SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD PARA EL SECTOR PÚBLICO

BASADO EN LA NORMA NTC GP 1000 (1676288)

Ensayo AA4
Presentado por: Juan de Jesus Montenegro Susa
Fecha: 26 de Mayo de 2017

ENSAYO A4
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje tratado en la presente guía,
realice un ensayo en el cual exponga su posición frente a la siguiente pregunta: En
el momento de materializarse un riesgo, ¿qué tipo de acción debe tomar la
entidad? Justifique su respuesta y exponga un caso concreto de alguna entidad
pública. No olvide argumentar el escrito con base en las temáticas vistas.

NO CONFORMIDAD EL TEMOR DE NO SÉ QUE HACER

En Colombia todas las instituciones públicas están obligadas a establecer un
sistema de gestión de la calidad pública con la finalidad de mejorar la atención al
público y ser transparentes en los procesos. Al implementar los sistemas de
gestión la mayoría de las entidades públicas se asesoran de entidades externas
para la planeación e implementación, pero no se interesan por el mantenimiento
del mismo ya que creen que con el solo hecho de haberlo implementado basta. Lo
que no saben es que el sistema de gestión público de la calidad está diseñado de
tal manera que si no se verifica y no actúa dicho sistema no funciona y se llena de
no conformidades las cuales por obligación deben ser resueltas mediante
acciones correctivas dado que los riesgos que se habían generado al implementar
el sistema de gestión se materializaron. Que es eso de no conformidad de acción
correctiva, pues bien, la no conformidad es el incumplimiento (materialización de
un riesgo) de algún requisito suscrito por la entidad, bien sea legal, de las partes
interesadas o en general, del Sistema de Gestión de la Calidad y la acción
correctiva son las medidas tomadas por la entidad para evitar que la no
conformidad vuelva a ocurrir. Para entender mejor a continuación se expone una
de las no conformidades más común en las entidades públicas: “Deficiente control
de copias distribuidas. Durante la auditoría aparecen copias de ediciones o
revisiones de procedimientos obsoletos en los cajones del personal de la
organización.” Como podemos ver se materializo un riesgo que se adquirió cuando
se decidió implementar el sistema de gestión de la calidad y es el de utilizar
versiones de documento obsoletas para trámites administrativos. Ahora la
pregunta que surge es que hacer ante esto, pues bien, ya una vez ocurrido el
hecho no que más que buscar las causas, la raíz del problema utilizando
diferentes métodos como la espina de pescado, por qué por qué entre otros que
nos permitan identificar porque algunos empleados están utilizando formatos con
versiones obsoletas y una vez identificadas tomar acciones para evitar que vuelva
a ocurrir. El que hacer después de haber identificado la no conformidad se llama la
acción correctiva y es el mecanismo que nos permite realizar la mejora continua
del sistema de gestión.
En conclusión, las entidades públicas no deben tenerle temor a las no
conformidades y a las acciones correctivas hay que mirarlas las como lo que son
una opción de mejora siempre y cuando se cuente con el personal capacitado y
adecuado para implantar y mantener el sistema de gestión. Ahora por lo que si
deben preocuparse es por no tener un sistema de gestión pública solo en el papel
sino implementarlo, mantenerlo y mejorarlo mediante la inclusión de todos los
interesados y participantes de modo que todos se comprometan y se concienticen
que lo que se está haciendo es para facilitarle el trabajo y no lo hagan por
obligación o por cumplir un requisito legal, lo mejor sale cuando es de corazón y
recordar que lo que mal se empieza mal termina.