MANIPULACIÓN DE DATOS

ORDENAR DATOS

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una
lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de
productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos
ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más
fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Para ordenar los datos puede hacerlo desde el grupo de Editar, en la ficha de Inicio de la
barra de herramientas

O desde el grupo de Ordenar y Filtrar, en la ficha de Datos de la Barra de Herramientas

ORDENAR DE MENOR A MAYOR

1. Seleccione la columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas con las teclas

CTRL + * (ejemplo 1). O ubíquese en cualquier celda de columna de tabla que
contiene los datos alfanuméricos que desea ordenar (ejemplo2)
2. Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en >Comando
(Ordenar de A a Z), ya sea desde la ficha de Editar o de Datos como se mostró
anteriormente, que ordena de la A a la Z o del número menor al mayor.

Ejemplo 1

Tenga en cuenta que al seleccionar la tabla organizara la información a partir de la

primera columna, por ello en este ejemplo los datos quedarán organizados por
Cliente de la A a la Z

Ejemplo 2
ORDENAR DE MAYOR A MENOR
1. Seleccione la columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas con las teclas
CTRL + * (ejemplo 1). O ubíquese en cualquier celda de columna de tabla que
contiene los datos alfanuméricos que desea ordenar (ejemplo 2).
2. Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en >Comando
(Ordenar de Z a A), ya sea desde la ficha de Editar o de Datos como se mostró
anteriormente, que ordena de la Z a la A o del número mayor al menor.

Ejemplo 1

La base de datos en este ejemplo quedará organizada por Cliente de la Z a la A

Ejemplo 2

Puede resultar más útil esta opción, si la columna que se desea ordenar no es la
primera, ya que al hacer clic en el comando ordenará la columna de la celda
donde usted se haya ubicado.

La base de datos en este ejemplo quedará organizada por País de la Z a la A

ORDEN PERSONALIADO

Permite elegir más opciones, como por ejemplo, la ordenación de múltiples filas o
columnas y ordenaciones que distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

Al hacer clic sobre el comando de Ordenar: en la Ficha de Datos, o al hacer

clic en el comando de orden personalizado en el grupo de Editar en la Ficha de Inicio:

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Desde aquí usted puede agregar tantos niveles como necesite y seleccionar las columnas
que va a ordenar especificando en cada una el Orden y los criterios de ordenación, así:
 Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.
 Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.
 Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.
Eliminar niveles: Ubíquese sobre el nivel que desea eliminar y haga clic sobre el comando
> Eliminar nivel, así :

Distinguir entre mayúsculas y minúsculas: Haga clic sobre el comando de >

Opciones…, marque la opción > Distinguir mayúsculas de minúsculas y clic en
>Aceptar así:
El resultado de la tabla de datos luego de organizarla por Cliente, País y Producto será:

ORDENAR FECHAS U HORAS

 Ubíquese sobre una celda de la columna

de Fecha.
 En la ficha Inicio, en el grupo Editar,
siga uno de estos procedimientos:

Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en el >Comando ,
que ordena de la A a la Z o del número menor al mayor (Ordenar de más antiguo a más
reciente).

Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en el >Comando
,que ordena de la Z a la A o del número mayor al menor (Ordenar de más reciente a más
antiguo).
BUSCAR Y REEMPLAZAR

Use las características de Buscar y reemplazar en Excel para buscar en un libro (por
ejemplo, un número o un texto en concreto).

Para llamar el cuadro de diálogo de Buscar en la hoja de Excel haga clic en cualquier celda
y pulse las teclas CTRL + B.
También puede acceder a este comando desde la Barra de Herramientas en la Ficha de
Inicio en el grupo de Editar: haga clic en cualquier celda, posteriormente haga clic en el
icono de Buscar y seleccionar y por último para buscar texto o números, haga clic en
Buscar; y para buscar y reemplazar texto o números, haga clic en Reemplazar.
BUSCAR

En el cuadro Buscar:
1. Escriba el texto o los números que desee buscar (Ejemplo 1), o bien haga clic en la
flecha del cuadro Buscar y haga clic en una búsqueda reciente que se encuentre en
la lista (Ejemplo 2).
Ejemplo 1

Ejemplo 2

Puede usar caracteres comodín, como un asterisco (*) o un signo de interrogación (?), en
sus criterios de búsqueda:
 Use el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, s*l
devolverá tanto "sal" como "señal".
 Use el signo de interrogación para buscar un solo carácter. Por ejemplo, s?l
devolverá "sal" y "sol".

2. Haga clic en Opciones para definir en más detalle su búsqueda y, a continuación,

siga uno de estos procedimientos:
  Para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero, en lista >Dentro de,
seleccione Hoja o Libro.
 Para buscar datos en filas o columnas, en la lista >Buscar, haga clic en Por filas o
Por columnas.
 Para buscar datos con detalles específicos, en la lista >Buscar dentro de, haga clic
en Fórmulas, Valores o Comentarios.
* Fórmulas, Valores y Comentarios solo están disponibles en la pestaña Buscar, mientras
que Fórmulas solo está disponible en la pestaña Reemplazar.
 Para buscar datos distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas, active la casilla
Coincidir mayúsculas y minúsculas.
 Para buscar celdas que contienen sólo los caracteres que escribió en el cuadro
Buscar, active la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda.

Cuando ya haya elegido las condiciones de su búsqueda haga clic en > Búsqueda
Siguiente
Para salir del cuadro de diálogo de Buscar y Reemplazar pulse la tecla ESC.
REEMPLAZAR

Para llamar el cuadro de diálogo de Reemplazar en la hoja de Excel haga clic en cualquier
celda y pulse las teclas CTRL + L.
Ejemplo:
A un base de Datos se necesita cambiar todos los espacios en blanco por un guión bajo,
para ello:
1. En el grupo de Editar en la ficha de Inicio, haga Clic en el Icono de >Buscar y
Seleccionar.
2. Haga Clic en el comando de Reemplazar.

3. Automáticamente aparecerá el cuadro de diálogo de Buscar y Reemplazar en la

sección de Reemplazar, allí digite en la caja de Buscar: un espacio y en la caja de
Reemplazar con: un guion bajo (_)
4. Haga Clic en > Reemplazar todos.

5. Haga Clic en >Aceptar del Mensaje que aparece y por último haga Clic en
>Cerrar.
Podrá observar que Excel ya hizo el reemplazo.
FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional es una función que nos permite realizar el análisis de datos, ya que
se puede dar un formato especial a un grupo de celdas. Esto permite aplicar un tipo de
fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con
ciertas reglas.

Las reglas que se crean para los formatos condicionales pueden dividirse en dos grandes
grupos:

 Reglas basadas en valores de celda: Son reglas que se basan en el mismo valor de
la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).

 Reglas basadas en fórmulas: Se pueden aplicar a un formato especial utilizando una

fórmula donde se puede aplicar una lógica más compleja.

Para comprender mejor la función de formato condicional siga las siguientes instrucciones:
Ejemplo 1:
Se tiene una base de números, de los cuales se desea saber cuáles se encuentra entre el
rango de 20 y 30.
1. Seleccione las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después haga
clic en el menú Inicio
2. Posteriormente haga clic en el comando >Formato condicional, el cual desplegará
una serie de opciones, para este ejemplo se escogerá la opción (Reglas basadas en
valores de celda), por lo cual, haga clic en la opción >Resaltar reglas de celdas y
luego escoja la opción >Entre.

3. Al hacer clic, automáticamente se abre un cuadro de dialogo, en el cual deberá

indicar el rango deseado y opciones de visualización (por colores)
Se puede apreciar en la anterior imagen el resultado en la columna de los números que ya
quedan con el formato de las Celdas que tengan un número entre 20 y 30 de relleno de
color Verde.
Ejemplo 2:
En una base de datos que contiene un listado de países, los cuales se encuentran en la
columna A, se ejecutará una búsqueda en la celda A1, es decir, la celda donde se indicara
texto que se desea encontrar en el listado.
Para lo cual realice el siguiente proceso:
1. Seleccione el listado y haga clic en el menú Inicio

2. Haga clic en el comando >Formato condicional

3. Seleccione la opción nueva regla
4. Automáticamente se abrirá un cuadro de diálogo.
5. Haga clic en el tipo de regla: Utilice una fórmula que determine las celdas para
aplicar el formato.

6. En la caja de fórmula: digite su condicional, en este ejemplo, quedará de la

siguiente manera: =Y($A$1<>"";ENCONTRAR(MINUSC($A$1);
MINUSC(A1)))
7. Para una mejor comprensión le recomendamos que modifique la opción formato,
en la cual puede cambiar el tipo y color de letra, y fondo de relleno de las celdas
donde se encuentre la palabra a buscar, finalmente haga clic en > Aceptar.
Es decir, si desea buscar “Ireland”, nuestra regla se ejecutará de la siguiente manera:

Digitar el texto a buscar

Luego de digitar el texto “Ireland”, Excel buscará la palabra en el listado y ejecutará la

condición, quedando de la siguiente manera:
FÓRMULAS CON REFERENCIAS EXTERNAS

Una referencia a una celda se puede definir como una llamada que se hace al contenido de
una celda estando situado en otra.
Cuando la información está organizada en diferentes hojas de Excel es necesario saber
cómo crear referencias a celdas que se encuentran en otras hojas. Para lo cual, se debe
indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y la dirección de la celda:
Hoja1!A1
REFERENCIA A UNA CELDA EN OTRA HOJA DE EXCEL

Para comprender esta función se realizará el siguiente ejemplo:

En una hoja (Producto) contenemos información relacionada de las ventas realizadas de
varios productos de un almacén.
En la hoja (Ventas) se desea mostrar la venta realizada en el mes de Octubre del producto 1,
para lo cual, realizamos la siguiente fórmula:
=Producto!B1 y teclea ENTER

REFERENCIA A UN RANGO EN OTRA HOJA

Utilizando el mismo ejemplo anterior, ahora se quiere visualizar en la hoja de (ventas) la

suma total de los productos vendidos durante el mes de noviembre. Para lo cual se usará la
función SUMA especificando como argumento un rango en otra hoja:
=SUMA(Producto!C2:C9)
La función SUMA se encargará de acceder los valores en las celdas de la otra hoja.
REFERENCIAS TRIDIMENSIONALES O 3D

Son aquellas referencias hechas a una celda que está en otra hoja que a su vez se encuentra
en otro libro, para esto debemos que poner el nombre del libro entre corchetes luego el
nombre de la hoja una exclamación y el nombre de la celda, por ejemplo:
[libro.xls]hoja1!A1.
Para este ejemplo y una mayor comprensión se tiene en otro libro (Libro 2), los datos de
ventas realizados en el primer trimestre del año, hoja (trimestre) y se desea incluir este
dato en la hoja de (ventas) del Libro 1.
La fórmula se realizará de la siguiente manera: ='[Libro2]Trimestre 1'!$A$2
También encontramos tres tipos de referencia:

1. Referencias Relativas (aquellas que varían si cambia su posición)

2. Referencias Absolutas (aquellas que se mantienen fijas independientemente de su
posición)
3. Referencias Mixtas o híbridas (aquellas en las que se mantiene fija o bien la
columna o bien la fila)
REFERENCIAS RELATIVAS

Para una mejor comprensión, sí está ubicado en la celda C10 y llama el dato de la celda
D10 obtiene los siguientes resultados:
 Si arrastra con ayuda del mouse dicha referencia hacia abajo incrementa la
referencia en filas. Ejemplo: ver celda en color verde: pasa a posición D11

 Si arrastra hacia la derecha incrementamos la referencia en columnas. Ejemplo:

(ver celda en color rojo: pasa a posición E10)
  Si arrastra hacia arriba decrementa la referencia en filas. Ejemplo: (ver celda en
color azul: pasa a posición D9)

 Si arrastra hacia la izquierda decrementa la referencia en columnas. Ejemplo: (ver

celda en color naranja: pasa a posición E10)

REFERENCIAS ABSOLUTAS

Son aquellas en las cuales aparecen los signos del dolar $ delante de la columna y delante
de la fila, se dice que cuando se hace una referencia absoluta a una celda se está fijando
dicha celda, por ello da igual que se arrastre en un sentido o en otro la referencia se va a
mantener constante.
Para una mejor comprensión si se está ubicado en la celda C10 y se llama el dato de la
celda A10 se obtenen los siguientes resultados:

REFERENCIAS MIXTAS O HÍBRIDAS

Las referencias mixtas o híbridas son aquellas en las cuales solo está inmovilizada la fila o
la columna. La que esta inmovilizada es la que tiene el signo del dólar $ delante y ésta se
mantendrá constante.
Inmovilizar fila: A$1
Inmovilizar columna: $A1
Tenga en cuenta que para una mayor agilidad en sus procesos puede pulsar la tecla F4, con
lo cual automáticamente, aparecerá el signo dólar.
Es decir:
 Al pulsar una sola vez la tecla F4 la celda o fórmula quedara de la siguiente manera:
 Al pulsar dos veces la tecla F4 la celda o fórmula quedara de la siguiente manera:

 Al pulsar tres veces la tecla F4 la celda o fórmula quedara de la siguiente manera:

 Al pulsar por cuarta vez la tecla F4 la celda o fórmula quedara de forma normal:
INSERTAR COMENTARIOS A LAS CELDAS

Existen tres formas de insertar una nota a celdas individuales con comentarios:
1. Para insertar un comentario a una celda debe:
Dar clic derecho sobre la celda a la que se desea Insertar un comentario, allí aparecerá la
siguiente ventana:

En seguida se da un clic sobre > Insertar comentario, a continuación, verá en su pantalla

un cuadro de texto donde usted podrá digitar el dato que necesite recordar o la información
adicional para dar contexto el lector, por ejemplo, en este caso como es una Base de Datos
de Nómina, se digitará: “Incapacidad, pendiente soporte”

La palabra en Negrilla dentro del cuadro de texto del comentario corresponde al nombre de
la sesión del computador/PC o portátil.
Cuando una celda tiene un comentario, la esquina superior derecha estará marcada por un
indicador rojo para su distinción y siempre que el cursor pase sobre esta celda se hará
visible el comentario sin necesidad de dar clic.

Para eliminar o editar el comentario debe dar clic derecho sobre la celda que posee el
cometario, allí se desplegará la siguiente ventana:

Y de acuerdo a su necesidad dará clic en Editar comentario o en Eliminar comentario.

2. Insertar un Comentario desde la Barra de Herramientas en la pestaña o Cinta de
>Revisar, en el Grupo de >Comentarios:
Seleccione la celda en la que desea agregar el comentario y realice el siguiente
procedimiento:
 En la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo comentario
 En el cuerpo del comentario, digite el texto correspondiente.
 Haga clic fuera del cuadro del comentario.

3. Insertar un comentario con SHIFT + F2:

Es la forma más rápida de Insertar un comentario a una celda, solo debe seleccionar la
celda a la cual desea agregar el comentario y presionar SHIFT + F2
* Cuando ordena datos en una hoja de cálculo, los comentarios se ordenan junto con los
datos. Sin embargo, en los informes de tabla dinámica, los comentarios no se desplazan
con la celda cuando modifica el diseño del informe.
*Los cuadros de comentarios los puede cambiar de ubicación y de tamaño, primero haga
clic en el borde del cuadro para que aparezcan los controladores de tamaño asegúrese de
que el cursor no esté en el comentario. Y luego arrastre los controladores de los lados y las
esquinas del cuadro de comentario.
GRUPO DE COMENTARIOS

Dentro de la Cinta de Revisar de la barra de herramientas, se encuentra el grupo de

>Comentarios, desde allí usted podrá:
*Insertar un Nuevo Comentario
*Editar un comentario
*Eliminar un comentario
*Ver los comentarios de forma secuencial o en orden inverso de la Hoja de Excel, y si lo
desea del Libro también. (Icono de Anterior y Siguiente)
*Mostrar u ocultar los comentarios y sus indicadores
*Mostrar todos los comentarios, lo cual es muy útil si usted necesita imprimir la hoja de
Excel con los comentarios, puesto que estarán Siempre visibles.

CAMBIAR LA CONFIGURACIÓN DE VISUALIZACIÓN PREDETERMINADA DE LOS COMENTARIOS

1. Haga clic en la pestaña Archivo y en Opciones.

2. En la categoría Avanzadas, debajo de Mostrar siga uno de estos procedimientos:

 Para ocultar tanto los comentarios como los indicadores en todo el libro, debajo de
Para las celdas con comentarios, mostrar, haga clic en Sin comentarios ni
indicadores.
 Para ver los indicadores, pero mostrar los comentarios solo cuando se apoya el
cursor sobre la celda correspondiente, debajo de Para las celdas con comentarios,
mostrar, haga clic en Solo indicadores y comentarios al activar.
 Para mostrar siempre tanto los comentarios como los indicadores, debajo de Para
las celdas con comentarios, mostrar, haga clic en Comentarios e indicadores.
CREAR TABLA

Las tablas en Excel son un objeto especial en las hojas de cálculo ya que nos ayudarán a
organizar y visualizar nuestros datos de manera amigable. Además, una vez creada la tabla
de Excel, podremos ordenar y filtrar los datos fácilmente.
Una tabla de Excel no es solamente un rango de celdas con datos bien organizados; es un
objeto especial que ha sido creado con alguno de los comandos disponibles, como el
comando Tabla que está ubicado en la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas.

Por medio de este comando un rango normal de celdas se convierte en un Tabla, insertando
a su vez los filtros sobre cada una de las columnas.
Antes de crear una tabla en Excel debemos tomar en cuenta algunas recomendaciones:
 Los datos deben estar organizados en filas y columnas.
 La primera fila debe utilizarse para los encabezados o títulos de columna, ya que de
no ser así Excel insertará una fila con nombres genéricos como Columna1,
Columna2, Columna3, etc; de manera que haya espacio para colocar las flechas para
los filtros de la tabla.
 Cada columna debe tener el mismo tipo de dato: texto, número, fecha, moneda, etc.
 Cada fila tendrá los detalles de un solo registro, por ejemplo: un empleado, un
artículo, una orden de compra.
 Los datos no deben contener filas o columnas en blanco.
Ejemplo:
En una hoja de Excel se tienen los datos de las ventas de un Almacén, sin ningún formato
en las celdas.
Para crearle la tabla a estos datos, debe seleccionar cualquiera de las celdas del rango de
datos y pulsar el comando Insertar > Tabla, y de inmediato Excel identificará el rango que
contiene los datos:
Si por alguna razón, el rango reconocido por Excel no concuerda con el rango de datos que
desea, es el momento adecuado para hacer la modificación a dicha referencia. Es
importante marcar la opción > La tabla tiene encabezados. Enseguida haga Clic en >
Aceptar.

La tabla quedará:

Excel aplicará un estilo de tabla predeterminado, que para este ejemplo es ese color azul de
fondo que se ha colocado de manera alterna en cada una de las filas. Además, los
encabezados tienen un estilo diferente e incluyen los botones de flecha que nos permitirán
ordenar los datos o aplicar un filtro.
Ejemplo sin Títulos de Columnas
A la misma tabla del ejemplo anterior se le han quitado los títulos de las columnas y se le
ha insertado el comando de Tabla siguiendo los pasos anteriormente descritos, quedará de
la siguiente manera:
FORMATO DE TABLA

Para dar formato a una tabla de datos debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Haga Clic en la ficha de > Inicio de la Barra de Herramientas.
2. Haga Clic en el icono de > Dar formato como tabla, el cual se encuentra en el
Grupo de Estilos

3. Automáticamente se desplegará la siguiente ventana, donde podrá elegir el estilo de

tabla que sea de su agrado:
4. Seleccione en el cuadro de diálogo > Dar formato como tabla el rango de los datos
de la tabla para asignarles el formato y haga clic en >Aceptar

Haga clic en este icono y

seleccione la tabla para
asignarle el formato
elegido

5. La tabla de datos ya tendrá un formato de Tabla, así:

CAMBIAR EL ESTILO DE TABLA

Para cambiar el estilo de una tabla, deberá seleccionar cualquier celda e ir a la ficha
>Herramientas de tabla > Diseño y dentro del grupo Estilos de tabla elegir algún estilo
diferente.

ELIMINAR ESTILO DE TABLA

Para eliminar el estilo de la tabla, pero conservar la funcionalidad de ésta, deberá ir a

>Herramientas de tabla > Diseño, abrir el menú de la sección Estilo de tabla y hacer Clic
en la opción > Borrar tal como se muestra en la siguiente imagen.