BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Dalam membuat suatu program, kita tidak mungkin bisa lepas dari bagian

analisis dan perancangan program tersebut. Karena dengan menganalisis program

yang kita buat, kita dapat mengetahui alur dari arus informasi yang dikelola oleh

program kita. Dan dengan merancang program terlebih dahulu, kita dapat

mengetahui gambaran kasar dari program yang kita buat itu akan mudah atau

menyulitkan user yang akan menggunakan program kita. Koperasi Primkopad

Zeni Kostrad dalam pengolahan persediaannya masih menggunakan sistem

manual.

Berdasarkan dari alasan di atas salah satu penyelesaiannya adalah dengan

menggunakan sistem komputerisasi. Karena dengan sistem ini memberikan

kemudahan serta efisien kerja dalam melaksanakan proses-proses yang ada, yang

artinya dapat memperlancar jalannya proses persediaan.

36
 37

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Sistem atau. Proses yang terjadi dalam Persediaan pada Koperasi

Primkopad Zeni Kostrad adalah :

a. Proses Pengadaan Barang.

Proses pengadaan barang dilakukan oleh bagian pengadaan barang dengan

melakukan pemesanan kepada distributor, dimana melampirkan atau

mengirimkan surat pemesanan barang, proses ini juga dilakukan jika stock

barang sudah menipis.

b. Proses Pengecekan Barang.

Pengecekan barang dilakukan agar ada kesesuai antara barang yang dipesan

dan barang yang diterima, proroses ini dilakukan setelah pengadaan barang

yang dilakukan oleh administrasi gudang, dan pada proses ini dibaut sebuah

laporan barang masuk yang diberikan kepada pengawas koperasi.

c. Proses Pengeluaran Barang

Pengeluaran barang, barang keluar jika ada konsumen atau anggota koperasi

yang memesan atau membeli sebuah barang, dimana pada transaksinya

barang yang akan dibeli ditulis dahulu dalam permintaan barang atau

mengambil langsung kemudian kasir akan memebrikan bukti pembelian yang

kemudian bukti pembelian akan dibuat laporan barang keluar yang akan

diberikan kepada pengawas koperasi

d. Proses Pembuatan Laporan

Dari laporan barang masuk dan barang keluar didapat laporan persediaan

yang dibuat oleh pengawas koperasa yang akan diberikan kepada kepala

koperasi.
 38

3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Acc_Surat Pemesanan Bagian

Pengadaan

Acc_Surat Pemesanan Surat Pemesanan

Distributor

Surat Pemesanan
Surat Permintaan
Kasir

Surat Permintaan
Sistem Informasi
Persediaan Barang Dagang Bon
Bon Pada Koperasi Primkopad
Zeni Kostrad Laporan Barang Masuk,
Laporan Barang Keluar

Acc_Surat
Pemesanan, Bon ADM
Gudang

Konsumen
Laporan Persediaan Laporan Persediaan

Laporan Barang Masuk,

Laporan Barang Keluar Pengawas
Koperasi

Kepala
Koperasi

Gambar III. 1
Digram Konteks Sistem Berjalan
 39

Acc_Surat Pemesanan Acc_Surat Pemesanan

Surat Pemesanan Pengadaan Surat Pemesanan Bagian

Distributor
Barang Pengadaan

Acc_Surat Pemesanan

Arsip Penerimaan
Barang
Acc_Surat Pemesanan

Pengecekan Acc_Surat Pemesanan ADM

Barang Gudang

Laporan Barang Masuk

Acc_Surat Pemesanan

Surat Permintaan Surat Permintaan

Pengeluaran
Konsumen Bon Bon Kasir
Barang

Bon

Arsip Pengeluaran
Barang Laporan Barang Masuk,
Laporan Barang Keluar
Laporan Barang Keluar Pembuatan Pengawas
Laporan Laporan Persediaan Koperasi

Laporan Persediaan

Kepala
Koperasi

Gambar III. 2
Diagram Nol Sistem Berjalan
 40

3.4. Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus Data di buat berdasarkan arus data yang ada di diagram akhir data

(DAD) sistem berjalan, keterangan lebih lanjut adalah sebagai berikut :

a. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Nama Arus data : Permintaan Barang

Alias : Permintaan

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Konsumen - Proses 3.0 - Kasir

Penjelasan : Sebagai bentuk permintaan barang

Periode : Tiap kali terjadi permintaan

Volume : Rata-rata perhari = 20

Struktur Data = Header + Isi + Footer

Header = Judul + No + Tgl_Pesan + Nama_Konsumen

Keterangan :

Judul * judul dokumen *

No * nomor permintaan *

Tgl_Pesan = hari + bulan + tahun

Nama_Konsumen * nama konsumen *

Isi = {No + Nama_Barang + Qty + Satuan }

Keterangan :

No * nomor urut barang *

Nama_Barang * nama barang *

Qty * jumlah pemesanan *

Satuan * satuan barang *

 41

b. Kamus Data Dukumen Keluaran

1. Nama Arus data : Surat Pemesanan Barang

Alias : Pemesanan

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Proses 1.0 - Distributor

Penjelasan : Surat Pemesanan Barang

Periode : Tiap kali terjadi pemesanan

Volume : Rata-rata perhari = 15

Struktur Data = Header + Isi + Footer

Header = Judul + No + Tgl_Pesan + Kepada

Keterangan :

Judul * judul dokumen *

No * nomor pemesanan *

Tgl_Pesan = hari + bulan + tahun

Kepada * tujuan pemesanan *

Isi = {No + Nama_Barang + Qty + Satuan }

Keterangan :

No * nomor urut barang *

Nama_Barang * nama barang *

Qty * jumlah pemesanan *

Satuan * satuan dari barang *

 42

2. Nama Arus data : Nota

Alias : Bon

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Kasir - Proses 3.0 - Konsumen

Penjelasan : Sebagai bukti atas permintaan barang

Periode : Tiap kali terjadi pemesanan

Volume : Rata-rata perhari = 15

Struktur Data = Header + Isi + Footer

Header = Judul + Tgl_Transaksi + Kepada

Keterangan :

Judul * judul dokumen *

Tgl_Transaksi = hari + bulan + tahun

Kepada * tujuan pemesanan *

Isi = {No + Nama_Barang + Qty + Satuan }

Keterangan :

No * nomor urut barang *

Nama_Barang * nama barang *

Qty * jumlah pemesanan *

Satuan * satuan dari barang *

 43

3. Nama Arus data : Laporan Barang Masuk

Alias : Masuk

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : ADM Gudanng - Proses 4.0 – Pengawas Koperasi

Penjelasan : Sebagai bukti atas penerimaan barang

Periode : Tiap bulan

Volume : Rata-rata perhari = 15

Struktur Data = Header + Isi + Footer

Header = Judul + Priode

Keterangan :

Judul * judul dokumen *

Priode * priode transaksi *

Isi = {No + Nama_Barang + Qty + Satuan }

Keterangan :

No * nomor urut barang *

Nama_Barang * nama barang *

Qty * jumlah pemesanan *

Satuan * satuan dari barang *

 44

4. Nama Arus data : Laporan Barang Keluar

Alias : Keluar

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Kasir - Proses 4.0 – Pengawas Koperasi

Penjelasan : Sebagai bukti atas pengeluaran barang

Periode : Tiap hari

Volume : Rata-rata perhari = 15

Struktur Data = Header + Isi + Footer

Header = Judul + Priode

Keterangan :

Judul * judul dokumen *

Priode * priode transaksi *

Isi = {No + Nama_Barang + Qty + Satuan }

Keterangan :

No * nomor urut barang *

Nama_Barang * nama barang *

Qty * jumlah pemesanan *

Satuan * satuan dari barang *

 45

5. Nama Arus data : Laporan Persediaan Barang

Alias : Persediaan

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Pengawas Koperasi - Proses 4.0 – Kepala Koperasi

Penjelasan : Sebagai catatan transaki masuk dan keluar barang

Periode : Tiap bulan

Volume : Rata-rata perhari = 15

Struktur Data = Header + Isi + Footer

Header = Judul + Priode

Keterangan :

Judul * judul dokumen *

Priode * priode transaksi *

Isi = {No + Nama_Barang + Qty_Msk + Qty_Keluar +

Stock + Satuan }

Keterangan :

No * nomor urut barang *

Nama_Barang * nama barang *

Qty_Masuk * jumlah pemesanan masuk*

Qty_Keluar * jumlah pemesanan keluar*

Satuan * satuan dari barang *

 46

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Adapun spesifikasi sistem berjalan terdiri dari dokumen masukan yang di

gunakan sebagai bahan masukan dan dokumen keluaran sebagai hasilnya.

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

a. Permintaan Barang

Fungsi Dokumen : Sebagai data permintaan

Sumber : Konsumen

Tujuan Dokumen : Kasie

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : setiap terjadi permintaan barang

Format : Lampiran A-1

3.5.2. Spesifikasi bentuk Dokumen Keluaran

a. Surat Pemesanan Barang

Fungsi Dokumen : Sebagai Bukti pemesanan

Sumber : Bagian Pengadaan

Tujuan Dokumen : Distributor

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang

Format : lampiran A-2

 47

b. Nota

Fungsi Dokumen : Sebagai bukti pengeluaran barang

Sumber : Kasir

Tujuan : Konsumen

Media : kertas

Rangkap : 1 Lembar

Bentuk : lampiran A-3

c. Laporan Barang Masuk

Fungsi Dokumen : Catatan penerimaan barang masuk

Sumber : ADM Gudang

Tujuan : Pengawas Koperasi

Media : Kertas

Rangkap : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A-4

d. Laporan Barang Keluar

Fungsi Dokumen : Catatan pengeluaran barang keluar

Sumber : Kasir

Tujuan : Pengawas Koperasi

Media : Kertas

Rangkap : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A-4

 48

e. Laporan Persediaan

Fungsi Dokumen : Catatan penerimaan dan pengeluaran masuk

Sumber : Pengawas Koperasi

Tujuan : Kepala Gudang

Media : Kertas

Rangkap : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A-5

 49

3.6. Permasalahan Pokok

Masalah yang ada pada sistem persediaan barang dagang di koperasi

Primkopad Zeni Kostrad adalah :

a. Sering terjadinya pemasukan data yang kurang cermat, sehingga sering

terjadinya kerangkapan data permintaan barang dagang yang dikirim.

b. Sering terjadinya gangguan pada computer, sehingga program kasir sering

bermasalah

c. Sering terjadi keterlambatan info dari persediaan.

3.7. Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi permasalahan yang sering terjadi ada beberapa alternatif,

adalah sebagai berikut :

a. Harus lebih ditingkatkan masalah ketelitian khususnya untuk bagian data

entry.

b. Dengan memperbaiki secara berkala untuk sistem komputerisasi dari

koperasi Primkopad Zeni Kostrad.

c. Lebih meningkatkan cara kerja, khususnya untuk informasi persediaan.