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Palabras clave: gestión de activos, outsourcing del mantenimiento, modelo de diagnóstico, auditorías.
Abstract
Asset management is becoming increasingly important to companies producing goods and products. It is
already a valuable strategy that makes companies more competitive and profitable. This is why the concept
“maintenance outsourcing” is among the options that companies assess to improve management and ensure the
availability of their assets for carrying out their production plans. Aspects like the necessity of reducing fixed
costs, the lack of highly qualified personnel, to complex equipment, warranty demands, etc. make companies
outsource maintenance services. This work presents a case study of a solid waste collection company in the
country. The company manages the maintenance of their fleet through 32 contractor companies, covering the
maintenance requirements for these assets. The methodology employed to do the diagnosis of maintenance
management is based on the audit procedures developed by Santiago Garcia Garrido. The main results reveal
that mismanagement of the contractor company’s contract causes huge deficiencies in the company’s asset
maintenance management. In the end, the discussion remains open about whether maintenance outsourcing is
truly helpful to increase the competitiveness and profitability that any company expects.
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Ardila, M., Martínez, W. & Olmos, L.
Introducción
Durante los últimos veinte años, la gestión del para aumentar su disponibilidad o capacidad
mantenimiento ha cambiado, quizás más que (Pistarelli, 2010).
cualquier otra disciplina gerencial. Estos cambios
se deben principalmente al enorme aumento en En años recientes, en Colombia el mantenimiento
número y en variedad de los activos físicos (planta, ha sido una actividad con una tendencia creciente
equipamiento, edificaciones) que deben recibir al OUTSOURCING (contratación con terceros
mantenimiento en todo el mundo, con diseños más o externalización), como lo indica ACIEM en
complejos, nuevos métodos de mantenimiento su estudio del 2008 sobre el estado del arte del
y una óptica cambiante en la organización del mantenimiento, en el cual, al analizar la inversión
mantenimiento y sus responsabilidades. Junto anual en esta actividad (para una muestra de 290
al avance tecnológico, el mantenimiento a empresas), se observaba que solo el 3 % de las
evolucionado conceptualmente en los criterios y compañías estudiadas no contrataba con terceros
principios usados para abordar las fallas y -por esta actividad, en tanto que el 97 % utilizaba
sobre todas las cosas- sus consecuencias (Moubray, esta modalidad bajo diferentes tipos de contratos.
2004), a la vez que la búsqueda de beneficios a (ACIEM, 2009).
partir del uso óptimo de los recursos disponibles
en mantenimiento permite alcanzar las metas del Outsourcing del mantenimiento
negocio (Abreu, Ventura Martins, Fernandes &
Zacarias, 2013). Según Pistarelli (2010), existen varias razones
por las que una compañía decide tercerizar
El papel que juega una eficaz gestión del el mantenimiento: reducción de gastos fijos,
mantenimiento para contribuir a la productividad necesidad de personal altamente capacitado por la
general de la organización recibe cada vez más complejidad de los equipos a cargo, cumplimiento
atención (T. Luxhej, O. Riis & Thorsteinsson, 1997; de requerimientos de los fabricantes de los equipos
M. R. González Ramírez, Gascó Gascó, & Llopis por las garantías de los mismos, por eventos de
Taverner, 2010). El objetivo del mantenimiento gran envergadura como las paradas de planta???,
es garantizar que instalaciones y equipos estén en entre otras. En general, la diversidad tecnológica
buenas condiciones operacionales, sosteniendo condujo a un nivel de especialización tal que es
lo más bajo posible los costos de producción sin impracticable cubrir todas las especialidades desde
comprometer la seguridad ni la operación continua un departamento de mantenimiento (Pistarelli,
durante el tiempo requerido por el negocio (Zhou 2010;(María Reyes González Ramírez, Gascó
& Zhu, 2008). No se trata solamente de reparar, Gascó, & Llopis Taverner, 2015). ¿Pero qué hace
deben anticiparse las fallas aplicando métodos de que una empresa ponga un aspecto tan estratégico
análisis para evitar recurrencias y/o mitigar sus como lo es el mantenimiento de sus máquinas e
consecuencias. Además, el área de mantenimiento instalaciones en manos de terceros? Las razones
participa en proyectos de modificación de activos pueden resumirse en la Figura 1.
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Outsourcing de mantenimiento, una alternativa de gestión de activos en el sector productivo de bienes y servicios.
Desligar las funciones de mantenimiento dentro ejecución. Otras veces, las funciones se centran
de la organización sirve, en ocasiones, como una demasiado en las eficiencias operativas particulares,
excelente opción para atender picos de demanda, en lugar de contribuir con los objetivos propios del
al igual que también permite la flexibilización negocio; por esto algunas compañías, para acelerar
del mantenimiento en la empresa (Brewster, s.f.). los beneficios empresariales, optan por disminuir
Procurar evitar actividades que no le agreguen los costos operacionales en algunas áreas acudiendo
valor a los productos o servicios prestados por las al outsourcing (Fersht et al., 2011). Sin embargo, las
compañías, sumado a que existen entidades más investigaciones demuestran que estas iniciativas,
competitivas que hacen mejor el mantenimiento, en la mayoría de los casos, no logran contribuir
hacen de la subcontratación o tercerización una significativamente con los objetivos corporativos
alternativa interesante. (Mora, 2005). de las organizaciones. Existen resultados de
investigaciones en los que se evidencia que esta
Las presiones competitivas del mercado obligan decisión contribuye con la reducción de costos
a las empresas a ser agresivas en sus estrategias, operativos (Thouin, Hoffman, & Ford, 2009), pero
pero la falta de capital para desarrollar importantes en otros aspectos, como se ve en la Figura 2, es poco
procesos administrativos y de apoyo dificulta su representativo su impacto.
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Figura 2. ¿Qué tan efectivas han sido las iniciativas de externalización en la consecución de beneficios
para su empresa?
Fuente: Mora (2005).
Un estudio realizado en la industria petrolera de Irán de asignación de recursos y las acciones de mala
para determinar los beneficios y riesgos potenciales calidad pueden provocar pérdidas de producción
en la subcontratación del mantenimiento (Nili graves para las organizaciones con exigencia de
et al., 2013), entre sus principales conclusiones, mantener su producción o servicio continuos. No
resalta como beneficio el “liberar recursos obstante, la tendencia a contratar este servicio se
para las actividades básicas” y como riesgo “la mantiene, pues las empresas requieren concentrarse
dependencia del proveedor de servicio” que es lo en su actividad principal que rara vez incluye el
mismo, según Garrido, a la pérdida del “know- mantenimiento, ya que ésta es considerada una
how” (conocimiento). Y ACIEM, en su estudio actividad de apoyo (Gunasekaran, Irani, Choy,
del estado del arte de mantenimiento en Colombia Filippi, & Papadopoulos, 2015). Cabe mencionar
2008, menciona que es una opción interesante por que durante los últimos 20 años el mantenimiento
el tema de costos, pero que implica una selección ha sido una actividad con una creciente tendencia
muy cuidadosa del proveedor de estos servicios a la contratación externa (externalización), lo que
(ACIEM, 2008). Los resultados muestran que se denomina outsourcing de mantenimiento; la
son mayores los riesgos que los beneficios; como Asociación Española de Mantenimiento, en su
antecedente principal se tomó un estudio realizado informe del año 2005, resaltaba que el 50 % de
en Estados Unidos (Toossi, 2011), en el cual se las actividades de mantenimiento en la industria
encuestaron 230 organizaciones y cuyo resultado europea está en manos de empresas especializadas,
dio como principales actividades del mantenimiento aunque también aclara que no hay tendencia al
a subcontratar las correctivas y las de servicio, aumento de dicha cifra (Pistarelli, 2010).
siendo las de rutina y preventivas las realizadas por
personal propio de las compañías. Existen cuatro dimensiones estratégicas para una
adecuada gestión del mantenimiento (Toossi, 2011),
Hoy, el mantenimiento es visto como estratégico ver la Figura 3:
para la competitividad de las empresas; la falta
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Outsourcing de mantenimiento, una alternativa de gestión de activos en el sector productivo de bienes y servicios.
Si las dimensiones mencionadas son evaluadas de tecnologías, las empresas tratan de optimizar su
manera objetiva puede definirse la necesidad de asignación de recursos y hay un número creciente
externalizar el mantenimiento o no, es decir, si no de compañías que desean externalizar algunas de
se cuenta con capacidad interna para garantizar sus actividades, con el fin de reducir el riesgo de
el servicio de mantenimiento al interior de la la operación. Se trata de actividades en las cuales
compañía; si no está bien definida la organización el riesgo de perder el conocimiento (know-how)
del mantenimiento (personas, cargos, funciones, por la externalización de las mismas es bajo, en
responsabilidades), si no hay políticas claras este aspecto puede estar el éxito o el fracaso de
en la ejecución del mantenimiento (correctivo, la externalización del mantenimiento, al hacerse
preventivo, predictivo, proactivo) o si existen hincapié en el ahorro de costos y en el aumento de la
falencias en la asignación de recursos para apoyar la calidad (Toossi, 2011).
gestión del mantenimiento (sistemas de información,
capacitaciones, entre otras). En otras palabras, el outsourcing es otro enfoque
que lleva a mayor competitividad. Esto se logra
Sea el mantenimiento ejecutado por personal mediante la concentración en las competencias
interno o externo, hay algo ya claro y definido: fundamentales de las empresas y la externalización
“el nivel de competencia en el mercado actual ha de todas las actividades para las cuales la empresa
llevado a las empresas a la mejora continua de sus no tiene una necesidad estratégica o una capacidad
procesos de operación y mantenimiento, por lo especial, lo que resulta en aumentar la rentabilidad
tanto, la comprensión de cómo se debe planificar el de sus recursos internos.
mantenimiento, visto como un proceso de negocio
de valor añadido, es vital para agregar valor a sus Empresa prestadora de servicio de recolección
negocios.” (Toossi, 2011). de basuras en el país
Frente a la intensa competencia mundial, los La empresa tiene como objeto social la prestación
riesgos operativos, los recursos limitados y nuevas del servicio público domiciliario de aseo mediante
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la integración de los procesos de recolección, & Hayden, 2006; Cullen, Seddon, & Willcocks,
transporte y disposición final de residuos sólidos, 2005). Se siguieron los siguientes pasos para la
aportando al mejoramiento de la calidad de vida realización del diagnóstico:
de los habitantes donde presta sus servicios. En su • Inventario de los activos de la empresa en
deseo de ser líder en los ámbitos local, regional, estudio.
nacional y latinoamericano debe fortalecer su • Se identificaron los diferentes contratistas
estructura operativa y financiera para prestar un con sus responsabilidades definidas en cada
mejor servicio, mediante la utilización de mejores contrato.
tecnologías y racionalizando el uso de los recursos • Se seleccionó el modelo de diagnóstico a
disponibles. seguir.
• Se aplicó el modelo tanto a contratistas como al
El parque automotor de la empresa se constituye personal de la compañía que apoya las labores
en una pieza clave para su operación, con la que de interventoría a los diferentes contratos.
se logra un servicio eficaz y eficiente; por lo • Se realizó la tabulación y análisis de los datos
que se exige que su mantenimiento garantice la obtenidos.
disponibilidad y confiabilidad requeridas y así
evitar retrasos en la operación del servicio de Modelo de diagnóstico
aseo público que debe prestarse al mínimo costo
posible. El modelo de diagnóstico seleccionado establece
como objetivo identificar todos los puntos
Actualmente, la dirección técnica–operativa susceptibles de optimización y a partir de estos
de la empresa maneja el mantenimiento de los proponer cambios a la organización para mejorar
vehículos a través de 32 diferentes contratos su gestión del mantenimiento. Este modelo se
externos con los que abarca todas las necesidades seleccionó entre varios existentes debido a que no
de mantenimiento correctivo y preventivo, requiere de análisis de criticidad de activos, datos
pero por la cantidad de contratos y situaciones históricos o descripciones exactas de programas
diversas que se presentan con el personal de mantenimientos previos (como otros);
externo y la variedad de actividades que deben datos que por la complejidad del modelo de
ejecutarse, es necesario tener apoyo externo para outsourcing utilizado en la empresa y la gestión
la interventoría técnica, administrativa, financiera del mantenimiento establecida, dificultaba
y jurídica de estos contratos, además de apoyo su obtención. Adicional a esto, el modelo
en las actividades del manejo documental y seleccionado cuenta con un método de tabulación
administrativo de dicho proceso. Se requiere sencillo y amigable que facilita la interpretación
entonces, auditar la gestión del mantenimiento de los resultados.
actual para identificar los problemas en su gestión
y así aportar soluciones que contribuyan a que la La encuesta aplicada consta de siete factores:
compañía sea más competitiva. mano de obra, medios técnicos, métodos de
trabajo, materiales, resultados obtenidos,
Metodología seguridad y medio ambiente. Con estos se trata
de visualizar cómo están la calidad, la seguridad
La metodología utilizada en este trabajo aplica y el medio ambiente en lo referente al servicio
como modelo de diagnóstico de la gestión de de mantenimiento, teniendo como referencia un
mantenimiento el cuestionario de la auditoría de estándar ideal que se plantea como un 100 % de
Santiago García Garrido, el cual no difiere de los conformidad.
modelos utilizados en trabajos internacionales
(María Reyes González Ramírez et al., 2015; Qiu En el ítem “MANO DE OBRA” se trata
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En la Tabla 1 puede observarse el ítem de menor las posibles falencias en los proveedores, lo que
calificación comparado con el estándar ideal dificulta la obtención de buenos resultados para una
establecido en el modelo de diagnóstico, por tipo adecuada gestión del mantenimiento a partir del
de contrato, de acuerdo a su objeto. Al observar enfoque de “outsourcing”.
los resultados de esta manera es posible observar
Tabla 1. Causas relacionadas con el ítem de menor calificación de acuerdo al contrato evaluado.
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