COMISIÓN DE LÍDER MUNDIAL

ARBITRAJE EN RESOLUCIÓN
Y ADR DE CONTROVERSIAS

Informe
Gestión de
la producción
de documentos
electrónicos

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Fecha de publicación agosto de 2016
 1

Índice
Técnicas para gestionar la producción de documentos electrónicos cuando
se permite o se requiere en arbitraje internacional

1. Introducción 2
2. Resumen ejecutivo 3
3. Reglas existentes en arbitraje internacional 4
A. Reglamento de la CCI 4
B. Reglas de la IBA sobre prueba 4
C. Principios generales 5
4. Características de los documentos electrónicos 6
A. Aumento en el volumen del material 6
B. Dispersión 6
C. Durabilidad y fragilidad 7
D. El uso de hardware y de software 7
E. Metadatos 7
F. Herramientas y técnicas electrónicas de búsqueda y de revisión 9
5. Técnicas para la conducción de la producción de documentos
electrónicos, de haberlos 9
A. Producción de documentos electrónicos en contexto 9
B. Alcance de la producción 10
(i) Momento, número y enfoque de las solicitudes 11
(ii) Especificidad de las solicitudes 11
(iii) Accesibilidad de las fuentes 12
(iv) Metadatos 12
(v) Uso de herramientas y métodos de búsqueda electrónicos 12
C. Especialización en tecnología de la información 13
D. Transferencia de costos 14
E. Forma de la producción 14
F. Privilegio 15
G. Conservación y falta de producción de documentos electrónicos 15
6. Conclusión 16
Apéndice I – Manual básico sobre documentos electrónicos 17
A. Documentos electrónicos «activos» 17
B. Documentos electrónicos «inactivos» 19
C. Metadatos 20
Apéndice II – Un glosario de términos relacionados con documentos
electrónicos 22
2 Informe
Técnicas para gestionar la producción de
documentos electrónicos cuando se permite o
se requiere en arbitraje internacional
Informe del grupo de trabajo de la Comisión de Arbitraje y ADR
de la CCI respecto a la producción de documentos electrónicos en
arbitraje internacional
En el arbitraje internacional no existe un deber
automático de revelar documentos o un derecho de
solicitar u obtener la producción de documentos, y
el surgimiento de documentos electrónicos no debe
conllevar a la expansión del método tradicional y
prevaleciente de la producción de documentos. Por
lo tanto, solicitudes de producción de documentos
electrónicos, al igual que solicitudes de producción
de documentos en papel –en la medida que éstos
se consideren necesarios y apropiados en cualquier
arbitraje– deben permanecer limitadas, ajustadas a
las circunstancias específicas del caso, y sujetas a los
principios generales de producción de documentos
tales como especificidad, relevancia, importancia
y proporcionalidad. Sin suscribir alguna práctica
en particular o el alcance de la producción de
documentos, este Informe y los Apéndices que
lo acompañan, identifican varias técnicas que los
árbitros y las partes pueden considerar usar para
manejar de manera justa y eficiente, cualquier
problema que pueda surgir mediante la producción de
documentos electrónicos, cuando ésta es permitida
o requerida, y sobre todo, para asegurarse que el
arbitraje internacional no se vuelva una víctima de
las ineficiencias en la producción de documentos
electrónicos que ha plagado el litigio en ciertas
jurisdicciones de tribunales nacionales como en
Estados Unidos.
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Teniendo en mente la constante necesidad
de monitorear la efectividad del arbitraje
internacional al proveer una resolución de
controversias justa y eficiente, la Comisión
de Arbitraje de la CCI (como se le conocía en
ese entonces), constituyó un grupo de trabajo
dedicado a la producción de documentos
electrónicos en el arbitraje internacional. Los co-
presidentes del grupo de trabajo fueron Loretta
Malintoppi y Robert Smit, y estaba compuesto de
usuarios del arbitraje internacional, practicantes,
académicos y expertos técnicos de todo el
mundo. El grupo de trabajo analizó los problemas
que plantea la producción de documentos
electrónicos en el arbitraje internacional y preparó
este Informe con el propósito de proporcionar
información de utilidad práctica a las partes y a los
árbitros que puedan verse confrontados por estas
cuestiones.
1.2 Una característica de las controversias
comerciales internacionales es la importancia
de las pruebas documentales. Con la llegada
de la era electrónica, las comunicaciones y otro
tipo de información que solía ser reproducida
en documentos en papel ahora se crea y se
almacena de manera electrónica («documentos
electrónicos»). Consecuentemente, gran parte de
las pruebas documentales que actualmente se
producen en controversias comerciales consiste
en documentos electrónicos. La transición del
papel a la documentación electrónica ha sido
acompañada por un aumento exponencial en el
volumen de material que se almacena de manera
permanente.
1.3 Las pruebas documentales pueden ser
introducidas en los procedimientos de resolución
de controversias a grandes rasgos de dos
maneras. En primer lugar, una parte típicamente
presentará pruebas documentales para respaldar
su propio caso. En segundo lugar, dependiendo
del marco procesal en el que la controversia esté
siendo resuelta, es posible que una parte también
pueda obtener las pruebas que se encuentren
bajo control o posesión de su contraparte. El
alcance y la eficiencia de cualquier proceso
de producción de documentos puede afectar
la eficiencia del procedimiento arbitral en
su totalidad.
1.4 La medida en la que una de las partes en un litigio
ante un tribunal pueda obtener documentos
bajo control o posesión de su contraparte difiere
de manera significativa dependiendo de la
jurisdicción. En algunas jurisdicciones en las que
existe un derecho general a obtener pruebas
documentales que se encuentren en poder
de la contraparte, la aparición de documentos
electrónicos y el aumento en el volumen de
material han dado lugar a objeciones en contra
de la eficiencia del litigio. Lo anterior se ha
documentado en los Estados Unidos, en donde
la producción de documentos tiene un alcance
 Gestión de la producción de documentos electrónicos
particularmente amplio. Otras jurisdicciones de
«common law» que establecen la producción de
documentos como un rasgo típico de los litigios
judiciales también han tenido que considerar
cómo adaptar dichos procesos al surgimiento de
documentos electrónicos, y han intentado evitar
los problemas que ocurren en Estados Unidos.
Por otra parte, la mayoría de las jurisdicciones
civilistas no consideran que la extensa producción
de documentos por la contraparte sea una
herramienta necesaria ni adecuada para promover
la justicia procesal. De hecho, por razones
culturales, históricas y constitucionales, existe una
resistencia profundamente arraigada en muchas
jurisdicciones civilistas a requerirle a una de las
partes en un procedimiento judicial que asista a su
contraparte a reunir información que podría ser
utilizada ante un tribunal en contra de la parte que
produjo dichos documentos.
1.5 Como se mencionó con anterioridad, en el
arbitraje internacional cada una de las partes
es responsable de presentar las pruebas
documentales sobre las cuales pretenden
basarse para apoyar su caso, y no existe
un derecho automático a la producción de
pruebas documentales que se encuentren
bajo control o posesión de alguna otra parte.
Adicionalmente, cuando a una de las partes
se le ordena que produzca documentos, la
práctica prevaleciente establece que el alcance
de dicha producción deberá estar limitada a
documentos específicamente identificados o a
categorías acotadas y específicas de documentos
sustanciales y relevantes. Asimismo, la transición
de documentos en papel a documentos
electrónicos en el arbitraje internacional
generalmente no ha ocasionado la mismas
dificultades que sea han experimentado en litigios
judiciales de aquellas jurisdicciones en las que la
amplia producción de documentos es una rasgo
típico.
2. RESUMEN EJECUTIVO
2.1 Conforme al Reglamento de Arbitraje de la CCI (el
«Reglamento de la CCI») los tribunales arbitrales
están facultados para decidir si se ordena o no la
producción de pruebas documentales, incluyendo
documentos electrónicos, y para manejar dicho
proceso de manera justa y eficiente. Además,
el marco para la producción de documentos
establecido en las Reglas de la IBA sobre práctica
de prueba en el arbitraje internacional (las «Reglas
de la IBA sobre prueba») es un recurso valioso
para ayudar a las partes y a los árbitros a abordar
el tema de la producción de documentos y abarca
expresamente la producción de documentos
electrónicos. Tal como se refleja en las Reglas
de la IBA sobre prueba, los mismos principios
de especificidad, relevancia, importancia y
proporcionalidad, se aplican a la producción de
documentos tanto en papel como electrónicos.
3
2.2 No parece ser necesario prescribir «reglas» o
«directrices» aplicables específicamente a la
producción de documentos electrónicos. Además,
el prescribir dichas reglas o directrices podría
llegar a ser indeseable en la medida en que
éstas puedan comprometer la flexibilidad de las
partes y de los árbitros para abordar cuestiones
teniendo en cuenta las circunstancias particulares
de cada caso. Particularmente, la producción
de documentos electrónicos, si los hay, no debe
poner en riesgo la eficiencia del arbitraje y su
eficacia en términos de costos, y por lo tanto,
su atractivo como método de resolución de
controversias.
2.3 La práctica típica en el arbitraje internacional,
y una preocupación ampliamente compartida
entre sus usuarios, es que las solicitudes para la
producción de documentos por una contraparte,
cuando sean permitidas, deben de estar limitadas
a documentos específicamente identificados o a
categorías acotadas o específicas de documentos
relevantes y sustanciales. Adicionalmente, un
tribunal arbitral también debe considerar la
proporcionalidad de ordenar cualquier producción
de documentos que se haya solicitado:
ponderando la relevancia y la importancia de un
documento o categoría de documentos contra
la probable carga de buscar, recuperar, revisar y
producir dichos documentos.
2.4 Al decidir si se permite o no la producción de
documentos electrónicos así como al administrar
ésta, las partes y los árbitros deben tener en
cuenta los aspectos particulares de dichos
documentos que resultan en consideraciones
prácticas adicionales o diferentes de las
consideraciones relacionadas con documentos
en papel. Al hacer esto, es esencial que no se
desincentive a los negocios de recurrir al arbitraje
proponiendo métodos que probablemente
aumenten los costos del procedimiento y alteren
sus actividades de negocios.
2.5 Este Informe describe los aspectos clave de los
documentos electrónicos y cómo se pueden
manejar, lo cual se facilita a través de un método
cooperativo de las partes, evitando pasos que
resulten en costos o retrasos innecesarios, y
de una conducción activa del procedimiento
por parte del tribunal arbitral. Sin embargo, el
surgimiento de documentos electrónicos no
debe conllevar a ninguna expansión del método
tradicional y prevaleciente de producción de
documentos, si los hay, en el arbitraje. Solicitudes
para la producción de documentos electrónicos,
al igual que las solicitudes para la producción
de documentos en papel, en la medida en que
éstas sean necesarias, deberán ser limitadas y
ajustadas a las circunstancias específicas del caso.
La clave para mantener la eficacia en el arbitraje
internacional, y evitar problemas ocasionados
en algunas jurisdicciones por la aparición de
documentos electrónicos, es que las partes y el
tribunal arbitral continúen adhiriéndose a estos
principios generales de especificidad, relevancia,
importancia y proporcionalidad.
4 Informe
2.6 Dos Apéndices acompañan el presente Informe.
El Apéndice I proporciona un manual básico –
en beneficio de aquellas partes y de aquellos
árbitros menos conocedores de la tecnología de
la información– el cual contiene una descripción
de algunas de las diferencias entre documentos
en papel y documentos electrónicos, y explica
cómo estos últimos se crean, almacenan, buscan,
transmiten y borran. Esta información básica
acerca de documentos electrónicos tiene como
objetivo asistir a las partes y a los árbitros a tratar
algunas de las consideraciones prácticas que
pueden surgir al abordar cuestiones relativas a los
documentos electrónicos y ayudarlos a manejar
cualquier producción de dichos documentos de
manera justa y eficiente. El Apéndice II contiene
un glosario de términos relevantes relacionados
con documentos electrónicos.
3. REGLAS EXISTENTES EN
ARBITRAJE INTERNACIONAL
A. Reglamento de la CCI
3.1 Como se mencionó con anterioridad en el prefacio
del Informe de la Comisión de Arbitraje y de
ADR de la CCI sobre técnicas para controlar el
tiempo y los costos en el arbitraje (el «Informe
sobre control del tiempo y de los costos»), una
característica principal del arbitraje es que «los
reglamentos de arbitraje proporcionan un marco
general para el procedimiento de arbitraje, pero
en rara vez presentan procedimientos detallados
para la conducción del arbitraje». Esto facilita
la flexibilidad del arbitraje como método de
resolución de controversias, y permite a las partes,
y (en caso de que las partes no logren ponerse
de acuerdo) al tribunal decidir los procedimientos
específicos para una controversia en particular.
3.2 Esta característica general del arbitraje aplica
de igual manera a la producción de documentos
(ya sean en papel o electrónicos). El Reglamento
de la CCI no contiene una disposición específica
que regule la producción de documentos,
y los tribunales de la CCI tienen una amplia
discreción en cuanto a la administración de
los procedimientos bajo el Reglamento. Las
disposiciones más pertinentes son los Artículos 19,
22 y 25 del Reglamento de la CCI, vigente desde el
1 de enero de 2012.
(a) En el Artículo 19 se establece que los
procedimientos arbitrales se rigen por el
Reglamento de la CCI, y en caso silencio de
éste, por las normas que las partes o, a falta
de acuerdo de las partes, el tribunal arbitral
considere adecuadas. El Artículo 19 también
establece explícitamente que las partes y los
árbitros no necesitan aplicar las reglas procesales
de ningún derecho nacional, excepto en caso de
que se deban considerar algunos procedimientos
arbitrales obligatorios establecidos por el derecho
nacional arbitral vigente en el sede del arbitraje.
(b) El Artículo 22(4) del Reglamento de la CCI
establece que el tribunal arbitral «deberá actuar
justa e imparcialmente y asegurarse de que
cada parte tenga la oportunidad suficiente para
exponer su caso».
(c) El Artículo 25(1) estipula que el tribunal arbitral
«instruirá la causa en el plazo más breve posible
por cualesquiera medios apropiados».
(d) El Artículo 25(5) provee que «[e]n todo momento
durante el proceso arbitral, el tribunal arbitral
podrá requerir a cualquiera de las partes para que
aporte pruebas adicionales».
3.3 Consecuentemente, bajo el Reglamento de la CCI,
cuestiones tales como si y en qué cantidad se
llevará acabo la producción de documentos ya sea
en papel o electrónicos –esto es, si la producción
de documentos es un medio apropiado para
establecer los hechos del caso– se dejan al criterio
de las partes y de los árbitros, siempre y cuando
las partes reciban un trato justo e imparcial y que
cada una de las partes tenga una oportunidad
razonable para exponer su caso.
3.4 De manera importante, y a diferencia de la
práctica que se lleva a cabo ante los tribunales
de algunas jurisdicciones, en el Reglamento de
la CCI no existe el deber general de las partes
de producción de documentos electrónicos o en
papel a su contraparte; tampoco existe el derecho
automático de las partes de solicitarle dichos
documentos a la contraparte. Adicionalmente, y
también a diferencia de los litigios ante algunos
tribunales judiciales, las partes no tienen el deber
de conservar documentos electrónicos o en papel,
o cualquier otra prueba, para efectos del arbitraje.
Estos aspectos del Reglamento de la CCI reflejan
la práctica en general del arbitraje internacional.
B. Reglas de la IBA sobre prueba
3.5 Las Reglas de la IBA sobre prueba, que fueron
originalmente adoptadas en 1999 y revisadas
mediante una resolución del Consejo de la IBA
el 29 de mayo de 2010, están destinadas a
proporcionarle a las partes y a los árbitros una
herramienta para que la obtención de pruebas
en el arbitraje internacional sea eficiente,
económica y justa, particularmente cuando
las partes provienen de diferentes sistemas
jurídicos y culturales. Estas reglas proporcionan
un marco detallado para abordar la producción
de documentos en el arbitraje, lo cual incluye
la producción de documentos electrónicos.
Mientras que las Reglas de la IBA sobre prueba
no son vinculantes en sí mismas, las partes y/o
el tribunal arbitral pueden acordar adoptarlas,
o pueden usarlas como lineamientos, en parte
o en su totalidad, para la conducción de los
procedimientos arbitrales.
3.6 Las Reglas de la IBA sobre prueba siempre se han
aplicado a documentos en papel y electrónicos:
«documento» como se definía en la versión de
1999 de estas reglas significaba «un escrito de
cualquier tipo» e incluía expresamente escritos
guardados «en algún medio electrónico». La
 Gestión de la producción de documentos electrónicos
versión 2010 de las Reglas de la IBA sobre prueba
contiene una nueva definición de documento que
abarca también documentos electrónicos: «un
escrito, comunicación, foto, diseño, programa
o datos de cualquier tipo, ya consten en papel,
soporte electrónico, audio, visual o en cualquier
otro medio». Consecuentemente, los principios
que rigen la producción de documentos en papel
bajo las Reglas de la IBA sobre prueba se aplican
de igual manera a la producción de documentos
electrónicos con el objeto de asegurar un proceso
de producción de documentos eficiente y
económico.
3.7 Las Reglas de la IBA sobre prueba prevén:
(a) La producción por cada una de las partes, dentro
del plazo fijado por el tribunal arbitral, de todos
los documentos en los cuales pretende basarse en
apoyo de su caso (Artículo 3(1)); y
(b) El derecho de las partes de solicitar, y la autoridad
del tribunal arbitral para ordenar la producción,
ya sea de un documento específicamente
identificado o de una «concreta y específica
categoría de Documentos requeridos que
razonablemente se crea que existen», siempre
y cuando éstos no estén en posesión, custodia
y control de la parte que los solicita, que los
documentos requeridos sean «relevantes para
el caso y sustanciales para su resolución», y
que la producción no sea objetable conforme al
Artículo 9(2) (Artículos 3(3) y 3(7)). El Artículo
9(2) instruye al tribunal arbitral a excluir la
prueba o la exhibición de cualquier documento
por razones de falta de relevancia o de utilidad,
carga, privilegio, justicia y otras razones enlistadas
como confidencialidad por razones comerciales
suficientemente relevantes.
3.8 Las Reglas de la IBA sobre prueba dejan
al arbitrio de las partes y de los árbitros el
determinar qué documentos son «relevantes»
y «sustanciales» en un caso en particular y,
asumiendo que la producción de documentos se
lleve a cabo, cuándo se lleva a cabo, esto es antes,
simultáneamente o después de que las partes
hayan presentado sus escritos.
3.9 Las Reglas de la IBA sobre prueba también dejan
al arbitrio de las partes y de los árbitros en casos
individuales el determinar qué constituye una
categoría de documentos «concreta y específica»
para efectos de aquellas solicitudes que no se
limitan a documentos específicos. Con relación
a los documentos electrónicos, el Artículo 3(3)
de las Reglas de la IBA sobre prueba sólo agrega
que: «en el caso de Documentos conservados
en formato electrónico, la Parte solicitante o el
Tribunal Arbitral puede requerirle que proceda
a, identificar archivos específicos, términos de
búsqueda, individuos o cualquier otro medio de
búsqueda para esos Documentos en una forma
eficiente y económica». Esta disposición fue
insertada como parte de la revisión de las reglas
en el 2010.
5
3.10 El Artículo 9(5) de las Reglas de la IBA sobre
prueba establece que un tribunal arbitral puede
inferir que un documento ha sido contrario
a los intereses de una parte que, sin una
explicación suficiente, no lo produce después
de haber sido requerida. Sin embargo, no existe
disposición alguna respecto a la obligación de
conservar documentos (incluyendo documentos
electrónicos) u otras pruebas. Entre los motivos
para rehusarse a la producción de un documento,
el Artículo 9(2)(d) señala la «pérdida o destrucción
del Documento, siempre que se demuestre una
razonable probabilidad de que ello haya ocurrido».
C. Principios generales
3.11 Como se mencionó con anterioridad, las Reglas
de la IBA sobre prueba se aplican tanto a
documentos electrónicos como a documentos
en papel, y condicionan solicitudes para la
producción de documentos en ambas categorías
a los mismos principios. Esto refleja la práctica
prevaleciente en el arbitraje internacional. No
existe, y no debiera existir en principio, ninguna
diferencia entre la producción de documentos
en papel y la producción de documentos
electrónicos en el arbitraje. El simple hecho
que información relevante y sustancial esté o
pueda estar almacenada de manera electrónica
en lugar de en papel (o esté almacenada en
ambos formatos) no es, por sí sola, una razón
para conceder o negar la producción de dicha
información. Por lo tanto, el cambio de almacenar
información predominantemente en papel a
almacenarla predominantemente de manera
electrónica en los negocios no requiere de
ninguna reconsideración general de los principios
de producción de documentos en arbitraje
internacional. Sin embargo, la aplicación del
principio de proporcionalidad –esto es, que las
cargas de producción sean proporcionales a, y
no pesen más que, los probables beneficios de la
producción– puede dictar diferentes conclusiones
en casos particulares respecto de la producción
de documentos en papel y la producción de
documentos electrónicos teniendo en cuenta los
retos prácticos y de las oportunidades que derivan
de la manera en que los documentos electrónicos
se crean, almacenan, buscan, recuperan y
producen. Los árbitros tienen suficientes
facultades bajo el Reglamento de la CCI y/o las
Reglas de la IBA sobre prueba para abordar estas
consideraciones prácticas y manejar la producción
de ambos tipos de documentos de manera justa y
eficiente.
3.12 Al determinar el alcance y los medios de
producción de documentos (ya sean documentos
en papel o electrónicos), las partes y los árbitros
deben de guiarse por los principios básicos
de especificidad, relevancia, importancia
y proporcionalidad. Primero, únicamente
documentos identificados adecuadamente,
relevantes y substanciales (ya sean documentos
en papel o electrónicos) deben de estar sujetos a
la producción. Si los árbitros están satisfechos que
el documento o la categoría de documentos que
se buscan está lo suficientemente identificada,
6 Informe
es relevante y material, y que se cumple con
cualquier otro criterio para la producción de
documentos (en particular, de conformidad con
las Reglas de la IBA sobre prueba o conforme a
las «mejores prácticas» generalmente aceptadas),
éstos deben entonces considerar si la producción
de documentos solicitada pueda imponer una
carga excesiva sobre la parte que los produce.
3.13 Este proceso requiere que los árbitros consideren
el equilibrio entre los probables beneficios de la
producción para las partes y los árbitros, y los
potenciales costos, retrasos y demás cargas que
el ejercicio de la producción pueda causar. Se
requiere considerar las circunstancias específicas
del caso en particular. Por lo tanto, las partes y
los tribunales arbitrales requieren de un grado
de flexibilidad en este aspecto. El Reglamento
de la CCI (suplementado de cuando en cuando,
en la práctica de los tribunales arbitrales, por las
Reglas de la IBA sobre prueba o por las mejores
prácticas generalmente aceptadas) reconoce lo
anteriormente mencionado y provee un grado
adecuado de flexibilidad. Esto podría perderse
si se introducen nuevas reglas o lineamientos
detallados.
4. CARACTERÍSTICAS DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
4.1 Al aplicar los principios generales mencionados
con anterioridad, las partes y los tribunales
arbitrales deben tomar en cuenta varios aspectos
de los documentos electrónicos que pueden
resultar en consideraciones prácticas diferentes
o adicionales en comparación en las que se
presentan en relación a los documentos en papel.
Esta sección presenta los aspectos clave de los
documentos electrónicos y las consideraciones
prácticas.
A. Aumento en el volumen del material
4.2 Las computadoras han hecho posible que los
individuos y las empresas generen, acumulen
y diseminen ampliamente mayores cantidades
de información de forma electrónica que lo
que sucedía cuando el medio principal de
comunicación y de registro de información era
en formato físico, en papel. La simplicidad y
ubicuidad del correo electrónico se presta para
que haya registros voluminosos de información
escrita que anteriormente no se hubieran
registrado o comunicado de forma escrita.
4.3 Surgen las siguientes consideraciones prácticas:
(a) Los correos electrónicos, y en general los
documentos electrónicos, pueden proporcionar
pruebas escritas adicionales y contemporáneas
las cuales pueden asistir al tribunal a identificar los
hechos de una controversia y a reducir la medida
en la que éste debe depender de la memoria de
los testigos.
(b) Sin embargo, si una de las partes tiene la
obligación de producir documentos descrita
en términos amplios, la recuperación, revisión
y producción de documentos electrónicos de
conformidad con esa obligación puede resultar en
gastos y atrasos considerables. De hecho, esta ha
sido la experiencia en litigio en Estados Unidos,
en donde las partes están sujetas a obligaciones
particularmente amplias de producción de
documentos.
(c) El volumen de documentos electrónicos puede
también significar que la búsqueda de un
documento en particular, almacenado de manera
electrónica, para responder a una solicitud de
documentos –en la medida que tales solicitudes
de documentos sean permitidas– es un proceso
más extenso que el que hubiera sido cuando los
documentos eran predominantemente de papel.
(d) Las partes por supuesto revisan sus propios
documentos, hasta cierto punto, en la preparación
de o durante el curso del arbitraje, pero debido
a que hay un amplio alcance y numerosas
fuentes de posibles documentos electrónicos,
frecuentemente éstas no revisan el universo
entero de documentos que pudieran ser
relevantes en el arbitraje. Por lo tanto, dicha
revisión interna típicamente no es suficiente en
los casos en que haya solicitudes extensas de
revelar documentos por la contraparte. Como
consecuencia de esto, las amplias solicitudes
de documentos, que frecuentemente tienen
consecuencias costosas y entorpecedoras, no
necesariamente se pueden evitar por el simple
hecho de que una de las partes ya haya hecho una
revisión interna de sus propios documentos.
B. Dispersión
4.4 Los documentos electrónicos relacionados a una
transacción o a un acontecimiento pueden estar
más dispersos que los documentos relevantes
en papel. Mientras que los documentos en papel
relacionados a una transacción o evento pueden
típicamente almacenarse en un número limitado
de lugares físicos (por ejemplo varios expedientes,
cajas, cajones, una bodega), los documentos
electrónicos pueden ubicarse simultáneamente
en varios lugares diferentes (computadoras
centrales, servidores de sistemas, computadoras
de escritorio o portátiles, BlackBerries u otros
aparatos de mano, respaldos electrónicos o
sistemas de recuperación en caso de desastres).
4.5 Se plantean las siguientes consideraciones
prácticas:
(a) La dispersión de documentos electrónicos
puede resultar en la retención de pruebas
relevantes y sustanciales en una controversia
cuando documentos físicos en papel ya no están
disponibles.
(b) Sin embargo, puede haber un mayor número de
posibles lugares en donde buscar documentos
electrónicos que para responder a una solicitud de
producción de documentos en papel. Esto puede
incrementar la carga de cualquier búsqueda
 Gestión de la producción de documentos electrónicos
ordenada por un tribunal arbitral. También
requiere que la parte solicitante demuestre que los
documentos solicitados no están en su posesión
o bajo su propio control, o cuando menos, que no
son razonablemente accesibles.
(c) Generalmente los documentos electrónicos
son más accesibles en algunos lugares que en
otros. Los documentos electrónicos que son
parte del uso cotidiano típicamente van a estar
más accesibles, aunque posiblemente serán
voluminosos. Los documentos electrónicos
mantenidos como respaldo o para efectos
de recuperación en caso de desastres,
frecuentemente estarán relativamente
inaccesibles, y recuperar datos de dichas
fuentes puede requerir la restauración de un
gran volumen de material, el cual puede ser
que posteriormente se tenga que procesar y
buscar. El sistema de cada una de las partes
es diferente; por ejemplo, la accesibilidad de
documentos electrónicos archivados puede variar
dependiendo de qué tan bien organizado esté el
archivo de una de las partes. El tiempo y costo
de recuperar documentos electrónicos puede
variar significativamente dependiendo de qué tan
accesibles estén.
(d) Puede haber una duplicidad significativa de
documentos electrónicos en todo el sistema de
computadoras de una de las partes. Varias copias
electrónicas del mismo documento pueden existir
en varios repositorios dentro del sistema o en la
red de una de las partes.
C. Durabilidad y fragilidad
4.6 Los documentos electrónicos son a la vez más
durables y más frágiles que los documentos en
papel.
(a) Aún después de que se hayan «suprimido» y
aún si no existen copias, los correos electrónicos
y otros documentos electrónicos pueden
continuar existiendo y permanecer posiblemente
recuperables. (Frecuentemente, un documento
electrónico «suprimido» ha sido simplemente
movido a otra ubicación en el sistema de
computadoras, el espacio que ocupaba ha
sido designado como un espacio disponible
para el almacenamiento de nuevos datos, y el
documento solo estará perdido cuando el sistema
sobrescriba en éste nuevos datos.) Sin embargo,
puede ser que dicho material «suprimido» no sea
fácilmente accesible y que esté incompleto (esto
es, un documento electrónico puede únicamente
recuperarse parcialmente). Puede ser que la
recuperación de dichos documentos electrónicos
sólo sea posible con la asistencia de especialistas
forenses y con sus costos correspondientes.
(b) A diferencia de los documentos en papel, los
documentos electrónicos pueden ser fácilmente
editados, modificados, o sobrescritos, a veces de
forma automática sin intervención humana alguna
(por ejemplo, como con las funciones de «auto-
supresión»). El uso cotidiano de un sistema (por
ejemplo acceder, copiar o imprimir documentos
electrónicos) puede resultar en cambios a los
7
documentos electrónicos (particularmente los
metadatos, véase más adelante). Como resultado,
los documentos electrónicos son más vulnerables
a ser cambiados inadvertidamente o para
propósitos indebidos. Preservar un documento
electrónico en el preciso estado en el que estaba
en una fecha determinada típicamente requeriría
medidas activas, como el tomar copias o hacer
una «imagen» forense. Preservar de manera
forense cualquier volumen grande de documentos
electrónicos típicamente va a involucrar costos
significativos e interrumpir las actividades de
negocios de una de las partes.
D. El uso de hardware y de software
4.7 El «hardware» y el «software» de computadoras se
usan para crear, leer y reproducir un documento
electrónico en una forma visible e imprimible.
(a) La mayoría de los documentos electrónicos
creados por una empresa probablemente van a
ser creados y almacenados utilizando hardware y
software conocidos, comercialmente disponibles y
razonablemente estandarizados, a los cuales otras
partes, abogados de parte y árbitros también
tienen acceso.
(b) Sin embargo, puede ser que muchos documentos
electrónicos no estén fácilmente accesibles a
otros. Se pudieron haber creado y/o almacenado
en equipos o con programas especializados,
a la medida u obsoletos. Otra de las partes en
una controversia, los abogados de parte y/o los
árbitros pueden no tener acceso a los equipos
o programas que necesiten para ver o imprimir
dichos documentos electrónicos. Una situación
similar puede surgir respecto de los documentos
creados con programas comerciales estándar que
no esté, o no esté todavía en uso por dicha parte
o persona (como diferentes sistemas de correo
electrónico o una nueva versión de un programa
estándar). Puede ser posible convertir dichos
documentos a otro formato más accesible. Por
ejemplo, muchos de los mayores proveedores de
programas permiten que nuevos lanzamientos
sean compatibles con versiones anteriores (esto
es, permiten acceder a documentos producidos
en versiones anteriores del programa) hasta cierto
punto. Sin embargo, el tiempo y costo involucrado
en dicha conversión puede variar dependiendo de
la naturaleza de los documentos electrónicos de
los que se trate.
E. Metadatos
4.8 «Metadatos» es, literalmente, datos acerca
de datos almacenados electrónicamente.
Los documentos o archivos creados en una
computadora típicamente contienen información
incrustada que no es fácilmente visible en la vista
de pantalla de un archivo o en una versión impresa
del documento o archivo. Estos «metadatos»
secundarios son información acerca del archivo
o documento electrónico que describe sus
características, orígenes o uso. Existen tres
categorías diferentes de metadatos:
8 Informe
(i) Los metadatos «substantivos» (o de «aplicación»)
son creados por el software usado para crear el
documento, y refleja (entre otras cosas) cambios
en la edición o comentarios que se le hicieron al
documento a lo largo del tiempo. Los metadatos
substantivos están incrustados en el documento
que describen –y por lo tanto permanecen con,
y podría decirse que son parte de, el documento
cuando éste es copiado, movido o producido– y
pueden ser útiles para demostrar la génesis de un
documento y la historia de revisiones propuestas
y/o aceptadas del documento.
(ii) Los metadatos «de sistema» reflejan información
generada de manera automática acerca de la
creación o revisión de un documento, como el
autor del documento o la hora y la fecha de su
creación, modificación o entrega. Los metadatos
de sistema no necesariamente están incrustados
en el documento pero pueden ser generados
por el sistema de la computadora en donde el
documento fue creado, y puede ser relevante si la
autenticidad del documento está en cuestión o si
hay cuestionamientos respecto a quién recibió un
documento (incluyendo destinatarios de copias
ocultas que no aparecen en la portada de un
documento) o cuando éste fue recibido.
(iii) Los metadatos «incrustados» son introducidos
en un documento por su creador o por usuarios,
pero no pueden ser vistos en la presentación del
documento, y usualmente incluyen las fórmulas
utilizadas para crear hojas de cálculo, columnas
ocultas, referencias, campos o archivos ligados
no visibles. Los metadatos incrustados pueden
ser esenciales para entender hojas de cálculo
complejas (como las que frecuentemente
se utilizan, por ejemplo, para proyectos de
construcción) las cuales a simple vista no
explican las fórmulas matemáticas subyacentes o
relacionadas con las diversas filas y columnas de
información que están mostrados en una pantalla
de computadora o en la versión impresa de la hoja
de cálculo.
4.9 Los metadatos «visibles» deben distinguirse de
los metadatos «ocultos». Los metadatos visibles
son usualmente mostrados en la pantalla y/o
en impresiones, mientras que los metadatos
ocultos no. En caso de un correo electrónico,
estrictamente hablando, todos los campos
constituyentes son metadatos. Algunos ejemplos
de metadatos visibles incluyen los títulos de los
campos como para/de/cc/fecha/sujeto. Algunos
ejemplos de metadatos ocultos incluyen la
ruta que el email tomó a través del internet y la
dirección IP de la cual se mandó. La mayoría de los
metadatos mencionados con anterioridad en los
subpárrafos (i) al (iii) son metadatos ocultos.
4.10 Se plantean las siguientes consideraciones
prácticas:
(a) Los metadatos visibles (por ejemplo, los campos
visibles de un correo electrónico, como los
mencionados con anterioridad) y los metadatos
incrustados (por ejemplo, las fórmulas utilizadas
en una hoja de cálculo) frecuentemente serán
necesarios para entender los datos en un
documento electrónico.
(b) Cuando existe una sospecha de fraude,
falsificación, o manipulación deliberada de
pruebas, los metadatos ocultos pueden ser una
prueba valiosa. Sin embargo, en la mayoría de los
casos, los metadatos ocultos no serán relevantes o
sustanciales para las cuestiones en controversia.
(c) Los metadatos son particularmente vulnerables
a modificaciones inadvertidas. Los metadatos
también pueden perderse si un documento
electrónico se convierte de un formato a otro.
Existe la posibilidad de conservar metadatos de
manera forense, pero a un costo.
(d) Si un documento electrónico es producido en
formato «nativo» (esto es, el formato en el cual
fue originalmente creado), o alguno parecido al
formato nativo (por ejemplo, un formato creado
por software de revisión que se aproxima al
formato nativo pero permite que el documento
sea buscado y manejado más fácilmente),
los metadatos substantivos e incrustados
normalmente se incluirán a éste. Típicamente, un
documento producido en dicho formato puede
ser buscado por la parte receptora en la misma
medida que por la parte que lo produce (siempre
y cuando la parte receptora tenga un software
similar disponible). Puede ser posible remover
metadatos substantivos o incrustados de un
«documento» electrónico, ya sea utilizando un
software que remueva (parte de) los metadatos,
o convirtiendo el documento a otro formato.
Hacer esto probablemente va a implicar un costo
para la parte productora, y (dependiendo del
formato alternativo al cual el documento haya
sido modificado) puede reducir la capacidad de
buscar en el documento por la parte receptora,
aumentando por consiguiente los costos de
revisión para la parte receptora.
(e) Con respecto a la producción de documentos
electrónicos como se practica en EE.UU., la
revisión de metadatos ocultos ocasiona costos
elevados inherentes. Aunque millones de páginas
de documentos son producidas frecuentemente
en juicios mercantiles en EE.UU., solo una cantidad
muy pequeña de documentos habitualmente
contiene metadatos ocultos que son importantes
para el caso. Para evitar costos por su revisión,
las partes en procedimientos litigiosos en EE.UU.
comúnmente acuerdan no revelar la mayoría
de sus documentos en su formato original, sino
producirlos en un formato que permita que
los documentos sean buscados, pero que no
incluya metadatos ocultos, y que por lo tanto le
evite a los abogados la revisión de un volumen
significativo de metadatos ocultos irrelevantes.
Otras jurisdicciones que requieren la producción
 Gestión de la producción de documentos electrónicos
de documentos en procedimientos litigiosos
han tomado diferentes enfoques en este tema.
Por ejemplo, en Inglaterra y Gales, la presunción
es que los documentos deben ser producidos
en su formato original o casi original, pero que
los metadatos ocultos (más allá de la fecha de
creación del documento) pueden ser irrelevantes
y por lo tanto no necesitan ser conservados o
revisados.
F. Herramientas y técnicas electrónicas de
búsqueda y de revisión
4.11 La tecnología informática (TI) ofrece una variedad
de herramientas que pueden ayudar al proceso
de búsqueda, organización y producción de
documentos electrónicos. Las herramientas
electrónicas pueden permitir la búsqueda y
organización automática de volúmenes de
materiales para aquellos documentos que
satisfacen ciertos parámetros, basándose por
ejemplo en palabras clave, rangos de fechas, tipos
de archivos, custodio y localización en un sistema
computacional. Las herramientas electrónicas
pueden permitir también la eliminación
automática de los documentos duplicados.
4.12 Se plantean las siguientes consideraciones
prácticas:
(a) Una parte puede tener acceso a
ciertasherramientas electrónicas como parte
del sistema computacional que utiliza en sus
actividades comerciales diarias, el cual puede
ser usado por ésta y sus abogados para
identificar pruebas que apoyen su caso, o para
responder a la solicitud de documentos. Sin
embargo, la sofisticación de dichas herramientas
puede variar ampliamente. Las herramientas
especializadas están disponibles, pero a un
cierto costo. Algunos abogados en el arbitraje
internacional pueden tener acceso a dichas
herramientas especializadas. En otros casos,
se necesitará contratar expertos externos a
un costo adicional. Puede esperarse que las
herramientas especializadas más sofisticadas
sean utilizadas solamente para responder a
solicitudes extensas de documentos, este tipo
de solicitudes son generalmente inapropiadas en
arbitraje internacional.
(b) Todas las herramientas de búsqueda tienen sus
limitaciones. Por ejemplo, las restricciones de
fechas pueden ser implementadas más fácilmente
respecto a correos electrónicos que para otros
tipos de documentos electrónicos. La efectividad
de búsqueda de palabra clave depende de la
habilidad de identificar términos de búsqueda que
son propensos a aparecer en material relevante,
sin aparecer en material irrelevante. Cuando los
documentos electrónicos sean guardados en
múltiples idiomas, se debe tener cuidado para
poder identificar las palabras clave apropiadas en
cada idioma.
(c) Las herramientas electrónicas pueden ayudar
a identificar documentos electrónicos que
potencialmente responden a una solicitud de
documentos. Sin embargo, raramente pueden
9
remplazar una revisión manual de al menos
algunos documentos llevada a cabo por un
abogado. Los costos correspondientes deben ser
considerados cuando tal solicitud de producción
de documentos es presentada.
(d) La técnica de muestreo de datos permite
la recuperación, revisión y producción de
solamente una porción de los repositorios que
potencialmente contienen documentos relevantes
y sustanciales, con el fin de evaluar si los
beneficios de revisiones y producciones ulteriores
justifican los costos y cargas de dicha revisión y
producción.
5. TÉCNICAS PARA LA CONDUCCIÓN DE
LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS, DE HABERLOS
5.1 Para seguir siendo un método atractivo de
solución de controversias, el arbitraje internacional
debe evitar los problemas que han ocasionado
los documentos electrónicos en litigios ante las
cortes en algunas jurisdicciones. La producción
de documentos electrónicos normalmente no
da lugar a dificultades particulares en arbitraje
internacional, debido (entre otras razones)
al alcance disciplinado de la producción de
documentos en la mayoría de los arbitrajes
internacionales, y a la conducción del
procedimiento arbitral por parte de los árbitros.
Sin embargo, si y en la medida en que surjan
cuestiones relacionadas con la producción de los
documentos electrónicos, esta sección aborda
algunas técnicas y enfoques que las partes y
los tribunales pueden adoptar para tratar estas
cuestiones de una manera eficiente y justa. No
obstante, ninguna parte del presente Informe
debe ser interpretada como una aprobación de
cualquier técnica, enfoque o práctica en particular,
que sea de la competencia exclusiva de las
partes y los árbitros para decidir, a la luz de las
circunstancias particulares de cada caso.
5.2 Generalmente, las partes tienen libertad para
producir cualesquiera pruebas sobre las cuales
deseen basarse. Aunque algunas cuestiones
relativas a la producción de documentos
electrónicos (tal como el formato en el cual
se va a producir un documento) aplican de la
misma manera a los documentos sobre los que
se basa una parte, así como a las solicitudes
de documentos, la mayoría de las cuestiones
consideradas en esta sección se relacionan
únicamente con el último tema.
A. Producción de documentos electrónicos
en contexto
5.3 La producción de documentos electrónicos
es simplemente un aspecto de la producción
de documentos. Ya que la mayoría de
los documentos hoy en día son creados
electrónicamente, y muchos son almacenados
electrónicamente, casi siempre que un tribunal
sea llamado a considerar la producción de
pruebas documentarias, estará considerando la
producción de documentos electrónicos.
10
5.4 La producción de documentos es sólo uno
de muchos aspectos procesales que deben
abordar los árbitros como parte de su labor para
administrar los procedimientos arbitrales. Como
regla general, las partes y los árbitros deben
tener en cuenta los dos principios fundamentales
enunciados en la introducción del Informe sobre
control del tiempo y de los costos, a saber
(i) que ellos deben, cuando sea posible, hacer
una elección consciente y deliberada al principio
de los procedimientos sobre los procedimientos
específicos que sean apropiados para el caso,
y (ii) que el tribunal arbitral debe trabajar
proactivamente con las partes para conducir el
procedimiento desde el inicio.
Adicionalmente, se puede encontrar más
orientación en el Apéndice IV del Reglamento
de la CCI del 2012, que incluye técnicas para la
conducción del caso que los tribunales arbitrales
y las partes pueden utilizar para conducir la
producción de documentos, tanto en papel como
electrónicos.
5.5 A la luz de estos principios, las partes y los
tribunales arbitrales pueden considerar tomar los
siguientes pasos:
(a) Las partes o los tribunales pueden considerar
adoptar expresamente las Reglas de la IBA
sobre prueba, ya sea en su totalidad o en parte,
y directamente o como una guía general, para
regular la producción de documentos, incluyendo
documentos electrónicos, en el arbitraje. El
momento de la redacción del acuerdo arbitral,
de la adopción del Acta de Misión, y/o de una
orden procesal al comienzo del procedimiento son
ocasiones lógicas en las que puede contemplarse
lo anterior.
(b) Los tribunales deben alentar a las partes
a considerar cuestiones de producción de
documentos (incluyendo la producción de
documentos electrónicos) tan pronto como sea
posible en el procedimiento. El Informe sobre
control del tiempo y de los costos y el Reglamento
de la CCI recomiendan que una conferencia
sobre la conducción del procedimiento sea
celebrada tan pronto como sea posible, ya sea al
momento en que el Acta de Misión se finalice o
(si posteriormente) una vez que las partes hayan
expuesto su posturas con suficiente detalle.
La producción de documentos (incluyendo
documentos electrónicos) puede ser incluida en la
agenda de dicha conferencia.
(c) Las partes y el tribunal deben considerar si
cualesquier cuestiones relacionadas con la
producción de documentos puede ser resuelta
en la conferencia sobre la conducción del
procedimiento. Por ejemplo, puede ser posible
elaborar un sistema para la organización de
documentos, acordar sobre el formato mediante
el cual los documentos electrónicos han de ser
producidos (sea por una parte sustentando su
propio caso o en respuesta a una solicitud de
documentos, si se prevén tales solicitudes), y/o
acordar el momento en que cada parte debe
producir los documentos sobre los que se basa.
Informe
Dependiendo de la medida en que las cuestiones
en disputa sean suficientemente claras, puede
también ser posible en la conferencia sobre la
conducción del procedimiento que también se
consideren cuestiones de principio relacionadas
con las solicitudes de documentos, tales como
si deberían permitirse y, en caso afirmativo, qué
procedimiento ha de ser seguido (Ver el Informe
sobre control del tiempo y de los costos y
Apéndice IV del Reglamento de la CCI).
(d) Los tribunales deben ser cautelosos respecto
a la imposición de requerimientos técnicos
detallados a las partes, y deben de hacerlo
únicamente después de obtener un entendimiento
claro del tiempo y costos involucrados en el
cumplimiento de esos requerimientos. Los
tribunales deben alentar a las partes a llegar a
un acuerdo sobre dichos requisitos en cuanto
sea posible, pero deben de estar dispuestos
a involucrarse con los detalles técnicos con el
fin de resolver controversias. Las partes deben
asegurar que éstas tienen un entendimiento
claro de las implicaciones de los requerimientos
técnicos (y obtener asesoría si fuere necesario)
antes de aceptarlos. Las partes y los tribunales
deben demostrar flexibilidad, y deben de estar
dispuestos a reconsiderar requerimientos técnicos
de ser necesario, en la medida en que el arbitraje
se desarrolle.
B. Alcance de la producción
5.6 El advenimiento de documentos electrónicos
no debe llevar a expansión alguna del enfoque
tradicional y prevaleciente de la producción
de documentos en el arbitraje. Conforme a las
Reglas de la IBA sobre prueba, por ejemplo,
tanto las solicitudes para la producción de
documentos electrónicos, como las solicitudes
para la producción de documentos en papel,
deben permanecer limitadas a documentos
específicos o a categorías reducidas de
documentos relevantes y sustanciales para las
cuestiones en disputa en el arbitraje. La principal
solución para la cuestión sobre cómo evitar los
problemas causados en algunas jurisdicciones por
el surgimiento de documentos electrónicos recae
en que las partes y los tribunales se adhieran a
la práctica prevaleciente existente en el arbitraje
internacional respecto al alcance apropiado de
la producción de documentos. Las partes y los
árbitros deben tener en mente las siguientes
consideraciones generales:
(a) No existe un derecho automático en el arbitraje
internacional para obtener documentos de un
oponente. Las partes y los tribunales deben
considerar si las solicitudes de documentos son
necesarias o deseables en el contexto del caso en
cuestión.
(b) Cuando se permitan las solicitudes de
documentos, las partes y los árbitros se deben
asegurar que están estrechamente sujetas a lo
previsto en las Reglas de la IBA sobre prueba, que
sólo documentos relevantes y sustanciales para el
resultado del caso sean solicitados y ordenados
 Gestión de la producción de documentos electrónicos
para ser producidos, y que los beneficios y las
cargas de la producción sean apropiadamente
evaluadas antes de que la producción
sea ordenada. Las búsquedas ilimitadas y
desenfocadas, que se conocen como «fishing
expeditions», deben evitarse.
(c) La mayor parte de la carga, en términos de
tiempo y costos, de responder a la solicitud de
documentos comúnmente está asociada con
la búsqueda del documento o documentos
que corresponden a la solicitud (incluyendo
recuperar documentos electrónicos del sistema
computacional de una parte y revisarlos en
cuanto a su adecuación y privilegio). Las partes
y los tribunales por lo tanto deben considerar
no solamente el volumen de los documentos
que se le esté solicitando producir a la parte que
responde, sino también, y aún más importante, el
proceso que se puede esperar emprender para
localizar e identificar aquellos documentos si no se
encuentran fácilmente disponibles.
(d) Los tribunales deben evitar el estilo de producción
de documentos amplio habitual en los EE.UU., el
cual es inapropiado en arbitraje internacional, a
menos que las partes hayan acordado que desean
adoptar dicho enfoque.
(e) Finalmente, las partes pueden considerar
y enfrentar documentos electrónicos –su
producción, diseminación y almacenaje– de
diferentes maneras, dependiendo de varios
factores, como su cultura jurídica, la frecuencia
con la que forman parte en litigio o arbitraje, los
requisitos regulatorios a los que están sujetos,
su tamaño, recursos y la sofisticación en materia
de informática. Por ejemplo, una parte que
regularmente conduce litigiosos conforme a reglas
que imponen obligaciones amplias para producir
documentos pueden tener procedimientos
estandarizados, diseñados para facilitar esto,
mientras que es probable que una parte sin tal
experiencia no tenga esos recursos. En algunos
casos, esto puede significar que un requerimiento
de producción de documentos el cual, a primera
instancia, aplica igualmente a todas las partes
de un arbitraje, es en la práctica más difícil de
cumplir para una parte que para la otra. Pero,
las diferencias entre la sofisticación relativa de
las partes en dicho tema no debe ser usada
para justificar obligaciones desproporcionadas
injustas. Los árbitros deben considerar si estos
factores afectan la razonabilidad del alcance de
producción propuesto, en un caso en particular,
y asegurar que los requisitos de producción sean
justos para todas las partes.
5.7 Al implementar estas consideraciones generales,
las partes y los tribunales deben considerar los
siguientes pasos prácticos y cuestiones con el
objeto de mantener la justicia y eficacia de los
procedimientos.
11
(i) Momento, número y enfoque de las solicitudes
5.8 El alcance de la producción de documentos
(incluyendo documentos electrónicos) puede ser
restringida limitando el número de solicitudes
de documentos que una parte pudiese hacer, y
solamente permitiendo solicitudes respecto a los
documentos que sean relevantes y sustanciales
para algunas cuestiones litigiosas. Retrasar la
presentación de solicitudes de documentos hasta
después de que las partes hayan presentado sus
memoriales y los documentos sobre los cuales
estas deseen basarse puede ayudar a que las
solicitudes sean más acotadas. Las solicitudes
pueden estar dirigidas a cuestiones específicas de
hecho que sean planteadas en los memoriales y
donde existen vacíos en la evidencia documental
que ya ha sido presentada. En general, dados
los requerimientos de relevancia, importancia y
proporcionalidad, un tribunal normalmente estará
en una mejor posición para tomar una decisión
informada sobre las solicitudes para la producción
de documentos después de por lo menos una
primera ronda de escritos sobre el fondo del
asunto.
(ii) Especificidad de las solicitudes
5.9 Hablando en términos generales, cuanto más
amplio sea el alcance de las solicitudes de
documentos admitidas, mayor serán el costo y
la onerosidad de la producción. Por lo tanto las
solicitudes de documentos deben identificar,
con la mayor exactitud práctica, el documento
específico o la categoría específica y restringida
de documentos que se buscan. Como se previó
en el Artículo 3(3) de las Reglas de la IBA sobre
prueba, la especificidad de una solicitud respecto
a documentos electrónicos puede ser mejorada al
identificar y/o limitar el alcance de lo que se está
buscando, u ordenarlo en referencia a diversas
características de los documentos electrónicos
solicitados.
(a) El punto de partida debe consistir en limitar la
solicitud de documentos con referencia a lo que
se busca (por ejemplo, un correo electrónico, un
informe, minutas de una reunión). Las solicitudes
de documentos identificados específicamente,
ya sea en papel o electrónicos, normalmente
resultarán menos onerosas para la parte que
está produciendo.
(b) Cuando se solicite una concreta y específica
categoría de documentos, se pueden imponer
límites por referencia a un número limitado de
custodios determinados quienes se espera que
tengan en posesión los documentos electrónicos
en cuestión, las fuentes de los documentos
electrónicos a revisar, restricciones de fecha y,
si es el caso, el uso de términos específicos de
búsqueda para ayudar a localizar los documentos
relevantes y sustanciales.
(c) Ya que la parte que responde a una solicitud
de documentos comúnmente estará más
familiarizada con su estructura interna de
tecnología informática y por lo tanto estará
en una mejor posición para decidir en dónde
12
y cómo buscar documentos electrónicos que
corresponden a la solicitud, puede ser conveniente
para la parte que responde a la solicitud identificar
en primer lugar los parámetros de la búsqueda
de documentos correspondientes que tiene
intención de realizar, y después proporcionar una
oportunidad a la parte solicitante para comentar
sobre los parámetros propuestos.
(iii) Accesibilidad de las fuentes
5.10 La relevancia y la importancia de los documentos
electrónicos solicitados debe ser cuidadosamente
sopesada contra la carga de la parte a quien le
fue solicitada buscarlos recuperarlos, revisarlos
y producirlos. Un importante factor en este
balance es la accesibilidad relativa de las fuentes
potenciales de los documentos electrónicos
solicitados. Se puede acceder más fácilmente
a los documentos electrónicos desde la oficina
de una de las partes, computadoras personales,
servidores de red y otras computadoras en bases
de datos que estén activas durante el curso
ordinario de las operaciones empresariales de
una parte. Estos no son tan fácilmente accesibles
desde un medio de almacenamiento extraíble
como CDs, DVDs o dispositivos USB, Blackberries
o Palm Pilots, computadoras personales o
espacios de almacenamiento externos en internet,
las cuales son fuentes a las que no se tiene acceso
en el curso ordinario de la actividad de una
parte, o pueden simplemente duplicar fuentes
más fácilmente accesibles. Los documentos
electrónicos son menos accesibles cuando han
sido suprimidos y/o se localizan únicamente
fuera del sitio o en copias de seguridad de
almacenamiento de datos (como cintas de
respaldo) que no son usadas en el curso normal
de la actividad empresarial de una parte.
(a) Un tribunal debe evitar ordenarle a una parte
buscar una fuente menos accesible si es probable
que una copia de un documento electrónico
relevante y sustancial esté disponible a través
de una fuente más accesible. Una parte debe
considerar estructurar cualquier búsqueda de
documentos (ya sea de documentos sobre los
cuales se quiere basar, o en respuesta a una
solicitud de documentos) buscando primero las
fuentes más accesibles, y buscar fuentes menos
accesible solamente cuando no encuentre los
documentos buscados, y la carga de extender
la búsqueda es proporcional al posible valor
probatorio de los documentos si estos se
encuentran.
(b) En la mayoría de los casos, debe ser suficiente
limitar las búsquedas a las fuentes de documentos
electrónicos usadas por una parte en el curso
ordinario de su actividad empresarial. Si es
probable que un documento solamente esté
disponible de una fuente menos accesible, el
tribunal debe considerar cuidadosamente si su
potencial relevancia y sustancialidad justifica el
inconveniente, el costo y el retraso potencial que
su recuperación podría ocasionar. Los tribunales
no deben ordenar comúnmente la producción de
documentos electrónicos en respaldos, archivos
suprimidos o almacenados que no sean fácilmente
Informe
accesibles, a menos que la parte solicitante
establezca un grado de relevancia e importancia
que supere la onerosidad y el costo que esto
podría ocasionar.
(c) El Artículo 3(12)(c) de las Reglas de la IBA sobre
prueba establece que una parte no está obligada
a exhibir copias múltiples de documentos que
son esencialmente idénticos, salvo que el tribunal
decida lo contrario. Esta presunción en contra
de requerir la producción de copias múltiples
contribuye a la eficacia del proceso. Un tribunal
generalmente debe evitar ordenar a una parte
buscar copias duplicadas de un documento en
más de una ubicación, aun cuando todas estas
sean fácilmente accesibles. Una excepción a lo
anterior puede ocurrir cuando la identificación de
la ubicación de copias de un documento es por
si misma probatoriamente valiosa (por ejemplo,
ya que identifica qué individuos tienen acceso al
documento y esto es de importancia substancial
en el arbitraje).
(iv) Metadatos
5.11 Como se explicó anteriormente, mientras que los
metadatos visibles serán típicamente requeridos
para entender un documento electrónico
que está siendo producido, los metadatos
ocultos normalmente serán irrelevantes para
la controversia y por lo tanto será innecesario
producirlos. Aun cuando los metadatos sean
potencialmente relevantes, las cargas de la
producción pueden sobrepasar su valor potencial
probatorio. Los tribunales deben considerar
aplicar la presunción en contra de requerir la
producción de metadatos ocultos asociados
con un documento a ser producido, a menos
que la parte requirente establezca un grado de
relevancia e importancia que supere la onerosidad
y el costo que esto podría ocasionar.
5.12 Algunos de los factores relevantes al considerar
las solicitudes de producción de metadatos
ocultos, además de los factores generales para
cualquier solicitud de documentos, incluyen: (a)
la importancia de un tipo particular de metadatos
requeridos para facilitar la revisión la producción y
el entendimiento por las partes de los documentos
a los que los metadatos se refieren; (b) la
accesibilidad de los metadatos buscados; (c) el
momento de la solicitud de los metadatos; y (d)
la facilidad y eficiencia con la que los metadatos
pueden ser producidos y usados.
(v) Uso de herramientas y métodos de búsqueda
electrónicos
5.13 Las partes deben ser alentadas para el uso de
tecnología cuando ésta pueda reducir la carga
asociada con la producción de documentos,
pero las partes y los tribunales deben estar
conscientes y tomar en consideración las
limitaciones y los costos asociados con el uso
de las herramientas electrónicas disponibles. La
tecnología computacional permite a las partes
buscar en grandes volúmenes de documentos
electrónicos por palabras relevantes específicas,
nombres, sujetos o frases, que puedan pertenecer
 Gestión de la producción de documentos electrónicos
a la controversia particular en cuestión. Esto
puede ser tanto más eficiente como más preciso
que la revisión de documentos en papel por una
persona física. Aunque no todos los documentos
electrónicos se pueden buscar en su forma
original, estos pueden ser convertidos en un
formato en el que se pueda buscar información.
Sin embargo, los procesos disponibles para
convertir documentos electrónicos en una forma
que permita la búsqueda por palabras pueden
ser caros, y las partes y los tribunales necesitarán
considerar y evaluar en qué medida esas técnicas
son idóneas en el contexto de las circunstancias
de cada caso en particular.
5.14 Además del uso de la búsqueda de simples
palabras clave –el cual arriesga tanto
identificar un universo demasiado amplio de
documentos correspondientes, o pasar por
alto documentos relevantes y sustanciales
que no incluyan la palabra clave– las partes
pueden considerar el recurso a la variedad
en constante expansión de tecnologías de
búsqueda cada vez más sofisticadas (por
ejemplo, búsquedas «Booleanas», búsquedas
difusas («fuzzy»), búsquedas algebraicas,
búsquedas probabilísticas) diseñadas para
mejorar la precisión de búsqueda de documentos
electrónicos. Se requiere invariablemente una
revisión manual de al menos algunos de los
documentos electrónicos identificados por una
búsqueda por palabras clave o algún otro tipo
de búsqueda automatizada, pero el volumen
de documentos electrónicos que necesitan ser
revisados por los abogados de las partes debe ser
mucho menor que en otro caso. Esto puede, por
lo tanto, conducir a un ahorro significativo en el
costo.
5.15 Las búsquedas por palabra clave pueden ser
usadas de diferentes maneras para mejorar
la eficacia de la producción de documentos
electrónicos. La parte solicitante o la que contesta
puede elegir, o ser requerida para identificar,
con su solicitud de producción o su respuesta,
términos de búsqueda a ser utilizados para
localizar documentos electrónicos relevantes
y sustanciales. De no existir objeción alguna, el
uso de esos términos de búsqueda se puede
considerar que satisface la obligación de la parte
requerida para buscar y producir de buena fe
documentos electrónicos correspondientes.
Comúnmente será deseable que las partes
acuerden (o que el tribunal ordene) las palabras
clave a ser usadas antes de que las búsquedas
se efectúen, con el objeto de evitar que una
búsqueda tenga que ser repetida si existiera
alguna controversia sobre la idoneidad de los
términos de búsqueda a ser usados. Cuando los
documentos electrónicos son almacenados en
diferentes idiomas, se debe tener cuidado para
identificar palabras clave apropiadas en cada
idioma.
5.16 Cuando información responsiva que es relevante
y sustancial pueda ser localizada potencialmente
en varios, o en voluminosos, repositorios de
documentos electrónicos, las partes y los
árbitros pueden desear considerar la técnica de
13
muestreo de datos. El muestreo de datos permite
la recuperación, revisión y producción de solo
una porción de repositorios de documentos
electrónicos que potencialmente contengan
información relevante y sustancial con el objeto
de evaluar si los beneficios de una revisión y
producción más a fondo justifican el costo y la
carga de dicha revisión y producción. Como en el
caso de términos de búsqueda para documentos
electrónicos, en circunstancias apropiadas se
puede considerar que una parte que contesta
ha cumplido con su obligación de buena fe de
producir documentos electrónicos responsivos al
conducir tal muestreo de datos.
5.17 El uso de las herramientas electrónicas de
búsqueda anteriormente mencionadas debe
ser limitado a aquellos casos particulares que
involucren un gran número de documentos
electrónicos, o diferentes fuentes de documentos
electrónicos, en los que las partes y los árbitros
concluyan que los beneficios de estas búsquedas
electrónicas superan el costo y las cargas.
En ningún caso la simple disponibilidad de
dichas herramientas de búsqueda electrónicas
para la búsqueda de potencialmente grandes
volúmenes de documentos electrónicos
justifica solicitudes de documentos electrónicos
inapropiadamente amplias.
C. Especialización en tecnología informática
5.18 El entendimiento del sistema de TI de una parte
será importante para la conducción eficiente de
cualquier ejercicio de producción de documentos.
En la mayoría de los casos, es probable que el
personal interno de TI de una parte sea capaz de
proporcionar la necesaria experticia a esa parte,
en conjunto con los abogados. Particularmente
en disputas complejas o de un alto valor, una
parte también puede buscar asesoría de expertos
externos.
5.19 Salvo en casos muy excepcionales, las partes, con
la asistencia de sus asesores, deben proporcionar
(y deben ser capaces de proporcionar) al tribunal
la suficiente información sobre sus sistemas de
TI para que el tribunal conduce el proceso. En los
casos excepcionales, los tribunales CCI tienen la
autoridad para designar su propio perito de TI
conforme al artículo 25(4) del Reglamento de la
CCI. Al decidir si designar al perito de TI y de qué
manera hacerlo, los tribunales deben considerar
los lineamientos para peritos designados por el
tribunal establecidos en el informe del grupo de
trabajo de la Comisión de Arbitraje y ADR de la
CCI sobre lineamientos para procedimientos de
peritaje de la CCI titulado «Temas a considerar
para los árbitros respecto a los peritos» («Issues
for Arbitrators to Consider Regarding Experts»),
publicado en el Boletín de la Corte Internacional
de Arbitraje de la CCI Vol. 21 No. 1 (2010) 31. Sin
embargo, un perito en TI designado por el tribunal
debe reservarse solo para casos excepcionales,
ya que ocasiona un gasto adicional, retraso y una
intrusión en los sistemas de TI de una parte.
14 Informe

D. Transferencia de costos (incluyendo los honorarios razonables de los

abogados de las partes y otros costos) entre
5.20 Normalmente, la producción de documentos tanto las partes y en las proporciones que los árbitros
electrónicos como en papel, de ser ordenada por consideren apropiadas. Al distribuir los costos de
un tribunal, debe ser limitada y no debe dar lugar arbitraje de las partes, los árbitros pueden tomar
a grandes volúmenes de documentos producidos en consideración la razonabilidad con la que una
e intercambiados. En el muy excepcional y parte ha conducido el caso así como el resultado
raro caso en que el volumen de documentos del arbitraje).
electrónicos a ser buscados y producidos
sea grande, y/o la revisión y la producción de 5.23 El traslado de costos por lo tanto deberá estar
documentos electrónicos desde fuentes menos reservado para circunstancias extraordinarias
accesibles esté justificado, las partes y los y debe ser impuesto únicamente después de
árbitros pueden desear considerar solicitudes de una valoración de factores relevantes como,
documentos electrónicos sólo con la condición de por ejemplo, el volumen y la accesibilidad de los
que algunos o todos los costos de la búsqueda, documentos electrónicos a revisar, qué parte tiene
recuperación y/o producción de esos documentos la carga de la prueba y de la persuasión en el caso,
electrónicos sean transferidos de la parte que los recursos financieros relativos de las partes, y
contesta a la parte solicitante. La parte solicitante, los montos en juego en el arbitraje.
por ejemplo, puede ser requerida ya sea a (a)
pagar a la parte requerida los costos de técnicas
extraordinarios de búsqueda de documentos E. Forma de la producción
electrónicos y de recuperación, o de la producción
5.24 La forma en la que los documentos electrónicos
en un formato electrónico en particular, ya que
son producidos por una parte para sustentar
dichos costos son incurridos durante o después
su caso o en respuesta a una solicitud de
del proceso de producción de documentos
documentos puede impactar la utilidad
electrónicos; (b) presentar esos costos a la parte
para la otra parte y los árbitros que reciban
requerida durante el proceso de producción,
los documentos. Las partes y los árbitros
sujeto a la redistribución en el laudo arbitral en
deben abordar en una etapa temprana del
vista de los resultados del proceso de producción
procedimiento la forma en la cual los documentos
y/o del resultado final del caso; o (c) pagar esos
electrónicos deben ser producidos. Como se
costos una vez que el laudo arbitral sea dictado
señaló anteriormente, esto puede hacerse
conforme a la distribución de los costos arbitrales
en la conferencia sobre la conducción del
establecidos en el laudo.
procedimiento.
5.21 Sin embargo, los árbitros deben estar conscientes
5.25 Los documentos electrónicos generalmente
de un número de factores que pueden incidir en
deben ser producidos en la forma más expedita,
contra de la transferencia de costos: (i) el traslado
eficaz en término de costos y eficiente que sea
de costos no reduce el costo total del arbitraje;
apropiada dado las circunstancias.
(ii) puede convertirse en un sustituto de
limitaciones disciplinadas sobre el alcance de
(a) Las partes y los tribunales arbitrales deben
producción de documentos generalmente
tener en cuenta que requerir que documentos
permitido en el arbitraje internacional; (iii) no da
electrónicos sean convertidos a formato particular
lugar a que se perciba la capacidad de una parte
para la producción puede incrementar los costos
para «comprar» un mayor acceso a la producción
(posiblemente de manera significativa), a menos
de documentos electrónicos que aquel que
que dicho formato sea escogido de manera
de otro modo estaría disponible; y (iv) puede
cuidadosa. La parte que produce los documentos
convertirse en una herramienta de abuso entre
puede incurrir en costos de conversión, y luego
partes con capacidades financieras desiguales.
la parte solicitante puede incurrir en costos
adicionales para convertir los documentos a
5.22 En términos más generales los árbitros deben ser
otro formato. Por ejemplo, la parte que produce
conscientes que, como en materia de producción
documentos electrónicos puede incurrir en costos
de documentos electrónicos en general en los
al convertirlos en papel y al presentarlos, entonces
Estados Unidos, los estándares y prácticas de las
la otra parte incurra en costos adicionales
cortes de EE.UU. con respecto a la transferencia
e innecesarios al escanear los documentos
de costos para la búsqueda y la producción de
producidos en papel para convertirlos en formato
documentos electrónicos no son generalmente
electrónico que permite búsquedas por palabras
relevantes o apropiados en arbitraje internacional,
clave u otras funcionalidades electrónicas.
debido a las marcadas diferencias entre las
prácticas en litigios judiciales en los EE.UU. y las
(b) El artículo 3(12)(b) de las Reglas de la IBA sobre
prácticas de arbitraje internacional en materia
prueba establece que, salvo acuerdo específico
de producción de documentos y de costos.
de las partes o bien instrucciones por parte del
En los litigios estadounidenses el alcance de
tribunal, los documentos en formato electrónico
la producción de documentos es amplio y las
deben ser presentados o producidos por la parte
partes comúnmente asumen sus propios costos.
que los conserve en «la forma que resulte más
En arbitraje internacional, por el contrario, el
conveniente o económica para ella y que a su vez
alcance de producción de documentos está hecho
sea razonablemente utilizable por los receptores».
a la medida y limitado, y los árbitros (según el
Este es un lineamiento muy útil. Con el objeto
artículo 37(4) del Reglamento de la CCI) están
de evitar discusiones innecesarias o potenciales
facultados para distribuir los costos del arbitraje
interrupciones del calendario arbitral, en caso de
 Gestión de la producción de documentos electrónicos
duda sobre la accesibilidad, la parte encargada
de producir los documentos debe discutir el
formato con la parte receptora, esto antes de la
producción, y esforzarse para llegar a un acuerdo
sobre dicho formato. En algunos casos puede ser
sensato convertir los documentos electrónicos
en un formato que permite la realización de
búsquedas, al que todas las partes y el tribunal
tengan acceso. La conversión puede resultar en
la pérdida de metadatos pero, a menos que la
pérdida de metadatos sea posiblemente relevante
(por ejemplo, metadatos visibles necesarios para
entender el documento o, excepcionalmente,
metadatos ocultos si existen dudas sobre la
autenticidad del documento), esto es probable
que sea aceptable, y puede ahorrar tiempo y
costos si las partes, de otro modo, hubieran
revisado los metadatos. Sin embargo, ya que las
partes en cualquier caso deben ser desalentadas
de gastar tiempo y costos en la revisión de
material irrelevante, una alternativa para las partes
es producir los documentos en su formato original
pero sin revisar los metadatos ocultos, y así evitar
costos de conversión.
(c) Las partes también pueden considerar usar un
repositorio web al cual ambas partes tengan
acceso como medio para la producción de los
documentos electrónicos.
5.26 Si la parte receptora se opone a la forma de
producción propuesta por la parte encargada
de ésta, y las partes no resuelven dicha objeción
por medio de un acuerdo, los árbitros pueden
considerar requerir a la parte receptora demostrar
la necesidad de contar con un documento
electrónico en la forma preferida sobrepasa la
carga y el costo de producir el documento en esa
forma.
F. Privilegio
5.27 Como se señaló anteriormente, los documentos,
incluyendo los electrónicos, pueden ser no
revelados en el proceso de producción en arbitraje
internacional por razones de privilegio.
5.28 La producción de un documento que conlleve
privilegio puede equipararse, en ciertas
jurisdicciones, a una renuncia involuntaria de
dicho privilegio. En los casos en los que un gran
volumen de documentos electrónicos deben ser
buscados y producidos (quizás usando técnicas
automatizadas) una renuncia involuntaria del
privilegio es una preocupación real para las partes.
Las siguientes técnicas pueden ser usadas con el
afán de evitar esto:
(a) Términos de búsqueda que señalan privilegios.
Una técnica es aplicar términos de búsqueda
apropiados a los documentos electrónicos
identificados en respuesta a la solicitud de
documentos, incluyendo apellidos de abogados
conocidos cuyos nombres puedan aparecer
en correos electrónicos u otros documentos
asociados con el material recopilado, y otras
palabras clave que pueden aparecer en
documentos como «privilegiado» o «confidencial».
Los documentos que contengan estos términos
15
de búsqueda pueden ser separados de un
conjunto mayor de información responsiva y ser
revisados manualmente para determinar cualquier
posible privilegio. Sin embargo, como en todas
las búsquedas por palabras clave, esto tiene sus
limitaciones: por ejemplo, muchas organizaciones
han adoptado la práctica de incorporar las
leyendas de «privilegiado» o «confidencial» en
todos los correos electrónicos, reduciendo la
eficacia de dichos términos de búsqueda.
(b) Acuerdos de recuperación. Otra técnica es el
uso de acuerdos de recuperación («claw-back
agreements»). Un acuerdo de recuperación
proporciona reglas básicas previas a la producción
para que cada parte que vaya a producir tenga
la opción de recuperar documentos privilegiados
producidos involuntariamente sin el riesgo de
renunciar a dicho privilegio. Una parte puede
no sentir la necesidad de revisar todos los
documentos en busca de privilegios, antes de que
los produzca, si dicho acuerdo de recuperación
es elaborado. Sin embargo, las desventajas
potenciales de los acuerdos de recuperación
incluyen: (i) que pueden alentar a abrumar
al oponente con documentos irrelevantes, lo
cual es totalmente inapropiado en arbitraje
internacional; (ii) pueden no evitar el riesgo de
una renuncia de privilegio respecto a terceros en
todas las jurisdicciones; y (iii) pueden no proteger
efectivamente los documentos privilegiados
producidos involuntariamente, ya que la parte
receptora habrá visto el material privilegiado
y puede tomar ventaja de la información sin ni
siquiera usar el documento.
5.29 El uso de estas técnicas debe reservarse para
casos extraordinarios, teniendo en cuenta el
alcance limitado y a la medida de la producción de
documentos que generalmente está disponible en
el arbitraje internacional. Además, la disponibilidad
de estas técnicas no debe ser usada para justificar
un alcance de producción de documentos
demasiado amplio.
G. Conservación y falta de producción de
documentos electrónicos
5.30 Como se explicó anteriormente, los documentos
electrónicos (en particular, los metadatos) pueden
fácilmente alterarse o destruirse de manera
inadvertida, por ejemplo durante la operación
normal de las funciones cotidianas de la red de
computación (incluyendo cualesquiera funciones
de «auto-supresión»). Congelar, deshabilitar o
desactivar tales funciones podría causar serios
inconvenientes a alguna de las partes. En los
litigios en Estados Unidos, algunos procedimientos
a menudo son puestos en marcha para conservar
y recuperar documentos electrónicos de forma
forense, ya que el simple hecho de acceder
o copiar un documento electrónico provoca
cambios a sus metadatos. Éste es un factor
importante que contribuye en gran medida al
costo de producción de documentos en litigios
judiciales en Estados Unidos.
16 Informe

5.31 Como se mencionó anteriormente, el arbitraje 5.33 Finalmente, a la luz de la fragilidad de los
internacional opera conforme a un régimen muy documentos electrónicos, si hay controversia
diferente. Los tribunales deben evitar importar respecto de su supresión o alteración, las partes
nociones de otros sistemas jurídicos respecto y los árbitros deben considerar colocar la
de la conservación de las pruebas que puedan carga de la prueba en la parte solicitante, para
dar pie a inconvenientes o gastos innecesarios. que ésta muestre que la parte demandada ha
Mientras que el esfuerzo intencional de una parte actuado incorrectamente, en lugar de que la
de frustrar la producción de pruebas relevantes parte demandada demuestre que sus acciones u
e sustanciales al destruir o alterar un documento omisiones fueron razonables y de buena fe.
electrónico podría implicarle determinadas
sanciones (tal como una inferencia adversa
contemplada en el artículo 9(5) de las Reglas de 6. CONCLUSIÓN
la IBA sobre prueba), la supresión o alteración
6.1 Mientras que cada parte es ciertamente libre de
inadvertida de un documento electrónico como
presentar cualquier documento para sustentar
resultado de una operación de rutina de la
sus pretensiones o defensas, a falta de un acuerdo
red de computadoras de una parte no refleja
específico entre las partes para el caso, o de
comúnmente una conducta culpable o justifica
una orden del tribunal, no hay obligación de
tales sanciones. Además, aunque una parte puede
producir documentos, incluyendo documentos
optar, en su propio beneficio, por tomar medidas
electrónicos, en arbitrajes internacionales. Los
a fin de conservar evidencia relevante, no está
tribunales al momento de decidir si se ordena
automáticamente obligada a hacerlo. Tampoco un
la producción de documentos, deben guiarse
tribunal debería imponerle tal obligación a falta
por los principios de especificidad, relevancia,
de una razón específica para hacerlo, tales como
importancia y proporcionalidad.
acusaciones verosímiles de fraude, falsificación o
deliberada manipulación de pruebas.
6.2 Teniendo en mente este importante marco, se
espera que este Informe ofrecerá asistencia
5.32 Si una parte desea conservar evidencia en
concreta a los tribunales y a las partes sobre
su poder y bajo su control, debe enfocar sus
cómo abordar y administrar de la manera más
esfuerzos en las fuentes más probables de
eficiente posible cualquier cuestión relacionada
evidencia relevante y sustancial, y evitar tomar
con documentos electrónicos que pudiera llegar
medidas que podrían resultar en inconvenientes y
a surgir, y controlar cualesquiera costos y retrasos
gastos innecesarios.
que pudieran resultar cuando la producción
(a) Por ejemplo, intentar congelar las funciones del de documentos sea permitida o requerida en
día a día en la totalidad de la red de computadoras arbitrajes internacionales.
probablemente causaría severas interrupciones y
 
costos. Asimismo, a menos que las circunstancias
del caso en particular indiquen que los metadatos
ocultos pueden ser relevantes y sustanciales para
la controversia, no se puede esperar o requerir de
una parte por el tribunal que incurra el costo para
obtener una fotografía instantánea forense de
todo o, incluso, de una sección de sus documentos
electrónicos.

(b) Por otro lado, una parte puede considerar tomar

una copia de un número limitado de documentos
electrónicos de fuentes razonablemente
accesibles, centrados por referencia a parámetros
apropiados (tales como custodios clave y/o
carpetas electrónicas particulares en las que se
puedan encontrar documentos relevantes de
operaciones), y reservar esa copia o encargársela
a un abogado para su custodia. Los documentos
electrónicos conservados de esta manera
pueden proporcionar un recurso en el que la
parte puede obtener evidencia para sustentar
su propio caso. También pueden proporcionar
un punto conveniente de inicio para la búsqueda
de documentos en respuesta a una solicitud de
documentos.

Apéndice I
Manual básico sobre documentos electrónicos
DIAGRAMA DE UNA TÍPICA RED DE
COMPUTADORAS DE OFICINA
17
1. Este Apéndice proporciona un panorama general
de cómo se crean, administran y almacenan los
documentos electrónicos, e identifica algunas de
las preguntas, retos y oportunidades que surgen
en la producción de documentos electrónicos
como resultado de sus características únicas.
2. Para conducir las cuestiones que puedan surgir de
la producción de documentos electrónicos, resulta
de gran utilidad tener una comprensión básica de
cómo funciona una típica red de computadoras
de oficina y dónde potencialmente se podrían
localizar o recuperar los documentos electrónicos
que respondan a una solicitud de documentos.
Los documentos electrónicos pueden ser
localizados potencialmente, ya sea en fuentes
«activas» relativamente accesibles, o en copias de
seguridad «inactivas» menos accesibles, fuentes
fragmentadas o borradas.
3. Los documentos electrónicos «activos» –que
deberían ser de manera ordinaria la única fuente
de producción de cualesquiera documentos
electrónicos en el arbitraje internacional–
generalmente son almacenados en un formato
fácil de utilizar y son relativamente de acceso
sencillo. Los documentos electrónicos «inactivos»
generalmente son más difíciles y costosos de
acceder y producir. El diagrama anterior ilustra
una red de computadoras de oficina simplificada
y los componentes de hardware que pueden ser
utilizados para crear, administrar y almacenar
documentos electrónicos. Las siguientes
secciones describen las fuentes de documentos
electrónicos «activas» e «inactivas», así como los
datos sobre documentos electrónicos conocidos
como «metadatos».
A. Documentos electrónicos «activos»
4. Computadoras personales: A un nivel básico,
cuando un ser humano (un «usuario» o «custodio»
de documentos) se sienta en su estación de
trabajo o escritorio y escribe un correo, redacta un
documento con un procesador de textos, rellena
una hoja de cálculo electrónica (esto es, crea,
almacena o manipula documentos electrónicos),
18
el/ella lo hace desde una computadora
personal (o «PC»), ya sea una computadora «de
escritorio» o portátil. La PC comúnmente tendrá
una unidad de disco duro «local» en donde
los documentos electrónicos creados en esa
PC pueden ser electrónicamente localizados,
almacenados, y accesibles únicamente por medio
de la computadora en específico. Los tipos de
documentos electrónicos que pueden existir en la
unidad local de disco duro de una computadora
incluyen virtualmente cualquier variedad de
documento o archivo que una persona pudiera
crear al utilizar la amplia gama de aplicaciones
de software de hoy en día. En un contexto de
negocios, estos comúnmente incluirían archivos
de procesador de texto, correos electrónicos,
hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas –
la gama familiar de archivos con la que la mayoría
de las computadoras personales de oficina están
equipadas para crear.
5. Los documentos electrónicos creados en una
determinada PC también pudieran encontrarse
en cualquier otro lugar, al que el usuario los
hubiere enviado o donde se hubieren almacenado
automáticamente. Por ejemplo, cuando un usuario
envía un correo electrónico, comúnmente éste
se registrará en la carpeta de «enviados» del
remitente; también aparecerá en la «bandeja
de entrada» de uno o varios destinatarios. Los
destinatarios, a su vez, pudieran haber reenviado
el mismo correo electrónico a otros destinatarios.
En una red, la copia del correo electrónico puede
localizarse en el disco duro de la PC del remitente
y/o de uno o más de los destinatarios. Como
se describe posteriormente, también pudiera
registrarse en un servidor compartido, así como
en un dispositivo «asistente personal digital»
(«PDA» por sus siglas en inglés) tal como sería
un Blackberry, el cual reproduce cada correo
del usuario remotamente. La PC del usuario se
convierte en un dispositivo de entrada y para
visualizar documentos electrónicos localizados en
un servidor de cualquier otra parte.
6. Servidores compartidos: Para maximizar
la eficiencia computacional y promover la
interconectividad de la oficina, cada usuario/
custodio de una PC, localizada en su respectivo
escritorio sería comúnmente parte de una «red»
de varias terminales de PCs. Una red de PCs
individuales usualmente se construye alrededor
de un número de «servidores» compartidos, los
cuales constituyen una segunda fuente potencial
de documentos electrónicos «activos». Un
«servidor» es una computadora diferente de la PC
situada en el escritorio de cada usuario. Se localiza
y se opera centralmente y contiene software
para ejecutar funciones específicas para todas
las PCs (o «clientes») en la red, las cuales están
interconectadas por el servidor. Un ejemplo sería
un servidor de correo electrónico compartido. Las
redes de computadoras de oficina comúnmente
tienen uno o más servidores que no hacen más
que «servir» las necesidades de correo electrónico
de la red para todos los usuarios en la red. Por lo
tanto, en lugar de que cada uno de los usuarios
tenga sus propios correos electrónicos creados,
enviados, recibidos y almacenados en sus PCs
Informe
individuales en sus escritorios, todos los correos
electrónicos creados, enviados, recibidos y
almacenados por todos los usuarios en la red
residirán en uno o más servidores compartidos
que únicamente se encargarán de procesar
los correos electrónicos. El resultado es que el
correo electrónico de un usuario determinado,
al cual accede desde su PC, puede no estar
localizado realmente en su PC individual, sino
localizado en su totalidad o en gran parte en un
servidor compartido, físicamente localizado en
otra parte, y al cual su PC está conectada, y que
centralmente provee los correos electrónicos
para todos los usuarios de la red cuyas PCs
están conectadas a dicho servidor de correos
electrónicos.
7. Las funciones compartidas dentro de una red
de computadoras de oficina que pueden ser
ejecutadas por servidores en lugar de ejecutarse
por cada usuario de una PC, pueden ser sobre
cualquier cosa. Los servidores pueden estar
dedicados a proveer a los usuarios de la red
acceso a internet, a proveer diferentes tipos de
aplicaciones de mensajería internas diferentes al
correo electrónico, a administrar la impresión de
todos los documentos de la oficina, a administrar
y almacenar los documentos electrónicos
creados por medio de un Blackberry u otros
dispositivos portátiles, o a preservar otros tipos
de documentos electrónicos de red, como todos
los archivos del procesador de textos o todos los
archivos de contabilidad o los archivos personales
de los trabajadores en una locación centralizada
y accesible. El tener «servidores» dedicados a
ejecutar diferentes aspectos de la actividad de
una compañía por todas las PCs de la red permite
la centralización y el control administrativo sobre
los documentos electrónicos de la compañía,
por lo cual la oficina o encargado de «tecnología
de la información» («TI») puede monitorear el
uso, o asignar o retener diferentes derechos de
acceso al usuario, por ejemplo al limitar el número
de usuarios/custodios que puedan acceder
al servidor que contiene los expedientes del
personal de la compañía u otros datos sensibles
que se necesiten saber.
8. Cuando los servidores compartidos se utilizan
para crear una red de oficina, los documentos
electrónicos generados por un usuario individual
de la red en su propia PC podrían estar realmente
almacenados en un servidor compartido
localizado en otro lugar, al cual la PC de ese
usuario individual accede para el tipo particular
de documento electrónico involucrado –correo
electrónico, procesador de textos, información
contable, etcétera– en lugar de almacenarse
en la unidad de disco duro de la computadora
de escritorio o laptop. Consecuentemente, un
documento creado por un usuario de la red puede
ser igualmente accesible para todos los usuarios
de la red o varios de ellos, quienes asimismo
pueden acceder, copiar, modificar, eliminar,
sobrescribir o enviar un documento o archivo en
particular que fue creado por otro usuario en el
servidor compartido.
 Gestión de la producción de documentos electrónicos
9. Computadoras anteriores («legacy computers»):
Algunas veces la red de computadoras de una
compañía podría incluir hardware desactualizado
que contiene software anticuado o información
que continúa siendo necesaria para desempeñar
ciertos aspectos de la actividad de la compañía.
Por ejemplo, una compañía podría tener un
sistema de contabilidad anticuado o diseñado
exclusivamente para ésta, el cual reside en una
computadora determinada que puede todavía
soportar la aplicación de contabilidad que la
compañía ha estado utilizando por varios años. La
velocidad con la que nuevos hardware y software
son introducidos en el mercado para remplazar,
suplementar o actualizar los sistemas de cómputo
existentes de una compañía podría en ocasiones
resultar en cambios graduales y actualizaciones a
la red de computadoras existente, requiriendo la
integración por fases del viejo y nuevo hardware
y software a lo largo de un periodo de tiempo
prolongado. Los documentos electrónicos
creados y almacenados en computadoras con
sistema heredado pueden estar localizados
únicamente en una o más computadoras con
sistema heredado de la red y pueden no estar
accesibles o legibles en cualquier otra de las
computadoras de la compañía debido a que los
otros tipos de hardware no soportan los datos en
cuestión. Tales documentos electrónicos antiguos
pueden ser difíciles de recuperar o producir
en un formato accesible si los desactualizados
hardware o software utilizados para crearlos son
requeridos para leerlos y usarlos. Algunos de los
más grandes proveedores de software habilitan el
nuevo software para ser «retrocompatible» (esto
es, capaz de acceder a documentos electrónicos
producidos con versiones anteriores del software)
hasta cierto punto. Sin embargo, este no es
siempre el caso, por ejemplo si una compañía está
operando un sistema a la medida.
10. PDAs: Además de servir a las terminales de
trabajo de las computadoras personales tanto
de escritorio como las laptops conectadas en la
red de la oficina, ciertos servidores pueden servir
también a otro tipo de computadoras del cliente,
tales como los asistentes personales digitales
–la creciente gama de dispositivos portátiles,
incluyendo Blackberries, teléfonos inteligentes y
Palm Pilots– así como PCs remotas o laptops que
se encuentren en los hogares de los empleados
de la compañía o de alguna manera fuera de
la oficina. Todos estos dispositivos remotos o
inalámbricos son capaces de crear, administrar
y almacenar documentos electrónicos por sí
mismos, y remotamente acceder, alterar, eliminar e
intercambiar documentos electrónicos localizados
en los servidores de la red de la oficina a través de
una conexión a internet. Los PDAs comúnmente
contienen discos duros propios donde
documentos electrónicos también pueden ser
almacenados, además de acceder remotamente
a documentos electrónicos que se localizan en la
red de la oficina. Sin embargo, en muchos casos,
cualquier documento recibido, creado o enviado
por un PDA será automáticamente sincronizado
con el servidor central.
19
11. PCs, servidores y salas de datos de terceros:
Algunos documentos electrónicos también
pueden encontrarse en servidores o PCs de
terceros, los cuales son completamente externos
a la red de computadoras de la compañía. Por
ejemplo, algunos datos y archivos pueden ser
enviados y después almacenados en una PC
o en una red de un tercero por medio de un
protocolo de transferencia de ficheros cliente
(«FTP», por sus siglas en inglés), el cual facilita la
transferencia de grandes cantidades de datos y
archivos a través de internet. Otros documentos
electrónicos también pueden encontrarse en un
servidor externo, en una «sala de datos» virtual.
Usualmente, las salas de datos están protegidas
por contraseñas de acceso, sin embargo a
menudo son accesibles para múltiples partes a
través de internet. Las salas de datos pueden ser
mantenidas por la compañía o por un tercero
que almacena y administra datos externamente,
y pueden contener datos y archivos tanto de la
compañía como de terceros.
12. Medios extraíbles: Finalmente, los documentos
electrónicos «activos» también pueden ser
almacenados en medios extraíbles, tales como
CDs, DVDs, discos, cintas y memorias USB. Estos
dispositivos compactos de almacenamiento de
información electrónica pueden ser utilizados
en cualquier computadora. Proporcionan
efectivamente una unidad de disco duro portable
y extraíble, capaz de almacenar cualquier tipo de
documentos que una PC puede generar, y pueden
localizarse virtualmente en cualquier lugar – en
la oficina, en el hogar, en un automóvil, en un
portafolio, un bolsillo, con un tercero, etcétera.
B. Documentos electrónicos «inactivos»
13. Además de los componentes anteriores de una
típica red de computadoras «activa», las redes
de computadoras de negocios comúnmente
también incluyen documentos electrónicos
«archivados» o «inactivos». Tales documentos
electrónicos inactivos pueden localizarse en
los mismos clientes y servidores que forman
parte de la red activa de computadoras de la
compañía, o en servidores dedicados a realizar
copias de seguridad, en discos removibles o en
cintas, los cuales se mantienen por separado de
la red de computadoras activa a fin de proteger y
preservar documentos electrónicos que pueden
ser vitales para la supervivencia de un negocio
en caso de que una catástrofe comprometiera el
sistema de computadoras activo de una compañía
y los documentos electrónicos que contiene.
Dependiendo de las prácticas comerciales de
una compañía, los documentos electrónicos
archivados pueden encontrarse almacenados
dentro de una estructura organizada. Por el
contrario, los servidores de copias de seguridad
o las cintas comúnmente mantienen una «foto
instantánea» de todo o de porciones específicas
de los documentos electrónicos activos de
una compañía, tomadas periódicamente a fin
de preservar la información de la compañía en
caso de una falla, pérdida o daño catastrófico
del sistema, tales como los causados por un
20
incendio, un terremoto, un virus, u otras amenazas
esenciales al negocio de la compañía. Por lo
tanto, no se debe esperar que los servidores de
seguridad o las cintas proporcionen un conjunto
exhaustivo de todos los documentos electrónicos
de la compañía. Además, las copias de seguridad
de documentos electrónicos usualmente no
se mantienen en un formato de fácil acceso
o búsqueda, ya diseñados solamente para
recuperación de desastres. Usualmente, las cintas
de seguridad no están bien estructuradas. Por
lo que frecuentemente es necesario restaurar
la totalidad de la cinta o colección de cintas (a
costos considerables) a efecto de investigar sólo
una pequeña parte que pudiera ser relevante en
una determinada controversia.
14. Documentos electrónicos «suprimidos»: Los
documentos electrónicos «suprimidos» son otra
forma de documentos electrónicos «inactivos». En
realidad la palabra «suprimidos» es un concepto
erróneo ya que la «supresión» de un documento o
un archivo en una computadora sirve únicamente
para moverlo de un lugar (por ejemplo una
bandeja de entrada) a otro (por ejemplo la
«papelera» o la carpeta de «reciclaje») donde
permanece y puede ser fácilmente recuperado
durante un determinado periodo de tiempo.
Entonces, cuando se suprime un documento
electrónico de la papelera o de la carpeta de
reciclaje, eso comúnmente significa solamente
que el espacio de almacenaje digital requerido
para mantener dicho documento electrónico en
particular, ha sido designado como disponible
para el almacenaje de información diferente
como y cuando la computadora determine
automáticamente que este mismo espacio es
necesario para almacenar información nueva o
diferente. Sin embargo, el documento suprimido
continúa residiendo en la computadora hasta
que se sobrescriba en él nueva información.
Esto puede tener como resultado archivos
«fragmentados», ya que las computadoras
mueven y dividen los datos designados como
suprimidos, a efecto de hacer espacio de manera
eficiente para la nueva información. No obstante,
existen técnicas forenses de computación para
recuperar un documento electrónico suprimido
incluso después de un largo tiempo de haberlo
suprimido.
15. Vale la pena señalar que incluso cuando un
documento electrónico es suprimido de un
lugar en la computadora, PDA o dispositivo
de almacenamiento, una copia idéntica podría
seguir existiendo en algún lugar del sistema de
computadoras de la compañía. Por ejemplo, si
el remitente de un correo electrónico suprime
el correo de su bandeja de enviados, el correo
electrónico podría continuar existiendo en
una multitud de diferentes carpetas de correo
electrónico de otros usuarios de la red.
Informe
C. Metadatos
16. Los «metadatos» son, literalmente, datos acerca
de los datos almacenados electrónicamente.
Los documentos o archivos creados en una
computadora usualmente contendrán información
incrustada que no aparece al momento de
visualizar un archivo o en la versión impresa
del archivo o documento. Estos metadatos
secundarios son información acerca del
documento electrónico o archivo que describe
sus características, origen o uso. Existen tres
categorías básicas de metadatos:
(i) Los metadatos «sustantivos» (o de «aplicación»)
son creados por el software usado para crear el
documento y reflejan (entre otras cosas) cambios
de edición o comentarios introducidos en el
documento a lo largo del tiempo. Los metadatos
sustantivos están incrustados en el documento
que describen –por lo que permanecen en
el documento cuando es copiado, movido o
reproducido– y pueden ser útiles para mostrar
el origen de un documento y la historia de
las revisiones propuestas y/o aceptadas del
documento.
(ii) Los metadatos de «sistema» reflejan la
información generada automáticamente sobre la
creación o revisión de un documento, tal como
el autor del documento y la fecha y hora de su
creación, modificación o entrega. Los metadatos
de sistema no están necesariamente incrustados
en el documento pero pueden ser generados por
el sistema en el cual fueron creados, y pueden
ser relevantes si la autenticidad de un documento
está en cuestión, o existen cuestiones respecto
de quien recibió un documento (incluyendo
destinarios de copias ocultas que no aparecen
en la carátula o a simple vista del documento) o
respecto al momento en el que fue recibido.
(iii) Los metadatos «incrustados» son introducidos
en el documento por su creador o usuarios,
pero no aparecen al visualizar el documento, y
comúnmente incluyen las fórmulas utilizadas
para crear hojas de cálculo, columnas ocultas,
referencias, campos o archivos enlazados. Los
metadatos incrustados pueden ser críticos para
entender complejas hojas de cálculo (tales como
las que a menudo se utilizan, por ejemplo, en
proyectos de construcción) que a simple vista
no explican las fórmulas matemáticas relevantes
o relacionadas con las varias filas y columnas de
información que aparecen en la pantalla de la
computadora o en la versión impresa de la hoja de
cálculo.
17. Se debe señalar que los metadatos «visibles» se
deben distinguir de los metadatos «ocultos». Los
metadatos visibles comúnmente se visualizan
en la pantalla y/o en una impresión, mientras
que los metadatos ocultos no. En caso de un
correo electrónico, estrictamente hablando,
todos sus campos constitutivos son metadatos.
Algunos ejemplos de metadatos visibles son
los campos para/de/cc/fecha/título. Ejemplos
de metadatos ocultos serían la ruta que tomó
el correo electrónico en internet y la dirección
 Gestión de la producción de documentos electrónicos
21

IP desde la cual fue enviado. La mayoría de los

metadatos mencionados en los subpárrafos (i) al
(iii) anteriores son metadatos ocultos.

18. Los metadatos comúnmente son producidos ya

sea en (a) un pdf o formato de fichero de imagen
con etiquetas («TIFF», por sus siglas en inglés)
con un archivo acompañante llamado «archivo
de carga» el cual permite al receptor buscar el
documento por los metadatos relevantes, o (b)
en el formato «nativo» en el que el documento
siendo producido fue creado y el cual proporciona
al receptor toda la información disponible para el
usuario original.
22 Informe

Apéndice II
Un glosario de términos relacionados con documentos
electrónicos

Nota: Las palabras en cursivas se refieren a términos normalmente no están accesibles a los programas,
incluidos en este glosario. incluyendo a las herramientas de búsqueda, o pueden
accederse únicamente con esfuerzos no razonables
Archivo: Se refiere a una secuencia finita de bytes
mediante herramientas de recuperación, puesto
que representan información que está marcada como
que han desaparecido del sistema de archivos. Los
perteneciente a dicho archivo cuando se usa en
archivos borrados son inaccesibles a menos que las
relación con computación. Los archivos normalmente
herramientas utilizadas en la informática forense
se almacenan por cierta cantidad de tiempo en un
permiten recuperar la totalidad o algunos fragmentos
medio de almacenamiento. Los archivos son parte del
de un portador de datos. El esfuerzo necesario puede
sistema de archivos. Cada archivo tiene un identificador
no ser razonable, especialmente si el propósito
(por ejemplo nombre de archivo) que debe ser único
de la búsqueda no está definido. Finalmente, un
dentro del directorio en el cual está ubicado. El nombre
archivo puede ser inaccesible para ciertas personas
está seguido de un sufijo que describe el formato
o entidades porque dicha persona o entidad ya no
de archivo.
tiene acceso físico, o derecho legal de acceso, a la
A menos que un archivo esté «marcado» a efecto computadora/sistema al cual el portador de datos en el
de restringir ciertas operaciones tales como su que el archivo se almacena está vinculado.
eliminación, el sistema operativo está habilitado a
Archivo, activo: Es un término no técnico que se
efecto de llevar a cabo acciones de lectura/escritura,
refiere a un fichero que no está archivado y al cual un
cambio de nombre y supresión o borrado. Además
usuario con los derechos necesarios puede acceder
de archivos que incorporan códigos de programación
durante operaciones normales.
ejecutables, la organización de la información en un
archivo está definida para que el archivo sea utilizado Archivo, suprimido/borrado: ver supresión de datos,
por un programa tal como un procesador de palabras borrado de datos.
o un reproductor multimedia. El tipo de programa
Autenticidad, del documento electrónico: Archivar
al cual el archivo es vinculado puede, en tales casos,
o crear copias de seguridad de datos electrónicos se
ser visible en el sufijo. Sin el programa adecuado, la
hace principalmente mediante el uso de programas de
información podría no ser extraída correctamente
computadora especializados que permiten que la fecha
del archivo y la información no se puede escribir
y hora de cualquier modificación de los datos incluidos
correctamente en el archivo sin conocimientos técnicos
en el archivo puedan ser rastreadas. Algunos de estos
y herramientas especializadas.
programas cumplen con requisitos legales nacionales
A pesar de que un archivo es tratado dentro de para la preservación de la integridad de la información,
un sistema informático como una entidad lógica esto es autenticidad.
única, esto no significa que sea guardado como una
La autenticidad del documento electrónico es un
secuencia única en el medio de almacenamiento.
atributo no técnico que se le adscribe en un contexto
Dependiendo de la manera en que el almacenamiento
de comunicación, en este caso en una controversia. Un
se organice en dicho medio, el archivo puede estar
documento electrónico se considera auténtico si
guardado en bloques de bytes en ubicaciones lógicas
(i) el autor o creador que figura como tal en
distintas del medio de almacenamiento. Estos bloques
el contexto de la información mostrada en el
son administrados por marcadores e índices lógicos
documento o que es identificado por alguien como
utilizados por el software de operación (ver fragmento
tal efectivamente, o de conformidad con la conclusión
de archivo).
de los árbitros, es el autor/creador «real»; (ii) que este
Archivo, accesible: No es un término técnico. Se autor/creador en efecto produjo exactamente este
refiere a un archivo que es accesible a un custodio. A documento electrónico en el momento adscrito al
menos que existan impedimentos legales, los archivos mismo por dicho autor/creador o por un tercero; y
activos son accesibles. Los archivos suprimidos
 Gestión de la producción de documentos electrónicos
23

(iii) que el documento electrónico no haya sido que se almacenan en distintos lugares. Por lo tanto,
alterado subsecuentemente por persona alguna. a diferencia de una hoja de papel con texto y firmas,
pudiera ser inútil tratar de distinguir el documento
Borrado de datos: Se refiere a más que una supresión
electrónico original de la copia. La pregunta que
de datos, toda vez que los datos borrados están
entonces surge es si la copia es auténtica (ver
sobrescritos y, por lo tanto, íntegramente destruidos en
autenticidad). En nuestro ejemplo, es posible comparar
el medio de almacenamiento en el cual el borrado se
la copia de la bandeja de salida con la copia de la
lleva a cabo.
bandeja de entrada.
Cliente: Significa software especializado instalado de
Copia de seguridad: Significa una copia de datos
manera local en una computadora conectada a una
electrónicos con fines de conservación. Ver también
red dentro de la cual un cliente accede a un servidor
fuentes electrónicas archivadas.
que le brinda un servicio. Por ejemplo, un cliente de
correo electrónico interactúa con un servidor de correo Correo electrónico: Es un medio de comunicación
electrónico, tal como MS Outlook con MS Exchange o que utiliza redes informáticas, incluyendo la World
un servidor de Lotus Domino con un cliente de Notas Wide Web mediante el uso de protocolos POP o
Lotus. Por lo tanto, la arquitectura de un sistema de SMTP. El correo electrónico representa la principal
redes que utiliza servidores y clientes se denomina fuente de material para la producción de documentos
como arquitectura servidor-cliente. electrónicos toda vez que es utilizada intensamente
en las comunicaciones internas de las compañías. Los
Para efectos de producción de documentos
mensajes de correo electrónico pueden ser enviados
electrónicos es conveniente saber que un cliente
y recibidos por cualquier persona o ente lógico que
puede, pero no debe necesariamente siempre,
tenga una cuenta de correo electrónico, esto es una
almacenar copias de documentos electrónicos local
dirección de correo electrónico y un sistema con el
y permanentemente, y que ciertos sistemas servidor-
software necesario para enviar y recibir mensajes en
cliente pueden almacenar documentos electrónicos
relación con dicha dirección. Para efecto de acceder
de manera permanente únicamente en un directorio
a o enviar mensajes de correo electrónico, los usuarios
del sistema de archivos vinculado a un servidor (esto
utilizan un programa específico instalado localmente,
puede ser cada vez más el caso cuando los servicios
llamado cliente de correo electrónico, o acceden a
basados en Internet son empleados en la esfera de
un servidor con el software necesario a través de un
control correspondiente, específicamente si se utiliza
navegador web sobre una red.
la nube informática). Esto puede ser de utilidad para
identificar a los custodios. El correo electrónico principalmente se refiere a
comunicaciones escritas. Sin embargo, se pueden
Computadora central: Tradicionalmente se refiere a
adjuntar archivos a mensajes de correo electrónico y
computadoras centrales de alto rendimiento operadas
ello se hace con frecuencia.
por grandes organizaciones a las cuales se accedió vía
terminales. Al día de hoy, las computadoras centrales Un mensaje de correo electrónico enviado
operan en redes utilizando protocolos de Internet y normalmente es archivado localmente por el cliente o
pueden alojar servidores de redes. por el servidor detrás del interfaz web, tras lo cual los
sistemas del servidor de correo electrónico lo trasmiten
Computadora personal (PC): Se refiere a
en bloques (segmentos de información) vía red(es)
computadoras independientes, tales como
al servidor de correo electrónico del dominio al que
computadoras de escritorio, laptops, etcétera. Estas
la dirección de correo electrónico del destinatario
computadoras se caracterizan por consistir de
pertenece. Este servidor almacena el mensaje de
hardware y software que les permite ser utilizadas sin
correo electrónico y lo reenvía al cliente de correo
conexión a una red. Antes de la llegada de las PCs,
electrónico que está configurado para recibir mensajes
se utilizaban computadoras centrales, a las cuales los
de correo electrónico dirigidos a la cuenta de correo
usuarios se conectaban vía terminales sin capacidad
electrónico a la cual pertenece la dirección de correo
de almacenamiento local. El día de hoy, casi todas las
electrónico del destinatario, si este cliente (de manera
PCs están permanente o temporalmente conectadas
automática) envía una señal al servidor indicando que
a redes, y el software que utilizan no está siempre o
«desea» o puede recibir mensajes.
enteramente instalado localmente. Más importante
aún, los datos procesados en una PC pueden no estar Cada copia de un mensaje de correo electrónico que
almacenados, o permanentemente almacenados, en un fue creada durante el proceso puede ser suprimida
portador de datos local, sino también estar guardados por personas que gocen de los derechos de acceso
en dispositivos de almacenamiento de la red. necesarios, o automáticamente (normalmente después
de un determinado periodo de tiempo) cuando el
Copia: Se refiere a la reproducción de datos originales.
sistema está configurado para permitir la supresión
En relación con datos registrados por medios
automática. Sin embargo, la existencia de un gran
electrónicos, el problema es distinguir las copias
número de copias, como sucede cuando hay un gran
del original. Por ejemplo, si envía un mensaje de
número de destinatarios, incrementa la probabilidad
correo electrónico, del cual se almacena una copia
de que una o más copias permanezcan accesibles en
en la bandeja de salida (virtual) del cliente de correo
algún lado.
electrónico emisor, pudiera surgir la pregunta de si la
copia del mensaje en la bandeja de entrada (virtual)
del cliente de correo electrónico destinatario o la copia
de la bandeja de salida del cliente de correo electrónico
emisor es el original. Al procesar la información, los
programas de computadora pueden crear, en procesos
de fondo, varios archivos prácticamente idénticos
24
Probar la recepción real de un mensaje de correo
electrónico a un destinatario, en caso de que el
destinatario niegue la recepción, puede ser difícil por
motivos técnicos. Sin embargo, el contenido de otra
información disponible (documentos) pudiera probar
indirectamente la recepción. La informática forense
también puede ser utilizada para aclarar esta cuestión.
Cuestiones sobre la autenticidad o alteraciones
subsecuentes de mensajes (técnicamente fáciles)
se pueden resolver mediante la comparación de las
copias de los mensajes de correo electrónico. De otra
manera, la informática forense también puede ser
utilizada para aclarar dichas cuestiones.
Custodio, de datos electrónicos: Se refiere a la
persona física o moral que ha tenido o tiene control
de información electrónica, tal como un archivo de
procesador de palabras específico. Dicho control
comprende tanto el acceso físico a un medio en el
que la información electrónica se almacena como
los derechos de acceso a la información electrónica.
El acceso físico significa acceso a una computadora
o terminal que está técnicamente capacitada para
acceder al medio de almacenamiento en el que los
datos se encuentran almacenados. Este acceso se
puede llevar a cabo mediante una red. Técnicamente,
los derechos de acceso están controlados por
software de computadoras configurado por el
operador del sistema (SysOp) de conformidad con
las políticas aplicables. Los derechos de acceso
varían desde derechos de «lectura» hasta derechos
de «lectura/escritura», «supresión», «creación»
o «cambio de nombre». Los derechos de acceso
también están definidos por políticas de la compañía
o por disposiciones legales a las cuales las personas
físicas que tienen el carácter de custodios podrían
estar sujetas. Las personas morales y físicas que se
desempeñan como custodios podrían estar sujetas
a restricciones contractuales y/o disposiciones
legales que regulan sus derechos de acceso a, o
autoridad sobre, los datos electrónicos que hayan
sido producidos.
Directorio: Se refiere a un sistema jerárquico (el
sistema de archivos) para organizar y recuperar los
datos electrónicos utilizados por los programas de
computadora, incluyendo el sistema operativo, que
son o también pueden ser visibles como «carpetas»
o «gavetas» (íconos) vía la interface gráfica del
usuario, por ejemplo la pantalla. Con la excepción
del así llamado «escritorio», los directorios siempre
se encuentran ubicados y visualizados lógicamente
debajo de una o más portadores de información
físicos o lógicos. Un directorio puede incluir archivos
o sub-directorios. Los sub-directorios son directorios
ubicados en otro directorio, por ejemplo en un punto
inferior de la jerarquía lógica. Cada directorio tiene
un identificador, esto es nombre. Los directorios
del mismo nivel en la jerarquía pudieran no tener
nombres idénticos.
Dispositivos portátiles (Blackberry): Se refiere a
pequeñas unidades procesadoras de datos que son
lo suficientemente pequeñas como para caber en
la mano de una persona y se encuentran, de vez
en cuando, o durante la mayor parte del tiempo,
conectadas a una red (redes de teléfonos móviles,
WLAN, Bluetooth, USB, etcétera) para propósitos de
comunicación. Los dispositivos portátiles son usados
Informe
principalmente para mensajes de texto, mensajes de
correo electrónico o mensajería instantánea (SMS).
Los mensajes de entrada y de salida son almacenados
en el dispositivo móvil durante una duración variable,
dependiendo del portador de datos integrado en el
dispositivo, o pueden ser intercambiables (ver fuentes
electrónicas archivadas, custodio).
Documento electrónico: Puede ser, pero no
necesariamente es, una copia «fotográfica» de un
documento físico que fue digitalizado (escaneado).
Aquí, se entiende que un documento electrónico cae
dentro de la definición de «Documento» de las Reglas
de la IBA (International Bar Association) sobre práctica
de prueba en el arbitraje internacional [2010]. El
término documento electrónico es una sub categoría
de información electrónica, un término más amplio.
El diccionario jurídico «Black’s Law Dictionary» define
el término «documento» como algo tangible en el
cual palabras, símbolos o marcas están registrados.
En resumen, un documento es algo tangible en
donde información inteligible para los humanos
ha sido registrada. Un documento electrónico es
un documento que no es tangible pero que puede
ser desplegado o impreso con la ayuda de una
computadora y aparatos periféricos.
En la mayoría de los casos, los documentos
electrónicos se registran como archivos. Sin embargo,
también es posible que un documento se ensamble
automáticamente a partir de diversos archivos o de
alguna información incluida en un archivo mediante un
programa de computadora para efectos de desplegar
o imprimir el documento electrónico.
El documento electrónico también puede incluir, o
estar compuesto por, grabaciones de video o de audio.
Documento electrónico suprimido: Se refiere a la
copia de un documento electrónico respecto del cual
alguien ha ejecutado el comando de suprimir. La
supresión logrará que el programa de computadora
relevante, normalmente el sistema operativo, trate
al documento electrónico como no-existente, por
ejemplo la copia del documento electrónico ya no
estará desplegada. Sin embargo, esto no significa que
los datos en cuestión hayan desaparecido del portador
de datos en el cual fueron archivados, a menos que las
secciones que contienen los bites y bytes de los cuales
los datos están compuestos estén sobrescritos (ver
supresión de datos, informática forense).
Extracción de datos: Originalmente se relaciona con
la extracción de conocimientos (información) de
bases de datos en un formato significativo (inteligible)
para su análisis con un fin específico. También resulta
útil el contexto de la producción de los documentos
electrónicos relevantes toda vez que se requiere que
las partes produzcan no únicamente los documentos
electrónicos que conocen de su existencia sino
también los que puedan encontrar por casualidad. De
hecho, deben extraer y proporcionar los documentos
electrónicos existentes que correspondan a una
definición acordada u ordenada. La dispersión de los
documentos electrónicos en los portadores de datos,
la variedad de los posibles formatos de los archivos
y la gran cantidad de documentos electrónicos que
deben ser buscados durante el proceso, previenen
que este proceso se lleve a cabo de manera manual.
Por lo tanto, el uso de herramientas de búsqueda es
 Gestión de la producción de documentos electrónicos
necesario para extraer los documentos electrónicos
que puedan potencialmente ser producidos en
primera etapa, a lo que le sigue un análisis realizado
por alguien en una segunda etapa. Posteriormente se
extraen y organizan los documentos electrónicos que
se ajusten a la(s) definición(es). Dichos documentos
electrónicos se organizan principalmente mediante el
uso de software que utiliza bases de datos relacionales.
Finalmente, los documentos electrónicos «extraídos»
que se ajusten a la definición se producen en formatos
específicos, a menos que los documentos electrónicos
sean privilegiados.
Extranet: Ver Internet.
Formato de archivo: Se refiere al tipo de archivo
representado por el sufijo. El sufijo indica a los usuarios
los programas y qué tipo de programas deberían
ser habilitados para extraer, utilizar/manipular,
visualizar o hacer audible la información incluida en
un archivo de manera apropiada, toda vez que la
estructura y arreglo de los bytes del archivo han sido
definidos por el programador a efecto de que sean
utilizados por este programa o tipo de programas en
particular. Ciertos tipos de archivos han sido sujetos
a considerables esfuerzos de estandarización pero
otros están patentados. Si un usuario conoce la
extensión del archivo podrá buscar el (los) programa(s)
correspondientes en el Internet (ver por ejemplo
<http://www.file-extension.com>, <http://www.filext.
com/>, <http://www.file-extensions.org>).
Formato de presentación de documentos
electrónicos: Se refiere al formato de archivo en el que
los documentos electrónicos son presentados ante
el tribunal arbitral. Los documentos electrónicos se
suelen presentar ante el tribunal arbitral impresos o,
en caso de proporcionarse en formato digital, como
una copia en PDF, puesto que es razonable presentar
documentos electrónicos en un formato que le permita
a cualquier destinatario (otras partes, árbitros) abrir
y leer sin necesidad de suscribirse a un software
especial que pudiera no ser fácilmente accesibles de
otra manera en condiciones aceptables. Sin embargo,
este enfoque en algunas ocasiones pudiera no ser
útil debido a la naturaleza particular del documento
electrónico o porque la versión original del documento
electrónico incluye metadatos relevantes que no se
preservarían si el documento electrónico se produce en
un formato diferente de fácil acceso.
Formato de producción de documentos electrónicos:
Se refiere al formato de archivo en que el documento
electrónico se comunica a la otra parte. El formato
de archivo para su comunicación entre las partes
puede, pero no necesariamente debe, ser el mismo
formato que es utilizado para su presentación ante
el tribunal arbitral. En algunas ocasiones, se sugiere
que los documentos electrónicos se comunican en
su formato original, para que todos los metadatos
incluidos en el documento electrónico «original» se
preserven. Sin embargo, a menos que los destinatarios
de los documentos electrónicos producidos ya tengan
licencia para el software al que pertenece el formato
original, dicha parte podría tener dificultades para
acceder a la información contenida en el archivo con
esfuerzos razonables.
Fragmento de archivo: Se refiere a un bloque de datos
perteneciente a un archivo. Cuando la recuperación
de datos se lleva a cabo, fragmentos de archivos son
25
recuperados identificados y vueltos a ensamblar
en la medida en que sea técnicamente posible (ver
informática forense).
Fuentes electrónicas: Significa información de
cualquier tipo almacenada en un formato electrónico
legible en una máquina que pudiera ser relevante
para el resultado de la controversia en relación a la
producción de documentos electrónicos.
Fuentes electrónicas archivadas: Significa fuentes
electrónicas que son almacenadas para efectos de
preservación por un periodo más corto o largo. El
almacenamiento para efectos de archivar (preservar)
significa que se ha hecho una copia de la fuente
electrónica y se ha almacenado en un portador de
datos a efecto de preservarla en su estado actual
sin alteraciones subsecuentes a su substancia.
Normalmente, las fuentes electrónicas son archivadas
en portadores de datos específicos que se guardan,
lógica y/o físicamente, separados de la información
electrónica que está en uso. Las fuentes electrónicas
archivadas representan una «foto instantánea» de la
información archivada existente al momento en que
se creó el archivo. Las fuentes electrónicas archivadas
pueden ser una «foto instantánea» completa de esta
información o incremental. Incremental significa que,
en comparación de la última copia de seguridad, se
archivan únicamente datos nuevos o modificados.
Hardware: Se refiere a dispositivos que existen
físicamente y que generan, procesan, almacenan y
despliegan cualquier tipo de datos, tales como, entre
otras cosas, computadoras, pantallas, impresoras,
dispositivos de redes, unidades de disco y unidades
de cinta.
Hardware y software heredados: Se refiere a hardware
y software más antiguo que se ha vuelto obsoleto
debido a progresos técnicos y que no es enteramente
compatible con el sistema ahora utilizado por la
organización en cuestión. Dicho hardware y software
obsoleto puede permanecer disponible dentro de
organizaciones para efectos de acceder a copias de
seguridad o a otra información electrónica.
Herramienta de búsqueda: Se refiere al software
de extracción de datos. La sofisticación técnica de
dichas herramientas para resultados predeciblemente
confiables es crucial, toda vez que la herramienta
debe permitir operaciones de búsqueda complejas
(basadas en criterios múltiples) y ser capaz de
utilizarlas en un máximo de formatos de archivos
o al menos en aquellos formatos en los que los
documentos electrónicos que se buscan existirán con
toda probabilidad. Es importante saber que si bien
varios formatos de archivos incluyen información
que es directamente legible por computadoras (esto
es, utilizando palabras de búsqueda), no se pueden
realizar búsquedas en formatos de archivos de mapas
de bits (fotocopias digitales) a menos de que sean
transformados utilizando el conocimiento óptico de
caracteres (OCR).
Sin embargo, la mejor herramienta de búsqueda solo
proporcionará resultados de una calidad que estará
determinada por la cualidad de las instrucciones
de la búsqueda. Por lo tanto, la metodología de la
búsqueda es crucial y la transparencia en este aspecto
es recomendable.
26
Historia de la versión: Se refiere a las diferentes
etapas de «existencia» de los datos, especialmente
de los archivos, tales como fechas de creación o
modificación. Cierta información histórica básica casi
siempre se guarda como metadatos. Dependiendo
del formato o del software utilizado, la información
histórica puede ser más completa. Los repositorios de
archivos y otros sistemas de software especializado
(por ejemplo, sistemas de gestión de casos) pueden
guardar información, incluyendo la historia de la
versión completa de un archivo y, posiblemente,
cualesquiera versiones diferentes de dicho archivo.
Información electrónica: Significa información
almacenada electrónicamente o información
almacenada en formatos digitales (ver documento
electrónico, fuentes electrónicas, archivo).
Información electrónica activa: Se refiere a
información electrónica que es accesible a custodios
dentro de una computadora o red sin necesidad
alguna de acceder a copias de seguridad de
información electrónica.
Información electrónica inactiva: Se refiere a
información electrónica que no es accesible a
custodios dentro de una computadora o red y
que requiere acceso a una copia de seguridad de
información electrónica.
Informática forense: Se refiere a una rama de la
práctica forense relacionada con (i) amenazas a la
seguridad de sistemas de computación e intrusiones,
pero también a (ii) la recuperación de datos y
verificación de su integridad, que son relevantes para la
producción de documentos electrónicos. La informática
forense es un servicio proporcionado por expertos e
incluye, entre otras cosas:
• Extracción de datos relevantes de sistemas de
computadora y portadores de datos.
• Recuperación de datos suprimidos.
• Análisis de datos a efecto de establecer su «historia»
y su autenticidad.
Internet: Se refiere a la red global de computadores
formada por una estructura descentralizada de redes,
compuestas por hardware y software dentro del cual
computadoras conectadas pueden intercambiar datos,
utilizando conjuntos de protocolos estandarizados
de Internet (TCP/IP). El Internet comprende varios
tipos de servicios/aplicaciones, tales como la World
Wide Web, los mensajes de correo electrónico, la
transferencia de archivos (por ejemplo mediante FTP).
Intranet: Se refiere a una red que es utilizada para
comunicar y compartir información en un formato
electrónico entre un grupo definido de usuarios,
relacionados con una organización, normalmente
una compañía o grupo de compañías. Sin embargo,
personas o entidades que no pertenezcan a la
organización pero que tengan interacción con la
misma, tales como proveedores y consumidores,
pueden tener ciertos derechos de acceso a
información dentro de la intranet. La intranet
normalmente hace interface con el Internet. A veces se
distingue entre una intranet en la que los usuarios son
parte de una organización y un extranet que incluye a
los usuarios externos antes mencionados.
Informe
En cualquier caso, la virtualización remueve la
necesidad de distinguir entre inter-, intra- y extranets,
toda vez que lo que importa es el acceso a la red,
definido por la identificación y contraseña de un
usuario y sus derechos de acceso a un ambiente
seguro (encriptación de datos) que ha sido definida
como una red.
Laptop: Se refiere a un tipo de computadora
personal portátil.
Medios electrónicos de almacenamiento o registro
de información: Se refiere a un hardware dedicado
al almacenamiento de información, tal como discos
duros, tarjetas de memoria, disquetes, máquinas de
cinta de copias de seguridad, barras de USB, unidades
de CD/DVD/Blu-ray y los discos que utilizan, así como
el software para llevar a cabo operaciones de lectura/
escritura. El almacenamiento supone cierta duración;
la memoria de acceso aleatoria (RAM) utilizada por
computadoras para almacenar bits y bytes transitorios
durante el proceso no está incluida.
Medios locales de almacenamiento: «Local» se refiere
a dispositivos o computadoras del sistema que están
ubicadas en el lugar de trabajo de un custodio, por
ejemplo una laptop o computadora personal. «Medios
de almacenamiento» se refiere a medios electrónicos
de almacenamiento o registro de información.
Metadatos: Se refiere a datos que están relacionados
con otros datos, tales como archivos, y describen
atributos de éstos. Ciertos metadatos proporcionan
información de contabilidad/histórica dentro de los
sistemas de archivos, tales como fechas de creación,
modificación y almacenamiento de archivos, formato
de archivo, configuraciones de permisos de acceso,
y a menudo se pueden visualizar fácilmente. Otros
metadatos dependen del formato del archivo y/o del
entorno del software de aplicación. Los repositorios
de archivos, software de gestión de casos y otras
aplicaciones utilizan software de bases de datos
para crear, administrar y almacenar categorías de
metadatos definidas arbitrariamente.
Nombre de archivo: Se refiere a un identificador único
y arbitrario para un archivo dentro del directorio de
un sistema de archivos. Dependiendo del sistema
operativo, el nombre de archivo debe cumplir con
ciertos requisitos. Ciertas aplicaciones, tales como los
procesadores de palabras, permiten que los usuarios
determinen el prefijo del nombre de archivo. Es buena
práctica utilizar un enfoque significativo y sistemático
al momento de nombrar los archivos. A los archivos
creados automáticamente se asignen prefijos que
consisten en secuencias de conformidad con sistemas
de nombramiento programados. Al día de hoy, los
prefijos están seguidos de un punto y de un sufijo
(tipo/extensión de archivo) que normalmente se asigna
de manera automática. Este sufijo indica el formato
del archivo.
Los archivos activos pueden ser fácilmente localizados
en un sistema de archivos con base en su nombre
de archivo (truncado), utilizando herramientas de
búsqueda disponibles.
 Gestión de la producción de documentos electrónicos
Nube informática: Es un término que abarca todos los
conceptos que esencialmente se refieran a sistemas
de cómputo basados en redes dentro del cual
aplicaciones de software están siendo proporcionadas
a computadoras locales por servidores remotos
como servicios por encargo. Asimismo, la nube
informática generalmente está caracterizada por
almacenamiento permanente exclusivo de información
electrónica en directorios de los sistemas de archivos
vinculados a servidores en la llamada nube. Una
característica adicional típica de la nube informática
es la virtualización de los servidores. Virtualización
significa que el software del servidor está desasociado
del hardware de la computadora servidor (también
llamado simplemente servidor) y puede ser movido de
la ubicación de una computadora a otra.
Lo mismo aplica para los directorios del sistema de
archivos relacionados con el software del servidor.
El software de servicio de aplicaciones es a menudo
proporcionado por terceros conforme a complejos
acuerdos de prestación de servicios de «outsourcing».
Esto puede ser relevante para los efectos de identificar
a los custodios y/o para identificar la ubicación física
de medios de hardware para el almacenamiento de
información electrónica.
Generalmente, el usuario puede acceder a los servicios
de la nube informática desde cualquier computadora
en la red utilizando una identificación de usuario y una
contraseña, si dicha computadora está equipada con
una interfaz web y el software correspondiente (por
ejemplo un navegador web tal como Mozilla Firefox,
Safari, MS Explorer, Java-Runtime). El software del
interfaz también puede ser llamado cliente, se trata de
software de propósito general y no especializado. Sin
embargo, la nube informática también puede requerir
software especializado para ciertos servicios.
Un ejemplo de nube informática que la mayoría de las
personas pueden conocer son los así llamados «web-
mailers» que sirven para administrar cuentas de correo
electrónico personales.
Original, de un documento electrónico: Ver
autenticidad, copia y archivo.
PDA: Es la abreviatura de un asistente personal digital
y significa un dispositivo portátil. Tecnológicamente,
los PDAs se fusionan con dispositivos de comunicación
móviles, por ejemplo teléfonos inteligentes como
Blackberrys, iPhones y otros similares.
Portador de datos: Significa cualquier objeto
tangible en el cual se guarden datos electrónicos (ver
medios electrónicos de almacenamiento o registro
de información).
Producción de documentos electrónicos: Es un
término no estandarizado utilizado en este glosario. Se
refiere al proceso mediante el cual una de las partes
en un arbitraje, o cualquier tercero, extrae datos en
formato electrónico de los portadores de datos en
su custodia y le proporciona a otra u otras partes en
el arbitraje dichos datos en un formato determinado
bajo la supervisión del tribunal arbitral y/o de
conformidad con los términos que han sido acordados
por dichas partes. La producción de documentos
electrónicos también incluye la producción de copias
de material que existe físicamente (por ejemplo
documentos, fotografías) y que ha sido reducido a un
formato digital.
27
Programas de computadora: Se refiere a un código
registrado legible por máquina y ejecutable que es
utilizado para operar dispositivos de procesamiento
de datos y/o procesar los datos. Los programas
de computadora normalmente están compuestos
por muchos archivos que también pueden tener
diferentes formatos. Los programas de computadora
normalmente están dedicados a un propósito
específico, tal como el procesamiento de textos,
cálculos de hojas de cálculo, presentaciones visuales,
conversión de datos, copias de seguridad de datos,
comunicación de audio o video.
Los programas de computadora deben ser compatibles
con su ambiente, es decir otros programas tales
como los sistemas operativos (por ejemplo Windows,
Linux, MacOs, Unix), y posiblemente otros programas
específicos, toda vez que utilizan funciones de dichos
programas durante su operación al intercambiar datos
mediante interfaces de software.
Los programas de computadora normalmente están
protegidos por derechos de propiedad intelectual, por
ejemplo normalmente derechos de autor y en algunas
ocasiones por patentes. Por lo tanto, únicamente
pueden ser utilizados de acuerdo con los términos y
condiciones de la licencia del titular de los derechos.
Recuperación de datos: Se refiere a la reconstrucción
completa o parcial de datos suprimidos o borrados
utilizando herramientas de recuperación, por ejemplo
programas que analizan y vuelven a ensamblar datos
residuales suprimidos o borrados en el portador de
datos (ver informática forense).
Red (también conocida como «red de
computadora»): Se puede referir a los cables y
dispositivos por medio de los cuales las computadoras
y equipos periféricos están conectados y pueden
intercambiar información. Las redes pueden ser
clasificadas como red de área local (LAN), red de
área extensa (WAN), red privada virtual (VPN),
etcétera. Sin embargo, el hardware y el software de
la red constituyen simplemente la infraestructura de
la red, ya que los dispositivos se relacionan con una
red específica únicamente porque arbitrariamente
están hechas para que lo hagan. A este efecto, cada
dispositivo tiene un identificador único y derechos de
acceso definidos dentro de la red que corresponde
a los derechos del usuario. Un dispositivo que no
está «marcado» como parte de la red no pertenece a
la misma.
Repositorio de archivos: Se refiere a una ubicación
lógica, normalmente accesible vía una red, en la cual
los archivos son almacenados para su recuperación. En
la mayoría de los casos, el usuario accede al repositorio
de archivos a través de la interfaz de software
dedicado a la administración de documentos que está
instalado ya sea localmente (en parte) o vía navegador
web y que permite cargar, descargar, visualizar y
procesar archivos dependiendo de los derechos que
el usuario tenga, los cuales a menudo pueden estar
definidos hasta el nivel de un archivo en particular.
El software de gestión documental normalmente
comprende software de datos relacionales que
permite que información adicional sea asociada con
cualquier archivo y que las versiones y los accesos de
los usuarios puedan ser rastreados. En la mayoría de
los casos, los archivos en el repositorio de archivos
se despliegan al usuario mediante una estructura
28 Informe

jerárquica de folders que se asemeja a la estructura Sistema de recuperación de desastres: Se refiere a

del sistema de archivos, aún si la representación visual un sistema compuesto de hardware y software con
real pueda ser más sofisticada. El software de gestión procedimientos que permiten que la infraestructura
documental normalmente permite operaciones de tecnológica, incluyendo los datos, a ser recuperada o
búsquedas complejas y puede incluir funciones tales reasumida en caso de que dicha infraestructura haya
como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). sido afectada por un desastre. Para estos propósitos,
dicho sistema realizará periódicamente copias de
El repositorio de archivos puede ser particularmente
seguridad de los documentos electrónicos críticos
útil para la producción y/o la presentación de
incluidos en el sistema primario.
documentos electrónicos.
Software: Ver programas de computadora.
Sala de datos: Este término se refiere a un repositorio
de archivos en un servidor que utiliza tecnología Supresión de datos: Se refiere a información,
web avanzada. normalmente un archivo o un directorio en relación con
el cual alguien ha ejecutado el comando de suprimir;
Servidor: Algunas veces se refiere a una computadora
la supresión causará que el programa de computadora
dedicada que está conectada a una red en el cual las
relevante, normalmente el sistema operativo, trate la
aplicaciones del servidor se ejecutan. Sin embargo,
información como no existente, esto es el archivo o
el término esencialmente se refiere a programas de
directorio ya no está desplegado (los punteros lógicos
computadora que proporcionan servicios a otros
a los datos en el sistema de archivos y los sectores
programas de computadora, normalmente dentro
de datos del disco han sido removidos). Sin embargo,
de una red mediante el uso de protocolos de redes.
esto no significa que los datos en cuestión hayan
Los programas del servidor pueden correr en las
desaparecido del portador de datos en el que han sido
computadoras centrales.
guardados, a menos que las secciones de los bits y
En el contexto de la producción de documentos bytes de los cuales está compuesta estén sobrescritos.
electrónicos es importante saber cuántos datos Normalmente, la totalidad o parte de la información
intercambiados dentro o fuera de una organización suprimida puede ser recuperada incluso después de
son administrados por un servidor. El medio de haber sido suprimida. Esto requiere un software de
almacenamiento en el que dicha información está recuperación específico y, posiblemente, experticia
contenida pudiera estar directamente conectada técnica especializada (ver informática forense).
con la computadora en la que el servidor corre. Sin
Usuario: Es una entidad lógica que posee derechos
embargo, la tendencia es que los servidores corran en
de acceso para utilizar una computadora o software
ambientes de sistemas operativos virtuales, esto es
o para acceder a una red. Un usuario puede tener
en un ambiente en el que los dispositivos sean lógicos
derechos de llevar a cabo toda operación (por
y, en cierta medida, desconectados del hardware
ejemplo administrador del sistema) o puede tener
real, lo que permite que los datos procesados y/o
derechos restringidos (por ejemplo usuario normal)
almacenados se muevan o se almacenen en varias
asignados en relación con operaciones y/o acceso a
ubicaciones físicas. La metáfora de esta existencia
información electrónica sujetas a restricciones de uso.
deslocalizada es la «nube».
Para la administración de los derechos de usuarios, los
Servidor compartido: Es un servidor, normalmente un sistemas utilizan nombres de usuario (identificación
servidor de red, que alberga información electrónica del usuario) y códigos de acceso (por ejemplo,
para grupos definidos de usuarios que tienen derechos contraseñas o datos biométricos). Una persona física
definidos en relación con los datos alojados. que posea dicha información de acceso será tratada
por el sistema como un usuario lógico con quien
Servidor de red: Se refiere a un servidor que está
este conjunto de datos está asociado y se denomina
vinculado a una determinada red.
también usuario. Dependiendo de los derechos
Sistema de archivos: Se refiere a un sistema definido asignados, una persona que sea un usuario podrá ser
en virtud del cual los datos electrónicos en formato de un custodio.
archivo se organizan para su acceso, procesamiento
WAN: Es un acrónimo que significa red de área extensa
y almacenamiento. En una PC, el sistema de archivos
(ver red, World Wide Web).
puede estar representado por íconos ordenados en
una estructura jerárquica compuesta por directorios, World Wide Web: Se refiere a la red global de páginas
sub-directorios y archivos, que residen en portadores de hipertexto desplegadas por servidores a través
de datos físicos. del Internet de conformidad con los estándares
convenidos e incluye pequeños programas de software
Sin embargo, también existen sistemas de archivos
y servicios que permiten una gran variedad de
virtuales que superponen sistemas de archivos más
operaciones a través del Internet.
específicos, cada uno de los cuales puede tener
diferentes especificaciones dependiendo de la
interfaz del sistema de archivos virtual. Los sistemas
de archivos globales son aglomerados de sistemas
de archivos que incluyen directorios y archivos en
una multitud de portadores de datos físicos dentro
de una red de zonas de almacenamiento de datos.
Los sistemas de archivos de una red soportan el uso
compartido de archivos sobre una red, principalmente
a través de un servidor.
COMISIÓN DE ARBITRAJE Y ADR DE LA CCI
La Comisión de Arbitraje y ADR de la CCI es el órgano
normativo y de investigación de la CCI en materia de
servicios de resolución de controversias y constituye un
órgano de estudios sobre la resolución de controversias
internacionales. La Comisión redacta y revisa los diferentes
reglamentos de la CCI relativos a la resolución de
controversias, incluyendo arbitraje, mediación, «dispute
boards» y la propuesta y el nombramiento de peritos y la
administración de procedimientos de peritaje. También
elabora informes y directrices sobre aspectos jurídicos,
procedimentales y prácticos de la resolución de
controversias. En su calidad de investigador, propone
nuevas políticas destinadas a asegurar una resolución de
controversias eficiente y eficaz en termino de costos y
brinda recursos útiles para llevar a cabo la resolución de
controversias. Los productos de la Comisión se publican
regularmente en versión impresa y en línea.
La Comisión reúne a expertos en el ámbito de la resolución
de controversias internacionales de todas partes del
mundo y de numerosas jurisdicciones. Actualmente cuenta
con más de 600 miembros procedentes de unos noventa
países. La Comisión celebra dos sesiones plenarias anuales
en las que se discuten, se debaten y se someten a votación
los reglamentos propuestos y otros productos. Entre estas
sesiones, el trabajo de la Comisión suele realizarse en
grupos de trabajo más pequeños.
Los objetivos de la Comisión son:
• Promover a escala mundial la resolución de controversias
internacionales mediante el arbitraje, la mediación, el
peritaje, los «dispute boards» y otras técnicas de
resolución de controversias.
• Proporcionar orientación sobre una variedad de temas de
actualidad en materia de resolución de controversias
internacionales con vistas a mejorar los servicios de
resolución de controversias.
• Crear una relación entre los árbitros, los abogados y los
usuarios para permitir que la resolución de controversias
de la CCI pueda responder eficazmente a las necesidades
de los usuarios.
Comisión de Arbitraje y ADR de la CCI
www.iccwbo.org/policy/arbitration
arbitration.commission@iccwbo.org
T +33 (0)149 53 30 43
F +33 (0)149 53 57 19
Presidente de la Comisión: Christopher Newmark
Secretaria de la Comisión: Hélène van Lith
Asistente del Secretario: Adriana Ruiz Esparza
Gestión de la Producción de Documentos
Electrónicos es un informe producido dentro del grupo
de trabajo de la Comisión respecto a la producción de
documentos electrónicos en el arbitraje internacional,
cuyos participantes se mencionan a continuación:
Loretta Malintoppi y Robert H. Smith, co-presidentes del
grupo de trabajo
Peter Wolrich, ex-presidente de la Comisión
Francesca Mazza, ex-secretaria de la Comisión
Los miembros del grupo de trabajo por país representado:
Alemania: Richard H. Kreindler, Paul Salazar, Erik Schäfer,
Rolf A. Trittmann, Fabian von Schlabrendorff
Australia: Jonathan Barnett, Stuart Dutson, Douglas Jones
Austria: Florian Haugeneder, Christian Konrad,
Barbara Helene Steindl, Maria Theresa Trofaier
Bélgica: Herman W. Verbist
Brasil: Paulo Cezar Aragão, Lauro Gama
Bulgaria: Assen Alexiev
Chile: Juan Eduardo Figueroa Valdés
Colombia: Eduardo Silva Romero
Estados Unidos de América: C. Mark Baker,
Stephen R. Bond, Jeffrey Dasteel, Donald G. Gavin,
David M. Greenwald, Hugh E. Hackney, Bryan E. Hopkins,
Philip Lacovara, Sarah Loscher, Thomas M. Mueller,
Eridania Perez, David W. Rivkin, Tyler Robinson,
John D. Roesser, John L. Sander, Victoria Shannon,
Josefa Sicard-Mirabal, Jonathan D. Siegfried,
Stephen E. Smith, Suzanne Ulicny, Sharon Zealey
Francia: Geneviève Augendre, Olivier Buisson, Emmanuelle
Cabrol, Benoît de Roquefeuil, Jalal El Ahdab,
Jean-Claude Goldsmith, Laurent Gouiffès, Benoît Le Bars,
Daniel Noel, Tim Portwood, Daniel Schimmel
Grecia: Antonias Dimolitsa
Hungría: Milàn Kohlrusz
Italia: Fabio Bortolotti, Andrew Colvin
Líbano: Roland Ziadé
Lituania: Renata Berzanskiene
Malasia: Vinayak P. Pradhan
México: Laura Altamirano López, Gabriela Alvarez Avila,
Cecilia Flores-Rueda, Carlos Jeffrey McCadden Martínez,
Claus von Wobeser, Rodrigo Zamora Etcharren
Nueva Zelanda: Stephen Jagusch
Países Bajos: Pieter Sanders
Reino Unido: Sanjay Bhandari, Peter Cresswell,
Michael Davison, Dorothee Heinze, Christopher Newmark,
Matthew Saunders
Suecia: Lars Perhard
Suiza: Jacques Beglinger, Roberto Dallafior, Felix Dasser,
Christopher P. Koch, Bernhard F. Meyer, Philippe Preti,
Michael E. Schneider, Marc Veit,
Túnez: Fathi Kemicha
Esta traducción al español se ha realizado con ayuda de:
Gabriela Álvarez Ávila
Cecilia Flores Rueda
Carlos J. McCadden Martínez
International Chamber of Commerce México (ICC México)
ICC Publication 860-0 SPA
ISBN 978-92-842-0418-2