FACULTA DE CIENCIAS ECONÓMICAS – U.C.S.F.

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AUDITORÍA

AUDITORÍA OPERATIVA DEL SECTOR PÚBLICO

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Contenido
INTRODUCCIÓN GENERAL.....................................................................................................................................................3
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................................3
ANTECEDENTES.............................................................................................................................................................3
MARCO CONCEPTUAL...........................................................................................................................................................4
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA PARA EL SECTOR PUBLICO...............................................................................4
METODO DE ANALISIS.......................................................................................................................................................4
Aspectos Generales.......................................................................................................................................................4
Aspectos particulares....................................................................................................................................................5
NORMAS DE AUDITORIA OPERATIVA.....................................................................................................................................8
CONDICIONES BASICAS PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA.....................................................................................8
NORMAS RELATIVAS AL TRABAJO DE AUDITORIA..............................................................................................................8
Planificación de la tarea................................................................................................................................................8
Procedimientos de Auditoría.........................................................................................................................................9
Papeles de trabajo.......................................................................................................................................................10
INFORME DE AUDITORÍA.................................................................................................................................................11
EL PROCESO SECUENCIAL................................................................................................................................................12
EL INFORME FINAL..........................................................................................................................................................12
ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DEL SECTOR PÚBLICO................................................................................................13

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INTRODUCCIÓN GENERAL
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo ofrece un conjunto de pautas sobre auditoría operativa, de aplicación específica para la
administración pública, plasmada a partir de la conjunción de elementos teóricos (normas profesionales y
normas jurídico-institucionales vigentes) y de la experiencia desarrollada durante los años 1985 a 1987 con
más de 45 auditorías realizadas, en organismo de la Administración Pública Provincial centralizada y
organismos descentralizados.

Esta propuesta, como resultado de su aplicación en el proceso revisivo atiende a enunciar los principales
problemas y/o déficit que afectan directamente el accionar de los entes centralizados y descentralizados en
relación a lo que cada organismo debe producir o brindar a la misma administración, a la comunidad o
hacia ambos a la vez, tratando de superar la concepción estática de marcada tendencia inmovilista, que
trae aparejado una escasa o nula capacidad creativa.

En este contexto, los lineamientos aquí incluidos, regulan las condiciones básicas para el ejercicio de la
auditoria, el desarrollo del trabajo y la preparación del informe final, asegurando un alto grado de
confiabilidad en la información transmitida para que los destinatarios y/o receptores de la misma, puedan
utilizarla como base orientadora en la toma de decisiones

ANTECEDENTES
Para la preparación de este trabajo se utilizaron los siguientes antecedentes:

A- “Informe suscinto sobre las bases metodológicas y operativas que fundamentan las tareas
desarrolladas por el Servicio de Auditoría Operativa de la Provincia de Santa Fe” (servicio creado en
junio de 1985). Informe elaborado a pedido del Gobernador de la Provincia de Santa Fe para presentar
ante distintas empresas y entes descentralizados del Estado Nacional.
B- Informe final del Servicio de Auditoría Operativa Nº44: “Síntesis de los principales problemas que
obstaculizan el funcionamiento de la Administración Pública Provincial – lapso junio / noviembre 1987
– Santa Fe”
C- Normas profesionales vigentes, (contables y de auditoría).
D- Normas jurídico-institucionales vigentes.

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MARCO CONCEPTUAL
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA PARA EL SECTOR PUBLICO
1- Dinamizar al Sector Público:

a. Verificando la utilización de los recursos disponibles y la cantidad y la calidad de los servicio prestados;
b. Enunciando metodologías alternativas de trabajo;
c. Comunicando una impronta de trabajo.

2- Emitir recomendaciones que posibiliten:

a. Reasignar recursos;
b. Cambios en los procedimientos;
c. Dotar de mayor eficacia y eficiencia a la Administración Publica; (Administración Central y Organismo
Descentralizados);
d. Reformulas la legislación vigente.

METODO DE ANALISIS
Aspectos Generales
El modelo básico de análisis parte de concebir a la organización – sea el Estado en su conjunto, o cada
unidad operativa en particular – como un sistema en el cual es posible distinguir cuatro componentes:
recursos, procesos, producto y contexto.

De acuerdo a lo expresado, se entiende por:

 Recursos: medios o elementos con que cuenta la administración para concretar sus fines. Los
recursos a examinar en cada auditoria son los siguientes: humanos, financieros, materiales,
institucionales y tecnológicos.
 Procesos: programas, planes y esquemas de trabajo que posee la administración para utilizar sus
recursos y conseguir sus fines.
 Producto: servicios, bienes o prestaciones que conforman el resultado de la actividad desarrollada
por dependencias de la administración.
 Contexto: receptores de servicios, bienes o prestaciones, que pueden ser: la misma administración
y/o la comunidad. Resaltando que la comunidad brinda originalmente al Estado recursos: humanos,
materiales, financieros y tecnológicos manifestando sus necesidades, expectativas y presiones.

Para cada sistema, se evalúa su desarrollo, a través de cuestionarios específicos o por medio de otros
procedimientos de auditoría, distinguiendo tres niveles de decisión:

 Estratégico: decide acerca de los objetivos de la organización y asignación de recursos. Lo ejerce la

máxima conducción (es eminentemente político)..

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  Táctico: decide acerca del desarrollo de programas para alcanzar los objetivos trazados por el nivel
estratégico y administra los recursos (es político-técnico).
 Operativo: ejecuta los programas desarrollados por el nivel táctico, asegurando eficiencia y eficacia
en las tareas específicas (es preferentemente técnico).

El análisis de la información relevada, la detección de los problemas trascendentes o meramente

operativos, así como las alternativas de solución deber ser el resultado de una tarea de discusión del
equipo de auditoría y por lo tanto el informe final reflejará la opinión de los profesionales actuantes.

Aspectos particulares
La metodología enunciada en el punto anterior, producto de la permanente elaboración, discusión y
reelaboración del equipo interdisciplinario de profesionales, dio como resultado un modelo de análisis para
el sector publico cuyo diagrama puede visualizarse en el gráfico que se acompaña, procediendo a
continuación del mismo a puntualizar los conceptos salientes de cada sistema en particular, válidos para
sus aplicación en los relevamientos.

Sistema Recursos Humanos

El manejo de los Recursos Humanos comprende políticas para su conducción, normas inherentes a
designación, selección, incorporación, desarrollo, capacitación y promoción. Asi como pautas de
participación de remuneración y beneficios sociales.

Aspectos salientes que se analizan en el Sistema:

 Plantel básico. Evolución. Régimen escalaforario;

 Traslados;
 Calificación profesional;
 Calificación especifica;
 Evaluación de la adhesión del personal a los objetivos organizacionales;
 Rotación de funciones;
 Performances de rendimiento del personal;
 Evaluación de tiempos ociosos;
 Insuficiencia de Recursos Humanos;
 Contralor de fichas de asistencia. Justificación de inasistencias;
 Contralor de legajos;
 Análisis del movimiento de adscripciones recibidas y cedidas;
 Análisis de la composición cualitativa y cuantitativa de los planteles básico.

Sistema Recursos Materiales

El Sistema de Recursos Materiales abarca el conjunto de bienes de consumo y de capital afectados a la
prestación de servicios y/o actividades económicas, como asi también las pautas para su protección y
resguardo

Aspectos salientes que se analizan en el Sistema:

 Dificultades en el aprovisionamiento de materias primas;

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  Inventario y control sobre materias primas y bienes de capital;
 Servicios de mantenimiento;
 Política de seguros;
 Normalización de los insumos;
 Capital fijo: antigüedad, suficiencia, obsolescencia, tecnología.

Sistema Recursos Financieros

El Sistema de Recursos Financieros comprende el análisis del origen y la aplicación de los recursos
monetarios y/o crediticios por parte del Estado en el cumplimiento de fines específicos.

Aspectos salientes que se analizan en el Sistema:

 Análisis de los recursos provenientes de rentas generales;

 Análisis de la gestión de recaudación, custodia y aplicación de fondos;
 Capacidad de autofinanciamiento y/o generación de nuevos recursos.

Sistema Planeamiento y Conducción

El Sistema de Planeamiento y Conducción comprende las políticas orientadas a lograr la consecución y
objetivos fijados, de manera que definan el perfil del ente que se desea, estableciendo los grandes cursos
de acción, asignando los recursos requeridos, fijando responsabilidades y habilitando la medición y el
control pertinente.

Aspectos salientes que se analizan en el Sistema:

 Claridad en la definición de objetivos;

 Existencia de programa de trabajo;
 Metodología de Programación y Control;
 Conocimientos de la comunidad o Administración a la cual sirve el ente. Ponderación de la
demanda del mismo;
 Relación con Organismo Estatales y entes privados;
 Autocalificación de los servicios que brinda el Estado;
 Limitaciones en el accionar de los organismos.

Sistema Tecnología Administrativa

El Sistema de Tecnología Administrativa abarca el análisis de la estructura organizativa y procesal del sector
(Organigramas, Manuales de Procedimientos, Cursogramas); sistemas administrativos y contables:
métodos de registración, manejos de expedientes, diseños y aplicación de formularios, organización de
archivos, implementación de inventarios y utilización de estadísticas.

Aspectos salientes que se analizan en el Sistema:

 Análisis de la tecnología administrativa empleada;

 Verificación de estructura, manuales, procedimientos, registros, archivos;
 Utilización de sistemas computarizados.

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Sistema Recursos Institucionales
Es el marco legal de referencia interno y externo vigente, que se traduce en leyes, decretos, resoluciones,
ordenanzas, etc. Que regulan el accionar de la administración pública.

Aspectos salientes que se analizan en el Sistema:

1. Análisis de la normativa que rige el accionar del ente en relación:

1.1. Marco legal de referencia interna vigente: en cuanto a su origen institucional, a su jurisdicción y
competencia, y a la organización interna.
1.2. Marco legal de referencia externa vigente: en cuanto a leyes nacionales, provinciales, decretos,
ordenanzas municipales y su relación con los distintos organismos y sus competencias, así como
convenios con entes públicos o privados.
2. Relevamiento de propuestas de modificación de la legislación vigente.
3.

Sistema Productivo
El Sistema Productivo comprende al conjunto de los servicios, bienes o prestaciones, realizados por
dependencias de la administración aplicando determinados procesos y disponiendo de sus recursos.

Aspectos salientes que se analizan en el Sistema:

 Servicios que presta de acuerdo a la legislación vigente;

 Jurisdicción. Datos cuantitativos;
 Análisis del sistema de inspección (si le compete);
 Evolución de la cantidad y calidad de servicios prestados;
 Principales inconvenientes en la prestación del servicio;
 Supervicion de los resultados;
 Servicios complmentarios a la producción principal;
 Análisis de tecnología productiva especifica. Comparación con otros sistemas productivos;
 Propuesta de tecnologías alternativas;
 Análisis de costos de producción. Determinación de estándares;
 Comparación con servicios similares.

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Comunidad Receptora del Servicio
Aspectos salientes que se analizan:

 Cuantificación de la población que se debe satisfacer;

 Distribución territorial de la misma;
 Evolución de la comunidad receptora;
 Factores externos que condicionan la prestación del servicio;
 Necesidades insatisfechas de la comunidad;
 Consecuencias sobre la comunidad en caso de no prestarse el servicio;
 Encuesta a los consumidores para evaluar la calidad y conformidad hacia el servicio

NORMAS DE AUDITORIA OPERATIVA

CONDICIONES BASICAS PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA
Los auditores deben tener independencia con relación al sistema objeto de la auditoria, sin formar parte de
ninguna estructura publica en particular. Solamente estarán afectados a un ente con comunicación directa
con el Poder Ejecutivo, para poder actuar sin limitaciones de ninguna naturaleza.

Los auditores en su trabajo evaluaran las acciones y recursos de los organismos del sector público que
oportuna y consecutivamente dispondrá la autoridad mandante, debiendo guardar secreto de los hechos
que conociera con motivo del desempeño de su tarea.

Los auditores deben tener esencialmente una visión global de la estructura de la Administración Publica y
en particular del área de la sociedad en que se brinda el servicio, para poder mediante las distintas etapas
de la auditoria, llegar a emitir una opinión del ente relevado que no solo contenga aspectos técnicos y/o
coyunturales, sino una visión más amplia, recomendando propuestas superadoras

Es fundamental la realización de la tarea en equipo, articulando distintas profesiones, para lograr con esa
integración la ejecución de auditorías en cualquiera de los entes que forman la Administración Pública.

El equipo deberá poseer un responsable de coordinar, ordenar y articular la tarea a realizar, sus integrantes
deberán tener una capacitación permanente a través de cursos y encuentros donde se confrontaran
conocimientos teóricos y experiencias prácticas adquiridas.

Para formar parte del equipo de auditoría se considera prioritario reunir condiciones de idoneidad,
conducta, responsabilidad y predisposición al dialogo, debiendo equilibrar una actitud de cordialidad en el
trato con la necesaria rigidez atento a las funciones desempeñadas.

NORMAS RELATIVAS AL TRABAJO DE AUDITORIA

Planificación de la tarea
Los auditores a través del desarrollo de su tarea deben obtener elementos de juicios validos y
suficientes que permitan respaldar las aseveraciones formuladas en el informe. La tarea debe ser

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 planificada en función de los objetivos particulares de cada auditoria, organizándola en las siguientes
etapas:

1- Identificación del objeto. Para identificación del objeto deben tener presente las directivas
emanadas de la autoridad y tomar conocimiento de la información escrita que se encuentre a
disposición de los mismos. (Por ejemplo: pautas programáticas expresadas en plataformas
electorales, mensaje del Ejecutivo ante las Asambleas Legislativas respectivas, antecedentes
obrantes en los archivos del ente auditado y material recibido del sector a auditar).
En caso de no tratarse de auditorías sorpresivas, se harán visitas preliminares al personal superior
del ente a auditar, obteniendo así un panorama global que permitirá un conocimiento más
profundo del organismo, como así también del sector de la comunidad a la cual sirve.
2- Relevamiento integral del ente. Con el objeto de asegurar un relevamiento integral del ente a
auditar se efectuara un análisis de su estructura organizativa ordenando la actividad de cada auditor
en base al organigrama distribuyendo la misma por gerencia, departamento, división y/o sección
según corresponda, tratando de recabar la información básica necesaria.
3- Plenarios de discusión y puesta en común de la información relevada. Los métodos para efectuar
una evaluación de la tarea realizada por cada uno de los auditores integrantes del equipo serán la
convocatoria a reuniones de éstos con sus superiores y el coordinador, siendo éstas periódicas o
bien cuando las circunstancias lo determinen. En las mismas los auditores deberán exponer en
forma oral sobre la tarea realizada, a fin de poder determinar su grado de avance e introducir los
cambios que fueran necesarios para lograr el objetivo del trabajo encomendado.
4- Confección del preinforme. Teniendo en cuenta los plenarios de discusión, cada auditor expondrá
en forma escrita la información relevada.
5- Evaluación del preinforme con las autoridades superiores. Las mismas emitirán juicio sobre lo
informado por el equipo de auditores a fin de adecuar el objetivo de cada auditoria o bien por
apreciaciones no coincidentes, revisar y/o profundizar determinados aspectos.
6- Redacción del informe final. Como resultado de las etapas anteriores los profesionales integrantes
del equipo emitirán el informe final de auditoría planteando los aspectos positivos, los aspectos
negativos, los problemas y las propuestas superadoras.
7- Fase de seguimiento. Es la última fase del proceso de auditoría. Consiste en la verificación sobre la
puesta en marcha de las medidas correctivas formuladas en las recomendaciones.

Procedimientos de Auditoría
Los respectivos relevamientos se ejecutan mediante la aplicación de distintos procedimientos de auditoría,
los cuales pueden reemplazarse, modificarse y hasta suprimirse de acuerdo a las circunstancias de cada
situación.

Para la elección de los mismos se deben tener en cuenta que el objetivo es obtener elementos de juicio
validos y suficientes para sustentas el informe.

Estos elementos de juicio no sólo surgen de la información suministrada por el ente sino que también se
pondera fundamentalmente el conocimiento directo de la realidad, evaluando a la comunidad que es la
receptora de los servicios prestado por cada organismo.

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 A partir de la experiencia del Servicio de Auditoría Operativa de la Provincia de Santa Fe, los
procedimientos de auditoría utilizados en los distintos relevamientos se pueden clasificar en:

 Generales: son aquellos de aplicación universal en cada uno de los organismo auditados de la
Administración Central y Organismo Descentralizados. Tales como:
-Evaluación de los sistemas de control;
-Análisis de la estructura administrativa;
-Lectura y análisis de disposiciones legales vinculadas a la actividad de la institución;
-Indagación oral. Encuestas específicas. Entrevistas con funcionarios del ente. Encuestas a la
comunidad receptora;
-Estudios selectivos de la opinión de los entrevistados;
-Verificación de rutinas y procedimientos de trabajo;
-Verificación de programas;
-Análisis de la documentación respaldatoria;
-Comprobaciones globales de razonabilidad;
-Análisis de los datos estadísticos. Evaluación de tendencias;
-Inspecciones oculares.

 Particulares: son aquellos de aplicación especifica en organismos de la Administracion Central y

Entes Descentralizados, que de acuerdo al objeto y características del informe, hacen necesaria su
utilización. Tales como:
-Interpretación de estados contables;
-Estudios de costos de producción y su relación con la actividad privada;
-Análisis comparativo de estándares de producción;
-Análisis del punto de equilibrio;
-Arqueos selectivos.

Papeles de trabajo
Los papeles de trabajo son constancias escritas sobre la planificación, programación, secuencia, desarrollo
y conclusiones del trabajo de auditoría.

Los mismos permiten:

1- Facilitar la revisión del trabajo;

2- Proporcionar datos confiables;
3- Servir de base para la programación de futuras auditorias;
4- Proporcionar información adicional.

Los papeles de trabajo que respaldan informes comunes o reservados deben contener:

1- La descripción de la tarea realizada;

2- Los datos y antecedentes recogidos durante el desarrollo de la tarea;
3- La elaboración de recomendaciones y conclusiones.

Los papeles de trabajo permiten su clasificación en:

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 1- Legajo de antecedentes: en el cual se archiva toda la documentación recopilada tanto en el
relevamiento como en el análisis.
2- Legajo de informe final: en el cual se archiva un ejemplar del informe elevado a la autoridad mandante.

La conservación de los papeles de trabajo debe ser por un plazo adecuado ya que constituye la prueba del
desarrollo de la tarea realizada, para lo cual debe implementarse un archivo acompañado por medidas de
control y seguridad.

Los papeles de trabajo que surgen de cada auditoria son de propiedad exclusiva del Estado.

INFORME DE AUDITORÍA
Es la resultante de un proceso de verificación y evaluación realizado por el equipo de auditores en base a la
aplicación de técnica de auditoría, tendiendo no solo a detectar deficiencias sino a contribuir a mejorar el
accionar del organismo a través de las propuestas superadoras que contiene.

El informe debe ser claro, de fácil comprensión, mantener un orden lógico y coherente en su estructura y
presentado en el momento oportuno.

El informe debe presentarse escrito a máquina, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: tamaño
uniforme en el papel empleado y redactado en una sola faz.

El informe puede ser clasificado en: común y reservado.

Se denomina informe común al informe de auditoría en general cuyo contenido respeta una estructura
preestablecida y el destinatario lo podrá derivar a las distintas jurisdicciones correspondientes a la unidad
de organización objeto de la auditoria para su análisis y aplicación.

Se llama informe reservado a aquel que presenta una estructura flexible y contiene información de carácter
confidencial.

La estructura del informe común es la siguiente:

1- Carátula identificatoria (Organismo auditado, fecha y número del relevamiento y composición del
equipo de auditores intervinientes).
2- Introducción general:
 Introducción
 Objetivos generales de la auditoria
 Objetivos particulares de la auditoria
 Metodología básica y procedimientos de auditoria
 Descripción de la tarea
3- Descripción del organismo:
 Esquema de funcionamiento
 Cuadro (recursos institucionales, humanos, financieros, estructura y estadísticas globales de
producción)
4- Análisis global:
 Cuadro resumen de las recomendaciones por niveles y sistemas

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  Análisis y fundamentación suscinta de cada problema detectado y su propuesta superadora
 Aspectos positivos observados
 Aspectos negativos observados
5- Anexos: se incluye sólo aquella información que se considera indispensable para comprender el
contenido del trabajo o bien porque se estima que la misma puede ser de interés para la autoridad
mandante.

EL PROCESO SECUENCIAL
 Presentación del Equipo de Trabajo
 La importancia de la Visita Previa
 Instalación en el Organismo
 El trabajo
 Determinar Problemas
 Formular Recomendaciones
 Por Niveles de Decisión
 Por Sistema
 Reunión Plenaria del Equipo
 Pre-Informe
 El resultado del Trabajo: INFORME FINAL
 Seguimiento

EL INFORME FINAL
 Por su contenido
 Breve
 Extenso
 Por su alcance
 Integral
 Parcial
 Por su Origen
 Común
 Reservado

ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DEL SECTOR PÚBLICO

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