Рекомендации по разработке схемы и текста рабочего регламента

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ СХЕМЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Схема бизнес-процесса (далее – Схема БП) предназначена для:

1) возможности проверки регламентируемого бизнес-процесса до написания текста Рабочего
регламента;
2) наглядного представления последовательности процедур в разработанном Рабочем регламенте
Схема БП является графическим представлением (сверху вниз) последовательно выполняемых процедур.

2. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ ПОЛЯ СХЕМЫ

Лист схемы (Рабочее поле схемы) должен быть оформлен следующим образом см. рис.1. Рабочее поле
разделяется на 4 зоны:
зона «исполнители»;
зона «действия»;
зона «условия»;
зона «результаты».
Рабочее поле схемы. Рис. 1
ИСПОЛНИТЕЛИ УСЛОВИЯ

ПРОЦЕДУРА РЕЗУЛЬТАТЫ

Исполнитель

1
 Рекомендации по разработке схемы и текста рабочего регламента

3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПОЛЕЙ СХЕМЫ

В зоне «исполнители» должен быть указан(ы) субъект(ы), который выполняет ту или иную процедуру.
В зоне «процедура» должна быть указана процедура и укрупненный перечень действия, которые
выполняет субъект(ы).
В зоне «условия» указываются условия процесса. Условия отражают различные разветвления процесса в
зависимости от результата действия. При заполнении данной зоны необходимо помнить, что
«незначимые» условия не отражаются на схеме. К «незначимым» условиям относятся такие условия,
которые возвращают процесс на шаг назад (к предыдущей процедуре) или к самой же процедуре, но такие
условия всегда отражаются в рабочем регламенте в разделе 3 «Требования к процедурам».
В зоне «результаты» отражаются все результаты процедуры.

4. ЭЛЕМЕНТЫ СХЕМЫ БП

При изображении регламентируемого БП рекомендуется использовать только элементы, приведенные в

следующей таблице.

№ Графическое представление Наименование Описание

1 должностное лицо (в исключительных случаях
Исполнитель – подразделение), выполняющее
рассматриваемую процедуру
2 действие, выполняемое в рамках процедуры
Процедура
3 условие, по которому может быть получено два
Условие различных варианта результата процедуры
4 бумажный документ, оформляемый в ходе
Бумажный
выполнения процедуры либо служащий
документ
исходной информацией для бизнес-процесса
5 Устная устное сообщение, передаваемое Исполнителем
информация по результатам выполнения процедуры
6 массив данных, формируемый по результатам
База данных выполнения процедуры либо используемый
(БД) для выполнения процедуры

7 любой документ в электронном виде

Электронный
документ
8 некий материальный объект, получаемый
Материальный
(преобразуемый) в ходе процедуры
объект
9 Иной бизнес-процесс либо часть
Бизнес-
регламентируемого БП (при размещении
процесс
Схемы БП на двух и более листах)
10 Стрелка связи стрелка, соединяющая элементы схемы

5. СОСТАВ ЭЛЕМЕНТОВ ОДНОЙ ПРОЦЕДУРЫ

Каждая процедура в схеме должна состоять из следующих элементов, размещаемых графически слева
направо:
1) Исполнитель;
2) Процесс;
3) один или несколько Результатов выполнения процедуры.
В случае если в ходе выполнения процедуры возможны два различных варианта результатов, в процедуру
(между процедурой и Результатом) добавляется элемент «Условие» с положительным и отрицательным
вариантами результата.
Все однотипные элементы Схемы БП должны быть одинаковой ширины и находиться на одной линии по
отношению друг к другу. Описание каждого из элементов должно находиться внутри самого элемента
(использование выносного текста не допускается).

2
 Рекомендации по разработке схемы и текста рабочего регламента

6. СОЕДИНЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ СХЕМЫ БП

Элементы схемы соединяются между собой с помощью Стрелок связи. Допускается изображать Стрелки
связи в качестве комбинации горизонтальных и вертикальных (но не наклонных!) отрезков (см. примеры
ниже). Рекомендуется избегать пересечения Стрелок связи.

Стрелки связи соединяют элементы следующим образом (указаны начало и конец стрелки):
1) правая сторона Исполнителя и левая сторона процедуры;
2) правая сторона Процесса и левая сторона Результата;
3) правая (либо нижняя) сторона Результата и верхняя (либо левая) сторона Исполнителя следующей
(либо иной) процедуры или Бизнес-процесса.

При наличии условий, определяющих различные варианты Результата выполнения процесса, п.2
разбивается на два:
2а) правая сторона процедуры и левая вершина Условия;
2б) правая вершина Условия и левая сторона Результата при положительном решении (с написанием
«да» на стрелке), а также нижняя вершина Условия и левая сторона Результата при
отрицательном решении (с написанием «нет» на стрелке).

Ниже приведены примеры графического изображения процедур.

Простая процедура

Процедура с несколькими Результатами

Процедура с Решением

да

нет

Каждая из процедур в рамках регламентируемого БП должна быть соединена Стрелками связи, при этом
результат предыдущей процедуры является входящей информацией для исполнителя последующей. Если
для выполнения регламентируемого БП используются результаты выполнения других бизнес-процессов
(Документы, БД, Материальные объекты и пр.), изображается Бизнес-процесс и его Результаты выше
первой процедуры. Результат последней процедуры должен совпадать с конечным результатом).

3
 Рекомендации по разработке схемы и текста рабочего регламента

Пример «Схема работ по разработке РР»

План-график
Руководитель РГ 3.1. Планирует разработку РР разработки РР

Ответственный Схема БП
3.2. Разрабатывает схему БП
исполнитель

Проверенная
(исправленная) схема
Эксперт 3.3. Проверяет разработанную схему БП
БП

Ответственный Проект РР
3.4. Разрабатывает проект РР
исполнитель

Замечания по проекту
РР
да
Имеются
Эксперт 3.5. Проверяет проект РР существенные
замечания Проверенный
(исправленный) проект
нет
РР

Ответственный Исправленный проект

Исправляет проект РР РР
исполнитель

Согласованный проект
РР
да
Замечания Лист согласования с
Согласующие лица 3.6. Согласуют проект РР отсутствуют подписями

Замечания по проекту
нет РР

Ответственный Согласованный проект

3.6.5 b) Организует обсуждение конфликтных точек РР
исполнитель
Лист согласования с
подписями

Приказ об утверждении
РР
Утверждающее лицо 3.7. Утверждает проект РР
Утвержденный РР

Лицо, ответственное РР, доведенный до

за регламентируемый 3.8. Доводит РР до сведения участников БП сведения всех его
БП участников

4
 Рекомендации по разработке схемы и текста рабочего регламента

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СТРУКТУРЕ И СОДЕРЖАНИЮ

РАБОЧЕГО РЕГЛАМЕНТА
Рабочий регламент – документ, устанавливающий взаимодействие должностных лиц при выполнении
работ в рамках описываемого бизнес-процесса.
Регламент должен включать следующие разделы:
­ Раздел 1 «Общие положения»;
­ Раздел 2 «Условия и ограничения»;
­ Раздел 3 «Требования к процедурам»;
­ Раздел 4 «Контроль и ответственность»;
­ «Приложения».
1. Раздел 1 «Общие положения». В разделе должна быть дана характеристика места
регламентируемого бизнес-процесса среднего уровня в деятельности компании. В разделе
описываются:
1.1. назначение документа – цели деятельности, достижение которых определяет данный
регламент;
1.2. область применения – указание направления деятельности, в рамках которого реализуется
описываемый бизнес-процесс, и последовательности выполнения процедур;
1.3. перечень лиц, которые должны знать и использовать данный регламент в своей работе;
1.4. термины и сокращения – приводится перечень основных терминов и сокращений, используемых
в регламенте. Данный подраздел должен использоваться в том случае, когда в регламенте
применяются те термины и понятия, понимание которых может иметь различное значение.
2. Раздел 2 «Условия и ограничения». В данном разделе должны быть указаны:
2.1. предварительные условия – в каких случаях должны проводиться регламентируемые
процедуры, условия начала выполнения процедур (основание) и требования к входным данным
БП. Требования к входным данным должны быть указаны в форме, являющейся основанием для
проведения работ, при необходимости указывается ссылка на регламент, описывающий БП,
результаты которого являются входными данными;
2.2. требования к конечному результату – описание конечного результата выполнения работ по
данному регламенту;
2.3. ограничения – условия, при которых происходит отступление от требований регламента и
краткое описание действий в данных случаях.
3. Раздел 3 «Требования к процедурам». Данный раздел содержит подразделы по количеству
процедур регламентируемого бизнес-процесса. Каждый подраздел должен включать:
3.n. Наименование процедуры
3.n.1. Кто, в каком случае, что выполняет
3.n.2. Какие совершает действия
3.n.3. Что является результатом выполнения процедуры
3.n.4. Требования к процедуре (кто, кому и в какие сроки передает результат)
3.n.5. Возможные исключения при выполнении процедуры (какие выполняются действия и кем,
если в ходе выполнения процедуры возникли обстоятельства мешающие логическому ее завершению –
требуется корректировка документа, вместо его утверждения и т.п.)
4. Раздел 4 «Контроль и ответственность». Данный раздел состоит из следующих подразделов:
4.1. Контроль за выполнением процедур регламентируемого БП, в котором указывается:
­ должностные лица, обязанные соблюдать требования данного Регламента (возможно, в виде
ссылки на п. 1.3);
­ должностное лицо, ответственное за соблюдение регламента;
­ действия, которые предпринимает ответственное должностное лицо при обнаружении нарушений
в соблюдении требований регламента.
4.2. ответственность должностных лиц, участвующих в выполнении работ, за соблюдение данного
регламента и порядок наложения дисциплинарных взысканий.

5
 Рекомендации по разработке схемы и текста рабочего регламента

«Приложения». Данный раздел дается без нумерации, но каждое из приложений должно быть
пронумеровано последовательно в соответствии со ссылками на него в тексте регламента. Приложения
должны содержать:
­ Схемы выполнения процедур
­ Формы документов, используемые при выполнении процедур.