CÓDIGO: PDOR-CR-022008-DC-01

ASIGNACION DE CARGO VERSIÓN: 1.0

SUPERVISOR DE PREVENTA FECHA: OCTUBRE 2013

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

Denominación del Cargo: SUPERVISOR DE PREVENTA
Tipo de Cargo: Lineal Staff
Área de Dependencia: GERENCIA DE VENTAS

II. RELACIONES JERARQUICAS

Cargo del Supervisor Inmediato: GERENTE DE VENTAS
Tiene otra Línea de Reporte?

No Si Especifique: _________________________
Cargos a los cuales Supervisa: PREVENTISTA

III. OBJETIVO DEL CARGO

Supervisar y cumplir con todos los procesos involucrados en el modelo de preventa del portafolio de
productos y la cobranza a Clientes, en cada uno de los puntos de venta de las rutas que le sean
asignadas, manteniendo a su equipo de Preventistas, motivados y alineados al proceso de preventa,
cumpliendo la rutina determinada por la Bitácora Comercial y el Manual de Ejecución en los puntos de
venta, buscando mantener y expandir la participación de mercado en su área de actuación,
alcanzando los objetivos de volumen, rentabilidad, distribución numérica, disponibilidad y exhibición de
productos, así como otros objetivos que le establezca el Gerente de Ventas.

IV. ROLES Y RESPONSABILIDADES

Preparación matinal

1. Analizar e imprimir el reporte matinal de ventas para hacer la entrega a sus Preventistas, a fin
de planificar los indicadores de volumen, cobertura, efectividad de venta absoluta (EVA) y
cobranza.

2. Realizar la planificación diaria de ventas con los Preventistas bajo su cargo, indicando los
resultados del día anterior, y transmitiendo las acciones y lineamientos definidos con el
Gerente de Ventas.

3. Dictar las orientaciones del día y establecer el desafío de las rutas a sus Preventistas.

4. Recibir toda la información de las negociaciones activadas por parte del Gerente de Ventas a
fin de transmitirlas al Preventista y asegurar, que durante la visita al Cliente, se les informe
acerca de la negociación activada y de sus condiciones.

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FECHA: OCTUBRE 2013

5. Verificar y asegurar el cumplimiento de la política comercial de descuento que se debe aplicar

al Cliente, a fin de asegurar la orientación correcta a sus Preventistas para evitar errores en la
toma de los pedidos así como en los montos a descontar en las cuentas por pagar del Cliente,
en los casos en que aplique.

6. Revisar el estatus de las cuentas por cobrar de los Clientes asignados a sus Preventistas, a fin
de orientar y dar las pautas para la gestión de la cobranza.

7. Verificar el estatus de las incidencias a fin de orientar a sus Preventistas para que preparen
adecuadamente las visitas a Clientes.

Acompañamiento en la Ruta y visita en Punto de Venta

8. En los casos requeridos y en los casos especiales de ausencia temporal de un Preventista,

ejecutar la ruta determinada por la Bitácora Comercial y el Manual de Ejecución en los puntos
de venta.

9. En los casos requeridos y en los casos especiales de ausencia temporal de un Preventista,

ejecutar la venta al Cliente, negociando volumen, precio y plazo de pago, dentro de las
políticas comerciales establecidas por la Empresa y cumplir con los indicadores de gestión.

10. Verificar la colocación de material POP, cumpliendo con lo establecido en el Manual de

Ejecución.

11. Verificar el Inventario del Cliente, revisando el depósito o almacén de productos y los equipos
de frio en el punto de venta, realizando la reposición de ser necesario y garantizando la
rotación del producto. Asimismo, verificar las fechas de vencimiento de nuestros productos.

12. Garantizar la meta de giro de los equipos de enfriamiento de su sector.

13. Asegurar la gestión del vacío y garantizar la recuperación del vacío ocioso en el punto de
venta, confirmando la realización del conteo de vacíos disponible para la venta del empaque
retornable.

14. Asegurar la ejecución de la cobranza, dentro de los plazos establecidos en la política

comercial.
Cierre de la Ruta
15. Si la ruta se ejecuta con el dispositivo móvil, durante la reunión vespertina, asegurar la
validación y firma de la Lista Efectiva de Visita, y el Reporte de Mapas que muestra, entre
otros, el posicionamiento del handheld en los puntos de venta durante la ruta.
16. Si la ruta no se ejecuta con el dispositivo móvil, durante la reunión vespertina, asegurar la
validación y firma del reporte de Cierre de Venta que contiene el resumen de los pedidos
tomados.
17. Gestionar la asignación de los equipos de enfriamiento solicitadas por el Preventista en sus
Clientes.
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Calidad, desarrollo del mercado y cumplimiento de metas

18. Velar por la calidad del servicio, repasando con el Preventista las actividades que debe
ejecutar en la visita al Cliente: las actividades previamente realizadas (por ejemplo: colocación
de POP, exposición de producto, reposición de inventario) y asegurar el cierre de las
incidencias que estén pendientes.
19. Apoyar a sus Preventistas en la identificación de nuevos Clientes y asegurar la recolección de
todos los documentos legales requeridos para el catastro de los mismos según el
procedimiento establecido.
20. Apoyar a sus Preventistas en la identificación de los puntos de venta con potencial para
inversión y asegurar el análisis de rentabilidad de dichos puntos.

21. Mantener una comunicación continua con el Gerente de Ventas, ofreciendo información sobre
los resultados de las rutas bajo su responsabilidad, alertando sobre los puntos de atención y
acciones de la competencia e identificando nuevas oportunidades de mercado.

22. Desdoblar a los Preventistas las metas de volumen, precio, cobertura y efectividad de venta
absoluta (EVA) mensuales basados en los objetivos de la Gerencia de Ventas de la Región.

23. Utilizar las herramientas de ventas acordadas, con el objetivo de cumplir y mejorar los
indicadores de resultados relacionados con volumen de ventas, precio, cobertura, efectividad
de venta absoluta (EVA), desempeño de inversiones y devolución, así como otros indicadores
definidos por su Gerente de Ventas.

24. Gestionar, de acuerdo a los lineamientos establecidos, la inversión de la Compañía en el

mercado (comodato, envase, mesas, sillas, refrigeración, entre otros).

Desarrollo de Preventistas

25. Efectuar el acompañamiento de los Preventistas, brindando apoyo y realizando coaching

constantemente en la ruta, a fin de alcanzar los resultados, determinar mejoras, así como
también identificar necesidades de entrenamiento.

26. Entrenar y velar por el cumplimiento del entrenamiento a sus Preventistas.

27. Cumplir con el proceso y las fechas establecidas para la evaluación de desempeño de los
Preventistas bajo su responsabilidad e identificar los candidatos con mayor potencial para ser
desarrollados dentro de la Organización.

Cumplimiento de lineamientos y normas de trabajo

28. Actuar en el mercado de acuerdo con los lineamientos de ética y responsabilidad social de la
Compañía para cuidar la imagen de la misma.

29. Responder por las creencias y políticas de la Compañía, cumpliendo las normas,
procedimientos y los patrones necesarios en la realización de sus actividades dentro y fuera
de la Empresa durante la jornada de trabajo.

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V. TIPO DE COMUNICACION

Interna Especifique: Supervisores de Preventa, Supervisores de Autoventa, Supervisor de Cuentas Claves,

Supervisor de Trade Marketing, Supervisor de Eventos, Analista Administrativo (CxC), Analista de Flota y Frio,
Gerente de Ventas, Gerente de Operaciones CEDIS, Gerente de Trade Marketing, Coordinador de Eventos,
Gerente Regional de Ventas, Gerente de Modelos de Atención, Director Regional de Ventas.
Externa Especifique: Clientes, Distribuidores, Mercaderistas y Promotoras

VI. EQUIPOS QUE UTILIZA COMO HERRAMIENTA DE TRABAJO

 En los casos requeridos y en los casos especiales de ausencia temporal de un Preventista
utiliza el dispositivo móvil, de acuerdo a la tecnología disponible en su centro de distribución
(CEDIS).
 Desktop

VII. PERFIL DEL CARGO

Formación Académica: Bachiller Técnico Superior Especifique: Universitario
Especifique: Ingenieros, Licenciados y Afines Post-Grado Especifique: _______________
Otro Especifique: _________________

Idiomas: Inglés Otro Especifique: _________________________

Experiencia Requerida: Menor a 1 año De 1 a 2 años De 3 a 4 años

De 5 a 8 años De 8 a 10 años 10 años o más

Habilidades y Destrezas:
 Facilidad para comunicarse con sus colaboradores internos y Clientes, expresando
claramente ideas y conceptos, promoviendo el flujo oportuno de información y fomentando
una comunicación abierta.
 Habilidad para negociar con los Clientes mediante el uso de las técnicas de ventas que
permitan persuadir al Cliente que el acuerdo alcanzado es la opción más beneficiosa para
ambas partes.
 Habilidad numérica y experticia en el manejo de operaciones de cálculo y herramientas
aritméticas, que soporten los procesos de ventas, inventarios, estimación de la demanda y
proyecciones de ventas, entre otros.
 Orientación y atención al Cliente, esmero en la prestación del servicio, solución de conflictos
y reclamos manteniendo siempre un buen trato.
 Orientación a los resultados y compromiso con el de las metas.
 Capacidad de aprender y para trabajar con disciplina. Trabajar en equipo.
 Capacidad para supervisar de forma individual o grupal a sus equipos de trabajo a fin de
proporcionar instrucciones de trabajo oportunas y precisas, así como gestionar consultas y
dudas.
 Flexibilidad para adaptarse a situaciones imprevistas y ambientes de trabajo bajo presión.

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VIII. CONDICIONES Y AMBIENTE DE TRABAJO

Los lineamientos de la Empresa en cuanto a las condiciones y ambiente de trabajo, serán

comunicados a cada empleado en el momento del proceso de inducción, de acuerdo con el
documento vigente de Análisis de Puestos de Trabajo y Análisis de Riesgos emitido por
Seguridad Industrial.