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EQUIPO DE TRABAJO
Teléfono
Un equipo obvio que un recepcionista utiliza es un teléfono; sin embargo, lo que a
veces no se tiene en cuenta es que los hay en una gran variedad de tipos y estilos, que
van desde los sistemas con un par de líneas hasta los enormes conmutadores con
múltiples líneas.
Computadora
A menudo los recepcionistas hacen un amplio uso de computadoras y programas
básicos de oficina (tales como los procesadores de textos) para la preparación de
notas, minutas y correspondencia.
Procesadores de texto
En el mundo moderno, las fotocopiadoras rara vez son sencillas. La integración de
nuevas tecnologías les permite manejar múltiples funciones, tales como la impresión, el
escaneo, el copiado y el envío de faxes.
Otros equipos
El equipo que utilizará un recepcionista varía mucho en función de la empresa para la
que trabaja y sus necesidades.
Concierge
Concierge es un servicio élite para ayudarle a hacer sus reservaciones para
restaurantes, comprar entradas para eventos, preparar las vacaciones
soñadas, concertar lo necesario para sus actividades empresariales en el
mundo entero, localizar artículos difíciles de encontrar, así como comprar y
entregar regalos especiales.
FUNCIONES
La conserjería soluciona los problemas, nunca más cierto este dicho
hotelero, por cuanto por un lado como lo dijimos anteriormente, son
múltiples las preguntas hechas por los alojados en el Hotel y por otro es
la relación con otros puestos de la estructura, por tal motivo y para una
mejor comprensión de este tema, sus funciones las podemos dividir en
cuatro grupos: Conocimiento de la Localidad, Atención al pasajero,
Control de llaves del Hotel, Manejo de Mensajes y Correspondencia.
HABILIDADES
Capacidad de servicio al cliente
Como empleado en servicios de clientes, los conserjes deben estar preparados
para resolver las necesidades de los invitados.
Comunicación verbal y escrita
Los conserjes deben poseer técnicas de comunicación por encima de la media. Sus
habilidades de actitud, habla y escucha serán un reflejo sobre sus jefes.
Administración del tiempo/planificación
Cualquier día dado de trabajo en un hotel será bastante diferente del siguiente. Los
conserjes manejan un gran número de tareas estándar, pero lo más probable es
que traten con huéspedes diferentes, que vienen con su propio grupo de
necesidades únicas.
Conocimiento de oficina
El trabajo de oficina es la parte del trabajo del conserje que no cambia mucho en el
día a día. Deben ser capaces de llevar a cabo trabajo de oficina de vez en cuando,
lo que requerirá habilidades en procesador de texto, manejar archivos y
documentos, transcripción y diseñar formularios.
FUNCIONES
Unciones que se realizan en el Departamento de botones de
un hotel, así como un control de los reportes que se
elaboran y requisita dentro de este departamento como
parte de su operación.
EQUIPO DE TRABAJO
Operador telefonista
En un hotel existe la necesidad de manejar una comunicación telefónica rápida y
eficiente, contar con un conmutador moderno con capacidad para conectar a
diversos números telefónicos y extensiones tanto de oficinas y cuartos del
hotel, proporcionar un servicio eficiente al facilitar el tráfico de las
llamadas de los huéspedes, visitantes, empleados y público en general,
sobre todo en hoteles de gran tamaño.
FUNCIONES
Aunque están disponibles las centrales telefónicas
con sistema automatizado, muchos hoteles siguen
empleando a los operadores para dar un toque
personal a las llamadas entrantes. También pueden
responder preguntas breves y proporcionar servicios de valor agregado para el
hotel. Los servicios incluyen tomar llamadas o despertador, además de actuar como
intermediario entre los huéspedes y el servicio de limpieza.
Atiende la centralita telefónica y el fax desviando las llamadas hacia los receptores
de los clientes o a las diferentes dependencias del hotel.
Proporciona información a los clientes sobre la oferta de servicios del
establecimiento.
Atiende las reclamaciones de los clientes y las hace llegar al jefe de recepción
para que canalice la resolución de las quejas.
Recoge mensajes para los clientes en caso de que se encuentren ausentes o no
disponibles para atender la llamada.
Atiende el servicio de despertador y de no molestar, en caso de ser solicitados por
los clientes.
Transmiten información a través del sistema de megafonía.
Rellena los impresos de mensajes y comunicaciones telefónicas indicando el
emisor del mensaje, el destinatario, su número de teléfono y la hora de recepción.
Opera el tarificador telefónico y calcula los costes de la llamada en el caso de no
haber un sistema automático.
Lleva a cabo un registro de llamadas.
En algunos establecimientos se encarga del servicio de correo electrónico.