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Programa de Titulación para Secretarias Ejecutivas
Instituto Superior Tecnológico Privado SISE
Las Presentaciones
Creativas
y nuevas Tecnologías
Elaborado por
Eco. Roger Viera Challe
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Introducción
La preparación de la secretaria actual no tiene nada que ver con la de las generaciones
anteriores. Antes la secretaria era solamente una mecanógrafa, contestaba el teléfono y
algunas veces llevaba la contabilidad. Hoy día es una profesional mucho más preparada y
se ha convertido en el eje elemental de la empresa. Además, con los avances
tecnológicos de nuestro tiempo, la secretaria de hoy tiene que hacer uso de una
capacidad que décadas atrás era difícil imaginar.
Pero la tecnología no lo es todo: la secretaria correcta debe conocer a fondo su empresa,

y al contrario, una secretaria bien integrada a su empresa, conocedora de su ideología, si
no posee los conocimientos técnicos básicos necesarios para desarrollar su trabajo,
difícilmente podrá optimizar sus tareas. Ambos, conocimientos y tecnología, tienen que
integrarse para lograr la excelencia necesaria en el trabajo.
Las “información” es la base para poder tomar decisiones, y es por ello que mantenerla
segura es muy importante, pero no solamente segura sino ordenada y actualizada. Así,
las nuevas tecnologías denominadas de la información, son muy importantes para poder
llevar a las empresas a niveles nunca antes sospechados.
En la primera parte hablaremos sobre las tecnologías de la información y comunicación y

como están ayudarán a mejorar la eficiencia en la labor secretarial.
En la segunda parte se detallará los criterios para presentaciones exitosas en las

empresas, y no me refiero solamente a elaboración de presentaciones utilizando
PowerPoint sino a todos los detalles para hacer que nuestra idea sea entendida y
aceptada para cumplir nuestros objetivos.
En la ultima parte veremos la creatividad como concepto, así como algunos consejos
sobre manejo de imágenes y un listado de las mejores presentaciones en vivo por los
maestros de este arte como Steve Jones y Tom Peters.
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Parte 1: Las Tecnologías de la Información y la Comunicación
1.1 ¿Qué son las tecnologías de la Información y la comunicación?
Se denominan Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en adelante TIC,

al conjunto de tecnologías que permiten la adquisición, producción, almacenamiento,
tratamiento, comunicación, registro y presentación de informaciones, en forma de voz,
imágenes y datos contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica o
electromagnética. Las TIC incluyen la electrónica como tecnología base que soporta el
desarrollo de las telecomunicaciones, la informática y el audiovisual.
1.2 Aplicaciones Especificas:
1.2.1 Software
Hoy en día la secretaria se va a enfrentar a culturas organizacionales muy

diversas, desde pequeñas empresas donde la tecnología es básica hasta las
nuevas tecnologías aplicadas al máximo en la gestión del negocio.
Hablar de software es hablar de una infinidad de aplicaciones, sin embargo aquí

mencionaré solamente algunas que son sencillas y de aplicación practica, tocando
además conceptos que de aplicaciones mas avanzadas para ser tomadas como
parte del conocimiento general y no ser ajeno al léxico empresarial de hoy.
a. Software de Voz
Una de las aplicaciones que esta tomando éxito en las comunicaciones entre
las empresas y que se podría utilizar abaratando costos de comunicación es el
SKYPE, un programa que te permite hacer llamadas mediante IP entre
usuarios de SKYPE.
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Ésta es tu base de operaciones y puedes ver en Para llamar a alguien con Skype, simplemente
ella todas las llamadas o los mensajes de chat encuentra a esa persona en tu listado de contacto
perdidos, etc. Podrás tener una idea de cuántos y haz clic en el botón verde grande.
amigos están conectados y, en forma instantánea,
el estado de los servicios a los que te suscribes.
Las comunicaciones con Skype van más allá de

simplemente comunicar a dos personas. Puedes
participar en llamadas en conferencia con hasta 4
personas más y todos pueden hablar entre sí al mismo
tiempo.
Para tener mas información sobre Skype, visita la

siguiente dirección en Internet:
http://www.skype.com/intl/es/helloagain.html
Este software es muy sencillo de usar, y con

poca inversión, se puede implementar en las
empresas medianas y pequeñas. Por otro
lado, si la empresa no lo utiliza, puede ser
parte de tu propuesta como secretaria
moderna. En el Anexo 1, podras apreciar una
historia exitosa sobre el SKYPE.
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b. Software de Captura de imágenes
Cuando hablamos de este tipo de software estamos hablando de los scanners,

muy conocidos a nivel empresarial, con un scanner puedes digitalizar
documentos y otros, sin embargo existen otros programas que pueden ser
utilizados para elaborar material de entrenamiento ya sea de fuerza de ventas,
personal administrativo o para sesiones de capacitación de ejecutivos.
Hablemos de uno de estos softwares, Adobe Captivate 2.0, que es elaborado

por la compañía Adobe. Este software te permite capturar las acciones que
realizas en tu computador a manera de video, incluyendo sonido. Para mas
información visita la siguiente página:
http://www.adobe.com/es/products/captivate/ en la cual podrás descargar el
software de manera gratuita.
Adicionalmente existen otros software para tratamiento de imágenes como es

Adobe Photoshop CS2, que sirve para editar imágenes que luego serán
utilizadas en presentaciones, paginas web, anuarios, revistas, etc.
c. Software de Administración de datos
Si hablamos de la toma de decisiones en la empresa, es necesario hablar de

información ordenada y actualizada.
Hoy en día muchas empresas están evolucionando hacia un mundo más digital
denominado Negocio Electrónico, donde la tecnología es parte de la gestión y
relación de la empresa con su entorno.
Pero antes de hablar de un negocio electrónico hablemos de aplicaciones

especificas:
Software Contable:
Dentro de esta categoría tenemos una gran variedad de programas, entre
ellos:
• Procont
• Siscont
• Contaplus
• Concar
En caso desearas adquirir algunos de estos softwares los puedes encontrar en

las paginas amarillas. Para el caso de SISCONT visita: www.siscont.com
Software ERP
Hablar de ERP (Enterprise Resource Planning) es hablar de un sistema muy

completo que interconecta toda la empresa a traves de módulos desde los
cuales el área de ventas, contabilidad, administración, logística y otros,
comparten información para la toma de decisiones.
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Dentro de los softwares ERP mas conocidos en el mercado tenemos:
• SAP (http://www.sap.com/spain/index.epx)
• People Soft (www.peoplesoft.com)
En el Perú existen varias empresas que desarrollan software y venden

sistemas ERP, una de ellas es BMP Ingenieros S.A (www.bmp.com.pe)
Software CRM
El CRM (Custom Relationship Management) es una forma de trabajo que

consiste en conocer al cliente, y para ello la información de ese cliente es muy
importante. El CRM se apoya en software que permite almacenar información
de los clientes de la empresa, que posteriormente ayude a la empresa a
determinar el comportamiento de su cliente y asi poder elaborar campañas de
mercadeo más efectivas y conseguir la tan buscada fidelización de los clientes.
En el Perú la empresa BMP Ingenieros S.A también provee de este software.
d. Negocios Electrónicos
Se denomina negocios electrónicos, no a las empresas que tienen una pagina

web, sino a las empresas que han unido a sus procesos las nuevas
tecnologías de la información, lo cual les permite gestionar y comercializar a
niveles electrónicos.
Negocios como Rosatel (www.rosatel.com) son el claro ejemplo de negocios

electrónicos, ya que los clientes pueden comprar y vender utilizando internet
como medio de contacto.
1.2.2 Hardware
El hardware esta compuesto por la parte física de la computadora, es decir la parte

tangible.
Hoy en día una de las preocupaciones importantes de las empresas es la

seguridad de la información.
En ese sentido, la secretaria de hoy debe estar al tanto de las nuevas

herramientas que ofrece el mundo tecnológico para poder almacenar la
información.
a. Quemadores externos de CD: Hace algunos años cuando uno quería trasladar
grandes cantidades de información guardaba la información en CD’s, pero se
requería los llamados quemadores de CD que venian incluidos dentro de la
PC, hoy en día la secretaria moderna puede contar con estos dispositivos de
grabación portátiles que se conectan fácilmente a cualquier computadora. Lo
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cual le permitirá grabar copias de los archivos de la oficina como medio de

seguridad en caso la PC sufra desperfectos.
b. USB Memory Flash: Otra forma de trasladar la información es utilizando las

memorias flash, que son pequeños dispositivos que almacenan información por
128MB, 256 MB, 520 MB, 1 GB y hasta 2 GB, ideal para trasladar videos o
archivos para presentaciones en otros lugares fuera de la oficina.
1.3 Fuentes de Información en la red
Hoy en dia Internet nos ofrece una gran cantidad de información que podemos utilizar
en beneficio de la productividad, a continuación mencionaremos algunos sitios que
pueden ser de gran utilidad en la actividad secretarial.
a. Guía de Calles: Si de encontrar una dirección para una reunión de tu jefe se trata,
el sitio web: www.guiacalles.com te puede ser de gran utilidad ya que presenta
planos de la ciudad de Lima y te permite ubicar calles por distrito.
b. Avisos para Reclutamiento: Si la empresa requiere personal para determinados
puestos, puedes acceder a www.computrabajo.com.pe un espacio creado para
colocar ofertas laborales de manera gratuita.
c. Catálogo de imágenes: Para obtener imágenes de acuerdo a un concepto
especifico para luego utilizarlas en material publicitario, presentaciones en
PowerPoint o documentos de word, los sitios: www.alamy.com y
www.gettyimages.com son ideales para obtener imágenes de una amplia galeria
solamente indicando un criterio de búsqueda.
d. Buscador peruano: Asi como el Google, o Yahoo, existe www.yachay.com.pe, un
buscador que solo lleva al usuario a resultados a nivel Perú.
e. Tu empresa en Internet: Actualmente el gobierno peruano a través de Prompyme
ha creado el sitio www.mypeplaza.com, un sitio donde gratuitamente la empresa
puede promocionar sus productos o servicios.
f. Directorio de Empresas: Buscar una empresa o información de ciertas empresas
para la organización de seminarios u otros , es parte de la labor secretarial que es
muy frecuente en las empresas de hoy. Para ello podemos utilizar:
www.sunat.gob.pe , donde podremos ubicar datos relacionados a representantes

legales, documentos de pago autorizados a emitir, sucursales, RUC, dirección,
fecha de inicio de actividades y rubro al que pertenece.
http://www.sni.org.pe , en el Site de la sociedad nacional de industrias, en el

enlace: Nuestros socios, elegir búsqueda. Ahí podrá encontrar información sobre
las empresas asociadas a la sociedad nacional de industrias.
g. Información Legal: El Diario El Peruano contiene las Normas Legales que se

publican en el pais, podrás buscar normas específicas al respecto.
www.elperuano.com.pe
h. Información Estadística: www. Inei.gob.pe , el Instituto Nacional de Estadística e

Informática.
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1.4 Mejorando Las Búsquedas en Internet
Existe una infinidad de información en la red sin embargo, el ahorro de tiempo para
reducir resultados y llegar a lo que queremos en poco tiempo es importante, a
continuación algunos trucos para buscar en la red.
1. 4.1 Haz una búsqueda previa, y afínala después.

Antes de empezar una búsqueda, haz una aproximación rápida para ver cuánta
información disponible hay en la red. Prueba con diferentes palabras clave y mira
cuántos links obtienes.
Por ejemplo, si te apetece saber qué estrenos de cine puedes ver este fin de
semana, prueba buscando cine, estrenos, cartelera..., y mira los resultados que
consigues. Así podrás utilizar mejor los consejos que te vamos a dar a
continuación.
1.4.2 Elige los términos de búsqueda más específicos.

Si encuentras demasiados links que no te interesan (como te habrá pasado en el
ejemplo anterior), trata de utilizar una combinación de palabras lo más concreta
posible, que defina lo mejor posible aquello que estás buscando.
Imagínate, por ejemplo, que te apetece saber algo sobre los próximos
campeonatos de coches de carreras. Si utilizas la palabra coches en tu
búsqueda, te aparecerán muchísimos links. Pero si utilizas coches carreras,
encontrarás muchos menos porque estarás buscando en webs que incluyan
ambas palabras. Y todavía puedes restringir más la búsqueda con campeonatos
coches carreras.
En una búsqueda, el espacio en blanco entre palabras significa que buscará las
páginas web que incluyan todas esas palabras.
1.4.3 Piensa en formas de excluir información.

De la misma manera que utilizas las palabras que mejor definen lo que estás
buscando, también debes pensar en cómo quitarte de en medio aquellos links
que no te interesen para nada. Para ello utiliza siempre la palabra no entre dos
palabras, lo que excluirá la segunda de la búsqueda. Pensemos que quieres
hacer una búsqueda sobre cine, pero no tienes ningún interés en el cine español.
Entonces la búsqueda debería ser cine no español.
1.4.4 Busca expresiones exactas.

Si pretendes obtener un resultado muy preciso, debes buscar a través de una
expresión exacta, es decir, utilizando un grupo de palabras en un orden
concreto. Para estos caso debes poner este grupo de palabras entre comillas ("
").
Escribe entonces "Museo del Prado" y encontrarás únicamente webs en que
estas palabras estén exactamente en ese orden. Evitarás entonces información
sobre los prados de Cantabria, por ejemplo.
1.4.5 Ofrece diferentes alternativas al buscador.

Cuando no necesites afinar la búsqueda, sino por el contrario conseguir el
máximo de links, utiliza el comando o, que colocado entre dos palabras permite
encontrar links que incluyan la primera palabra, la segunda, o ambas.
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Así, si quieres conseguir muchos links sobre Estados Unidos, teclea "Estados
Unidos" o EEUU o USA, y así seguro que consigues todos los webs que hablen
de ese país.
1.4.6 Elimina las palabras que no aportan nada.

Si encuentras realmente pocos links, intenta introducir en el buscador el menor
número de palabras, y si es posible sólo una y que sea lo menos concreta
posible. Entonces, si buscas información sobre George Clooney y sus películas,
y no consigues prácticamente nada, intenta utilizando sólo el apellido Clooney.
1.4.7. No permitas que una falta de ortografía te impida dar con lo que buscas.
Realmente cuesta escribir algunos nombres, eso está claro. Pero tenemos dos
comandos que pueden ayudarnos en estos casos. Por un lado, ? que sustituye a
una letra que no sabemos. De esta forma, podrás encontrar la capital de Japón
sin saber si se escribe con i o con y, tecleando Tok?o.
Y si lo que no sabes escribir es un grupo de letras, puedes sustituirlas por *, por
ejemplo si no te acuerdas del apellido completo del famoso autor de 'Romeo y
Julieta', puedes teclear Shakes*.
1.4.8. Combina todos los trucos anteriores.

¡Claro que puedes utilizar varios trucos al mismo tiempo! Acuérdate de utilizar el
paréntesis ( ) para agrupar comandos y palabras.
Por ejemplo, y retomamos los Estados Unidos, si quieres buscar webs sobre
este país, pero dejando de lado la historia, podrías teclear ("Estados Unidos" o
EEUU o USA) no historia.
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Parte 2: Presentaciones Exitosas en las Empresas
Para realizar presentaciones exitosas en las empresas, los detalles cuentas muchísimo,
desde la elección del material a utilizar hasta el tipo de lenguaje y vestimenta que se
usará son parte del éxito. La expresión corporal, la interacción con el público, el dominio
del tema, y la seguridad del expositor son importantes también. A lo anterior añadir un
poco de creatividad y marketing para dar al publico lo que quiere te llevarán a
definitivamente a posicionarte como una profesional exitosa.
A continuación desarrollaremos los detalles a tener en cuenta antes y durante la

presentación.
2.1. Preparación: la clave del éxito
Es imprescindible eliminar la separación de la audiencia con el orador, esa sensación de

soledad que Snell define como "Yo vs. Ellos".
La manera de hacerlo es simple: Ud. debe prepararse. En un sentido más profundo es

practicar el arte de la preparación mental, física, técnica y emocional desarrollando una
serie de pasos y planes que describiremos a continuación:
• Trazar sus objetivos y los de la audiencia. Si está claro en lo que quiere lograr y lo
que la audiencia desea obtener con su presentación y ambos objetivos están
relacionados, podrá decidir sobre los medios y métodos que debe usar para
obtener un resultado.
• Ubicar claramente el tiempo y el espacio de su presentación: fecha, lugar,

duración, tipo de audiencia.
• Ubicar claramente el tipo de presentación y el discurso, medios, métodos y

equipos que deberá utilizar.
• Definir claramente la agenda de su presentación en cuanto a los puntos a tratar,

recesos o descansos si es el caso.
• Preparar el discurso. Se trata de escribir las frases que pronunciará de una

manera organizada de modo que pueda leerlo claramente para determinar si
realmente motivará o no a la audiencia y así poder adaptarlo.
• De esta forma, a través de la presentación, la organización y el conocimiento de

las motivaciones de su audiencia determinará la mejor forma de llegar a ser el
mejor comunicador de sus propias ideas.
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2.2 Tipos de presentación
2.2.1 Presentaciones de Ventas Persona a Persona o a pequeños grupos:
Objetivo: Convencer a un individuo a comprar un producto, servicio o idea.

Audiencia: Un comprador potencial o pequeño grupo de personas que interviene
en la decisión de compra. Son compradores profesionales acostumbrados a
evaluar los productos y propuestas de un largo número de vendedores.
Motivación de la audiencia: Quieren tener la información necesaria para hace

decisiones prudentes de compra. La presentación debe contener precios,
características, beneficios y alguna otra información pertinente de una forma lógica
y concisa.
Lugar: Este tipo de presentaciones se lleva a cabo en la oficina del comprador o

en una pequeña sala de conferencias. La mayoría de las veces la sala no está
equipada audiovisualmente.
Preparación: Hacer una presentación completa en sí misma. Comenzar con la

presentación del orador y de la empresa a los miembros del grupo. Seguidamente
se puede mostrar la porción audiovisual con el contenido de las características y
precios del bien o servicio y completar hablando de cómo puede ayudar a
solventar el problema o situación que lleva a la compra. La presentación debe ser
fluida, ya que es una presentación bastante informal y si sonara algo “mecánica” la
audiencia se apagaría de inmediato.
Medios: Presentaciones en powerpoint o cualquier otro asistente de oficina. Con

los tips más importantes.
Equipos: Equipos portátiles de computación y proyección (hasta 4 Kg. máximo) y

de escritura (rotafolios plegables), pantalla de proyección portátil..
Duración: Los miembros de este tipo de audiencia están presionados por el

tiempo, estas presentaciones deben ser sumamente cortas: de 5 a 10 minutos
máximo. Si Ud. piensa extenderse más de ese tiempo debe avisar a los miembros
con anticipación y tener una buena razón para ello.
2.2.2. Presentaciones de Ventas: Compra puntual:
Objetivo: Atraer la atención de los consumidores a comprar el producto que está

siendo demostrado y enfatizando sus ventajas.
Audiencia: Compradores potenciales caminando en una tienda o centro de

compras. La presentación está diseñada para Motivación de la audiencia: están
usualmente asociadas con el deseo de compra de los consumidores: incrementar
su nivel de salud, tiempo, popularidad, éxito, prestigio, ocio, confort, seguridad.
Lugar: Usualmente este tipo de presentaciones se lleva a cabo en un área de

ventas al detal. Frecuentemente, el área de demostración es el punto focal de un
largo despliegue de productos. En algunos casos, un vendedor es parte integral de
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la presentación. Preparación: Lo ideal para realizar este tipo de presentaciones es

utilizar una presentación muy corta con equipos portátiles de computación,
proyección o escritura.
Medios: Video en cassete de VHS, CD o DVD que ejemplarice una situación en la

que el producto no sólo es de utilidad sino que además supere las expectativas de
los consumidores.
Equipos: Si la presentación no debe quedar fija mucho tiempo, convendría instalar

una pantalla de alta resolución (Monitor de plasma, Videowall) que presentara de
manera espectacular el video. De lo contrario, la proyección de un buen material
reproducido a través de DVD Player o VHS con un proyector de video multimedia
en una pantalla especial de proyección de trípode estaría bien.
Duración: Si logramos captar la atención de los compradores, no debemos

retenerlos mucho tiempo. Los más profesionales, dedicando tiempo y esfuerzo a la
preparación logran convencer en 1 a 3 minutos.
2.2.3. Reuniones en Salas de Conferencia:
Objetivo: Comunicar información de importancia para toda una organización.

Audiencia: Está limitada a directores, gerentes, es decir personal de alto nivel de la
empresa.
Motivación de la audiencia: recibir información importante sobre la empresa, bien

sea para transmitirla a cada uno de los subordinados, para determinar el grado de
participación y responsabilidad en los planes.
Lugar: Salas De Reuniones o en la Oficina del Director Principal.
Preparación: Utilizar un buen discurso bien convincente ejemplificado y soportado

por excelentes graficas o imágenes.
Medios: Gráficos de barra, tortas, tabla de resultados son por lo general el material
más utilizado en este tipo de reuniones que serán llevados en disquete, ZIP, o CD.
Equipos: Es común a este nivel jerárquico llevar un laptop para instalarlo a un

proyector de video y enfocado en una pantalla eléctrica (estos últimos instalados
en la Sala de Reuniones). Recomendamos la utilización de la pizarra electrónica
mimio que permite que las anotaciones realizadas por el orador o por cualquier
miembro de la reunión en una pizarra acrílica o rotafolio sean proyectadas en
pantalla, guardarlas en el computador , editadas y hasta imprimirlas: Y es un
equipo sumamente portátil.
Duración: Es difícil precisar la duración exacta en este tipo de presentaciones. Sin

embargo, de 10 a 30 minutos será suficiente si la presentación está bien diseñada.
2.2.4. Grandes Reuniones de Ventas:
Objetivo: Comunicar a la audiencia sobre nuevas líneas de productos, precios,

planes o estrategias.
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Audiencia: Numerosos grupos de Vendedores, Representantes de Ventas,

Coordinadores de Zona o Regionales.
Motivación de la audiencia: Obtener toda la información necesaria para lograr sus

metas de ventas.
Lugar: Teatros, Hoteles, o Centros de Convenciones especialmente diseñados

para albergar a un número importante de personas con todas las comodidades
necesarias
Preparación: La transmisión de la información debe ser de manera impactante y

motivadora..
Medios: Presentaciones en PowerPoint, estadísticas, gráficos, muestras de

productos.
Equipos: Por lo general las Salas de Convenciones contienen todo el

equipamiento audiovisual necesario: Pantallas de Proyección, Proyector de video
Multimedia, Reproductor de VHS y DVD, Sonido (cornetas, micrófonos, consolas,
amplificadores), distribuidores o suicheras de video para enrutar las salidas de
video y sonido. Recomendamos el presentador visual o proyector de opacos para
demostraciones de productos.
Duración: De 30 a 45 minutos por orador.
2.2.5. Talleres:
Objetivo: Impartir conocimientos o habilidades para realizar un trabajo más

eficiente.
Audiencia: Personas que requieren entrenamiento o información.
Motivación de la audiencia: Por lo general los asistentes a un taller están

altamente motivados a participar y escuchar al orador o ponente.
Lugar: Salones de clases, laboratorios.
Preparación: La mayoría de los entrenadores de talleres, dedican gran esmero y

tiempo en la preparación del material tanto escrito como audiovisual.
Medios: No existen limitaciones en cuanto a las herramientas que se utilizan en un
taller. Todo dependerá del tipo o especialización del entrenamiento. Las más
comunes presentaciones en PowerPoint, Transparencias, Videos, Películas.
Equipos: Por lo general encontramos: computadores, equipos de VHS, DVD, Rota

folio, Videoproyectores, Retroproyectores.
Duración: Los talleres pueden durar un día entero o a veces varios días.
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2.2.6. Exhibiciones
Objetivo: Presentar con gran impacto productos y servicios y toda la información

necesaria. También se utilizan para reafirmar la imagen corporativa de una
empresa.
Audiencia: En las grandes exposiciones pueden encontrarse un numero

heterogéneo de personas, dependiendo del grado de especificación del evento:
Por ejemplo, tecnología, construcción, medicina, etc.
Motivación de la audiencia: Actualización o información para la compra del mejor

producto en su estilo.
Lugar: Grandes centros de exhibiciones, Centros de Convenciones..

Preparación: Este tipo de presentaciones requieren meses y algunas veces años
de preparación. No-solo por el material audiovisual sino por la infraestructura y
estética del stand o lugar de exhibición que deberá ser amplio y contar con las
comodidades suficientes para que los interesados tomen toda la información que
necesiten.
Medios: Videos de gran resolución proyectados en DVD o VHS
Equipos: Los video walls, monitores de plasma, pantallas gigantes de proyección

con proyectores instalados a techo, Logos de la empresa iluminando un área de la
exhibición.
Duración: Las exhibiciones pueden durar días. Sin embargo el show o

presentación completa debe mostrarse en un máximo de 3 minutos.
2.2.7. Reuniones de Audiencia masiva:
Objetivo: Impartir conocimientos o habilidades para realizar un trabajo mas

eficiente.
Audiencia: Personas que requieren entrenamiento o información.
Motivación de la audiencia: Por lo general los asistentes están altamente

motivados a participar y escuchar a los oradores o ponentes que por lo general
son invitados internacionales.
Lugar: Centro de Convenciones, Hoteles, Teatros.

Preparación: Por lo general los invitados a realizar las ponencias llevan consigo la
presentación ya elaborada.
Medios: Disquete o CD con la presentación, a veces películas en VHS o DVD.

Equipos: computadores, equipos de VHS, DVD, Rotafolio, Video Proyectores de
alta resolución en doble pantalla, Retroproyectores.
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2.2.8. Videoconferencias
Objetivo: Transmitir información por cuenta de un experto que se encuentra en un

lugar remoto de la sede de la audiencia.
Audiencia: Personas que por una razón u otra no pueden trasladarse al lugar del
orador o viceversa.
Motivación de la audiencia: por lo general pertenecen a una organización o

institución y es de su interés interactuar con el ponente.
Preparación: La mayor preparación que requiere este tipo de reuniones es la

técnica. La selección del proveedor de la señal y equipos de videoconferencia, los
medios audiovisuales por donde se verán, son las claves más importante para el
éxito de estas reuniones.
Medios: El discurso del orador y las preguntas o comentarios de los interlocutores.

A veces puede transmitirse data a través de la video conferencia.
Equipos: Cámaras de Video conferencia, Showstation, Televisores de 27” en

adelante o proyección en pantalla. .
Duración: Este tipo de esfuerzo no vale la pena realizarlo si la sesión durara

menos de 1 hora, por lo general llega a extenderse de 2 a 4 horas.
2.3 Selección de Medios y Equipos
2.3.1. Presentaciones a pequeños grupos (hasta 40 personas):
Equipos portátiles de computación: Recomendamos una PC ó LAPTOP con DVD,

memoria RAM y almacenaje en Disco Duro y velocidad suficiente para que la
presentación no se haga lenta y tediosa.
He aquí una alternativa :

PORTATIL COMPAQ INTL PRESARIO 1202LA Celeron 850 Pantalla Activa de
13.3 Pulgadas TFT 128MB Memoria 10GB Disco Duro DVD 56K Español
Equipos portátiles de Proyección: Recomendamos hasta 4 Kg. máximo de peso, la

resolución puede ser SVGA y los lumens pueden estar entre los 700 y 1.000, Es
importante verificar la cantidad de luz en el salón y si es regulable y tiene cortinas.
Una buena alternativa es:EPSON 50C,svga,1000lumens
Rotafolios plegables utilizados para aclarar, explicar o resaltar cualquier acotación.

Existen de varias medidas, una opcion: marca VISION de 1,70 x 0,80 mts
Pantalla de proyección portátil: Las de trípode son las mas faciles de transportar y
armar. Recomendaríamos de 1,80 x 1,80 mts.
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2.3.2. Presentaciones a medianos grupos (50 a 100 personas):
Equipos: Para este número de personas pueden utilizarse los equipos

mencionados en el punto anterior, con un buen material reproducido a través de
DVD Player
Convendría tambien utilizar la pizarra electrónica mimio que permite que las
anotaciones realizadas por el orador o por cualquier miembro de la reunión en una
pizarra acrílica o rotafolio sean proyectadas en pantalla, guardarlas en el
computador , editadas y hasta enviadas por e-mail.
2.3.3. Grandes Reuniones (100 a 300 personas):
Equipos: Pantallas de Proyección grande de Trípode o de estructura de aluminio

(2,40 x 2,40mts mínimo). Proyector de video Multimedia mínimo de 1500 lumens,
Reproductor de VHS y DVD, Sonido (4 cornetas distribuidas adelante y atrás,
micrófonos de mano, balita y para la audiencia, cónsola, amplificador,distribuidores
o swicheras de audio y video para enrutar las salidas de video y sonido.
Recomendamos el presentador visual o proyector de opacos para demostraciones

de productos o catálogos y folletos.
2.3.4. Talleres:
Por lo general encontramos: computadores, equipos de VHS, DVD, Rotafolio,

Videoproyectores, Retroproyectores.
2.3.5. Exhibiciones
Los video walls, monitores de plasma, pantallas gigantes de proyección con

proyectores instalados a techo o en retroproyección, Logos de la empresa
iluminando un área de la exhibición,etc.
2.3.6. Reuniones de Audiencia masiva (1000 personas o mas):
Video Proyectores de muy alta resolución y luminancia en doble pantalla

gigante,computadores o lap-top en el podium y en la mesa de control,monitoreo en
video para proyectar imágenes de los conferencistas y del evento, equipos de
VHS,DVD,presentador visual,consola de video,swicheras de computación y de
video,sonido para la audiencia,con microfonía en
podium,presidium,pasillos,inalámbrica de balita y/o de mano,iluminación dirigida o
seguidores para los expositores y que ayude a los camarógrafos.
2.3.7. Videoconferencias
Cámaras de Video conferencia, codecs, Televisores de 27” en adelante o

proyección en pantalla,sonido y microfonía para los expositores y la audiencia.
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2.4 Lo que espera la audiencia
La disposición mental de la audiencia antes y durante la presentación juega un papel

fundamental en el rechazo o la aceptación del mensaje, de manera que, asegurar que el
ambiente y las circunstancias alrededor de la presentación creen una atmósfera de
confort y relajación es un detalle que no se puede descuidar.
Establecer las condiciones ideales para recibir a la audiencia requiere la consideración de

tres factores críticos:
• Ubicación
• Temperatura
• Acústica
• Cortesía
2.4.1 Ubicación
Podemos planificar patrones de ubicación efectivos siguiendo estas sencillas

recomendaciones:
a.- Delinear el área efectiva de visión

Sin importar donde se realice la presentación el sitio siempre va a albergar “áreas
muertas” (secciones del salón desde las cuáles es difícil ver la presentación
claramente) el secreto radica en conocer y evitar ubicar a los asistentes en dichas
áreas.
Si se desea planificar la ubicación de manera más precisa la siguiente fórmula es

útil para levantar un diagrama:
Para conocer el ángulo de visión se debe medir desde cada lado de la pantalla,
hacia adentro, el equivalente a un tercio del ancho de la misma, y desde cada uno
de estos puntos, se trazan líneas hacia las paredes laterales del recinto formando
un ángulo de 50° con respecto al plano de la pantalla.
Para conocer la distancia a la cual se debe colocar la primera fila de espectadores

se multiplica la altura de la pantalla por 2 y para calcular la distancia a la cual
colocar la última fila se multiplica la altura de la pantalla por 8.
De esta manera, se puede dibujar un diagrama del “área efectiva de visión” sobre
un mapa de la planta del recinto donde se planifica realizar la presentación.
b.- Otórguele suficiente espacio a los asistentes

En general se calculan 1,5 - 1,8 m2 por cada invitado si se trata de un auditorio
(esto incluye asientos y caminerías), pero si se trata de una sala de conferencias o
de un salón de clase se calculan 2,5 - 3 m2 (incluye asientos, caminerías y mesas
o pupitres).
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2.4.2 Control de la temperatura
El sentido común es la mejor guía en este particular, pero lo esencial es que la

audiencia no debe sentir ni mucho frío, ni calor. Por supuesto que encontrar esa
temperatura en la que todo el mundo se siente cómodo puede llegar a tomar algo
de práctica, un consejo practico es colocar el termostato solo unos pocos grados
por encima de lo normal, ya que los grupos grandes de personas siempre generan
algo de calor.
Un factor adicional a considerar es una adecuada ventilación de la sala.
2.4.3 Acústica
Generalmente no representa ningún problema, pero un factor a considerar es

evitar la posibilidad de ruidos externos que puedan distraer la atención de la
audiencia.
2.4.4 Se espera que usted sea cortes
Cumplir con esto es sumamente sencillo si considera estos tres consejos:
1. Comience a tiempo y tenga todo preparado.

Las personas con agendas apretadas lo agradecerán, y además, observar a un
presentador dando tumbos con cables y proyectores a última hora es algo que
denota una preparación insuficiente y esto predispone a la audiencia.
2. Apéguese a los tiempos pautados.

Si toma demasiado tiempo para su presentación, arriesga el cumplimiento de sus
objetivos puesto que los minutos finales son críticos, mas aún, si la audiencia se
desespera y comienza a observar el reloj y a retorcerse en sus asientos.
3. Mantenga la presentación dentro de los límites de confort, tanto físicos como

psicológicos, de la audiencia.
Existen límites con relación al tiempo que una audiencia espera para que el
presentador concrete el punto. Estos límites están fuertemente influenciados por
los patrones televisivos, dado que nos hemos condicionado a recibir información
en bloques de 10 a 15 minutos y a recibir descansos (comerciales) entre bloque y
bloque. De tal manera que, cuando considere realizar una presentación con una
duración superior a los 30 minutos, necesitará varios cambios de ritmos para
poder mantener la atención de la audiencia.
Existen varias formas de lograr esto:
• Cada cierto tiempo (bloque) intercambie los formatos SOLO VERBAL -

SECUENCIAS DE DIAPOSITIVAS – VIDEO.
• Use para la misma presentación mas de un presentador e intercambielos
constantemente.
18
2.5 Las 10 cosas que debe y no debe hacer en la elaboración de diapositivas.
2.5.1. Apóyese en material convincente.

En cierto modo, la facilidad de uso de PowerPoint puede ser su peor enemigo. Por
muy fácil y atractivo que resulte crear diapositivas y gráficos llamativos, tenga en
cuenta que PowerPoint no es una herramienta autónoma. Los asistentes desean
escuchar lo que usted dice, no sólo quieren ver una sucesión de imágenes en una
pantalla. Cree un programa sólido con PowerPoint, pero asegúrese de que sus
comentarios verbales resulten igualmente convincentes. "PowerPoint no prepara
presentaciones, sino que permite crear diapositivas", afirma Matt Thornhill,
presidente de Audience First, empresa de Midlothian, Virginia (EE.UU.) que ofrece
formación para la elaboración de presentaciones. "Recuerde que está creando
diapositivas que servirán de apoyo a una presentación oral".
2.5.2. Simplifique.
Todos hemos visto presentaciones con PowerPoint o con otras herramientas en
las que el orador parecía a punto de ofrecerle matrimonio al programa. Al fin y al
cabo, era evidente su enamoramiento con cada enfoque, efecto especial o
artilugio. Pero las presentaciones más eficaces de PowerPoint son sencillas:
gráficos fáciles de comprender e ilustraciones que reflejan lo que el orador dice en
cada momento. Algunos entendidos sugieren que no se utilicen más de cinco
palabras por línea ni más de cinco líneas por diapositiva. "No lo estropee con un
saturación de texto y gráficos", señala Kerr. "¿Realmente es necesario que todo
aparezca en la pantalla?"
2.5.3. Reduzca al mínimo las cifras en las diapositivas.

El atractivo de PowerPoint es su capacidad para comunicar ideas y apoyar las
observaciones del orador de un modo conciso. Resulta difícil conciliar eso con un
laberinto de números y estadísticas. En la mayoría de los casos, las
presentaciones más eficaces realizadas con PowerPoint no abruman a los
asistentes con cifras y números. Déjelos para más tarde; se pueden distribuir en
forma de notas al final de la presentación, para un estudio más detenido. Si desea
destacar una estadística en PowerPoint, considere la posibilidad de usar un gráfico
o una imagen para transmitir la idea. "Por ejemplo, para hablar del aumento del
número de pacientes con Alzheimer, una vez utilicé una fotografía de una anciana
en lugar de mostrar un frío número en la pantalla", explica Kerr.
2.5.4. No lea literalmente la presentación de PowerPoint.

Uno de los hábitos más generalizados y perjudiciales de los usuarios de
PowerPoint consiste en limitarse a leer la presentación visual a la audiencia. No
sólo es redundante (si no es para controlar el mando a distancia, es difícil justificar
así la presencia del orador), sino que, además, la presentación más atractiva se
hace aburrida. PowerPoint resulta más eficaz con comentarios verbales que
amplían e interpretan lo que hay en la pantalla en lugar de repetirlo. "Incluso con
PowerPoint es necesario el contacto visual con la audiencia", explica Roberta
Prescott, de la empresa de consultoría especializada en comunicaciones The
Prescott Group, que tiene su sede en Connecticut (EE.UU.). "Lo que quieren los
asistentes no es verle la nuca".
19
2.5.5. Utilice las observaciones oportunamente.

Algo que también le puede hacer perder puntos son los comentarios que coinciden
precisamente con la aparición de una nueva diapositiva en una presentación de
PowerPoint. Distraen la atención de los asistentes. En un programa bien
orquestado con PowerPoint se presenta una diapositiva nueva, se deja a los
asistentes tiempo para leer el texto y digerirlo y, a continuación, siguen las
observaciones que amplían lo que aparece en la pantalla. "Es una cuestión de
sincronización", señala Kerr. "No hable si va a interferir en la presentación de una
diapositiva".
2.5.6. Deje un tiempo de reposo.

PowerPoint también resulta en este caso más eficaz como acompañamiento visual
de la palabra. Los usuarios de PowerPoint más experimentados no temen dejar la
pantalla en blanco de vez en cuando. Eso no sólo puede suponer un descanso
visual para los asistentes, sino que también puede constituir una táctica eficaz
para concentrar la atención en un intercambio más verbal, como una discusión en
grupo o una sesión de preguntas y respuestas.
2.5.7. Utilice colores vibrantes.

Un contraste marcado entre el texto, los gráficos y el fondo puede resultar muy
efectivo para transmitir mensajes y emociones.
2.5.8. Importe otras imágenes y gráficos.

No limite la presentación a lo que ofrece PowerPoint. Utilice imágenes y gráficos
externos, incluso vídeo, para mayor variedad y atractivo visual. "A menudo incluyo
una o dos secuencias de vídeo muy breves en mis presentaciones", comenta
Ramon Ray, asesor de tecnología de Nueva York. "Ameniza, transmite un
mensaje y relaja el ambiente".
2.5.9. Distribuya notas al final, no durante la presentación.

Habrá quien no esté de acuerdo conmigo en este punto. Pero ningún orador quiere
dirigirse a un grupo de personas que está entretenido leyendo un resumen de sus
comentarios. A menos que sea imperativo que los asistentes sigan un guión de
notas durante la presentación, espere a terminar para distribuirlo.
2.5.10. Realice modificaciones sin reparos antes de la presentación.

No pierda nunca la perspectiva de la audiencia. Después de confeccionar el
borrador de las diapositivas de PowerPoint, imagínese que es una de las personas
que escuchan sus comentarios mientras las repasa. Si algo es poco interesante,
distrae o confunde, corríjalo sin pensarlo dos veces. Es muy probable que consiga
mejorar la presentación.
20
Parte 3: La Creatividad
“Cada vez que piensas una idea, estás haciendo funcionar los controles de un poderoso
mecanismo: tu mente y su capacidad de imaginación” (Carbonetti, J., 2000:64).
¿Te aburres en clase? ¿Qué tu tienes tus propias ideas y no sabes cómo ponerlas en
marcha? ¿Te gusta la música, la pintura, bailar, escribir o algún arte en especial? ¿Qué lo
tuyo son los deportes? En todos estos campos y más, la creatividad puede ser el motor
que te dé energía para lograr tus metas y objetivos, dándote además un gran sabor de
satisfacción personal.
Sí, la creatividad no es sólo cuestión de genios o artistas. Si te das cuenta de hecho tú ya

la empleas en las cosas más simples de tu vida diaria. ¿Cómo? Piensa en cómo tienes
ordenada tu habitación: a tu gusto, sea cual sea, y eso habla de ti y de cómo eres. Ahora,
recuerda cómo convenciste a tus padres para que te prestaran o compraran algo; o en
alguna preparación mental que hayas hecho para conseguir que te dejaran ir a una fiesta
en especial, o en la manera en que lograste atraer a alguien que te gustaba y que a lo
mejor ahora es tu novio (a).
Pero, si a especialidades nos vamos, no hay nada mejor que los pretextos que preparas
para dar razones por las que no entregas los deberes a tiempo: “ Mis padres no se dieron
cuenta y me han dejado encerrado en casa, sin llaves y sin teléfono”. “ Mi perro se comió
los deberes de matemáticas”. “Mi padre se ha confundido y se los ha llevado en su
maletín”. “Ayer entraron unos ladrones y entre otras cosas se llevaron mi libro”. “Me
entretuve viendo a algo que parecía un ovni y cuando me di cuenta ya era de
madrugada”.
Es tu turno: piensa en una de estas disculpas curiosas que hayas dicho o escuchado.
Puedes reírte. ¿Ya? Bueno, pues esto no es para que te aplaudas, ni para que te lo
celebremos como si fueras un gran evasor de la responsabilidad, sino para que te
detengas a pensar en lo creativo que puedes ser y para que cuando estés atorado (a) en
algún proyecto te des cuenta de que si pones en marcha tu imaginación, lo puedes sacar
adelante. Es decir, si puedes ser imaginativo para justificaciones como las de arriba, por
qué no para las cosas importantes.
3.1 Creatividad en las presentaciones
Si hablamos de creatividad en las presentaciones, hay que tener en cuenta ciertos

aspectos, la puesta en escena: el manejo de las imágenes y el mensaje, para ello es muy
útil unos consejos sobre imágenes y publicidad.
Imágenes y publicidad: Semiología, Barthes. Recomendaciones Ogilvy.
La percepción del mensaje publicitario se realiza a través de diferentes formas de

comunicación, como son: la comunicación verbal (que transmite el mensaje mediante las
diferentes frases y las palabras del mismo) y la comunicación no verbal (gestos, símbolos,
imágenes y, en general, el ambiente global del mensaje).
21
Barthes analiza el conjunto de la significación del mensaje, a través de sus palabras e

imágenes.
Distinguiendo dentro del mensaje publicitario tres tipos de mensajes diferentes: el

mensaje lingüístico; el mensaje icónico codificado y el mensaje icónico no codificado.
1. El mensaje lingüístico, formado por la componente escrita o auditiva.

2. El mensaje icónico codificado, constituido por diferentes elementos de las figuras que
se traducen en un significado de carácter cultural.
3. El mensaje icónico no codificado, comprende el mensaje transmitido por los objetos
reales de la situación que se expone.
Estas tres componentes están estrechamente relacionadas en el mensaje publicitario. La

componente lingüística permite atribuir al mensaje icónico uno de los sentidos posibles, lo
que puede denominarse “anclaje del sentido”. Este anclaje se efectúa en dos niveles
distintos, según se trate de la componente icónica codificada o no codificada.
Identificando los objetos y guiando la interpretación del mensaje icónico.
Es decir, se origina en el primer caso lo que podríamos denominar una “denotación”, con
la que el significado se establece de forma automática y casi universal. Por el contrario,
en el segundo caso, tiene lugar una “connotación”, es decir, una serie de evocaciones, a
través de recuerdos o ideas, en un determinado sentido, pero con interpretación múltiple.
El anuncio base, anuncio preliminar o esquema de transmisión, está constituido por el

conjunto de frases, símbolos, colores o sonidos que, combinados adecuadamente, deben
comunicar con claridad y rapidez la evocación deseada. Los aspectos fundamentales que
tendremos que tener en cuenta a la hora de planificar el desarrollo de un anuncio es: la
fugacidad del contacto con el mensaje, las diferentes vías de percepción (verbal-no
verbal), el papel de la marca en la comunicación publicitaria, así como la identificación del
producto y de la marca.
Es por ello, por la fugacidad del mensaje, por lo que la imagen adquirirá una significación
e importancia especial para la retención de la atención del lector. Será el principal
elemento que haga que se pare en la lectura del resto del mensaje.
En cuanto a la elección de imágenes, veamos algunas de las recomendaciones que nos

realiza un verdadero maestro de la publicidad como es David Ogilvy:
o En cuanto al tema de la ilustración, sin una buena idea ni siquiera un gran fotógrafo
podrá hacer nada.
o Las fotografías más eficaces son aquellas que despiertan la curiosidad del lector,
siendo un estímulo narrativo.
o Si no hay ninguna historia que contar puede dar buen resultado que el tema de la
imagen sea el producto.
o La utilización de personajes familiares o "famosos" que incrementa el nivel de atención
en los anuncios impresos.
o Las ilustraciones deben ser lo más simple posible, limitando el centro de atención a
una sola figura, ya que las escenas abigarradas no atraen.
o El rostro humano no debe ampliarse a tamaños mayores del natural, ya que repele a
los lectores.
22
o Los temas históricos aburren a la mayoría de los lectores.

o Las imágenes que interesan más a los lectores: "Bebés emotivos, animales emotivos
y eso que podría definirse como sexo" (Editor del Daily Mirror).
o El espectador desea identificarse con sus estrellas, por lo que cuando se utiliza una
fotografía de una mujer, los hombres ignoran el anuncio. A no ser que estemos
hablando de sexo.
o Sorprender al lector también mediante el color: si la publicación es en cuatricromía,
llamará más la atención una imagen o un anuncio que rompa con esa tónica a la
inversa ocurrirá con una publicación que sea en blanco y negro.
o Cuando se anuncian productos utilizados en cocina atrae más la atención del lector la
fotografía de un plato preparado que la de los ingredientes.
Según Ogilvy el orden de lectura de un anuncio es primero la imagen, a continuación el

titular y por último el texto. Por eso los anuncios clásicos de Ogilvy la ilustración se coloca
en la parte superior, el titular debajo de la imagen y el texto debajo del titular, siguiendo el
orden en que normalmente se lee, de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Según
Ogilvy, si el titular precede a la Ilustración se obliga al lector a examinar el anuncio en un
orden al que no está acostumbrado.
Pese a la importancia que pueden tener los diferentes elementos de forma individual,
deberemos siempre considerar que el total del anuncio es diferente a la suma de sus
partes. Ante una pieza de comunicación los estímulos no se perciben como un juego de
elementos, sino como un todo que tiene un significado propio que no es necesariamente
deducible de los componentes individuales.
3.2 Las 10 Mejores Presentaciones en VIVO
Este listado, realizado por KnowHR, se destacan como las mejores presentaciones en
vivo por el estilo singular que posee cada expositor a la hora de hacer sus
presentaciones. Se pueden observar a Steve Jobs, Lawrence Lessig, Guy Kawasaki, Dr.
Martin Luther King´s, entre otros .
Aquí les dejo con las 10 mejores presentaciones en vivo (en ninguna orden en particular),
disponibles en video YouTube, y Google Video. Estas se reproducirán en vivo en la
presentación.
• Steve Jobs, presentando: la Macintosh en 1984.

• Dick Hardt’s, presentando: Identity 2.0 en el OSCON del 2005.
• Guy Kawasaki’s, en su discurso: Art of the Start en la TiECon del 2006.
• Dr. Martin Luther King’s, en el discurso: “I Have a Dream” de 1963.
• Lawrence Lessig’s, con la conferencia: Free Culture, del 2002 en el Open Source
Conference.
• Malcolm Gladwell’s Blink, en su presentacion en SXSW 2005.
• Tom Peters presentando: A Ham Sandwich, en 1990.
• Seth Godin, discursando acerca de Marketing en Google, año 2006.
• Andy Kaufman, cantando Mighty Mouse en SNL, año 1975.
• Rupert Everett, cantando I Say a Little Prayer for You, en MBFW, año 1997
23
ANEXOS
24
Grandes éxitos empresariales en el rubro de la propiedad y la

inversión con Skype
Con Skype, un producto gratuito y de alta calidad, no existe el lado negativo.
Después de utilizarlo sólo un par de meses, Skype ya se ha convertido en nuestra
principal herramienta de comunicación.
Historia
La propiedad de inversión de Edison Ford comenzó en 1986 cuando Mike Ford inició su empresa
de planificación financiera independiente en Yate, cerca de Bristol. En 1992, John Moon formó
Edison Associates (también dedicada a la planificación financiera) y ambas empresas se
fusionaron en el año 2000 para formar Edison Ford.
Cómo utilizan Skype

Para el Grupo Edison Ford es primordial mantenerse en contacto con los clientes a fin de
comunicar las últimas tendencias y avances en propiedad e inversión. Con alrededor de 2000
clientes en todo el mundo, permanecer en contacto y mantener bajos los gastos telefónicos es un
trabajo complicado.
Cuando un colega recomendó Skype al director ejecutivo John Moon, éste quedó fascinado y se
maravilló al descubrir que podía no sólo reducir radicalmente los gastos de llamadas a teléfonos
tradicionales y móviles a través de SkypeOut, sino que además podía llamar en forma gratuita a
otras oficinas y clientes de Edison Ford que utilizaran Skype.
John Moon explica cómo Edison Ford rápidamente se convirtió en un evangelizador de Skype:
“Estábamos tan entusiasmados que enviamos un mensaje de correo electrónico y establecimos un
área de sitio web para invitar a nuestros clientes y socios comerciales a unirse a nuestra red y
hablar a través de Skype en forma gratuita. Nos sorprendió enterarnos de que muchos de nuestros
clientes ya utilizaban Skype. No obstante, muchos otros clientes y colegas no lo hacían y
aceptaron muy gustosos nuestra recomendación”.
Sin embargo, para Moon el beneficio comercial más grande de Skype ha sido el tiempo ahorrado a
través de la facilidad de uso. “Ser capaces de ver cuándo están conectados colegas y clientes ha
redundado en un ahorro de tiempo considerable que nos evita estar rastreando personas, y la
función de mensajería instantánea de Skype posibilita obtener respuestas inmediatas a las
consultas urgentes”.
Moon y sus colegas también comenzaron a utilizar el servicio de video de Skype, que es muy
conveniente para sus operaciones, puesto que con muchos socios con sedes en el extranjero, las
reuniones cara a cara no son muy comunes. “No es práctico para nosotros encontrarnos con todos
nuestros clientes y contactos extranjeros, y el teléfono en ocasiones puede tornarse muy
impersonal. Las videoconferencias agregan una nueva dimensión y, después de las reuniones
tradicionales, son definitivamente la mejor opción. De hecho, recientemente mantuve una
entrevista con un candidato en Polonia, la cual realmente salió muy bien”.
Para Edison Ford, una pequeña empresa con un alto volumen de comunicación, Skype ha tenido
un gran impacto. Moon concluye: “Con Skype, un producto gratuito y de alta calidad, no existe el
lado negativo. Después de utilizarlo sólo un par de meses, Skype ya se ha convertido en nuestra
principal herramienta de comunicación, razón por la cual aprovechamos cada oportunidad que
tenemos para que todos lo conozcan. Tenemos nuestros nombres de usuarios de Skype en
nuestras tarjetas comerciales, y nuestra red y la proporción de clics en nuestro sitio web aumentan
cada día”.
25
El nuevo lenguaje de Power Point

El programa Microsoft Power Point es el elemento esencial de las presentaciones de directores de
empresa, vendedores y conferenciantes varios. Su influencia no se limita a salas de reunión o
juntas de accionistas; el mismísimo ex-secretario de estado norteamericano Collin Powell lo utilizó
ante la ONU" para apoyar la invasión a Irak. Hace un par de meses la versión on-line del diario
español “El País” ofrecía un Power Point para ilustrar la cuestión de las vallas separadoras en
Melilla. Power Point se ha vuelto un medio masivo y ubicuo.
Aparecido en 1987 y originariamente sólo en versión Mac, Power Point suplantó a las
transparencias con retroproyector y a las diapositivas. Gracias a sus decenas de plantillas e
ilustraciones, eliminó la necesidad de contratar diseñadores para realizar material visual para
presentaciones. El programa está instalado en 400 millones de ordenadores y según la Wikipedia,
por día se crean 30 millones de presentaciones. Power Point dio voz e imagen a ejecutivos y gurús
del management. Donde antes había conversaciones, ahora hay monólogos.
De la misma manera que el procesador del texto cambió los procesos mentales involucrados en la
escritura y el copy/paste cambió la literatura para siempre, Power Point cambió los formatos del
mundo empresarial. En ciertos ámbitos no se puede no utilizar Power Point, no utilizar Power Point
afectaría la credibilidad de la información transmitida. Antes se hacían informes en formato DIN A4,
ahora se hacen PPT´s que se entregan por mail y se imprimen. El PPT no está reservado a la
pantalla. He visto decenas de PPT´s impresos y encuadernados para durar.
El arte de lo breve y simple domina el discurso, el párrafo está pasado de moda, cada frase debe
empezar con una viñeta y cada frase debe ser un eslogan. Los nexos entre razonamientos
desaparecen, el ritmo natural del pensamiento se acelera y sólo cuenta el botón de avanzar
página.
No vale la pena entrar extensivamente en los problemas más evidentes de Power Point: los
fondos, el uso obsceno de la tipografía, la variedad de fuentes, colores, los tamaños ilegibles, los
contrastes, las imágenes sin sentido, el texto en movimiento, las transiciones, los efectos, el mal
uso de sonidos...
En su panfleto contra Power Point, el gurú de la visualización de información Edward Tufte señala
varios problemas más graves. Uno de ellos es la intrínseca baja resolución informativa: Power
Point presenta datos mutilados que imposibilitan la comprensión. En una transparencia se pueden
poner 40 palabras, lo cual equivale a 8 segundos de lectura. Además, está el uso casi obligatorio
de las viñetas, que pueden no ser la técnica analítica más adecuada, el contexto de la información
desaparece por culpa del corsé que significa la obligada jerarquía, esto resultar en conclusiones
erróneas.
Para Tufte el peor problema son las infografías, las tablas y los gráficos. En los diarios, estos
pueden contener hasta 120 elementos (véanse las páginas financieras) que permiten el análisis y
facilitan la comprensión. Si se busca mantener cierta legibilidad, en Power Point se puede incluir
cómo máximo diez o doce elementos.
Power Point reduce la comunicación de información a mera presentación de datos inconexos e

incluso oculta información. Tufte atribuye indirectamente el accidente del trasbordador Columbia al
uso de Power Point. Según Tufte, el accidente se hubiera podido evitar si Boeing hubiera utilizado
tablas numéricas impresas en papel en lugar de Power Point para presentar los datos de seguridad
del trasbordador. El célebre físico y Premio Nobel Richard Feynmann, miembro de la comisión que
investigó el accidente escribió:
“Then we learned about bullets – little black circles in front of phrases that were
supposed to summarize things. There was one after another of these little
goddamn bullets in our briefing books and on the slides.”
26
¿Arte o bricolage?
Una vía diferente, para explorar las posibilidades artísticas de Power Point, es la elegida por el ex-
Talking Head David Byrne. Byrne es el orgulloso autor de un Opus Magno en Power Point llamado
“Envisioning Emotional Epistemological Information” El título, sin duda hace referencia al gran libro
de Tufte “Envisioning Information”.
En defensa de Power Point
Don Norman el psicólogo del diseño y autor de “The design of everyday things”, es más benévolo
con Power Point. Norman sostiene que es bastante lógico que Power Point contenga poca
información. Al fin y al cabo los seres humanos no podemos absorber mucha información de modo
auditivo, por eso es un error ofrecer demasiados datos en una presentación oral. El objetivo de una
charla debe ser presentar unos pocos puntos esenciales. El texto proyectado incluso ayuda a los
asistentes a entender lo que están escuchando y les ayuda a prepararse para lo que van a oir.
Para Norman no tiene sentido comparar la densidad de Power Point con la de diarios y libros de
texto, son medios diferentes, con otros objetivos y otras posibilidades. La culpa de las malas
presentaciones no es de Power Point sino de los malos presentadores. Vale la pena aclarar que
Norman no siempre utiliza Power Point para sus presentaciones.
Winston Churchill afirmó “First we shape our structures, and afterwards they shape us.”, Marshall
McLuhan, tal vez parafraseándolo dijo: “We shape our tools and thereafter they shape us”. Power
Point nos cambia.
Con Power Point ha nacido un nuevo lenguaje, construido por burócratas, que la mayoría de las
veces se reduce a un mero discurso de venta. Tal vez Norman tiene razón y lo malo no es Power
Point, sino las presentaciones aburridas. La clave sigue siendo, al igual que en el tiempo de
Aristóteles: llegar al intelecto y transmitir emoción. Con o sin Power Point, las buenas
presentaciones son aquellas donde se cuentan historias y se estimula la participación de la
audiencia.
27

Comunidad Emagister 49784 49783

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Dentro de los softwares ERP mas conocidos en el mercado tenemos:

En el Perú existen varias empresas que desarrollan software y venden

El CRM (Custom Relationship Management) es una forma de trabajo que

En el Perú la empresa BMP Ingenieros S.A también provee de este software.

Se denomina negocios electrónicos, no a las empresas que tienen una pagina

Negocios como Rosatel (www.rosatel.com) son el claro ejemplo de negocios

El hardware esta compuesto por la parte física de la computadora, es decir la parte

Hoy en día una de las preocupaciones importantes de las empresas es la

En ese sentido, la secretaria de hoy debe estar al tanto de las nuevas

cual le permitirá grabar copias de los archivos de la oficina como medio de

b. USB Memory Flash: Otra forma de trasladar la información es utilizando las

1.3 Fuentes de Información en la red

www.sunat.gob.pe , donde podremos ubicar datos relacionados a representantes

http://www.sni.org.pe , en el Site de la sociedad nacional de industrias, en el

g. Información Legal: El Diario El Peruano contiene las Normas Legales que se

h. Información Estadística: www. Inei.gob.pe , el Instituto Nacional de Estadística e

1.4 Mejorando Las Búsquedas en Internet

1. 4.1 Haz una búsqueda previa, y afínala después.

1.4.2 Elige los términos de búsqueda más específicos.

1.4.3 Piensa en formas de excluir información.

1.4.4 Busca expresiones exactas.

1.4.5 Ofrece diferentes alternativas al buscador.

1.4.6 Elimina las palabras que no aportan nada.

1.4.8. Combina todos los trucos anteriores.

Parte 2: Presentaciones Exitosas en las Empresas

A continuación desarrollaremos los detalles a tener en cuenta antes y durante la

2.1. Preparación: la clave del éxito

Es imprescindible eliminar la separación de la audiencia con el orador, esa sensación de

La manera de hacerlo es simple: Ud. debe prepararse. En un sentido más profundo es

• Ubicar claramente el tiempo y el espacio de su presentación: fecha, lugar,

• Ubicar claramente el tipo de presentación y el discurso, medios, métodos y

• Definir claramente la agenda de su presentación en cuanto a los puntos a tratar,

• Preparar el discurso. Se trata de escribir las frases que pronunciará de una

• De esta forma, a través de la presentación, la organización y el conocimiento de

2.2 Tipos de presentación

2.2.1 Presentaciones de Ventas Persona a Persona o a pequeños grupos:

Objetivo: Convencer a un individuo a comprar un producto, servicio o idea.

Motivación de la audiencia: Quieren tener la información necesaria para hace

Lugar: Este tipo de presentaciones se lleva a cabo en la oficina del comprador o

Preparación: Hacer una presentación completa en sí misma. Comenzar con la