1.

OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,
modificación e identificación de los documentos y registros
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de
vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso
por parte de todos los usuarios.

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,
formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia
con la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza
con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el
Coordinador de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de
la documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de
acuerdo con la naturaleza del servicio. Revisa los documentos producidos en los
procesos y cuando el caso lo amerite define si la revisión incluirá el concepto de
un experto que retroalimente el documento. Establecidos los acuerdos con el líder
del proceso e incorporados los ajustes finales del documento, presenta para
aprobación a la Directora de Recursos Humanos, representantes de la dirección

3.2 Asistente

Practicante Profesional.
El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación. Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que: - Se revisen
y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente. -
Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos - Las
versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en
la Intranet. - Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables. -
Se socialicen los documentos. - Prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos. - El control de los documentos en medio magnético, con el fin de
preservar y proteger la información - Mantener una codificación única, según las
directrices que se dan en este documento.
Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos

salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos,
una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso
de Gestión de Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la

empresa empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de

actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.

Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se

adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el procedimiento al respecto. Los registros pueden realizarse en medios
impresos o electrónicos, y estar en forma digital.

Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico

o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si
lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando
sea mas susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros
guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el

caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia
de quien y cuando lo hizo. Todos los registros deben estar supervisados por la
persona encargada de esto, garantizando que se respeten los procedimientos y
queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la
universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran
(historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

Exactos: debe ser verificado.

Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o

tinta lavable.

Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el

paso del tiempo.

Claros: debe ser entendible para todos.

Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

Legible.

No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.

Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no
se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

Toma de muestras

Procesamiento y análisis de información

Almacenamiento y distribución

Exámenes realizados

Calibración de equipos

Abastecimiento y vigencia de los insumos

Control de calidad

No conformidades

Acciones correctivas

5. DESCRIPCION DEL PROCESO

5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO
1 Líder del Elaborar borrador del documento y
proceso enviar por correo a la Directora del
Identifica necesidad Departamento de biblioteca con copia al
de creación o mejora Profesional de Apoyo de corrección de
de documento. estilo par su respectiva revisión.
2 Corrector de Las correcciones de ortografía y sintaxis
Revisa la adecuación estilo se hacen de manera directa en la
de la documentación documentación en los casos
problemáticos para la interpretación del
sentido el corrector enviara sugerencias
y comentarios al líder del proceso para
que intervenga en el texto antes de su
envió como versión final l Sistema de
Gestión de la Calidad.
De cualquier manera el corrector hará
llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
3 SI Líder del En caso de requerir ajustes en partes
La Modifica y proceso problemáticas para la interpretación el
documentació
n requiere envía líder del proceso hara las
modificaciones en las partes indicadas
ajustes?
nuevamente por el corrector y le enviara nuevamente
NO al corrector el documento modificado al corrector de
estilo.
4 Líder del Enviar por correo al Coordinador de
Solicita y justifica F-SO-OH-12
Salud, Seguridad e Higiene en el
proceso SOLICITUD DE
creación, mejora o Trabajo
CREACION Y con copia a la profesional de
anulación de Apoyo
MEJORA O del SG-QHSE el formato solicitud
ANULACION DE
documento. de creación, mejora o anulación de
DOCUMENTO
documento F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión del corrector
1 de estilo)
5 Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la
1 Apoyo SG- necesidad de crear, modificar o anular
QHSE el documento.

Revisa solicitud y Auxiliar del

verifica necesidad SG-QHSE

6 NO Coordinador Si es una solicitud de anulación, se

Informa al del Área de registra y el proceso termina.
Aproba líder del Salud, Cuando se considere necesario define
da proceso Seguridad e la intervención de un experto a fin de
Higiene en el retroalimentar el documento antes de su
Trabajo aprobación final.
SI Según corresponda se presenta al
3 Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.
7 Auxiliar del Se diligencia la parte 2 del registro
SG-QGHSE Solicitud de Creación, Mejora o
Registra Aprobación En La Anulación del Documento F-SO-OH-12,
Solitud De Creación, Mejora O marcando la casilla de aprobado,
Anulación De Documentos Diligenciando la fecha de
implementación del cambio.
8 Profesional de Para el caso de creación de
Apoyo SG- documentos se realiza la respectiva
QHSE codificación y para mejora se actualiza
Codifica y/o actualiza la versión la versión.
Auxiliar del
SG-QHSE

9 Coordinador Al editar los documentos se deben

del Área de registrar las firmas de elaboro, reviso y
Salud, aprobó, si aplica. El Coordinador del
Seguridad e Área de Salud Ocupacional informa al
Emite y Aprueba documento Higiene en el líder sobre la aprobación del
Trabajo. documento.

Profesional de Una vez firmados los documentos se

Apoyo SG- identifican con Copia No Controlada, se
QHSE. graban en PDF (No Aplica para
formatos) y se adaptan en el aplicativo
Auxiliar del disponible.
SG-QHSE

10 Profesional de Se publican los nuevos documentos en

Retira de Intranet los
documentos obsoletos
Apoyo SG- la Intranet.
QHSE
Al documento físico se le coloca el sello
de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye
la versión anterior.

11 Profesional de Actualizar Listado Maestro Control De

Actualiza Listado Apoyo SG- Documentos F-SO-OH-13
Listado Maestro de QHSE.
Maestro Control de
Control de Auxiliar del
Documentos SG-QHSE
Documentos

2
12 2 Coordinador Se comunica al líder que el documento
del Área de se encuentra liberado y se autoriza su
Salud, uso.
Seguridad e
Socializa con el líder del Higiene en el
proceso y/o funcionario Trabajo.
que realizo solicitud.
13 Líder del Informar los cambios de la
Aplica documento en el Proceso documentación a los participantes del
proceso.
proceso
correspondiente Socializa el contenido de los
3 documentos a fin de garantizar su
debida aplicación.
FIN

5.2 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
INICIO

2 Coordinador de Los lidere de proceso con apoyo

Identificar los Gestión en Salud, del Coordinador del Área de
registros a controlar Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en
Higiene en el el Trabajo identifican los
Trabajo. registros incorporados en el
Sistema de gestión en Salud,
Líderes de Seguridad e Higiene en el
procesos Trabajo.
3 Líderes de Enviar por correo al Coordinador
NO procesos de Gestión en Salud, Seguridad
Hay e Higiene en el Trabajo con
1 copia a la Profesional de Apoyo
SI Solicitu del SG-QHSE el formato
d solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de documento F-SO-
OH-12 junto con el documento
sometido a consideración.
4 Coordinador de Revisar la solicitud y evaluar la
Revisar solicitudes o Gestión en Salud, necesidad de crear, modificar o
necesidades de Seguridad e anular el documento.
Higiene en el
Trabajo.
5 Coordinador de Si es una solicitud de anulación,
Gestión en Salud, se registra y el proceso termina.
Informa al Seguridad e
Aprobación
de solicitud
líder del Higiene en el Cuando se considere necesario
Trabajo. define la intervención de un
o necesidad proceso experto a fin de retroalimentar el
de registros
documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se presenta

al Consejo Directivo para que
autorice la creación, Mejora o
anulación.
6 Coordinador de El Coordinador de Gestión en
Se autoriza y controla los Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en
registros Seguridad e el Trabajo actualiza los registros
Higiene en el que se generaron cambios o
Trabajo. nuevos documentos
relacionados con la estructura
de los documentos del SG-
QHSE.
7 Coordinador de Coordinador de Gestión en
1 Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en
Seguridad e el Trabajo establece criterios
Establecer criterios de Higiene en el sobre los registros del
control de registro Trabajo. SG.QHSE.

8 Coordinador de Actualizar Listado Maestro

Actualización del Listado Gestión en Salud, Control de Documentos F-SO-
Listado Maestro Maestro de Seguridad e OH-13
Control de Higiene en el
Documentos Trabajo.

9 Coordinador de Se comunica al líder que el

Socializa con el líder del
Gestión en Salud, documento se encuentra
proceso y/o funcionario que
Seguridad e liberado y se autoriza su uso.
realizo solicitud.
Higiene en el
Trabajo.

1
10 Líder del proceso Informar los cambios de la
1 documentación a los
participantes del proceso.

Socializa el contenido de los

documentos a fin de garantizar
Aplica documento en el
su debida aplicación.
proceso
correspondiente

FIN
6.DOCUMENTOS DE REFERNCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Intranet/Proceso Gestión
CREACION, Gestión en Salud, en Salud, Seguridad e
MEJORA O
ANULACIONNDE
Seguridad e Higiene Higiene en el Trabajo y/o
DOCUMENTOS en el Trabajo/ Líder Aplicativo del Sistema.
del Proceso.
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Intranet/Proceso Gestión
MAESTRO Gestión en Salud, en Salud, Seguridad e
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Seguridad e Higiene Higiene en el Trabajo y/o
en el Trabajo/ Aplicativo del Sistema.
Profesional de
Apoyo.