UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL FÉLIX ADAM

(UNEFA)
Semana 3: Sistemas de Información en las Empresas

Introducción
Las personas necesitan información por muchas razones y en diversas maneras.
Por ejemplo, es probable que usted busque información de entretenimiento para
observar el televisor, ir al cine, navegar por Internet, escuchar la radio y leer
periódicos, revistas y libros. Sin embargo, en los negocios, las personas y las
organizaciones buscan utilizar la información de manera específica para tomar
decisiones sólidas y para resolver problemas. Estas son dos prácticas muy
relacionadas que son la base de toda empresa exitosa.

Tanto la solución de problemas como la toma de decisiones requieren información.

Reunir la información adecuada de manera eficiente, guardarla para poder
utilizarla y manipularla según se requiera y emplearla para ayudar a una
organización a lograr sus metas empresariales, son fundamentales para el éxito
en los negocios actuales. El propósito de los sistemas de información es apoyar
estas actividades.

Sistemas de Información Empresarial

Constituye el conjunto de recursos de la empresa, que sirven como soporte para el
proceso básico de captación, transformación y comunicación de la información.

Dentro de una empresa, los sistemas de información actúan como el sistema

nervioso, ya que se encarga de hacer llegar información oportuna y precisa con la
presentación y el formato adecuado, a las personas que la necesitan dentro de la
organización para tomar una decisión o realizar alguna operación.

Propósitos de los sistemas de información en las empresas

El propósito global de los sistemas de información es ayudar a los empleados de

una empresa a obtener y utilizar la información, comunicarse con otras personas
dentro y fuera de la empresa y tomar decisiones eficaces. Estos capturan y
administran datos para producir información útil que respalde a la empresa y a sus
empleados, clientes, proveedores y socios.

Un sistema de información debe ser eficaz y eficiente. Es eficaz si facilita la

información necesaria, y es eficiente si lo realiza con los menores recursos
posibles.

Clasificación de los sistemas de información

Clasificación por categorías

Dada la complejidad de los procesos de tratamiento de la información y los

diferentes grados o niveles en los que, según los problemas, es posible estructurar
datos y procesos, se hace necesaria la existencia de distintas categorías de
sistemas de información, capaces de abarcar la totalidad de la información que la
organización precisa. Las distintas categorías de sistemas de información
mantienen su coherencia global a través de su integración en una arquitectura de
datos común.

Para satisfacer las distintas necesidades de información en una empresa se deben

desarrollar diferentes tipos de sistemas de información, los cuales, según sus
propósitos generales, de acuerdo a Arjonilla y Medina (2007), se les puede
clasificar de la siguiente manera:

 Sistemas de Información Gerencial o Administrativa (MIS): También

llamados sistemas estratégicos, son sistemas de información desarrollados
en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas a través del
uso de la tecnología de información.

Son sistemas basados en ordenador, que proporcionan información a

usuarios que tienen necesidades similares. El principal objetivo de estos
sistemas es proporcionar a los directivos la información necesaria para tomar
decisiones y resolver problemas. Se apoyan en las bases de datos
corporativas, que incluyen datos que se van generando como consecuencia
del procesamiento de transacciones.

 Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS): También llamados

sistemas transaccionales, tienen como finalidad mejorar las actividades
rutinarias de una empresa. Son sistemas de información que logran la
 automatización de procesos operativos dentro de una organización, ya que
su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos,
cobros, entradas, salidas, etc. Las transacciones más comunes incluyen
facturación, nóminas, realización y recepción de pedidos, etc.

Constituyen los pilares del sistema de información de una empresa y recogen

las operaciones empresariales diarias. Muchas empresas no podrían
funcionar sin este tipo de sistemas. A medida que se van realizando
operaciones en la empresa, estos sistemas adquieren, procesan y mantienen
datos, y reflejan las distintas transacciones empresariales de ventas,
compras, pagos, etc.

 Sistemas de Toma de Decisiones o de Apoyo a las Decisiones (DSS):

Son sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones.
Proporcionan información (datos oportunos y exactos) que permitan la toma
decisiones acertadas y mejorar la relación entre los recursos de la empresa.

Son instrumentos para abordar problemas de definición o estructuración

menos precisa, y de carácter más esporádico. Los sistemas de apoyo a la
decisión ayudan a los directivos que deben tomar decisiones no
estructuradas. Una decisión se considera no estructurada si no existen
procedimientos claros para tomarla y tampoco es posible identificar, con
antelación, todos los factores que deben considerarse en la decisión.

Están desarrollados expresamente para servir de apoyo en el proceso de

toma de decisiones, aunque sea de forma indirecta. Facilitan un diálogo con
el usuario que está considerando soluciones alternativas a un problema, y
proporciona modelos construidos para la presentación de la información y
acceso a bases de datos.

Entre estos tenemos los siguientes: Sistemas de Soporte a la Toma de

Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas
Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para
Ejecutivos.

Clasificación por sus características:

La clasificación de los sistemas de información se realiza además teniendo en
cuenta sus características similares. Esta clasificación permite identificar
diferentes sistemas, analizarlos, plantear nuevos sistemas, etc.
  Por área funcional: Para todas las tareas rutinarias o repetitivas que se
desarrollan en la empresa y que son esenciales para la operación de la
organización. Ejemplo: sistema de información contable, sistema de
información de comercialización, sistema de información de recursos
humanos.

 De acuerdo con la ayuda brindada: Apoyan a los gerentes en la toma de

decisiones o a empleados administrativos al momento de entregar un
informe. Ejemplo: gráficas, tablas, etc.

 Por estructura organizacional: Se clasifican a lo largo de líneas

estructuradas. Dentro de estos se encuentran los sistemas para divisiones,
departamentos, unidades de operación e incluso para empleados
individuales.

Clasificación por su finalidad

Por lo general las clasificaciones más extendidas de los sistemas de información
suelen agrupar a estos en función de su finalidad, se considera que existen dos
funciones básicas para los sistemas:

 Soporte a las actividades operativas: da lugar a sistemas de información

para actividades más estructuradas (aplicaciones de contabilidad, nomina,
pedidos y, en general, lo que se denomina gestión empresarial) o también
sistemas que permiten el manejo de información menos estructuradas:
aplicaciones ofimáticas, programas técnicos para funciones de ingeniería.

 Soporte a la decisión y gestión de control: puede proporcionarse desde

las propias aplicaciones de gestión empresarial (mediante salidas de
información existentes) o a través de aplicaciones específicas.

Sistemas de información más comunes

Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio (Business Process

Management ) - BPM

Es una metodología de gestión empresarial que tiene como objetivo mejorar la

productividad y la eficacia de la organización a través de la optimización de los
procesos de negocio. La idea fundamental radica en gestionar de forma unificada
los procesos, la información que éstos manejan, las personas que participan en
los mismos y las aplicaciones que les dan soporte.

Sistemas de Control de Procesos de Negocio (Business Activity Monitoring)

- BAM

Son sistemas que dotan a los sistemas BPM de herramientas de monitorización,

optimización y análisis de los procesos de negocio en tiempo real. Tienen la
capacidad de acceder en tiempo real a los indicadores críticos de rendimiento del
negocio, descubrir eventos del negocio significativos, y comunicárselos de forma
inmediata a los decisores, lo ayuda a mejorar la eficiencia de los procesos de
negocio.

Llevan a cabo la monitorización de múltiples sistemas, creando cuadros de mando

en tiempo real utilizando reglas para detectar el cumplimiento de un determinado
conjunto de situaciones predefinidas. Son utilizados para detectar problemas y
oportunidades, y utilizan la tecnología para definir y analizar de forma proactiva las
oportunidades críticas de negocio y los riesgos, con el objeto de maximizar el
beneficio y optimizar la eficiencia de la empresa.

Sistemas de Procesamiento Electrónico de Datos (Electronic Data

Processing) - EDP

Están orientados a automatizar el componente de tratamiento de información de

las actividades rutinarias, estructuradas y repetitivas de la empresa. Estas
actividades suelen requerir el manejo de gran cantidad de datos a alta velocidad.

Los EDP registran datos, producen información (documentos de transacciones) y

coordinan flujos de información. Ejemplos típicos son la mecanización de las
aplicaciones de contabilidad, gestión de inventarios, entrada y seguimiento de
pedidos, facturación o gestión de nóminas.

Sistemas de Planificación de Recursos de la Empresa (Enterprise Resource

Planning) - ERP

Es un software de gestión compuesto por diferentes módulos que ofrecen

soluciones diseñadas para dar soporte a múltiples procesos de negocio. Puede
contener módulos para la gestión de producción, gestión de clientes, compras,
cuentas a pagar y cobrar, contabilidad general, facturación, gestión de inventario,
recursos humanos, nóminas o cualquier otra función que se tenga que desarrollar
dentro de la empresa.

Son sistemas de gestión integrados que permiten dar soporte a la totalidad de los
procesos de una empresa: control económico financiero, logística producción,
mantenimiento, Recursos Humanos etc.

Se trata de sistemas de información integral que incorporan los procesos

operativos y de negocio de una empresa, como: producción, ventas, compras,
logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, inventarios y control
de almacenes, pedidos, nóminas, etc.

Estos sistemas optimizan el desarrollo empresarial, participan en la reducción de

tiempo y de los costes de los procesos y, hacen incrementar el rendimiento de la
empresa. Estandarizan los procesos empresariales y proporcionan a las distintas
funciones acceso a la información generada en cualquier punto de la organización.

Su objetivo primordial es incrementar de forma radical la productividad de la

organización y proporcionar a los clientes respuestas rápidas a sus problemas,
junto con un alto nivel de manipulación de información y disminución de los costes
totales de operación.

Sistemas de Gestión de las Relaciones con los Clientes (Customer

Relationship Management) - CRM

Es una estrategia que emplea recursos tecnológicos y humanos para identificar,

atraer y retener a clientes mediante procesos integrados de marketing, ventas y
atención al cliente, que ayudan a satisfacer de manera personalizada sus
necesidades actuales y anticipar sus necesidades futuras.

Recopilan y almacenan la mayor cantidad de información posible sobre los

clientes y su entorno, para poder dar valor a la oferta y distanciarse de sus
competidores.

Les permiten a la empresa, entre otras acciones, controlar el seguimiento de las

ofertas y pedidos, la gestión de los vendedores y la efectividad en las ventas, la
eficacia de los centros de atención y soporte técnico al cliente, la efectividad y el
grado de impacto de las campañas de marketing, las tendencias de mercado de
los productos o servicios que ofertan, la atención que brinda a sus clientes y su
grado de fidelidad.
Sistemas de Gestión de la Cadena de Suministro (Supply Chain
Management) - SCM

Son herramientas que ofrecen una visión global de toda la cadena de suministros,
facilitando que las empresas puedan redefinir, integrar, coordinar, ejecutar y
automatizar los procesos intraorganizativos que forman parte de la misma.

Permiten controlar los procesos críticos en la administración de la cadena de

suministros y mejorar el desempeño organizativo mediante la correcta unión entre
las operaciones externas de los proveedores, clientes y otros partícipes, con las
operaciones internas de la empresa.

Su función consiste en integrar y coordinar los distintos procesos de la cadena que

son internos a la empresa, con aquellos otros que requieran del establecimiento
de relaciones de cooperación con empresas externas (acuerdos de suministros,
coordinación de procesos de producción y negocios, establecimientos de canales
de distribución, etc.), con el objetivo de materializar los compromisos con los
clientes y de aumentar su índice de satisfacción.

Sistemas de Procesamiento Analítico en Línea (On-Line Analytical

Processing) - OLAP

Son herramientas orientadas a examinar de manera interactiva, ágil y flexible

grandes cantidades de datos desde varias perspectivas (dimensiones), con el
objetivo de extraer algún tipo de información útil para el decisor.

La tecnología OLAP proporciona funcionalidades analíticas avanzadas en el

contexto de un modelo multidimensional. Operan sobre estructuras de datos
multidimensionales, también denominadas cubos, hipercubos o cubos
multidimensionales OLAP.

Sistemas de Información para Ejecutivos (Executive Information Systems) -

EIS

Es un software, basado en el DSS, que proporciona a los altos directivos

información relevante sobre el desempeño general de la empresa y de su entorno
(por ejemplo, sobre el sector industrial donde opera la empresa, los competidores
o las innovaciones tecnológicas de interés para la empresa).
Ayudan a los ejecutivos a mejorar el proceso de análisis de la información y a
optimizar el proceso de toma de decisiones, y facilitan el seguimiento y control de
los procesos de negocio y de las acciones en curso.

Sistemas de Automatización de Oficinas (Office Automation Systems) - OAS

También llamados Sistemas ofimáticos, son un conjunto organizado de recursos

humanos y técnicos, cuyo objetivo es ofrecer el soporte óptimo para el sistema de
información de oficina de la empresa.

Están orientados a mejorar la eficiencia de la comunicación y a soportar a los

procedimientos administrativos y organizativos en un entorno de oficina. Por
ejemplo, reducen el tiempo requerido para preparar y comunicar la información, y
simplifican la búsqueda de elementos específicos de la información en un conjunto
de documentos.

Sistemas Expertos (ES)

También denominados sistemas basados en el conocimiento, son una aplicación

de la inteligencia artificial que utilizan redes neuronales para simular el
conocimiento de un experto y utilizarlo de forma efectiva para resolver problemas
concretos. Se diferencian de otros sistemas de soporte a las decisiones en que
extienden las habilidades de los decisores más allá de sus capacidades normales.

Utilizan procedimientos heurísticos para resolver problemas con altas dosis de

incertidumbre, que carecen de una respuesta inmediata y donde la solución es
fruto de una acción probabilística sin resultado cierto.

Sistemas de Información Interorganizacional (IOS)

Son sistemas de información que trascienden las fronteras de la empresa y

permiten automatizar el flujo de información entre clientes, distribuidores,
proveedores y otras empresas, posibilitando el incremento de la productividad,
flexibilidad y competitividad.

Están constituidos por una infraestructura tecnológica de ordenadores, redes de

comunicación y aplicaciones compartidas, que permiten el intercambio
automatizado de información entre las organizaciones participantes.
Estos hacen posible los mercados electrónicos, que son los que se crean
enlazando a compradores y vendedores sin ubicación concreta a través de
tecnologías de la información, y la formación de Redes Inter-Organizativas,
constituidas por empresas que toman la decisión estratégica de aliarse o cooperar
de manera estable, con el consecuente rediseño tanto de las fronteras de las
organizaciones como de los mecanismos de coordinación, comunicación y
cooperación existentes entre las mismas.

La Inteligencia Empresarial (BI)

Es el conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y

creación de conocimiento, y a apoyar la toma de decisiones de los directivos
mediante el análisis de datos existentes en la empresa.

Es el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten extraer,

depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información
desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada,
para su explotación directa o para su análisis y conversión en conocimiento, dando
así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.