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ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
ADMINISTRACIÓN POR
PROCESOS
2018
1
ÍNDICE
PÁGINA
UNIDAD No.1 4
UNIDAD No.2 13
UNIDAD No.3 26
UNIDAD No.4 34
3
UNIDAD No.1
Origen
Caracterización
Cultura
2. Empleados 2. Personas.
5
Administración Funcional
F1 F2 F3 F4 F5
P1 P2 P3 P4
Importancia
6
1.2 CONCEPTUALIZACIÓN Y COMPONENTES DEL PROCESO
Proceso
N
E
C CONTROLES
E
S
I
Tangibles C
(bienes)
D INSUMOS PRODUCTOS L
A X PROVEEDORES
ENTRADAS TRANSFORMACION RESULTADOS
D (INPUTS) SALIDAS I
E (OUTPUTS)
E
Intangibles
S (servicios)
RECURSOS
N
DEL
T
C E
L
I S
E
N
T
E
(De RETROALIMENTACION
man
da)
7
Terminología:
Requisitos de un proceso
Los procesos deben satisfacer los requisitos del ciclo P-D-C-A del “círculo
Deming de la calidad” (Edwards Deming) estructurado para generar el
mejoramiento de los procesos e incrementar el nivel de calidad.
8
ACT PLAN
Actuar (Planificar)
(Mejorar)
CHECK DO
(Revisar, (Ejecutar)
medir)
Características de un proceso
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MACROPROCESO 1
TAREA TAREA
10
3.2) De asesoría: generan recomendaciones al resto de procesos para
lograr un nivel de desempeño mayor, de acuerdo a la normativa legal
y técnica vigente.
A
C
TI
V
Infraestructura de Financiamiento, planificación, relación con inversores,
I etc.
D
A una empresa:
D Gestión de recursos Reclutamiento, capacitación, remuneraciones, etc...
E
S Humanos:
D
E Desarrollo de Diseño de productos y servicios tecnológicos, investigación, etc.
A
Tecnología:
P
O
Y
Adquisiciones: Compra de componentes, maquinarias, servicios, etc.
O
ACTIVIDADES PRIMARIAS
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CADENA DE VALOR AMPLIADA
1. Gestión Estratégica
2. Diseño 3. 4. 5. 6. 7.
Logística Producción Logística Marketing Servicio
interna externa y ventas al
cliente
APOYO ASESORÍA
9. Gestión financiera
12
Normativa Específica para el sector Público
Condiciones:
UNIDAD No.2
DIRECCION JURÍDICA
NIVEL
ASESOR
DIRECCIÓN DE
AUDITORÍA
NIVEL
OPERATIVO
NIVEL
DESCONCENTRADO
NIVELES Y ÁREAS
FUNCIONALES
14
2.3 PORTAFOLIO O INVENTARIO DE PROCESOS Y MAPEO DE PROCESOS
ACTUALES
15
MACROPROCESO
1
PROCESO PROCESO
1.1 1.2
SUBPROCESO SUBPROCESO
1.1.1 1.2.1
SUBPROCESO SUBPROCESO
1.1.2 1.2.2
EJEMPLO:
1.1 Diagnóstico
1.2 Planificación
1.3 Evaluación
1. GESTIÓN ESTRATÉGICA
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RESPONSABLE: Unidad
INSUMOS: administrativa (cargo PRODUCTOS
Materia prima, elementos directivo) (Resultados):
necesarios para la Resultantes tangibles o
transformación. PROCESOS: intangibles del macro
1.1……………… proceso.
1.2………………
EJEMPLO:
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Una vez realizadas las fichas de caracterización de los macroprocesos se
desarrollan a continuación las fichas de caracterización de sus respectivos
procesos, considerando que la información y los elementos corresponden
ya a algo más específico y particular de cada proceso.
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A nivel de subprocesos, se generarán posteriormente los Manuales de
procedimientos. Existirán tantos manuales de procedimientos como
subprocesos existan en el inventario.
Tipos de gráficos:
Flecha Dirección de
flujo
19
Rombo/ diamante Decisión
misma página
página
20
Ejecutor 1 Ejecutor 2 Ejecutor 3
Ejecutor 3
Ejecutor 2
Ejecutor 1
FUNDAMENTOS
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Beneficios:
Apertura a la innovación
Mejora de la calidad
Incremento de utilidades
Incremento de la productividad
Mejora de la rentabilidad
Mejora de la calidad de vida en el trabajo
Aplicación:
TIPOS DE VALOR
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Espera (E): tiempo en el que no se desempeña ninguna actividad.
Movimiento de elementos (M): son actividades de movimiento de
personas, información, materiales o cualquier otra cosa de un punto
a otro.
Inspección (I): son actividades de revisión o verificación de
documentos o de información que interviene en el proceso.
Archivo/almacenamiento (A): son actividades que permiten el
almacenamiento temporal o definitivo de la información que se
utiliza en los procesos.
NO
NECESARIA
PARA GENERAR
EL P/S
SI COSTO
CONTRIBUYE
A LOS SI
REQUERIMIENTOS VAR MEJORAR
DEL CLIENTE
NO
CONTRIBUYE SI
A LAS FUNCIONES DE VAO SIMPLIFICAR
LA ORGANIZACION
"PROCESOS
REDUCIR
SOMBRA"
NO
EXTRACOSTO
ELIMINAR
SVA
37
Paso 5. Cálculo de índices del proceso. Con los resultados del paso
anterior se procede a calcular el Índice de Valor Agregado e Índice de
Costos de Valor Agregado, utilizando las siguientes fórmulas:
IVA ICVA
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RENDIMIENTO, OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
TT = TEf + TEs + TM
100% = % + % + %
Ventajas y beneficios:
Reducción de tiempos.
Reducción de costos.
Eliminación de barreras geográficas y temporales.
Capacidad de integración con otros procesos y sistemas.
Fortalecimiento de la cultura digital.
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Inserción al esquema “Cero Papeles”.
Facilidad de acceso y control permanente a través de indicadores de
gestión.
Seguridad en base a herramientas técnicas y sustentables.
Retos:
Seguridad y sostenibilidad.
UNIDAD No.3
TIEMPO DE PROCESO:
Composición:
TT = TEf + TEs + TM
Ejemplo:
TT = TEf + TEs + TM
Se
Horas: 3.5 = 3 + 0.25 + 0.25 Tiempos de la
actividad mejorada.
100% = 86% + 7% + 7%
27
Dosificación del tiempo muerto:
Por lo tanto, los tiempos muertos deben ser dosificados para lograr el
equilibrio en el desempeño del subproceso.
28
3.6 ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS E
INDICADORES DE GESTIÓN
29
al nivel de devoluciones, según corresponda a la
naturaleza del producto.
EJERCICIOS
INDICADOR CONCLUSIÓN
1. EFICACIA
1) 30 cursos ejecutados x 100 = 100% (índice). Comparar con estándar 90% = Superado el
30 cursos planificados estándar =
mantener
2) 24 cursos ejecutados x 100 = 80% (índice). Comparar con estándar 90% = X Bajo el
30 cursos planificados estándar en 10%
= ajustar y
mejorar
3) 27 cursos ejecutados x 100 = 90% (índice). Comparar con estándar 90% =
30 cursos planificados Igual al
estándar =
justificar y
mejorar
4) 32 cursos ejecutados x 100 = 107% (índice). Comparar con estándar 90% =
30 cursos planificados X Excedió el
estándar y el nivel
máximo de 100%
en un 7% =
justificar y ajustar
2. EFICIENCIA
X Bajo el estándar
1) 200 horas planificadas x 100 = 87% (índice). Comparar con estándar 100% = = justificar
230 horas utilizadas porqué se
utilizaron más
recursos y
mejorar
2) 200 horas planificadas x 100 = 100% (índice). Comparar con estándar 100% = Cumplido el
200 horas utilizadas estándar =
mantener
30
3) 200 horas planificadas x 100 = 114% (índice). Comparar con estándar 100% = X Excedió el
175 horas utilizadas estándar y el nivel
máximo de 100%
en un 14% =
justificar porqué
se utilizaron
menos horas y
ajustar
4) 200 horas planificadas x 100 = 108% (índice). Comparar con estándar 100% = X Excedió el
185 horas utilizadas estándar y el nivel
máximo de 100%
en un 8% =
justificar porqué
se utilizaron
menos horas y
ajustar
3. PRODUCTIVIDAD
3.1. Ejemplo cuando incrementan los costos respecto a una ejecución de 27 cursos:
31
3.2. Ejemplo cuando disminuyen los costos respecto a una ejecución de 27 cursos:
Dentro del
1) 27 cursos ejecutados = 6 (índice). Comparar con estándar 5-6 = estándar =
$4,50 gastos incurridos mantener y
mejorar
4. CALIDAD
Cumple el
2) Un 80% (48 de 60 encuestados) calificó al servicio en el nivel de 5. El resto de 12 estándar =
encuestados (20%) calificó entre 1-4. mejorar el
servicio
32
3.7 PROGRAMACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE
PROCESOS MEJORADOS Y POSTERIOR EVALUACIÓN
Etapas:
33
UNIDAD No.4
Introducción
Fue entonces que los desarrollos científicos junto con los valores y
disciplina del pueblo japonés dieron inicio a la sistematización y estudio
científico de la calidad y la filosofía de la calidad. Estadounidenses como
Edwards Deming y Joseph Juran visitaron Japón y apoyaron a grupos de
industriales y empresarios, haciendo extensivos sus aportes a otros
ámbitos y organizaciones a nivel nacional.
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CIENCIA + VALORES CULTURALES = EXITO
Características
Importancia
Alcance
Calidad
Empresa Total
Cliente
Aseguramiento de la
calidad
Producto
Control de la calidad
Tiempo
1920 1950 1970 1990…
35
4.2 FAMILIA DE NORMAS ISO, CLASIFICACIÓN, APLICACIÓN E IMPACTO
MUNDIAL. NORMAS RELACIONADAS
ORIGEN
PREMISAS
FAMILIA ISO
ESTÁNDARES:
Existe una gran diversidad y para diferentes tipos de actividades. Los más
conocidos son los siguientes:
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EVOLUCIÓN NORMA ISO 9001:
NORMAS COMPLEMENTARIAS:
Características
Requerimientos
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IMPORTANTE. El éxito de la implementación de un sistema de gestión de
calidad depende de la correcta socialización y sensibilización con el
personal
PREPARACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
38
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
INSTRUCCIONES
1. Portada
2. Índice
3. Introducción del trabajo
4. Breve historia de la organización
5. Misión y visión
6. Objetivos estratégicos
7. Valores corporativos
8. Cadena de valor
9. Organigrama estructural
10. Portafolio codificado de procesos
11. Selección de un macroproceso sustantivo y elaboración de la respectiva
ficha de caracterización
12. Selección de un proceso sustantivo y elaboración de la respectiva ficha de
caracterización
13. Selección de dos subprocesos sustantivos y ejecución de todo el ciclo de
análisis y diagnóstico de la situación actual: contextualización,
flujodiagramación y medición del IVA e ICVA (matrices)
14. Propuesta de mejoramiento de cada uno de los dos subprocesos
15. Análisis de la situación propuesta de cada subproceso: contextualización,
flujodiagramación y medición del IVA e ICVA (matrices)
16. Análisis comparativo de la situación actual y situación propuesta de cada
subproceso
17. Manuales de procedimientos de cada subproceso mejorado
18. Conclusiones y recomendaciones finales
19. Bibliografía
20. Anexos (de ser el caso)
39
21. Fotos (OBLIGATORIO todos los miembros del grupo, con evidencia fuera
y dentro de las instalaciones de la organización, es decir, presenciando la
ejecución misma de los procesos). El estudiante que no aparezca en las
fotos demostrará que no participó en la investigación grupal y por ende
se le asignará la calificación de 0.
40