GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS:

 Incluye los procesos necesarios para realizar el uso más efectivo de las
personas involucradas en el Proyecto.
 Suma importancia la participación del equipo en la toma de decisiones ->
a medida que proyecto avance se puede requerir recursos con diferentes
habilidades y puede variar en cantidad dependiendo del proyecto.
 Temprana participación de los miembros del equipo aporta su experiencia
profesional durante el proceso de la planificación y fortalecen en gran
medida su compromiso con el proyecto.
 Equipo ejecutivo del proyecto: subgrupo del equipo de proyecto cuya
responsabilidad es Gestionar y Liderar el proyecto en todos los grupos de
procesos de los proyectos.
 El Patrocinador del proyecto trabaja con el Equipo Ejecutivo del Proyecto:
Ven la parte del financiamiento, aclaran temas del alcance, hacen
seguimiento al proyecto y mantienen la influencia sobre otros interesados
para beneficio del proyecto.
 Actividades previas para establecer el plan de gestión del personal:
o Identificar a todos los Interesados
o Identificar sus necesidades, expectativas y objetivos
o Determinar roles y responsabilidades de cada Interesado
o Determinar habilidades y conocimiento de cada Interesado
o Determinar cómo los Interesados deberían ser administrados
 Describe cuándo y cómo los recursos humanos se incorporarán y se
desvincularán del proyecto.
 Plan incluye a menudo histogramas de recursos.
 Procesos:
o (PLANIFICACIÓN) Desarrollar el Plan de Recursos Humanos:
Proceso de identificar y documentar los roles dentro de un
proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las
relaciones de comunicación, así como de crear un plan para la
gestión de personal.
o (EJCUCION) Adquirir el equipo del proyecto: Proceso de confirmar
la disponibilidad de recursos humanos y obtener el equipo
necesario para completar las actividades del proyecto.
o Desarrollar el equipo del proyecto: Proceso de mejorar las
competencias, la interacción entre los miembros y el entorno
general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.
o Gestionar el equipo del proyecto: Proceso de seguimiento del
desempeño de los miembros del equipo, proporcionar
retroalimentación, resolver problemas y gestionar los cambios en
el equipo con el fin de optimizar el desempeño del proyecto.
DESARROLLAR EL PLAN DE RRHH
 Procesos en el cual se identifican los roles, funciones y responsabilidades
de los interesados en el proyecto.
 ENTRADAS
 Requisitos de Recursos de la actividad:
 La planificación de los RR.HH los utiliza para determinar las
necesidades de recursos humanos para el proyecto.
 Los requisitos preliminares relativos a los miembros del equipo
necesarios y sus competencias se elaboran de forma gradual.
 Identifica los tipos y la cantidad de recursos necesarios para cada
actividad de un paquete de trabajo.
 Factores ambientales:
 Procesos, estructura y cultura de la organización
 Los RR.HH existentes (habilidades, disciplinas y conocimientos).
 Políticas de gestión de personal (pautas de retención y manejo de
personal, revisión del desempeño de los empleados, registros de
capacitación, política de horas extras, procedimientos de
recompensas).
 Condiciones de mercado.
 Activos de los procesos de la organización:
 Procesos estándares de la organización, políticas y descripción
de roles.
 Plantillas para organigramas y descripciones de puestos de
trabajo.
 Información histórica sobre estructuras de organización.
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
 Organigrama y Descripciones de puestos:
 Objetivo es asegurar que cada paquete de trabajo tenga un único
responsable y que todos comprendan claramente sus roles.
 Hay 3 tipos de formatos para documentar los roles y
responsabilidades: Organigrama Jerárquico, Diagrama
Matricial de Asignación de Responsabilidad y Formato tipo
Texto
 Diagrama Jerárquico: Estructura tradicional de arriba hacia
abajo. La estructura de desglose de la organización
(estructurada según los dptos., unidades o equipos de la
organización, y en cada uno de ellos se refleja cuáles son
sus roles en el proyecto). La estructura de desglose de
recursos (descompone según los tipos de recursos, es útil
para realizar el seguimiento de los costos del proyecto).
 Diagrama Matricial de Asignación de Responsabilidad
(RAM): Tabla que muestra los recursos del proyecto
asignados a cada paquete de trabajo y que se utiliza para
ilustrar las relaciones entre los paquetes de trabajo y los
miembros del equipo. RAM de alto nivel (define cuál es la
responsabilidad del equipo dentro de cada paquete de
 trabajo). RAM de bajo nivel (especifica roles,
responsabilidades y niveles de autoridad para actividades
específicas). Ejemplo: Matriz RACI (herramienta útil
cuando el equipo está constituido por recursos internos y
externos, a fin de asegurar una diferenciación clara de roles
y expectativas_Responsable de ejecución, Responsable
último, Persona a consultar y Persona a informar)
 Formato tipo texto: Aquí se pueden especificar las
responsabilidades de los miembros del equipo que
requieran descripciones detalladas.
 Creación de Relaciones de Trabajo:
 Participación formal e informal con otras personas dentro de la
organización.
 Manera eficaz de mejorar el desarrollo profesional de la gestión
del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto.
 Las actividades incluyen: Almuerzos de negocio, Conferencias,
Simposios y Correspondencias.
 Teoría de la Organización:
 Técnica que suministra información relativa a la manera en cómo
se comportan las personas, los equipos y las unidades de la
organización.
 El uso eficaz de esta información disminuye la cantidad de tiempo,
costos y esfuerzos necesarios para crear las salidas del presente
proceso.
 Las respuestas individuales, el desempeño individual y las
características de las relaciones personales varían en función de
las diferentes estructuras de la organización.
 SALIDAS
 Plan de RR.HH:
 Forma parte del plan para la Dirección del proyecto, proporciona
una guía de cómo los RRHH deben ser definidos, adquiridos,
dirigidos, supervisados y liberados.
 Incluye:
 Roles, responsabilidades, autoridad y competencia
 Organigrama del proyecto
 Adquisición de personal, Calendario de recursos
(Histograma de recursos), Plan de liberación del personal,
Necesidades de capacitación, Reconocimiento y
recompensas, Cumplimiento y seguridad.
 Todos los roles y responsabilidades sobre el proyecto deben ser
claramente asignados y estrechamente enlazados con la definición del
alcance del proyecto.
  Roles y responsabilidades. Un Gerente de Proyecto debe mostrar
claramente los Funciones y responsabilidades de gestión, de los
miembros del equipo y otros interesados, y puede usar la Matriz de
Asignación de Responsabilidad (RAM) para hacerlo. Debemos de
conocer en detalle el ROL del: Patrocinador, Equipo del Proyecto,
Interesados, Gerente Funcional y Gerente de Proyectos.
ROLES Y RESPONSABILIDADES: PROJECT SPONSOR
 Durante o antes de iniciar un proyecto:
 Tiene requisitos que debe cumplirse
 Proporciona el recurso financiero
 Proporcionar el enunciado de trabajo
 Proporciona información para el Acta de constitución del proyecto
 Puede imponer HITOS, eventos principales o fechas de finalización
del proyecto (junto con el cliente)
 Emite el Acta de constitución del proyecto
 Tiene la autoridad señalado en el acta de constitución
 Ayuda a organizar el trabajo en los proyectos
 Establecer las prioridades entre los proyectos.
 Determina las prioridades entre los componentes de la triple
restricción.
 Anima a la finalización de los requerimientos y el alcance por los
interesados.
 Durante la Planificación:
 Proporciona el equipo del proyecto con tiempo para la planificación.
 Puede revisar el WBS
 Proporciona la lista de los RISK
 Determinar los informes requeridos por la gestión para supervisar
el proyecto
 Proporciona juicio de expertos.
 Ayuda a evaluar las compensaciones durante el Crashing, Fast
Tracking y Restimaciones.
 Aprueba el plan final del Project Management
  Durante la ejecución y Control:
 Aprueba los cambios al Project Charter.
 Protege al proyecto de las influencias externas y de cambios.
 Hace cumplir las políticas de calidad
 Proporciona Juicio de expertos
 Ayuda a evaluar las compensaciones durante el Crashing, Fast
Tracking y Restimaciones.
 Resuelve conflictos que se extienden más allá del control del
gerente del proyecto.
 Aprueba o rechaza los cambios
 Puede ordenar que QA revise y ejecute
 Aclarar el alcance de preguntas.
 Junto con el cliente, acepta formalmente el producto del Proyecto,
define eventos claves, fechas de entrega, umbral del riesgo.
 Durante Cierre
 Proporciona aceptación formal de los resultados (si es el cliente)
 Apoya a la recolección de registros históricos de los últimos
proyectos.
ROLES Y RESPONSABILIDADES: EL EQUIPO
 TEAM: Grupo de personas que concluirán los trabajos sobre el proyecto.
Los miembros del TEAM pueden cambiar a lo largo del proyecto como la
gente se adiciona y se eliminan del proyecto.
 Es generalmente el rol del equipo que puede ayudar a planificar que hay
por hacer (WBS) y crear las estimaciones para las actividades.
 Identificar e involucrar a los stakeholders
 Ejecutar el project management para lograr el trabajo definido en
el project scope statement.
 Asistir a las reuniones del equipo del proyecto
 Mejorar los procesos
 Cumplir con los planes de calidad y de comunicaciones.
 Hacer cumplir las normas.
 Dependiendo del tamaño y complejidad del proyecto, el rol del equipo
podría ayudar al gerente del proyecto haciendo lo siguiente:
 Definir el producto del proyecto
 Identificar y analizar las restricciones y asunciones
 Definir los requerimientos
 Determinar la definición de calidad sobre el proyecto y de debemos
conseguirlo
 Crear el WBS
 Descomponer en work packages y considerar el cronograma de
actividades
 Identificar dependencias y crear el diagrama de red
 Proporcionar las estimaciones de tiempo y costos
 Identificar riesgos.
  Actividades realizadas por el equipo de gerencia de proyectos:
 Analizar y comprender el alcance. Esto incluye los requisitos del
proyecto y del producto, los criterios, las asunciones, las
restricciones y demás influencias relacionadas con un proyecto y
la forma en que cada uno gestionara dentro del proyecto
 Documentar los criterios específicos de los requisitos del producto.
 Comprender como tomar la información y transformarla en un plan
de gestión del proyecto usando el grupo de procesos de
planificación.
 Preparar el EDT
 Adoptar las acciones apropiadas para que el proyecto se lleve a
cabo de acuerdo con el plan de gestión del proyecto, el conjunto
planificado de procesos integrados y el alcance planificado
 Medir y supervisar el estado, los procesos y los productos del
proyecto.
 Analizar los riesgos del proyecto

GESTIÓN DE LA CALIDAD

GESTIÓN DE LA CALIDAD:
 Incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfaga
las necesidades por las cuales fue iniciado.
 Calidad: Totalidad de las características de un producto o servicio que le
confieren la aptitud para satisfacer las necesidades establecidas
(entradas al desarrollo de los requisitos del proyecto).
 Consiste en:
o Identificar las normas y estándares de calidad que son relevantes
para el proyecto.
o Determinar la forma de cómo satisfacerlas.
o Debe estar relacionado con el área de Integración y se debe
desarrollar en forma paralela a los demás procesos de
planificación.
o La calidad se planifica, se diseña e incorpora, no se inspecciona.
 Debe abordar tanto la gestión del proyecto como del producto del
proyecto.
 Calidad es el grado en el que un conjunto de características inherentes
cumple con los requisitos.
 Elemento crítico de la gestión de calidad: Convertir las necesidades,
deseos y expectativas de los interesados en requisitos a través del
análisis de Interesados que se realiza en el grupo de proceso de inicio.
 Calidad ≠ Grado.
 Grado de Calidad: Rango otorgado a entidades que poseen el mismo
uso funcional pero diferentes requerimientos de calidad.
 Cliente y el Patrocinador: Determinan los grados de calidad
 Gerente y su Equipo: Responsables de la entrega.
 Entregar Calidad es una de las responsabilidades más importantes del
Gerente del Proyecto, pues cuenta con la autoridad y responsabilidad
requeridas para integrar todas las áreas a través de procesos para cumplir
y superar las expectativas de los interesados.
 Algunos aspectos de ver la calidad:
o Pocos defectos
o El cliente es la siguiente persona en el proceso
o El producto o servicio es transferido a la siguiente persona en el
proceso en una forma correcta y completa Cliente interno – Cliente
externo
o Hacerlo bien a la primera vez.
o Reducción de Desperdicio, es cualquier actividad que no agrega
valor al producto a los ojos del cliente
o La Calidad se planifica , no se inspecciona
 ERROR: Pensar que porque un producto tenga menos requerimientos
que otro, es de MENOR calidad.
 Producto con menores requerimientos debe cumplir con la Calidad
convenida en el diseño. La diferencia entre uno y otro es el Grado de
Calidad.
 Calidad NO es NEGOCIABLE, los requerimientos o el GRADO de calidad
SI.
 Un producto SW puede ser de ALTA calidad y de BAJO grado
o Alta Calidad: Sin defectos, confiable, fácil de mantener, evidente,
manual legible.
o Bajo Grado: Cantidad limitada de características.
 Un producto SW puede ser de BAJA calidad y de ALTO grado
o Baja Calidad: Muchos defectos, documentación deficiente.
o Alto Grado: Numerosas - + características.
 La baja calidad siempre es un problema, el grado bajo puede no serlo
 Precisión y exactitud NO son equivalentes
o Precisión. Es la consistencia con la que los valores de mediciones
repetidas se agrupan y tienen poca dispersión.
o Exactitud. Es la medida en que el valor medido está cercano al
valor verdadero.
o El equipo de la dirección del Proyecto debe determinar qué grado
de exactitud y precisión se requiere.
  Proceso de Mejora Continua: Reconoce que el mundo está
constantemente cambiando y cualquier proceso que hoy es satisfactorio,
puede ser insatisfactorio mañana.
o Considerar al Proyecto como un proceso, gestionando el proceso
global y los subprocesos
 Modelo de Madurez de la Calidad del Proyecto:
o Niveles: Admin. Total de Q, Admin. de Q, QA, QC, Inspección.
o En los niveles más bajos (Inspección): Encontramos más impactos
negativos en relación con la Calidad del Proyecto.
o En los planos más altos (Administración total de la Calidad): Los
impactos negativos son menores.
 Características de la Calidad del Producto:
o Confiable
o Fácil de usar
o Fácil de mantener
o Disponible cuando se le necesita
o Flexible para futuras necesidades
o Mayor valor por el monto invertido
o Seguro
o Muy pocos defectos
o Buen tiempo de respuesta
 Características de la Calidad, Si las personas y organización son:
o Competentes
o Accesibles
o Cortés
o Buen comunicador
o Creíbles
o Confiables
o Muestra interés
 Procesos:
o (PLANIFICACIÓN) Planificar la calidad: Proceso de identificar los
requisitos y/o estándares de calidad para el proyecto y sus
entregables.
o (EJECUCIÓN) Realizar el Aseguramiento de calidad: Proceso que
consiste en auditar los requisitos de calidad y los resultados de las
mediciones de control de calidad.
o (CONTROL) Realizar el control de calidad: Proceso por el que se
monitorea y se registran los resultados de la ejecución de las
actividades de control de calidad.

PLANIFICACIÒN DE LA CALIDAD:
 Proceso que implica identificar que normas y estándares de la calidad son
relevantes para el proyecto y como cumplir con sus requisitos para
satisfacer a los interesados.
 ENTRADAS
 Línea base del alcance:
 Enunciado del alcance del proyecto: Principales entregables del
proyecto, objetivos del proyecto (sirven para definir los
requerimientos), umbrales (definidos como valores de costo,
tiempo o recursos, usados como parámetros), criterios de
aceptación (requerimientos de rendimiento y condiciones
esenciales para aceptar entregables).
 Estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS)
 Diccionario de la EDT
 Factores ambientales:
 Regulaciones de agencias gubernamentales
 Reglas, estándares, y guías específicas al área de aplicación
 Activos de los procesos de la organización:
 BD de datos históricos
 Lecciones aprendidas de proyectos anteriores
 La política de Calidad la define la organización ejecutante, si esta
no existe el equipo del proyecto deberá desarrollarla.
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
 Análisis Costo Beneficio:
 Se debe considerar el balance entre los beneficios y costos de la
calidad.
 Beneficio principal: Es menor retrabajo, representa mayor
productividad, menores costos y mayor satisfacción de los
stakeholders.
 Costo principal: Gasto asociado con las actividades de
gestión de la calidad del proyecto.
 Análisis marginal: Calidad óptima es alcanzada en el
punto donde el valor incremental de mejora es igual al
costo incremental de asegurar esta.
 Costo de calidad:
 Costos incurridos en lograr la Calidad:
 Costos de Prevención: costos de planear y ejecutar un
proyecto para lograr productos libre de error.
o Entrenamiento
o Estudios de capacidad del proceso
o Estudios de proveedores, subcontratistas
o Planeamiento de calidad
 Costos de Evaluación: costos de evaluar los procesos y
productos para asegurar un producto libre de error.
o Inspección y pruebas de los Productos
o Mantenimiento del equipo de prueba e inspección
o Costo para procesar y reportar datos de inspección
o Control del proveedor
o Revisiones de variación de costo
  Costos Internos por Fallas: costos incurridos para corregir
un defecto identificado antes de que el cliente reciba el
producto.
o Reproceso y desperdicio
o Costos por corregir los diseños
o Costos por fallas prematura del producto
o Costos por cambiar la documentación
 Costos Externos por Fallas: costos incurridos para
corregir un defecto después de entregado el producto al
cliente.
o Garantía por reparación ó reposición
o Entrenamiento del personal de servicio en campo
o Sobre costo, notificación, ubicación, reposición de
productos con defectos
o Costos legales y Sistema de reclamos
o Perdidas de negocios futuros.
 Estudios Comparativos:
 Comparar prácticas con otros proyectos, generar ideas de mejora
y estándares para medir el rendimiento.
 Producto y servicios
 Características, calidad, fiabilidad, precio, entrega
 Procesos
 Diseño de experimentos:
 Método estadístico que ayuda a identificar factores que pueden
influenciar variables específicas.
 Se usa para optimizar productos o procesos.
 Proporciona un marco estadístico para cambiar todos los factores
importantes en lugar de hacerlo uno a uno.
 Proporciona las condiciones óptimas para productos o procesos,
resaltando factores que influencian resultados y revelando
interacciones y sinergias entre factores.
 Diagramas de Flujo:
 Muestra cómo se relacionan diferentes elementos de un sistema
y el mecanismo de causalidad
 Herramientas adicionales de planificación de calidad:
 Se utilizan otras herramientas para ayudar a definir la situación y
ayudar a planificar efectivamente las actividades de gestión de
calidad.
 Tormenta de ideas: Permite mantener el orden de la reunión a la
vez que se discute la solución más adecuada a un problema en el
menor tiempo posible.
 Diagramas de afinidad: Método de categorización donde se
ordenan varios conceptos en varias categorías, se utiliza para
organizar una gran cantidad de datos de acuerdo a las relaciones
naturales entre ellos.
  Análisis de campo de fuerzas: Método para entender las fuerzas
que impulsan o resisten un cambio propuesto.
 Técnicas de grupo nominal: Técnica que permite identificar y
jerarquizar problemas, causas o soluciones a través del consenso
en grupos o equipos de trabajo. Sirve para preseleccionar las
ideas resultantes de una tormenta de ideas.
 Diagramas matriciales: Herramienta muy sencilla pero muy útil, se
trata de un diagrama de Pareto bidimensional. Es muy práctica
para poder determinar cuáles son las técnicas que se deben
emplear para mejorar un trabajo.
 Matriz de priorización: La utilidad del análisis mediante esta matriz
reside en que ayuda a los grupos de trabajo a tomar decisiones
más objetivas cuando se requiere, en base a criterios múltiples
 SALIDAS
 Plan de Gestión de calidad:
 Describe cómo el equipo de gestión del proy implementará la
política de calidad de la organización ejecutante.
 Debe incluir control de calidad, aseguramiento de calidad y la
mejora continua del proceso.
 Debe incluir los esfuerzos iniciales para asegurar que las
decisiones tempranas sean correctas.
 Plan de calidad contiene:
 Identificar a todos los clientes internos y externos
 Expectativas y requerimientos
 El equipo de calidad
 Roles y responsabilidades
 Procedimientos
 Procesos
 Herramientas
 Métricas y recursos necesarios
 Políticas de Calidad.
 Es la totalidad de los propósitos y principios de una organización
relacionados con la calidad y expresados formalmente por la alta
dirección
 La implementación de la política de calidad es responsabilidad de
la alta dirección
 Métricas de calidad:
 Definición operativa que describe en términos muy específicos
cuales son los factores de calidad relevantes y como será medido
por el proceso de Calidad.
 Costo actual Vs el Presupuestado, por proyecto, por fase y
por actividad.
 Costo por transacción
 Costo total de soporte por mes después que la solución es
terminada
 Tiempo total del gerente del proyecto Vs esfuerzo total
  Porcentaje de entregables aceptados a la primera
 Número de solicitudes de cambio del cliente para revisar el
alcance
 Número de riesgos que fueron exitosamente mitigados
 Número de defectos descubiertos después de la aceptación final
 Número de horas de reproceso
 Satisfacción del Cliente (encuesta)
 Confiabilidad
 Tiempo de respuesta
 Fácil de usar
 Flexibilidad
 Seguridad
 Fácil de entender los mensajes
 Listas de control de calidad: Herramienta usada para verificar que se han
ejecutado una serie de pasos requeridos
 Plan de mejoras del proceso: Detalla pasos para analizar procesos, que
facilitarán la identificación de desperdicios y activ. que no añaden valor.
EJEM: límites del proceso, configuración del proceso, métricas del
proceso, obj. de rendimiento mejorado.