REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

El ROF es el Reglamento de Organización y Funciones de una entidad, que se constituye en un documento técnico
normativo de gestión institucional que establece:
a) La estructura orgánica de la entidad.
b) Las funciones generales y específicas de la entidad y de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas.
c) Las relaciones de coordinación y control entre órganos, unidades orgánicas y entidades cuando corresponda.
Este instrumento de gestión formaliza las competencias de cada área dentro de la organización y en función a ello
se puede determinar las responsabilidades que le corresponde en el logro de los objetivos institucionales.
Explicación
La organización del gobierno local la conforma el Concejo Municipal, integrada por regidores; y, la Alcaldía,
integrada por el alcalde, quien preside el Consejo Municipal. Tanto el alcalde como los regidores son funcionarios
públicos elegidos por sufragio directo de los ciudadanos, por un período de cuatro (4) años, pudiendo ser
reelegidos indefinidamente; y su mandato es irrenunciable, pero revocable conforme a Ley.
El Concejo Municipal es el órgano que ejerce las funciones normativas y fiscalizadoras y la Alcaldía es el órgano
que ejerce las funciones ejecutivas, siendo el Alcalde el representante legal del GL y su máxima autoridad
administrativa.
Otro elemento que constituye la organización del gobierno local es la participación de los ciudadanos y de la
sociedad civil en la gestión y fiscalización de los gobiernos locales. Esto se basa en el carácter de representación
directa del vecindario que tiene el GL, donde la Constitución le otorga la función de promover, apoyar y
reglamentar la participación vecinal en el desarrollo local.
Por ello la LOM señala que como parte de la organización del GL se constituyen los órganos de coordinación
como el Consejo de Coordinación Local Provincial o Distrital y la Junta de Delegados Vecinales; éstos órganos
tienen la finalidad de promover la inclusión y participación de los ciudadanos en la definición de políticas de
desarrollo local, determinación de prioridades de gestión de los servicios públicos e inversión, así como en
fiscalización de las acciones municipales conforme a ley.
La organización del gobierno local se complementa, en el ámbito del ejercicio de las funciones ejecutivas de la
Alcaldía, a través de los órganos de administración, los cuales son determinados con autonomía por cada GL, de
acuerdo con las demandas y necesidades en el cumplimiento de sus funciones y competencias, así como de la
disponibilidad de recursos presupuestarios de los que disponen.
La determinación de los órganos de administración municipal que determine el respectivo Concejo Municipal, a
propuesta del alcalde, adopta una estructura gerencial atendiendo a los procesos de programación, dirección,
ejecución, supervisión, control concurrente y posterior; y sustentada en los principios de legalidad, economía,
transparencia, simplicidad, eficacia, eficiencia, participación y segundad ciudadana.

Recomendación de buenas prácticas

1. Verificar la existencia del ROF en la municipalidad, el cual debe estar aprobado por Ordenanza del Concejo
Municipal.
2. Verificar que las áreas y funcionarios realizan su gestión en concordancia con el ROF vigente.
3. Identificar las dificultades y deficiencias de la organización actual y promover los cambios que sean necesarios
en el ROF

UTILIDAD DEL ROF

El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa, para establecer campos funcionales y
responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de dirección y control. El ROF describe la estructura hasta
el nivel del órgano o unidades orgánicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organización y funciones (MOF), los
cuales llegan hasta el nivel de cargo.
 LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL ROF
La formulación del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:
a) Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgánica.
b) Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento de
empoderamiento.
c) Reflejar una estructura orgánica coherente con los fines y objetivos de la institución y orientada a reforzar a la
presentación de los servicios públicos.
d) Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegación y buscando generar valor en los procesos.
e) Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios políticos, económicos y tecnológicos.
f) Contener información por lo menos sobre:
- Unidades Orgánicas.
- Cadena de mando.
- Funciones de las unidades orgánicas.
- Relaciones funcionales previstas.
- Atribuciones específicas.
g) La conducción del proceso de elaboración del Reglamento de Organización y Funciones corresponde a las Oficinas de
Racionalización Institucional o la que haga sus veces.
h) El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalización o la que haga sus veces.
i) La Oficina de Racionalización es responsable de la actualización del ROF. En general, procede la modificación del ROF
cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones,
atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.
j) Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultación o empoderamiento, con
pocos niveles jerárquicos sin exceder del 3° nivel organizacional.

• Las funciones deben precisar:

a) La atribución, facultad nivel de intervención (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar).
b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribución (Educación de adultos, programas de vacunación, rol de
vacaciones, etc.);
c) El ámbito institucional o territorial sobre el cual se actúa (Sector, Ministerio, Institución Nacional, Regional, Local, etc.).
d) La formulación de las funciones deben delimitar los campos de acción de las diferentes áreas funcionales, cuidando de
no incurrir en omisiones o interferencias.
e) Dicha descripción debe orientarse a permitir que los órganos cumplan con los propósitos de planeamiento,
organización, dirección, coordinación, ejecución y control de sus actividades.
f) Su redacción considera el verbo en infinitivo.

• Clasificación de las funciones:

a) Por sistemas: De decisión (Dirección Política y dirección administrativa), De Gestión (técnico normativo/ Ejecutivos) y
Auxiliares (De equilibrio y de insumos).
b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o etapas en la cual se descompone el
Proceso Administrativo.
c) Por Órganos: (Órganos de línea técnico normativos o de ejecución, control, asesoría y apoyo).

CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

- Debe realizarse un ligero diagnóstico de la realidad en tres planos.
- Considerando los planes institucionales, las políticas de gobierno de sus autoridades y las modalidades de gestión
priorizadas.
- Teniendo en cuenta las necesidades de la población, los servicios de mayor demanda y las prioridades que se
establezcan para el desarrollo.
- Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la cantidad y calidad de personal,
sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructura existente, etc.
 - Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad. Se obtendrá un
listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la Institución.

Luego procederá a establecer una comparación entre las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad y
las que viene desarrollando. Utilizando el diagnóstico anterior, se debe analizar competencias son posibles y
convenientes desarrollar por la Entidad. Para precisar la estructura organizacional, es necesario que las autoridades
definan la política Institucional en la referente a:

1. Precisión sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.

2. Modalidades de la gestión, en la prestación de servicios. (Por proyecto, por administración directa, por contrato, con
alianzas, tercerizadas, etc.).
3. Amplitud en cuanto a lo desagregación de unidades organizativas.
4. Niveles jerárquicos y organizacionales.
5. Tipos de departamentalización o utilizarse.
6. Niveles y grados de delegación y empoderamiento.

DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF

Tanto el Reglamento de Organización y Funciones cono el Manual de Organización y Funciones son documentos técnico
normativo sobre la organización y funciones de la entidad u órgano de que se trate. Sin embargo presenta las
diferencias siguientes:
a) El Reglamento de Organización y Funciones regula y establece la organización interna de una entidad sobre la base de
objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgánica; mientras que Funciones está supeditado a un Reglamento, el cual
le sirve de base legal.
El Reglamento de Organización y Funciones contiene información general; mientras que los Manuales son más
específicos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y relacionan instrucciones de procedencia
diversa.

PAUTAS PARA ELABORACIÓN DEL ROF DE UNA MUNICIPALIDAD

Paso 1:
Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal que regula el funcionamiento de la municipalidad. No
solo se refiere a la Ley Orgánica de Municipalidades, sino también aquellas normas que inciden en su funcionamiento
referidas especialmente a los sistemas administrativos.

Paso 2:
Identificar funciones y estructura orgánica según la estrategia institucional. Lo que supone revisar sus documentos de
planeamiento institucional, identificar las estrategias, sus prioridades y objetivos, y cómo estas se traducen en las
funciones de la municipalidad.

Paso 3:
Identificar el estado actual de las funciones y estructura orgánica de la municipalidad. Ello supone la revisión del ROF
vigente de la municipalidad precisando las áreas y sus funciones generales y específicas.

Paso 4:
Definir las funciones y estructura orgánica. En cuyo caso será necesario elaborar una matriz comparativa de funciones
generales y áreas en base a la información previamente obtenida. Ese será el insumo para identificar las funciones
generales y específicas en la estructura organizacional que contendrá el nuevo ROF. Las funciones generales señalan
a grandes rasgos el conjunto de acciones que debe realizar la entidad a fin de alcanzar sus objetivos institucionales, las
funciones específicas señalan el conjunto de acciones o tareas cuyo ejercicio está reservado a un determinado nivel
jerárquico (órgano o unidad orgánica), las cuales deben estar acorde con las funciones generales.
Paso 5:
Diseñar el organigrama institucional. Para lo cual previamente se debe tener definidas los órganos y unidades orgánicas
y el nivel jerárquico que estos tendrán dentro de la estructura orgánica y las relaciones de coordinación que existirán.

Paso 6:
Análisis final de viabilidad del proyecto de ROF, para ello deben verificar:

a) Si todos los procedimientos contemplados en el TUPA se encuentran considerados en las funciones previstas;

b) Si bajo la nueva estructura es posible asignar e identificar a los responsables de resolver los procedimientos
administrativos;

c) Si la nueva organización representa un cambio sustantivo en el Cuadro de Asignación de Personal o Cuadro de

Puestos de la Entidad (en cuyo caso se deberá elaborar una propuesta de nuevo CAP o CPE);

d) Precisar el costo de los cambios organizativos y cómo financiarlos en caso de ser necesario.

Paso 7:
Elaboración del documento de proyecto de ROF, el cual debería tener los siguientes títulos:

a) Disposiciones generales: Naturaleza jurídica, entidad de la que depende, jurisdicción, funciones generales, base legal;

b) De la estructura orgánica, que detallará los órganos y unidades orgánicas (de alta dirección, consultivos, de Control
Institucional, de asesoramiento, de apoyo, de línea y órganos desconcentrados);

c) De las relaciones interinstitucionales, especificando la facultad que tiene la municipalidad de mantener relaciones con
otras entidades públicas que tengan objetivos concurrentes o complementarios.

Finalmente se procede al proceso de elaboración del informe técnico sustentatorio y su tramitación ante la Gerencia
General de la Municipalidad, acompañando el proyecto de ROF, y el proyecto de dispositivo legal aprobatorio del
ROF, para que una vez cuente con su visto bueno se proceda a su aprobación por medio de ordenanza.