Contenido

PROCESO DE UTILIZACIÓN...................................................................................................... 3
1.0 La forma de fabricación con los sistemas de costos........................................................... 3
1.1 El sistema tradicional de acumulación de costos ........................................................... 3
1.2 Características del sistema .............................................................................................. 3
1.3 Propósitos del sistema ...................................................................................................... 4
1.4 Documentos y registros fundamentales del sistema ...................................................... 4
1.4.1 Orden de trabajo ...................................................................................................... 4
1.4.2 Hoja de costos ........................................................................................................... 5
1.4.2.1 Registro de Hojas de Costos .................................................................................... 6
2.0 Control de inventarios ......................................................................................................... 6
2.1 Orden de requisición .............................................................................................................. 7
2.1.1¿Cuándo son necesarias las requisiciones? .................................................................... 8
2.1.2 Tipos de solicitudes.......................................................................................................... 8
2.1.3 Pasos para realizar una requisición ................................................................................... 9
2.1.4 Estructura de la requisición ............................................................................................... 9
2.2 Métodos para el control de inventarios .............................................................................. 10
2.2.1 Tiempo de Reposición (TR) .......................................................................................... 10
2.3 Nivel Óptimo de Inventario ............................................................................................. 11
2.3.1 Nivel Máximo de Inventario ........................................................................................ 11
2.3.2 Nivel Mínimo de Inventario ......................................................................................... 11
2.2.7. Stock de Seguridad ....................................................................................................... 12
Bibliografía ..................................................................................................................................... 13
 Índice

Ilustración 1 Hoja de Trabajo ................................................................................................ 5

Ilustración 2 Hoja de Costos.................................................................................................. 6
Ilustración 3 Control de Inventario ........................................................................................ 7
Ilustración 4 Nivel Maximo de Inventario .......................................................................... 11
Ilustración 5 Nivel Mínimo de Inventario ........................................................................... 11

2
 PROCESO DE UTILIZACIÓN

1.0 La forma de fabricación con los sistemas de costos

1.1El sistema tradicional de acumulación de costos denominado

ordenes de producción

Sistema costos por órdenes específicos de fabricación o por lotes de trabajo es

propio de aquellas empresas cuyos costos se identifican con el producto o el lote, en cada
orden de trabajo a medida que se van realizando las diferentes operaciones de producción
en esa orden especifica. La fabricación bajo pedido especifico y por lotes se puede
controlar a través del sistema de órdenes de producción. (Sanchez, 2015)

Así mismo, es propio de empresas que producen sus artículos con base en el
ensamblaje de varias partes hasta obtener un producto final, en donde los diferentes
productos pueden ser identificados fácilmente por unidades o por lotes individuales, tales
como las industrias tipográficas, las artes gráficas en general, la industria del calzado, del
mueble, de la construcción civil, los talleres de mecánica, las sastrerías, la siembra y
cultivo de plantas frutales, crianza de animales para el engorde, producción de lácteos por
lotes etc. (Sanchez, 2015)

1.2 Características del sistema

 Ato para las empresas que producen a pedido o en lotes.

 Requiere que los elementos se clasifiquen en directos e indirectos. Para el
efecto los elementos se denominarán: a) materiales directos b) mano de obra
directa y c) costos indirectos de fabricación.
 Acciona a partir de la expedición de una orden de trabajo, que emite
formalmente la persona designada por la empresa.
 Por cada orden abra y mantiene actualizada una hoja de costos cuyo diseño y
funcionamiento se explicará más adelante.
 El objeto de costeo es el producto o lote de productos que se están fabricando y
que constan por igual en la orden de trabajo como en la hoja de costos.

3
  Funciona con costos reales y predeterminados o, ambos a la vez.
1.3 Propósitos del sistema

El sistema de costos por órdenes de producción tiene, entre otros, los siguientes
propósitos:

1. Calcular el costo de producción de cada pedido o lote elaborado, mediante el

registro sistemático y exhaustivo de los tres elementos en las denominadas hojas de
costo.
2. Mantener el conocimiento lógico del proceso de manufactura de cada artículo. Así
es posible seguir en todo momento el proceso de fabricación, que se puede
interrumpir sin perjuicio del control y seguimiento de lo que se está produciendo.
3. Mantener un control de la producción aun después de terminado, a fin de reducir
los costos en la elaboración de nuevos lotes o productos.

1.4 Documentos y registros fundamentales del sistema

La contabilidad es un sistema documentado en cuya base se procede al registro en

libros apropiados, para este efecto se emite una orden de trabajo o producción por cada
pedido que se recibe o cada lote que desea producir. En contabilidad se debe abrir la
denominada hoja de costos, libro auxiliar contable, como se describe a continuación.
(Sanchez, 2015)

1.4.1. Orden de trabajo

Tan pronto se concrete un período con un cliente, la unidad de ventas o de

producción, según se haya establecido en las competencias, debe emitir un documento
interno formal (que puede reemplazar al contrato) denominado orden de producción o
trabajo. (Sanchez, 2015)

Es el orden de trabajo es un documento escrito que la empresa le entrega a la

persona que corresponda y que contiene una descripción del trabajo que debe llevar a cabo
en las instalaciones de cualquier tipo, reparar equipos electrónicos o máquinas, entre otros.

4
 Ilustración 1 Hoja de Trabajo
Fuente: (Sanchez, 2015)

1.4.2 Hoja de costos

La hoja de costos es un registro auxiliar contable encargado de acumular

sistemáticamente todo cuanto se invierte en la fabricación de productor que están siendo
controlados por ésta. Esta hoja física o informática será abierta tan pronto se expida la
orden de producción, debe actualizarse conforme se utilicen y apliquen a los elementos del
costo, concluida la producción se la debe liquidar (Lindegaard y Gálvez, 2005).

Definitivamente la Hoja de Costos es obtener mayor información del departamento de

producción y contabilidad de costos así como a la sección de planeamiento y control de la
producción es decir contiene los datos principales que interesa a los departamentos
encargados de la producción y de preparar sus registros contables.

5
 Ilustración 2 Hoja de Costos
Fuente: (Sanchez, 2015)
1.4.2.1 Registro de Hojas de Costos

De inmediato se toman las hojas de costos vigentes del periodo, se identifica el

sector asignado a la mano de obra directa y se anotan los valores correspondientes a cada
orden. Con tal propósito, se debe efectuar, previamente, al análisis de la información que
presentan las tarjetas diarias de producción y novedades (tiquetes), puesto de que podría
suspenderse la actividad y reconocerse las denominadas horas improductivas imprevistas
por: daños de máquinas, ausencia de materiales, suspensión de fluido eléctrico, etc. El
costo de estas debería cargarse a resultados y nos al costo de producción de la ordenes, el
tema de la improductividad se trata más adelante. (Sanchez, 2015)

2.0 Control de inventarios

Toda empresa debe establecer una estrategia de control y verificación periódica de

sus stocks de inventario, para eso debe de implementar la documentación necesaria de
todas las operaciones relacionadas con los mismos. (Everett Adamy Ronald Ebert, 2007)

6
 Ilustración 3 Control de Inventario
Fuente: (EDUCACONTA, 2017)

2.1 Orden de requisición

Una orden de requisición es una forma en la que un departamento debe someterse a

cualquier departamento que controla las actividades financieras de la empresa. Aunque las
formas individuales varían según la empresa, las órdenes de requisición general requieren
cierta información, incluyendo los materiales del departamento solicitante, el número
exacto de los suministros solicitados, una descripción general de los suministros para la
denominación legal del proveedor y el precio esperado de la compra. (Everett Adamy
Ronald Ebert, 2007)

Una orden de requisición luego será aprobada o negada por el departamento

financiero de la empresa. Una requisición de compra es una solicitud al Departamento de
Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. El documento es a su vez originado y
aprobado por el Departamento que lo requiere. La requisición de compra puede ser emitida
por cualquier área de la empresa tal como: Producción, Marketing, Almacén, Logística,
etc. Este documento es interno por lo que no debe ser utilizada como Orden de Compra.
Las requisiciones de compra, deben ser autorizadas por los departamentos

7
correspondientes, una vez realiza esa autorización se procede a la orden de compra.
(Everett Adamy Ronald Ebert, 2007)

La salida de materiales y suministros da inicio al proceso de producción, consiste

en hacer uso de la materia prima de la bodega de materiales y suministros. El encargado de
bodega debe garantizar el adecuado almacenamiento, protección y salida de todos los
materiales bajo su control. La salida de materiales es mediante la requisición de materiales,
elaborada por el personal de producción y autorizada por el gerente de producción o por el
supervisor del departamento. La requisición debe especificar el número de orden o el
departamento en el cual será utilizado el material y de esta forma controlar el costo de
material de la orden de trabajo. (Everett Adamy Ronald Ebert, 2007)

Las salidas de materiales se asignan a cada orden y debe realizar un asiento de

diario por el total entregado durante el día, o un asiento resumen al final de cada mes.A
medida que se necesitan las materias primas para producción, el almacén la entrega sobre
la base de un formulario de requisición de materiales. La requisición de materiales es la
base para acreditar el valor de los materiales empleados a la cuenta materias primas y para
cargarlos a la cuenta productos en proceso. Desde el punto de vista del control, este
documento también releva al jefe del almacén de su responsabilidad respecto de estos
materiales. (Everett Adamy Ronald Ebert, 2007)

2.1.1¿Cuándo son necesarias las requisiciones?

Para las pequeñas órdenes de compra, a menudo es un procedimiento estándar para

que los departamentos compren los materiales directamente de los minoristas utilizando
una tarjeta de crédito de la empresa y omitiendo el proceso de requisición y las órdenes de
compra en conjunto. Por lo general, las empresas y organizaciones requieren de una orden
de requisición cuando una propuesta de compra supera un cierto valor monetario. (Everett
Adamy Ronald Ebert, 2007)

2.1.2 Tipos de solicitudes

Las órdenes de requisición con mayor frecuencia se presentan para que un

departamento pueda obtener la aprobación para la compra de materiales necesarios de una
entidad que opera fuera de la empresa. Sin embargo, a veces un departamento de una
empresa desea adquirir equipos o materiales de otro departamento, en cuyo caso, muchas

8
empresas requieren que el departamento de compras presente una orden de requisición
interdepartamental. Las órdenes de requisición interdepartamentales pueden ser útiles a las
oficinas financieras y contables en grandes empresas donde los departamentos tienen
presupuestos operativos separados.

2.1.3 Pasos para realizar una requisición

1. Detectada una necesidad de insumos, bien de capital o de servicio, el usuario interesado

ingresa al sistema y carga una “requisición”. Este paso, permite identificar una necesidad
en un área específica.

2.- El jefe directo del área autoriza y valida en este acto la existencia de esta necesidad

3.- Patrimonio y compras verifica existencia en inventarios y entrega los insumos, bienes o
servicios solicitados. En caso de no contar con stock se inicia el proceso de compras.

2.1.4 Estructura de la requisición

Las requisiciones de compra están generalmente impresas según las especificaciones de
cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye:
- Numero de requisición
- Nombre del departamento o persona que solicita
- Cantidad de artículos solicitados
- Identificación del número de catálogo
- Descripción del artículo
- Precio unitario
- Precio total
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y
costos relacionados
- Costo total de requisición
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Firma autorizada

9
.

2.2 Métodos para el control de inventarios

2.2.1 Tiempo de Reposición (TR)

Es el periodo de tiempo comprendido desde que se alcanza el punto de re-orden

hasta que el nuevo material es recibido en el almacén (generalmente para llegar al nivel
Máximo de Inventario). Este tiempo incluye la generación de la requisición del material,
autorizaciones, licitación del material, colocación de la orden de compra, transporte,
recepción y cualquier otro tiempo que demore al material para obtener su lugar en los
estantes de almacén. Este parámetro es crucial para mantenimiento y puede variar de
empresa a empresa e incluso de país en país, puede ser afectado por múltiples factores
tanto internos como externos, como: los procedimientos internos, las regulaciones y leyes
locales, el tipo de material, la localización y la edad de la planta, etc. Este es un parámetro
que debe ser determinado por el personal de materiales y generalmente es un valor
promedio. (Lindegaard y Gálvez, 2005)

10
2.3 Nivel Óptimo de Inventario

2.3.1 Nivel Máximo de Inventario

En las existencias estos deben de establecerse lo suficientemente altos como para

garantizar que siempre haya un suministro adecuado en todo momento durante el ciclo de
pedidos, pero también lo suficientemente bajo, para que este no este excedido y provoque
un derroche de existencias (Everett Adamy Ronald Ebert, 2007).

Ilustración 4 Nivel Maximo de Inventario

Fuente: (EDUCACONTA, 2017)

2.3.2 Nivel Mínimo de Inventario

Estos niveles sed establecen al nivel más bajo posible, pero se debe incluir un
margen llamado de seguridad, para prevenir que se agoten las existencias. El mínimo
teórico debería ser cero, sin embargo el mínimo real es el mínimo de seguridad, es decir
con cierta previsión de reserva al cual se puede recurrir en caso de que las nuevas entregas
se retrasen. Esto también depende de la velocidad de consumo (Everett Adamy Ronald
Ebert, 2007).

Ilustración 5 Nivel Mínimo de Inventario

Fuente: (EDUCACONTA, 2017)

11
2.2.7. Stock de Seguridad

De hecho el stock de seguridad puede determinarse por uno u otro de estos

parámetros, dependiendo de la política de cada planta, pero básicamente, como su nombre
lo indica, se trata de una cantidad establecida de stock en almacén que permite protegernos
de una falla en el almacén (Stockout). Este parámetro usualmente es utilizado solo en Ítem
críticos o donde los tiempos de reposición son pocos confiables de manera de garantizar la
continuidad operacional de los equipos. (Lindegaard y Gálvez, 2005)

Los tres primeros términos de esta listas (tiempo de reposición, demanda y factor
de servicio) pueden ser considerados como los más importantes para poder establecer la
estrategia de inventario de cualquier empresa. La optimización de inventarios termina
siendo un arte que pocos dominan, es algo que va desde ofrecer un stock de partes óptimo
para cumplir con cualquier tipo de tareas de mantenimiento, hasta mantener un costo de
almacenamiento no tan alto, estas son dos fuerzas opuestas que deben ser balanceadas para
optimizar las operaciones. (Lindegaard y Gálvez, 2005)

12
Bibliografía

Everett Adamy Ronald Ebert. (2007). Administración de la Producción y las Operaciones.

Mexico: Camara Nacional de la Industria.
Lindegaard y Gálvez. (2005). Contabilidad de Gestión. España: OCEANO.
Sanchez, P. Z. (2015). Contabilidad de costos. Ecuador : Alfaomega.

13