“Definir necesidades de la información de la Gestión del Talento Humano, de acuerdo con

los requerimientos de la organización y de las partes interesadas”

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

22 de Junio de 2013
 Aplicación del ciclo PHVA en los procesos empresariales.

“Definir necesidades de la información de la Gestión del Talento Humano, de acuerdo con

los requerimientos de la organización y de las partes interesadas”

Integrantes
Mayra Camila Obando Blandón
Yenifer García Buelvas
Luisa Aristizabal García
Grassy Zuluaga Idarraga
Alison Lorena Carvajal Guerra

Instructor
Vladimir Arenas Crespo

Gestión del Talento Humano

506777

SENA

2013
INTRODUCCION

A través de este trabajo se puede evidenciar la completa aplicación del ciclo PHVA
(Planear, Hacer, Verificar y Actuar) en los procesos de algunas de las áreas de una
empresa. Se tomaron en total nueve áreas; de las cuales pudimos extraer sus procesos
mediante un desglose secuencial. De igual forma pretendemos enseñar la aplicabilidad y
funcionalidad del mismo y su posible operación en distintos procesos de la vida cotidiana
y no exclusivamente en procesos empresariales. Así, durante el desarrollo del documento;
mostramos el ciclo PHVA como una herramienta que permite mejorar continuamente los
espacios donde se es implementado.
JUSTIFICACIÓN

Este trabajo se realizo con el objeto de aprender la correcta implementación del ciclo
PHVA.

Al finalizar un completo trabajo investigativo del ciclo, nos dimos a la tarea de realizarlo de
manera correcta y detenida, para aprender la funcionalidad de cada una de sus partes, su
estructura, su forma de elaboración, y demás. Todo esto partiendo de los procesos
internos realizados por cada área de una empresa con fines lucrativos.

La experiencia nos permite adquirir un completo dominio del ciclo, con la posibilidad de
aplicarlo en más ámbitos; no solo empresariales sino que ya dispondremos de la
capacidad de implementarlo en procesos del ámbito personal, profesional y psíquico del
ser; o en su debido momento hallar otros ámbitos en los cuales podremos hacer uso del
mimo según sea el caso.
 TABLA DE CONTENIDO
TEMA
PREPORTADA
PORTADA
INTRODUCCIÓN
JUSTIFICACIÓN
TABLA DE CONTENIDO
1. CULTURA ORGANIZACIONAL
1.1 COLORES CORPORATIVOS
1.2 LOGOTIPO
1.2 SLOGAN
1.4 RAZON SOCIAL
2. JURIDICO
2.1 REGISTRO Y MATRICULA EN LA CAMARA DE COMERCIO (NIT)
2.2 REGISTRO EN LA DIAN
2.3 REGISTRO SANITARIO (INVIMA)
2.4 PERMISOS DE PLANEACION
2.5 REGISTRO INDUSTRIAL
2.6 ESCRITURAS PUBLICAS
2.7 CONTRATO DE APORTACIONES
2.8 LICENCIA DE APERTURA
2.9 CERTIFICACION DE LIBROS CONTABLES
2.10 REGISTRO DE MARCA
2.11 POLIZAS DE SEGUROS
3. CONTABILIDAD Y FINANZAS
3.1 CAPITAL
3.2 FUENTES DE FINANCIACION
3.3 ESTRUCTURA FINANCIERA DE LA EMPRESA
3.4 ANALISIS DE RENTABILIDAD
3.5 MODELOS INTERNACIONALES DE NEGOCIACIÓN
3.6 GENERACION DE NOMINAS
3.7 ANALISIS COMPLETOS DE CONTABILIDAD
4. AMBIENTAL
4.1 CUIDADO Y PRESERVACION DE LAS ZONAS VERDES
4.2 CAMPAÑAS DE SENSIBILIZACION
4.3 NO UTILIZAR QUIMICOS EN NUESTROS PRODUCTOS
4.4 CERTIFICACION EN PROGRAMAS DE GESTION AMBIENTAL
5. MERCADEO
5.1 PUBLICIDAD
5.2 ESTRATEGIAS DE MERCADEO
5.3 PLAN DE MARKETING
5.4 ANALISIS DE DEMANDA Y ANALISIS DE OFERTA
5.5 ESTUDIO Y ANALISIS DEL MERCADO
 6. PLATAFORMA ESTRATEGICA
6.1 MISION
6.2 VISION
6.3 VALORES CORPORATIVOS
6.4 POLITICAS EMPRESARIALES
6.5 DEFINICION DEL PRODUCTO O SERVICIO A SUMINISTRAR
6.6 GEOGRAFIA
7. CALIDAD
7.1 POLITICAS DE CALIDAD
7.2 PROCESOS DE CERTIFICACION DE CALIDAD
8. LOGISTICA
8.1 ANALISIS DE REDES DE DISTRIBUCION
8.2 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BODEGAS
8.3 ESTABLECER LOS PROCESOS IDONEOS DEL AREA DE LOGISTICA
9. BIENESTAR SOCIAL Y GESTION DEL TALENTO HUMANO
9.1 RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL
9.2 ESTABLECER LOS PROCESOS DEL AREA DE GESTION HUMANA
9.3 ESTABLECER LAS ACTIVIDADES Y TAREAS ADICIONALES DE LA GTH
9.4 SALUD OCUPACIONAL
RECOMENDACIÓNES
CONCLUSIONES
 1. CULTURA ORGANIZACIONAL

1.1 COLORES CORPORATIVOS

PLANEAR
 Estudiar la psicología y teoría del color
 Reunir a la Junta Directiva para seleccionar los colores que van de
acuerdo con la razón social de la empresa. (Verde Antioquia, naranja,
café claro, blanco y negro).

HACER
 Se realizó un estudio teórico completo acerca de la teoría y significado
de los colores a través del acompañamiento de un psicólogo
especializado. Junto con el cual, elaboramos una lista de posibilidades
en un escrito enviado a la Junta Directiva.
 Se reunió la Junta Directiva para evaluar las posibilidades; de las
cuales se eligieron las siguientes, gracias a la concordancia con la
razón social:
 Verde (Antioquia): es el color más tranquilo y sedante. Es el
color de la calma indiferente: no transmite alegría, tristeza o
pasión. Cuando algo reverdece suscita la esperanza de una
vida renovada.

 Naranjado: más que el rojo, posee una fuerza activa, radiante y

expansiva. Tiene un carácter acogedor, cálido, estimulante y
una cualidad dinámica muy positiva y energética.

 Café: es un color masculino, severo, confortable. Es evocador

del ambiente otoñal y da la impresión de gravedad y equilibrio.
Es el color realista, tal vez porque es el color de la tierra que
pisamos.

 Blanco: El blanco puede expresar paz, soleado, feliz, activo,

puro e inocente; crea una impresión luminosa de vacío positivo
y de infinito. El blanco es el fondo universal de la comunicación
gráfica.

 Negro: Es el símbolo del silencio, del misterio y confiere

nobleza, poder fuerza y elegancia, sobre todo cuando es
brillante.
Estos colores fueron seleccionados según criterios organizacionales y fue redactado y
organizado en un informe técnico que, posteriormente fue llevado al archivo de la
empresa.
VERIFICAR
 Se retomó el informe técnico como base para constatar el cumplimiento
de las decisiones allí establecidas; con la asesoría del psicólogo Luis
Andrés Torres Fuentes; psicólogo que cuenta con 15 años de
experiencia en el tema de psicología organizacional. Contratado por
prestación de servicios con una duración de 30 días.

Dentro del informe también se constata que el psicólogo hizo una

presentación de 15 colores que fueron analizados y evaluados, por la
junta directiva. De los cuales fueron seleccionados 5 de ellos por su
cercanía a la actividad económica de la empresa.

Las reuniones tuvieron espacio de un mes y para esto se destinó la

cantidad de tres millones de pesos por los siguientes conceptos:
 Pago al servicio prestado por el psicólogo el cual tuvo un costo
de dos millones quinientos mil pesos ($2’500.000).
 Pago por concepto de papelería y alimentación; utilizados
durante las reuniones.

ACTUAR
 Para las reuniones se solicitó la presencia de uno de los publicistas de
la empresa Coca Cola Company; La Sra. Ana María de la Fuente. Que
constato la viabilidad de los colores seleccionados por la junta; y dio
sus aportes para la selección de los mismos.
1.2 LOGOTIPO

PLANEAR
 Contratar un diseñador grafico.
 Reunir a la Junta Directiva para cumplir procesos de elección del logo
(análisis de las opciones, selección y establecimiento del logotipo).

HACER
 Se contrató un Diseñador gráfico a través de un contrato de prestación
de servicios por un monto estimado de $2’556.000.
 La junta directiva con la asesoría del diseñador gráfico hizo la
selección, análisis y establecimiento del logotipo; este proceso tardo no
más de dos semanas. Lo anterior se hizo valido mediante un informe
elaborado durante todo el proceso.

VERIFICAR
 Revisando detalladamente el informe elaborado durante todo el
proceso el diseñador Alexander Velásquez con 10 años de experiencia
en su labor llevo y cumplió con su tarea durante 12 días en el cual se
dio una garantía de 6 meses.

ACTUAR
 Se solicitó al representante de la junta directiva de la empresa socia,
evaluar el eslogan establecido para la empresa y que este sí sea el
adecuado y llame la atención de los clientes.
1.3 SLOGAN

PLANEAR
 Reunir a la Junta Directiva para hacer la elección del slogan (Análisis
de las opciones, selección y establecimiento del slogan).

HACER
 La Junta Directiva se reunió con la intención de analizar, seleccionar y
establecer el Slogan más apropiado para la empresa, con la asesoría
del diseñador gráfico contratado, en un tiempo estimado de una
semana. se hizo valido mediante un informe realizado durante el
proceso y posteriormente archivado.

VERIFICAR
 En el informe realizado para esta actividad que se encuentra en el
archivo de la empresa se constató que en 6 días el diseñador
Alexander Velásquez dicho anteriormente con 10 años de experiencia
elaboro muy bien su trabajo al cuál se le realizó otro contrato de
prestación de servicios con el valor de un millón trescientos mil pesos
(1’300.000).

ACTUAR
 Se solicitó al publicista de la empresa Picture Colors, que evaluará el
slogan de la empresa haciendo los ajustes del mismo, para el éxito de
la misma.
1.4 RAZON SOCIAL

PLANEAR
 Reunir la Junta Directiva para hacer la elección del nombre de la
empresa según el tipo de actividad económica a la que se dedique

HACER
 Se reunió la Junta Directiva y contó con asesoría comercial, para hacer
un análisis de la actividad económica lo cual permitió la selección del
nombre de la empresa tomando como referencia el fin productivo y
económico de la misma.

VERIFICAR
 Se tomó el informe del archivo de la empresa donde se consta todo el
proceso mediante el cual la junta directiva analizó y estableció la razón
social más acorde a la actividad económica de la empresa que tardó en
definirse 90 días.

ACTUAR
 Se solicitó al líder de la junta directiva de Avianca, para evaluar el
nombre de la empresa y para así cumplir con el logro del objetivo de la
misma.
2. JURÍDICO

2.1 REGISTRO Y MATRICULA EN CAMARA DE COMERCIO (NIT)

PLANEAR
 Verificar la existencia del nombre
 Iniciar proceso de registro y matricula

HACER
 La Junta de accionistas consulto la existencia del nombre para hacer la
verificación de su disponibilidad por medio de la pagina web
(www.camaramedellin.com.co). Y no se encontró registro de empresas
ya establecidas con el mismo nombre.
 La Junta Directiva presento una copia pertinente de la escritura pública
otorgada por la notaria correspondiente, junto con el formulario de
matrícula de sociedades diligenciado de manera con la información
solicitada de manera exacta y real. Se cancelo el valor de los derechos
de inscripción por la escritura pública y la matricula mercantil de la
sociedad las cuales fueron liquidadas con base en el capital de la
sociedad. Se diligencio el formulario adicional de registro para fines
tributarios con el propósito de tramitar el número de identificación
tributaria (NIT), se quedó inscrito en el registro único tributario (RUT)
que lleva a la DIAN y al registro de información (RIT) que lleva a la
secretaría de hacienda del distrito.

VERIFICAR
 Revisando detalladamente los documentos legales encontramos la
cantidad de cien millones de pesos (100.000.000) consignados por la
realización de las escrituras públicas y registros que tramitó la empresa
durante un año.

ACTUAR
 Se le solicitó al abogado de la empresa Kellogg’s, la evaluación del
proceso llevado a cabo para todos los trámites que se realizaron en la
legalización de la empresa, para su correcto funcionamiento.
2.2 REGISTRO EN LA DIAN (RUT)

PLANEAR
 Consultar requisitos de registro.
 Iniciar con el cumplimiento de los requisitos.
 Registrar.

HACER
 Se consultaron los requisitos y se encontró con lo siguiente:
Solicitar el registro, diligenciar formularios de certificación y llevar los
documentos personales del representante legal.
 Se cumplió con todos los requisitos, que fueron verificados por los
centros de administración establecidos.
 Se registró satisfactoriamente la empresa en la DIAN.

VERIFICAR
 Se revisaron los documentos de estos trámites que se encuentran en
los archivos permanentes de la empresa los cuales tuvieron un costo
de veinticinco millones de pesos (25.000.000) y se confirmó en el
sistema que el registro si fuera oficialmente único de esta empresa
proceso que duró un año.

ACTUAR
 Se solicitó la presencia del señor Ricardo La Verde contador de la
empresa Mekatos para realizar la evaluación del proceso realizado
para el buen funcionamiento de la empresa.
2.3 REGISTRO SANITARIO (INVIMA)

PLANEAR
 Consultar requisitos de registro.
 Iniciar con el cumplimiento de los requisitos.
 Registro.

HACER
 Se hizo el respectivo análisis de los requerimientos solicitados por el
INVIMA; los cuales fueron:
 Ficha técnica de los productos (composición cualitativa de los
ingredientes, material en envase, aditivo alimentarios
empleados, presentaciones comerciales que se deberán hacer
en relación al peso y características particulares del producto,
condiciones de conservación: medio ambiente, refrigeración y
congelación; tratamiento térmico al que se somete el producto:
pasteurización, ultra pasteurización y esterilización.)
 Flujo de proceso de fabricación, vida útil del producto, proceso
de elaboración del producto, grupo poblacional, porción
recomendada.
 Una consignación independiente por cada producto.
 certificado de existencia y representación legal del titular y
fabricante o matricula mercantil.
 Se diligencio el formulario, la ficha técnica y los pasos se realizaron.
 Se recibo de pago, formulario de información y expedición del registro
sanitario.

VERIFICAR
 Revisando con detalle los documentos de este proceso se realizó la
consignación de diez millones de pesos ($10’000.000) y se evalúa la
calidad de los productos, higiene y productividad de la empresa cada 3
meses.

ACTUAR
 Se solicitó asesoría del señor Carlos Villarreal para la aprobación del
proceso realizado para el registro INVIMA.
2.4 PERMISOS DE PLANEACION

PLANEAR
 Solicitar información acerca de los permisos necesarios para iniciar
funciones.
 Consultar requisitos de cada permiso.
 Iniciar con el cumplimiento de los requisitos.
 Adquirir permisos.

HACER
 Se solicitó información acerca del tipo de permisos necesarios y el
lugar al que se debe acudir. Se dirigió el representante legal de la
empresa a las taquillas de planeación municipal, tercer piso del edificio
de la alcaldía de Medellín y, consulto que los requisitos para el permiso
de planeación :
 Presentarse personalmente al lugar ya mencionado
 Solicitar el formato de recibo de obras para el diligenciamiento
de requisitos.
 Solicitar asesorías para anexar requisitos a cumplir.
 Diligenciar el formato de recibo de obras anexar la
documentación requerida.
 Radicar la documentación completa en las taquillas.
 Solicitar el número de identificación de ingreso de
documentación.
 Esperar la visita del servidor público de la unidad de monitoreo
y control.
 Se inició con el cumplimiento de los requisitos lo cual tuvo un costo de
$ 200.000, por concepto de visita de planeación; verificado por el área
de contabilidad de la empresa
 Se adquirió el permiso solicitado para la planeación el cual fue
expuesto afuera de las instalaciones en donde se construyó y se llevó
una copia al archivo jurídico de la empresa.

VERIFICAR
 Se tomo el archivo jurídico y se estudio detalladamente los requisitos
necesarios para obtener el permiso que son
 Planos de un Predio.
 Certificado de Estratificación.
 Copia Licencia de Construcción.
 Factibilidad Terreno.
 Modificación de una Vivienda.
 Material Interbibliotecario.
 Certificado uso de suelos
  Qué es el Sisben
 Licencia de Construcción
 Inconvenientes de Construcción
 Recibo de Obra para qué sirve la ficha Sisben
 Cuánto tardan en entregar la ficha del Sisben
 Cuándo deben ser actualizados los datos del Sisben
 Cómo solicito la encuesta por primera vez
 Cómo afilia a mi hijo menor de edad
Y se contrató al asesor Carlos Agudelo; por un precio de un millón
doscientos mil pesos (1’200.000) por sus servicios prestados
durante 4 días y todo el proceso fue correctamente realizado.

ACTUAR
 En presencia del jefe de logística de la empresa socia determinó y
aprobó que el trámite realizado fue el correcto para seguir con todo el
trabajo a realizar.
2.5 REGISTRO INDUSTRIAL

PLANEACIÓN
 Consultar los requisitos de registro en la superintendencia de Industria
y Comercio.
 Iniciar con el cumplimiento de los requisitos.
 Registrar

HACER
 Se consultaron los requisitos y se encontró con lo siguiente:
 Llenar el formulario de solicitud, el cual se encuentra disponible
en www.proindustria.gov.co
 Anexar copia de Cédula de Ciudadanía del representante legal
y del registro mercantil
 Pagar la tasa del 0.025% del capital suscrito y pagado de la
empresa, dicho pago debe ser realizado en cheque certificado a
nombre de PROINDUSTRIA
 Se inició con el cumplimiento de los requisitos lo cual tuvo un valor de
doscientos cincuenta millones de pesos ($250’000.000); verificado por
el área de contabilidad de la empresa
 Se obtuvo el registro de la empresa ante la superintendencia de
industria y comercio lo cual fue redactado en los certificados legales de
la empresa.

VERIFICAR
 Se reviso con lujo de detalle el documento que contiene toda esta
información la cual tuvo un valor de doscientos cincuenta millones de
pesos ($250’000.000); verificado por el área de contabilidad de la
empresa

ACTUAR
 Se pidió asesoría al gerente de la empresa Argos, para hacer una
última evaluación del proceso realizado para el éxito de la empresa.
2.6 ESCRITURAS PÚBLICAS

PLANEAR
 Determinar el tipo de sociedad a establecer y sus respectivos
propietarios.
 Escriturar públicamente ante una notaria la gestación de la empresa.

HACER
 Se determinó que la sociedad establecida es una de tipo anónima. Con
fines lucrativos. Y sus respectivas propietarias son:
 Mayra Camila Obando Blandón con identificación numero
96020627171
 Yenifer García Buelvas con documento identificación numero
96101914078
 Alison Lorena Carvajal Guerra con identificación numero
96061915653
 Grassy Johana Zuluaga Idarraga con identificación numero
96041615378
 Luisa María Aristizabal con identificación numero.
 Las representantes legales se dirigieron a la notaria once para
diligenciar las escrituras de la empresa:
 Notario: Orlando De Jesús Villada Molina.
 Dirección: CRA. 45 55-70 EL PALO.
 Teléfono: 292 55 04.

VERIFICAR
 Se tomó el documento del archivo donde se concretó esta información,
el proceso se llevó a cabo durante un año, y contando con la
aportación de cada socia se sumo un capital de treinta y cinco mil
millones de pesos (35’000.000.000).

ACTUAR
 Se solicitó la presencia de la Señora Martha Lucía Avalos asesora
comercial de la empresa Parmalat para contar con su aprobación y el
exitoso desarrollo de la empresa.
2.7 CONTRATO DE APORTACIONES

PLANEAR
 Determinar la participación de los socios-accionistas en el capital de la
empresa.
 Elaborar el contrato de aportaciones.
 Legalizar el contrato.

HACER
 Se realizó un estudio detallado del inventario de la empresa lo cual
permitió establecer la participación económica de cada una de las
socias. Concluyendo así que cada una aporto seis mil millones de
pesos ($6.000’000.000).
 Se elaboró un contrato en el cual se especificó la participación de cada
socia y se envió una copia al archivo jurídico de la empresa.
 Se legalizo el contrato.

VERIFICAR
 Se reviso el archivo jurídico de la empresa donde se consolidó
la información, Concluyendo así que cada una de las socias aportó
seis mil millones de pesos ($6.000’000.000)

ACTUAR
 Se realizó una reunión en la cual estuvo presente el subgerente
Antonio Aguilar de la empresa Colanta para que diera la validez del
proceso llevado a cabo.
2.8 LICENCIA DE APERTURA O LICENCIA DE OBRAS

PLANEAR
 Conocer los requisitos para expedir la licencia de apertura.
 Iniciar con el cumplimiento de los requisitos.
 Expedir la licencia de apertura
 Renovar la licencia cada que hayan cambios significativos, cambie la
actividad económica y varíen los titulares de la empresa.

HACER
 Se solicitó la información sobre los requisitos para obtener la licencia
de apertura y la licencia de obras.
 Se expidió la licencia de apertura. La cual se encuentra ahora en las
instalaciones de la empresa, mediante un certificado alojado en el
archivo jurídico de la empresa.
 Se renovó la licencia de apertura, debido a un cambio en la estructura
física de la empresa. Se abrió una nueva planta la cual requería una
licencia para iniciar funciones productivas. Licencia que ahora se
encuentra en las instalaciones de la empresa. mediante un certificado
alojado en el archivo jurídico de la empresa.

VERIFICAR
 Se tomó el certificado alojado en el archivo jurídico de la empresa los
gastos que se efectuaron fueron por concepto de las normativas
municipales y las características detalladas de cada instancia,
materiales para la construcción, ventilación y de tipo mobiliario que se
llevó a cabo en un periodo de 2 años.

ACTUAR
 Se solicitó la presencia del administrador Ramiro Bernal de la
compañía socia para que validará el debido proceso realizado.
2.9 CERTIFICACION DE LOS LIBROS CONTABLES

PLANEAR
 Determinar específicamente cuales con los libros contables.
 Certificar.

HACER
 Se realizó una reunión con el área de contabilidad en la cual se
determinó que los libros contables a establecer dentro de la empresa
son:
 Libro diario
 Libro mayor y balances
 Libros auxiliares.
 Libro de inventario y balances.
 Se certificaron los libros contables a través de una validación de la
cámara de comercio.

VERIFICAR
 Se estudió detalladamente el funcionamiento que se le estaban dando
a los libros y se encontró que este proceso duró un año y medio para
obtener su aprobación

ACTUAR
 Se solicitó al contador de la empresa nuevo horizonte la aprobación de
los correctos libros de la empresa
2.10 REGISTRO DE MARCA

PLANEAR
 Presentar la solicitud de registro de marca.
 Consultar los requisitos de registro en la superintendencia de industria
y comercio.
 Iniciar con el cumplimiento de los requisitos.
 Registrar.

HACER
 Se consultaron los requisitos de registro de la marca en la
superintendencia de Industria y Comercio; se constataron los
siguientes:
 Elegir la marca: La marca debe ser fuerte, que perdure en el
tiempo. Puede reflejar los valores de la empresa, puede
contener diferentes elementos nominativos o gráficos.
 Clasificar los productos o servicios: Debe elegir los
productos o servicios que distinguirá la marca y clasificarlos.
 Realizar la búsqueda de antecedentes marcarios: Para
verificar si existen registradas o solicitadas con anterioridad
marcas iguales o parecidas que identifiquen iguales o
semejantes productos o servicios que usted pretende ofrecer.
 El pago de la tasa oficial: Los trámites ante la
Superintendencia son servicios que comportan un valor llamado
tasa. (el pago corresponde a un 20%)
 El diligenciamiento del formulario correspondiente: La
Superintendencia dispone de formularios para los trámites que
adelanta, los cuales incluyen toda la información y
documentación que se debe aportar.

 Se presentó la solicitud de registro de marca ante la Superintendencia

de Industria y Comercio, para registrar el nombre de la empresa bajo el
concepto de marca colectiva de producción y distribución de alimentos,
cumpliendo con los requisitos de presentación de la solicitud
estipulados en la página web de la superintendencia; la solicitud fue
impresa con copia al archivo jurídico de la empresa y enviada a la
súper intendencia de industria y comercio.
 Se cumplió con todos los requisitos solicitados por la Superintendencia.
 Se registró satisfactoriamente la marca: registro expedido mediante un
certificado que se encuentra en el archivo jurídico de la empresa.
VERIFICAR
 Se extrajo y se estudió con detalle el certificado del archivo jurídico de
la empresa el cual se demoró un año en ser tramitado y tuvo un costo
por ocho millones de pesos (8.000.000) para el registro.

ACTUAR
 Se solicitó al gerente de la empresa argos evaluar el proceso realizado,
el cual fue aprobado por este y dictaminó que tendría un excelente
funcionamiento.
2.11 POLIZA DE SEGUROS

PLANEAR
 Consultar los trámites de expedición de la póliza de daños de la
empresa.
 Tramitar la expedición de la póliza de seguros en caso de daños.

HACER
 Se consultaron los trámites para expedir la póliza de seguros de la
empresa. Para esto se retomo el inventario de los bienes físicos de la
empresa a nivel nacional. Igualmente la aseguradora realizo un visita a
las instalaciones de la empresa y verifico los inmuebles y toda la
maquinaria que se inventario para ser asegurada. Posteriormente se
hicieron los trámites legales con las especificaciones en las cuales el
seguro entra y cubre daños, accidentes o pérdidas totales o parciales
de algún artefacto y; se firmo la póliza de seguro con un costo anual de
setecientos cincuenta millones de pesos ($750´000.000). Los trámites
se pueden hallar en el archivo jurídico de la empresa para
comprobación.

VERIFICAR
 Según los tramites que se hallan en el archivo de la empresa, se hizo la
respectiva consulta de cada uno de los trámites para la expedición de
la póliza de seguro que solicita la empresa:
 Nombre del patrono o asegurado, persona física o jurídica.
 Presentación de la cédula de identidad - buen estado-.
 Dirección para notificaciones o correspondencia, dirección
exacta del lugar de residencia del patrono o apoderado de la
empresa, u oficinas, dirección por señas, indicando el número
telefónico, fax y correo electrónico.
 Dirección exacta donde se efectúan los trabajos.
 Clase de trabajos a realizar en forma temporal o permanente.
 Actividad económica de la empresa, indicando la actividad
principal a la que se dedica.
 Nombre, número de cédula, ocupación, salario de cada una de
las personas contratadas o estimación de las personas por
contratar.
 Nombre y firma del patrono o representante autorizado. En caso
de personas jurídicas, se debe indicar la relación existente entre
el firmante y la empresa (Propietario, Gerente o Representante
Legal).
 Para la actividad de la construcción se deberá presentar la
boleta municipal original expedida por la Municipalidad
respectiva en donde se indique el nombre del propietario del
 proyecto o vivienda y el monto(s) de la obra(s) o proyecto(s). En
caso de no existir boleta municipal, por estar exonerado el
proyecto de la presentación de dicho requisito, debe presentar:
copia de contrato de construcción o contrato de consultoría del
Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos (CFIA), u
orden de compra, tratándose de licitaciones o contratos
directos.
 Para la emisión o reexpedición de pólizas permanentes de
construcción y de existir proyectos al momento de emitir el
seguro, deberá presentar el formulario “Declaración para
actualizar el monto asegurado en proyectos de construcción”, el
cual se encuentra disponible en la página Web del Instituto
Nacional de Seguros o en cualquiera de sus Sedes en todo el
país.

Los seguros que la empresa requiere son: seguro contra incendios industrial y
comercial, seguro de robo local comercial, seguro de cosechas, seguro de
cargas y seguros de equipo electrónico; teniendo en cuenta una revisión del
inventario para verificar los bienes contenidos en el inventario para ser
asegurados correctamente. Posteriormente se firmó la póliza de seguro con un
costo anual establecido de setecientos cincuenta millones de pesos
($750´000.000).

ACTUAR
 Con la asesoría de un revisor fiscal enviado por el grupo Cristian Liarte
Abogados S.A, se hizo la revisión y fue establecida y dio veracidad de
que la póliza de seguro se encontraba bien estructurada y verificó que
el valor de la póliza sea justo y real.
3. CONTABILIDAD Y FINANZAS

3.1 CAPITAL

PLANEAR
 Determinar la cantidad de recursos actuales (inventariar)
 Determinar la cantidad de recursos faltantes.

HACER
 Se realizó un inventario con ayuda de la Junta Directiva, en la cual se
determinó la cantidad de bienes de tipo monetario y físico con los que
cuenta la empresa actualmente; y de igual forma se hicieron evidentes
los recursos de este mismo tipo faltantes. El inventario se redacto en
un documento que se distribuyó a todos los socios junto con una copia
al archivo financiero de la empresa.

VERIFICAR
 Se tomo una copia del documento distribuido que informo a todos los
trabajadores de la empresa sobre el cual se especificó cada uno de los
detalles considerados necesarios de saber por éstos, su elaboración
duró 3 años y tuvo un costo por papelería, tinta y energía de doscientos
mil pesos (200.000).

ACTUAR
 Se solicitó al jefe de logística de la compañía socia para dar su
aprobación del proceso que realizamos para el éxito de la empresa.
3.2 FUENTES DE FINANCIACION

PLANEAR
 Buscar medios de financiación para los recursos faltantes y futuros
proyectos.

HACER
 A través del inventario de capital realizado; los socios se dieron a la
búsqueda de entidades que patrocinaran y financiaran a la empresa en
el desarrollo de proyectos productivos de interés económico. Búsqueda
que tardo 5 meses en la cual se obtuvieron resultados favorables:
 Se acordó con la empresa Alpina un patrocinio de un año por
concepto de asesorías. Patrocinio validado mediante un
contrato.
 Se pudo realizar un contrato de financiación con el banco de
Bogotá por un monto de 500.000.000 para destinarlos a
maquinaria y mejoras en la infraestructura.

VERIFICAR
 Detallando el procedimiento que se encuentra en la lista de chequeo de
la empresa, se muestra que este proceso tuvo 5 meses de elaboración
y planeación y así se realizó la planeación por un año o sea una
financiación a corto plazo.

ACTUAR
 La evaluación y aprobación del proceso fue realizada por el señor
Carlos Arturo Buelvas jefe de logística de la empresa Caffe Express
asegurando el excelente trabajo realizado.
3.3 ESTRUCTURA FINANCIERA DE LA EMPRESA

PLANEAR
 Estudiar los problemas de carácter financiero.
 Integrar a las estrategias de la empresa los objetivos financieros (Para
maximizar las utilidades).
 Reunir a la Junta Directiva para definir el grupo encargado de tomar las
decisiones financieras “Grupo de decisiones” (evaluar costes,
inversiones, financiaciones, beneficios, aceptación de proyectos, etc.)

HACER
 Se realizo una reunión de Junta Directiva y junto con la ayuda del área
de contabilidad y finanzas de la empresa se realizo un estudio
detallado de los problemas de carácter financiero de la empresa.
Encontrándose la empresa en un estado financiero favorable y con
pasivos de poca cuantía. Se realizo durante el espacio de la reunión la
selección de las personas encargadas de tomar las decisiones
financieras y de seleccionar los proyectos productivos de surgimiento
continuo dentro de la empresa. Este estudio se realizo en una sola
reunión y se puede constatar mediante un informe completo de la
reunión en donde se especifica punto por punto de los temas tratados
durante la reunión junto con los resultados y tiempos de votación de los
miembros para la elección del grupo de decisiones.

VERIFICAR
 Se tomó el informe donde consta que se realizó el estudio
ventajas y desventajas para la empresa se puntualizó en la
cantidad requerida de recursos, cuanto se requería, quién dio de
recursos y a que fuentes recurrimos, donde se conseguirán y en
qué condiciones, Inversión de los recursos más productivas y
obtención de los recursos de la manera más económica pero de
excelente calidad.

ACTUAR
 Se solicito la presencia del gerente de Bancolombia para que diera su
aprobación de la estructura financiera y este dijo que con la cantidad de
recursos financieros necesarios para el desarrollo de la empresa y los
proyectos planteaos la empresa tendría una muy buena productividad y
expansión.
3.4 ANALISIS DE RENTABILIDAD

PLANEAR
 Estudiar detalladamente los factores que ventajas y desventajas frente
al mercado que se pretende abordar.

HACER
 Se realizó una reunión de Junta Directiva que conto con la participación
de analistas internacionales, que dirigieron la reunión. Se analizaron los
factores que podían producir ventajas y desventajas más próximas a
influir en los procesos productivos de la empresa; y según lo anterior se
elaboraron 5 proyectos productivos de implementación inmediata; los
cuales ahora mismo andan en fase de prueba.
Toda la reunión se estructuro en un informe detallado; en el cual se
encuentran los factores y los proyectos elaborados durante la misma.
El informe se halla en el archivo financiero de la empresa.

VERIFICAR
 En el informe financiero de la empresa se evidencia que los proyectos
productivos fueron: desarrollar el talento, aprender, atender primero la
demanda natural, prestar atención en los cambios de los gustos de los
clientes y conocer la competencia, proceso que se llevó a cabo durante
2 años.

ACTUAR
 Se pidió consejo al especialista de la CCM (cámara de comercio de
Medellín) la evaluación de los proyectos el cual los aprobó y realizó los
aportes necesarios para lograr una mayor efectividad de estos.
3.5 MODELOS INTERNACIONALES DE NEGOCIACION

PLANEAR
 Hacer un análisis de los mercados extranjeros.
 Establecer modelos de negociación con otros países.

HACER
 Se realizo una investigación de mercados extranjeros, a la cual se le
aplico un proceso de análisis, proyección, evaluación y selección de
mercados; para llevar a cabo posibles planes de negociación con
empresas extranjeras. Todo esto se realizo con la ayuda del analista de
bolsa especializado Andrew Lang. El proceso investigativo tomo el
tiempo de 5 meses y se puede evidenciar en videoconferencias
dictadas a los empleados de finanzas de la empresa por parte del
Sr.Lang y también de informes de reunión donde reposa información
crucial de los mercados seleccionados por la Junta.
 Se trató de crear modelos de negociación con algunos países
europeos; en los cuales se llevan a cabo hasta ahora algunas
negociaciones de exportación e importación de productos fructíferos
anualmente. Todo el proceso de negociación efectuado hasta ahora
está contenido en informes y actas; mientras que se pueden hacer
efectivos los contratos definitivos.

VERIFICAR
 Se revisó detalladamente este proceso el cual tuvo duración de 5
meses en el cual se tuvieron gastos de dos millones de pesos
(2’000.000) equivalentes al papel, tinta, llamadas al extranjero y
elementos utilizados en las reuniones.

ACTUAR
 Se realizó una junta con las empresas a realizar las negociaciones y
estas lo aprobaron por tal motivo que se empezaron a tramitar los
papeles para realizar los debidos contratos.
3.6 GENERACION DE NOMINAS

PLANEAR
 Recolectar e ingresar a la base de datos la información para generar la
nomina quincenal.
 Gestionar la información obtenida y emitir la nomina.

HACER
 Se realizaron planillas de recolección de novedades; las cuales se
entregaron a los supervisores de cada área para ser diligenciadas. Las
planillas reunieron parte de la información requerida para elaborar la
nomina quincenal de los empleados, la otra parte fue obtenida por
parte de la revisión de los programas de ingreso y salidas de los
empleados, revisión de programas de afiliación bancaria y de seguridad
social a nivel nacional, etc. Toda la información se puede encontrar en
videos, registros contables, las planillas antes mencionadas y
documentos legales (en caso de deducciones por deudas con bancos,
o demandas por alimentos o cualquier otro concepto).
 Se gestionó la información obtenida; a través de programas contables.
Esta información fue revisada y aprobada por el director de contabilidad
de la empresa a nivel nacional. Posteriormente se emitieron las
nominas quincenales y se realizaron los respectivos pagos. Se puede
encontrar la información en el archivo magnético de la empresa.

VERIFICAR
 Tomando el archivo magnético de la empresa se verificó que en total
se entregaron 15 planillas en las cuales está constatada la información
necesaria y justificada del pago de nómina.

ACTUAR
 El encargado de evaluar este proceso fue el señor diego torres
contador de la empresa Colanta y el valido el proceso anteriormente
realizado.
3.7 ANALISIS COMPLETOS DE CONTABILIDAD

PLANEAR
 Definir las áreas que intervienen en el proceso contable.
 Recolectar la información de cada área.
 Gestionar la información de cada área.
 Emitir la contabilidad.

HACER
 Se realizo un estudio en el cual se determino que todas las áreas de la
organización; participan del proceso contable; por ende todas deben
presentar informe diario de sus novedades financieras. Información
presentada a través de planillas especialmente diseñadas por el área
de contabilidad para cada área de la empresa. Estas se llevan a
contabilidad diariamente y son posteriormente almacenadas en el
archivo financiero donde son agrupadas las planillas mes a mes. Esta
decisión fue tomada mediante una reunión de Junta Directiva y se
puede constatar en el acta 1309 de 2013 contenida en el archivo
financiero de la empresa.
 Se recolecto la información de todas las áreas. Se analizó y se ingreso
en los libros y programas contables de la empresa.
 Se le dio el debido proceso a la información a través de procesos de
cálculos matemáticos aplicados para arrojar resultados contables.
 Se emitió una contabilidad con la cual se realizo un análisis de Junta
Directiva junto con el área de finanzas lo cual permitió elaborar planes
de reducción de costos y gastos mensuales de la empresa. Estos
planes se encuentran contenidos en informes que fueron aprobados y
llevados al archivo financiero de la empresa.

VERIFICAR
 Se efectuó la revisión del acta 1309 de 2013 donde participan las 10
áreas de la empresa, las planillas tardaron tres meses en ser
estructuradas y cuentan con una vida útil de 30 días y la se evaluó que
los costos, gastos mensuales de la empresa equivalen a veinte
millones de pesos (20.000.000).

ACTUAR
 Se solicitó la presencia del administrador de Parmalat que evaluó y
aprobó el trabajo realizado.
4. AMBIENTAL

4.1 CUIDADO Y PRESERVACION DE LAS ZONAS VERDES

PLANEAR
 Construir hábitos empresariales para el cuidado del medio ambiente.

HACER
 Se realizo una encuesta a los empleados de las plantas y las
sucursales para averiguar sobre las áreas de mayor contaminación a
las zonas verdes de la empresa. Finalizando este proceso con una
reunión de Junta Directiva en la que se analizo la información obtenida
por las encuestas donde se hallaron 24 propuestas de hábitos, de las
que fueron seleccionados 10 de implementación fija en la empresa.
Para darlos a conocer se llevaron a cabo reuniones informativas a nivel
nacionales. Toda esta información se puede verificar a través del
informe arrojado por la reunión y las planillas de asistencia de las
reuniones.

VERIFICAR
 Se retomó el informe dado por la reunión de la junta directiva para dar
cabalidad al proceso, con la ayuda del Señor Jorge Mario Tobón
Gómez conferencista e instructor sobre el cuidado del medio ambiente;
el cual cuenta con 30 años de experiencia en dicho tema. Esta
actividad duro 3 días y se designaron para tal un millón de pesos
($1’000.000) los cuales fueron distribuidos de la siguiente manera:
 Bonificaciones por las encuestas realizadas quinientos mil
pesos ($500.000).
 Refrigerios para los empleados encuestadores ciento cincuenta
mil pesos ($150.000).
 Se pago al Señor Jorge Mario Tobón por servicios prestados la
cantidad de trescientos cincuenta mil pesos ($350.000).

ACTUAR
 Para dichas encuestas se solicitó el acompañamiento de la Señora
Beatriz Londoño Vásquez, directora del proceso de conciencia
ambiental de la empresa EPM; quien verifico la aportación de dichas
encuestas y la viabilidad del proyecto.
4.2 CAMPAÑAS DE SENSIBILIZACION

PLANEAR
 Contratar un ingeniero ambiental.
 Promover actividades de evaluación e instrucción para los empleados.

HACER
 Se contrato un ingeniero ambiental, que elaboro planes de
compromiso con las temáticas ambientales de la empresa y el mundo.
El mismo llevo cabo los planes de compromiso junto con los
empleados de las diferentes sucursales a nivel nacional; a través de
jornadas de capacitación y evaluación; y campañas didácticas que
profundizaran en los temas ambientales de aplicabilidad empresarial.
Este proceso tardo un semestre de realización y todos los planes están
contenidos en documentos y videos de las capacitaciones.

VERIFICAR
 Se retomó los contenidos suministrados en los documentos que
contienen los compromisos expresados por los empleados con el
acompañamiento del Señor Carlos Arturo Burgos Rengifo Ingeniero
Ambiental, con 15 años de experiencia en dichas prácticas
ambientales. Dicho ingeniero nos pudo ayudar compartiéndonos
conferencias, elaborando campañas e incentivando a los trabajadores
a la práctica. Esta labor tuvo un periodo de 3 meses y fueron
destinados cien millones de pesos ($100`000.000) distribuidos de la
siguiente forma:

 Para el ingeniero Carlos Arturo Burgos Rengifo se destinaron

cuarenta y cinco millones de pesos ($ 45`000. 000) por labores
realizadas.
 Refrigerios cinco millones de pesos ( 5`000.000 )
 Campañas de sensibilización a nivel nacional cincuenta
millones de pesos (50`000. 000)

ACTUAR
 La doctora Manuela de la Cruz García ingeniera y doctora ambiental,
gerente de la empresa Mi Mundo pudo constatar en nuestro trabajo
precisión y claridad; expresando así la aprobación y satisfacción por el
trabajo del ingeniero contratado por la empresa.
4.3 NO UTILIZAR QUIMICOS EN NUESTROS PRODUCTOS

PLANEAR
 Investigar formas de producir y conservar alimentos sin necesidad de
químicos.
 Instituir prácticas adecuadas y propias de la empresa, para seguir
elaborando sus productos con un menor impacto ambiental.
 Utilizar recursos renovables
 Conseguir y/o cultivar materias primas cien por ciento orgánicas.

HACER
 Se realizo una investigación exhaustiva de las formas vanguardista de
producción y conservación de los alimentos de manera natural a nivel
mundial con la ayuda de dos expertos en el tema. Por medio de una
reunión realizada con la Junta Directiva se analizaron 36 prácticas; de
las cuales se seleccionaron 4 para instaurar en los procesos de
producción de la empresa debido al cumplimiento del requisito
primordial (Falta de químicos) y la utilización de recursos renovables,
que permitieron a la empresa la producción de sus propias materias
primas cien por ciento orgánicas. Esta información se puede constatar
a través del informe que se elaboro en la reunión de la Junta.

VERIFICAR
 Retomando el informe señalado por la junta directiva elaborado con la
ayuda de los expertos en la no utilización de químicos en los alimentos,
el Señor Manuel Gómez Aristizabal con ocho años de experiencia y la
Señora Consuelo Garzón Mendoza con treinta años de experiencia.
Los cuales hicieron un excelente trabajo realizando charlas formativas
e informativas, dándonos todas las pautas para desarrollar un muy
buen proceso. Se destinaron treinta millones de pesos ( $12`000. 000 )
para :
 Servicios prestados especialistas diez millones de pesos
($10`000.000).
 Refrigerios y materiales de trabajo ( $ 2`000.000 )
ACTUAR
 Se solicitud la asistencia de la Señora María del Pilar Ríos Betancourt
asesora comercial de la empresa Colanta, quien nos dio un aporte
muy valioso para nuestro proceso e identifico gran resultado en
nuestras prácticas de producción establecidas en la pasada reunión de
la junta directiva.
4.4 CERTIFICARSE EN PROGRAMAS DE GESTION AMBIENTAL

PLANEAR
 Consultar constantemente que entidades brindan programas de
certificación.
 Determinar específicamente los programas de gestión ambiental.
 Conocer lo requisitos de dichos programas de certificación.
 Iniciar con el cumplimiento de los requisitos.
 Adquirir certificaciones.

HACER
 Se consultaron las entidades que brindan certificaciones en programas
de gestión ambiental a nivel nacional e internacional. La consulta arrojo
un resultado de 12 instituciones que fueron contactadas por la empresa
para conocer a fondo los programas. La información del contacto está
almacenada en cartas que se encuentran en los archivos de la
empresa.
 Mediante la información brindada por las empresas se determino que la
empresa iniciaría el proceso de certificación en 5 programas de los
cuales se averiguaron los requisitos para la certificación y;
posteriormente se inicio con el cumplimiento de los mismos. Todo el
proceso de adecuación y cumplimiento para la certificación tardo 5
años, culminando con la adquisición de las certificaciones. Todo el
proceso de puede validar por medio de los certificados legales
guardados en el archivo jurídico de la empresa. Y las placas brindadas
por las instituciones certificadoras que fueron enmarcadas y ubicadas
en el muro de los logros en la empresa.

VERIFICAR
 Se retomaron los certificados legales para validar la información
plasmada en dicho documento. Para la certificación en programas de
gestión ambiental identificamos cuales eran las empresas que brindan
tal certificación. Llevamos a cabo todas las sugerencias y requisitos y
por ende fuimos declarados como una empresa certificada en
programas de gestión ambiental; Tardamos Cinco años para dar
cabalidad al proceso.
Fueron destinados mil millones de pesos ($1000`000.000) de la
siguiente manera:
 Pautas recomendadas de las empresas para implementar en la
nuestra para poder certificarse quinientos sesenta y nueve
millones de pesos ( $569`000.000).
 Pago a la empresa prestadora de servicio ciento cincuenta
millones de pesos ($150`000.000).
 Refrigerios dos millones de pesos ($2`000.000).
  Pago de requisitos y elaboración del mismo doscientos setenta
y nueve millones de pesos ($279`000.000).

ACTUAR
 Se le pidió constatación del proceso a la Señora Lorena Gutiérrez
Macías directora de la empresa Café&Sprest, con 38 años de
experiencia en certificación ambiental, quien dio total aprobación a
nuestro proyecto.
5. MERCADEO

5.1 PUBLICIDAD

PLANEAR
 Contratar un publicista
 Contratar un diseñador grafico.
 Reunir a la Junta Directiva para determinar los elementos a los cuales
se les realizara la publicidad y determinar los medios de comunicación
por los cuales se emitirán.

HACER
 Se contrataron dos publicitas y una diseñadora grafica que elaboraron
planes de masificación de la publicidad y diseños gráficos de los
productos y la cultura organizacional de la empresa.
 Se realizo posteriormente una reunión con la Junta Directiva en
presencia de los publicistas y la diseñadora grafica; para deliberar
después de haber analizado 58 propuestas, se seleccionaron 40. En
cuanto a las formas de publicidad de los productos se acordó emitir
publicaciones en todos los medios de comunicación. De igual forma se
decidió realizar reuniones trimestrales para reevaluar las
presentaciones de los productos en el mercado. Toda esta información
se encuentra contenida en un informe elaborado durante todo el
proceso de análisis y selección, en el cual están adjuntas todas las
propuestas; tanto las descartadas como las seleccionadas.

VERIFICAR
 Se retomó el informe para constatar la correcta acción del presente,
con la asesoría y elaboración de la Señora Manuela Beltrán Gómez,
diseñadora gráfica con 3 años de experiencia en el tema; el Señor
Gerardo Castaño Mendoza publicista, con 8 años de experiencia y el
Señor Lorenzo de la Cruz Pabón Zea publicista, con 34 años de
experiencia en dichos casos. Los cuales presentaron cincuenta y ocho
propuestas ante la junta directiva y establecidas cuarenta para ser
transmitidas ante todos los medios de comunicación. Dichas reuniones
se llevaron un tiempo de dos meses y quince días.

Fueron destinados mil millones de pesos ($1.000’000.000) distribuidos

de la siguiente manera:
 Pagos por servicios prestados a la Señora Manuela Beltrán Gómez
diseñadora gráfica, veinticinco millones de pesos ( $45`000.000)
 Pagos por servicios prestados al Señor Gerardo Castaño Mendoza
publicita, treinta y tres millones de pesos ( $33`000.000)
  Pagos por servicios prestados al Señor Lorenzo de la Cruz Pabón Zea
publicista, treinta y tres millones de pesos ( $33`000.000)
 Elaboración de publicidad y pagos a entidades prestadoras del servicio
ochocientos ochenta y nueve mil millones de pesos ( $889`000.000)

ACTUAR
 Se le solicito a la publicista de la compañía Coca - Cola Medellín la
verificación de dicho proceso realizado por la empresa, quien se dirigió
a nosotros; explicándonos que la publicidad de un producto es una
parte fundamental para la venta del mismo; dijo que nuestra empresa
cuenta con una gran publicidad que día a día debemos ir mejorando
con el cambio del comercio.
5.2 ESTRATEGIAS DE MERCADEO

PLANEAR
 Contratar un Mercaderista.
 Investigar y seleccionar algunas estrategias a implementar, que
abarquen y/o beneficien todas las áreas de la empresa; teniendo en
cuenta las organizaciones y empresas que se mueven en el mismo
sector comercial.
 Evaluar los resultados de las estrategias implementadas.
 Renovar las estrategias ajustándose a los cambios y circunstancias
que puedan presentarse.

HACER
 Se contrato un mercaderista de gran trayectoria nacional; el cual realizo
investigaciones y proyecciones de los mercados nacionales en el
mismo sector económico. Lo cual le permitió elaborar un plan de 7
estrategias de beneficio productivo para la empresa. Estrategias que
fueron implementadas y evaluadas en un margen de 2 años y que
representaron un crecimiento económico del 20.5% para la empresa.
Todo el proceso evolutivo de las estrategias se puede verificar en los
estudios contables que se le realizaron a la empresa trimestralmente
los últimos 2 años.

VERIFICAR
 Se retomaron los estudios contables realizados durante los últimos dos
años para verificar la correcta elaboración del proceso y se pudo
evidenciar que la Señora María Lorena Blandón Guerra mercaderista,
con 25 años de experiencia hizo un trabajo sorprendente para nuestra
empresa; ya que gracias a estas estrategias presentadas por dicha
Señora, obtuvieron un gran desarrollo en el crecimiento productivo y
económico de nuestra empresa de un 20.5%. Tal proceso tuvo un
periodo de dos años.
Para dicha actividad se destinaron cien millones de pesos
($100`000.000) así:
 Pago por servicios prestados a la Señora María Lorena Blandón
Guerra, cincuenta millones de pesos ( $50`000.000)
 Estrategias implementadas durante los dos años consecutivos,
cincuenta millones de pesos ( $50`000.000)
ACTUAR
 Se le pidió a la empresa Alpina mandar un mercaderista a nuestra
empresa para que verificara el trabajo realizado por la Señora María
Lorena Blandón Guerra y la junta directiva. La cual deliberó que todo se
encontraba en correcto orden y muy claro.
5.3 PLAN DE MARKETING

PLANEAR
 Elaborar mediante una reunión de Junta Directiva un plan de
marketing.
 Implementar y evaluar los resultados del plan elaborado.
 Analizar y laborar nuevos planes de marketing según las nuevas
tendencias del mercado.

HACER
 Se realizo durante una semana una serie de 5 reuniones de Junta
Directiva en las cuales se construyo un plan de marketing, creado para
ser cumplido en un plazo máximo de un año, tiempo en el que fue
evaluado y aprobado por la Junta Directiva de la empresa. Gracias a
sus grandes muestras de funcionalidad en el área de marketing de la
organización. El plan puede verse de manera detallada en el
documento elaborado durante esa semana de reuniones; documento
que se encuentra en el archivo de la empresa.
 Se acordó mediante una reunión de junta directiva que se realizarían
reuniones mensuales para determinar la efectividad del plan de
marketing actual, para reevaluarlo en caso de ser necesario y hacerlo
de manera oportuna. Esta decisión quedo establecida en un acta
firmada por los integrantes de la junta directiva.

VERIFICAR
 se retomó el documento del archivo de la empresa en donde se
especifica el plan de marketing realizado por la junta directiva. Dicho
trabajo tuvo un alcance oportuno para nuestra empresa el cual fue
elaborado en una semana y llevado a cabo en un año. Este proceso
fue indispensable para nuestra empresa ya que nos brindó crear un
plan estratégico para nuestras ventas.
Para dicha actividad fueron destinados ciento cincuenta millones de
pesos ($150`000.000) los cuales estaban en vía para la elaboración y
realización del plan de marketing.

ACTUAR
 Esta actividad fue inspeccionada por la Señora Ana María Vélez
Ochoa, directora del centro de formación Sueños Del Mañana; quien
identifico que nuestro trabajo estaba totalmente correcto y veraz.
5.4 ANALISIS DE DEMANDA Y OFERTA

PLANEAR
 Iniciar un análisis minucioso del movimiento de las variables que
afectan la demanda y la oferta del mercado.
 Analizar las necesidades del mercado.
 Emplear una técnica de producción según las necesidades.
 Elaborar ideas con base en los resultados, que permitan a los demás
departamentos crear productos, estrategias, y las promociones debidas
que suplan las demandas del momento.
 Pronosticar la demanda futura.

HACER
 Se solicito la presencia de un grupo de mercaderistas nacionales que
analizaran la demanda y la oferta del mercado, para que identificaran
las variables, las necesidades y las posibles estrategias que la
empresa pudiera implementar en cuanto a producción y promoción,
según la información hallada. Para ello los mercaderistas elaboraron
bases de estrategias para que los departamentos crearan planes de
mejora. Planes que fueron presentados y unificados mediante una
reunión de Junta directiva. El resultado de la unificación fue de 10
estrategias de mejora; junto con las cuales se decidió realizar
reuniones periódicas para analizar los movimientos futuros del
mercado. Toda la información de los planes quedo instaurada en un
informe.

VERIFICAR
 se retomó el informe realizado por la junta directiva y se pudo constatar
que se contrataron 3 mercaderistas: el Señor Juan Manuel Ríos Aguirre
con ocho años de experiencia, la Señora Daniela Marín Ortega con tres
años de experiencia y la Señora Luisa María valencia arevalo con
treinta años de experiencia quienes realizaron de la mano de la junta
directiva estrategias y planes para mejorar nuestro negocio a nivel del
mercado. Fue destinado un tiempo de un año. Para dicha actividad
fueron designados trescientos millones de pesos ($300`000.000) de la
siguiente manera:
 Servicios prestados Señor Juan Manuel Ríos Aguirre, cuarenta
y cinco millones de pesos ($45`000.000).
 Servicios prestados Señora Daniela Marín Ortega, quince
millones de pesos ($15`000.000).
 Servicios prestados Señora Luisa María Valencia Arévalo,
ciento veinte cinco millones de pesos ($125`000.000).
 Estrategias de mercado ciento treinta y cinco millones de pesos
($135`000.000).
ACTUAR
 Se le pidió a la empresa Fruco mandar a un mercaderista para que
verificara nuestro proceso. El Señor David Steven Ortega Flores, con
25 años de experiencia como mercaderista, analizo detalladamente el
proceso realizado por la empresa; dijo que todo estaba muy explícito
que nuestras ofertas, planes y estrategias estaban elaboradas con una
muy buena fuente de información y nos brindó su ayuda para cualquier
inquietud que tuviéramos sobre dicho tema.
5.5 ESTUDIO Y ANALISIS DEL MERCADO

PLANEAR
 Elaborar un análisis del mercado nacional e internacional.
 Concluir y comunicar los resultados a las áreas pertinentes para que
tomen las medidas necesarias.

HACER
 Se elaboro un análisis completo de los mercados nacionales e
internacionales de manera simple. El análisis permitió llegar a 4
conclusiones específicas que se presentaron en el mercado en ese
momento. Las áreas elaboraron planes de inclusión en los mercados
extranjeros que fueron la base de 2 negociaciones con empresas
americanas. Negociaciones cerradas mediante un contrato con todas
las especificaciones. Contrato que se encuentra en el archivo jurídico
de la empresa.

VERIFICAR
 Se retomó el contrato establecido en el archivo jurídico de la empresa
para validar la información allí establecida; se elaboró un análisis de los
mercados nacionales e internacionales, de sus negociaciones y formas
de implementación. Este proceso duro tres meses.
Fueron destinados ochenta y nueve millones de pesos ($89`000.000)
Para comercializar y negociar con algunas empresas.

ACTUAR
 Se le pidió al Señor Juan Carlos Valdez Sánchez socio de la empresa
Motofrast que verificara el proceso implementado por nuestra
organización para analizar y estudiar el mercado; el cual nos ayudó a
identificar algunas más que nos faltaban en nuestro informe que eran
muy importantes para nuestra empresa y menciono que habíamos
hecho un trabajo excelente.
6. PLATAFORMA ESTRATEGICA

6.1 MISION

PLANEAR
 Hacer un estudio completo de la situación actual de la empresa.
 Reunir a la Junta Directiva y con base en lo anterior crear una misión
que defina correctamente la empresa.
 Renovarla cada que se hagan cambios significativos dentro de la
empresa.

HACER
 Se realizo un estudio minucioso de la situación actual de la empresa
incluyendo toda su razón social y sus formas de cumplir con sus
objetivos. Lo cual le permitió a las socias; mediante una reunión de
Junta Directiva elaborar una misión de la empresa; que le permitiera a
los recursos humanos tanto internos como externos de la empresa;
identificar claramente la posición de la empresa dentro de la sociedad.
La misión fue construida en un proceso de un mes, en el que fue
aprobada e impresa en masa, elaborada en placas de oro e
instauradas en los lobbies de las sucursales principales.

VERIFICAR
 Retomando la misión de la empresa, elaborada con la ayuda de la junta
directiva y el Doctor Mario Tobón Hernández director de la empresa
Social Colombian, con 25 años de experiencia nos ayudó a elaborar
una misión concorde con nuestro plan empresarial y económico
brindando una mejor producción y elaboración de nuestros producto; lo
cual fue realizado en el tiempo de un mes. Se destinaron treinta
millones de pesos ( $10`000.000 ) así:
 Servicio prestado al Doctor Mario Tobón Hernández una
cantidad de seis millones de pesos ($6`000.000).
 Elaboración de la misión, la impresión y los refrigerios; cuatro
millones de pesos ($4`000.000).

ACTUAR
 Se le pidió a la Señora Lorena Machado Loaiza, subgerente de la
compañía Sensibytiour; con 12 años de experiencia ayudando a las
empresas en la formación de la plataforma estratégica que constatara
el buen uso que le hemos dado a las herramientas técnicas para
elaborar la misión de nuestra empresa, quien con satisfacción pudo
decirnos que era una de las empresas mejor constituidas.
6.2 VISION

PLANEAR
 Hacer un estudio completo de los objetivos empresariales y definirlos
según los cambios del entorno.
 Reunir a la Junta Directiva y con base en lo anterior crear una visión
que defina correctamente los objetivos que tiene la empresa según los
cambios del entorno.
 Renovarla cada que se hayan realizado cambios significativos dentro
de la empresa o se hayan cumplido los objetivos estipulados en ella.

HACER
 La Junta Directiva realizo una reunión en la cual determino con claridad
los objetivos de la empresa y los definió. La Junta organizo de manera
lógica lo anterior y lo estableció como la visión de la empresa, por su
claridad y objetividad. Al igual que la misión esta fue aprobada e
impresa en masa en placas de oro, instauradas en los lobbies de las
sucursales principales.

VERIFICAR
 Retomando las placas de oro plasmadas en las sucursales, se pudo
constatar que la visión fue hecha con total claridad del proceso de
nuestra empresa, siendo siempre el cliente nuestro mayor objetivo ya
que este es el motor de nuestra compañía. La junta directiva tomo la
decisión después de presentadas veinte visiones, de las cuales la que
obtuvo mejor desempeño fue la de la Señora Luisa María Aristizabal
García, socio de la empresa; quien con gran claridad logro establecer
objetivos realmente importantes de nuestra empresa. Tales reuniones
tuvieron un periodo de tres meses y dos días. Para dicha actividad
fueron destinados dos millones de pesos ($2`000.000) así:
 Refrigerios por una cantidad de quinientos mil pesos ($500.000)
 Elaboración e impresión de la visión; un millón quinientos mil
pesos ($1`500.000).

ACTUAR
 Nuevamente pedimos ayuda de la Señora Lorena Machado Loaiza,
subgerente de la compañía Sensibytiour; con 12 años de experiencia
ayudando a las empresas en la formación de la plataforma estratégica
que validara y valorara la labor alcanzada por la empresa al determinar
cuál era nuestra visión como empresa. Nuevamente nos felicitó por tan
altos resultados en dicha elaboración, y pidió la participación de
nuestros empleados para negociaciones con su compañía.
6.3 VALORES CORPORATIVOS

PLANEAR
 Reunir a la Junta Directiva para definir los valores del ser humano y
adaptarlos a la empresa.

HACER
 La Junta Directiva se reunió para analizar los valores que la empresa
quería proyectar. Después de un análisis de 2 días, concretaron los
siguientes valores, por su cercanía a la esencia con que la empresa fue
constituida:

 Espíritu constructivo
 Profesionalismo
 Excelencia
 Disciplina
 Lealtad
 Honestidad

Esta elección quedo determinada mediante un acta, firmada y guardada en el

archivo jurídico de la empresa.

VERIFICAR
 Retomamos el acta guardada en el archivo jurídico de la empresa para
constatar los valores empresariales establecidos. Los valores se
eligieron pensando en los valores que poseía cada miembro de la
organización pero ya trasladados al área empresarial. Dichas reuniones
tuvieron una duración de dos días.
Se destinaron para tal actividad cien mil pesos ($100.000) de la
siguiente manera:
 Refrigerios por una cantidad de cincuenta mil pesos ($50.000).
 Materiales necesarios para dicha elaboración cincuenta mil
pesos ($50.000).

ACTUAR
 Se solicitó al Señor Juan Manuel Valverde Ríos diseñador gráfico de la
empresa Telmex que identificara la correcta viabilidad del trabajo
realizado. Quien pudo constatar que todo estaba establecido
 Correctamente, solo pidió que fuéramos más explícitos en tal acta para
dejar todo listo con precisión.
6.4 POLITICAS EMPRESARIALES

PLANEAR
 Definir las políticas en las diferentes áreas que permitan orientar los
esfuerzos al logro de los objetivos y de las metas que se ha propuesto
la empresa en los diferentes frentes que la conforman.
 Llevar ante la Junta Directiva y ser definidos por la misma.
 Establecer lo anterior como políticas de la empresa.

HACER
 Se definieron los pasos a seguir para el logro de los objetivos a través
de los siguientes mecanismos:
 Políticas administrativas que propendan por el crecimiento
intelectual y empresarial de quienes la conforman
 Políticas de calidad que permitan hacer de nuestros productos
la mejor opción en el mercado.
 Políticas de distribución del producto implementar la
logística necesaria que garantice la comercialización del mismo
en las diferentes zonas del país.
La documentación de las políticas anteriormente mencionadas
quedó digitada y grabada en los archivos del gerente general y que
fue enviado a la junta directiva de la empresa y a los jefes de
sección.

VERIFICAR
 Con base en el acta recibida por la Junta Directiva se solicitó a los
diferentes jefes de área el estudio de las políticas y las posibles
reformas o mejoras a las que hubiere lugar

ACTUAR
 Se contrató una firma de consultores organizacionales ANASIN LTDA,
con el fin de revisar y corregir la forma y el fondo de las políticas
empresariales anteriormente establecidas
6.5 DEFINICION DEL PRODUCTO O SERVICIO A SUMINISTRAR

PLANEAR
 Conocer concretamente los posibles productos a comercializar.
 Reunir a la junta directiva para iniciar la descripción uno a uno de los
productos a comercializar.
 Reunir a las dependencias involucradas para definir los costos y
presupuestos de fabricación y venta, planes de producción (cantidad,
maquinaria, materias primas, mano de obra involucrada y tiempo de
producción); nivel de calidad, funcionalidad y ciclo del vida del
producto.

HACER
 Se reunió la Junta Directiva, junto con todas las dependencias y; se
determino que la empresa cuenta con 14 productos que elabora y
comercializa, los cuales son:
 Frutas
 Legumbres
 Pulpas
 Compotas
 Salsas
 Jugos naturales
 Cereales
 Granos
 Tés
 Hierbas naturales
 Condimentos y especias
 Harinas
 Semillas secas
 Lácteos

A los cuales se les realizo una descripción detallada desde su proceso

de sembrado hasta la venta. Y toda esta información quedo
almacenada en un catalogo distribuido a nivel nacional a todas las
plantas y sucursales de distribución.
VERIFICAR
 Se retomo el catalogo de productos para verificar que los empleados
de planta tengan un conocimiento claro de los productos allí
estipulados. En el catalogo se evidencia la descripción de cada
producto de manera detallada; mostrando lo siguiente:

 Herramientas del sembrado, especiales para cada producto.

 Formas de cultivo de cada producto.
 Cuidados para cada producto según las épocas del año.
 Cultivos posibles por temporada.
 Formas adecuadas de recolección según el producto.
 Procesamiento e ingredientes de elaboración de los productos.
 Empaquetamiento de cada producto.
 Fechas de vencimiento según los lotes de fabricación.
 Almacenamiento de los productos.
 Planes de distribución adecuados para cada producto.

ACTUAR
 El proceso de revisión estuvo validado por el grupo de auditores
internos de la empresa, quienes siguieron todo el proceso
anteriormente descrito y realizaron un análisis integral que les permitió
dar un veredicto de aprobación.
6.6 GEOGRAFIA

PLANEAR
 Reunir la junta directiva para determinar las localizaciones estratégicas
que beneficien la viabilidad de la comercialización del producto.
 Determinar la cantidad de plantas de producción y sucursales de
distribución teniendo en cuenta áreas de influencia y acceso fácil.

HACER
 Se reunió la Junta Directiva en presencia de agricultores, geólogos y
climatólogos para analizar el territorio nacional para la ubicación
estratégica de nuestros cultivos y sucursales de distribución. Se
determino la presencia de 6 plantas de producción con más de cien mil
hectáreas de cultivo, 3 edificios de oficinas administrativas, y cien
sucursales a nivel nacional; ubicadas en las ciudades principales del
territorio nacional (Medellín, Cartagena, Bogotá, Barranquilla, Santa
Marta, Cali, Manizales, Bucaramanga, Pereira, Santander). Toda esta
información se especifico en un informe aprobado y afirmado por la
Junta Directiva.

VERIFICAR
 Se inspeccionaron los terrenos en las diferentes zonas donde fueron
propuestos y se dispuso de recursos económicos suficientes para
hacer el análisis de suelos en compañía de la empresa Coninsa
Ramón H, empresa que lleva en el mercado local y nacional cerca de
20 años. Serán quienes se encarguen de elaborar los planos y las
maquetas para ser presentados ante la junta directiva para una
posterior aprobación.

ACTUAR
 El área de auditoría interna y el grupo de auditores externos fueron los
encargados de verificar la veracidad de la información de las empresas
seleccionadas y anteriormente mencionadas.
7. CALIDAD

7.1 POLITICAS DE CALIDAD

PLANEAR
 Contratar asesoría jurídica para analizar cada una de las políticas.
 Definir y documentar las políticas establecidas y métodos de desarrollo
en un manual de calidad.

HACER
 Se contrato asesoría jurídica para analizar las políticas de calidad de la
empresa. Se analizaron en total 30 posibilidades de políticas de las
cuales se seleccionaron 10 organizacionales y se documentaron de
manera lógica en un manual de calidad, con copia para todas las
sucursales de la empresa a nivel nacional.

VERIFICAR
 Se implementaron las siguientes políticas:
 El uso de uniformes y de implementos adicionales como
guantes, tapabocas, tapa cabellos, desinfectantes necesarios
para la elaboración de los productos
 El uso de extintores e implementos de seguridad industrial que
garanticen la atención a cualquier emergencia que se pueda
presentar
 Señalización adecuada de rutas de acceso, rutas de
evacuación, zona de desinfección, zona de empaque, zona de
almacenamiento y zona de comercialización
 Horarios de descanso para el personal que permita el uso de
comunicación a través de medios móviles, puesto que estos no
deben ser utilizados en la zona de trabajo
 Colores definidos para los guantes dependiendo la actividad a
realizar, es decir, elaboración de pulpas,pasteurización,
empaque, bodegaje y comercialización
 Salir de las zonas de trabajo con ropa diferente a su uniforme
correspondiente
 Llevar las uñas sin esmalte
 Zonas de ventilación que garanticen el bienestar de los
empleados de las plantas de producción
 El correcto uso de las canecas de las basuras de acuerdo a lo
exigido por la norma
 Contar con el personal requerido para cualquier tipo de
emergencia que se pudiera presenta durante las jornadas de
trabajo
ACTUAR
 La revisión de los mecanismos adoptados fue auditado por el personal
de la empresa
7.2 PROCESOS DE CERTIFICACION DE CALIDAD

PLANEAR
 Iniciar gestión inherente para definir los procesos de la empresa.
 Consultar cuales son los programas de certificación que requiere al
empresa específicamente según las falencias y los nuevos procesos.
 Solicitar la certificación y seguir los requisitos.
 Adecuar las políticas al propósito de la certificación y redactar un
comunicado que informe a todas las áreas las nuevas especificaciones.
 Legalizar el proceso de certificación.

HACER
 Se realizo una reunión de todas las dependencias de la empresa en la
cual se definieron en una lista todos los procesos de la misma, y
pasaron a indagar los programas de certificación según los procesos
dentro de la lista. Se solicitaron a las empresas certificadoras los
requisitos para llevar a cabo las certificaciones y se adecuaron las
políticas según estos propósitos. De igual forma se notifico a las
dependencias para realizar los respectivos cambios dentro de las
instalaciones y sus procesos. Todo esto llevo un tiempo aproximado de
10 años. Proceso escriturado paso a paso en un manual de
certificación elaborado por la empresa. Se hizo legal la certificación de
6 procesos; de los cuales se toma como constancia el certificado
brindado por las entidades de certificación.

VERIFICAR
 Luego de haber obtenido las certificaciones, se procedió a informarle a
la comunidad en general y a todos nuestros proveedores la resolución
de la aprobación de la certificación.

ACTUAR
 Ésta certificación fue avalada por entes privados y gubernamentales
reconocidos a nivel nacional e internacional
8. LOGISTICA

8.1 ANALISIS DE LAS REDES DE DISTRIBUCION

PLANEAR
 Dividir el mapa de las ciudades en las diferentes partes donde
podemos llegar a comercializar nuestros productos.
 Implementar medidas de protección para evitar alteraciones al
transportar la mercancía.

HACER
 Se reunió la Junta Directiva para establecer concretamente las rutas de
distribución de nuestros productos y se analizaron las ventajas y
riesgos de cada una. Por lo cual se elaboro un plan de adecuaciones
para los carros transportadores para evitar la descomposición o
pérdidas de productos durante el viaje. Llevándose a cabo las medidas
de precaución en todos los camiones de la empresa a nivel nacional
con un tiempo record de 1 año; lo cual tuvo un costo de mil quinientos
millones de pesos ($1.500’000.000).

VERIFICAR
 Se adquirieron los vehículos para transportar este tipo de mercancía ya
que necesita de temperaturas específicas para la conservación de los
mismos.

ACTUAR
 Los auditores internos revisaron los contratos de compra de estos
vehículos ya que se hicieron a través de los sistemas Leasing, con
ANDAR S.A, de la ciudad de Medellín.
8.2 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BODEGAS

PLANEAR
 Mantener inventario organizado.
 Realizar arqueos periódicos, parciales o totales de una manera rápida.
 Diseñar estrategias para administrar las bodegas de manera adecuada.

HACER
 Se organizaron inventarios mensuales que permitieron al área de
logística tener una clara concepción de los contenidos exactos faltantes
para completar los pedidos y frenar la producción innecesaria de
productos dentro de la empresa. Para esto se diseñaron estrategias de
administración de bodegas que quedaron registradas en planillas con
información a seguir y complementar para dar una adecuada
administración de las bodegas y de los productos. Todas estas planillas
e inventarios van destinados a las carpetas de logística en los archivos
de la empresa.

VERIFICAR
 Dentro de la papelería definida para esta sección están las órdenes de
pedido que van acompañadas de dos copias en colores diferentes
verde y azul, el original queda para ellos la copia azul para la portería
para autorizar la salida del producto y la otra copia para facturación.

ACTUAR
 La tarea de revisión estuvo en manos de los auditores.
8.3 ESTABLECER LOS PROCESOS IDONEOS DEL AREA DE LOGISTICA

PLANEAR
 Contratar a un especialista en el área.
 Estudiar e identificar cada uno de los procesos que realiza el
departamento de logística.

HACER
 Se contrato un profesional en logística, especializado en todos los
procesos del área, que permitió definir concretamente en una lista de
procesos del área logística y realizar una distribución equitativa de las
funciones de los empleados, la lista quedo de la siguiente manera y
está guardada en el archivo de logística de la empresa:

 Proceso de pedidos.
 Gestión de inventarios.
 Transporte.
 Servicio al cliente.
 Compras.
 Almacenamiento
 Planificación de productos
 Tratamiento de mercancías y bodegas
 Gestión de la información

VERIFICAR
 Se verificó que todos los procesos establecidos para la distribución de
los productos se lleve a cabo en la identificación de la zona geográfica.
 Se cercioraron de que los pedidos correspondan a los clientes que lo
solicitaron.

ACTUAR
 La tarea de revisión estuvo en manos de los auditores.
9. BIENESTAR SOCIAL Y GESTION DEL TALENTO HUMANO

9.1 RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

PLANEAR
 Definir el significado, para qué sirve, y cuáles son los beneficios de
implementar la responsabilidad social en la empresa.
 Capacitar a todos los miembros de la empresa para que tengan una
visión clara a cerca de la responsabilidad social empresarial.
 Crear convenios con empresas de diferentes sectores económicos, con
el fin de implementar planes de responsabilidad social empresarial.
Teniendo en cuanta la legislación laboral, la normativas ambientales y
los fines productivos de cada empresa.
 Organizar reuniones de tipo tripartita (gobierno, sindicatos y empresas)
para analizar y crear proyectos.

HACER
 Se hizo mediante una reunión la explicación y determinación del
concepto de responsabilidad social empresarial a todos los miembros
de la Junta. Se concretaron entonces 2 convenios con empresas del
mismo gremio para la creación de un primer proyecto de
responsabilidad social empresarial que beneficio a las tres empresas
en el ámbito social y productivo. Y se decidió realizar reuniones
mensuales de tripartita para mirar los avances del proyecto
direccionado por las empresas. Siendo ya esto un plan establecido, se
capacitaron a los miembros de las tres empresas para aclarar dudas
con respecto al tema. La construcción del proyecto se puede mirar a
través de un modulo el cual fue elaborado y distribuido a todas las
sucursales de la nación.

VERIFICAR
 Se hizo mediante una reunión la explicación y determinación del
concepto de responsabilidad social empresarial a todos los miembros
de la Junta. Se concretaron entonces 2 convenios con empresas del
mismo gremio para la creación de un primer proyecto de
responsabilidad social empresarial que beneficio a las tres empresas
en el ámbito social y productivo. Y se decidió realizar reuniones
mensuales de tripartita para mirar los avances del proyecto
direccionado por las empresas. Siendo ya esto un plan establecido, se
capacitaron a los miembros de las tres empresas para aclarar dudas
con respectivo al tema. La construcción del proyecto se puede mirar a
través de un modulo el cual fue elaborado y distribuido a todas las
sucursales de la nación.
ACTUAR
 Un asesor fiscal fue contratado para un mejor desarrollo del proceso,
evaluando y dando pautas de cómo se llevó a cabo cada una de las
estrategias. Fueron definidas como estrategias para alcanzar una
culminación satisfactoria del proyecto de responsabilidad social
empresarial en el cual están involucradas las otras entidades (Soy Plus
y Frutoriente).
9.2 ESTABLECER LOS PROCESOS DEL AREA DE GESTION DEL TALENTO
HUMANO

PLANEAR
 Contratar un profesional en Gestión del Talento Humano.
 Estudiar e identificar cada uno de los procesos del departamento de
Gestión del Talento Humano.

HACER
 Se contrato un profesional en el área de Gestión del Talento Humano
en la empresa para ocupar el cargo de director de la misma
dependencia. Está persona al igual que la de logística; elaboro una
lista con todos los procesos contenidos en el área para una mayor
claridad y equilibrio en la distribución de funciones. Las funciones
quedaron de la siguiente manera:
 Estructuración de cargos
 Bienestar laboral y salarios
 Evaluación de desempeño
 Selección
 Capacitación
 Calidad
Estipulados en una lista aprobada por la Junta Directiva, y guardada en el
archivo de la empresa.

VERIFICAR
 De acuerdo con la lista que fue aprobada por la junta directiva, queda
constatada la contratación del nuevo director del área de talento
humano el cual presento un perfil personal que fue el adecuado para
ocupar el cargo, cuenta con experiencia de 15 años en este campo. El
director del área de gestión del talento humano diseño y elaboro una
lista que contiene cada uno de los procesos que el área maneja para la
distribución correcta de cargos y funciones; las cuales quedaron
establecidas de la siguiente forma:
 Estructuración de cargos: se realizó el respectivo análisis de
cada cargo y sus funciones según requerimientos
organizacionales lo que luego llevo a su estructuración y por
ultimo su implementación.
 Bienestar laboral y salarios: el área se encarga de establecer
estos procesos para que los empleados cuenten con todos los
beneficios y se cumplan todos sus derechos.
 Evaluación de desempeño: después de asignarle a cada
empleado sus respectivas funciones se desarrolla la evaluación
de desempeño la cual medirá su rendimiento en el factor
productivo.
  Selección: después de la respectiva evaluación los mejores
resultados son seleccionados por el departamento asignado.
 Capacitación y calidad: se capacita el personal con el fin de
establecer un mejor rendimiento en sus actividades productivas,
el desempeño se califica y certifica por medio de medidas de
calidad.

ACTUAR
 Contando con la asesoría del Gestor del Talento Humano Juan Carlos
Morales Valdés enviado por la compañía multinacional Fruto
Colombia S.A, el gestor del talento humano dio su punto de vista de la
lista elaborada por el área de gestión humana para dar la aprobación
y aspectos a mejorar.
9.3 ESTABLECER LAS ACTIVIDADES Y TAREAS ADICIONALES DE LA
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

PLANEAR
 Cronograma de actividades motivacionales.
 Crear un área de bienestar laboral.
 Establecer convenios con entidades educativas y de certificación
profesional.
 Brindar patrocinios estudiantiles para los interesados de las
comunidades por fuera de la organización.

HACER
 Se creó un cronograma anual de actividades motivacionales; donde
van incluidas las fiestas institucionales y celebraciones cotidianas. Para
poder llevar a cabo estas actividades se determino la constitución de
un área de bienestar laboral que permita el desarrollo de cada uno de
los eventos, y que además sea un área de apoyo permanente al
trabajador en cuestiones de patrocinios, prestamos, becas, incentivos,
etc. Para la disposición de recursos para la constitución de esta área se
creó un documento donde están todas las especificaciones del área,
que fue aprobado por Junta Directiva y almacenada en el archivo
jurídico de la empresa.

VERIFICAR
 Según el documento elaborado con el fin de mejorar cada vez más los
resultados del negocio y su desempeño financiero y tener una cultura
organizacional, se especificó cada uno de los requerimientos para el
área quedaron constatados las siguientes actividades:

Cronograma anual de actividades motivacionales: se debe tener

una organización y cronología de los motivos para celebrar, agradecer
y reconocer esfuerzos, trayectorias o aportes del personal, tratemos a
nuestros empleados como desearíamos que ellos trataran a nuestros
clientes. De esta forma podremos construir relaciones valiosas con
nuestros empleados, establecer conexiones poderosas y transmitir los
valores intangibles que convoquen el espíritu colectivo para fomentar la
unidad y el trabajo en equipo.

Fiestas institucionales:
 El empleado del mes: La gente busca, además de una
retribución económica, sentido en lo que hace.
 Aniversario de la empresa: cada año que pasa permite a la
empresa mejorar cada vez más y alcanzar los objetivos
propuestos por la organización.
  Cena de navidad: esta cena se realiza para la conmemoración
y culminación del año que paso para la mejora continua de la
empresa, celebrando también la llegada de un año nuevo lleno
de innovaciones y nuevas posibilidades para incrementar el
capital y la productividad y opciones de mercado, todo esto
como una unidad integral.

Celebraciones cotidianas:
 Día de la secretaria
 Día del empleado
 Día del trabajo

ACTUAR
 Se solicitó una persona profesional en el área de Gestión Humana la
cual fue enviada por NUTRESA, La señora Rosa Edilia Bermúdez
Fonseca fue la persona encargada del proceso de la verificación y que
diera seguridad del resultado final, la cual dio la seguridad de que las
actividades de motivación se desarrollaron correctamente.
9.4 SALUD OCUPACIONAL

PLANEAR
 Contratar un profesional en el área de salud ocupacional.
 Estructurar un COPASO (comité de salud ocupacional).
 Crear planes de prevención, protección y emergencia.
 Implementar medidas de prevención y protección para casos de
emergencia.
 Realizar procesos de certificación en programas de salud ocupacional.

HACER
 Se contrato un profesional en el área de salud ocupacional, que
estructuró un COPASO dentro de la empresa en un mes. Creo planes
de prevención, protección y emergencia que implemento, evaluó y
mejoro en un tiempo record de un año a nivel nacional. A través de
capacitaciones y simulacros, logro probar todas los planes elaborados
y fueron revisados, por empresas de certificación en programas de
salud ocupacional. Que nos otorgaron 2 certificados legales avalando
todo el proceso.

VERIFICAR
 Con base en los certificados que fueron aprobados y expedidos por
empresas especializas en certificación de programas en salud
ocupacional, se da cuenta de que el profesional contratado para la
selección del COPASO el cual se encarga de la promoción,
divulgación y vigilancia del cumplimiento de las normas y reglamentos
de salud ocupacional en la empresa, hizo la creación de cada uno de
los planes, implementos y estrategias en caso de emergencia, los
cuales se implementaron, mejoraron y evaluaron en un periodo de un
año.

ACTUAR
 Fue seleccionada la persona encargada de imponer sus conceptos y
establecer ciertas medidas de verificación, la persona seleccionada fue
el señor Juan Pablo Duran enviado por SURA, el cual dio la
seguridad de que los procesos están estructurados y establecidos de
forma correcta.
RECOMENDACIONES

 La empresa debe implementar el ciclo PHVA anteriormente elaborado, porque es

un ciclo dinámico que puede desarrollarse dentro de cada proceso de la empresa;
está íntimamente asociado con la planificación, implementación, control y mejora
continua.
Realizar la planeación en función de los objetivos que se quieran alcanzar, en el
hacer se desarrollaron las acciones definidas en el plan, en la verificación se
efectúa un seguimiento del cumplimiento de lo planeado y en el actuar definimos
las posibilidades de mejora y acciones correctivas con las cuales llegaremos a una
mejora continua.

 El ciclo PHVA es una herramienta que permite a las empresas tener un completo
dominio y conocimiento de todos sus procesos; gracias que proporciona una
información detallada de cada uno; partiendo de minúsculos aspectos hasta llegar
a la generalización total.
Todo esto se puede obtener si se cumple de manera correcta con la estructura del
ciclo; realizando un minucioso desarrollo de cada parte. Siendo así, generará
espacios de verdadero liderazgo, administración y dirección a resultados positivos
verdaderamente notables.

 El ciclo PHVA es muy importante implementarlo en la empresa ya que este si se

realiza con el debido cuidado y mayor detalle evitara el grado de improvisación en
la empresa y se obtendrán mejores resultados.

 El ciclo PHVA es una herramienta que proporciona múltiples soluciones en

beneficio de la empresa, es muy común usar ésta metodología a la hora de
implementar un sistema de gestión de calidad, así como en los diferentes
procesos que tiene la empresa; pues la probabilidad de éxito es mayor, ya que el
desarrollo del ciclo permite mejorar la calidad de los servicios prestados, ser
competentes con los productos a ofrecer, aumentar la rentabilidad y facilita nuevos
puestos de trabajo.

 Las empresas que implementan este ciclo (PHVA) alcanzaran una mayor
productividad, claro está si se implementan con todas las normativas vigentes para
su correcta legalización; al finalizar cada uno de los procesos se verifican los
resultados que se obtuvieron para saber si se desarrollaron correctamente y si
hay algún punto que mejorar se empieza con la búsqueda de estrategias para
corregir las falencias y asegurar que cada uno de los procesos es seguro de
implementar.
CONCLUSIONES

 El ciclo PHVA dentro de su gran estructuración de los procesos; permite ser

aplicado no sólo a las diferentes situaciones de las empresas, sino que también
es una herramienta que permite desarrollar procesos personales y profesionales
de manera objetiva y bien estructurada.

 Es muy importante realizar ciclos PHVA; para tener una clara proyección de lo
que se quiere hacer y del cómo se va hacer. Por lo tanto, si se lleva a cabo
debidamente; resultará muy efectivo. Este ciclo permite mantener una mayor
competitividad, reducir costos y gastos, aumentar la productividad y la calidad de
los servicios y productos ofrecidos.

 Es importante que todas la empresas empiecen a implementar el ciclo PHVA pues

éste le permite a las empresas una mejora integral es decir, que la metodología
utilizada por este ciclo no permite fisuras en cuanto su propósito: se define una
meta y dejándose llevar por la sabiduría contenida en cada etapa, se llega a
cumplirla quitando del camino los obstáculos que se interpongan, ya sean
humanos, materiales o financieros. No debe olvidarse que en cada paso habrá
que realizar acciones tácticas y operativas para seguir adelante con dominio.

 Lo que se busca conseguir con la implementación del ciclo PHVA (planificar,

hacer, verificar y actuar) es obtener los mejores resultados, con un análisis, una
estructuración y una implementación correcta de cada uno de los procesos que
allí quedan estipulados y siempre con la ayuda de un profesional de los
diferentes gremios, generar las estrategias para un buen desarrollo de cada uno
de los empleados en el área productiva de la empresa para un mayor crecimiento
del mercado y un mayor crecimiento del recurso intelectual.