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PI-GN-005

REV. 8
AUDITORIAS
22-07-2013

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS

ELABOR
REV. FECHA REVISÓ APROBÓ DESCRIPCIÓN
Ó
0 01-AGO-00 GPC AGC AJS Emitido para distribución.

Cambio de formato, código y título del


1 18-FEB-02 GPC CCC AJS
procedimiento.
Actualización de procedimiento a ISO 9001 –
2 20-MAR-03 GSH GPC AJS
V2000
Modificación resultado de la Auditoría de re-
3 04-NOV-03 GSH GPC AJS certificación de Oct. 31/03. No se evidenciaba
la identificación del cambio en el documento.
Se modificó el encabezado y algunas
definiciones para la integración de las normas
4 16- DIC-05 CAP FHS ASH
ISO 9001, ISO 14001 y
OHSAS 18001
5 15- FEB-11 CAP AML ASH Cambio en la frecuencia de las auditorias

Alineamiento con la Norma Internacional


6 15-JUN-12 ABP HPF HPF
ISO 19011:2011

Se reformó el ítem de planificación de las


7 12-10-2012 ABP HPF HPF
auditorías

Se indicó que el DG-020 Matriz de roles se define


8 22-07-2013 ABP HPF HPF las responsabilidades y requisitos de un Auditor
Interno

PROCESOS DE DISTRIBUCIÓN
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO X RECURSOS HUMANOS X

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN – HSEQ X BIENES E INMUEBLES X

PROYECTOS X INFORMÁTICA X

SOLUCIONES X LOGÍSTICA X

ECONÓMICO Y FINANCIERO X AUDITOR INTERNO / ENTE CERTIFICADOR

COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X


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1. OBJETIVO
Describir los parámetros para gestionar un programa de auditorias, que permita
evidenciar la implementación, desarrollo, evolución y mejora continúa de los procesos
establecidos por MONTAJES MORELCO S.A.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las auditorias de primera y segunda parte que se
programen en la empresa.

3. DEFINICIONES
3.1 AUDITORIA
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias del
cumplimiento de los criterios establecidos de la auditoria.

3.2 AUDITORIA DE PRIMERA PARTE (AUDITORIAS INTERNAS)


Se realizan por o en nombre de la propia organización, para la revisión por la
dirección y con otros fines internos (ej. Para confirmar la efectividad del sistema
de gestión o para obtener información para la mejora del sistema de gestión)

3.3 AUDITORIA DE SEGUNDA PARTE


Se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como
los clientes, o por otras personas en su nombre.

3.4 AUDITORIA COMBINADA


Cuando se auditan juntos dos o más sistemas de gestión de diferentes
disciplinas (ej. Calidad, ambiental y salud ocupacional).

3.5 AUDITADO
Organización que está siendo auditada

3.6 AUDITOR
Persona que lleva a cabo una auditoria

3.7 CRITERIOS DE AUDITORIA


Grupo de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra
los cuales se compara la evidencia de auditoria.

3.8 EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA


Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.

3.9 HALLAZGOS DE LA AUDITORIA


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Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los


criterios de auditoria. Los hallazgos indican conformidad o no conformidad

3.10 OBSERVACIÓN
Situación actual que a juicio del auditor, justifica una aclaración o investigación
para mejorar el estado general y eficacia del SGI.

3.11 CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA


Resultado de una auditoria, tras considerar los objetivos de la auditoria y todos
los hallazgos de la auditoria.

3.12 PROGRAMA DE AUDITORIA


Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

3.13 PLAN DE AUDITORIA


Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

3.14 RIESGO
Efecto de la incertidumbre en los objetivos

3.15 CONFORMIDAD
Cumplimiento de un requisito

3.16 NO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito

4. RESPONSABILIDADES

4.1 DIRECTOR DE GESTIÓN


Asegurar la implementación del programa
Definir el equipo auditor para cada proyecto
Autorizar el plan de formación de auditores

4.2 COORDINADOR CORPORATIVO DE CALIDAD


Definir y Evaluar los criterios para la planificación de las auditorias
Identificar y Evaluar los riesgos del programa de auditoría
Monitorear, revisar y mejorar el programa de auditoría
Asegurar el manejo y mantenimiento adecuado de los registros del programa de
auditoría

4.3 DIRECTOR DE PROYECTO


Facilitar la programación y la logística de la auditoría
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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario
ISO 19011:2011 Directrices para la auditoría de Sistemas de Gestión

6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

6.1 GENERALIDADES
Se programarán auditorias al Sistema de Gestión Integrado teniendo en cuenta
el resultado de Auditorias Anteriores, importancia y estado de los procesos,
resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades y la importancia
ambiental de las operaciones, entre otros. Además, se programará
semestralmente las auditorías internas necesarias para los proyectos en
ejecución teniendo en cuenta los hallazgos por parte del cliente, duración del
contrato, solicitudes de líderes de procesos, cumplimientos contractuales,
solicitud de la autoridad (ambiental/siso), solicitud de la gerencia, resultados de
las evaluaciones de riesgos e impactos de las actividades e importancia
ambiental o siso de las operaciones.

Teniendo en cuenta, el compromiso de la organización con la satisfacción de


nuestros clientes y de los requisitos legales aplicables a nuestras actividades,
se ha establecido que ante requerimientos contractuales, de la autoridad
ambiental y siso, y solicitudes directas de la gerencia general de nuestra
organización se auditaran los procesos y los proyectos cuantas veces sea
necesario dentro del proceso de mejora continua, sin depender de la calificación
de los otros criterios establecidos en el registro.

En el caso que los contratos incluyan diseño e ingeniería, esta revisión se


incluirá en la Auditoría programada al Sistema de Gestión Integrada, al Proceso
“Proyectos” sin importar si los contratos están en ejecución o ya han terminado.

Si existen auditorías internas programadas en los proyectos y éstos reciben una


auditoria por parte de un ente externo certificador, se definirá como ejecutada y
se realizará seguimiento a los hallazgos.

6.2 PROCEDIMIENTO

Definición de las auditorias individuales:


El Coordinador Corporativo de Calidad en conjunto con el Director de Gestión
deberá definir los objetivos, alcance y criterios de la auditoria individual, los
cuales deben ser consistentes con los objetivos generales del programa de
auditoría:
 Los objetivos de la auditoria individual definen lo que se debe lograr en la
auditoria.
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 El alcance se refiere al proyecto a auditar, unidad organizacional,


procesos a auditar y el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.
 Los criterios son los puntos de referencia para determinar la conformidad
(políticas, procedimientos, normas, requisitos legales, requisitos del
sistema de gestión, requisitos contractuales, otros)

Selección de los métodos de auditoría:


Para la planeación y realización de la auditoria individual se debe tener en
cuenta los siguientes métodos:

Definición Observaciones
Métodos
El Auditor debe verificar que la información
entregada es completa, correcta, consistente y Esta revisión nos da una
1. Revisión actual indicación sobre la
documental Los documentos revisados cubran el alcance de la efectividad del control
auditoría y proveen suficiente información para de documentos
soportar los objetivos de la auditoría
Muestreo basado en juicio: Corresponde al
conocimiento, habilidades y experiencia del
auditor. Los auditores pueden
 Muestreo por selección especifica: confía en el utilizar el tipo de
criterio del auditor muestreo que crean
conveniente, ya que
2. Muestreo  Muestreo casual: se selecciona directa e
ambos se basan en la
intencionadamente los individuos de la población
presunción de que una
 Muestreo sistemático de criterio: Se extrae una muestra revelará
muestra por cada elemento a evaluar información suficiente.
Muestreo estadístico: Usa un proceso de selección
de muestra basado en la teoría de probabilidad.
Coordinar el contenido de la lista de chequeo
La preparación de la
según el alcance de la auditoria, cuando se
3. Preparación de documentación
evalúen requisitos legales o contractuales se usará
documentos de dependerá del alcance
el FI-GN-021 y cuando se evalúen requisitos de
trabajo y criterios de la
norma y del SIG se usará la lista de chequeo de
auditoria.
auditoria HSEQ-RS.
Según el alcance de la auditoría se pueden tener:
 Entrevistas con el personal
 Observación de actividades, el ambiente y
4. Selección de condiciones que rodean el trabajo
fuentes de  Documentación
información  Indicadores de desempeño
 Base de datos y sitio web
 Reportes de otras fuentes: retroalimentación con
el cliente, encuestas y mediciones externas,
5. Guía sobre Para minimizar la interferencia entre las
visitas a actividades de auditoría y los procesos de trabajo
instalaciones del auditado y a fin de garantizar la salud y
del auditado seguridad del equipo auditor se debe tener en
cuenta:
 Planear la visita:
o Asegurar los permisos y acceso a las
instalaciones a visitar.
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o Tener la información adecuada sobre las


medidas de seguridad y salud ocupacional del
área a visitar
o Confirmar con el auditado la disponibilidad de
EPP
o Permiso para uso de cámara fotográfica
 Actividades en sitio
o Evitar cualquier interrupción innecesaria de
los procesos operacionales
o Asegurar que el equipo auditor este usando
adecuadamente los EPP
o Asegurar que los procedimientos de
emergencia sean comunicados (salidas de
emergencia, puntos de encuentro, etc.)
o No tocar o manipular ningún equipo

Uno de los medios más importante para recolectar información son las
entrevistas con el personal involucrado, las cuales deben ser llevadas a cabo de
manera tal que sean adaptadas a la situación y la persona entrevistada, algunos
aspectos que se debe tener en cuenta:
 Realizar las entrevistas a personas en niveles y funciones apropiadas que
lleven a cabo actividades o tareas que se encuentren dentro del alcance de
la auditoría.
 Se deben realizar durante las horas normales de trabajo, cuando sea
posible, en el sitio habitual de trabajo de la persona entrevistada.
 Se debe explicar la razón de la entrevista y cualquier nota tomada.
 Los resultados de la entrevista deben ser resumidos y revisados con la
persona entrevistada

Durante la auditoría es posible identificar hallazgos relacionados con múltiples


criterios, el auditor debe considerar el posible impacto sobre criterios
correspondientes o similares de los otros sistemas de gestión. El auditor debe
orientar al auditado sobre como responder los hallazgos.

Selección de los miembros del equipo auditor:


El Director de Gestión asignará el grupo auditor para cada auditoria individual
programada, si solo hay un auditor, éste auditor debe llevar a cabo todos los
deberes aplicables a un líder de equipo.

Se podrá incluir auditores en entrenamiento dentro del equipo auditor, pero


estos deberán participar bajo la dirección y guía de un auditor.

El director de Gestión deberá decidir el tamaño y complejidad del equipo


auditor para la auditoria especifica teniendo en cuenta:
 La competencia general del equipo auditor requerida para alcanzar los
objetivos de la auditoría, teniendo en cuenta el alcance y criterios de la
misma; ver DG-020_Matriz de roles. En el caso de que se contrate un
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auditor externo este debe cumplir con lo establecido para un Auditor


Interno.
 Requisitos legales y contractuales.
 La necesidad de asegurar la independencia de los miembros del equipo
auditor de las actividades a ser auditadas y de evitar conflicto de
intereses.
 La habilidad de los miembros del equipo auditor para interactuar
efectivamente con los representantes del auditado y de trabajar juntos.

En el caso, que el grupo auditor no cubra la competencia necesaria, se deberá


incluir expertos técnicos con competencias adicionales en el equipo; los cuales
deberán operar bajo la dirección de un auditor.

Para asegurar la conducción efectiva de las auditorias individuales, el


Coordinador Corporativo de Calidad deberá entregar:
 Objetivos y criterios de la auditoría
 Alcance de la auditoria, incluyendo la identificación de las unidades
administrativas y los procesos a ser auditados
 Detalles de contacto del auditado, las locaciones, fechas y duración
 Contenido y distribución del informe de auditoría
 Cualquier acción de seguimiento (como una auditoria o una visita de
seguimiento previa)

Para el desarrollo efectivo de la auditoria tener en cuenta los lineamientos


establecidos en el instructivo II-GN-006_Realización de una auditoría.

Gestión del resultado del programa de auditoría:


El Coordinador Corporativo de Calidad deberá:
 Revisar y aprobar los informes de auditoría, incluyendo la evaluación de
idoneidad y conveniencia de los hallazgos de la auditoría.
 Revisar el análisis de causa raíz y la efectividad de las acciones
preventivas y/o correctivas levantadas

Gestión y mantenimiento de registros del programa de auditoría:


El Coordinador Corporativo de Calidad será el responsable de asegurar que se
creen, gestionen y mantengan los registros de las auditorias individuales, con el
fin de demostrar la implementación del programa de auditoría.

Monitoreo del programa de auditoría:


El Coordinador Corporativo de Calidad deberá monitorear la implementación del
programa evaluando:
 La conformidad del cronograma y objetivos de las auditorías individuales.
 El desempeño de los miembros del equipo auditor
 Retroalimentación dada por los auditados, auditores y otras partes
interesadas
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Revisión y mejora del programa de auditoría:


El Coordinador Corporativo de Calidad junto con el Director de Gestión debe
considerar:
 Criterios de planificación de auditorias
 Monitoreo del programa de auditorías
 Conformidad de los procedimientos, instructivos y formatos del programa
de auditorías
 Registros del programa

Diagrama sobre el manejo de las Auditorias en Montajes Morelco S.A.

Planificación
Planificación de
de las
las Auditorias
Auditorias
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7. RECURSOS
7.1 PERSONAL
Auditores Internos y Externos
Director de Obra
Coordinador Corporativo de Calidad
Director de Gestión

7.2 EQUIPOS Y HERRAMIENTA


Cámara Fotográfica
Implementos de Oficina
Elementos de Protección Personal

8. ASPECTOS HSE

8.1 ASPECTOS DE SEGURIDAD


Identificar los posibles riesgos que se pueden presentar durante la ejecución de la
auditoria; estos varían de acuerdo a las condiciones que se presenten en la obra, y
se procede a tomar las medidas preventivas necesarias para evitar accidentes
laborales. Estos deben quedar plasmados en el respectivo análisis de riesgo.

Disponer y utilizar los elementos de protección personal (EPP) requeridos, no se


debe operar ni tocar ningún equipo que se encuentre en operación.
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8.2 ASPECTOS AMBIENTALES

Implementación de las 4 R
1 R: REDUCIR: Gastar sólo lo necesario
2 R: REUTILIZAR: Sacar el máximo provecho a todo
3 R: RECUPERAR: Volver útil algo defectuoso
4 R: RECICLAR: Convertir material usado en materia prima

Clave: Separar en la fuente

9. REGISTROS
 Informe de Auditoría FI-GN-004
 Reporte de No Conformidad y Solicitud de Acción FI-GN-005
 Plan de Acción FI-GN-006
 Plan de Auditoria FI-GN-007
 Cronograma de Auditorias FI-GN-008
 Evaluación de desempeño de Auditorías y Auditores FI-GN-017
 Lista de Verificación Auditoria Proyectos FI-GN-021
 Acta de Reunión FA-GN-001
 Programa de Auditoria PR-QC-001

10. ANEXOS

No Aplica

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