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Modelamiento de Procesos de

 
NEGOCIO  
SEMANA 5
 

[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ]


 

OBJETIVO  UNIDAD  3:  

Modelamiento  de  procesos    y  Patrones  de  modelamiento.  

MODELAMIENTO  DE  PROCESOS  DE  NEGOCIO  


 

ÍNDICE  

1. Introducción  
2. Modelamiento  de  procesos  de  negocio  
2.1  Caso  de  Estudio:  Proceso  de  Generación  de  órdenes  de  compra  
2.2  Diagramación  del  Proceso  de  Generación  de  órdenes  de  compra  
3. Conclusiones  del  Caso  de  Estudio  
4. Bibliografía  

1. INTRODUCCIÓN  

Con  esta  lectura  se  pretende  generar  un  mayor  entendimiento  por  parte  de  los  estudiantes  
sobre   el   modelamiento   de   los   procesos   de   negocio   bajo   la   notación   BPMN.   Además,   se  
plantean   situaciones   de   análisis   internas   sobre   su   funcionamiento,   con   lo   que   se   pretende  
desarrollar  la  habilidad  para  el  modelamiento,  que  es  un  arte,  ya  que,  en  muchas  situaciones,  
el  modelamiento  de  los  procesos  de  negocio  no  es  tan  evidente.  

Adicionalmente,  con  esto  se  pretende  dar  una  introducción  a  la  siguiente  semana,  en  la  cual  
se  explicarán  algunos  de  los  patrones  de  modelamiento  más  usados,  con  el  objetivo  de  que  
los   estudiantes   desarrollen   la   habilidad   de   modelamiento   en   forma   clara   y   agilizar   los  
tiempos  de  la  fase  de  modelamiento  de  la  metodología  BPM,  que  muchas  veces  llegan  a  ser  
bastante  amplios.    

METODOLOGÍA  

Durante   el   desarrollo   del   módulo,   estarán   disponibles   los   diferentes   recursos   que   nos  
permitirán  abordar  esta  nueva  metodología.    

Para   entender   los   conceptos   se   deben   realizar   las   diferentes   actividades   semanales,   con   el  
objetivo   de   lograr   un   adecuado   aprendizaje   de   las   diferentes   unidades   y,   por   consiguiente,  
una  clara  comprensión  y  aprendizaje  del  módulo.  

 
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2. MODELAMIENTO  DE  PROCESOS  DE  NEGOCIO  

El   objetivo   de   esta   cartilla   es   realizar   el   modelamiento   de   un   proceso   de   negocio   desde   su  


descripción   hasta   su   implementación,   para   afianzar   estos   conocimientos   y   conceptos   y   la  
implementación  de  los  modelos  de  negocio  en  un  BPMS.  

Para  este  documento,  utilizaremos  el  siguiente  caso  de  estudio:  

 
 
2.1 CASO  DE  ESTUDIO:  PROCESO  DE  GENERACIÓN  DE  ÓRDENES  DE  COMPRA  

Este   proceso   tiene   como   objetivo   generar   órdenes   de   compra   automáticamente   de   acuerdo  
con   los   niveles   de   inventario   de   una   materia   prima   específica   y   gestionar   su   aprobación,  
ingreso  en  los  sistemas  contables  de  la  empresa  y  envío  al  proveedor.  

Suponga   que   cierta   compañía   cuenta   con   un   sistema   que   le   permite   medir   el   nivel   de  
inventario  de  una  materia  prima  en  tiempo  real.  Una  vez  que  el  inventario  alcanza  un  nivel  de  
inventario  determinado  se  genera  una  orden  de  compra,  generada  por  el  departamento  de  
compras.  

Todas   las   órdenes   de   compra   generadas   deben   ser   aprobadas   por   el   jefe   administrativo,   por  
lo  que  esta  persona  debe  revisar  la  orden  generada  y  decidir  si  la  aprueba  o  no.  

Si  la  orden  fue  rechazada,  el  proceso  finalizará.  Por  otra  parte,  si  la  orden  fue  aprobada  se  
podrán  ejecutar  2  tareas  simultáneamente.    

La  primera,  es  el  envío  de  la  orden  de  compra  al  proveedor  para  que  éste  gestione  la  entrega.  
La  segunda,  es  el  ingreso  de  la  orden  de  compra  en  el  ERP  (Enterprise  Resource  Planning)  de  
la  compañía.  

Si  durante  la  ejecución  del  ingreso  de  la  orden  de  compra  en  el  ERP  se  presenta  algún  error  
(caída  del  servicio,  error  de  conexión  etc.),  la  orden  de  compra  se  deberá  ingresar  de  forma  
manual  por  parte  del  Departamento  de  Compras.  Una  vez  se  han  realizado  estas  actividades,  
el  proceso  de  generación  de  órdenes  de  compra  finaliza.    

2.2 DIAGRAMACIÓN  DEL  PROCESO  DE  ÓRDENES  DE  COMPRA  

Con  el  objetivo  de  realizar  una  diagramación  del  proceso  de  órdenes  de  compra  presentado  
anteriormente  en  la  notación  BPMN,  se  va  a  utilizar  Bizagi  Process  Modeler®.    

La  solución  paso  a  paso  de  este  modelo  se  presenta  a  continuación:  

 
[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ] 3
 

Inicialmente,  Podemos  denominar  este  proceso  como  “Generación  de  órdenes  de  compra”.  
Luego,  por  la  información  suministrada  en  el  enunciado,  vemos  que  en  este  proceso  existen  
dos   actores.   El   primero   es   el   departamento   de   compras   que   se   encarga   de   generar   la   orden.  
El  segundo,  es  el  jefe  administrativo,  quien  se  encarga  de  la  aprobación  de  la  orden  generada.  

Por  lo  tanto,  teniendo  en  cuenta  esta  información,  podemos  dividir  el  proceso  con  un  solo  
Pool,   que   es   La   generación   de   órdenes   de   compra   y   2   Lanes,   que   son   el   departamento   de  
compras  y  el  jefe  administrativo,  quienes  se  encargan  de  la  gestión  del  proceso.  

Lo   primero   que   debemos   hacer   es   abrir   Bizagi   Process   Modeler®,   ya   que   aquí   haremos   la  
diagramación   del   proceso   de   negocio.   Definiendo   el   Pool   y   los   Lanes   tenemos   el   siguiente  
resultado:  

 
Ilustración  1  -­‐  Pool  y  Lanes  Creados  para  la  diagramación  del  proceso.    
Autor:  Andrés  Zamudio  
 

Una  vez  se  han  definido  los  pool  y  los  lanes,  pasamos  a  la  creación  del  proceso  de  negocio.  
Según  la  notación  BPM,  el  inicio  de  los  procesos  se  crea  con  un  evento  de  inicio.  El  resultado  
es:  

 
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Ilustración  2  -­‐  Evento  de  Inicio  Creado  para  la  diagramación  del  proceso.    
Autor:  Andrés  Zamudio  
 

Es   importante   aclarar   que   cuando   arrastramos   el   evento   de   inicio,   se   debe   cambiar   de   un  


evento  de  inicio  simple  a  un  evento  de  inicio  condicional,  ya  que,  el  inicio  de  la  solicitud  de  
compra  está  condicionado  al  nivel  de  inventario  de  la  materia  prima,  por  lo  que  el  proceso  de  
negocio   ocurre   solamente   cuando   el   nivel   de   inventario   es   igual   o   menor   al   establecido   para  
lanzar  la  orden  de  compra.  Por  lo  tanto,  para  cambiar  el  tipo  de  evento,  se  da  clic  derecho  
sobre   el   símbolo   de   evento   de   inicio   y   en   tipo   de   evento,   seleccionamos   evento   de   inicio  
condicional.  

Luego  de  generar  el  inicio  del  proceso,  se  realiza  una  actividad  que  es  la  creación  de  la  orden  
de  compra.  En  este  punto,  también  debemos  identificar  que,  esta  tarea  se  debería  realizar  de  
forma  automática,  ya  que,  al  detectar  el  nivel  de  inventario,  automáticamente  se  genera  la  
orden  de  compra,  ya  sea  por  una  aplicación  automática  o  por  un  servicio  web.  Por  lo  tanto,  
una   vez   generada   la   actividad,   se   da   clic   derecho   sobre   el   símbolo   de   la   tarea   y   debemos  
seleccionar  y  cambiar  al  tipo  de  tarea  de  servicio.  El  resultado  es:  

 
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Ilustración  3  -­‐  Actividad  Creada  para  la  diagramación  del  proceso.  Autor:  Andrés  Zamudio  
 

Una   vez   se   ha   creado   la   orden   de   compra,   esta   pasa   para   ser   aprobada   por   el   jefe  
administrativo.  Por  lo  tanto,  el  flujo  sigue  a  una  actividad  que  denominaremos  aprobación  de  
orden,   pero   debemos   tener   en   cuenta   que   esta   tarea   la   ejecutaremos   sobre   el   Lane   Jefe  
Administrativo,  quien  es  el  responsable  de  realizarla.  Adicionalmente,  esta  actividad  la  realiza  
una  persona,  por  lo  que  la  denotaremos  como  una  actividad  simple.  El  resultado  es:  

 
Ilustración  4  -­‐  Actividad  Creada  para  la  diagramación  del  proceso.  Autor:  Andrés  Zamudio  
 

Cuando   el   jefe   administrativo   realiza   la   aprobación   de   la   orden,   puede   ocurrir   que   esta   sea  
aprobada  o  no  aprobada,  por  lo  que  nos  encontramos  en  un  punto  de  divergencia  del  flujo.  
Para   denotar   esto   en   nuestro   diagrama,   utilizamos   una   compuerta   exclusiva,   ya   que   esta  
divergencia   en   el   flujo   depende   de   los   datos   o   de   las   decisiones   tomadas   por   el   jefe.   El  
resultado  es:  

 
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Ilustración  5  -­‐  Compuerta  Creada  para  la  diagramación  del  proceso.  Autor:  Andrés  Zamudio  
 

Nuevamente,   cuando   la   solicitud   pasa   por   la   compuerta,   tenemos   dos   opciones   posibles.  
Estas   son   la   aprobación   y   la   no   aprobación   de   la   solicitud.   Si   la   solicitud   no   es   aprobada,   va   a  
un  evento  fin,  ya  que  en  este  punto  terminaría  la  solicitud  de  compra.  Pero,  si  esta  solicitud  
es  aprobada,  la  solicitud  de  compra  seguiría  su  flujo.    

El  inconveniente  es  que  si  la  solicitud  se  aprueba,  hay  2  actividades  que  se  deberían  realizar  
en   forma   simultánea,   que   son   las   de   enviar   la   orden   de   compra   al   proveedor   e   Ingresar   la  
orden   de   compra   al   ERP,   ya   que,   la   realización   simultanea   de   las   dos   actividades   no   afecta   el  
flujo   de   la   solicitud   en   el   proceso.   Es   decir,   si   ya   la   orden   está   aprobada,   pues   se   le   debe  
enviar  la  orden  de  compra  al  proveedor  para  que  realice  el  despacho  de  la  materia  prima,  y  
adicionalmente,   el   departamento   de   compras   debe   realizar   el   ingreso   en   el   sistema   de  
información   de   la   compañía.   Por   lo   tanto,   para   realizar   dos   actividades   de   forma   simultánea,  
utilizamos  una  compuerta  paralela.  El  resultado  es:    

 
Ilustración  6  -­‐  Compuerta  y  Evento  Fin  Creados  para  la  diagramación  del  proceso.    
Autor:  Andrés  Zamudio  
 

 
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Como   se   mencionó   anteriormente,   si   la   solicitud   de   compra   es   aprobada   por   el   jefe  


administrativo,  se  pueden  realzar  dos  actividades  en  forma  simultánea,  que  son  las  de  enviar  
la  orden  de  compra  al  proveedor  e  Ingresar  la  orden  de  compra  al  ERP.  Es  importante  aclarar  
que,  el  envío  de  la  orden  de  compra  al  proveedor  debería  ser  una  tarea  de  servicio,  ya  que,  
luego   de   la   aprobación   por   parte   del   jefe,   la   solicitud   de   compra   debería   enviarse  
directamente  al  proveedor  de  forma  automática.    

La  actividad  de  Ingresar  la  orden  de  compra  al  ERP  es  una  tarea  simple,  ya  que  algún  usuario  
del   departamento   de   compras   debe   ingresar   la   orden,   pero   es   importante   notar   que   esta  
actividad  tiene  una  característica  especial,  y  es  que,  si  por  algún  motivo,  no  se  puede  ingresar  
la  orden  al  ERP,  se  debe  realizar  de  forma  Manual,  es  decir,  se  realiza  una  nueva  actividad.  
Por  lo  que,  en  la  actividad  de  ingresar  la  orden  al  ERP,  se  le  debe  adjuntar  un  evento  de  error.  
Esto   se   realiza   haciendo   click   derecho   sobre   la   actividad   y   se   debe   seleccionar   adjuntar  
evento   de   error.   Luego   de   esto,   se   debe   realizar   la   actividad   Ingresar   orden   al   ERP  
Manualmente.  El  resultado  es:  

 
Ilustración  7  -­‐  Actividades  Creadas  para  la  diagramación  del  proceso.    
Autor:  Andrés  Zamudio  
 

Luego   de   estas   actividades,   el   proceso   de   solicitud   de   compra   ha   finalizado.   Pero,   para  


terminarlo,   se   debe   tener   en   cuenta   que,   el   envío   de   la   solicitud   de   compra   al   proveedor   y   el  
ingreso   de   la   orden   en   el   ERP   deben   haberse   realizado,   sin   importar   que   esta   haya   sido  
manual.  Por  lo  tanto,  ¿Cómo  debería  terminarse  el  proceso?  

A  continuación  se  presenta  una  alternativa:  

 
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Ilustración  8  -­‐  Nodo  Evento  Fin  para  el  proceso  de  Generación  de  órdenes  de  compra.    
Autor:  Andrés  Zamudio  
 

Inicialmente,   se   pensaría   que   esta   terminación   del   proceso   ha   sido   correcta,   pero  
lamentablemente,   esta   es   incorrecta.   Recordemos   que,   las   actividades     de   envío   de   la  
solicitud  de  compra  al  proveedor  y  el  ingreso  de  la  orden  en  el  ERP  deben  haberse  realizado,  
sin  importar  que  esta  haya  sido  manual.  Es  decir,  las  dos  actividades  deben  haber  finalizado  
simultáneamente  para  terminar  el  proceso.    

Adicionalmente,   sabemos   que   las   actividades   de   ingreso   de   la   orden   de   compra   al   ERP   se  


deberán  realizar  de  forma  manual  o  no,  pero  solamente  debe  ocurrir  una  sola,  y  si  terminado  
el  proceso  de  este  modo,  no  se  estaría  representando  esta  situación,  ya  que,  lo  que  estamos  
presentando  es  que  luego  de  realizar  las  dos  actividades  se  termina  el  proceso  de  solicitud  
de  compra  y  eso  no  está  bien.  

Para   este   caso,   debemos   utilizar   dos   compuertas.   La   primera,   debe   ser   una   compuerta  
exclusiva   y   debe   estar   relacionada   con   las   actividades   de   ingreso   de   la   orden   de   compra   al  
ERP.  Recordemos  que  esta  compuerta  se  utiliza  cuando  se  quiere  unificar  el  flujo  pero,  esta  
unificación  depende  solamente  de  los  datos  o  de  las  situaciones  ocurridas  anteriormente.  En  
este   caso,   tenemos   que,   solamente   puede   ocurrir   una   actividad   y   está   dada   por   un   fallo,   por  
lo  que  la  selección  de  esta  actividad  si  depende  de  los  datos.  

Luego   de   esto,   si   se   unen   los   flujos   de   la   selección   mencionada   anteriormente   con   el   de   la  


actividad  del  envío  de  la  solicitud  de  compra  al  proveedor  y  allí  si  termina  el  proceso.  Por  lo  
que  la  notación  correcta  será:  

 
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Ilustración  9  -­‐  Nodo  Evento  Fin  para  el  proceso  de  Generación  de  órdenes  de  compra.    
Autor:  Andrés  Zamudio  
 

Con  esto,  ya  hemos  terminado  la  diagramación  para  el  proceso  de  generación  de  órdenes  de  
compra.    

3. CONCLUSIONES  DEL  CASO  DE  ESTUDIO  

Según   el   modelo   planteado   anteriormente,   podemos   observar   que   para   el   modelamiento   de  


los   procesos   de   negocio,   se   debe   realizar   un   especial   énfasis   en   la   comprensión   y  
entendimiento   de   los   procesos   de   negocio,   con   el   objetivo   de   poder   plantear   una  
diagramación  que  represente  en  su  totalidad  el  proceso  analizado.  

Adicionalmente,  muchas  veces  se  deben  realizar  supuestos  con  respecto  al  funcionamiento  
del  proceso  de  negocio,  ya  que,  como  se  observó  en  el  caso  anterior,  muchas  veces,  se  debe  
pensar   sobre   el   funcionamiento   adecuado   del   proceso   de   negocio   (Supuestos   sobre  
actividades   automatizadas   y   sobre   la   simultaneidad   de   las   actividades),   con   el   objetivo   de  
modelar  procesos  de  negocio  más  eficientes  y  efectivos.  

4. BIBLIOGRAFÍA  
 
• Business  Process  Modeling  Notation.  Object  Management  Group,  2008.  
• WHITE,  Stephen.  BPMN  Modeling  and  Reference  Guide,  2005.  
• http://www.bizagi.com  

 
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Reseña  (resumen):    

En  esta  cartilla  se  presentó  el  modelamiento  paso  por  paso  de  un  proceso  de  negocio,  con  el  
objetivo  de  clarificar  y  afianzar  los  conceptos  del  modelamiento  de  procesos  y  de  la  notación  
BPMN  en  los  estudiantes.  

Adicionalmente,   en   el   caso   de   estudio   desarrollado   en   la   cartilla,   se   presentaron   algunas  


situaciones   de   alta   complejidad   en   la   fase   de   modelamiento   de   los   procesos   de   negocio,  
objetivo  principal  de  esta  semana  de  estudio.      

 
 
 
 

 
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