H07

Edición: Yolanda Faxas Fernández
Elaboración y Compilación:
Yolanda Faxas Fernández
Angel Gutiérrez Fernández
Correción: José García Varela

Composición y Diseño: Patricia Gutiérrez
© Sobre la presente edición CIC

© Consejo de Iglesias de Cuba
Ediciones CIC-Desarrollo Sostenible 2007
Cada trabajo expresa la opinión de los autores

y no necesariamente la de la Institución.
Ediciones CIC-Desarrollo Sostenible

Consejo de Iglesias de Cuba
Calle 14 No. 304 e/ 3ra y 5ta Ave.
Miramar, La Habana, Cuba CP 11300
Presentación
El Programa de Desarrollo Sostenible del Consejo de

Iglesias de Cuba, en su espíritu de servir a las iglesias
e instituciones ecuménicas, pone a su disposición un
conjunto de instrumentos metodológicos que ha
aplicado durante más de una década de trabajo.
Esta Caja de Herramientas puede ser un material de

consulta para todos aquellos que acompañan
proyectos comunitarios de desarrollo, desde las
Organizaciones para el Desarrollo Social. Se incluyen
en ella, técnicas que pueden ser utilizadas para facilitar
una gestión de proyectos efectiva o para encausar
procesos de perfeccionamiento organizacional.
Deseamos agradecer especialmente al Servicio de

Iglesias Evangélicas en Alemania para el Desarrollo
(EED), quien ha patrocinado este esfuerzo, como parte
del Proyecto “Fortalecimiento del compromiso social
y los procesos autogestivos de desarrollo sostenible
en las comunidades” que resulta el referente de
inserción de la presente serie.
Organización del Trabajo
Uno de los temas de mayor importancia cuando se

aborda el desarrollo organizacional es el
perfeccionamiento de la organización del trabajo. Son
múltiples los factores que se asocian a esta temática,
entre ellos: el aprovechamiento de los recursos que
intervienen en este proceso y especialmente de los
recursos humanos.
El tiempo de trabajo constituye un factor

intrínsicamente vinculado a la eficiencia del personal,
por su influencia directa en el aprovechamiento de la
jornada laboral. Por ello, el manejo adecuado del
mismo marca -en buena medida- la efectividad del
trabajo.
Sin embargo las instituciones no siempre prestan la

debida atención al tiempo de trabajo, sobre todo, a la
calidad de su utilización. Muchas se centran en
aspectos cuantitativos como es el control de la
asistencia y la puntualidad de los trabajadores.
Frecuentemente ello sucede porque los directivos no
saben administrar el tiempo de sus colaboradores.
Existen diferentes herramientas que nos permiten

analizar cómo el personal emplea su tiempo en una
organización y también otras para sensibilizar a los
equipos sobre la importancia de este recurso. La
experiencia ha demostrado, que la aplicación de este
tipo de instrumento sirve como “medidor” de la claridad
que tienen los directivos y el personal sobre los
objetivos y las prioridades institucionales.
La presente Cartilla pone a su disposición un conjunto

de instrumentos de este tipo que esperemos puedan
contribuir a mejorar el desempeño de su organización
a través de un adecuado manejo del tiempo de trabajo.
Herramientas para diagnosticar el
aprovechamiento del tiempo de
trabajo
El problema del tiempo es general. Nunca alcanza.

¿Por qué?:
• Poca valoración de la importancia de este
recurso.
• Insuficiente conocimiento de técnicas para el
aprovechamiento del tiempo.
• Se continúa vinculando esta problemática más
con la acción, o lo que se hace, que con los
cambios en la forma de actuar y con la
modificación del pensamiento.
¿Qué pasa cuando no se emplea correctamente el

tiempo?
• Se extiende la jornada de trabajo.
• Se administra por crisis.
• Se desorganiza el trabajo.
8
Autodiagnóstico del grado de
aprovechamiento del tiempo, por
parte de los miembros de un equipo
Título Autodiagnóstico del grado de aprovechamiento del tiempo, por parte de los
miembros de un equipo
Tipo: Autoanálisis grupal mediante cuestionario.
Duración: 60 minutos.
Tamaño de No tiene límites.
grupo:
Objetivo: x Sensibilizar sobre la importancia de administrar correctamente el tiempo de
trabajo.
x Analizar el grado de aprovechamiento del tiempo en el grupo.
Materiales Cuestionario “Aprovechamiento del tiempo de trabajo”
necesarios:
A continuación le presentamos veinte declaraciones cada una de las cuales debe
reconocer como verdadera (V) o falsa (F):
Declaración V F
1. Generalmente estoy convencido de lo que hago y quiero hacer
con mi tiempo de trabajo.
2. Creo que conozco todos los factores que provocan mis
gastos innecesarios de tiempo.
3. Estoy en condiciones de distinguir lo que realmente es una
pérdida de tiempo, de aquellas tareas que me corresponden y
que veo como pérdidas oficiales de tiempo.
4. Considero que mi tiempo debe ser respetado por los
demás.
5. En todo momento trato de respetar el tiempo de los demás.
6. Al asignar tareas a mis subordinados, les concedo el tiempo
suficiente para realizarlas.
7. Al planificar mi tiempo de trabajo establezco prioridad a las
tareas.
8. Doy a conocer a los demás mis tareas de mayor prioridad.
9. Reviso con regularidad mis metas y doy más prioridad a las
tareas más importantes.
10. Ayudo a mis subordinados a establecer prioridad a las tareas
más importantes.
11. Trato de llevar un registro de cómo consumo mí tiempo.
12. Regularmente, realizo tareas que se relacionan entre sí en
forma de bloques de tareas.
13. Al conceder tiempo a la realización de una tarea de alta
prioridad, establezco etapas lógicas de control.
14. Creo que he logrado reducir al mínimo los imprevistos.
15. No me dejo llevar por mis preferencias personales, sino por su
importancia, a la hora de establecer prioridad para las tareas.
16. He podido determinar el grado de responsabilidad que tengo,
que tiene mi jefe y tienen mis subordinados en mis pérdidas de
tiempo de trabajo.
17. Me apoyo en la delegación de autoridad para centrar mi tiempo
en las tareas de alta prioridad e importancia.
18. Coordino no sólo el trabajo con mis colaboradores, sino
también el tiempo que disponemos y los plazos de cum-
plimiento.
19. Controlo el uso que hacen mis subordinados de su tiempo.
20. Generalmente no me siento agobiado por falta de tiempo para
desempeñar mis actividades.
Ambiente físico: Tranquilidad para reflexionar y llenar el cuestionario.
Desarrollo x Entregue el cuestionario “Aprovechamiento del tiempo de trabajo” a los

trabajadores, explicándoles su objetivo.
x Recoja los cuestionarios, y cree una Comisión para que procese los
resultados mediante la tabulación de los resultados y realice el análisis de
los mismos a nivel grupal.
x Tome medidas para orientar formas de realizar un mejor aprovechamiento
del tiempo de los trabajadores.
9
Autodiagnóstico del empleo del tiempo

en la organización
Título Autodiagnóstico del empleo del tiempo en la organización
Tipo: Autoanálisis grupal mediante cuestionario
grupo:
trabajo individual.
x Analizar el grado de organización y empleo del tiempo de trabajo en el
colectivo.
Materiales Pizarra, pared o panelógrafo, marcadores, masking tape y papelógrafos.
necesarios: Cuestionario “Empleo del tiempo”
Frecuen- A Rara
Pregunta
temente veces vez
1. ¿Prepara todos los días una lista de
cosas que hacer?
2. ¿Marca prioridades dentro de la lista de
cosas que hacer en función del provecho
que le reporten?
3. ¿Realiza todos los asuntos de la lista?
4. ¿Actualiza por escrito sus metas
profesionales y personales?
5. ¿Está limpia y ordenada su mesa?
6. ¿Pone cada cosa en su sitio?
7. ¿Resuelve eficazmente las
interrupciones?
8. ¿Le resulta fácil encontrar lo que busca
en los archivos?
9. ¿Actúa con decisión?
10. ¿Se reserva algo de tiempo cada día,
durante el cual poder trabajar tranquilo,
sin que lo molesten?
11. ¿Trata adecuadamente a los
subordinados que presentan dificultades
en sus tareas?
12. ¿Procura evitar los problemas antes de
que surjan, en vez de tener que
resolverlos después de aparecidos?
13. ¿Hace el mejor uso posible del tiempo?
14. ¿Cumple las fechas límites con tiempo
sobrado?
15. ¿Llega a tiempo al trabajo, a las
reuniones y a los demás actos a los que
acude?
16. ¿Delega bien?
17. ¿Sus subordinados cooperan con
entusiasmo en las tareas que les asigna?
18. ¿Tras haber sido interrumpido, puede
volver al trabajo sin perder el ritmo?
19. ¿Hace cada día algo que le acerque a sus
metas a largo plazo?
20. ¿Puede relajarse durante su tiempo libre,
olvidándose del trabajo?
Ambiente físico: Tranquilidad para reflexionar sobre el cuestionario.
Desarrollo x Entregue el cuestionario a los trabajadores para que elaboren su

autodiagnóstico, explicándoles su objetivo.
x Cuando las personas hayan terminado pídales que se autoevalúen,
aplicando la “Clave para el análisis del cuestionario”.
x Cree una Comisión para que procese los resultados y presente un
Diagnóstico Grupal.
10
x Facilite el análisis de los resultados a nivel grupal, tomando como referencia
la cantidad de impactos individuales por cada pregunta.
x Socialice los resultados con el grupo y tome medidas para orientar formas
de realizar un mejor aprovechamiento del tiempo de los trabajadores.
Clave para el Puntuación:

análisis del
cuestionario Anótese 4 puntos por cada frecuentemente que haya marcado.
Anótese 2 puntos por cada a veces.
Anótese 0 punto por cada rara vez.
Sume el total de puntos de sus respuestas y compárelo con la siguiente escala:
81-100 Administra usted bien el tiempo y controla la mayoría de las situaciones.

61-80 Usted administra bien el tiempo, a veces. Debería aplicar mejor las
estrategias de ahorro de tiempo y las utiliza actualmente.
41-60 Está patinando. No deje que las circunstancias consuman lo mejor de
usted.
21-40 Está perdiendo el control. Probablemente está usted demasiado
desorganizado para disfrutar de tiempo de calidad. Ponga en marcha las
técnicas estudiadas!
0-20 Está usted abrumado, desconcentrado, frustrado y probablemente bajo
una gran tensión. Ponga en práctica inmediatamente las técnicas
estudiadas. Todas las semanas revise los aspectos relacionados con los
conflictos que usted tenga, hasta que empiece a ver la luz.
11
Autodiagnóstico ¿Como acostumbra a
administrar su tiempo?
Título Autodiagnóstico ¿Como acostumbra a administrar su tiempo?

Tipo: Autoanálisis grupal mediante cuestionario.
grupo:
trabajo.
x Analizar la forma de administración del tiempo de trabajo en el grupo.
necesarios: Cuestionario ¿Como acostumbra administrar su tiempo?
Lea cada uno de los enunciados y marque con una X la columna que corresponda a
su respuesta. Si el enunciado no tiene aplicación (porque, como en el primero de la
lista, Ud. no tiene secretaria), simplemente brínquelo y siga adelante.
Enunciado Si No
1. En el caso de las llamadas telefónicas que le llegan, su
secretaria las “filtra” para Ud.
2. Cuando devuelve las llamadas, primero las agrupa y
luego destina un tiempo específico para hacerlas.
3. Planea sus llamadas telefónicas por anticipado,
apuntando todos los puntos importantes que va a
tratar.
4. Cuando logra la comunicación, va directo al punto sin
perder demasiado tiempo en conversar.
5. Si su interlocutor comienza a eternizarse en su
conversación, tiene la habilidad para cortarlo con
diplomacia.
6. Aparta tiempo todos los días para atender a sus visitas
inesperadas y los asuntos imprevistos.
7. Cuando está ocupado dice a sus visitantes, “No tengo
mucho tiempo, por lo que le ruego ir al punto”.
8. Prevé el tiempo que va a dedicar a cada visitante en
vez de permitir que se tome el que quiera.
9. Insta a las personas a que primero pregunten si tiene
tiempo para atenderlas en vez de llegar sin previo
aviso.
10. Su secretaria “filtra” a sus visitantes antes de dejarlos
pasar a verlo.
11. Cuando resulta apropiado, usted toma las decisiones
en vez de recurrir a un comité.
12. Siempre prepara un temario para sus reuniones y se
apega a él durante las mismas.
13. Con bastante anticipación envía a cada participante el
temario correspondiente.
14. Establece el tiempo límite de cada reunión y la da por
terminada cuando llega la hora.
15. No es partidario de muchas reuniones y sólo las
convoca cuando son necesarias y demuestran ser
provechosas.
16. Elabora una lista diaria de las cosas que tiene que
hacer y las dispone en orden de prioridad para poder
prestar mayor atención a las más importantes
precisamente en tales lapsos.
17. Puede determinar los momentos del día en que
desempeña su mejor trabajo y emprende sus
proyectos más importantes precisamente en tales
lapsos.
18. Todos los días se otorga períodos de “calma” durante
los cuales piensa en los acontecimientos de los últimos
dos días y planea lo que deberá hacer durante los dos
siguientes.
19. Piensa constantemente en formas de mejorar los
resultados de su trabajo.
20. Se da tiempo para hacer las cosas bien desde un
12
principio para no tener que rehacerlas después de

haberlas hecho con prisa.
21. Se asegura de que las cargas de trabajo de su
personal sean equilibradas y de que todos realicen su
parte.
22. Toma recesos para disipar el aburrimiento, la tensión y
la presión.
23. Mantiene un registro de su tiempo como medio para
mejorar el empleo de su tiempo.
24. Delega trabajo, evitando la tendencia de hacerlo todo
usted mismo.
25. Busca continuamente nuevas formas de lograr el
control de su tiempo.
Ambiente físico: Tranquilidad para reflexionar sobre el cuestionario.
Desarrollo x Entregue el cuestionario ¿Como acostumbra administrar su tiempo? a los

trabajadores, explicándoles su objetivo.
x Recoja los cuestionarios y cree una Comisión para que procese los
resultados y presente un Diagnóstico Grupal.
x Socialice los resultados con el grupo y tome medidas para orientar formas
de realizar un mejor aprovechamiento del tiempo de los trabajadores.
Bitácora del tiempo
Título Bitácora del tiempo

Tipo: Autodiagnóstico personal del tiempo.
Duración: El tiempo que se establezca para su aplicación.
grupo:
Objetivo: x Concientizar sobre el empleo del tiempo.
x Analizar la utilización del tiempo por parte de los miembros de un equipo.
necesarios: Hoja Bitácora del tiempo
Indicaciones
x Limítese a apuntar qué ocurrió, cómo y cuándo.
x Evite afirmaciones tales como "otra hora perdida", etc.
x Tenga en cuenta anotar el origen de la tarea, es decir, de donde partió.
x Lleve este registro durante varios días (de 10 días a dos semanas
aproximadamente).
x En las partes correspondientes a la mañana y la tarde, anote la hora de
inicio de la tarea.
x En la parte correspondiente a tiempo limítese a consignar el tiempo de
duración.
x Los comentarios sobre lo ocurrido deben ser precisos y claros.
x Evalúe posteriormente los resultados obtenidos.
Ambiente físico: Tranquilidad para reflexionar.
Desarrollo x Entregue la Hoja “Bitácora del tiempo” a los trabajadores y explique su

objetivo y la forma de llenado, pidiéndoles que lo hagan en un tiempo
estipulado.
x Luego de expedido el tiempo para su llenado, convoque a un Taller para
el análisis de sus resultados.
x Realice un análisis de los resultados a nivel grupal.
x Tome medidas para disminuir los desperdicios de tiempo de los
trabajadores.
13
Hoja de control de los

desperdiciadores de tiempo
Título Hoja de control de los desperdiciadores de tiempo
Tipo: Autoanálisis grupal mediante Hoja de trabajo.
Duración: 60 minutos
grupo:
Objetivo: x Sensibilizar los diferentes elementos que inciden en no hacer un buen
aprovechamiento del tiempo.
x Analizar la forma de minimizar dichos elementos.
necesarios: Hoja “Control de los desperdiciadores de tiempo”
Por
Por Externo Externo no
Orden Listado mi
mi controlable controlable
área
Ambiente Tranquilidad para reflexionar.

físico:
Desarrollo
x Reúna al grupo y Entregue la Hoja “Control de los desperdiciadores de
tiempo” a los trabajadores de forma individual, pidiéndoles que la llenen en
un tiempo estipulado.
x Explique su objetivo y la forma de llenado:
o elaborar el listado
o ordenar de mayor a menor, según su importancia
o clasificar en generados por nosotros y por la propia organización
o señalar los que se originan por causas externas
o diferenciar los externos que están bajo nuestro control
x Luego de expedido el tiempo para su llenado, convoque a un Taller para el
análisis de sus resultados.
x Recoja las Hojas y cree una Comisión para que procese los resultados y
presente un análisis al grupo.
x Socialice los resultados con el grupo y tome medidas para disminuir los
desperdicios de tiempo de los trabajadores.
14
Hoja “Registro diario del tiempo”

Título Hoja “Registro diario del tiempo”
Tipo: Autoanálisis grupal mediante la hoja de trabajo.
Tamaño de No tiene limites
grupo:
Objetivo: x Sensibilizar sobre los diferentes elementos que inciden en el consumo del
tiempo de trabajo de los miembros del grupo.
x Analizar la forma de maximizar el uso efectivo del tiempo.
necesarios: Hoja “Registro diario del tiempo”
Hora Actividad Importancia Interrupciones
Ambiente físico: Tranquilidad para el llenado de la planilla.
Desarrollo x Entregue la Hoja “Registro del Tiempo” de forma individual a los miembros
del equipo, explicando su objetivo y la forma de llenado, pidiéndoles que lo
hagan en un tiempo estipulado.
o Según vaya desarrollando su jornada laboral, anote sus
actividades. Puede hacerlo cada vez que inicia -o termina- una de
ellas. Así podrá saber el tiempo que le ha dedicado. Anote también
la importancia -A, B, C- que tiene la actividad a su juicio.
o Le será de utilidad registrar también las interrupciones de que es
objeto. Conviene recordar el medio -teléfono, visita...- el "culpable",
y sobre todo, la importancia del tema planteado. Si se acuerda,
anote el tiempo aproximado, en minutos, consumido por la
interrupción. Si no lo ha registrado, anote una marca, simplemente.
15
Si de aprovechar bien el tiempo se
trata... ¿Qué haría usted?
Título Si de aprovechar bien el tiempo se trata... ¿Qué haría usted?

Tipo: Cuestionario.
Tamaño de No más de 30 personas.
grupo:
Objetivo: x Sensibilizar a los directivos de la organización sobre algunas alternativas
para mejorar su aprovechamiento del tiempo.
necesarios: Cuestionario “Si de aprovechar bien el tiempo se trata... ¿Qué haría usted?”
A continuación presentamos a Usted 16 cuestiones relacionadas con el

aprovechamiento del tiempo de trabajo. En cada una se presentan tres respuestas
posibles, de las cuales Usted debe escoger sólo una en cada caso.
1. ¿Qué puede hacer Usted para enfrentar de forma efectiva a los visitantes
inesperados que le interrumpen su jornada de trabajo?
a) Informar al personal y los visitantes que sólo recibiré a los que soliciten
entrevistas con anticipación, con fecha determinada y duración exacta de la
entrevista.
b) Ordenar a mi secretaria que deje entrar a los visitantes haciéndoles saber
que mi tiempo es limitado y que tengo cuestiones pendientes que no
permiten demorarme.
c) Recibir a los visitantes en la puerta, conversar con ellos sin invitarlos a pasar
a la oficina y dar rápidas miradas al reloj mientras converso con ellos.
2. ¿Cómo manejaría Usted el tiempo que dedica a recibir a las personas para no
afectar su calendario? ¿Cómo se las arreglaría para respetar su propio plan de
trabajo y recibir a determinadas personas que resulte necesario?
a) Ordeno a mi secretaria que se encargue ella de planificar mis entrevistas y

cuando yo deba decidir alguna pedirle a ella que la organice.
b) Pedir a los que me visiten que coordinen con mi secretaria el mejor
momento para recibirlos, informar a mi secretaria las entrevistas que yo he
decidido y aprobar el plan de la entrevista.
c) No recibir a nadie si no es una autoridad superior fuera del plan de
entrevistas, acostumbrando a todos a solicitar el despacho con anticipación
y explicándoles por qué no puedo permitir que desorganicen el plan de
trabajo.
3. ¿Cómo lograría Usted desarrollar un estilo de trabajo que posibilite que todo su
personal y colaboradores estén imbuidos de un espíritu de colaboración y tiendan
a eliminar las visitas inesperadas?
a) Estableciendo una regla estricta con el personal de no recibirlos si no está

planificado, a no ser que sea urgente.
b) Dando el ejemplo personal, respetando el tiempo de jefes y del personal, ni
interrumpiendo el trabajo de los demás y solicitando las entrevistas
anticipadamente.
c) Haciendo un plan calendario donde todos puedan planificar el día y la hora
de las entrevistas.
4. Supongamos que los visitantes se han acostumbrado a entrevistas planificadas

reduciéndose al mínimo las interrupciones. ¿De qué forma pudiéramos seguir
ahorrando tiempo?
a) Elaborando un programa diario, por escrito, donde se prevea tiempo para

situaciones urgentes.
b) Siendo flexibles, sin esclavizarnos a la planificación anticipada que hicimos,
y estando dispuestos a violarla cuando surjan situaciones urgentes.
c) Aprovechando el tiempo y realizando otras tareas a la vez que escribimos o
hablamos por teléfono.
5. Un programa diario lo ayuda a trabajar, pero le hace gastar su tiempo, y Usted está
obligado a pensar creadoramente y generar ideas. ¿Cuál sería el mejor momento
para reflexionar y proyectar hacia el futuro?
16
a) Antes de acostarse pensar en lo que hice en el día y lo que debo hacer

mañana y en el futuro. Proyectarme.
b) Dedicar tiempo de la jornada de trabajo a proyectar y reflexionar,
garantizando que nadie me interrumpa.
c) Después que el personal se retira, quedarme solo en la oficina y poder
trabajar tranquilamente.
6. Su trabajo diario ha sido planificado y Usted dispone de tiempo para reflexionar.

Hablemos ahora de las tareas del día que Usted debe solucionar. ¿De qué forma
le parece que procedería mejor?
a) Hago un listado de las tareas del día y las ordeno en orden de importancia,
para atenderlas según su prioridad, en grupo.
b) Comienzo por las tareas más fáciles y rutinarias (firmar cartas, llamadas
telefónicas, revisar información) y tratando de hacer varias a la vez.
c) Concentro toda mi atención en cada tarea de la lista y no paso a otra hasta
terminar con la anterior.
7. Aceptamos que Usted tiene su lista con todas las tareas que debe atender en el
día. Escoja el mejor proceder para ahorrar tiempo.
a) Comenzar con lo rutinario y lo repetitivo.

b) Comenzar con lo urgente, seguir con lo que lleva más tiempo y terminar con
lo menos importante.
c) Comenzar con lo que más me preocupa.
8. Volvamos a la cuestión de recibir a los visitantes. Si estamos de acuerdo en que lo

mejor es no recibirlos en la puerta, ¿cuál sería la mejor forma de actuar para no
desperdiciar tiempo?
a) Levantarme y saludarlo, pero no lo invito a sentarse hasta no saber el fin de

su visita.
b) Abandonar mi buró y sentarme en un asiento igual al del visitante, para que
este no sienta una presencia entre ambos.
c) Levantarme y saludarlo, invitarlo a sentarse frente a mí en el buró.
9. Usted está recibiendo al visitante en el momento que suena el teléfono y lo

solicitan Usted. Su actuación sería:
a) Que mi secretaria responda y no me interrumpa.

b) Tomar la llamada y decir a quien me llame que estoy ocupado y lo llamaré
después.
c) Disculparse con la visita y contestar la llamada, tratando de ser lo más breve
posible.
10. Si Usted es como la mayoría de los directivos en todo el mundo, debe recibir una
gran cantidad de documentos e informes cada día que se comienza a acumular
peligrosamente. Busque la forma que le parezca más apropiada para ganar
tiempo.
a) Exigir informes claros y precisos, con datos y gráficos, que no se envían a

los interesados hasta que yo no los apruebe.
b) Elaborar "informes - tipo" que me sean presentados en fechas establecidas
de antemano.
c) Que mi secretaria o ayudante haga un resumen de los informes y
documentos que llegan diariamente.
11. Usted tiene que desarrollar una tarea y piensa encomendarla a alguno de sus
colaboradores. Lo llama y se la explica, le aclara los objetivos, la importancia y los
problemas implicados, y se cerciora que su colaborador ha entendido. ¿Cómo
actuar a partir de este momento para que su tiempo sea más efectivo?
a) Le doy plena libertad para trabajar y espero el informe con los resultados
finales.
b) Le pido informes periódicos sobre la marcha del trabajo y le voy dando
instrucciones en la medida que va avanzando.
17
c) No lo dejo comenzar a trabajar hasta que no me haya expuesto con claridad

lo que piensa hacer.
12. Supongamos que en el desarrollo de su trabajo le surge una idea brillante que
necesita comunicar a un colaborador para la ejecución de una tarea y que
garantizará mejores resultados. ¿Cuál es la mejor forma de actuar?
a) Localizar al colaborador dondequiera que esté y discutir la idea con él antes

que se "pierda".
b) Pido a mi secretaria que cite al colaborador para un momento oportuno y
cuando lo vea le planteo la idea.
c) Registro la información en el "fólder" donde se lleva el problema, para que
no se olvide a la hora de despachar.
13. Ahora que hablamos de información, pensemos en las cartas que deben ser
firmadas por Usted. Hay varias maneras de trabajar en este sentido y Usted debe
buscar la que más tiempo ahorre.
a) Los colaboradores preparan las cartas y yo las firmo.

b) Doy instrucciones breves de lo que hay que hacer y los colaboradores
actúan según estas instrucciones.
c) Dicto las cartas más importantes y los colaboradores me dan la información
que necesito para eso.
14. Un aspecto importante del trabajo de un administrador es la forma en que sabe

utilizar el trabajo de su secretaria. Según lo haga podrá ganar o perder tiempo y
garantizará que ella se sienta responsabilizada con apoyarlo en su trabajo. ¿De
qué forma procedería Usted para ganar tiempo a través de su secretaria?
a) Le explico la importancia de las tareas que debe desarrollar, aclarando que

esto no le da derecho a inmiscuirse en problemas que me corresponde
decidir a mí.
b) Le ofrezco confianza para que desarrolle su trabajo, le explico sus tareas y
el campo de acción en que puede moverse y después la dejo trabajar sin
obstáculos en ese campo.
c) Confío solamente las cuestiones rutinarias y de menor importancia día a día,
para delimitar exactamente los asuntos en los cuales ella no debe intervenir.
15. El trabajo intensivo alcanza buenos resultados, pero agota a la persona, y el

tiempo le va rindiendo menos. A continuación hay tres formas de abordar este
problema; una de las cuales es la más conveniente para ser más productivo en el
trabajo.
a) No hacer ningún tipo de pausa en el trabajo hasta terminar.

b) Hacer pausas regulares, tomar un café, descansar mentalmente y volver al
trabajo.
c) Hacer una pausa cada vez que me sienta cansado y no esté rindiendo al
máximo.
16. A pesar de todas las posibilidades y recursos que se pueden utilizar para ahorrar
tiempo, los administradores tienen un gran número de responsabilidades y tareas
que atender cada día y no pueden eximirse de ellas. Por consiguiente, parece que
por mucho que se aprenda a ahorrar tiempo siempre vamos a necesitar algo más
que las horas cotidianas de labor. Hay diversas formas de abordar este problema.
En su opinión, ¿cómo se puede ahorrar más tiempo?
a) Llegando más temprano que mis colaboradores para tener un tiempo de

trabajo sin interrupciones que me permita proyectar y después abordar las
tareas diarias según el plan.
b) Trabajar según el plan en el horario establecido y después que se marcha el
personal quedarme más tiempo para acometer los problemas pendientes.
c) Trabajar la jornada establecida y llevarme para la casa el trabajo acumulado
que no he podido terminar.
Ambiente físico: Tranquilidad para reflexionar y llenar el cuestionario.
Desarrollo x Entregue individualmente a los directivos de la organización el Cuestionario

“Si de aprovechar bien el tiempo se trata... ¿Qué haría usted?”, explicando
18
su objetivo y la forma de llenado, pidiéndoles que lo hagan en un tiempo

estipulado.
x Conforme dos grupos de trabajo, donde cada uno de ellos debe seleccionar
una variante de respuesta a las preguntas del cuestionario.
x Presentación de respuestas de cada en plenaria.
x Paralelamente ir reflejando en una Tabla, como se muestra a continuación
las respuestas.
Equipos Resp.
Preguntas
1 2 Correcta
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
x Discutir con el grupo la respuesta más adecuada, fundamentando ¿por qué?

E invitar a los directivos a que apliquen las enseñanzas aprendidas.
19
¿Qué hacer para ganar tiempo?
Título ¿Qué hacerpara ganar tiempo?

Tipo: Hoja de reflexión.
grupo:
Objetivo: x Sensibilizar sobre diferentes alternativas que pudieran favorecernos para
ganar tiempo.
necesarios: Hoja ¿Qué hacerpara ganar tiempo?
¿Cómo evaluar los resultados obt

enidos en la hoja? Pregúntese :
x ¿Qué hago que no me corresponde hacer?
x ¿Qué hago que no necesita hacerse? ¿A quién le toca hacer lo que yo
hago y no me corresponde hacer?
x ¿De lo que hago, qué creo que constituye una pérdida de tiempo?.
x ¿Qué hago que le hace perder tiempo a los demás? Qué de lo que
hago debe seguirse haciendo de esa manera?
x ¿Qué de lo que hago vale la pena seguir haciéndose?
x ¿Qué no hago y valdría la pena hacer?
x ¿Qué me dicen estos datos de la forma en que administro mi tiempo?.
x ¿A qué dedico más tiempo de lo necesario?
x ¿Qué actividades me resultan más satisfactorias?
x ¿Existe tiempo de holgura que podría usar más productivamente?
x ¿Cuáles son las actividades que más me disgustan?
x ¿Qué actividades puedo realizar simultáneamente?
x ¿Qué actividades son más frecuentemente interrumpidas por otras
personas cuando las realizo?
x ¿Realicé las actividades en el orden que había previsto?
Ambiente físico: Tranquilidad para reflexionar.
Desarrollo x Entregue la Hoja de Reflexión y explique su objetivo y la forma de llenado.

x Realice análisis de los resultados a nivel grupal.
20
Conozca a los ladrones de su tiempo
Título Conozca a los ladrones de su tiempo
Fuente Web Competitividad Personal y Empresarial.
Tipo: Hoja de reflexión.
grupo:
Objetivo: x Sensibilizar a los trabajadores sobre actividades que les hacen perder
tiempo.
necesarios:
Hoja de Reflexión “Conozca a los ladrones de su tiempo”
A) Impuestos sobre Ud: Min.
1. Interrupciones.
2. Esperar por respuestas.
3. Indefinición del trabajo a realizar.
4. Trabajo excesivo.
5. Comunicaciones deficientes.
6. Cambio continuo de prioridades.
7. Procesos burocráticos.
8. Reuniones innecesarias.
9. Baja moral en la empresa.
10. Fallas frecuentes en los equipos.
11. Jefe desorganizado.
12. Prioridades en conflicto.
B) Autoimpuestos por Ud. mismo:

13. Incapacidad para delegar.
14. Desorden personal.
15. Falta de concentración.
16. No saber escuchar.
17. Falta de autodisciplina.
18. No tomar decisiones.
19. No completar las tareas ya iniciadas.
20. Postergar frecuentemente las tareas.
21. Fatiga.
22. Excesiva socialización en el trabajo.
23. Actitud negativa hacia el trabajo.
24. No deshacerse rápidamente de los documentos que le llegan.
Ambiente Salón amplio para realizar la reflexión grupal.

físico:
Desarrollo x Entregue la Hoja de Reflexión y explique su objetivo y la forma de llenado.
x Recoja las Hojas y forme dos grupos para que analicen sus resultados y
sinteticen los mismos.
x Realice análisis de los resultados de los dos grupos en plenaria.
x Analice los resultados haciendo énfasis en sus causas:
o excesiva centralización y estructuras organizativas rígidas,
o métodos y estilo de trabajo y dirección inadecuados,
o falta de organización y planificación.
x Enfatice los efectos posibles, presentando la tabla que aparece a
continuación y cruzando los resultados de los grupos con los mismos.
Efectos
x Ineficiencia. x Poca productividad. x Stress y afectación
x Desorganización. x Baja calidad. salud.
x Indisciplina. x Trabajo por crisis. x Decae motivación.
x Pérdida de recursos. x Maratones. x Pérdida de
x Frustración. x Trabajos extras. credibilidad.
x Desaliento. x Afectaciones x Deterioro de
x Cansancio. familiares. imagen.
x Bajo rendimiento. x Disociaciones. x Afectación en el
x Incumplimientos. desarrollo de la
personalidad.
x Tome medidas para disminuir los desperdicios de tiempo de los
trabajadores.
21
Pérdida de tiempo de los directivos
Título Pérdida de tiempo de los directivos

Fuente La Trampa del Tiempo, de R. Alec Mackenzie. 1972.
Tipo: Ejercicio.
Duración: 60 minutos
Tamaño de 30 personas cómo máximo
grupo:
Objetivo: x Identificar las actividades que son una pérdida de tiempo para los directivos.
necesarios: Ejercicio “Pérdida de tiempo de los directivos”
La lista siguiente ha sido elaborada por cuatro grupos de personas: jefes militares
canadienses, directores de escuelas norteamericanas, gerentes jóvenes mejicanos y
ejecutivos de una compañía de seguros de Estados Unidos.
Identifique cuál grupo confeccionó cada lista:
Grupo A Grupo B
Objetivos poco claros Correspondencia no
Administración por crisis importante
Información deficiente Ausencia de prioridades
Demora en decidir Ser "sociable"
Morosidad Reuniones innecesarias
Falta de información Falta de concentración
Trabajo rutinario Falta de métodos
Mucho que leer Presiones superiores
Interrupciones Colaboradores incompetentes
Teléfono Descansos para café
Personal incompetente Administración por crisis
No delegación Comunicaciones ininteligibles
No disciplina Demoras
Visitantes Falta de personal de oficina
Trabajadores poco adiestrados
No buen estado físico
Ausencia de prioridades Papeleo
Proyectos atrayentes
Grupo C Grupo D
Correspondencia no importante Intentar muchas cosas a la
Reuniones programadas vez
Falta de prioridades Ausencia de delegación
Ausencia de delegación Hablar demasiado
Interrupciones Acciones inconsistentes
Indisponibilidad de personal Falta de prioridades
Poca planificación Usurpación de autoridad
Archivos deficientes Incapacidad para decir NO
Fatiga Falta de planificación
Morosidad Decisiones apresuradas
Ausencia de procedimientos Errores
Mucha lectura Secretarias desorganizadas
Reuniones no programadas Mala comunicación
Teléfono Baja moral de trabajo
Demoras
Ambiente físico: Salón amplio para realizar la reflexión grupal.
Desarrollo x Dividir el grupo en subgrupos y entregarles el Ejercicio “Pérdida de tiempo

de los directivos” para que lo respondan.
x Socializar los resultados en plenaria y abrir la discusión de ¿Cuál es la
respuesta acertada?
x Después de un esfuerzo por lograr clasificar a los grupos de personas en
alguna de las categorías A, B, C ó D, se llega a la conclusión que todos son
problemas comunes a cualquier grupo de personas.
22
Gestión del tiempo
Se les plantea a los participantes realizar el siguiente

ejercicio:
• Elaborar un listado de las tareas que
desarrollaron durante la semana pasada.
• Según el criterio individual de cada uno,
clasificarlas en aquellas que considere
importantes y las que no lo son.
• Hacer una nueva clasificación de ambos grupos
en aquellas que se consideren urgentes y
cuales no.
• Elaborar una tabla de referencia cruzada
grupal, con criterios de los diferentes
participantes, quedando una matriz de ejemplo
y reflexionar sobre la misma.
URGENTE NO URGENTE
x Confección de cheques y x Arreglos a proyectos a presentar a
pagos. Agencias.
x Definición de participantes a x Atención a la familia.
Gira de Estudio. x Estudios de documentos previos.
x Viaje a Matanzas x Contactos previos con
x Discutir nuevas funciones de beneficiarios.
IMPORTANTE trabajo. x Coordinación de Giras de estudio.
x Taller de evaluación. x Trabajar con próxima estrategia.
x Atención a visitantes x Revisar y organizar documentos.
extranjeros.
x Atención a funcionarios
CUADRANTE I CUADRANTE II
x Llamadas telefónicas y x Correos electrónicos.
recados. x Ver novela.
x Visitas imprevistas. x Jugar carta en la computadora.
x Trabajo fuera de horario x Leer u libro.
NO IMPORTANTE laboral.
x Revisión e impresión de
memorias.
CUADRANTE III CUADRANTE IV

23
• A partir de estos ejemplos se plantea que:
Urgente significa, que se necesita una

atención inmediata.
Importante significa, que realiza una aportación

a nuestra visión, misión, valores, principios y/o
metas.
• Se invita a dar ejemplos de cómo nos

convertimos en esclavos deI Cuadrante, el cuál
nos conduce a trabajar bajo crisis, explicando
el sentido de la Matriz en su totalidad sobre las
bases siguientes:
Primer cuadrante: lo urgente e importante.

Es el cuadrante de las crisis, de los problemas
apremiantes, de las tareas que se vencen.
Segundo cuadrante: no urgentes,

importantes. Es el cuadrante de la prevención,
la planificación, la recreación, de reconocer y
aprovechar nuevas y buenas oportunidades.
Tercer cuadrante: no importante, urgente.

Es el cuadrante de las interrupciones, de las
reuniones improductivas y no importantes, de
las actividades acuciantes.
Cuarto cuadrante: no urgente, no

importante. Es el cuadrante de las trivialidades,
de la pérdida de tiempo.
24
Matriz de la Administración del Tiempo
URGENTE NO URGENTE
Actividades: Actividades:
x Crisis x Prevención
x Problemas apremiantes x Construir relaciones
x Proyectos cuyas fechas x Reconstruir nuevas
IMPORTANTE vencen oportunidades
x …. x Planificación
x Recreación
x ….
CUADRANTE I CUADRANTE II
Actividades: Actividades:
x Interrupciones x Trivialidades
x Algunas llamadas x Algunas cartas y llamadas
x Correo telefónicas
x Algunos informes x Pérdida de tiempo
NO IMPORTANTE x Algunas reuniones x Ver televisión por verla
x Cuestiones inmediatas x Actividades agradables pero
x …. innecesarias
x …
CUADRANTE III CUADRANTE IV
Urgente significa, que se necesita una atención inmediata.

Important e significa, que realiza una aportación a nuestra visión, misión, valores, principios y/o metas.
• Se concluye que existen muchas personas que

dicen que no tiene tiempo para hacer más
cosas, o que están muy ocupadas, pero es
posible que esto suceda porque centran sus
vidas en el cuadrante uno y en el tres. Es lógico
que tendremos actividades de este tipo; sin
embargo estas actividades no puede ser
nuestro estilo de vida, y sucede porque
simplemente no estamos planificando bien las
actividades.
• Otro punto de reflexión a incluir en este ejercicio

es el de la “No existencia de una clara definición
de PRIORIDADES”. Ello se puede analizar a
partir de otro enfoque partiendo de la Matriz.
Es decir, hay cuatro tipos de situaciones
importantes:
25
IMP- URG
IMP-urg
URG-imp
imp-urg
y con el tiempo le damos más importancia a lo

urgente (¡la tiranía de lo urgente!), cuando
debiéramos priorizar lo realmente importante.
IMP-URG
IMP-urg
Ello sucede porque predomina el

APRESURAMIENTO
Plan Ejecución
Caso A
Ahorro
Caso B Plan Ejecución
Tiempo
• Otro análisis pertinente en este ejercicio es

analizar el por qué se da la Administración por
Crisis, reflexionando sobre los aspectos que
aparecen a continuación:
o existencia de objetivos no definidos,

o predominio de información deficiente
o incompleta,
26
o reuniones ineficientes o innecesarias,
o delegar mal o no delegar,
o demoras en decidir o no delegar,
o poca o mala planificación,
o mala comunicación,
o ausencia de procedimientos o
métodos,
o falta de concentración,
o morosidad,
o interrupciones,
o democratismo. “hay que atender a todo
el mundo”,
o burocratismo,
o personal incompetente.
Herramientas para
mejorar la eficiencia de
las reuniones de trabajo
Muchas personas aborrecen las reuniones y

consideran que las mismas son una pérdida de tiempo
y que no le aportan nada a su formación y desarrollo
profesional. En realidad muchas reuniones tienen este
efecto, pero ello no quiere decir que sea una
generalidad.
La pertinencia de las reuniones se basa en que:
• Permiten la comunicación en grupos.

• Estimulan el pensamiento creativo.
• Posibilitan el intercambio de información.
• Son un medio de capacitación y desarrollo.
• Constituyen espacios para trazar estrategias.
• Son un espacio para socializar problemas y
objetivos comunes.
• Permiten construir soluciones colectivas,
coordinar el trabajo y crear consenso.
• Es un medio para informar e informarse,
compartir resultados, ideas y experiencias.
28
• Posibilitan tomar decisiones, evaluar criterios y

alternativas, compartir saberes y conocimientos;
así como estimular la reflexión, creatividad del
grupo y sus integrantes.
¿Consideran Uds. que las reuniones

constituyen una pérdida de tiempo?
Título Consideran Uds. que las reuniones constituyen una pérdida de tiempo?
Tipo: Ejercicio.
Tamaño de 30 personas cómo máximo.
grupo:
Objetivo: Identificar la opinión de los trabajadores sobre las reuniones.
necesarios:
Ambiente físico: Salón amplio para realizar el debajo de dos grupos y una reflexión grupal.
Desarrollo x Dividir el grupo en dos subgrupos e invitarlos a contestar la pregunta

“¿Consideran Uds. que las reuniones constituyen una pérdida de tiempo?”
x Socializar los resultados en plenaria y abrir la discusión sobre el porqué de
las respuestas encontradas.
29
Problemas o factores que propician la

pérdida de tiempo en las reuniones
Título Problemas o factores que propician la pérdida de tiempo en las reuniones

Tipo: Ejercicio.
grupo:
Objetivo: x Identificar los problemas o factores que originan la pérdida de tiempo en las
reuniones.
Materiales Pizarra, pared o panelógrafo, marcadores, masking tape, papelógrafos y tarjetas de
necesarios: colores.
Matriz “Causas de la pérdida de tiempo en las reuniones”
Causas de las pérdidas de tiempo en las reuniones

Antes Durante Después
Desarrollo x Se efectúa una lluvia de ideas acerca de los problemas o factores que
propician la pérdida de tiempo en las reuniones.
x Una vez recogidos los planteamientos y visualizados mediante pancartas, se
les explica al grupo que los clasifiqun en, causas antes de la reunión, durante
la reunión, y después de la reunión, quedando clasificados como se expresa
en la Matriz “Causas de la pérdida de tiempo en las reuniones”
x Se hace énfasis, por parte del facilitador, que un gran por ciento de las
dificultades que se ponen de manifiesto en las reuniones (antes y durante) se
deben a una mala preparaciónde la reunión.
x Se explica que el modelo que prevalece en término general es el de:
Preparación Ejecución
20% tiempo -------------- 80% de tiempo
cuando el modelo que debería adoptarse sería el de:
Preparación Ejecución
80% tiempo -------------- 20% de tiempo
o sea, debemos invertir tiempo en una buena preparación de las reuniones
para que ésta se ejecuten según la planificación acordada, y los objetivos
perseguidos.
x Se esbozan algunas recomendaciones importantes para la adecuada
utilización del tiempo en las reuniones, tales como:
en la preparacion: ¡¡¡muy importante!!!
x definir los objetivos (contenidos),
x definir proceso, reglas de juego (metodología),
x planificar el tiempo,
x elaborar la agenda,
x definir y distribuir con tiempo los materiales de la reunión.
en la conduccion:
x tipos de votación (el método de votación se determina en la
preparación):
x por mayoría de votos (abierta y cerrada)
x por decisión única.
x ¡¡¡ por consenso!!!
en el seguimiento:
x definir procedimientos de control que garanticen el seguimiento de los
acuerdos tomados y su cumplimiento,
x evaluación, valoración.
30
Reuniones eficientes
Título Reuniones eficientes
Tipo: Ejercicio.
grupo:
Objetivo: x Identificar las causas por las que el grupo considera que debe o no reunirse.
x Brindar algunas reglas que pueden mejorar el ambiente y la factibilidad de
las reuniones.
necesarios:
REGLAS PARA EL TRABAJO EFECTIVO EN GRUPOS
x Escuche y respete los puntos de vistas de todos los miembros del

grupo.
x Sea abierto y promueva que los demás digan lo que piensan.
x No diga que Usted no está de acuerdo con alguien, diga que
opina de otro modo.
x No se considere obligado a refutar a alguien que tenga una
opinión distinta a la suya.
x Ayude conscientemente a que otros participen en el debate.
x Evite cualquier actividad que retarde el cumplimiento de la
reunión.
x Mantenga su participación en los niveles mínimos.
x La única pregunta tonta es la que no se hace.
x Manténgase abierto y busque los méritos de las ideas de los
demás.
x Evite los conflictos personales y las discusiones estériles.
x No sea “crítico” ni sarcástico con otros miembros del grupo.
x Nunca subestime las ideas, preguntas e intervenciones de los
demás.
Desarrollo x Dividir el grupo en dos subgrupos e invitarlos a contestar la pregunta ¿Por

qué considera que es necesario reunirse o por qué no?
x Socializar los resultados en plenaria y abrir la discusión.
x Enfatizar en las Reglas para el trabajo efectivo en grupos.
Tipo de reuniones
Título Tipo de reuniones
Tipo: Ejercicio.
grupo:
Objetivo: x Identificar los diferentes tipos de reuniones existentes y sus contenidos.
necesarios:
Tipos de reuniones
x Informativas.
x Coordinativas.
x Búsqueda de ideas y soluciones.
x Toma de decisiones.
Desarrollo x Dividir el grupo en dos subgrupos e invitarlos a contestar la pregunta ¿Qué

tipos de reuniones usted conoce? Caracterícelas.
x Socializar los resultados en plenaria y abrir la discusión, enfatizando en los
tipos de reuniones típicas y sus objetivos y características.
31
Apreciaciones
sobre las reuniones
Título Apreciaciones sobre las reuniones
Tipo: Ejercicio.
grupo:
Objetivo: x Identificar las consideraciones que tienen los trabajadores sobre las reuniones.
Materiales
Pizarra, pared o panelógrafo, marcadores, masking tape y papelógrafos.
necesarios:
Cuestionario “Catorce cuestiones sobre las reuniones”
Probablemente comparte Usted la opinión de que no necesita investigaciones especiales

para afirmar que los buenos resultados de una reunión dependen de su preparación y su
modo de realización.
Sin embargo, ni la buena preparación ni el impecable modo de realizar una reunión la pueden
justificar, si no ha sido necesaria por principio. Así que la primera cuestión fundamental
consiste en precisar por qué debe realizarse. La respuesta a esta pregunta no debe
relacionarse con una tarea a resolver por el directivo, sino con la actitud de este con respecto
a la reunión como forma de trabajo .
1. ¿Cuál de los planteamientos expuestos a continuación concuerdan mejor con las

ideas de Usted sobre lo que es una reunión?
a) La reunión representa la forma más adecuada para la elaboración de una decisión

correcta sobre un problema dado.
b) La reunión es un modo de utilizar el conocimiento colectivo a fin de elaborar una
solución a problemas actuales y complejos.
c) Por medio de la participación de los colaboradores en las reuniones se garantiza la
aplicación del estilo democrático de dirección.
2. ¿Cuál de las apreciaciones siguientes sobre la calidad de las reuniones considera

Usted correctas?
a) Para poder garantizar la alta calidad de la reunión, para ahorrar tiempo, mejor sería
dedicar la reunión a no más de un problema importante.
b) La calidad de la discusión depende más de los preparativos y la realización de la
reunión que del número de problemas incluidos en la agenda del día.
c) Independientemente de si un número de problemas se va a discutir en una reunión
o si para cada problema se convocarán diferentes reuniones, el tiempo
objetivamente necesario para su discusión es igual.
3. Otro aspecto relacionado con las reuniones lo constituye la selección de los

participantes. ¿Cuál de las respuestas abajo señaladas Usted aceptaría como
principio?
a) En la reunión se debe garantizar la asistencia de todos los que, de un modo directo
o indirecto, tienen que ver con el problema examinado.
b) En la reunión deben estar presentes los jefes de grupos de la actividad a la cual se
refiere el problema tratado.
c) En las reuniones se debe admitir como participantes solamente a los que podrían
contribuir a la elaboración de la mejor solución.
Indice
Herramientas para diagnosticar el aprovechamiento

del tiempo de trabajo / 7
Autodiagnóstico del grado de aprovechamiento del tiempo,

por parte de los miembros de un equipo / 8
Autodiagnóstico del empleo del tiempo en la

organización / 9
Autodiagnóstico ¿Como acostumbra a administrar su

tiempo? / 11
Bitácora del tiempo / 12
Hoja de control de los desperdiciadores de tiempo / 13
Hoja “Registro diario del tiempo” / 14
Si de aprovechar bien el tiempo se trata...

¿Qué haría usted? / 15
¿Qué hacer para ganar tiempo? / 19
Conozca a los ladrones de su tiempo / 20
Pérdida de tiempo de los directivos / 21
Gestión del tiempo / 22
Herramientas para mejorar la eficiencia de las

reuniones de trabajo / 27
¿Consideran Uds. que las reuniones constituyen una pérdida

de tiempo? / 28
Problemas o factores que propician la pérdida de tiempo en
las reuniones / 29
Reuniones eficientes / 30
Tipo de reuniones / 30
Apreciaciones sobre las reuniones / 31

Programa de Desarrollo Sostenible
del Consejo de Iglesias de Cuba
MISIÓN
“Servir, educar, asesorar y acompañar a la iglesia en su compromiso
social, potenciando procesos descentralizados y participativos de
desarrollo sostenible local, en medios eclesiales y populares”
OBJETIVO GENERAL
Fomentar, promover y facilitar procesos participativos de desarrollo
sostenible a escala local.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Promover y facilitar el compromiso social de la Iglesia cubana
en pro del desarrollo sostenible a escala local.
• Fomentar espacios de sensibilización y reflexión sobre los
principios que rigen el desarrollo sostenible, así como los
valores humanos cristianos que lo sustentan.
• Fomentar una estrategia organizativa de articulación y
relacionamiento de los diferentes actores sociales involucrados
en los procesos de desarrollo comunitario.
• Fomentar programas/proyectos comunitarios, articulados a
escala local, basados en prácticas y teconologías que
preservan y general el potencial productivo de los recursos
naturales.
• Propiciar el intercambio, diálogo, y asesoría sobre los principios
y criterios teórico-prácticos de agricultura sostenible y seguridad
alimentaria.
• Difundir metodogías participativas de promoción de agricultura
ecológica, elaboración de indicadores de sostenibilidad,
criterios y pautas para su estrategia e implementacion.
• Implementar procesos de formación general y especializada
de líderes, facilitadores y promotores locales de desarrollo.
• Propiciar un enfoque de género en el trabajo comunitario.

H07

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

H07

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Edición: Yolanda Faxas Fernández

Correción: José García Varela

© Sobre la presente edición CIC

Cada trabajo expresa la opinión de los autores

Ediciones CIC-Desarrollo Sostenible

El Programa de Desarrollo Sostenible del Consejo de

Esta Caja de Herramientas puede ser un material de

Deseamos agradecer especialmente al Servicio de

Uno de los temas de mayor importancia cuando se

El tiempo de trabajo constituye un factor

Sin embargo las instituciones no siempre prestan la

Existen diferentes herramientas que nos permiten

La presente Cartilla pone a su disposición un conjunto

El problema del tiempo es general. Nunca alcanza.

¿Qué pasa cuando no se emplea correctamente el

Ambiente físico: Tranquilidad para reflexionar y llenar el cuestionario.

Desarrollo x Entregue el cuestionario “Aprovechamiento del tiempo de trabajo” a los

Autodiagnóstico del empleo del tiempo

Ambiente físico: Tranquilidad para reflexionar sobre el cuestionario.

Desarrollo x Entregue el cuestionario a los trabajadores para que elaboren su

Clave para el Puntuación:

Sume el total de puntos de sus respuestas y compárelo con la siguiente escala:

81-100 Administra usted bien el tiempo y controla la mayoría de las situaciones.

Título Autodiagnóstico ¿Como acostumbra a administrar su tiempo?

principio para no tener que rehacerlas después de

Ambiente físico: Tranquilidad para reflexionar sobre el cuestionario.

Desarrollo x Entregue el cuestionario ¿Como acostumbra administrar su tiempo? a los

Bitácora del tiempo

Título Bitácora del tiempo

Ambiente físico: Tranquilidad para reflexionar.

Desarrollo x Entregue la Hoja “Bitácora del tiempo” a los trabajadores y explique su

Hoja de control de los

Ambiente Tranquilidad para reflexionar.

Hoja “Registro diario del tiempo”

Hora Actividad Importancia Interrupciones

Ambiente físico: Tranquilidad para el llenado de la planilla.

Título Si de aprovechar bien el tiempo se trata... ¿Qué haría usted?

A continuación presentamos a Usted 16 cuestiones relacionadas con el

a) Ordeno a mi secretaria que se encargue ella de planificar mis entrevistas y

a) Estableciendo una regla estricta con el personal de no recibirlos si no está

4. Supongamos que los visitantes se han acostumbrado a entrevistas planificadas

a) Elaborando un programa diario, por escrito, donde se prevea tiempo para

a) Antes de acostarse pensar en lo que hice en el día y lo que debo hacer

6. Su trabajo diario ha sido planificado y Usted dispone de tiempo para reflexionar.

a) Comenzar con lo rutinario y lo repetitivo.

8. Volvamos a la cuestión de recibir a los visitantes. Si estamos de acuerdo en que lo

a) Levantarme y saludarlo, pero no lo invito a sentarse hasta no saber el fin de

9. Usted está recibiendo al visitante en el momento que suena el teléfono y lo

a) Que mi secretaria responda y no me interrumpa.

a) Exigir informes claros y precisos, con datos y gráficos, que no se envían a

c) No lo dejo comenzar a trabajar hasta que no me haya expuesto con claridad

a) Localizar al colaborador dondequiera que esté y discutir la idea con él antes

a) Los colaboradores preparan las cartas y yo las firmo.

14. Un aspecto importante del trabajo de un administrador es la forma en que sabe

a) Le explico la importancia de las tareas que debe desarrollar, aclarando que

15. El trabajo intensivo alcanza buenos resultados, pero agota a la persona, y el

a) No hacer ningún tipo de pausa en el trabajo hasta terminar.

a) Llegando más temprano que mis colaboradores para tener un tiempo de

Desarrollo x Entregue individualmente a los directivos de la organización el Cuestionario

su objetivo y la forma de llenado, pidiéndoles que lo hagan en un tiempo

x Discutir con el grupo la respuesta más adecuada, fundamentando ¿por qué?

¿Qué hacer para ganar tiempo?

Título ¿Qué hacerpara ganar tiempo?

¿Cómo evaluar los resultados obt