Monitoring dan Kegiatan Evaluasi Perpustakaan

Disusun oleh :

Kelompok 10

Balqies Arista (1654400018)

Lely Apriani (1654400055)

Reza Resita (1544400071)

Kelas :

16-PUS-B

Dosen Pengampuh :

Herlina, S.Ag, S.S, M.Hum

Program Studi Ilmu Perpustakaan

Fakultas Adab dan Humaniora

UIN Raden Fatah Palembang

 Pendahuluan

A. Latar Belakang
Organisasi merupakan sekumpulan orang-orang yang disusun dalam suatu
kelompok dan bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam mencapai
tujuannya maka tak jarang sebuah organisasi mengalami krisis, baik yang berasal dari
dalam organisasi tersebut, maupun oleh perubahan yang muncul tiba-tiba di luar
jangkauannya. Tercapai atau tidaknya tujuan tersebut dapat dilihat dari apa saja yang
telah dilakukannya.
Untuk menghadapi segala kemungkinan tersebut, maka suatu organisasi perlu
mengetahui sejauh mana kinerja organisasinya dan bagaimana meningkatkan
kinerjanya atau mencoba melihat apakah organisasinya lebih baik dari organisasi
sejenis lainnya, maka organisasi tersebut melakukan patokan nilai. Istilah ini
merupakan terjemahan bebas dari kata benchmark yang telah lama digunakan oleh
kalangan bisnis dan industri.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan monitoring?
2. Apa yang dimaksud dengan evaluasi?
3. Apa fungsi monitoring dan evaluasi?
4. Sebutkan tujuan dari monitoring dan evaluasi?
5. Jelaskan perbedaan dari monitoring dan evaluasi!
6. Jelaskan apa saja yang berkaitan dengan monitoring dan evaluasi!
7. Bagaimana cara dalam mengukur kinerja perpustakaan?
8. Jelaskan alat untuk mengukur kepuasan pemustaka!
 Pembahasan

A. Pengertian Monitoring
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006, disebutkan bahwa
monitoring merupakan suatu kegiatan mengamati secara seksama suatu keadaan atau
kondisi, termasuk juga perilaku atau kegiatan tertentu, dengan tujuan agar semua data
masukan atau informasi yang diperoleh dari hasil pengamatan tersebut dapat menjadi
landasan dalam mengambil keputusan tindakan selanjutnya yang diperlukan.
Tindakan yang dilakukan tersebut diperlukan apabila hasil pengamatan menunjukkan
adanya hal atau kondisi yang tidak sesuai dengan yang direncanakan semula. Tujuan
monitoring yakni untuk mengamati atau mengetahui perkembangan dan kemajuan,
identifikasi dan permasalahan serta antisipasi dan upaya pemecahannya.

B. Pengertian Evaluasi
Definisi Evaluasi menurut The Organization for Economic Co-operation and
Development (OECD) menyebutkan bahwa evaluasi merupakan proses menentukan
nilai atau pentingnya suatu kegiatan, kebijakan, atau program. Evaluasi merupakan
sebuah penilaian yang objektif dan sistematik terhadap sebuah intervensi yang
direncanakan, sedang berlangsung maupun yang telah diselesaikan. Hal-hal yang
harus dievaluasi di antaranya yakni proyek, program, kebijakan, organisasi, sektor,
tematik, dan bantuan negara.

C. Fungsi Monitoring dan Evaluasi

Menurut Dunn (1981), monitoring mempunya empat fungsi, yaitu:
1. Ketaatan (compliance), monitoring menentukan apakah tindakan administrator,
staf, dan semua yang terlibat mengikuti standar dan prosedur yang telah
ditetapkan.
2. Pemeriksaan (auditing), monitoring menetapkan apakah sumber dan layanan
yang diperuntukkan bagi pihak tertentu (target) telah mencapai mereka.
3. Laporan (accounting), monitoring menghasilkan informasi yang membantu
menghitung hasil perubahan sosial dan masyarakat sebagai akibat implementasi
kebijaksanaan sesudah periode waktu tertentu.
 4. Penjelasan (explanation), monitoring menghasilkan informasi yang membantu
menjelaskan bagaimana akibat kebijaksanaan dan mengapa antara perencanaan
dan pelaksanaannya tidak cocok
Evaluasi merupakan suatu tahapan yang berkaitan erat dengan kegiatan
monitoring, karena kegiatan evaluasi dapat menggunakan data yang disediakan
melalui kegiatan monitoring. Dalam merencanakan suatu kegiatan hendaknya
evaluasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan, sehingga dapat dikatakan sebagai
kegiatan yang lengkap. Evaluasi diarahkan untuk mengendalikan dan mengontrol
ketercapaian suatu tujuan tertentu. Evaluasi berhubungan dengan hasil informasi
tentang nilai serta memberikan gambaran tentang manfaat suatu kebijakan. Istilah
evaluasi ini berdekatan dengan penafsiran, pemberian angka dan penilaian. Evaluasi
dapat menjawab pertanyaan “Apa pebedaan yang dibuat” (William. N. Dunn : 2000).
Evaluasi bertujuan untuk mengetahui apakah program tersebut mencapai
sasaran yang diharapkan atau tidak. Evaluasi lebih menekankan pada aspek hasil yang
dicapai (output). Evaluasi baru bisa dilakukan jika program itu telah berjalan
setidaknya dalam suatu periode (tahapan), sesuai dengan tahapan rancangan dan jenis
program yang dibuat dalam perencanaan dan dilaksanakan.

D. Tujuan Monitoring dan Evaluasi

Monitoring bertujuan untuk mendapatkan umpan balik bagi kebutuhan
program yang sedang berjalan, untuk mengetahui kesenjangan antara perencanaan dan
terget. Dengan mengetahui kebutuhan ini maka pelaksanaan program dapat membuat
penyesuaian dengan memanfaatkan umpan balik tersebut. Kesenjangan yang menjadi
kebutuhan itu bisa jadi mencakup faktor biaya, waktu, personel, dan alat, dan
sebagainya.
Sementara itu, evaluasi bertujuan dalam memperoleh informasi yang tepat
sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan tentang perencanaan
program, keputusan tentang komponen input pada program, implementasi program
yang mengarah kepada kegiatan dan keputusan tentang output yang menyangkut hasil
dan dampak dari program kegiatan, terutama apa yang dapat diperbaiki pada program
yang sama dan yang akan dilaksanakan di waktu dan tempat lain.
Secara umum tujuan pelaksanaan monitoring dan evaluasi adalah :
1. Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan
rencana.
 2. Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi.
3. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah
tepat untuk mencapai tujuan proyek.
4. Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran
kemajuan.
5. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari
tujuan.

E. Perbedaan Monitoring dan Evaluasi

Pertanyaan Monitoring Evaluasi
Kapan? Terus-menerus. Di akhir setelah program
dilaksanakan.
Apa yang di ukur? Output dan proses; sering Dampak jangka panjang
fokus input, kegiatan, dan kelangsungan.
kondisi dan asumsi.
Siapa yang terlibat? Pada umumnya orang yang Bisa orang dalam
berada di dalam maupun luar organisasi.
organisasi.
Sumber informasi? Sistem rutin, survey kecil, Dokumen internal dan
dokumen internal dan eksternal, laporan
laporan. asesmen dampak dan
riset evaluasi.
Pengguna? Manajer dan staf. Manajer, staf, donor,
klien, stakeholder dan
organisasi lain.
Pengguna hasil? Koreksi minor program Koreksi mayor program,
(feed back). perubahan kebijakan,
strategi, masa
mendatang, termasuk
penghentian program
(feed back).
F. Hal-Hal yang Berkaitan dengan Monitoring dan Evaluasi
Monitoring merupakan proses rutin yang dilakukan dalam pengumpulan data
dan pengukuran kemajuan atas objektif program sert memantau perubahan yang fokus
pada proses dan keluaran. Monitoring menyediakan data dasar untuk menjawab
permasalahan, sedangkan evaluasi memposisikan data-data tersebut agar dapat
digunakan dan diharapkan memberikan nilai tambah. Evaluasi yakni mempelajari
suatu kejadian dan memberikan solusi untuk suatu masalah serta merekomendasikan
apa saja yang harus dibuat dan menyarankan perbaikan. Namun tanpa monitoring,
evaluasi tidak dapat dilakukan karena tidak memiliki data dasar untuk dilakukan
analisis dan dikhawatirkan akan mengakibatkan terjadinya spekulasi. Oleh karena
itu, keduanya harus dijalankan bersama.
Hal-hal yang menjadi keterkaitan antara monitoring dan evaluasi yakni :
1. Evaluasi memerlukan hasil dari monitoring dan digunakan untuk kontribusi dalam
sebuah program.
2. Monitoring bersifat spesifik program, sedangkan evaluasi tidak hanya dipengaruhi
oleh program itu sendiri, melainkan varibel-varibel dari luar. Tujuan dari evaluasi
di antaranya evalausi efektifitas dan cost effectiveness.
G. Mengukur Kinerja Perpustakaan
Pentingnya mengukur kinerja telah lama dikenal oleh pustakawan. Kajian
pertama yang pernah dilakukan oleh pustakawan secara sistematis sekitar tahun 1960-
an di Inggris, walaupun lebih ditujukan untuk perpustakaan umum dan perpustakaan
perguruan tinggi. Namun, kajian tersebut dianggap sebagai kajian ilmiah pertama
yang memberikan dasar sistematis dalam proses pengambilan keputusan (Brophy and
Wynne, 1997)
Ada dua tujuan utama mengapa perpustakaan mengumpulkan data tentang
kegiatan yang telah dilakukannya: (a) untuk menggambarkan organisasi, dan (b)
untuk melakukan evaluasi apakah organisasi telah berhasil memenuhi misi yang
ditetapkannya. Kegunaan yang paling penting adalah untuk membantu manejer
perpustakaan dalam mengambil keputusan lebih efektif dan efisien.
The IFLA Guidelines (1996) menyatakan bahwa pengukuruan kinerja
maksudnya adalah sekumpulan data statistik dan data lainnya untuk menggambarkan
kinerja perpustakaan dan menganalisis data tersebut untuk mengevaluasi kinerja.
Dalam konteks ini, kinerja dipahami sebagai derajat pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan, khususnya untuk mengetahui kebutuhan pemakai. Indikator kinerja adalah
pernyataan kuantifikasi yang digunakan untuk mengevaluasi dan membandingkan
kinerja suatu perpustakaan dalam mencapai tujuannya. Indikator ini sangat efisien
digunakan untuk mengukur jasa atau layanan perpustakaan yang diterima oleh
pemakai. Indikator tersebut harus mudah digunakan, terpercaya, valid dan dapat
dijadikan alat dalam pengambilan keputusan.
Lebih lanjut dijelaskan bahwa indikator kinerja harus (a) tepat (valid) terhadap
apa yang ingin diukur, digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tertentu
dan hasil yang diperoleh harus mampu menjawab pertanyaan tersebut; (b) Terpercaya
(akurat), tidak ambiguitas, tetapi bila yang diukur adalah sikap dan pandangan, maka
hasilnya tidak bisa numerik; (c) Reproducible, hal yang sama harus diukur dan cara
yang sama pula. Cara yang sama dapat dilakukan untuk mengukur kinerja
perpustakaan yang lain pada waktu yang berbeda dan antara perpustakaan yang
sejenis; (d) Bermanfaat (informatif) dalam pengambilan keputusan, mampu
menginterpretasikan qualitas, kegagalan dan cara untuk meningkatkannya—harus
mengacu kepada tujuan perpustakaan; dan (e) Praktis (user friendly), mudah
digunakan.
Jacoby (2005) mengatakan bahwa tak jarang suatu organisasi melakukan
kesalahan dalam mengukur kinerjanya. Dalam banyak kasus, sering terjadi usaha
untuk menutupi pencapaian kinerja yang sebenarnya. Akibatnya akar permasalahan
yang dihadapi oleh perpustakaan tidak pernah muncul, sehingga strategi
pengembangan perpustakaan dari tahun ke tahun tidak pernah fokus, bahkan jauh dari
harapan pemakainya.
Pengelola perpustakaan sering menggadang-gadangkan jumlah koleksi yang
dimilikinya. Bahkan jumlah ketersediaan koleksi sering dijadikan tolok ukur dalam
menilai bagus atau tidaknya suatu perpustakaan. Padahal koleksi yang banyak belum
tentu sesuai lagi dengan kebutuhan pemakai yang dari waktu ke waktu terus
berkembang. Ironisnya, tekadang pustakawan sendiri tidak tahu jumlah koleksi yang
dimilikinya.
”Ketidakberanian” atau ketidaktahuan atau juga ketidakmauan dalam
mengukur kinerja perpustakaan menyebabkan tidak berkembangnya perpustakaan.
Penyebabnya beragam, mulai dari ”kesibukkan” dalam melakukan pekerjaan teknis,
sampai dengan ketakutan akan rendahnya kinerja yang diperoleh. Padahal dengan
mengetahui kinerja tersebut, pengelola perpustakaan akan memperoleh gambaran
faktor-faktor penyebab ketidak tercapaian tujuan yang hendak dicapai. Untuk itu,
Jacoby (2009) memberikan langkah-langkah dalam mengevaluasi kinerja organisasi
yang juga dapat diterpakan pada perpustakaan, di antaranya :

1. Defeniskan dengan jelas setiap ukuran yang digunakan agar setiap orang dalam
organisasi tersebut dapat mengerti apa yang sedang diukur.
2. Buat standar ukuran.
3. Tetapkan baseline dari setiap ukuran tersebut.
4. Tetapkan standar mutu perpustakaan berdasarkan standar penyelenggaraan
perpustakaan yang baku.
5. Buatlah target yang hendak dicapai.
6. Diskusikan hasil secara berkala.
 Penutup
A. Kesimpulan
Dalam sebuah organisasi, terutama perpustakaan perlu melakukan evaluasi
dengan cara mengukur hasil pencapaian (kinerja) yang telah dilakukan. Dengan
mengetahui kinerja yang diperoleh maka perpustakaan akan mampu merencanakan
pengembangan perpustakaan dengan lebih baik sehingga dapat memenuhi kebutuhan
pemakai yang semakin hari semakin berkembang.
Akan tetapi, evaluasi tidak dapat dilakukan apabila monitoring tidak ikut
dilaksanakan karena tidak memiliki data dasar untuk dilakukan analisis dan
dikhawatirkan akan mengakibatkan terjadinya spekulasi. Oleh karena itu, keduanya
harus dijalankan bersama.
 Daftar Pustaka

Brophy, Peter and Wynne, Peter M. Management Information Systems and Performance
Measurement for the Electronic Library: eLib Supporting Study (MIEL2). Final Report.
Lancashire: Centre for Research in Library & Information Management, 1997

Dhiedotorg, Pengertian, Definisi, Arti Organisasi dan Unsur-Unsurnya,

https://dhiedotorg.wordpress.com/2011/09/25/pengertian-definisi-arti-organisasi-dan-unsur-
unsurnya/, diakses pada tanggal 24 Juni 2018 pukul 16:05 WIB

Favret, Leo. Benchmarking, annual library plans and best value: the implications for public
libraries. Library Management. Bradford: 2000. Vol. 21, Edisi 7; pg. 340

Firdaus Hafidz, Pengertian Monitoring dan Evaluasi,

https://hafidzf.wordpress.com/2009/06/16/pengertian-monitoring-dan-evaluasi/, diakses pada
tanggal 24 Juni 2018 pukul 16:07 WIB

IFLA. Measuring quality: international guidelines for performance measurement in

academic libraries, Munich, Saur, 1996.

Samuel S. Lusi, Monitoring dan Evaluasi,

http://semuelslusi.blogspot.com/2015/03/monitoring-dan-evaluasi.html, diakes pada tanggal
24 Juni 2018 pukul 17:19 WIB