ESCRITOS ADMINISTRATIVOS

El lenguaje administrativo es el dialecto empleado por los órganos de la

Administración Pública en sus relaciones tanto internas como con los
ciudadanos.
Entre los escritos administrativos más usados por los habitantes se encuentran
la
instancia y el contrato, pero también podemos encontrar otros escritos
administrativos tales como disposiciones, normativas, órdenes y resoluciones,
que nos sitúan en el lenguaje jurídico: la lengua empleada por los órganos de la
Administración de Justicia en sus relaciones con la colectividad o con las
personas
físicas y jurídicas.
El lenguaje de los contextos jurídicos y administrativos utiliza la lengua en su
nivel
más culto, lo que involucra riqueza expresiva, concisión, claridad y precisión. Las
primordiales características son las siguientes:
• Poseen una estructura rígida, es decir, un esquema invariable establecido de
antemano para cada tipo de escrito o documento. Por ejemplo una instancia, o
un
contrato.
• El emisor tiene limitada la creatividad, subjetividad y expresividad. Por
ejemplo, no puede improvisar una organización nueva para su mensaje.
• Impersonalidad: El emisor real del texto muchas veces parece tener como
única pretensión la de desaparecer de su escrito. Por ejemplo, documentos
escritos en tercera persona.
• El canal utilizado es el escrito. Pero no es un escrito cualquiera, sino debe ser
en un papel oficial, firmado y fechado de una forma reglada.
• La intención de los textos jurídicos y administrativos es informar y ordenar
(función referencial y conativa). En el caso
de que el emisor sea el ciudadano, la intención es solicitar o reclamar (función
conativa).
• La tipología textual puede ser descriptiva, instructiva, argumentativa,
expositiva o narrativa, dependiendo de la parte del texto que se analice.
• Uso de recursos tipográficos, como la cursiva, negrita, las comillas o la letra
versal (mayúsculas).

Las notas administrativas son textos que transmiten algún mensaje o

información a los empleados de una empresa. Generalmente son
elaboradas por las autoridades y tienen como característica fundamental
informar sobre algún acontecimiento, hecho o decisión tomada. Suelen ser
textos cortos, directos y muy claros ya que su objetivo es transmitir una
información lo más eficientemente posible. Las notas
administrativas suelen publicar información general que afecte a la
empresa. Por lo tanto, las notas de este tipo son un medio de
comunicación entre las autoridades de una empresa y sus empleados.
Asimismo, las notas administrativas también se conocen como oficios,
cartas, circulares o memorándums.

Ejemplo de nota administrativa:

 México, D.F. 5 de julio de 2010

A todo el personal:

Por medio de la presente se le informa a todo el personal que con motivo

del acuerdo establecido entre esta empresa y el Deportivo No. 22 "Jesús
Chávez Piñeiro", a partir del próximo 12 de julio del año en curso todos los
empleados podrán hacer uso de las instalaciones de dicho deportivo
pagando una cuota mínima de $100.00 mensuales. Este pago le da
derecho al trabajador a utilizar todas las instalaciones deportivas sin
ninguna restricción. Asimismo, le permite obtener descuentos en la
memebresía de familiares. Los empleados interesados en este beneficio
deberán de presentarse los días 6, 7, 8 y 9 de julio del año en curso en las
oficinas de recursos humanos para realizar su registro y el trámite
correspondiente. Después de ello recibirán su credencial que los avala
como socios del deportivo. Sin más por el momento, esperamos contar
con su participación. esta empresa sin duda cree y promueve el deporte.

Para cualquier aclaración o duda favor de presentarse en la oficina de

recursos humanos.

Atte. Julián Ricardez Echeverría

Dirección General de Personal

Servicios informáticos Telinfo S.A. de C.V.

Ejemplo de nota:
Se le informa al personal obrero de esta casa de estudios, que debido a fallas eléctricas presentadas el
día lunes los servidores están presentando problemas y las nóminas para el pago de la primera semana
del mes de julio no se han podido correr, seguimos trabajando para la solución inmediata de la situación.
Estaremos notificando cuando se restablezca el servicio.

Nota interna

La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos, secciones o

negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí las incidencias,
peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se ha de emitir una nota interior por cada
uno de los temas.

Por otra parte, es conveniente dar calor a la nota interior, escribiendo a mano palabras
tales como «gracias», «muchas gracias», «un abrazo...» (Fig. 7.8). Las partes de que
consta la nota interior son inicio, contenido y final.

- Inicio. En esta primera parte figuran:

- El nombre o razón social de la empresa.
- La fecha de confección en formato largo o corto.
- La palabra «DE:» para, a continuación, escribir el nombre y/o cargo de la persona y
departamento o sección al que pertenece quien emite la nota.
- La palabra «A:» para, seguidamente, escribir el nombre y/o cargo de la persona y
departamento o sección al que pertenece quien ha de recibir la comunicación.
- La palabra «Asunto:», que consiste en un resumen del motivo que origina el
documento.

- Contenido. En este espacio se especifica el motivo por el que se escribe la nota

interior. Su redacción es breve y concisa, con una exposición directa.

- Final. En este apartado figura la firma de la persona que envía el mensaje. No

aparecerá la antefirma, pues ya figura en el apartado «DE:».

EL INFORME
Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones
encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de interés
La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o
situaciones que conocen y que considere útiles para esclarecer para solucionar problemas.
El informe tiene carácter de declaración jurada, quiere decir que la persona que informe
debe informa la verdad de lo contrario podrá ser sancionado administrativo y penalmente.
Según los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensión
variable, pudiendo abarca incluso varias paginas.
Así mismo puede ser elaborado y firmado por mas de una persona e ir acompañada de
cuadros, fotografías, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones, resúmenes, disquete,
separatas, facturas, recibos, u otros documentos. Para sustentar la información que se
proporciona.
Él informe es utilizado por trabajadores del sector publico y privado y se redacta en papel
A4.
Área de difución
El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución u empresa.
Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su
mismo nivel.
Facultad para firmar informe
Los servidores que no desempeñan cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos.
Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los de igual
jerarquía.
Partes del Informe
1.
2. Lugar y remitente
3. Nº de informe
4. Remitente
5. Destinatario
6. Motivo
7. Cuerpo
8. Conclusión
9. Despedida
10. Firma

Clases:
Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Por ejemplo: en PNP los divide en
administrativos y policiales en base al asunto que trata. Nosotros, tentativamente, lo
clasificamos en ordinario, extraordinario y técnicos teniendo en cuenta las personas que las
emplea, la rigidez que observa en su redacción y regularidad que se presentan:
 Informe Ordinario:

Usos:
Lo usa los que desempeña cargos para informar a sus superiores sobre el avance de
acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque
proporciona información sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta
dichas acciones.
Además constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su información debe ser
fría, objetiva e imparcial.
Características:
 Es regular y rígido.
 Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, y otros.
 Su remisión es obligatoria.
 Por lo general es enumerado.
 La mayoría lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de remisión.
 Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la información que reporta.

 Informe Extraordinario.-

Usos:
El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos, los responsables o miembros
de comisiones ( tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para
comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.
Características.-
 Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos estrictos para su remisión y normas
rígidas para su redacción.
 Los miembros extraordinarios se envían:

o A pedido de la autoridad,
o Cuando necesario comunicar sobre el avance o culminación de una tarea
encomendada, haya o no petición de la superioridad, y
o Si se presentan casos imprevistos de interés.
 Pueden ser numerados o no. La numeración de los informes extraordinarios e
obligatorios solo si el remitente desempeña cargo administrativos.
 Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de revisión.
 No llevan titulo.

Observaciones
 Los informes que presentan los servidores que no desempeña cargos administrativos no
llevan numeración ni siglas, los mismos que los memorando que remiten.
 Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el código la sola denominación de
"Informe".

 Informe técnico

Usos:
El informe técnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el
cumplimiento de la emisión.
Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad.
Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o
solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados.
Es un instrumento valioso para la toma de decisiones.
Características:
 El código lleva "informe técnico" como nombre de documento.
 Uso obligatoriamente "referencia"
 Es numerado
 El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.

Subtítulos del texto del informe técnico:

 Introducción.- Que específica el motivo o las razones que impulsa la redacción del
informe.
 Antecedentes.- Que ofrece una breve historia de cómo se suscitan los actos.
 Análisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes, argumentos,
pruebas, cargos y descargos y disposiciones legales.
 Conclusiones.- Que contiene la deducción lógica del análisis que realiza, relación directo
a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se presenta y
expresa en forma directa.
 Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relación al asunto tratado. La
autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma decisiones.

DOCUMENTOS PUBLICOS

 a) Documentos públicos, es decir, los autorizados por funcionarios que tengan

legalmente atribuida la facultad de dar fe pública, judicial, notarial o administrativa,
siempre que actúen en el ámbito de sus competencias y con los requisitos exigidos por la
Ley en cada caso.

¿Qué es un documento público?

Un documento público es aquel que es otorgado por un funcionario público en

ejercicio de su cargo dentro de los límites de su competencia y de acuerdo con

las formalidades prescriptas por la ley.

¿Cuáles son las principales características de un documento público?

1. Por regla general, todo documento público puede ser consultado por
cualquier persona, a excepción de aquellos documentos que por
expresa disposición legal son reservados.
2. Los documentos públicos tienen valor probatorio por sí mismos,
sin necesidad de que medie su reconocimiento por la parte a quien se
oponen
3. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe
lo contrario mediante tacha de falsedad.
Documentos públicos y privados
Son documentos públicos los otorgados por un funcionario
público o depositario de la fe pública, dentro de los límitesde
su competencia y de acuerdo con las formalidades prescriptas por la
ley. Son privadas todos los documentos que no revistan las
mencionadas características, sea que emanen de las partes o
de terceros.

Mientras los documentos públicos tiene valor probatorio por si mismos,

sin necesidad de que medie su reconocimiento por la parte a quien se
oponen, los documentos privados carecen de valor probatorio hasta
tanto se acredite la autenticidad de la firma que figura en ellos, sea
mediante el reconocimiento (expreso o tácito) de la parte a quien se
atribuye o mediante la comprobación que puede realizarse por
cualquier clase de pruebas, entre las cuales el cotejo de letras es la que
mayor eficacia reviste. No obstante, los documentos privados no
reconocidos pueden valer, eventualmente, como indicios de los cuales
se induzcan presunciones.

CONCEPTO DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO Un documento administrativo es el soporte que

contiene y en el que se registran los actos de la Administración pública, es decir: la forma externa
de dichos actos. Esta definición del Manual de documentos administrativos, editado por el MAP,
se completa con la definición que ofrece el art. 46 de la LRJ-PAC: «Tienen la consideración de
documento público administrativo los válidamente emitidos por los órganos de las
Administraciones públicas».
El Documento Público

Es aquel autorizado por el funcionario público competente, con facultad para dar fe pública
y teniendo como finalidad la de comprobar la veracidad de actos y relaciones jurídicas que
han de tener influencia en la esfera del Derecho, siendo valederos contra toda clase de
personas.

El Código Civil venezolano, en su artículo 1.357 señala: Instrumento público o auténtico es

el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, por un Juez u
otro funcionario o empleado público que tenga facultad para dar fe pública, en el lugar donde
el instrumento se haya autorizado.

También puede llamarse documento público cualquier otro acto constante de un Registro
Público, y el otorgado ante el funcionario a quien por la ley se permite acudir en defecto del
Registrador, para darle al escrito el carácter de tal, como sucede en las capitulaciones
matrimoniales que deberán constituirse por escritura pública, para no caer en nulidad, antes
de la celebración del matrimonio.

Clases de Documentos Públicos

Los documentos públicos pueden clasificarse ya sea atendiendo a la calidad del funcionario
público que ha actuado en su formación, o al valor que el propio legislador le ha dado en las
relaciones jurídicas.

Según el artículo 1.357 podrían ser: 1. Registrales aquellos donde ha intervenido en su

formación el funcionario, que según la pertinente Ley de Registro Público está autorizado
para tales funciones (Art. 10); 2. Judiciales cuando han sido formados por un Juez (Art.
1.366 Código Civil y 927 del Código de Procedimiento Civil); 3. Notariales en los casos
establecidos en el Reglamento de Notarías Públicas, Art. 14, Ords. “a” y “b” y el Art. 32,
Ord.1°.

Los documentos notariales pueden ser reconocidos o autenticados, la diferencia entre ellos
es que el documento autenticado se transcribe íntegro en el Libro de Autenticaciones por
duplicado y en el de reconocimiento es un sólo libro, no tiene duplicado, en él se plasma una
síntesis del contenido del documento.