Fecha: 01/04/2013

Compras y Contrataciones de Bienes y Doc: AR.AB.01

Servicios Rev.: 0
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Emitió Revisó Aprobó

Abastecimiento Gerente Operaciones/I&E Country Manager

Operaciones/I&E

1. OBJETO

Establecer la metodología para la ejecución de Procesos de Abastecimiento

en la Unidad Operativa Argentina, complementarios a los indicados en el
Procedimiento SK.AB.01

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a la Unidad Operativa Skanska Argentina.

Este procedimiento contempla:

a) Adquisición de bienes tangibles e intangibles;
b) Adquisición de servicios y locación de bienes muebles e inmuebles;
c) Adquisición de seguros y fletes,
d) Compras y contrataciones que se realizan “por cuenta y orden del Cliente”
e) Compras y contrataciones que se efectúen por una UTE o consorcio.

3. RESPONSABLES

Gerente de Abastecimentos de E&C

Gerente de Abastecimentos de O&G
Gerente de Proyectos/Servicio
Compradores
Los demás indicados en el presente Procedimiento

4. PROCEDIMIENTO

4.1. PRINCÍPIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Las acciones de Abastecimiento de la Unidad Operativa Argentina están

regidas por el Código de Conducta de Skanska y su Guía de Aplicación, y en
particular, se orientan por los siguientes principios:

Legalidad: Skanska cumple con la legislación aplicable, reconociendo

derechos y obligaciones acordados con Proveedores y Subcontratistas
Moralidad: La conducta de los empleados y proveedores es, además de
lícita, compatible con la moral, la ética, la buena fe, y las mejores prácticas del
mercado;
Impersonalidad: La visión corporativa y no la mera visión personal orienta las
acciones de los empleados involucrados en los procesos de suministro de

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bienes y servicios, alejando condiciones o discriminaciones que afecten la

competitividad;
Igualdad: Los invitados a participar de proceso de suministro tienen igual
tratamiento;
Transparencia: Todos los participantes tienen acceso a las informaciones
relevantes y necesarias del proceso de suministro, respetada la política de
seguridad de la información de Skanska;
Economía: Se buscan los mejores resultados económicos en los suministros ,
a través de procesos competitivos;
Vinculación a la solicitud de pedido: En la elección de la propuesta
vencedora, se respetan las condiciones establecidas en la solicitud de pedido
y en las modificaciones en ella realizadas por sus emisores;
Juzgamiento objetivo: La selección de las propuestas es realizada según
criterios objetivos y adecuados al tipo de suministro.

4.2. CONSIDERACIONES GENERALES ACERCA DEL PROCESO DE

SUMINISTRO

La resolución de dudas o conflictos interpretativos de este Procedimiento

corresponde a las Gerencias de Abastecimientos de la Unidad Operativa de
Argentina.

Las Gerencias de Abastecimiento de la Unidad Operativa de Argentina

buscan la integración de la gestión de bienes y servicios de las Áreas de
Negocios con el objetivo de: Proporcionar una imagen única de Skanska ante
el mercado proveedor.

La Unidad Operativa de Argentina establece mecanismos para la segregación

de funciones en los procesos de suministro, de forma tal que se evite la
asignación de funciones incompatibles, evitando poner en riesgo la integridad
del proceso. Donde eso no sea posible, se adoptan mecanismos de control
que aseguren esa integridad.

Consideraciones Generales de Planificación

Se impulsa la planificación del suministro de categorías de bienes o servicios

cuando la Unidad Operativa de Argentina requiere volúmenes y diversidad.

La Organización de Compra establece mecanismos de comunicación acerca

de la posición actual de las solicitudes de pedido con sus clientes internos de
modo que se pueda asegurar un flujo de información adecuado.

La Organización de Compra mantiene recursos adecuados, así como

información histórica de suministros y estudios de Abastecimiento Estratégico
realizados, que le permitan estimar los precios de bienes y servicios
solicitados, evaluar propuestas recibidas y sostener eventuales
negociaciones.

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Plan de Contratación

Cuando corresponde, la Unidad Operativa de Argentina elabora planes de

abastecimiento, con participación de todas las Unidades Organizacionales
(Proyectos/Servicios) involucradas, manteniéndolos actualizados.

Estrategia de Contratación

a) Para cada categoría de bienes o servicios, la Organización de Compra

define una estrategia de contratación.

b) Para la definición de la estrategia de contratación de una categoría de

bienes o servicios que haya sido seleccionada para estudio de
Abastecimiento Estratégico, aún no realizado, se consideran las variables
propias de un estudio de Abastecimiento Estratégico.

c) El modelo de contratación de una categoría de bienes o servicios

contempla, entre otros aspectos:

i. Logística (plazo y condiciones de entrega y modalidad de transporte,);

ii. Planificación de la demanda de forma cooperativa con el proveedor,
siempre que sea aplicable;
iii. Gestión de stocks;
iv. Cooperación tecnológica;
v. Carga tributaria incidente;
vi. Identificación de bienes o servicios similares disponibles en la Unidad
Operativa de Argentina o en el mercado;
vii. Identificación de proveedores potenciales;
viii. Post-venta, incluyendo, donde sea aplicable, asistencia técnica, repuestos
y servicios asociados;
ix. Costo total de Propiedad

d) Para la obtención de informaciones para estudio de Abastecimiento

Estratégico, la Organización de Compra puede enviar solicitudes de
información a potenciales proveedores.

e) En la elaboración de las estrategias de contratación, donde sea necesario,

se forman equipos multifuncionales, con participación de representantes de
Centros Requirentes, de la Organización de Compra y de las áreas
tributaria y legal.

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4.3. EJECUCIÓN DE LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Solicitud de Pedido

a) Aplican las condiciones establecidas en el punto 4.2.1. del Procedimiento

SK.AB.01. Adicionalmente:

b) No deben ser incluidas en la especificación técnica condiciones que

comprometan su carácter competitivo o establezcan preferencias o
distinciones, sin una sólida justificativa técnica.

c) Los requisitos de CSMA adoptados en la contratación deben seguir las

exigencias del área CSMA de la Unidad Operativa Argentina.

Preparación del Proceso de Contratación

El contenido de la solicitud de pedido debe ser verificado, debiendo, en el

caso que sea incompleta, reclamar al Centro Requirente la información
pertinente para llevar a cabo la gestión de compra/contratación.

Selección de Proveedores

No deben ser seleccionados proveedores que estén en las siguientes

condiciones:

i. En recuperación judicial o extrajudicial, en proceso de liquidación

societaria, o figuras similares, con excepción de casos extraordinarios, con
la aprobación del Gerente de Abastecimiento;
ii. En que participe, como dirigente o administrador, cónyuge, compañero,
ascendente, descendente o pariente hasta segundo grado, incluso, de
empleado de la Unidad Operativa de Argentina involucrada en el proceso
de contratación;
iii. Con histórico de prácticas comerciales impropias con la Unidad Operativa
de Argentina, resguardándose situaciones en que la no-contratación de tal
proveedor resulte más gravosa, con la aprobación del Gerente de
Abastecimiento;
iv. Que tengan recibido en los últimos 12 (doce) meses evaluaciones de
desempeño insatisfactorias en el sistema de evaluación de proveedores, no
resueltas, con excepción de casos extraordinarios, con aprobación del
Gerente de Abastecimiento.

La selección para pedido de cotización de un proveedor no registrado no

garantiza su inclusión en el Maestro de Proveedores.

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Definición del Criterio de Selección de Propuestas

a) Para todo proceso de suministro se define y registra en la documentación

del proceso, un criterio objetivo de selección de propuestas, estableciendo
las variables aplicables, tales como precio, plazo, capacidad técnica,
infraestructura, logística, eficiencia del equipamiento, menor costo total, y
otras que correspondan de acuerdo con la naturaleza del suministro.

b) En la medida de lo posible, los criterios de selección de propuestas deben

estar definidos antes del recibimiento de las mismas pudiendo o no ser
informado a los licitantes, conforme la estrategia de contratación.

Encuadramiento del Proceso de Contratación Directa

Prioritariamente, los suministros debe obtenerse a través de la realización de

procesos licitatorios. De existir algún impedimento para hacerlo,

el suministro directo es admisible en las siguientes situaciones:

i. Cuando no acudan más de un interesado a la licitación anterior, y ésta no

pueda ser repetida sin perjuicio para la Unidad Operativa de Argentina,
mantenidas las condiciones de la licitación. El perjuicio debe ser
determinado por al menos el Gerente Operativo correspondiente y el
Gerente de Abastecimiento, en forma conjunta y por escrito, o niveles
superiores. El eventual perjuicio debe ser determinado por el Gerente de
Abastecimiento y el correspondiente Gerente de Proyecto/Servicio.
ii. Contrato con otro ente jurídico del grupo Skanska ara adquisición de bienes
o servicios;
iii. Cuando el desarrollo de los servicios de la Unidad Operativa de Argentina
involucre la contratación de servicios concesionados o servicios públicos y
no existen alternativas;
iv. Adquisición de repuestos de provisión exclusiva del fabricante y/o
representante del equipamiento al cual se destinan, siempre que este sea
único;
v. Por ampliación del suministro cuando los bienes adicionales puedan ser
adquiridos al oferente que resultó adjudicatario de la licitación, y se
mantengan las mismas condiciones de contratación incluyendo el precio.
La ampliación se materializa a través de la ampliación del mismo Aviso de
Compra.
vi. Contratación de bienes (tangibles o intangibles), servicios o géneros de
proveedor o representante comercial exclusivo;
vii. Licencia de uso de software, con el titular de la misma, con distribuidores o
representantes comerciales, o con uno sólo de estos cuando sea proveedor
único, comprobada por documento hábil;
viii. Transferencia de tecnología, siempre que su especificidad lo exija o cuando
exista un único proveedor;

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ix. Contratación que deba ser inminente, por motivo de planificación, siempre
que se compruebe que no haya tiempo hábil para la realización de la
licitación. La contratación debe ser aprobada por al menos el Gerente
Operativo correspondiente y el Gerente de Abastecimiento, en forma
conjunta y por escrito explicando los fundamentos de la decisión, o niveles
superiores.
x. Contratación de bienes o servicios en situaciones atípicas de mercado. La
contratación debe ser aprobada por al menos el Gerente Operativo
correspondiente y el Gerente de Abastecimiento, en forma conjunta y por
escrito explicando los fundamentos de la decisión, o niveles superiores;
xi. Contratación de servicios técnicos de naturaleza singular, con
profesionales o empresas de notoria especialización, en razón de su
desempeño anterior, estudios, experiencias, publicaciones, organización,
aparatos, patentes, equipo técnico u otros requisitos relacionados con sus
actividades, que permitan inferir que su trabajo es el más adecuado para la
plena satisfacción del objeto del suministro, y que, a modo de ejemplo, son
enumerados a continuación:
1. Pareceres, pericias y evaluaciones en general;
2. Asesorías o consultorías técnicas y auditoras financieras;
3. Patrocínio o defensa de causas judiciales o administrativas;
4. Financiación o patrocinio de actividades culturales, deportivas o sociales;
5. Investigación y desarrollo tecnológico;
6. Entrenamiento y perfeccionamiento de personal; y
7. Proyectos de ingeniería, básicos o de detalle, de alto contenido
tecnológico.
xii. Contrataciones previamente acordadas con socios y/o clientes y volcadas
en los respectivos acuerdos de asociación y/o contratación, siempre que no
infrinjan las disposiciones del Código de Conducta de Skanska en materia
de ética de los negocios y que se cumpla con los Procedimientos del
Sistema de Gestión Integrado
xiii. Contratación por emergencia, caracterizada por guerra, grave perturbación
del orden, calamidad pública o urgencia de atención de situación que
pueda ocasionar perjuicio significativo o comprometer la seguridad de las
personas o el patrimonio de la Unidad Operativa de Argentina;
En todos los supuestos en los que la contratación directa requiera de
formalización distinta al aviso de compra, deberá darse intervención al área
de Legales de la Unidad Operativa de Argentina.

Siempre que existan divergencias en torno al límite de responsabilidad

máxima y/o inclusión de conceptos tales como daños indirectos, lucro
cesante o similares en los términos de la contratación, deberá darse
intervención al área de Legales de la Unidad Operativa de Argentina.

Todos los casos de contrataciones directas cuentan con la autorización

simultanea del Gerente de Abastecimiento y el Gerente de Operaciones (o
equivalente dependiendo del orígen de la necesidad de suministro), con
independencia del monto, y a través de un funcionario de mayor jerarquía
(según SK.FA.11) cuando se vea superado el límite de autorización de
movimientos económicos de los primeros o de alguno de ellos.

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Operación del Proceso de Contratación

a) Solicitud de Cotización

La solicitud de cotización debe ser compatible con el modelo de contratación

seleccionado para la categoría de bien o servicio. En el caso eso no sea
posible, la opción adoptada debe ser justificada en la documentación del
proceso de contratación.

El acto de apertura de ofertas recibidas ya sea por medios físicos (Sobres) o

electrónicos (mails Ofertas Comerciales / Ofertas Técnicas, tendrán idéntica
entidad

La solicitud de cotización debe ser enviada por un medio capaz de garantizar

su recepción y siempre que sea posible en forma electrónica;
El objeto debe ser especificado de forma clara, exigiendo de los proveedores
la misma claridad en la caracterización de sus productos y servicios;
La solicitud de cotización debe incluir toda la documentación necesaria y ser
idéntica para todos los participantes;
La solicitud de cotización debe ser enviada a una cantidad de oferentes
tendientes a recibir un mínimo, 3 (tres) proveedores, excepto donde se
identifique en el mercado menos proveedores aptos; registrándose la
justificación en la documentación del proceso de contratación;
El plazo para presentación de propuestas debe permitir que todos los
participantes elaboren propuestas adecuadas;
Eventuales modificaciones, respuestas a consultas o aclaraciones en las
condiciones de la solicitud de cotización deben ser divulgadas a todos los
participantes.

En la Contratación Directa, deben ser consideradas las siguientes

condiciones:

1. La solicitud de cotización debe ser, preferentemente, precedida de una

solicitud de precios;
2. La propuesta debe ser solicitada directamente al proveedor, por el medio
más adecuado a la situación;
3. La concentración de contrataciones directas en un solo proveedor debe ser
evitada, excepto en los casos en que las estrategias de contratación así lo
indiquen.

i. La solicitud de cotización debe establecer que la documentación enviada a

los proveedores es propiedad de la Unidad Operativa de Argentina o de
terceros, siendo prohibidas fotocopias o la divulgación, sin previa
autorización.

ii. Exigencia de garantías, cuando sean necesarias, debe constar de la

solicitud de cotización.

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iii. La Unidad Operativa de Argentina debe establecer requisitos mínimos

para sus solicitudes de cotizaciones.

iv. En la contratación internacional de bienes, deben ser previstas acciones

para:
1. Gestión del contrato;
2. Inspección de fabricación y recibimiento, si es necesaria;
3. Transporte;
4. Licenciamiento y liberación aduanera.

b) Recepción y Selección de las Propuestas

i. La recepción de las propuestas debe realizarse conforme establecido en la

solicitud de cotización.

ii. En las licitaciones, todas las propuestas deben ser abiertas

simultáneamente;

iii. En el caso de utilización de 2 (dos) sobres, el acceso a las propuestas

económicas queda condicionado a la validación previa de las propuestas
técnicas, excepto cuando el Gerente de Abastecimiento establezca lo
contrario

iv. El criterio de selección debe ser aplicado para identificación de la mejor

propuesta, siendo prhibida su alteración después del recibimiento de las
propuestas,

v. Eventuales solicitudes de aclaraciones o reclamos de los licitantes deben

ser analizadas y respondidas, en un plazo compatible con la naturaleza del
proceso.

vi. En la imposibilidad de obtenerse un mínimo de 3 (tres) propuestas validas,

se debe registrar la justificación en la documentación del proceso de
contratación, en el caso que se mantenga la licitación.

c) Negociación con Proveedores

i. En las licitaciones, debe ser realizada negociación con el oferente mejor

posicionado o, sucesivamente, con los demás oferentes, según el orden de
clasificación, siempre que las circunstancias indiquen que tal negociación
podrá mejorar las condiciones de contratación, excepto donde contraríe
prácticas del mercado proveedor, registrando los resultados en la
documentación del proceso.

ii. La negociación con los Oferentes obedece a las siguientes condiciones:

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1. Respetar las condiciones de la solicitud de cotización;

2. Definir un objetivo factible a ser alcanzado en la negociación;
3. Finalizar la negociación y cerrar acuerdo con el licitante que haya
alcanzado el objetivo;
4. Si durante la ronda de la negociación los licitantes no alcanzan el objetivo,
finalizar la negociación y cerrar acuerdo con aquél que ofertó la mejor
propuesta en la negociación, según los criterios de selección establecidos.

iii. La propuesta seleccionada debe ser suscripta por el oferente o confirmado

por e-mail.

iv. En el Caso que haya posibilidad de obtener mejores resultados, el

Comprador, después de recibir las propuestas, puede proponer al Gerente
de Abastecimiento la negociación de nuevas condiciones con los oferentes
aptos para satisfacerlas, definiendo la estrategia de negociación. Una vez
autorizada la negociación, pueden alterarse las condiciones de la solicitud
de cotización y los criterios de selección de propuestas anteriormente
establecidos, por otros que atiendan mejor las necesidades del suministro,
asegurándose los principios de contratación establecidos en este
Procedimiento.

v. La cancelación de la licitación, en el caso que sea necesario, debe ser

autorizada por el Gerente de Abastecimiento,.

vi. El cierre o cancelación de la licitación debe comunicarse a todos los

participantes.

vii. En la contratación directa, el Comprador debe negociar las condiciones

contractuales con el proveedor, buscando aquellas más ventajosas para la
Unidad Operativa de Argentina, registrando en la documentación del
proceso las justificaciones del encuadramiento, elección del proveedor y
precio.

4.4. GESTIÓN DE AC DE SUBCONTRATACIONES Y SERVICIOS

Administrador de SUBCONTRATOS

a) Para todos los Subcontratos y Servicios, debe designarse un

Administrador.

b) Corresponde al Administrador del Subcontrato:

i. Controlar el cumplimiento del Subcontrato y de los Procedimientos de

CSMA de la Unidad Operativa de Argentina a los que el Subcontratista esté
obligado
ii. Realizar reunión inicial con el Subcontratista, cuando sea necesario;
iii. Monitorear la ejecución de los servicios y su recepción

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iv. Liberar la certificación a los efectos de pago al Subcontratista;

v. Solicitar al Gerente de Abastecimiento la gestión de aplicación de las
penalidades contractuales, cuando corresponda
vi. Evaluar el desempeño del proveedor, registrándolo de acuerdo con el
Procedimiento SK.AB.02
vii. Cerrar el contrato.

c) Para los Subcontratos ejecutados en diferentes sitios/proyectos, pueden

ser designados Administradores de Contrato locales.

d) Corresponde al Administrador de Subcontrato supervisar las mediciones de

la ejecución física del Subcontrato.

4.4.2. Penalidades y Situaciones Especiales

a) En el caso que durante la ejecución de un Subcontrato el Subcontratista

ingrese en condición de recuperación judicial o extrajudicial, o figuras
similares, la Organización de Compra analiza la situación con el área legal de
la Unidad Operativa de Argentina y el Centro Requirente e implementa las
medidas pertinentes.

4.4.3. Adenda
a) El Subcontrato puede ser objeto de alteraciones, mediante adendas, en
razón de hechos imprevistos u oportunidades que impongan la revisión de
las condiciones pactadas.

b) La celebración de adenda al Subcontrato debe ser realizada únicamente

dentro de su vigencia.

c) La adenda es admisible en las siguientes situaciones:

i. Prorroga del plazo de Subcontrato con objeto de naturaleza continuada,

con plazo máximo igual al Subcontrato original, , siempre que haya
cláusula que permita la prórroga;

ii. Aumento del valor total de contrato, como consecuencia de modificación de

la especificación técnica o aumento de cantidad, con aprobación del
Gerente de Abastecimientos siempre que no supere el 50% (cincuenta por
ciento) del valor del contrato original, limitada a 100% (cien por ciento) de
este valor;

d) Alteración de otras condiciones del contrato original, no relativas a precio y

valor, consultando la Organización de Compra o el área legal de la Unidad
Operativa de Argentina, cuando haya alteración de condiciones
establecidas en el modelo estandarizado de contrato, La justificación para
la celebración de una adenda debe ser registrada en la documentación del
proceso de contratación.

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e) No está permitido el cambio del objeto del contrato original en la adenda.

f) Se admite adenda para realinear los precios en virtud de desequilibrio

económico-financiero del contrato, debidamente caracterizado.

g) La adenda debe contar con la aprobación de la autoridad competente

según los límites establecidos en este procedimiento, considerándose el
valor del contrato original más los valores de las adenda, incluso el
pretendido.

4.4.4. Cierre del Subcontrato

El cierre de un subcontrato contrato debe ser formalizado en documento cuyo

modelo debe ser definido por el área legal de la Unidad Operativa de
Argentina.

4.5. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO

La Organización de Compra debe monitorear el desempeño del proceso de

contratación de bienes y servicios por medio de un conjunto de indicadores.

5. REFERENCIAS

SK.AB.02 Evaluación y Calificación de Proveedores y Subcontratistas

SK.AB.03 Comercio Exterior.
SK.FA.11 Límites para Autorización de Movimientos Económicos
SK.IG.04 Eval. y Calificación de Proveedores de Ingeniería
SK.CSMA.28 Trazabilidad

Adjuntos:

An.SK.AB.01.01-Rev0 Cláusulas Grales. para SCT - DEL LA OFERTA

An.SK.AB.01.02-Rev4 Cláusulas Grales. para Subcontratos
An.SK.AB.01.03-Rev0 Cláusulas Particulares Subcontratos
Fo.SK.AB.01.01-Rev0 CONTROL DE CALIDAD – INFORME DE
INSPECCIÓN durante la fabricación
Fo.SK.AB.01.02-Rev0 INFORME FINAL DE EQUIPOS Y MATERIALES
Fo.SK.AB.01.03-Rev1 Comparativa Cotizaciones
Fo.SK.AB.01.05-Rev0 Informe Situación Suministro
Fo.SK.AB.01.07-Rev0 Seguimiento telefónico de OC
Fo.SK.AB.01.08-Rev1 Acta de apertura
Fo.SK.AB.01.09-Rev0 Cláusulas Particulares Provisiones
Fo.SK.AB.01.11-Rev1 Nota de Adjudicación
Fo.SK.AB.01.12-Rev0 Pedido de Cotización
Fo.SK.AB.01.13-Rev1 Visita por Pedido de Cotización
Fo.SK.AB.01.14-Rev1 Resumen de Proceso de Adjudicación
Ta.SK.AB.01.01-Rev0 Tarjeta de Inspección
Ta.SK.AB.01.02-Rev0 Stickers de Inspección

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