BRSM 

Systems:  QMS ISO 9001 (2015) & EMS ISO 14001 (2015) 

Assessment Report/Checklist 
Form 009 

 
CLIENT‐ORGANIZATION (NAME): Pasargad Gostar Mehr Vatan Co. 

PHYSICAL LOCATION(s): No. D13, 2nd Mikhak Alley, Moddares St.,

Beheshti Blvd., Shokouhieh Ind Town,
Tehran-Qom highway, Qom, Iran
Stage II Audit Date(s): 21 & 22 August 2016 
Stage I Audit Date(s): 31 July 2016 
NAICS (or NACE) CODE
30.91 

NAICS : North America Industry Classification System (if you operate within the EC you may use NACE)

ISO 9001 EXCLUSIONS:
8.3 Design 

Assessment objectives: Third party assessment of  requirements of  QMS ISO 
9001:2015 and ISO 14001:2015, is met in companies 
management system, as well as legal requirements 
 
ASSESSMENT TEAM INFORMATION 
Assessment Team Leader, ATL Vahid Salahi 
Assessor 2 Bijan hosseinpour Rajabi 
Assessor 3  
Assessor 4
Assessor 5
Assessor 6
 
 
Note: Adjusting the language within this form to the type of activity and nature of the organization is acceptable.
 

 
   Reference Clause  Observation 

We pursuit to assure that client‐organization adheres to the protection of communities and consumers. This is to 
1  follow the intent to the substitution of the word “identify” to the word “determine” as part of the importance to 
the processes being capable of achieving desired outputs (including consumer’s well‐being). 
2  Scope of activities  Motorcycle Assembly 
BRSM requires that the organization’s legal obligations and regulatory are met. 
Legal status  Technical supervisor is main responsible for executing and monitoring of these 
3  regulations   ok 
Obligatory applicable 
standard which  N/a 
organization has to follow 

4  Context of the organization 
The organization has determined External and Internal issues relevant to its purpose / 
strategic direction, affecting its ability to achieve the intended result(s) of its quality 
Understanding the  management system. Internal Issues: resources to fulfill the objectives, such as financial and 
organization and its  time allocated for projects while staff are busy with their routine tasks. External Issues: 
4.1 

ok
context  Rivals in the industry, price of raw material/work fource, limits by DoE. The organization 
QMS/EMS  monitors and reviews information about internal and external issues. Above information 
was documented, Type of document : Manual, Code /ID: QM, Approved by: Mr. Zafarjoo, 
Date issued: Jan 2015, 
The interested parties relevant to quality management system, to meet customer and 
applicable statutory and regulatory requirements have been determined The requirements 
Understanding the  of these interested parties relevant to the quality management system have been 
determined External Issues: industrial ministry and DoE. The Internal issues have been 
needs and 
determined. The organization monitors and reviews information about these interested 
4.2  expectations of 

ok
parties and their relevant requirements. Above information was documented, Type of 
interested parties  document : Instructions/Codes, Code /ID: INSO17181, Approved by: Zafarjoo, Date issued: 
QMS/EMS  Jan 2015, sample of matters considered in the expectations; Increase of controls over 
factories by authorities has led to increase  of monitoring and control costs over 
environment aspects, and the production has to consider these over heads in calculations 
Following Clause(s) has/have Not been applicable from the QMS; 8.3 Design and 
Determining the  development; 8.5.5 post delivery‐ Exclusions and their justifications have been defined in 
scope of the  the QMS. The scope of activities has been defined considering: the external and internal 
quality/  issues, the requirements of relevant interested parties, the products and services of the 
4.3 

ok
environment  organization Scope of activity: Motorcycle Assembly.  The organization has determined 
management  the role(s) undertaken by the organization under the applicable regulatory requirements. 
system  Organization role: Manufacturer. Above information was documented, Type of document : 
Manual, Code /ID: QM, Approved by: Mr. Zafarjoo, Date issued: Jan 2015 

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 2 of 15 
   Reference Clause  Observation 

The processes needed for QMS/EMS and their application throughout the organization has 
been defined effectively. The sequence and interaction of these processes has been 
Determined effectively with a risk based approach. the criteria and methods has been 
determined to ensure that both the operation and control of these processes are effective 
resources and information are available to support and monitor processes the Organization 
Monitors, measures and analyses all its processes the organization follows actions necessary 
to achieve planned results and to maintain the effectiveness of these processes the 
organization evaluated changes/improvements in processes for their impact on the quality 
management system and products produced by related QMS; the organization controls 
Quality/environment 
changes to processes against current International Standard and applicable regulatory 
management  requirements; 'Customer Feedback', with process indicator/index: ‘customer complaint”, 
4.4 

ok
system and its  acceptance level/criteria: 'less than 5%', Owner of the Process: ‘sale and after sale services’, 
processes  and 'Sale' is input to this process . Output from this process is used in ‘QC, Management, 
Production’ .next process is 'QC', with process indicator/index: ‘Number of nonconformity 
products, acceptance level/criteria: 'less than 5 per 100 ‘, Owner of the Process: 'QC 
Manager', and ‘customer and Rules and Regulations’ is input to this process. Output from 
this process is used in  ‘Production’ .The organization has determined the inputs required 
and the outputs expected from its processes; The organization has assigned the 
responsibilities and authorities for its processes; Above information was documented, Type 
of document : Process map explained in Manual and includes the sequence of processes
as well as monitoring criteria
5  Leadership
5.1  Leadership and commitment   
the Top Management, Mr. Zafarjoo demonstrates leadership and commitment with 
respect to the quality/environment management system by: taking accountability 
for the effectiveness of the quality management system; ensuring that the quality 
policy and quality objectives are established for the quality management system 
and are compatible with the context and strategic direction of the organization; 
ensuring the integration of the quality management system requirements into the 
  organization’s business processes; promoting the use of the process approach and 
5.1.1 
General  risk‐based thinking; ensuring that the resources needed for the quality 

ok
qms 
management system are available; communicating the importance of effective 
 
quality management and of ","conforming to the quality management system 
requirements; ensuring that the quality management system achieves its intended 
results; engaging, directing and supporting persons to ","contribute to the 
effectiveness of the quality management system;  promoting improvement; 
supporting other relevant management roles to demonstrate their leadership as it 
applies to their areas of responsibility." 
5.1.2 
Customer focus  management demonstrated leadership and commitment with respect to customer focus 
ok

qms 
5.2  Policy

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 3 of 15 
   Reference Clause  Observation 

Quality/Environment Policy has been established in documented information, with ID: FQ‐
15, Version: 0 Issued: Jan 2015 Approved by, Mr. Zafarjoo. Is appropriate to the purpose and 
context of the organization and supports its strategic direction; provides a framework for 
Establishing the  setting quality objectives; includes a commitment to satisfy applicable requirements; 
5.2.1  quality/environment  includes a commitment to continual improvement of the quality management system. The 

ok
policy  policy is reviewed every year. Policy: The use of modern technologies to provide products 
according to customers' requirements, Increase customer satisfaction, Continuous 
improvement in all processes, increase of awareness, commitment to control and reduce of 
pollutions, increase of recycling and reducing disposing wastes. 
Policy has been established in documented information, with ID: FQ‐15, Version: 0 Issued: 
Jan 2015 Approved by, Mr. Zafarjoo. Quality policy was communicated to staff, as staff was 
Communicating the  asked they were aware of the policy. Staff asked; Hamed Nabavi . Sample of Policy items: 
5.2.2 

ok
quality policy  increase of quality bar, increase of customer satisfaction and market development and 
reduce of pollutions.  The policy is available to relevant interested parties. Such as: 
Contractor.  
Top management has defined responsibilities and authorities which are 
documented and relevant roles are assigned and communicated and understood 
within the organization. Performance of the quality management system and on 
opportunities for, improvement is being reported and in particular to top 
management; the integrity of the quality management system is maintained when 
changes to the quality management system are planned and implemented Top 
Organizational roles, 
management has established the interrelation of all personnel affecting quality, 
5.3  responsibilities and 

ok
authorities 
with independence and authority necessary to perform their tasks.. Top 
Management has appointed Nader Goudarzi as Management representative. some 
of the main job duties of MR are as follows: , Establish and Implement processes 
needed for the QMS/EMS and maintained, Report to top management on the 
performance of the quality management system and any need for improvement , 
promotion of awareness of regulatory and customer requirements throughout the 
organization. 
6  Planning 
The organization has considered the issues affecting its strategies and directions 
and their requirements and has determined the risks and opportunities that need 
to be addressed. Sample of risks: risks related to failure in Parts supply, and causing 
problem for the Product and Delivery to the customer. Sample of opportunities: 
New markets are thirsty of the product in Iran. The organization has planned 
Actions to address  actions to address risks and opportunities; The organization has integrated and 
6.1  implemented the actions into its quality management system processes. The 
nc

risks and 
opportunities  organization has evaluated the effectiveness of the actions. Actions taken to 
address risks and opportunities are proportionate to the potential impact on the 
conformity of products and services. Above information was documented, Type of 
document: Procedure: risk assessment, Code /ID: PH‐17, Approved by: Mr.  
Zafarjoo, Date issued: Jan 2015 Changes needed to the quality management system 
has been implemented.  

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 4 of 15 
   Reference Clause  Observation 

The scope of environmental management system is environment effects resulted 
6.1.1 
producing paper filters, as Production process effectiveness and efficiency ,to 

ok
General 
ems 
manage these aspects the system has considered risks associated and controls  
Risks have been addressed in PH‐02 work instruction, including risk, RPN , control if 
needed and result after control, sample of risks considered: Pollution resulted from 
test line exhaust, risks ok have RPN less than 100, Risks over 300 are in danger risks, 
6.1.2  Environmental 
. COD of the pool after production is 75,  

ok
ems  aspects 
The product life cycle risks and aspects have been considered, material of 
equipments that are used in assembly are iron and they are recycle bale and no 
additive is added that significantly might reduce the recycle percentage
Compliance obligation recorded in reports provided by external parties such as the 
6.1.3  Compliance 
inspectors checking the output items such as exhaust,  record of  compliance with 

ok
ems  obligations 
waste water regulation has been observed which is done on Feb 2016,  

6.1.4 
energy consumption, the RPN was 320 and after control it reached to 180

ok
Planning action 
ems 
Quality Objectives have been documented, Issued: Jan 2016 Approved by, Mr.  
Zafarjoo. Objectives cover all QMS requirements, as follows: Quality objectives are 
in line with quality policy. The objectives are measureable. The objectives take into 
account applicable requirements. The objectives include product 
conformity/customer satisfaction/EMS regulations. The objectives are being 
monitored. The objectives are communicated to staff involved. The objectives will 
Quality /  be updated if necessary. 
environment  Sample objectives: increasing of training Courses, Time to fulfill the objective: End 
6.2 

ok
objectives and 
6.2.1  of 2016, Objective indicator: number of Training courses held, Objective 
planning to achieve 
them  acceptance/goal: at least 5 courses within 6months, Time to fulfill the objective: 
End of 2016, Objective indicator: number of Training courses held, Responsible 
people to fulfill the objective: Mina Zamani, Objective acceptance/goal: at least 5 
courses within 6months, Evaluation method: counting of Courses during the period. 
Another Sample: Control of effect of activities on environment, Time to fulfill the 
objective: End of 2016, Objective indicator: number of Nc’s in Measurements of 
Environmental pollutants objective: Mr. Goudarzi 
 Change to MS is carried out in planned manner. Changes are planned to be 
Planning of changes 
reviewed periodically every 1 years. Planning of changes cover all MS requirements, 
6.3  Achieve  as follows: the purpose of the changes and their potential consequences; the 
ok

environmental  integrity of the quality management system; the availability of resources; the 
objectives 
allocation or reallocation of responsibilities and authorities. To cover the standard 
7  Support  
7.1  Resources   

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 5 of 15 
   Reference Clause  Observation 

To determine and provide the resources needed for the establishment, 
implementation, maintenance and continual improvement of the quality 
7.1.1 
General  management system. The capabilities of, and constraints on, existing internal 

ok
qms 
resources has been considered. Needs to be obtained from external providers have 
been considered. 
The organization has determined and provided the persons) necessary for the 
7.1.2 
People  effective implementation of its quality management system and for the operation 

ok
qms 
and control of its processes. 
The infrastructure necessary for the operation of its processes and to achieve 
conformity of products and services includes: buildings and associated utilities; 
information and communication technology. Preventive maintenance of machines 
affecting quality is directed by Preventive Maintenance procedure with Document 
ID/version of PQ‐09 issued in Jan 15, approved by Mr.  Zafarloo. The document 
includes requirements to prevent product mix‐up and orderly handling of product. 
Records of Planned maintenance and services needed for Machines affecting 
7.1.3 
Infrastructure quality observed during audit; Maintenance Plan. Each machine has a record of the 

nc
qms 
history of repairs and services done for it Each machine is identified when are out of 
work Sample of Machines taken as evidence during audit. Name of the 
machine/device reviewed: Test Line, This machine/device is used for testing of final 
product.  Planned Services considered for this machine observed during audit: 
Lubrication of belts, Planned intervals: every 6 months.  Records of repairs done in 
Mar‐16, observed during audit: valve of Exhaust noise measurement system 
changed.  
The organization has determined, provided and maintained the environment 
Environment for the 
7.1.4  socially/psychologically and physically necessary for the operation of its processes 
operation of 

nc
qms  and to achieve conformity of products and services. Observation: Light and noise 
processes 
are in normal condition.  
7.1.5  Monitoring and measuring resources   
Equipments are suitable for the specific type of monitoring and measurement 
7.1. Equipments are maintained to ensure their continuing fitness for their purpose. The 
5.1  General  organization has established documented information as evidence of fitness for 

ok
qms  purpose of the monitoring and measurement resources, Procedure name: 
Calibration procedure, Approved by: Mr.  Zafarjoo, Dated: Jan‐15.  

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 6 of 15 
   Reference Clause  Observation 

Calibration plan is recorded/planned in: Calibration Log. Calibration status is 
recorded in: Tag on the device. Calibration status is identified, Name of the 
tool/device reviewed: Test line. This device is used for Measuring Final Product, 
calibration status: Calibrated. Last date of calibration: August 15. Next due date of 
calibration: 2016‐August. The device is calibrated externally by Deghat Pooyaye 
7.1. Novin Co; All measuring devices observed have been calibrated in range required by 
Measurement 
5.2  standard and application. Calibrations are traceable to international applicable 

Ok
traceability 
qms  standards. Measuring devices are safeguarded from adjustments that would 
invalidate the measurement results. Measuring devices are protected from damage 
and deterioration during handling, maintenance and storage. When equipment is 
found out of calibration, all previous measurements are called invalid and they get 
verified again. The organization takes appropriate action on the equipment and any 
product affected by out of calibration measuring device. 

The organization has determined the knowledge necessary for the operation of its 
7.1.6  Organizational 
processes and to achieve conformity of products and services. The knowledge is 

ok
qms  knowledge 
maintained and made available. 

Training and competence of staff affecting quality is directed by Training / HR 
procedure with Document ID/Version of PQ‐10 issued in Jan 15, approved by Mr. 
Zafarjoo. Records of qualifications and competence needed for positions affecting 
quality observed during audit; training plan/matrix. Records of trainings conducted 
for positions affecting quality observed during audit; training plan F01‐PQ10. 
Records of trainings evaluations for training conducted observed during audit; 
evaluation training form. The organization keeps the educational records of staff 
affecting quality, Type of Record: Diploma and License. The organization keeps the 
Training records of staff affecting quality, Type of Record: Training Certificates. The 
organization keeps the Experience and skills records of staff affecting quality, Type 
of Record: Resumes.  For sample, following evidence has been reviewed during HR 
7.2  Competence  audit; Name of the staff profile reviewed, Nima Shappor, Position: After Sale 

ok
Services.  Education record was in place: Bachelor of Industrial Engineering.  
Training planned observed during audit for Engine maintenance, Planned in 2‐Mar‐
16.  Records of Training conducted in 2‐Mar‐16, observed during audit for Engine 
maintenance.  Records of Training effectiveness evaluation done in 2‐Apr‐16 
observed during audit for Engine maintenance, evaluation result: 89%. Name of the 
staff profile reviewed, Ali Ansari, Position: QC.  Education record was in place: 
Bachelor of Industrial Engineering.  Training planned observed during audit for 
Motorcycle Color, Planned in 16‐Jan‐16.  Records of Training conducted in 20‐Jan‐
16, observed during audit for Motorcycle Color.  Records of Training effectiveness 
evaluation done in 29‐Feb‐16, observed during audit for Motorcycle Color, 
evaluation result: 91%.  

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 7 of 15 
   Reference Clause  Observation 

Quality policy was communicated to staff, as staff was asked they were aware of 
the policy. Staff asked; Mostafa Kheiri . Sample of Policy items: Expand market. 
Quality objectives were communicated to staff, as staff were asked they were 
7.3  Awareness  aware of the related objective to their job staff asked; Mostafa Kheiri.  Related 

ok
objective: Technical Department. Staff is aware of their contribution to the 
effectiveness of the quality management system and the implications of not 
conforming to the quality management system requirements  
The organization has determined the internal and external communications 
7.4  Communication  relevant to the quality management system. The communication includes following 

ok
criteria: 'on what who communicates, when, how and to whom', Internal 
communications are mostly; verbally, Face to Face, In writing and Phone, Pager, and 
7.4.1  Internal  external communications are mostly formal.  The communication is effective and 

ok
ems  communication  efficient according to the complications and size of organization. Sample of 
communication observed: subject of communication: Legal authorities, on what 
7.4.2  External  circumstance : Get the latest rules and regulations, who initiated the 

ok
ems  communication  communication : technical department, to whom : quality department, method of 
communication : regulations was forwarded 
7.5  Documented information   
Documented information required by current International Standard(s); has been 
determined: Such as: Quality Manual. Documented information by the organization 
7.5.1  General 

ok
as being necessary for the effectiveness of the quality management system has 
been determined: Such as: Quality Policy and Objectives.  
It provides a method of revision status identification (including changes) and 
prevention of obsolete document to be used. Method of identification: List of 
Creating and  approved documents F01‐ PQ01. , Obsolete documents are kept in file, physically 
7.5.2 

ok
updating  kept in old file in the Archive. Method of identification: List of approved documents 
F02‐PQ01. Documents are in Persian Language. The media used for documents is: 
paper and electronically.  
7.5.3  Control of documented information 
Documents are always available at the point of access as in Furnace, Furnace work instruction and method of 
7.5.3.1  drying filters was available. all sample reviewed documents are Legible and Readily identifiable. All sample 
reviewed documents are distributed according to confidentiality consideration. 
Method of defining distribution: green and red stamp. Method of retrieving of records: backup of raw electronic 
file. Method of disposing of records: when a new record is in place the old one is collected and disposed. as 
evidence records of  Quality Check of Filter press paper seen issued at: 23‐June‐15 which is kept on paper.  
7.5.3.2  Applicable national or local regulations were identified. Sample of applicable local and national documents are in 
control: Water discharge code.  External documents were identified. Applicable external documents were listed 
in distribution matrix F02‐P01.   
 
8  Operation 

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 8 of 15 
   Reference Clause  Observation 

The organization has planned, implemented and controlled the processes needed 
to meet the requirements for the provision of products and services, and to 
implement the actions determined in by: Determining the requirements for the 
products and services, Establishing criteria for the processes, and the acceptance of 
products and services, Determining the resources needed to achieve conformity to 
the product and service requirements, Controlling of the processes in accordance 
Operational 
with the criteria, Determining, maintaining and retaining documented information 
8.1  planning and 

ok
to the extent necessary, criteria established for  the processes, and the acceptance 
control 
of products and services, The output of this planning is suitable for the 
organization’s operations. 
Sample taken: The test line is adjusted and checked at the beginning of each shift, 
the company reviews the change to the process to monitor the compliance with 
environment limits.  
 
A drill for Fire Fighting have been run in the company, in 1 Mar 2016, the 
emergency teams have been formed ahead of circumstances, and everybody knows 
Emergency 
8.2  his/her duty in case of accident, the critical phone numbers were available at the 
preparedness and 

ok
ems  point of use. In case of fire for example the fire station number is to be dialed first 
response 
and then informing the other departments in the organization. Spill kits are 
available at the point of use. 
8.2 
Requirements for products and services 
qms 
Requirements met in communication with customers are as follows: providing 
information relating to products and services; handling enquiries, contracts or 
8.2.1  Customer 
orders, including changes; obtaining customer feedback relating to products and  Ok
qms  communication 
services, including customer complaints; handling or controlling customer property; 
establishing specific requirements for contingency actions,  
The organization has determined product and service requirements, Such as: 
Determining the 
applicable statutory and regulatory requirements; considered requirements 
8.2.2  requirements for 
necessary by the organization, Approved by: Mines & Industries Ministry have been  ok
qms  products and 
reviewed and considered. Sample record for product requirements observed, 
services 
Document name: proposal No 30032015BDI  
The organization reviews product requirements, Such as: requirements specified by 
the customer, requirements for delivery and post‐delivery activities, Requirements 
not stated by the customer but necessary for specified or intended use,  applicable 
regulatory requirements related to the product, requirements specified by the 
Review of the  organization, The company reviews the product requirements through formal 
8.2.3  requirements for  documented communications with customer. The documented record observed 
ok 
qms  products and  during assessment for product requirement was; Contract no.95BGY023, dated 17 
services  Feb 2016, for customer: Asan Cycle, sample of requested product requirements: 
motorcycle’s color, Results of the reviews are recorded and maintained, in: as in 
contract above.  And also The company reviews the product requirements through 
informal communications or verbally with customer. customer can select from 
items in catalogue and buys it from the company 

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 9 of 15 
   Reference Clause  Observation 

Changes to 
Where product requirements were changed, the organization had ensured that 
8.2.4  requirements for 
relevant documents were amended and consequently the relevant personnel were  ok 
qms  products and 
made aware of the changed requirements. 
services 
8.3 
Design and development of products and services   
qms 
8.3.1 
General  Not applicable  e
qms 
Design and 
8.3.2 
development  Not applicable  e
qms 
planning 
Design and 
8.3.3 
development  Not applicable  e
qms 
inputs 
Design and 
8.3.4 
development  Not applicable  e
qms 
controls 
Design and 
8.3.5 
development  Not applicable  e
qms 
outputs 
Design and 
8.3.6 
development  Not applicable  e
qms 
changes 
8.4 
Control of externally provided processes, products and services 
qms 
Suppliers evaluation and selection, Approved by: Mr.  Zafarjoo Highlight The 
organization evaluates and selects suppliers based on their ability to supply product 
in accordance with the organization’s requirements, the Criteria for selection, 
8.4.1  evaluation and re‐evaluation has been established. The organization evaluates 
General  ok
qms  suppliers periodically, every 6 months. The evaluation of suppliers includes 'ability 
and performance of supplier', 'effect of the purchased product on the quality of the 
product' and is proportionate to the risk associated. Sample of criteria: distance ‐ 
price ‐ equipment –Payment –quality ‐ a ‐ b – c.  sample of criteria: Payment 

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 10 of 15 
   Reference Clause  Observation 

The organization ensures that externally provided processes remain within the 
control of its quality management system; 
,The organization defines both the controls it intends to apply to an external 
provider and those it intends to apply to the resulting output; 
The organization evaluates the effectiveness of the controls applied by the external 
provider; 
8.4.2  Type and extent of 
The organization has established inspection and verifies purchased products meet  ok 
qms  control 
specified purchase data requirements, records of the purchase verification and 
controls are provided in F01‐ PQ05, The extent of verification activities is based on 
the supplier evaluation results and proportionate to the risks associated with the 
purchased product. When the organization becomes aware of any changes to the 
purchased product, the organization determines whether these changes affect the 
product realization process or the product.  
Purchasing information describing the product specification and criteria, suppliers 
qualifications and QMS, to be purchased is in place , records of the purchase 
information is provided in F01‐ PQ05, sample of purchase data for purchased item: 
Bearing  with following specification; specified dimensions, observed. Except for the 
saddle, which was not verified the ones bought in June 2016 
8.4.3  Information for  All requirements met in Information for external providers as follows: products and 
ok 
qms  external providers  services; acceptance: sample of the acceptance data observed. Methods, processes 
and equipment for approval100 % qc control. The method of release of products 
and services; after approval by QC manager. Competence, including any required 
qualification of persons; qc people have trainings in controlling the production. The 
external providers’ interactions with the organization; the MR of the supplier in 
touch with organization.  
8.5 
 Production and service provision   
qms 
All requirements met in Control of production and service provision as follows: the 
characteristics of the products to be produced, the services to be provided, or the 
activities to be performed; the results to be achieved; the availability and use of 
suitable monitoring and measuring resources; the implementation of monitoring 
and measurement activities at appropriate stages to verify that criteria for control 
Control of 
8.5.1  of processes or outputs, and acceptance criteria for products and services, have 
production and  ok 
qms  been met; the use of suitable infrastructure and environment for the operation of 
service provision 
processes; the appointment of competent persons, including any required 
qualification; the validation, and periodic revalidation, of the ability to achieve 
planned results of the processes for production and service provision, where the 
resulting output cannot be verified by subsequent monitoring or measurement; the 
implementation of actions to prevent human error;  
Organization controls and records the unique identification of the product. Sample 
product taken: ‘motorcycle’, serial number: 9502‐12/1002kh, Date produced: 1 May 
8.5.2  Identification and 
16.  Final product is traceable to following items: Purchased Material, for the  ok
qms  traceability 
sample taken it is tracked to The organization ensures that output returned to the 
organization are identified and distinguished from conforming ones.  

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 11 of 15 
   Reference Clause  Observation 

The organization identifies, verifies, protects and safeguards customer property 
Property belonging  provided. When the property of a customer or external provider is lost, damaged or 
8.5.3 
to customers or  otherwise found to be unsuitable for use, the organization reports this to the  ok
qms 
external providers  customer or external provider and retains documented information on what has 
occurred. 
The company has following storages: Raw material, Final product. Preservation 
method includes: Identification, Handling, Packaging, Storage and protection. 
Sample product: motorcycle. Identification method for the sample taken: 9502‐
8.5.4  12/1002kh, Storage and protection method for the sample taken: proper alignment.  
Preservation  ok
qms  There is sufficient inventory stock of the sample taken as required in the system. 
There is currently 120 number of motorcycle in the storage. Minimum inventory 
stock /order point for this product is 50. The storage operator was aware of 
environment aspects related to his department. 
8.5.5  Post‐delivery 
Not Applicable  e
qms  activities 
The organization reviews and controls changes for production or service provision, 
8.5.6  to ensure continuing conformity with requirements. Results of the review of 
Control of changes  ok
qms  changes have been recorded in: management review. Nader Goudarzi is responsible 
to authorize the changes. 
Records of conformity with the acceptance criteria observed in: F01‐ PQ08, for 
Release of  product/service: engine test, Date released: 4‐ May‐16 the person(s) authorizing 
8.6 
products and  the release is traceable to each time release. Mr. Jafari is authorized to release.  ok 
qms 
services  There has been no circumstance till now that the product has been released before 
all arrangements being satisfactory fulfilled. 
Controls and related responsibilities and authorities for dealing with nonconforming 
product have been defined. Mr Nader Goudarzi is authorized to deal with non‐
conforming products. The organization deals with non‐conformities in following 
ways: The organization releases the non‐conforming product if it meets regulatory 
Control of  requirements. Sample non‐conforming products/records observed: wrong 
8.7 
nonconforming  installment of part. Nature of Non‐conformity of the product: Mistake of Assembly.  ok
qms 
outputs  The non‐conforming product observed in: 'final product storage'. The non‐
conforming products are identified by: chassis number.  The non‐conforming 
products are properly identified throughout the process. When nonconforming 
product is detected after delivery or use has started, the organization takes actions 
appropriate to the effects, or potential effects, of the nonconformity.  
9  Performance evaluation   
9.1  Monitoring, measurement, analysis and evaluation   
All requirements met in Monitoring, measurement, analysis and evaluation ,as 
follows: Items needed to be measured, such as; processes, quality controls, 
objectives, the methods used for monitoring, measurement, analysis and evaluation 
9.1.1  General  to ensure valid results; such as; statistical methods, data gathering, when the  ok 
monitoring and measuring is performed; every 6 months, when the results from 
monitoring and measurement is analyzed and evaluated; before internal audits 
Above information was documented, Type of document : Form : Process measuring. 

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 12 of 15 
   Reference Clause  Observation 

The organization monitors information relating to whether the organization has 
9.1.2  Customer 
met customer requirements. Source of customer requirements fulfillment  ok
qms  satisfaction 
monitoring: complaints 79.32% of customer’s satisfaction.  
Process name: 'purchase', Process index: ‘Late purchase’, Process criteria: 'less than 
5%', Process outcome/ result: ‘3.5%’.  
Process name: 'training', Process index: ‘train time’, Process criteria: ‘At least 150 
hours per year’, Process outcome/result: ‘170 hours’.  
With comparison of characteristics and trends of processes with previous results 
the system is proved to be improving. 
9.1.3  All requirements met in QMS as follows: conformity of products and services; the 
Analysis and 
qms  degree of customer satisfaction; the performance and effectiveness of the quality 
evaluation of 
9.1.2  management system; if planning has been implemented effectively; the 
ems  compliance 
effectiveness of actions taken to address risks and opportunities; the performance 
of external providers; the need for improvements to the quality management 
system. 
Results of analysis are maintained. Environment measurements are controlled and 
reviewed annually, acceptable, the environmental noise is less than 80 dbl in 
west/east/south/north of the factory, Co2 and Co :130 mg/M^3 SO2 110 mg/m^3 

ok
of exhaust 
The responsibilities and requirements for planning and conducting audits, is 
9.2/ Internal audit 

ok
provided in a documented method; audit procedure, code and version: 8P01. The 
9.2.1  General 
audit report is recorded in: audit report from, code and version: F03‐8P01.  There is 
Latest internal audit was conducted in 8‐Feb‐2016. Latest internal audit was 
conducted Mrs. Mirzahosseinian consultant of the organization. Audit program 
Internal audit  Were informed to all staff 2 weeks before audit. Corrective action followed up after 
9.2.2 
programme  the NCs rose in latest internal audit, The latest audit result was reported to all staff 
related and needed to be involved. Audit program has been considered to be 

ok
conducted every 6 Months, in form F01‐8P01, audit planned in F02‐8P01 
9.3  Management review 
The intervals of management review meeting have been determined in QMS and 
EMS; every 6 Months The latest management review was conducted in: 27‐ April ‐
9.3.1  General  ok
16. Participants in the latest Management review session: Mr.  Nader Goudarzi, Mr.  
Javad molayi, Mr.  Ghorbanali Zafarjoo.  

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 13 of 15 
   Reference Clause  Observation 

Inputs to latest management review meeting;  
All inputs were discussed in management review meeting, as follows: 
 ‐Changes in external and internal issues that are relevant to the quality 
management system; 
‐The status of actions from previous management reviews; 
‐Customer satisfaction and feedback from relevant interested parties; 
‐The extent to which quality objectives have been met; 
Management  ‐Process performance and conformity of products and services; 
9.3.2  ok
review inputs  ‐Nonconformities and corrective actions; 
‐Monitoring and measurement results; 
‐Audit results; 
‐The performance of external providers; 
‐The adequacy of resources; 
‐The effectiveness of actions taken to address risks and opportunities; 
‐Opportunities for improvement. Fulfillment of its compliance obligation. 
Outputs to latest management review meeting;  
Following outputs have been considered as follows: ‐Resource needs; as result 
Management  following items has been significant outputs of Management review: Employment 
9.3.3  ok
review outputs  security director, purchase of CRM Software. It was decided to plan for more 
effective communication with customers and Control of entry and exit of personnel.
Management review results and agenda were recorded in Management minute.  
10  Improvement 
in general the organization identifies and implements any changes necessary to 
ensure and maintain the continued suitability, adequacy and effectiveness of the 
quality management system as well as product safety and performance to the 
extent reflected in this report through; meeting customer requirements and 
10.1  General  ok
enhancing customer satisfaction, improving products and services to meet 
requirements as well as to address future needs and expectations, correcting, 
preventing or reducing undesired effects, improving the performance and 
effectiveness of the quality management system. 
Sample corrective action: Nonconformity in warehouse inventory and cardex. 
Nonconformity has been detected in: 26‐March‐ 2016 and action has been taken in: 
Nonconformity and 
10.2  27‐March‐ 16 with no delay. Cause of nonconformity: Carelessness of warehouse  ok
corrective action 
staff. Action taken to Retraining the staff and Warehouse handling to determine 
warehouse inventory and update the cardex. Corrective actions are recorded. 
The organization considers the outputs from management review, the report of 
Continual  internal audit and the results of analysis and evaluation to determine needs or 
10.3  ok 
improvement  opportunities to be addressed as part of continual improvement to the extent 
reflected in this report. 
 

By exception we indicate the specific Strengths and weakness of the organization in light of the management system of the management system, as we
perceive and seen through processes in reference to requirements of the criteria being ascribed as these apply and relate to the assessment plan and
planning of the assessment. This aspect relates to AVA™ as it does to the protection of consumers in the client-organization’s role within their respective
supply – chain.
Disclaimers: (1) herein, we reiterate that any suggestion or opinion that the assessment team expresses does not construe to be a contractual

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 14 of 15 
   Reference Clause  Observation 

requirement. (2) The degree of certainty in conclusions increases by the competence of the assessment team as well as the attestation within the
assessment protocol, values, mission and vision under which we operate for the protection of consumers, still remains a certain level of uncertainty.

Strength Weakness

Knowledge of Personnel Warehouse 
 

action Request Type I Form-008 – as we indicate and that each of the RA addresses the basic four (4) questions
as seen in Form-008:

action Request Type II Form-008 – as we indicate and that each of the AR addresses the basic four (4) questions
as seen in Form-008:

saddle/seat, which was not verified the ones bought in June 2016 

Observation Form-018 – with uniquely specific identification:

ATL: Vahid Salahi DATE: 22 Aug 16

END of REPORT

FORM-009 – MS Reporting,
FORM-014 – Opening Meeting Checklist
FORM-008 – RA / AR, as requires
FORM-017 – Closing Meeting Checklist
FORM-018 – OBS, as requires
FORM-005 – Participants of opening & closing meetings
FORM-010 – As requires, recommendation for CoR
FORM-004 – Assessment Plan
FORM-026 – Assessment documents check-sheet,
FORM-007 – Planning onto -004, as process determined
for guidance purpose
 

FORM‐009_V4_QMS‐EMS                                          Issued: July 9, 2003                                                       Revised: June 2016                                                      Page 15 of 15