Asunto: Observaciones proceso contratación – contratistas y proveedores.

Cordial Saludo,

En respuesta a la consulta realizada por miembros del consejo de administración y

comisión de auditoría general para año 2016 y 2017 en urbanización xxxxxxxxx

Informo y expongo algunas sugerencias en el proceso de contratación en la

propiedad horizontal, la importancia en la actividad del administrador, a quien
corresponde, como representante legal celebrar con terceros, contratos de trabajo,
seguros, obra, mantenimiento, prestación de servicios, compraventa, suministro,
arrendamiento; lo cual, conlleva una gran responsabilidad y los enfrenta con los retos
propios de la actividad contractual.

Por lo anterior, surge la necesidad de establecer mecanismos que permitan mitigar

los riesgos que genera la inversión de los recursos comunes, obteniendo reducción
de costos y mayor transparencia en la gestión contractual.

A continuación mencionamos algunas recomendaciones a tener en cuenta para

fortalecer la actividad gerencial del administrador:

 Como primera medida, toda contratación debe estar precedida por la

planeación de las necesidades que se pretenden satisfacer para la vigencia
correspondiente, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad del
contrato; lo primero que se ha de establecer es la necesidad, forma de
satisfacerla y los beneficios que se obtendrán con la contratación.
 Con el fin de presupuestar estas necesidades de bienes y servicios, es
necesario consultar los precios y las condiciones de mercado, teniendo en
cuenta todos aquellos factores económicos que afecten el precio del bien o
servicio a contratar incluyendo intereses particulares o propios.
 Es preciso realizar o contratar previamente los estudios técnicos necesarios,
que permitan definir las especificaciones técnicas del contrato. Igualmente se
debe verificar si se requieren permisos, licencias, diseños u otro tipo de
trámites que demande la iniciación o ejecución del contrato.
 Al momento de contratar, verificar la disponibilidad de los recursos necesarios
para cumplir con la obligación de pago que genera el contrato y así evitar el
cobro de intereses por mora y el pago de perjuicios causados al contratista o
cobro de la cláusula penal.
 Cuando el objeto, la cuantía o la especialidad de la contratación lo amerite, es
recomendable realizar procesos de selección que permitan elegir el mejor
servicio o producto, mediante un procedimiento transparente, objetivo y ágil.
Se podrá realizar una invitación pública a varios proveedores para que
 presenten sus propuestas y entre ellas realizar la escogencia del ofrecimiento
más favorable a la copropiedad y a los fines que ella busca. Para tal efecto,
se requiere la elaboración de los términos de condiciones que
establezcan los términos de la contratación y las condiciones para participar,
así como el cronograma del proceso y los criterios de valoración de las
propuestas y de selección de la oferta más favorable.
 Es indispensable hacer un análisis de los riesgos involucrados en la
contratación y con base en ello exigir la constitución de las garantías que
permitan el manejo del riesgo, dentro de las cuales se encuentran las
siguientes, a las cuales nos referiremos en un próximo boletín:
(i) Buen manejo y correcta inversión del anticipo
(ii) Cumplimiento del contrato
(iii) Pago de salarios, prestaciones sociales legales e
indemnizaciones laborales
(iv) Seguro de responsabilidad civil extracontractual
(v) Estabilidad y calidad de la obra
(vi) Calidad del servicio
(vii) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes

 La ejecución del contrato debe iniciar con posterioridad a la firma del mismo y
aprobación de las garantías y no antes, ya que en algunas oportunidades los
contratistas inician sus labores y después no hay consenso en el contenido
del contrato. Igualmente, no se debe continuar la ejecución del contrato
cuando se ha producido el vencimiento del plazo de ejecución pactado, pues
para ello es requisito prorrogar el contrato con anterioridad a su vencimiento.
 El anticipo sólo deberá pactarse en casos excepcionales, donde se
encuentre suficientemente sustentado que se requiere de inversión inicial
para comenzar la ejecución contractual. La regla general debe ser que el pago
del valor de los contratos se ejecute en proporción al avance o ejecución de
las obligaciones contractuales. Para el desembolso del anticipo se requiere
que el contrato se encuentre perfeccionado y aprobadas las garantías
exigidas.
 En caso que el contratista sea persona jurídica, es necesario solicitar un
certificado de existencia y representación legal con máximo un mes de
expedición, para verificar que quien firma el contrato es la persona autorizada
para representar a la empresa y cuenta con facultades suficientes.
 No se debe exigir al contratista la realización de actividades no contempladas
en el contrato, y que por consiguiente no alcanzan a ser cubiertas por el valor
del mismo, para ello se requiere la suscripción de un contrato adicional.
 En los contratos de prestación de servicios, el contratante tiene la posición de
garante frente al Gobierno Nacional en materia de protección social, por lo
tanto, para la celebración de contratos debe exigirse al contratista persona
natural el comprobante de afiliación y previo al pago de las obligaciones
contractuales, debe exigirse tanto a personas naturales como jurídicas el
 comprobante de pago de los aportes al sistema de protección social.
 Cuando se celebran contratos de prestación de servicios, es importante tener
presente que en derecho existe lo que se denomina el contrato realidad y el
principio de primacía de la realidad sobre las formas, por lo tanto, así se
suscriba un contrato de prestación de servicios, si en la práctica se dan los
elementos del contrato de trabajo (actividad personal, continuada
subordinación y salario), el contrato se considerará laboral con las
implicaciones que de ello se derivan.
 El único facultado para celebrar contratos en nombre de la copropiedad es el
representante legal. Cuando el administrador sea persona jurídica, su
representante legal actuará en representación del edificio o conjunto. La única
excepción contemplada en la ley, es el contrato que se celebra con el
administrador, en el cual actuará como representante legal de la persona
jurídica el presidente del consejo de administración o, cuando este no exista,
el presidente de la asamblea general.
 En caso que el administrador requiera contratar en razón de la cuantía de una
obra, se requiera autorización de la asamblea, esta autorización deberá
obtenerse con antelación al inicio del proceso contractual.
 Es importante documentar el desarrollo de la relación contractual, exigiendo
al contratista la presentación de informes periódicos que den cuenta de su
gestión y de los avances del contrato, levantar actas, dejar registro de las
observaciones a que haya lugar.
 Definir como se vigilará la correcta ejecución del objeto contratado, con el fin
de poder adoptar medidas a tiempo, que eviten el incumplimiento del contrato.
Será responsabilidad del administrador el acompañamiento integral en la
ejecución del contrato durante todo el plazo de ejecución. Cuando por la
complejidad, especialidad o la magnitud del proyecto lo requiera, será
necesaria la contratación de interventores.
 Los contratos se rigen por el principio de autonomía de la voluntad de las
partes y los principios de lealtad y buena fe contractual. No obstante, lo anterior,
la redacción de los contratos no debe dejarse a cargo de los contratistas, por el
contrario, es la administración quien debe proponer su texto con el fin de
garantizar los fines que se persiguen con la celebración del contrato.
 Cabe mencionar que por expresa disposición legal los actos y contratos que
celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en la cabeza de la persona
jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias.

Finalmente, es aconsejable que al interior de la copropiedad se regulen los

procedimientos para la contratación, donde se establezcan políticas claras y
unificadas en materia de contratación, con lineamientos que sirvan de guía a los
administradores en la gestión y ejecución de recursos, y se identifiquen los pasos
que deben surtirse para la celebración de contratos y la realización de procesos de
selección de ofertas.