON deberá usar el logo oficial del
INTERCON en toda tipo de publicidad y material impreso y digital del Congreso.

Artículo 24. La Sección Perú del IEEE, siendo la INSTITUCIÓN FUNDADORA del Congreso Internacional
de Ingeniería Electrónica, Eléctrica y Computación - INTERCON es la propietaria exclusiva del Congreso
INTERCON y de todos sus aspectos relacionados.

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Artículo 25. La Sección Perú del IEEE es el ente EXCLUSIVO ENCARGADO del proceso de selección de
la sede de INTERCON, con derecho a revocar la sede otorgada en los siguientes casos:
a. Cuando no se cumpla con el cronograma de actividades y el plan de trabajo presentado y aprobado
por el Comité Evaluador de la Sede de INTERCON 2018.
b. Cuando la institución educativa sede haya retirado su respaldo a la organización del INTERCON o
cuando se haga evidente esta situación.

Artículo 26. En caso de controversia o incertidumbre, el Consejo Directivo de la Sección Perú del IEEE
dirimirá siendo sus fallos inapelables.

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ANEXO N° 01
REGISTRO DEL PARTICIPANTE

[Ciudad], [XX] de [XXXXX] del 2017

Señores:
Miembros del Comité de Convocatoria INTERCON 2018
Presente.-

De mi especial consideración:

Yo, (Nombre del Presidente de la Rama Estudiantil), con N° de membresía IEEE ____________, procedente
de la Rama Estudiantil IEEE de la (Nombre de la Institución educativa), con Code School IEEE Nº
____________; solicito tengan a bien considerar a nuestra Rama Estudiantil como participante al concurso
para la Selección de la Sede del XXV Congreso Internacional de Ingeniería Electrónica, Eléctrica y
Computación – INTERCON 2018.

Para tal fin adjunto la siguiente información:

Presidente del Comité Ejecutivo:


Apellidos y Nombres: ______________________________
Nº Membresía IEEE: ______________________________
E-mail alias IEEE: ______________________________
Nº Teléfono Fijo: ______________________________
Nº Teléfono Celular: ______________________________

Consejero de la Rama Estudiantil:


Apellidos y Nombres: ______________________________
Nº Membresía IEEE: ______________________________
E-mail alias IEEE: ______________________________
Nº Teléfono Fijo: ______________________________
Nº Teléfono Celular: ______________________________

Declarando que toda esta información es verídica y las personas que se mencionan están informadas de este
Registro de Participante.

Atentamente,

______________________________ ______________________________
Presidente del Comité Ejecutivo INTERCON Consejero RE IEEE [XXXXX]
(Nombre y Apellidos) (Nombre y Apellidos)

______________________________
Presidente RE IEEE [XXXXX]
(Nombre y Apellidos)

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ANEXO N° 02
CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DE POSTULACIÓN

Los postulantes deberán presentar sus postulaciones en dos (02) documentos conteniendo:

● Documento Nº 1: Propuesta de Organización.


● Documento Nº 2: Presupuesto Económico.

Los postulantes presentarán sus postulaciones -tanto organizativa como económica- en formato electrónico e
impreso.

Documento N° 1: PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN


Deberá contener lo siguiente:
a) Carta de Compromiso de la Institución educativa. (ver ANEXO N° 04).
b) Carta de Compromiso del Decano de la Facultad.
c) Carta de Compromiso del Director de Escuela o Director de Programa Académico.
d) Carta de Compromiso de apoyo de otra facultad distinta o una universidad distinta (opcional).
e) Carta de Compromiso del Presidente del Comité Ejecutivo del Anteproyecto INTERCON 2018 (ver ANEXO N° 05).
f) Información de la Rama Estudiantil postulante (incluir números de miembros y voluntarios).
g) Información de disponibilidad de Infraestructura en la Institución educativa.
h) Organigrama del Comité Ejecutivo de INTERCON 2018 (Indicar datos e contacto, semestre que cursan,
código universitario y número de membresía IEEE).
i) Propuesta de Temática en las áreas de Eléctrica, Electrónica y Computación.
j) Programa Tentativo del Evento y Lista de Ponentes Nacionales e Internacionales.
k) Propuesta de Organización del Concurso Nacional de Robótica.
l) Cronograma de Actividades de la Propuesta de Organización en un diagrama de GANTT de cada uno
de los comités desde Marzo del 2017 hasta agosto del 2018, de manera mensual. El GANTT deberá
entregarse además en un (01) archivo MS Project (en CD).
m) Listado de eventos con más de 150 participantes donde ha participado la Rama Estudiantil como
organizadora u co-organizadora (Indicar nombre del evento, fechas y entidad(es) organizadora(s)).
Adjuntar además documentos probatorios (certificados, constancias, etc.)
n) Cartas simples de Compromiso de Auspicio (opcional).
o) Plan de Proyección del Congreso: Planteamientos y sustentos respecto a acciones para que INTERCON
revalore su calidad de Congreso Internacional.
(*) Todos los documentos deben consignar la firma y sello de la autoridad correspondiente.

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Documento Nº 02 PRESUPUESTO ECONÓMICO Y PLAN DE FINANCIAMIENTO
En el presupuesto económico realizar un análisis de sensibilidad analizando los casos de un mínimo 300 y un
máximo de 1000 participantes a quienes se les cobrará por participar. Además deberá contener lo siguiente:
a) Indicar costo de participación para estudiantes, profesionales miembros y no miembros IEEE, de manera
individual y como delegaciones.
b) Indicar costos por Tutoriales, Visitas Técnicas, entre otras de las diferentes actividades dentro de la
propuesta, aunque estas sean gratuitas.
c) Indicar un presupuesto de gastos con los siguientes ítems básicos.
1. Ceremonia de Inauguración.
2. Ceremonia de Clausura.
3. Material para Participantes.
4. Manutención de Expositores (indicar el gasto que se piensa realizar por expositores extranjeros y
nacionales fuera de la ciudad sede: alojamiento, alimentación y movilidad dentro de la ciudad).
5. Movilización de Expositores desde su origen hasta la ubicación geográfica del evento (indicar el gasto
que se piensa realizar por expositores extranjeros y nacionales fuera de la ciudad sede).
6. Gastos por la realización de eventos especiales.
7. Gastos de publicidad impresa (afiche, trípticos, volantes).
d) Indicar fondos que se espera recibir: Fondos de costos de participación, Auspicios, Fondos de la
institución educativa, otros.

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ANEXO N° 03
15 Carta de Compromiso de la Institución Educativa. (ANEXO N° 04). A

3 Carta de Compromiso del Decano o su equivalente. B

2 Carta de Compromiso del Director de Escuela o su equivalente. C

Cartas de Compromiso de Apoyo (especificar apoyo) de otra facultad distinta (máximo 02


10 D
cartas, cada una con un puntaje de 5, firmada por el respectivo Decano) (opcional). (*)

Carta de Compromiso del Presidente del Comité Ejecutivo del Anteproyecto INTERCON
3 E
(ANEXO N° 05).

2 Información de la Rama Estudiantil. F

Información de disponibilidad de Infraestructura en la Institución Educativa. Incluir cartas


de autoridades de otras facultades u otra institución que se comprometerán en
7 G
proporcionar sus instalaciones. Pueden adjuntarse tomas fotográficas de dichas
instalaciones.

Organigrama del Comité Ejecutivo de INTERCON:


Brindar toda la información (Nombres completos, copia del carné universitario, correo
electrónico, ciclo de estudios, número de membresía IEEE, entre otros) de los Miembros
10 del Comité Ejecutivo. Se deberán adjuntar cartas compromiso por cada miembro del comité H
ejecutivo, donde debe constar que apoyará en la organización del INTERCON en el cargo
que le ha sido asignado. Además, se adjuntará una carta del Decano o su equivalente que
refrende las cartas de compromiso.

Propuesta Temática sustentada en las áreas de Ingeniería Electrónica, Eléctrica y


10 I
Computación a tratarse en el evento.

Información del Evento: Programa Tentativo sustentado del INTERCON.


Información del número aproximado de conferencias, tutoriales y plenarias.
10 J
Lista de expositores con correos electrónicos de al menos el 50% (aplican Visitantes
Distinguidos o DLT IEEE). (*)

Lista de eventos adicionales propuestos (se considerará un máximo de 3 eventos, de 1


punto por cada evento).
3 Para cada evento adicional se deberá contar con un subcomité, como mínimo un K
Presidente, un Programa de Actividades, un profesional que haga las veces de asesor
indicando su correo electrónico, cargo y empresa o institución educativa.

Cronograma de actividades en formato GANTT de todos y cada uno de los comités de


10 L
manera mensual.

Listado de Congresos con un mínimo de 150 participantes donde ha participado la Rama


Estudiantil como organizadora o apoyo en los últimos 02 años (Indicar nombre del
congreso, fechas y entidad organizadora). (opcional) (*)
5 M
Se debe adjuntar una carta de la institución organizadora donde se consigne que la Rama
Estudiantil ha participado en los roles antes mencionados. Se asignará un punto por cada
evento, hasta un máximo de 5 eventos.

Cartas de Compromiso de Auspicio, 1 punto por cada carta, con un máximo de 5 cartas.
Cada una deberá contener el nombre de la empresa e indicar cómo auspiciará en el evento,
5 se considerará auspicio si el valor de dicho donativo en el mercado es mayor a 500 dólares. N
Indicar la empresa auspiciadora, persona de contacto, teléfono y correo electrónico
(opcional). (*)

Plan de Proyección del Congreso. Se considerará los planteamientos y sustentos respecto


5 a acciones para que INTERCON se establezca como un evento reconocido a nivel de O
Latinoamérica y con esto se revalore su calidad de Congreso Internacional. (Opcional).

100 TOTAL -

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(*) Nota importante:
Para que una propuesta se considere válida deberá obtener un puntaje mínimo de 70 puntos, de no ser así
será descalificada.
Una vez asignada la sede, el Comité Evaluador verificará la veracidad de la información marcada con (*) y
de ser incorrecta se designará la sede a otra institución educativa y se hará público el retiro de la sede a la
institución educativa por falta grave al concurso.

ETAPA DE EVALUACIÓN DE PRESUPUESTO


El presupuesto se evaluará sobre un puntaje máximo de cien (100) puntos.
❖ La sola presentación del presupuesto económico significara 50 puntos y deberá contener los ítems
básicos solicitados para ser válida.
❖ La sustentación de posibles gastos, como: Proformas y cotizaciones; significará una bonificación de 5
puntos por cada documento presentando hasta un máximo de 10 documentos, las cotizaciones o
proformas presentadas deben referirse a ítems o rubros distintos.

CÁLCULO DEL PUNTAJE TOTAL


Una vez calificada las postulaciones mediante la Propuesta de Organización y el Presupuesto Económico se
procederá a determinar el puntaje total de las mismas, mediante la aplicación de la siguiente fórmula:
PTPi = 0.60 POi + 0.40 PEi
Donde:
 PTPi: Puntaje Total del Postulante i
 POi: Puntaje por Evaluación de la Propuesta de Organización del Postulante i
 PEi: Puntaje por Evaluación del Presupuesto Económico del Postulante i
En todos los casos, el puntaje total se calculará hasta el segundo decimal.

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ANEXO N° 04
Carta de Compromiso de la Institución Educativa

[Ciudad], [XX] de [XXXXX] del 2017

Señor:
Santiago L. León Gómez
Presidente del Consejo Directivo de la Sección Perú del IEEE
Presente.-

De mi especial consideración:

Me es grato dirigirme a Usted para saludarle cordialmente a nombre de (Nombre de la Institución) y hacer de
su conocimiento nuestro deseo de postular para ser Sede del “XXV Congreso Internacional de Ingeniería
Eléctrica, Electrónica y Computación – INTERCON 2018”.

Nuestra institución, (Nombre de la Institución), está comprometida con la misión del IEEE: el avance de la
tecnología para la mejora de la humanidad. En consecuencia, es a través eventos como este con los que
contribuimos a la divulgación del conocimiento y al desarrollo profesional de los futuros ingenieros y
profesionales de la computación.

Además, pongo de manifiesto el haber revisado las bases del concurso de Sede del “XXV Congreso
Internacional de Ingeniería Electrónica, Eléctrica y Computación - INTERCON 2018” y estar de acuerdo con
ellas.

Sin otro particular, me despido de Usted no sin antes reiterarle mi especial consideración y estima.

Atentamente,

______________________________
[Nombre de la más alta autoridad de la Institución Educativa]
[Título o Cargo]

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ANEXO N° 05
Presidente del Comité Ejecutivo del Anteproyecto INTERCON 2018

[Ciudad], [XX] de [XXXXX] del 2017

Señores:
Miembros del Comité de Convocatoria INTERCON 2018
Presente.-

De mi especial consideración:

Yo, (Nombres y Apellidos del Presidente del Comité Ejecutivo), identificado con Carné Universitario No.
____________, designado como Presidente del Comité Ejecutivo del anteproyecto INTERCON 2018 sede en
(Nombre de la institución educativa); ME COMPROMETO A:

1. Conformar y Presidir un Comité Ejecutivo para INTERCON 2018 en base a estudiantes de mi Institución
educativa, los cuales no egresarán antes de la fecha de la realización del evento.

2. Que en caso de ser seleccionada nuestra propuesta, enviar cada mes, un informe del avance de la
organización de este evento y realizar una reunión con el Consejo Directivo de la Sección Perú del IEEE
y el Comité de Actividades Estudiantiles, para evaluar dicho informe.

Sin otro particular, me despido de Uds. no sin antes reiterarles mi especial consideración y estima.

Atentamente,

______________________________
Presidente del Comité Ejecutivo
INTERCON 2018

Apellidos y Nombres: ______________________________


E-mail alias IEEE: ______________________________
Nº Teléfono Fijo: ______________________________
Nº Teléfono Celular: ______________________________

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