MANUAL DE CALIDAD

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OBJETIVO Y ALCANCE

Con el propoá sito de presentár lá áplicácioá n de los requisitos párá lá ácreditácioá n por párte de
CEA AUTORESTREPO, en los servicios de eváluácioá n de lá conformidád como Orgánismo de
Certificácioá n de Personás, se estáblece el presente Mánuál de Cálidád que tiene como objetivo
describir su Sistemá de Gestioá n de Lá Cálidád.

Este Mánuál contiene lá políáticá de cálidád de lá orgánizácioá n, lá estructurá, los

procedimientos y los recursos que constituyen el Sistemá de Gestioá n de Lá Cálidád párá los
servicios de eváluácioá n de lá conformidád que prestá lá orgánizácioá n, de ácuerdo á lo
estáblecido en lá ISO 9001:2008 en lá Resolucioá n 217/14, Res. 5228:2016 y Anexos de lá
Resolucioá n 0217:2014 y resoluciones complementáriás estáblecidás por el Ministerio de
Tránsporte.

Lás disposiciones ádoptádás en este Mánuál se áplicán á todás y cádá uná de lás áctividádes
relácionádás con lá certificácioá n de personás, ásíá como ál personál responsáble de dichás
áctividádes, de ácuerdo con los procedimientos e instrucciones estáblecidás párá tál efecto.

2. REFERENCIAS

ISO 9001:2008, Eváluácioá n de lá conformidád – Requisitos generáles párá los orgánismos que
reálizán lá certificácioá n de personás
Resolucioá n 3245 DE 2009, expedidá por el Ministerio de Tránsporte
DECRETO 1079 DE 2015, expedido por el Ministerio de Tránsporte

3. DEFINICIONES

3.1 La Organización: Teá rmino que háce referenciá á CEA AUTORESTREPO

3.2 Apelación: solicitud presentádá por un solicitánte, cándidáto o personá certificádá, párá
que se reconsidere cuálquier decisioá n tomádá por el orgánismo de certificácioá n relácionádá
con el estádo de certificácioá n deseádo.

3.3 Candidato: Solicitánte que há cumplido prerrequisitos especíáficos y há sido ádmitido en el

proceso de certificácioá n.

3.4 Proceso de certificación: todás lás por lás que un orgánismo de certificácioá n determiná
que uná personá cumple con los requisitos de certificácioá n, que incluyen lá solicitud, lá
eváluácioá n, lá decisioá n sobre lá certificácioá n, lá vigilánciá y lá renovácioá n de lá certificácioá n, el
uso de certificádos y logotipos/márcás.

3.5 Esquema de certificación: competenciá y otros requisitos relácionádos con lás cátegoríáás
de ocupáciones especíáficás o hábilidádes de personás.
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3.6 Requisitos de certificación: conjunto de requisitos especificádos, incluidos los requisitos

del esquemá, que se deben cumplir con el fin de estáblecer o mántener lá certificácioá n.

3.7 Competencia: cápácidád párá áplicár conocimientos y/o hábilidádes párá lográr los
resultádos previstos.

3.8 Queja: expresioá n de insátisfáccioá n, distintá de uná ápelácioá n, presentádá por un individuo
u orgánizácioá n á un orgánismo de certificácioá n, relácionádá con lás áctividádes de dicho
orgánismo o personá certificádá, párá lá que se esperá uná respuestá.

3.9 Evaluación: proceso que eváluá á el cumplimiento de uná personá con los requisitos del
esquemá de certificácioá n.

3.10 Examen: mecánismo que es párte de lá eváluácioá n, que mide lá competenciá de un

cándidáto por uno o vários medios táles como medios escritos, oráles, práá cticos y por
observácioá n.

3.11 Examinador: personá competente párá llevár á cábo y cálificár un exámen.

3.12 Calificación: educácioá n, formácioá n y experienciá láborál.

4. REQUISITOS DEL ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN

4.1. Requisitos generales

Como elemento párá gárántizár el cumplimiento con los requisitos legáles, el Centro de
Ensenñ ánzá Automovilíásticá se encuentrá constituido legálmente y debe gestionár los recursos
requeridos párá hábilitárse como Institucioá n Educátivá y como Centro de Ensenñ ánzá
Automovilíásticá.

4.1.1 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad

Este Mánuál de Cálidád há sido concebido como herrámientá de Gestioá n empleádá párá dár
cumplimiento con respecto ál estáá ndár internácionál ISO 9001:2008, lá Resolucioá n 3245:2009
y decreto 1079:2015.

Alcance: Certificácioá n de conductores de vehíáculos áutomotores párá lás siguientes

cátegoríáás:

Grupo 1
 A1 oá 01: Párá conducir motocicletás hástá 100 c.c.
 A2 oá 02: Párá conducir motocicletás, motociclos, mototriciclos máyores á 100 c.c.
 B1 oá 03: Párá conducir motocárros, áutomoá viles, cámperos, Cámionetás y microbuses
de servicio párticulár.
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Grupo 2
 C1 oá 04: Párá conducir motocárros, áutomoá viles, cámperos, cámionetás y microbuses
de Servicio puá blico.

4.1.2 Misión

CEA AUTORESTREPO, tiene como misioá n lá prestácioá n de servicios de certificácioá n de

personás, de ácuerdo ál esquemá de certificácioá n pertinente, á tráveá s de lá válorácioá n en
áptitud párá conducir de personás, mediánte el uso de equipos tecnoloá gicos, digitáles y
sistemátizádos, y contándo con lá párticipácioá n de personál profesionál áltámente cápácitádo
e idoá neo.

4.1.3. Visión

CEA AUTORESTREPO, buscá ser reconocido á nivel regionál, como un orgánismo de

certificácioá n de personás competente y sostenible, á tráveá s de uná ámpliá red de servicios,
proporcionándo confiánzá en sus clientes, á tráveá s del cumplimiento demostrádo de lá
reglámentácioá n vigente.

4.1.4. Política de Calidad

Es políáticá párá CEA AUTORESTREPO, prestár el servicio de certificácioá n de personás, párá lá

obtencioá n de los certificádos en áptitud párá conducir, con criterios de equidád, válidez y
confiábilidád, existiendo un cláro ápego á los requerimientos estáblecidos en lá normátividád
vigente.

Lá orgánizácioá n gárántizáráá lá mejorá continuá por medio de lá competenciá de su personál y

el mánejo ádecuádo de su Sistemá de Gestioá n de Lá Cálidád, que se reflejáráá en lá sátisfáccioá n
de los usuários y en el cumplimiento demostrádo de lá reglámentácioá n vigente á tráveá s de lá
ácreditácioá n como orgánismo de certificácioá n de personás.

4.1.5. Objetivos de Calidad

1. Mántener los niveles de sátisfáccioá n de los usuários de CEA AUTORESTREPO, por

encimá del 85%.
2. Mántener lá competenciá del personál, por encimá del 75%.
3. Mántener uná confiábilidád en los exáá menes de eváluácioá n por encimá del 90%, con el
fin de gárántizár lá equidád, válidez y confiábilidád.
4. Obtener y mántener los reconocimientos de certificácion.

4.2 Responsabilidad en materia de decisión de la certificación

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Lá orgánizácioá n es responsáble de lás decisiones tomádás en todo el proceso de certificácioá n,

incluyendo el trábájo subcontrátádo.

4.3 Gestión de la imparcialidad

Lá orgánizácioá n mántiene lá independenciá e impárciálidád en todos los procesos, tánto de

certificácioá n como ádministrátivos, ofreciendo confiánzá á todás lás pártes interesádás,
incluyendo empleádores, y personás interesádás en lá certificácioá n. Párá ásegurár dichá
independenciá, impárciálidád e integridád, lá orgánizácioá n reálizá un Análisis de Riesgo
(CAL-FT-17), párá ásegurár que dichás pártes interesádás no comprometen lá
confidenciálidád e impárciálidád de lá certificácioá n (CAL-PR-06 Independencia,
imparcialidad e integridad).

Lá orgánizácioá n solo se dedicá á su áctividád principál del objeto sociál, relácionádo con lá
prestácioá n de servicios de certificácioá n de personás, mediánte lá expedicioá n de certificádos de
áptitud párá conducir. Lás otrás áctividádes que ápárecen registrádás dentro del objeto sociál,
no áfectán lá independenciá, impárciálidád e integridád del proceso de certificácioá n de
personás, y ádemáá s dichás áctividádes no formán ni entrenán á lás personás en el esquemá de
certificácioá n pertinente.

Párá conservár lá impárciálidád el orgánismo se cinñ e á lá directriz de lá normá ISO 9001:2008,

en lá cuál se obligá á que el personál que otorgá lá certificácioá n no háyá sido párticipe en lá
eváluácioá n del cándidáto.

Lá orgánizácioá n há estáblecido el procedimiento Independencia, imparcialidad e integridad

(CAL-PR-06), con el fin de estáblecer los áspectos á tener en cuentá párá gárántizár que el
proceso de certificácioá n se reálice de mánerá independiente, impárciál e integrál, en el cuál
todá personá que tengá relácioá n contráctuál con lá orgánizácioá n, táles como propietários,
directivos, empleádos directos y contrátistás, y miembros del comiteá del esquemá, firmá los
Acuerdo de confidencialidad (CAL-FT-14) y Acuerdo de independencia, imparcialidad e
integridad (CAL-FT-15), como compromiso de áctuár de formá impárciál y á mántener de
formá confidenciál todá informácioá n obtenidá dentro de lá orgánizácioá n.

Dentro del procedimiento Independencia, imparcialidad e integridad (CAL-PR-06), se

estáblece lá gestioá n de control de posibles conflictos de intereá s á tráveá s del formáto Registros
de conflictos de interés (CAL-FT-16).

Como compromiso de lá Altá Gerenciá, los miembros de eá stá firmán el Acuerdo de

independencia, imparcialidad e integridad (CAL-FT-15), y estáble lá Políáticá de
Impárciálidád lá cuál estáá áccesible ál puá blico en lá cártelerá informátivá del orgánismo.

4.3.1. Políticas Generales

1. Lá orgánizácioá n prestá los servicios de certificácioá n de mánerá imparcial, sin ninguá n

tipo de presioá n comerciál, ádministrátivá o personál, que áfecten los resultádos de lá
certificácioá n. Asimismo, no se formá o cápácitá á lás personás interesádás en lá
certificácioá n.
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2. Lá orgánizácioá n prestá los servicios de certificácioá n e formá equitativa, mánteniendo

lá independenciá e impárciálidád á lo lárgo de todo el proceso de certificácioá n.
3. Lá orgánizácioá n no restringe el acceso á ninguá n áspiránte á lá certificácioá n por
rázones distintás á los requisitos de ácceso estáblecidos en los esquemás de
certificácioá n pertinentes.
4. Lá orgánizácioá n prestá los servicios de certificácioá n con objetividad, otorgándo o
negándo uná certificácioá n con báse en los criterios de certificácioá n estáblecidos en los
esquemás de certificácioá n pertinentes, y de ácuerdo ál álcánce de lá certificácioá n
pretendidá.

De ácuerdo á lás políáticás de ácceso y certificácioá n, lá personá á certificár deberáá cumplir

exclusivámente con los requisitos de certificácioá n estáblecidos, y el otorgámiento o negácioá n
de un certificádo se reálizáráá con báse á lá unidád míánimá de certificácioá n, y en ninguá n
momento se restringiráá lá certificácioá n por condiciones fináncierás excesivás.

4.4 Responsabilidad legal y financiamiento

Lá orgánizácioá n cuentá con los recursos fináncieros necesários párá lá operácioá n del objeto
sociál de lá mismá, encáminádá á lá certificácioá n de personás, y párá cubrir lás obligáciones
legáles ásociádás á dichá prestácioá n de servicios. Los recursos fináncieros provienen del
áporte de los socios y lá operácioá n relácionádá con lá certificácioá n de personás.

5. REQUISITOS RELATIVOS A LA ESTRUCTURA

5.1 Dirección y estructura de la organización

CEA AUTORESTREPO, cuentá con uná orgánizácioá n estructurádá, documentádá (ADM-MN-01

Manual de funciones y responsabilidades), y orientádá á mántener lá confidenciálidád,
impárciálidád e integridád de lás eváluáciones reálizádás (CAL-PR-06 Independencia,
imparcialidad e integridad). Párá ello se siguen lás directrices entregádás en el esquemá de
certificácioá n. (ver orgánigrámá)

5.1.1. Aspectos generales

Dentro de lá estructurá de lá orgánizácioá n se hán definido lás siguientes personás o grupos,

párá reálizár lábores especíáficás:

 Uná Gerenciá Generál, y áá reás de Direccioá n, encárgádás de lá formulácioá n de políáticás

relácionádás con lá operácioá n y ádministrácioá n de lá orgánizácioá n como Orgánismo de
Certificácioá n de Personás;
 Un áá reá de Cálidád, encárgádá de lá creácioá n, implementácioá n y mántenimiento del
Sistemá de Gestioá n de lá Cálidád de lá orgánizácioá n, con el fin de gárántizár el
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cumplimiento de lá normátividád, legislácioá n y requisitos internos, párá obtener los

reconocimientos externos requeridos párá lá operácioá n de lá orgánizácioá n;
 Lás finánzás y ádministrácioá n de lá orgánizácioá n estáráá n á cárgo del Gerente
Generál/Administrádor;
 Lá Gerenciá/Administrácioá n es lá responsáble de gárántizár los recursos necesários
párá lá ejecucioá n de lás áctividádes de certificácioá n, gestionándo personál, equipos,
infráestructurá, comunicáciones, procesos, procedimientos, entre otros;
 Un áá reá de cápácitácioá n, conformádá por instructores, lá cuál puede subcontrátárse
con personál que tengá lá competenciá párá reálizár dichá funcioá n;
 Uná Gerenciá/Administrácioá n encárgádá de lá eláborácioá n, implementácioá n y
seguimiento de los ácuerdos contráctuáles;
 Un áá reá de Soporte teá cnico, encárgádá de lás áctividádes de disenñ o, creácioá n,
implementácioá n y mántenimiento del sistemá de informácioá n, párá lá reálizácioá n del
Proceso de Certificácioá n de personás, incluyendo su ádministrácioá n y control y lo
relácionádo con el mántenimiento de equipos;
 Un comiteá de ápeláciones, encárgádo de átender lás solicitudes de ápelácioá n
interpuestás por lás personás certificádás.

Lá formulácioá n, implementácioá n y revisioá n de políáticás, procedimientos y documentácioá n párá

otorgár, mántener, renovár, ámpliár, reducir y retirár lá certificácioá n lás estáblece CEA
AUTORESTREPO, á tráveá s del Proceso de Certificación (P-04), lás cuáles estáráá n en todo cáso
ájustádás á lo estáblecido en lá reglámentácioá n vigente expedidá por lá áutoridád competente
(Ministerio de Tránsporte).

6. REQUISITOS RELATIVOS A LOS RECURSOS

6.1 Requisitos generales del personal

Lá orgánizácioá n cuentá con personál suficiente párá desempenñ ár lás funciones especíáficás de
certificácioá n, incluidás lá eváluácioá n y lá decisioá n de lá certificácioá n, el cuál cumple con los
requisitos de competenciá especíáficos párá cádá cárgo, táles como educácioá n, formácioá n,
conocimientos teá cnicos y experienciá requeridá, estáblecidos en el Manual de Funciones y
Responsabilidades (ADM-MN-01), mediánte el perfil de cárgo de cádá cárgo. Lá Gerenciá, es
lá responsáble del personál dedicádo á lá certificácioá n.

Lá orgánizácioá n há estáblecido los requisitos de competenciá de todos los cárgos que hácen
párte de lá estructurá de lá orgánizácioá n, en especiál del personál que háce párte de los
procesos de certificácioá n, á tráveá s de los perfiles de cárgo estipuládos en el Manual de
funciones y responsabilidades (ADM-MN-01).

Estos perfiles contienen los requisitos de educácioá n, formácioá n, conocimientos teá cnicos y
experienciá de cádá cárgo, con el fin de gárántizár lá idoneidád del personál párá reálizár sus
funciones especíáficás duránte el proceso de certificácioá n. Los perfiles son divulgádos ál
momento de lá induccioá n.
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Debido á que no existen escuelás de formácioá n dedicádás á lá prepárácioá n de lás personás á

contrátár en el esquemá de certificácioá n, lá orgánizácioá n reálizáráá procesos de formácioá n
especíáficos que gárántizáráá n el conocimiento, interpretácioá n, mánejo e implementácioá n de
dicho esquemá, en lá cuál se estáblecen lás exploráciones á reálizár junto con los criterios de
certificácioá n (rángos de áprobácioá n).

Lá orgánizácioá n há estáblecido un proceso de seleccioá n y contrátácioá n de personás

Contratación de personal (ADM-PR-01), en el cuál se estáblecen los requisitos que deben
áprobár lás personás á contrátár, el cuál finálizá con lá firmá de un Contrato que incluye los
compromisos por párte de lá orgánizácioá n y de lá personá á contrátár, párá cumplir lás reglás
estáblecidás párá lá prestácioá n del servicio, incluyendo los Acuerdo de confidencialidad
(CAL-FT-14) y el Acuerdo de independencia, imparcialidad e integridad (CAL-FT-15), en los
cuáles lás personás empleádás o contrátádás se comprometen á mántener lá informácioá n
obtenidá en el proceso de certificácioá n y lá informácioá n interná de lá orgánizácioá n de mánerá
confidenciál, y á ásegurár lá objetividád y equidád ál momento de reálizár lás eváluáciones á
tráveá s de lás práá cticás impárciáles.

Todá personá empleádá o contrátádá cuentá con uná copiá controládá del perfil del cárgo, los
cuáles presentán de formá clárá lás responsábilidádes y obligáciones (funciones) de cádá
cárgo, junto con los procedimientos, protocolos e instructivos especíáficos, relácionádos con lá
funcioá n de eváluácioá n o certificácioá n; documentos que estáá n controládos por el Sistemá de
Gestioá n de Lá Cálidád, los cuáles son revisádos y áctuálizádos de ácuerdo á los requerimientos
normátivos, legáles y reglámentários.

6.1.1 Competencias, toma de conciencia y formación

Lá orgánizácioá n eváluá á perioá dicámente á lás personás empleádás o contrátádás, con el fin de
ásegurár el mántenimiento de lás competenciás teá cnicás relácionádás con lás funciones
especíáficás de eváluácioá n o certificácioá n, á tráveá s de lá Evaluación de competencias técnicas
(ADM-FT-08), y lá Evaluación del desempeño (ADM-FT-07).

Los resultádos de lás eváluáciones perioá dicás permiten á lá orgánizácioá n determinár lás
necesidádes de formácioá n de cádá personá empleádá o contrátádá párá desárrollár y
mántener lá competenciá de cádá uno de ellos en su cámpo especíáfico.

Lá orgánizácioá n se encárgá de reálizár procesos de formácioá n y cápácitácioá n relácionádos con

lá certificácioá n de personás, incluyendo normátividád vigentes, esquemá de certificácioá n,
mánejo de equipos, divulgácioá n del Sistemá de Gestioá n de Lá Cálidád, entre otros. El
conocimiento del Sistemá de Gestioá n de Lá Cálidád es obligátorio párá cádá personá empleádá
o contrátádá con el fin de que cádá uno de eá stás conozcá lá importánciá de lá implementácioá n
del sistemá y los resultádos esperádos en cádá proceso.

Estás formáciones y cápácitáciones tienen como objetivo desárrollár lás competenciás

necesáriás en cádá coláborádor párá ásegurár el cumplimiento de sus funciones de mánerá
objetivá e impárciál.
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Cádá formácioá n y cápácitácioá n seráá eváluádá por lá Gerenciá Generál o personál designádo
con el fin de determinár lá eficáciá de cádá temá ábordádo, á tráveá s del formáto Evaluación
de capacitación (ADM-FT-05), y se mántendráá n los resultádos de dichás eváluáciones como
registros de cádá hojá de vidá de cádá personá empleádá o contrátádá.

6.1.2 Actualización de información

Todá personá empleádá o contrátádá cuentá con uná cárpetá de hojá de vidá, donde se
encuentrá todá lá informácioá n relácionádá con lá competenciá de cádá uno, resultádos de lá
eváluácioá n del desempenñ o, eváluácioá n de competenciás teá cnicás y de lás cápácitáciones,
responsábilidádes y obligáciones, contráto con los ácuerdos de confidenciálidád e
independenciá, impárciálidád e integridád, y demáá s informácioá n de soporte que evidencie el
cumplimiento de los requisitos de competenciá párá cádá personá.

Cádá hojá de vidá cuentá con un formáto de Verificación de documentación (ADM-FT-06), en

el cuál se registrá lá documentácioá n contenidá en lá hojá de vidá, y se verificá de mánerá
perioá dicá con el fin de mántener áctuálizádá dichá informácioá n.

6.2. Personal que interviene en las actividades de Certificación

6.2.1 Generalidades

El personál que interviene en lás áctividádes de certificácioá n declárá los posibles conflictos de
intereá s con cuálquier cándidáto, á tráveá s del formáto Acuerdo de independencia,
imparcialidad a integridad (CAL-FT-15).

Adicionálmente, de ácuerdo á lo estáblecido en el procedimiento Análisis de Riesgo (CAL-FT-

16), el personál de lá orgánizácioá n debe reportár y áctuálizár cuálquier conflicto de intereá s.

6.2.2 Requisitos para los Instructores

Adicionálmente de los requisitos generáles párá lás personás empleádás o contrátádás por lá
orgánizácioá n, los Instructores deben ásegurár el conocimiento del esquemá de certificácioá n
pertinente, mánejo de equipos, y áplicácioá n de meá todos y procedimientos. Por tál rázoá n, en los
procedimientos Contratación de personal (ADM-PR-01) y Capacitación de personal (ADM-
PR-02), se estáblecen los requisitos ádicionáles que deben cumplir los Instructores, táles
como, conocer el esquemá de certificácioá n y los meá todos párá exáminár junto con los
documentos del exámen, ántes de ejercer sus funciones de eváluácioá n oá certificácioá n.

Los ácuerdos de confidenciálidád e, impárciálidád, impárciálidád e integridád áplicán

iguálmente, sin embárgo, en cáso de presentár álguá n conflicto de intereá s, el exáminádor debe
notificárlo verbálmente ál superior inmediáto, párá que conjuntámente registren el hecho á
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tráveá s del Registro de conflicto de intereses (CAL-FT-16), y tomen lás medidás pertinentes
párá ásegurár ál impárciálidád del proceso de certificácioá n, táles como, reálizár lá eváluácioá n o
certificácioá n otrá personá con lá mismá competenciá, oá reálizár lá pruebá con lá supervisioá n
requeridá párá certificár lá impárciálidád del proceso, de ácuerdo á lo estáblecido en el
procedimiento Independencia, imparcialidad e integridad (CAL-PR-06).

6.3. Contratación externa

Lá orgánizácioá n contemplá lá subcontrátácioá n de personál dedicádo á lá formácioá n de

personás, de ácuerdo á lo estáblecido en lá normá ISO 9001:2008, párá reálizár el proceso de
eváluácioá n de personás, dentro del proceso de certificácioá n de lá áptitud párá conducir.

Tánto lá subcontrátácioá n de personál, se regulá á tráveá s de un contrato en el cuál se

especificán los ácuerdos estáblecidos párá lá prestácioá n del servicio, y que incluye los
Acuerdo de confidencialidad (CAL-FT-14) y Acuerdo de independencia, imparcialidad e
integridad (CAL-FT-15), los cuáles ásegurán que el contrátistá preste los servicios de formá
independiente e impárciál.

Lá orgánizácioá n há estáblecido el procedimiento Subcontratación (ADM-PR-05), en el cuál se

estipulá el proceso de seleccioá n y eváluácioá n de contrátistás, en el cuál se estáblecen los
criterios de competenciá de eá stos, de ácuerdo ál esquemá de certificácioá n, á lo estáblecido en
lá normá ISO 9001:2008, y ásegurándo que dichos contrátistás no tengán conflictos de intereá s
que áfecten lá confidenciálidád e impárciálidád del proceso de certificácioá n.

Los contrátistás seleccionádos se registrán en el Listado de subcontratistas (ADM-LT-02).

6.4 Otros recursos

Lá orgánizácioá n cumple los requisitos estáblecidos por lá normátividád vigente párá lá

prestácioá n del servicio de certificácioá n de personás. De ácuerdo á dichos requisitos, lá
orgánizácioá n há estáblecido los recursos necesários párá lá reálizácioá n efectivá del proceso de
certificácioá n, á tráveá s de:

 Instáláciones requeridás en lá reglámentácioá n vigente como institucioá n educátivá y

decreto 1500 de 2009.
 Equipos tecnoloá gicos y sistemátizádos requeridos resolucioá n 3245 y decreto 1500 del
2009
 Tecnologíáá requeridá párá ásegurár lá átencioá n en tiempo reál de los cándidátos á lá
certificácioá n, cumpliendo lás políáticás del Sistemá de Seguridád.

7. REQUISITOS RELATIVOS A LOS REGISTROS Y LA INFORMACIÓN

7.1 Registros de solicitantes, candidatos y personas certificadas

Lá orgánizácioá n mántiene un sistemá de registro ácorde á lo estáblecido en el esquemá de

certificácioá n y legislácioá n vigente, en el cuál se identificán, gestionán y disponen los registros,
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de tál mánerá que su puede demostrár que el proceso de certificácioá n se há cumplido de

mánerá eficáz.

Lá orgánizácioá n há estáblecido el procedimiento Control de documentos y registros (CAL-PR-

01), en el cuál se estipulán lás condiciones párá ásegurár lá integridád de los registros
ásociádos ál proceso de certificácioá n y á lá implementácioá n del Sistemá de Gestioá n de Lá
Cálidád, incluyendo lá seguridád de los mismos párá gárántizár lá confidenciálidád de lá
informácioá n dentro del periodo de gestioá n requerido por lá legislácioá n vigente.

El sistemá de registro áplicá párá los registros en medio fíásico y medio mágneá tico, tánto párá
lás copiás de respáldo de lá informácioá n como registros del Sistemá de Gestioá n de Lá Cálidád
que se lleván de formá digitál.

Como control de los registros se cuentá con el Listado Maestro de Registros (CAL-LT-03), en
el cuál se estipulá lá identificácioá n, el áá reá de álmácenámiento, los responsábles del árchivo, el
medio de recuperácioá n, el medio de árchivo, y el tiempo de retencioá n párá cádá registro.

Debido á que lá orgánizácioá n estáá en constántes procesos de certificácioá n y vigilánciá, los

soportes derivádos del proceso de certificácioá n estáá n sujetos á áuditoríáá y eváluácioá n. Por tál
rázoá n, el álumno áutorizá previámente mediánte lá firmá de lá Solicitud (CER-FT-01) lá
visuálizácioá n de sus registros de formácioá n.

7.2 Información Pública

En cáso tál que lá Ley lo requierá, lá orgánizácioá n suministráráá copiá de los registros
solicitádos por el orgánismo de control respectivo, y notificáráá por escrito ál cándidáto lá
informácioá n suministrádá y los fines estáblecidos por dicho orgánismo.

Estáá notificácioá n se ánexáráá ál certificádo emitido junto con el soporte de notificácioá n ál

cándidáto o personá certificádá.

El orgánismo de certificácioá n mántiene en lá cártelerá informátivá el Alcánce de lá

Certificácioá n, lá descripcioá n generál del proceso de certificácioá n, los pre-requisitos de ácceso á
los servicios de certificácioá n y los requisitos de certificácioá n de ácuerdo ál esquemá de
certificácioá n vigente. El orgánismo controlá dichá informácioá n á tráveá s de uso de formátos
controládos de ácuerdo á lás disposiciones dádás en el procedimiento Control de documentos
y registros (CAL-PR-01).

7.3. Confidencialidad

Todás lás personás que láborán en lá orgánizácioá n, tánto empleádos como contrátistás, ácogen
lo estáblecido en el Acuerdo de confidencialidad (CAL-FT-14) párá mántener de formá
confidenciál todá lá informácioá n obtenidá en lá ejecucioá n de sus funciones especíáficás, tánto
ádministrátivás como relácionádás con el proceso de certificácioá n de personás.

Lá informácioá n obtenidá en el proceso de certificácioá n soá lo podráá se divulgádá cuándo seá

solicitádá por orgánismos de vigilánciá y control, y debido á lo estáblecido en el esquemá de
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certificácioá n y á lá relácioá n esporáá dicá con lás personás certificádás, eá stás áutorizán, ál
momento de lá solicitud del servicio de certificácioá n por medio de su firmá, que lá
orgánizácioá n puedá suministrár lá informácioá n de sus procesos de certificácioá n en cáso que lá
ley lo requierá, sin necesidádes de notificáciones posteriores á su certificácioá n.

7.4. Seguridad

Lá orgánizácioá n ásegurá mediánte su infráestructurá y recursos disponibles que lá

informácioá n obtenidá duránte el proceso de certificácioá n se mántiene de formá segurá, y
gestioná los registros párá que se mántengán á lo lárgo de su tiempo de retencioá n.

El sistemá de informácioá n estáá estructurádo de formá tál que ásegurá lá confidenciálidád de lá

informácioá n á lo lárgo del proceso de eváluácioá n y certificácioá n, evitándo riesgos de peá rdidá
de informácioá n y generándo copiás de respáldo de lá mismá (ADM-PR-03 Seguridad de la
información).

8. REQUISITOS RELATIVOS AL PROCESO DE CERTIFICACIÓN

Lá orgánizácioá n cumple los requisitos estáblecidos por lá normátividád vigente párá lá

prestácioá n del servicio de certificácioá n de personás. De ácuerdo á dichos requisitos, lá
orgánizácioá n há estáblecido los recursos necesários párá lá reálizácioá n efectivá del proceso de
certificácioá n, á tráveá s de procedimientos documentádos relácionádos con lá políáticá de cálidád
de lá orgánizácioá n y los criterios especíáficos de certificácioá n.

De está formá, se hán estáblecidos procedimientos párá cádá párte del proceso de
certificácioá n, en los cuáles se incluyen áctividádes de verificácioá n de informácioá n, válidácioá n
de lá personá á eváluár, seguimiento del desempenñ o en cádá pruebá, Todos los resultádos son
registrádos á tráveá s del sistemá de informácioá n y en formátos especíáficos, con el fin de tener
evidenciá objetivá del cumplimiento de los requisitos de áprobácioá n.

8.1. Proceso de Solicitud

Lás personás interesádás en el proceso de certificácioá n se ácercán á lá recepcioá n de lá sede, en

lá cuál se le comunicán los requisitos relácionádos con el servicio de formá detálládá,
incluyendo, el álcánce de lá certificácioá n, pre-requisitos de ácceso ál proceso, requisitos de
certificácioá n, los derechos de los cándidátos, los deberes de lás personás certificádás, tárifás,
horários y lás condiciones especiáles párá ser ingresár ál servicio de certificácioá n, lás cuáles se
encuentrán en el formáto Folleto Informativo (CER-FT-02).

Si lá personá áceptá los requisitos párá iniciár el proceso de certificácioá n diligenciá y firmá lá
Solicitud (CER-FT-01), en lá cuál se especificá el álcánce de lá certificácioá n deseádá, lá
áceptácioá n de condiciones estáblecidos en el Folleto informativo, informácioá n generál de
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identificácioá n, entre otros, y es registrádo ál sistemá de informácioá n de ácuerdo á lo

estáblecido en el Protocolo de solicitud (CER-PT-01).

8.2. Proceso de Evaluación

Lá orgánizácioá n ál obtener lá hábilitácioá n por párte de los entes gubernámentáles, párá

certificár personás, cuentá con lá cápácidád requeridá párá proveer los servicios de
certificácioá n de personás.

Lá orgánizácioá n cuentá con plánes de contingenciá párá lá átencioá n de extránjeros o

discápácitádos, los cuáles se detállán en el Procedimiento de Certificación (CER-PR-01).

9. Quejas y apelaciones

Lá orgánizácioá n há estáblecido el procedimiento Quejas y apelaciones (CAL-PR-05), párá lá

átencioá n de lás solicitudes de quejá o ápelácioá n recibidás por áspirántes, cándidátos, personás
certificádás y sus empleádores, y otrás pártes, sobre el proceso de certificácioá n (quejá) oá sobre
lá decisioá n de certificácioá n (ápelácioá n).

Lá resolucioá n de lás quejás y ápeláciones se reálizá de mánerá independiente, con el fin de

gárántizár lá impárciálidád del proceso, investigándo lás posibles cáusás que conlleváron á lá
rádicácioá n de lá solicitud, táles como, funcionámiento de los equipos, competenciá del
personál, meá todos de trábájo, entre otros.

10. REQUISITOS RELATIVOS AL SISTEMA DE GESTIÓN

10.1. Generalidades

Lá orgánizácioá n estáblece, documentá, implementá y mántiene un Sistemá Generál de Gestioá n

de Lá Cálidád bájo lá normátividád y reglámentácioá n vigente, ácogieá ndose á lo estáblecido en
lá Opcioá n A del numerál 10.1 de lá normá ISO 9001:2008.

10.2 Requisitos generales del Sistema de Gestión

10.2.1 Generalidades

Lá orgánizácioá n operá un Sistemá de Gestioá n de Lá Cálidád documentádo bájo lá normá ISO

9001:2008 y lá normátividád vigente que estipulá el Esquemá de Certificácioá n, ácorde á lá
políáticá de cálidád definidá por lá Gerenciá Generál, y que comprende lá estructurá de lá
orgánizácioá n, lás funciones, áctividádes, los recursos y lá documentácioá n necesáriá párá
ásegurár lá sátisfáccioá n por párte de lás personás interesádás en lá certificácioá n, y que se
cumplen los requisitos legáles y reglámentários estáblecidos en el esquemá de certificácioá n.

10.2.2 Documentación del sistema de gestión

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El Sistemá de Gestioá n de Lá Cálidád de lá orgánizácioá n se implementá en todos los niveles de

lá estructurá orgánizácionál, de ácuerdo á lás funciones y responsábilidádes especíáficás de
cádá personá empleádá o contrátádá de lá orgánizácioá n. Adicionálmente, se implementá á los
subcontrátistás del servicio de eváluácioá n de personás.

Dentro de los documentos del Sistemá de Gestioá n de Lá Cálidád se encuentrán Manual de

Calidad (CAL-MN-01), Control de documentos y registros (CAL-PR-01), Auditorías internas
(CAL-PR-02), Acciones correctivas y preventivas (CAL-PR-03), Revisión por la dirección
(CAL-PR-04), y procedimientos especíáficos del proceso de certificácioá n, junto con los
documentos de ápoyo necesários párá dichá operácioá n.

Cádá procedimiento cuentá con formátos especíáficos, con el fin de generár registros que
permiten evidenciár lá correctá implementácioá n del Sistemá de Gestioá n de Lá Cálidád, á tráveá s
de todos los niveles de lá orgánizácioá n.

10.2.3 Control de documentos

Lá orgánizácioá n há estáblecido el procedimiento Control de documentos y registros (CAL-PR-

01), párá mántener áctuálizádos y controládos los documentos implementádos en lá
orgánizácioá n, tántos los internos como los de origen externo.

En dicho procedimiento se estáblece lá metodologíáá párá lá solicitud de áctuálizácioá n de

documentos, lá eláborácioá n de documentos, lá áprobácioá n de los mismos, el control de
cámbios, el mánejo de documentos obsoletos, y lá formá de distribucioá n y uso de los mismos.

Como control de lá documentácioá n se estáblecen el Listado maestro de documentos

internos (CAL-LT-01) y el Listado maestro de documentos externos (CAL-LT-02), en lá cuál
se identificá el coá digo de referenciá, el nombre del documento, lá fechá de entrádá en rigor de
lá uá ltimá edicioá n y el nuá mero de edicioá n.

10.2.4 Control de los registros

Lá orgánizácioá n há estáblecido el procedimiento Control de documentos y registros (CAL-PR-

01), párá controlár los registros generádos en el orgánismo, estábleciendo los mecánismos
párá lá identificácioá n, álmácenámiento, proteccioá n, recuperácioá n, tiempo de retencioá n y
disposicioá n finál de los mismos.

El tiempo de retencioá n de los registros se estipulá de ácuerdo á lo estáblecido en lá

reglámentácioá n vigente.

Como control de los registros se estáblece el Listado maestro de registros (CAL-LT-03).

10.2.5 Revisión por la dirección

Lá orgánizácioá n há estáblecido el procedimiento Revisión por la dirección (CAL-PR-04), párá

revisár perioá dicámente el Sistemá de Gestioá n de Lá Cálidád y ásíá ásegurár su convenienciá,
ádecuácioá n y eficáciá del mismo.
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Dentro del procedimiento de Revisión por la dirección, se especificán lás áctividádes á

reálizár párá llevár á cábo lá revisioá n del Sistemá de Gestioá n, y los temás á trátár en cádá
reunioá n, con el fin de eváluár lá gestioá n de los procesos mediánte Indicadores de gestión
(CAL-FT-18).

Todos los hállázgos son trátádos como ácciones de correctivás o preventivás, de ácuerdo ál
procedimiento Acciones correctivas y preventivas (CAL-PR-03).

10.2.6 Auditorías internas

Lá orgánizácioá n há estáblecido el procedimiento Auditorías internas (CAL-PR-02), con el fin

de verificár perioá dicámente el cumplimiento y eficáciá del Sistemá de Gestioá n de Lá Cálidád y
de los requisitos normátivos.

Dentro del procedimiento de Auditorías internas, se especificán lás áctividádes á reálizár

párá llevár á cábo uná áuditoriá de formá plánificádá y que ásegure lá objetividád de lá mismá.

Todos los hállázgos son trátádos como ácciones de correctivás o preventivás, de ácuerdo ál
procedimiento Acciones correctivas y preventivas (CAL-PR-03).

10.2.7 Acciones de correctivas y preventivas

Dentro de lá políáticá de cálidád de lá orgánizácioá n se estáblece el mejorámiento continuo del

Sistemá de Gestioá n de Lá Cálidád, con el fin de ásegurár lá eficáciá del mismo. Por tál rázoá n, lá
orgánizácioá n há estáblecido un procedimiento de Acciones correctivas y preventivas (CAL-
PR-03) como herrámientá de gestioá n, párá reportár, ánálizár lás cáusás, estáblecer plánes de
áccioá n y verificár lá eficáciá de dichás ácciones, párá ásegurár el cumplimiento de los
requisitos normátivos.

Lá identificácioá n, mánejo y gestioá n de lás ácciones que requieren átencioá n correctivá por su
contrávencioá n de requisitos especíáficos, táles como resultádos de áuditoríáá, quejás,
ápeláciones, entre otros, se trátán como Acciones correctivas, lás cuáles buscán eliminár lás
cáusás de lás no conformidádes y evitár su recurrenciá, de ácuerdo ál procedimiento
especíáfico.

Lá identificácioá n, mánejo y gestioá n de lás ácciones que pueden llegár á ocásionár uná no
conformidád futurá, con el fin de prevenir su ocurrenciá, se trátán como Acciones
preventivas, de ácuerdo ál procedimiento especíáfico.

11. REGISTROS ASOCIADOS

CAL-FT-14 Acuerdo de confidenciálidád

CAL-FT-15 Acuerdo de independenciá, impárciálidád e integridád
CAL-FT-16 Registro de conflicto de intereses
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CAL-FT-17 Anáá lisis de Riesgo

CAL-FT-18 Indicádores de Gestioá n
CAL-FT-19 Actá generál de reuniones
CAL-LT-01 Listádo máestro de documentos internos
CAL-LT-02 Listádo máestro de documentos externos
CAL-LT-03 Listádo máestro de registros
ADM-FT-05 Eváluácioá n de cápácitácioá n
ADM-FT-06 Verificácioá n de documentácioá n
ADM-FT-07 Eváluácioá n del desempenñ o
ADM-FT-08 Eváluácioá n de competenciás
ADM-LT-02 Listádo de subcontrátistás
CER-FT-01 Solicitud
CER-FT-02 Folleto informátivo