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02/07/2018

GESTÃO DE
DOCUMENTOS
PÚBLICOS

REALIZAÇÃO

OLÁ!
RICARDO FRANÇA DE BRITO
Servidor Público. Administrador. Chefe do Setor de Administração do Hospital Universitário da UFGD
Graduado em Administração pela UFGD. Especialista em Administração Pública e Gestão de Cidades pela
UNIDERP. Mestre em Administração Pública pela UFGD.
ricardobrito@ufgd.edu.br

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02/07/2018

PLANO DE AULA

DIA 1 DIA 2 DIA 3


Noções e Conceitos de Arquivos ▰ Organização e administração de arquivos
▰ Importância do arquivo ▰ Eliminação de documentos arquivísticos Tecnologia da Informação aplicada à Gestão
▰ Classificação dos arquivos ▰ Arquivamento horizontal e vertical de Documentos Públicos
▰ Princípios arquivísticos ▰ Métodos de arquivamento
▰ Operações de arquivamento Número Único de Protocolo (NUP), Processo
Gestão de Documentos Públicos ▰ Empréstimo de documentos arquivísticos Eletrônico Nacional (PEN) e Sistema
▰ Conceitos e objetivos ▰ Diagnósticos arquivísticos Eletrônico de Informações (SEI)
▰ Fases da gestão de documentos ▰ Instrumentos de pesquisa
▰ Classificação dos documentos públicos ▰ Microfilmagem
▰ Características dos documentos públicos ▰ Digitalização
▰ Teoria das 3 idades ou Ciclo de vida
▰ Avaliação e seleção de documentos Protocolo
▰ Tabela de temporalidade e plano de ▰ Procedimentos gerais de Protocolo no Governo
destinação Federal (Portaria Interministerial nº 1677, de
07 de outubro de 2015).

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GESTÃO DE
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Arquivo
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ARQUIVO

▰ CONCEITO
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada,
pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
Dicionário de Terminologia Arquivística – CONARQ
(2005)

Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício


de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal
em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
Lei 8.159/1991

ARQUIVO

▰ POLISSEMIA DO TERMO “ARQUIVO”


CONJUNTO DE DOCUMENTOS – qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material,
elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função do desempenho de sua
atividade.
LOCAL DE GUARDA – destinado à conservação de documentos devidamente classificados e
ordenados.
INSTITUIÇÃO ou SERVIÇO – que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a
conservação e o acesso aos documentos.
MÓVEL – destinado à guarda de documentos.
TÍTULO DE PERIÓDICOS – geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa.
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ARQUIVO

▰ IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

 Servir de instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa seja ela
privada ou pública, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da
história.
 Registro de informações fiscais, trabalhistas, financeiras, administrativas ou judiciais da
organização.
 Eliminar as dificuldades de localização e manutenção dos documentos.
 Segurança na guarda e conservação das informações da organização.

ARQUIVO

▰ DOCUMENTO

É toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.


Dicionário de Terminologia Arquivística – CONARQ
(2005)

É qualquer informação registrada fisicamente em determinado suporte suscetível de estudo, prova e


pesquisa. Todo documento é uma fonte de informação como, por exemplo, livros, revistas, jornais,
manuscritos, fotografias, selos, medalhas, filmes, discos e fitas magnéticas.

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ARQUIVO

▰ DOCUMENTO

Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento. É O


INFORMAÇÃO
CONTEÚDO DO DOCUMENTO.

Material no qual são registradas as informações.


SUPORTE ou
Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e
FORMATO
da estrutura da informação e conteúdo de um documento.

ARQUIVO

▰ DOCUMENTO DE ARQUIVO

Documentos de arquivo (ou documentos arquivísticos) são todos registros de informação, original,
único e autêntico que resulta da acumulação de documentos, produzidos e/ou recebidos por
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas competências, funções e
atividades, constituem elementos de prova ou de informação.

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ARQUIVO

▰ ARQUIVO, BIBLIOTECA OU MUSEU?

ARQUIVO é órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à
qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem e
função. Os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos e os fins
secundários serão culturais e de pesquisa histórica. A fonte geradora é única, ou seja, é a
administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado.
Bellotto (2007)

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ARQUIVO

▰ ARQUIVO, BIBLIOTECA OU MUSEU?

BIBLIOTECA é órgão colecionador (reúne artificialmente o que vai surgindo e interessando à sua
especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo. Os objetivos dessa
coleção são culturais, técnicos e científicos. Os fornecedores são múltiplos (diferentes livrarias,
editoras, empresas gráficas, empresas jornalísticas, laboratórios de microfilmes, etc).

MUSEU é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial e classificada segundo a natureza do


material e a finalidade específica do museu a que pertence e seus objetivos finais são educativos e
culturais.
Bellotto (2007)

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GESTÃO DE
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Princípios arquivísticos

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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTIVOS

PROVENIÊNCIA CUMULATIVIDADE INDIVISIBILIDADE


ORGANICIDADE (ou INTEGRIDADE
(ou RESPEITO AOS FUNDOS) (ou NATURALIDADE)
ARQUIVÍSTICA)

RESPEITO À ORDEM
ORIGINAL INALIENABILIDADE
PERTINÊNCIA TERRITORIALIDADE
(ou SANTIDADE DA ORDEM IMPRESCRITIBILIDADE
ORIGINAL)

UNIVERSALIDADE REVERSIBILIDADE UNICIDADE

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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTIVOS

▰ PROVENIÊNCIA (ou RESPEITO AOS FUNDOS)


Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade
coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

▰ PERTINÊNCIA
Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em
conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático.
* PRINCÍPIO PRATICAMENTE ABANDONADO.

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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTIVOS

▰ REVERSIBILIDADE
Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser
revertido, se necessário.

▰ ORGANICIDADE
Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade
produtora.

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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTIVOS

▰ CUMULATIVIDADE
O arquivo não pode ser composto por meio da aquisição de documentos escolhidos aleatoriamente,
mas forma-se naturalmente, pela acumulação de documentos recebidos ou produzidos em relação
direta com as atividades da instituição produtora. Ou seja, a documentação arquivística acumula-se
pela força do processo de criação dos documentos no desempenho das atividades, num processo
natural de acumulação e não de forma artificial como acontece em outras áreas que fazem parte da
Ciência da Informação (bibliotecas e museus).

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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTIVOS

▰ INDIVISIBILIDADE
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição
não autorizada ou adição indevida, a fim de preservar seus valores de prova e informação.
Este princípio é derivado do princípio da proveniência

▰ UNICIDADE
Se refere à característica do documento arquivístico de ser único no seu conjunto documental,
independentemente do fato de haver uma cópia do referido documento no mesmo fundo de arquivo,
pois o contexto de produção/recebimento dotaria cada um deles de um significado próprio.

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PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTIVOS

▰ RESPEITO A ORDEM ORIGINAL (ou SANTIDADE DA ORDEM ORIGINAL)


Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva,
pessoa ou família que o produziu.

▰ INALIENABILIDADE e IMPRESCRITIBILIDADE
Princípio da inalienabilidade e o princípio da imprescritibilidade são complementares entre si e
relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua custódia os arquivos acumulados pelas
instituições públicas.

Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.


Lei nº 8159/1991 19

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTIVOS

▰ UNIVERSALIDADE
Princípio que exige que o arquivista apreenda, compreenda, estruture, classifique, arranje e
descreva a informação orgânica e registrada (ou seja, a informação arquivística) de uma
forma global antes de passar para uma outra etapa mais detalhada. É a abordagem do geral
ao particular que fundamenta a organização dos documentos arquivístico.

▰ TERRITORIALIDADE (ou PROVENIÊNICA TERRITORIAL)


Os arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram
produzidos, excetuando-se os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou
resultantes de operações militares.
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GESTÃO DE
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Conceitos e Níveis de Aplicação
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GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ CONCEITO

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e


operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Lei nº 8159/1991

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FASES BÁSICAS DA GESTÃO


DOCUMENTAL

DESTINAÇÃO
PRODUÇÃO UTILIZAÇÃO
FINAL

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GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ 1ª FASE – PRODUÇÃO
Esta fase corresponde à produção dos documentos em razão da execução das
atividades de um órgão ou entidade.
▰ 2ª FASE – UTILIZAÇÃO
Esta fase diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento
de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.
▰ 3ª FASE – DESTINAÇÃO FINAL
Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos
documentos.
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FASES BÁSICAS DA GESTÃO


DOCUMENTAL

GUARDA
PERMANENTE

ARQUIVAMENTO
PRODUÇÃO TRAMITAÇÃO USO AVALIAÇÃO (corrente ou SELEÇÃO
intermediário)

ELIMINAÇÃO

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GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ OBJETIVO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS


 Assegurar, de maneira eficiente, a produção, utilização e destinação final dos
documentos;
 Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária;
 Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente,
por seu valor probatório, científico e histórico;
 Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo,
fiscal, legal ou para pesquisa;
 Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e
financeiros.
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NÍVEIS DE APLICAÇÃO DE PROGRAMAS


DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Estabelece que o órgão deve contar, ao menos, com programas de


NÍVEL MÍNIMO retenção e eliminação de documentos e procedimentos para
recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente.

NÍVEL MÍNIMO Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de


AMPLIADO arquivamento intermediário.

Compreende os dois primeiros, bem como a adoção de programas


NÍVEL
básicos de elaboração e gestão de fichas, formulários e
INTERMEDIÁRIO
correspondência, e a implantação de sistemas de arquivos.

Inclui todas as atividades já descritas, complementadas pela gestão de


NÍVEL MÁXIMO diretrizes administrativas, de telecomunicações e pelo uso de recursos
de automação.

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GESTÃO DE
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Características e Classificação (gênero,
espécie, forma, tipo e natureza do assunto)
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CARACTERÍSTICAS

▰ CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTO DE ARQUIVO

ORGANICIDADE UNICIDADE CONFIABILIDADE AUTENTICIDADE

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CLASSIFICAÇÃO

▰ GÊNERO DO DOCUMENTO DE ARQUIVO


Gênero documental é a reunião de espécies documentais que se assemelham por
seus caracteres essenciais, particularmente suporte e formato, e que exigem
processamento técnico específico e, algumas vezes, mediação técnica para acesso.

TEXTUAL CARTOGRÁFICO AUDIOVISUAL MICROGRÁFICO ELETRÔNICO DIGITAL

Iconográfico Microforma
Filmográfico Microfilme
Microficha
Cartão-janela
Jaqueta 30
Tab-jac

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CLASSIFICAÇÃO

▰ GÊNERO DO DOCUMENTO DE ARQUIVO


Documentos manuscritos, datilografados ou impressos, cujo suporte predominante é o
TEXTUAL
papel.

Documentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos


CARTOGRÁFICO
celestes e desenhos técnicos.

AUDIOVISUAL Documentos que contêm imagens, fixas ou em movimento, e registros sonoros.

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CLASSIFICAÇÃO

▰ GÊNERO DO DOCUMENTO DE ARQUIVO

MICROGRÁFICO Documentos em microforma.

Unidade de registro de informações codificadas de forma analógica ou em dígitos


ELETRÔNICO
binários, acessível por meio de equipamento eletrônico.

Documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de


DIGITAL
recursos computacionais.

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CLASSIFICAÇÃO

▰ ESPÉCIE DO DOCUMENTO DE ARQUIVO

Espécie documental é a divisão de gênero que reúne tipos documentais por seu
formato.
ATA ATESTADO AVISO CARTA CERTIDÃO CIRCULAR LAUDO

ORDEM DE
MEMORANDO OFÍCIO EDITAL PARECER PETIÇÃO PORTARIA
SERVIÇO

MENSAGEM CONTRATO DESPACHO APOSTILA REGULAMENTO RELATÓRIO REQUERIMENTO

(...)
Material 33
Complementar

CLASSIFICAÇÃO

▰ ESPÉCIE DE DOCUMENTO DE ARQUIVO


 MEMORANDO
É a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão,
que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente.
 OFÍCIO
Têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da
Administração Pública entre si e desta com particulares.
 PARECER
Opinião técnica ou científica sobre um ato, servindo de base para a tomada de
decisão.
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CLASSIFICAÇÃO

▰ ESPÉCIE DE DOCUMENTO DE ARQUIVO


 PORTARIA
Ato pelo qual as autoridades competentes determinam providências de caráter administrativo,
impõem normas, definem situações funcionais, aplicam penas disciplinares e atos semelhantes.
 REGULAMENTO
Conjunto de normas que regem o funcionamento de uma subdivisão hierárquica e
administrativa de uma instituição.
 ATA
Registro resumido das ocorrências de uma reunião, assembleia ou sessão, assim
como das decisões tomadas por seus membros.
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CLASSIFICAÇÃO

▰ ESPÉCIE DE DOCUMENTO DE ARQUIVO


 CERTIDÃO
Declaração pela qual a autoridade comprova um fato ou situação com base em
documento de assentamento autêntico.
 CIRCULAR
Comunicações de caráter uniforme expedidas simultaneamente a diferentes pessoas,
órgãos ou entidades.
 ATESTADO
Declaração pela qual a autoridade comprova um fato ou situação de que tem
conhecimento em razão do cargo que ocupa ou função que exerce.
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CLASSIFICAÇÃO

▰ ESPÉCIE DE DOCUMENTO DE ARQUIVO


 RELATÓRIO
Exposição de ocorrências, fatos, despesas, transações ou de atividades realizadas por
autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos à autoridade superior.
 REQUERIMENTO
Instrumento pelo qual o signatário pede a uma autoridade pública algo rotineiro ou que
lhe pareça justo ou legal
 ORDEM DE SERVIÇO
Determinação técnica ou administrativa expedida por escrito por autoridade dirigida a
responsáveis por obras ou serviços.
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CLASSIFICAÇÃO

▰ ESPÉCIE DE DOCUMENTO DE ARQUIVO


 AVISO
Comunicação pela qual uma ou mais pessoas são notificadas sobre algo.

 CARTA
Comunicação de teor variado entre particulares ou de um particular para uma
autoridade pública.

 LAUDO
Parecer de especialista no qual expõe observações e estudos a respeito de objeto
sobre o qual lhe foi solicitada uma perícia.
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CLASSIFICAÇÃO

▰ ESPÉCIE DE DOCUMENTO DE ARQUIVO


 EDITAL
Aviso mandado publicar por autoridade competente em órgão oficial de imprensa ou
mandado afixar em lugar público onde seja facilitada a leitura.
 PETIÇÃO
Requerimento dirigido à autoridade judicial ou a outra autoridade.

 MENSAGEM
Comunicação curta verbal ou escrita.

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CLASSIFICAÇÃO

▰ ESPÉCIE DE DOCUMENTO DE ARQUIVO


 CONTRATO
Acordo entre duas ou mais pessoas ou entidades que transferem entre si algum direito
ou obrigação
 DESPACHO
Decisão proferida por autoridade em caso de matéria submetida à sua apreciação.

 APOSTILA
Aditamento complementar a um ato a fim de esclarecê-lo, interpretá-lo, completá-lo ou
atualizá-lo.
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CLASSIFICAÇÃO

▰ ESPÉCIES DE DOCUMENTO DE ARQUIVO

ATOS ATOS ATOS DE ATOS ATOS DE ATOS DE


NORMATIVOS ENUNCIATIVOS ASSENTAMENTO COMPROBATÓRIOS AJUSTE CORRESPONDÊNCIA

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CLASSIFICAÇÃO

▰ ESPÉCIE DO DOCUMENTO DE ARQUIVO


ATOS Medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria,
NORMATIVOS instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão e despacho decisório.

ATOS
Parecer, relatório, voto, despacho interlocutório.
ENUNCIATIVOS

ATOS DE
Apostila, ata, termo e auto de infração.
ASSENTAMENTO

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CLASSIFICAÇÃO

▰ ESPÉCIE DO DOCUMENTO DE ARQUIVO


ATOS
Traslado, certidão, atestado e cópia autêntica ou idêntica
COMPROBATÓRIOS

ATOS DE AJUSTE Tratado, convênio, contrato e termos (transação, ajuste)

ATOS DE Aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de


CORRESPONDÊNCIA motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará e circular.

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CLASSIFICAÇÃO

▰ TIPO DO DOCUMENTO DE ARQUIVO

Tipo documental é a divisão de espécie que reúne documentos por suas


características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de
conteúdo ou técnica de registro.

CARTA DECRETO

CARTAS PATENTES DECRETO-LEI


CARTAS RÉGIAS DECRETOS SEM NÚMEROS
CARTAS PRECATÓRIAS DECRETOS LEGISLATIVOS

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CLASSIFICAÇÃO

▰ NATUREZA DO ASSUNTO DO DOCUMENTO


Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.

Documento sem qualquer restrição de acesso e cuja divulgação não é prejudicial


OSTENSIVOS
à administração ou às partes.

SIGILOSOS Documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso.

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CLASSIFICAÇÃO

▰ NATUREZA DO ASSUNTO DO DOCUMENTO – INFORMAÇÃO SIGILOSA – Lei


12527/2011

Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos
específicos aplicáveis, assegurar a:
(...)
III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade,
autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.

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02/07/2018

CLASSIFICAÇÃO

▰ NATUREZA DO ASSUNTO DO DOCUMENTO – ACESSO À INFORMAÇÃO – Lei


12527/2011
INFORMAÇÃO SIGILOSA INFORMAÇÃO PESSOAL

Art. 4º Para os efeitos desta Lei, considera-se:


(...)
III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em
razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;

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CLASSIFICAÇÃO

▰ NATUREZA DO ASSUNTO DO DOCUMENTO – ACESSO À INFORMAÇÃO – Lei


12527/2011
DIREITO DE TODO CIDADÃO OBTER

Atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços.

Administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação e contratos administrativos.

Implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades
públicas, bem como metas e indicadores propostos.

Resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle
interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores.
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NÍVEIS DE SIGILO
Lei 12527/2012 – Lei de Acesso à Informação

RESERVADO SECRETO ULTRASSECRETO

PRAZO DE SEGREDO PRAZO DE SEGREDO PRAZO DE SEGREDO


MÁXIMO MÁXIMO MÁXIMO
5 ANOS 15 ANOS 25 ANOS
PÚBLICO
RENOVÁVEL POR
NÃO RENOVÁVEL NÃO RENOVÁVEL
UMA ÚNICA VEZ

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AUTORIDADES COMPETENTES PARA


ESTABELECER OS NÍVEIS DE SIGILO

ULTRASSECRETO SECRETO RESERVADO


 Presidente da República;  Autoridades competentes para  Autoridades competentes para
decretar o nível ULTRASSECERETO; decretar o níveis
 Vice Presidente da República; ULTRASSECERETO e SECRETO;
 Titulares de autarquias, fundações
 Ministros de Estado e autoridades ou empresas públicas e sociedades  • As que exercem funções de
com as mesmas prerrogativas; de economia mista direção, comando ou chefia, de
 Comandantes da Marinha, do hierarquia equivalente ou superior
Exército e da Aeronáutica; e ao nível DAS 101.5; e
 Chefes de Missões Diplomáticas e  • As que compõe o grupo - Direção
Consulares permanentes no e Assessoramento Superiores,
exterior. conforme regulamentação
específica

Lei 12527/2012 – Lei de Acesso à Informação

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02/07/2018

CLASSIFICAÇÃO

▰ NATUREZA DO ASSUNTO DO DOCUMENTO DE ARQUIVO – INFORMAÇÕES


PESSOAS
INFORMAÇÕES PESSOAIS NÃO SERÁ EXIGIDO CONSENTIMENTO
ACESSO RESTRITO I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa
estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização única e
PRAZO DE SEGREDO MÁXIMO
100 ANOS exclusivamente para o tratamento médico;
II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de
evidente interesse público ou geral, previstos em lei, sendo
INDEPENDENTE DE CLASSIFICAÇÃO vedada a identificação da pessoa a que as informações se
referirem;
III - ao cumprimento de ordem judicial;
PUBLICAÇÃO E ACESSO À TERCEIROS
MEDIANTE PREVISÃO LEGAL OU
IV - à defesa de direitos humanos; ou
CONSENTIMENTO* V - à proteção do interesse público e geral preponderante.

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CLASSIFICAÇÃO

▰ NATUREZA JURÍDICA DA ENTIDADE PRODUTORA


Os arquivos também podem ser caracterizados como públicos e privados levando-se
em consideração sua natureza jurídica.

PÚBLICO PRIVADO

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CLASSIFICAÇÃO

▰ ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO – TEORIA DAS 3 IDADES


É a teoria que define os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes de acordo com
a frequência de uso pelos órgãos ou entidades produtoras e a identificação de seus valores
primário e secundário.
É conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, por seu valor primário, é objeto de
CORRENTE consulta frequente pelo órgão ou entidade que o produziu e ao qual compete sua
administração.

É o conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente


INTERMEDIÁRIO
pelo órgão ou entidade que o produziu e que aguarda destinação final.

É o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor


PERMANENTE
secundário. 53

CLASSIFICAÇÃO

▰ ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO – TEORIA DAS 3 IDADES


 Primeira fase do ciclo de vida dos documentos;
 Documentos consultados frequentemente;
CORRENTE  Devem permanecer próximos aos produtores por razões administrativas e técnicas;
 Devem ser de fácil acesso;
 São absolutamente essenciais ao funcionamento de quem os acumula.

 Segunda fase do ciclo de vida dos documentos;


 Documentos com baixa frequência de consulta;
 Conservados por ordem administrativa, legal ou financeira;
INTERMEDIÁRIO  Aguardam a eliminação ou guarda permanente;
 Podem ser alocados em local afastado, de manutenção barata;
 Permanência transitória, por isso, também, são conhecidos como "limbo" ou "purgatório";
 Consulta restrita ao órgão produtor. 54

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CLASSIFICAÇÃO

▰ ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO – TEORIA DAS 3 IDADES

 Terceira fase do ciclo de vida dos documentos;


 Conjuntos documentais de valor histórico, probatório e informativo;
 O documento permanente perdeu todo o valor de natureza administrativa;
PERMANENTE  O documento permanente deve ser guardado definitivamente;
 Possui fins científicos, sociais e culturais;
 Os arquivos permanentes devem ficar localizados em lugares de fácil acesso;
 Consulta liberada ao público.

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GESTÃO DE
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Avaliação, temporalidade e destinação
de documentos de arquivo
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AVALIAÇÃO

▰ CONCEITO

 Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de


guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

AVALIAÇÃO

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AVALIAÇÃO

▰ OBJETIVOS
 Reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;
 Aumentar o índice de recuperação da informação;
 Garantir condições de conservação dos documentos de valor permanente;
 Controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de
suportes adequados ao registro da informação;
 Ampliar o espaço físico para arquivamento;
 Aproveitar os recursos humanos e materiais;
 Garantir a constituição do patrimônio arquivístico governamental.
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COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO

▰ BASE LEGAL – Decreto nº 4073/2002

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será


constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da
documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a
identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos
destituídos de valor.

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COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO

▰ BASE LEGAL – Decreto nº 4073/2002


Art. 18 (...)
§ 1º Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e
selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e
das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela
de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

§ 2º Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no §


1º serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos
órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e
destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
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COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO

▰ BASE LEGAL – Decreto nº 4915/2003

Art. 5º Compete aos órgãos setoriais:


(...)
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após
aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de
documentos de arquivo relativos às atividades-fim;

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COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO

▰ COMPOSIÇÃO RECOMENDADA PELO CONARQ


▰ Arquivista ou responsável pelos serviços de gestão de documentos do órgão ou
entidade;
▰ Servidores das unidades organizacionais, com profundo conhecimento das atividades
desempenhadas;
▰ Historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;
▰ Profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos;
▰ Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da
avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros).
▰ Outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão.
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TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ CONCEITO
 A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação,
que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos,
com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.

 Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos


documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas
atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação
final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para
observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
63

TABELA DE TEMPORALIDADE

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO EXPEDIDA PELO CONARQ


ATIVIDADES-MEIO
(§ 1o do art. 18 do Decreto 4073/2002)

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO ELABORADA PELA COMISSÃO


ATIVIDADES-FIM PERMANENTES DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DO ÓRGÃO (§ 3o do art. 18
do Decreto 4073/2002)

Material
64
Complementar

32
02/07/2018

TABELA DE TEMPORALIDADE
PRAZOS DE GUARDA
DATA BASE PARA
DESTINAÇÃO
CÓDIGO ASSUNTO CONTAGEM DE OBSERVAÇÕES
INTERMEDI FINAL
TEMPORALIDADE CORRENTE
ÁRIO

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL


MODERNIZAÇÃO E REFORMA Enquanto Guarda
001 ADMINISTRATIVA 5 anos
vigora permanente
PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS

Guarda
002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 5 anos 9 anos
Permanente
Guarda
003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos
Permanente
ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. Enquanto Guarda
004 10 anos
CONVÊNIOS vigora permanente

010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Enquanto Guarda


NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, 5 anos
vigora permanente
ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL

65

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública:
atividades-meio, aprovado pelo Conarq, deve ser adotado pelos órgãos ou entidades
do Poder Executivo Federal, em razão do disposto no parágrafo 1º, artigo 18, do
decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002.

66

33
02/07/2018

ELABORAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DAE


DOCUMENTOS DA ATIVIDADE-FIM

IDENTIFICAR E
DESIGNAR DA COMISSÃO ANÁLISE DA DETALHAR A
LEVANTAR A ORGANIZAR AS
PERMANENTE DE AVALIAÇÃO ESTRUTURA ESTRUTURA
LEGISLAÇÃO ATRIBUÇÕES
DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVA DO ÓRGÃO DAS ÁREAS-FIM

DETERMINAR AS
LEVANTAR PRODUÇÃO ATRIBUIR CÓDIGO A
CLASSES,
DOCUMENTAL DE CADA SÉRIE
SUBCLASSES, GRUPOS
CADA ATIVIDADE DOCUMENTAL
E SUBGRUPOS

67

TABELA DE TEMPORALIDADE
RESULTADO DA CLASSIFICAÇÃO RESULTADO DA AVALIAÇÃO

DATA BASE PARA PRAZOS DE GUARDA


DESTINAÇÃO
CÓDIGO ASSUNTO CONTAGEM DE INTERMEDI OBSERVAÇÕES
CORRENTE FINAL
TEMPORALIDADE ÁRIO

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL


MODERNIZAÇÃO E REFORMA Enquanto Guarda
001 ADMINISTRATIVA 5 anos
vigora permanente
PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS

Guarda
002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 5 anos 9 anos
Permanente
Guarda
003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos
Permanente
ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. Enquanto Guarda
004 10 anos
CONVÊNIOS vigora permanente

010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Enquanto Guarda


NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, 5 anos
vigora permanente
ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL

68

34
02/07/2018

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

CLASSE ASSUNTO

000 ADMINISTRAÇÃO-GERAL

100 ENSINO SUPERIOR

200 PESQUISA

300 EXTENSÃO

400 EDUCAÇÃO BÁSICA E PROFISSIONAL

500 ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL

600 (RESERVADO A DOCUMENTOS DA ATIVIDADE-FIM)

700 (RESERVADO A DOCUMENTOS DA ATIVIDADE-FIM)

800 (RESERVADO A DOCUMENTOS DA ATIVIDADE-FIM)

900 ASSUNTOS DIVERSOS

69

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

CLASSE ASSUNTO

CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO-GERAL

SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL

SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA

012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

70

35
02/07/2018

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO-GERAL CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS
CLASSE ASSUNTO CLASSE ASSUNTO

010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 910 SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS

020 PESSOAL CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS.


920 ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS.
030 MATERIAL MESAS REDONDAS

040 FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS.


PATRIMÔNIO 930
FESTAS
050 ORÇAMENTO E FINANÇAS 940 VISITAS E VISITANTES
060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 950 (vaga)

070 COMUNICAÇÕES 960 (vaga)


970 (vaga)
080 (vaga)
980 (vaga)
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À
090
ADMINISTRAÇÃO GERAL 990 ASSUNTOS TRANSITÓRIOS

71

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ ASSUNTO
 Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e
recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades
desempenhadas pela instituição.

 Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informação, foram


empregadas funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente
denominados assuntos, agrupados segundo um código de classificação, cujos
conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.

72

36
02/07/2018

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ PRAZOS DE GUARDA
 Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases
corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da
administração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos.

 Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá
necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental.
Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até
aprovação das contas; até homologação da aposentadoria; e até quitação da
dívida.
73

DISTRIBUIÇÃO DOS PRAZOS DE GUARDA NAS


FASES CORRENTE E INTERMEDIÁRIA
▰ Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário
UNIDADES ARQUIVO ARQUIVO ARQUIVO ARQUIVO
ORGANIZACIONAIS SETORIAL CENTRAL INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
ARQUIVO
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
CORRENTE

▰ Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário
UNIDADES ARQUIVO ARQUIVO
ORGANIZACIONAIS CENTRAL PERMANENTE
ARQUIVO
ARQUIVO CORRENTE
INTERMEDIÁRIO

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37
02/07/2018

DISTRIBUIÇÃO DOS PRAZOS DE GUARDA NAS


FASES CORRENTE E INTERMEDIÁRIA
▰ Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário
UNIDADES ARQUIVO ARQUIVO
ORGANIZACIONAIS INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
ARQUIVO
ARQUIVO CORRENTE
INTERMEDIÁRIO

▰ Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de arquivamento intermediário
ARQUIVO
UNIDADES ORGANIZACIONAIS
PERMANENTE
ARQUIVO
ARQUIVO CORRENTE
INTERMEDIÁRIO

75

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ DESTINAÇÃO FINAL
 Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação,
quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo)
ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são
consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.

GUARDA
PERMANENTE

SELEÇÃO

ELIMINAÇÃO
76

38
02/07/2018

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ DESTINAÇÃO FINAL
 SELEÇÃO
Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação,
mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de
temporalidade.
GUARDA
PERMANENTE

SELEÇÃO

ELIMINAÇÃO 77

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ DESTINAÇÃO FINAL
 ELIMINAÇÃO
Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor
permanente, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou
informativo)

 GUARDA PERMANENTE
Quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para
fins de prova, informação e pesquisa.

78

39
02/07/2018

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ VALOR DOS DOCUMENTOS


Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade
VALOR produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
PRIMÁRIO
ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL

Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade
produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
VALOR
SECUNDÁRIO para os quais foi originalmente produzido.

PROBATÓRIO INFORMATIVO

79

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ VALOR PROBATÓRIO
Quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição.
Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal.

▰ VALOR INFORMATIVO
Quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins
de estudo ou pesquisa.
Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu
valor probatório.
80

40
02/07/2018

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ OBSERVAÇÕES
 Neste campo são registradas informações complementares e justificativas,
necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto
à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à
destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos
documentais avaliados.

81

DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

▰ TRANSFERÊNCIA
 Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário

▰ RECOLHIMENTO
 Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes com competência
formalmente estabelecida.
 Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário
para o arquivo permanente.
82

41
02/07/2018

FLUXO DOS DOCUMENTOS


PÚBLICOS
RECOLHIMENTO

ARQUIVO ARQUIVO
ARQUIVO CORRENTE TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO
INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
ELIMINAÇÃO

ELIMINAÇÃO

83

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ ELIMINAÇÃO
 Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor
permanente.
Dicionário de Terminologia Arquivística

ELIMINAÇÃO

84

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02/07/2018

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ ELIMINAÇÃO
APROVAÇÃO DA LISTAGEM
LEVANTAMENTO LISTAGEM - CPAD
Levantar os documentos que já Elaboração da Listagem de Aprovação da listagem pela
cumpriram os prazos determinados Eliminação de Documentos Comissão de Permanente de
pelas tabela de temporalidade de Avaliação de Documentos - CPAD
documentos.

APROVAÇÃO PELA INST. EDITAL DE CIÊNCIA DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE


ARQUIVÍSTICA PÚBLICA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS
Aprovação da listagem pelo CONARQ. Publicação do Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos

85

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS


 É a relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade
competente do órgão ou entidade e aprovada pelo Arquivo Nacional.

 Tem como objetivo registrar informações sobre os documentos a serem


eliminados, entre elas a identificação do órgão ou entidade e da unidade
administrativa que efetuará a eliminação, os códigos e respectivos assuntos
dos conjuntos documentais, acompanhados das datas-limite correspondentes e
da quantificação.

86

43
02/07/2018

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ ELIMINAÇÃO
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ÓRGÃO/SETOR: (indicar as siglas)

LISTAGEM Nº: (indicar nº / ano da


ÓRGÃO/ENTIDADE: (indicar o nome do órgão/entidade, acompanhado das siglas respectivas)
listagem)
UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminará os documentos relacionados na listagem, acompanhado das FOLHA Nº: (indicar nº da folha / nº total
siglas respectivas) de folhas)
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
CÓDIGO DESCRITOR DO CÓDIGO DATA - LIMITE OBSERVAÇÕES E/OU JUSTIFICATIVA
QUANTIFICAÇÃO INTERMEDIÁRIO

MENSURAÇÃO TOTAL: (indicar, em metros lineares, o total dos documentos que serão eliminados)

DATAS-LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)

87

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ ELIMINAÇÃO
CONTA(S) APROVADA(S) PELO TRIBUNAL DE PUBLICAÇÃO NO DIÁRIO OFICIAL (DATA,
CONTA(S) DO(S) EXERCÍCIO(S) DE:
CONTAS EM: SEÇÃO, PÁGINA)

LOCAL/DATA LOCAL/DATA
LOCAL/DATA
PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE DE AUTORIDADE DO ÓRGÃO/ENTIDADE A QUEM
RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS COMPETE APROVAR

LOCAL/DATA

AUTORIZO:

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
TITULAR da Instituição Arquivística Pública, NA ESPECÍFICA ESFERA DE COMPETÊNCIA
88

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02/07/2018

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 É o ato publicado no DOU, com o objetivo de anunciar e tornar pública a


eliminação dos documentos. Normalmente, o prazo para efetivação da
eliminação é de 30 a 45 dias, a partir da publicação do edital.

89

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS


EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº 15

O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPADOC, Lúcio Ferreira Guedes, designado pela Portaria nº 552, de 22/10/2015, de acordo com a
listagem de eliminação de documento nº 1/2017 (2014305), aprovada pelo Defensor Público Chefe da DPU em Minas Gerais, Francisco Nogueira Machado, faz saber a
quem possa interessar que a partir do 45º (quadragésimo quinto) dia subsequente a data de publicação deste Edital no Diário Oficial da União - DOU, se não houver
oposição, a Defensoria Pública da União em Minas Gerais eliminará os documentos relativos a Processos de Assistência Jurídica - PAJ, de matérias cível e previdenciária
do período 2003 a 2011. A listagem completa estará disponível para consulta no portal da DPU, link h t t p : / / w w w. d p u . d e f . b r / t r a n s p a r e n c i a / d e s c a r t e
- d e - d o c u m e n t o s . Os interessados, no prazo citado, poderão requerer as suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo,
mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da
Defensoria Pública da União.

LÚCIO FERREIRA GUEDES

Corregedor-Geral da Defensoria Pública da União

90

45
02/07/2018

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

▰ É o instrumento que contém o registro de informações sobre o momento da


eliminação dos documentos, isto é, tem como objetivo registrar as informações
relativas ao ato de eliminação

91

TABELA DE TEMPORALIDADE

▰ TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS


NOME DO ÓRGÃO

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Aos ..... dias do mês de ................... do ano de .........., o(a) (indicar o nome do órgão/entidade responsável pela eliminação), de acordo com o que consta da Listagem de
Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano da listagem), aprovada pelo(a) titular do(a) (indicar o nome da instituição arquivística pública), por intermédio do (indicar
o documento que autorizou a eliminação) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº (indicar o nº / ano do edital), publicado no (indicar o nome do
periódico oficial ou, na ausência dele, o do veículo de divulgação local), de (indicar a data de publicação do edital), procedeu à eliminação de (indicar a mensuração total)
dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de (indicar as
datas-limite gerais), do(a) (indicar o nome do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos que foram eliminados).

Local e data.
Nome, assinatura e cargo do responsável designado para supervisionar e acompanhar a eliminação.

Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

92

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02/07/2018

6
GESTÃO DE
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Arquivamento
93

ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E VERTICAL

▰ ARQUIVAMENTO HORIZONTAL
 Os documentos são dispostos em posição paralela à da prateleira.
 Os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em
caixas, estantes ou escaninhos.
 Amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos
permanentes.
 Seu uso é desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar
qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que
dificulta a localização da informação.
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02/07/2018

ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E VERTICAL

▰ ARQUIVAMENTO VERTICAL

 Os documentos são dispostos em posição perpendicular à da prateleira.


 Os documentos ou fichas são colocados uns atrás dos outros.
 Seu uso é aconselhável nos arquivos correntes, pois permite consulta rápida
aos documentos arquivados, sem necessidade de manipular ou mover outros
documentos ou fichas.

95

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

SISTEMA DIRETO SISTEMA INDIRETO

 A busca do documento é feita  É aquele em que, para se


diretamente no local onde se localizar o documento, é
acha guardado. necessária a consulta a um
índice ou código.
Característico dos métodos
que organizam os
documentos por número.
96

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02/07/2018

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

 O método de arquivamento a ser


utilizado para a organização de
determinada documentação vai
depender da natureza dos
documentos em tratamento e da Alfanumérico

estrutura orgânica da
instituição.

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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO BÁSICO - ALFABÉTICO


 É considerado um método simples e utiliza como principal critério de
arquivamento o nome existente no documento, baseado na rigorosa ordem
alfabética.
 É um método direto, sem a necessidade de recorrer a um índice para localizar
qualquer documento.

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02/07/2018

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO BÁSICO - GEOGRÁFICO

 É uma metodologia de arquivamento bastante utilizada quando o principal


elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local.
 É um método direto, sem a necessidade de recorrer a um índice para localizar
qualquer documento.
 Quando da utilização do método geográfico, a ordenação poderá ser feita com
base em três critérios: por estado, por cidade ou por país.

99

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO BÁSICO - NUMÉRICOS


 Método utilizado quando o principal elemento a ser considerado para
arquivamento e busca de um documento for o seu número.
 É subdividido em três categorias: simples, cronológico e dígito-terminal.
 É considerado um método do sistema indireto, tendo em vista que para a
recuperação dos documentos deve-se fazer uso de um índice alfabético.

SIMPLES CRONOLÓGICO DÍGITO-TERMINAL

100

50
02/07/2018

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO BÁSICO - NUMÉRICO SIMPLES

 É materializado por meio da atribuição de um número único a cada


correspondente, de acordo com a ordem de ingresso na instituição ou de
registro.

101

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO BÁSICO - NUMÉRICO CRONOLÓGICO

 Método de ordenação que tem por eixo o número e a data dos documentos.
 O uso desse método recai sobre o próprio documento e não sobre sua pasta.
Após cada documento receber seu identificador único, ele será ordenado em
rigorosa ordem numérica.

23005.001212/2018-29
17 dígitos

102

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02/07/2018

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO BÁSICO - NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL

 O método dígito-terminal tem por eixo um código numérico dividido em grupos


de dígitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física dos
documentos..

NÚMERO SEQUENCIAL DÍGITO-TERMINAL

963.256 96.32.56

103

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO

 Método de arquivamento de documentos que tem sua aplicação atrelada à


interpretação do assunto do documento em análise.
 Utilização aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade
de assuntos, pois exige profundo conhecimento das atividades institucionais
DUPLEX
DICIONÁRIO

ALFABÉTICO NUMÉRICO DECIMAL

ENCICLOPÉDIA
UNITERMO
104

52
02/07/2018

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO – ALFABÉTICO DICIONÁRIO

 Os assuntos tratados por determinada instituição ou pessoa são dispostos


alfabeticamente, levando em consideração somente a sequência das letras.

105

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO – ALFABÉTICO ENCICLOPÉDIA

 No método alfabético enciclopédico, o responsável pela ordenação da


documentação realiza o agrupamento de assuntos correlatos por títulos gerais,
ordenados conforme a sequência rigorosa das letras, ou seja, a alfabetação.

106

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02/07/2018

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO – NUMÉRICO DUPLEX

 Centra-se na distribuição dos documentos em grandes classes por assunto. As


classes gerais podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso
de números justapostos com traços de união.
 Outra importante característica deste método é a possibilidade de abertura de
quantidade ilimitada de classes.

107

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO – NUMÉRICO DECIMAL

 Baseia–se em um plano prévio de distribuição dos documentos limitado a dez


grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e, assim,
sucessivamente, partindo-se sempre do geral para o particular.
 Necessidade de determinação, quando da elaboração do plano de classificação,
das classes principais que compreendem em si toda e qualquer espécie de
documentos produzidos ou recebidos, o que torna necessária a previsão do
desenvolvimento das atividades da instituição.

108

54
02/07/2018

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO – NUMÉRICO DECIMAL


SUBDIVISÃO DA SUBCLASSE 020 - PESSOAL
020 PESSOAL
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO CONARQ
021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
022 APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO
010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
023 QUADROS, TABELAS E POLÍTICA DE PESSOAL
020 PESSOAL 024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS
030 MATERIAL 025 APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE E AÇÃO
DISCIPLINAR
040 PATRIMÔNIO
026 PREVIDÊNCIA, ASSISTÊNCIA E SEGURIDADE
050 ORÇAMENTO E FINANÇAS SOCIAL
060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 027

070 COMUNICAÇÕES 028


029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL

109

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO BÁSICO - IDEOGRÁFICO – NUMÉRICO UNITERMO

 A utilização deste método consiste na atribuição, a cada documento ou grupo de


documentos, de um número em ordem crescente, de acordo com seu ingresso
na unidade de arquivo (assinalado em local visível e previamente determinado).
 Cada documento deverá passar por um processo de indexação.
 O método unitermo é utilizado com êxito em arquivos especiais e especializados,
não sendo recomendada sua aplicação em acervos convencionais.

110

55
02/07/2018

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO PADRONIZADO – VARIADEX

 É o método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas


por cores diferentes.
 As cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em função da
segunda letra do nome de entrada e não da letra inicial, a qual indicará a seção
alfabética correspondente para sua ordenação

111

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO PADRONIZADO – VARIADEX

LETRAS CORES NOMES ORGANIZADOS EM ORDEM ALFABÉTICA ENTRADA CLASSES

A, B, C, D e abreviações AMARELO Andrade, Tatiane Moura d’ ANDRADE


Costa, Maurício Matias da COSTA
E, F, G, H e abreviações ROSA
Madureira, Fernando Radamés MADUREIRA
I, J, K, L, M, N e abreviações VERDE
Souza, Júlio Cesar Andrade de SOUZA
O, P, Q e abreviações AZUL Testoni, Celso Neiva TESTONI

R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações CINZA Travassos, Leonardo TRAVASSOS

112

56
02/07/2018

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODOS PADRONIZADOS – SOUNDEX, RÔNEO E MNEMÔNICO

 SOUNDEX: Método baseado no som das palavras, em função da pronúncia e da


letra inicial, criado pela língua inglesa. Não é aplicado aos arquivos brasileiros.
 RÔNEO: É conhecido como método híbrido, pois faz o relacionamento entre
letras, números e cores para fins de arquivamento.
 MNEMÔNICO: Usa-se, para a codificação dos assuntos, a combinação de letras.
As letras são consideradas símbolos com o intuito de auxiliar a memória do
arquivista, de forma a facilitar a recuperação da informação.

113

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

▰ MÉTODO ALFANUMÉRICO

 É o método de ordenação de documentos arquivísticos que tem como


característica principal a combinação de letras e números, visando facilitar a
atividade de arquivamento
 O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) não
se insere nas classes de métodos básicos e padronizados.

114

57
02/07/2018

7
GESTÃO DE
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Microfilmagem e Digitalização
115

MICROFILMAGEM

▰ DEFINIÇÃO – Lei nº 5.433/1968 e Decreto nº 1.799/1996


Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente
reduzido. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

 O microfilme é um material translúcido, flexível e estável, contendo microimagens para


projeção ótica.

116

58
02/07/2018

MICROFILMAGEM

▰ BENEFÍCIOS DA MICROFILMAGEM
 Alta durabilidade do suporte, desde que confeccionado e preservado
de forma correta;
 Diminuição do espaço de armazenamento do acervo;
 Possui valor legal (Lei 5.433/1968 e Decreto 1.799/1996);
 Confiável quanto a sua autenticidade, pois não permite alterações;
 Favorece o sigilo das informações;
 Acesso rápido e fácil, quando bem catalogado e indexado, em
comparação com o suporte em papel;
117

DIGITALIZAÇÃO

▰ DEFINIÇÃO

Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de


dispositivo apropriado, como um escâner.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

 O produto dessa conversão não permite a eliminação automática


do documento original. A digitalização, portanto é dirigida ao
acesso, difusão e preservação do acervo documental.

118

59
02/07/2018

DIGITALIZAÇÃO

▰ BENEFÍCIOS DA DIGITALIZAÇÃO
 Contribui para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio
da Tecnologia da Informação e Comunicação;
 Permite o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por
meio de redes informatizadas;
 Incrementa a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais, por
restringir seu manuseio;
 Redução do tempo das atividades que requerem análise de documentos.

119

DIGITALIZAÇÃO

▰ PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO

DISPONIBILIZAÇÃO
CONTROLE DE
PREPARAÇÃO DIGITALIZAÇÃO INDEXAÇÃO PARA ACESSO E
QUALIDADE
PESQUISA
• Higienização; • É a ação de descrever e • Análise da qualidade do • O projeto de digitalização
• Retirada de grampos; identificar um documento documento digitalizado. deverá permitir que as
• Desmontagem das pastas; de acordo com o seu imagens capturadas
• Desamassar e desdobrar assunto, de forma a possam ser visualizadas em
documentos; facilitar sua localização microcomputadores
• Recuperar documentos posterior. convencionais.
rasgados

120

60
02/07/2018

8
GESTÃO DE
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Instrumentos de Pesquisa
121

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

▰ DEFINIÇÃO

Os instrumentos de pesquisa são as ferramentas utilizadas para descrever um


arquivo, ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com
exatidão quais são e onde estão os documentos.

CATÁLOGOS E
GUIAS INVENTÁRIOS
ÍNDICES

122

61
02/07/2018

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

▰ GUIA
Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização do acervo
de um arquivo permanente. É o instrumento de pesquisa mais genérico e de acesso
fácil para o grande público por ter linguagem abrangente e popular.
a) nome da instituição
j) condições e restrições à consulta
b) endereço completo, telefone, fax, etc.
k) suporte à consulta
c) endereço eletrônico
l) política de reprodução
d) web site
m) política de intercâmbio institucional
e) dias e horários de consulta
n) formas de acesso aos documentos (indicação dos instrumentos de pesquisa de
f) ficha técnica da instituição que dispõe)
g) localização e facilidades externas à instituição o) outras publicações da instituição;
h) breve histórico da instituição, indicando sua situação atual p) prestação de serviços (se oferece serviços para terceiros como xerox,
i) perfil do acervo (temático ou não), indicando os objetivos e os critérios reprodução de documentos, transcrição de fitas, organização de acervos etc)
gerais para aquisição de fundos ou de coleções, destacando a 123
importância de seus documentos

INSTRUMENTOS DE PESQUISA - GUIA

124

62
02/07/2018

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

▰ INVENTÁRIOS
 Os inventários são, pela ordem hierárquica dos níveis da classificação, os
instrumentos de pesquisa que se seguem ao guia.
 Eles buscam oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou coleções.
 O objetivo é descrever as atividades de cada titular, as séries integrantes, o
volume de documentos, as datas-limite e os critérios de classificação e de
ordenação.
 Os inventários, por se referirem a conjuntos documentais classificados, têm, ao
contrário do guia, uma vida útil mais longa.
125

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

▰ CATÁLOGOS

 Os catálogos constituem instrumentos voltados para a localização específica de


unidades documentais.
 O fundamental do catálogo é que ele se atenha à compreensão dos documentos
dentro de suas relações orgânicas com as atividades que os produziram.
 Só é possível elaborar catálogos de séries que já estejam organizadas e,
preferencialmente, inventariadas.

126

63
02/07/2018

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

▰ ÍNDICES
 Os índices constituem instrumentos voltados para a localização específica de
unidades documentais.
 Os índices, como instrumentos de pesquisa autônomos, procuram decompor os
documentos em descritores, que podem ser temáticos, cronológicos,
onomásticos, geográficos etc.
 Os índices têm como objetivo permitir uma rápida localização das unidades
documentais que atendam a critérios específicos, tanto de uma única série como
de diferentes fundos.
127

9
GESTÃO DE
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Procedimentos Gerais de Protocolo na
Administração Pública Federal
128

64
02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ CONCEITO

 Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição,


controle da tramitação e expedição de documentos.

▰ BASE LEGAL

 Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015

129

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ ATIVIDADES DE PROTOCOLO

RECEBIMENTO DISTRIBUIÇÃO REGISTRO CLASSIFICAÇÃO

AUTUAÇÃO DE
CONTROLE DE DOCUMENTOS AVULSOS
EXPEDIÇÃO PARA FORMAÇÃO DE
TRAMITAÇÃO
PROCESSOS

130

65
02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ RECEBIMENTO
 Verificar integridade do documento ou processo (anexos, nº de volumes, etc.).
 Separar os documentos ostensivos dos sigilosos.
 Separar os documentos identificados como URGENTE. O documento identificado
como URGENTE deverá ser priorizado para fins de classificação, registro e
distribuição.
 Classificar o documento, avulso ou processo, relativo às atividades-meio
(CONARQ), e o relativo às atividades-fim de acordo com as classes elaboradas
por cada órgão ou entidade e aprovadas pelo Arquivo Nacional;

131

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO E REGISTRO – Item 2 do Anexo I da Portaria


Interministerial nº 1677/2015
INTEGRIDADE DO
DESTINATÁRIO OFICIAL OU OSTENSIVO OU
DOCUMENTO OU URGENTE ?
CORRETO? PARTICULAR ? SIGILOSO ?
PROCESSO

CONSTAM TODOS OS CLASSIFICAR O REGISTRAR O DOCUMENTO EM SISTEMA


ANEXOS E VOLUMES ? DOCUMENTO INFORMATIZADO

Atividade Meio • Espécie/tipo do documento


Tabela de Temporalidade do • Data de recebimento
CONARQ • Identificador de que o documento é avulso ou processo
• Número Único de Protocolo – NUP
Atividade Fim • Número de anexo(s)
Tabela Temporalidade do Órgão • Número de volume(s)
(IFES MEC – Portaria 1224/2013) • Código de classificação e o respectivo descritor, ou o assunto a
que se refere o documento
• Remetente/interessado/representante legal 132

66
02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ DISTRIBUIÇÃO - Item 2 do Anexo I da Portaria Interministerial nº 1677/2015


CONTROLE DE
DISTRIBUIÇÃO
TRAMITAÇÃO

• Identificação do documento por meio do NUP;


• Remetente/interessado/representante legal;
• Destinatário
• Especificações do documento, avulso ou processo,
encaminhado;
• Data do encaminhamento;
• Identificação do responsável pelo encaminhamento;
• Data do recebimento;
• Identificação do responsável pelo recebimento;
• Providências a serem implementadas, quando couber.

133

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ EXPEDIÇÃO - Item 2 do Anexo I da Portaria Interministerial nº 1677/2015


REGISTRAR O ENCAMINHAR REGISTRAR A
CLASSIFICAR O EXPEDE O
DOCUMENTO EM SISTEMA PARA EXPEDIÇÃO DO
DOCUMENTO PROTOCOLO DOCUMENTO
INFORMATIZADO DOCUMENTO
Atividade Meio • Espécie/tipo do documento
Tabela de Temporalidade do • Data de recebimento
CONARQ • Identificador de que o documento é
avulso ou processo
Atividade Fim
• Número Único de Protocolo – NUP
Tabela Temporalidade do Órgão
• Número de anexo(s)
(IFES MEC – Portaria 1224/2013)
• Número de volume(s)
• Código de classificação e o
respectivo descritor, ou o assunto a
que se refere o documento
• Remetente/interessado/representante
legal

134

67
02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ EXPEDIÇÃO - Item 2 do Anexo I da Portaria Interministerial nº 1677/2015

135

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ AUTUAÇÃO DE DOCUMENTO AVULSO PARA FORMAÇÃO DE PROCESSO -


Item 2 do Anexo I da Portaria Interministerial nº 1677/2015

 A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória


quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações,
despachos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal.

136

68
02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ AUTUAÇÃO DE DOCUMENTO AVULSO PARA FORMAÇÃO DE PROCESSO -


Item 2 do Anexo I da Portaria Interministerial nº 1677/2015
PRENDER O APOR ETIQUETA
DOCUMENTO NA APOR ETIQUETA NA NUMERAR APOR ETIQUETA
NA PRIMEIRA
CAPA DO CAPA DO PROCESSO FOLHAS NA ÚLTIMA FOLHA
PROCESSO FOLHA
• Nome do ministério ou órgão
equivalente;
• Nome do órgão ou entidade,
DEVOLVER O PROCESSO
quando couber; REGISTRAR A
• Nome da unidade ABERTO PARA UNID.
TRAMITAÇÃO ADMINISTRATIVA
protocolizadora;
• Número do processo (NUP);
• Data de autuação;
• Nome do interessado; e
• Código de classificação e o
respectivo descritor ou o assunto
a que se refere o documento.

137

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

CAPA DO PROCESSO PRIMEIRA FOLHA


Nome do ministério ou órgão equivalente Nome do ministério ou órgão equivalente
Nome do órgão ou entidade Nome do órgão ou entidade
Nome da unidade protocolizadora Nome da unidade protocolizadora
Nº do processo (NUP)...............................................Autuado em: ....../....../........ Nº do processo (NUP)...............................................Autuado em: ....../....../........
Interessado: ................................................................................ Assinatura do servidor: ................................................................................
Código de classificação e descritor / resumo do assunto: Matrícula: ............................................................................................................
.................................................................................................................................

ÚLTIMA FOLHA
Nome da unidade protocolizadora
Autuado em: ....../....../........ Folha nº .................................................
Nº do processo (NUP)...............................................
Assinatura do servidor: ............................................................................
Matrícula: .................................................................................................

138

69
02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ NUMERAÇÃO DE FOLHAS
UNIDADE
PROTOCOLO
ADMINISTRATIVA

139

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ NUMERAÇÃO DE FOLHAS
 A capa do processo não será numerada;
 A primeira folha do processo não receberá o carimbo específico para
numeração de folhas, devendo ser aposto o carimbo da PRIMEIRA FOLHA;
 O carimbo de numeração será utilizado a partir da segunda folha, devendo a
numeração iniciar a partir do folha nº 02;
 O verso da folha não será numerado. Forma citação: 125v;
 É vedada a repetição de números para as folhas do processo;

140

70
02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ ERRO NA NUMERAÇÃO DE FOLHAS


SERVIDOR QUE ESTÁ NUMERANDO ERRO COMETIDO POR TERCEIROS

 Deve-se registrar o fato, por meio de


despacho, e prosseguir normalmente
com a numeração.

QUALQUER CORREÇÃO DE NUMERAÇÃO DEVERÁ SER


REGISTRADA E JUSTIFICADA, POR MEIO DE
DESPACHO NO REFERIDO PROCESSO 141

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ FOLHAS EM BRANCO
 Apor o carimbo "em branco“ no verso das folhas que não contenham informações
registradas.

EM BRANCO

142

71
02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUMES

Nome do órgão ou entidade Nome do órgão ou entidade


Nome da unidade protocolizadora Nome da unidade protocolizadora

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Ao(s)..........dias do mês de................................ do ano de ................, procedemos a Ao(s)..........dias do mês de................................ do ano de ................, procedemos o
abertura do volume n°.......... do processo nº .........................................., que se inicia com a encerramento do volume n°.......... do processo nº .........................................., das folhas
folha n°................ .......... a ............., abrindo-se em seguida o volume n°................

Assinatura do Servidor: .......................................................... Assinatura do Servidor: ..........................................................


Matrícula: .................................................. Matrícula: ..................................................

143

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUMES


 Nº de folhas máximo por volume: 200 folhas;
 Quando da inclusão de folhas em um processo for verificado que serão
ultrapassadas as 200 folhas permitidas por volume, deverá ser aberto um novo
volume e o volume anterior será encerrado com as folhas que contiver;
 Documento avulso que contenha, originalmente, mais de 200 folhas, deverá ser
dividido;
 Os volumes do processo deverão SEMPRE tramitar juntos;

144

72
02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ DESPACHO
 Despacho é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a
uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou
processos.

INFORMATIVOS DECISÓRIOS

145

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ JUNTADA
 Juntada é a união de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a
processo, realizando-se por anexação ou apensação.

ANEXAÇÃO APENSAÇÃO

Documento(s) avulso(s) Processo Processo (s) Processo

Processo (s) Processo

146

73
02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ JUNTADA POR ANEXAÇÃO – DOCUMENTO A PROCESSO


 A juntada por anexação visa à continuidade da ação administrativa e ocorre em
caráter definitivo.
 Após a anexação é vedada a retirada de documentos do processo, ressalvado o
desentranhamento e o desmembramento.

147

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ JUNTADA POR ANEXAÇÃO – PROCESSO A PROCESSO


 Esta juntada se caracteriza pela união de um ou mais processos (processos
acessórios) a outro processo (processo principal), desde que referentes a um
mesmo interessado e assunto, prevalecendo o número do processo mais antigo,
ou seja, o processo principal.
 Somente poderá ser executado pelo Protocolo.
Nome do órgão ou entidade
Nome da unidade protocolizadora

TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO

Em ..../..../........, atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s)


.................................., faço anexar ao presente processo nº
....................................... o(s) processo(s) nº(s).......................................

Assinatura do Servidor: ..........................................................


Matrícula: ..................................................

148

74
02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ JUNTADA POR APENSAÇÃO – PROCESSO A PROCESSO


 A juntada por apensação de processo(s) a processo ocorre em caráter
temporário e tem como objetivo o estudo, a instrução e a uniformidade de
tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou
não.
Nome do órgão ou entidade
Nome da unidade protocolizadora

TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO

Em ..../..../........, atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s)


.................................., faço apensar ao presente processo nº
....................................... o(s) processo(s) nº(s).......................................

Assinatura do Servidor: ..........................................................


Matrícula: ..................................................

149

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ DESAPENSAÇÃO DE PROCESSO(S)
 Ocorre quando há a necessidade de separar processo(s), anteriormente,
juntado(s) por apensação.
 Somente poderá ser executado pelo Protocolo.
Nome do órgão ou entidade
Nome da unidade protocolizadora

TERMO DE DESAPENSAÇÃO

Em ..../..../........, atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s)


.................................., faço apensar ao presente processo nº
....................................... o(s) processo(s) nº(s).......................................

Assinatura do Servidor: ..........................................................


Matrícula: ..................................................

150

75
02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ DESENTRANHAMENTO
 Desentranhamento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de
forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do
órgão ou entidade ou a pedido do interessado.
 Somente poderá ser executado pelo Protocolo, mediante autorização da
Autoridade Competente.
Nome do órgão ou entidade
Nome da unidade protocolizadora

TERMO DE DESENTRANHAMENTO

Em ..../..../........, atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s)


.................................., faço o desentranhamento do presente processo nº
....................................... da(s) folha(s) nº(s) ..................................... por motivo de
...............................
Assinatura do Servidor: ..........................................................
Matrícula: ..................................................

151

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ DESMEMBRAMENTO
 Desmembramento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de
forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do
órgão ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um novo
processo.
 Somente poderá ser executado pelo Protocolo, mediante autorização da
Autoridade Competente.
Nome do órgão ou entidade
Nome da unidade protocolizadora

TERMO DE DESMEMBRAMENTO

Em ..../..../........, atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s)


.................................., faço o desmembramento do presente processo nº
....................................... da(s) folha(s) nº(s) ..................................... para formação
do processo nº ........................................
Assinatura do Servidor: ..........................................................
Matrícula: .................................................. 152

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02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO
 Trata-se da reconstituição de processo (ou volume) que foi objeto de perda ou
extravio.
 A autoridade competente deverá instituir comissão para apuração dos fatos
(sindicância ou PAD).
 A reconstituição deverá ser realizada por comissão ou servidor designado.
Nome do órgão ou entidade Nome do órgão ou entidade
Nome da unidade protocolizadora Nome da unidade protocolizadora

TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME

Ao(s) .................dia(s) do mês de ........................ Do ano de ........., procedemos à Ao(s) .................dia(s) do mês de ........................ Do ano de ........., procedemos à
reconstituição do processo nº ............................. Que receberá o nº ...................... reconstituição do ....... volume do processo nº .............................
Órgão ou entidade produtor(a) do processo: ....................... Órgão ou entidade produtor(a) do processo: .......................
Interessado: ..................... Interessado: .....................
Código de classificação / descritor / resumo do assunto: ............................... Código de classificação / descritor / resumo do assunto: ...............................
Número de folhas: ....................................... Número de folhas: .......................................
Motivo da reconstituição: ..................................................... Motivo da reconstituição: .....................................................
Assinatura do Servidor: .......................................................... Assinatura do Servidor: ..........................................................
Matrícula: .................................................. Matrícula: .................................................. 153

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ ARQUIVAMENTO
Arquivamento significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja tramitação
cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção
do documento.

CONDIÇÕES PARA ARQUIVAMENTO:


a) por deferimento ou indeferimento do pleito;
b) pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou
c) por decisão motivada de autoridade competente.
154

77
02/07/2018

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ DESARQUIVAMENTO

O documento, avulso ou processo, será desarquivado por expressa solicitação da


autoridade competente quando houver necessidade de continuidade da ação
administrativa.

155

PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO NA APF

▰ EMPRÉSTIMO

O empréstimo de documentos avulsos ou processos, não se caracteriza como


desarquivamento, pois ocorre para fins de referência, consulta, reprodução,
pesquisa ou exposição, não significando a retomada e a consequente
continuidade da ação do documento

156

78
02/07/2018

10
GESTÃO DE
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Tecnologia da Informação aplicada à Gestão
de Documentos Públicos
157

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ CONCEITOS
DOCUMENTO DE ARQUIVO: documento produzido e/ou recebido por pessoa física ou
jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de
organicidade.
DOCUMENTO ELETRÔNICO: unidade de registro de informações codificada de forma
analógica ou em dígitos binários, acessível por meio de equipamento eletrônico.
Existem documentos eletrônicos analógicos, como as fitas vídeomagnéticas em
formato VHS, e documentos digitais, como as páginas web.

158

79
02/07/2018

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ CONCEITOS
DOCUMENTO DIGITAL: documento codificado em dígitos binários, acessível e
interpretável por meio de recursos computacionais. São exemplos de documentos
digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras,
mensagens de correio eletrônico, páginas da rede mundial de computadores (internet)
e bases de dados.

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL: documento digital reconhecido e tratado


como documento de arquivo.

159

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ VANTAGENS DO DOCUMENTO DIGITAL


 Facilita a criação, processamento, transmissão e armazenamento de documentos;
 Ampliação da produtividade;
 Otimização do fluxo de trabalho;
 Facilidade de gerenciamento e rapidez na recuperação dos documentos
arquivísticos;
 Os documentos podem ser distribuídos globalmente, de maneira ágil, para
diferentes propósitos.

160

80
02/07/2018

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ DESVANTAGENS DO DOCUMENTO DIGITAL


 A informação pode facilmente ser acessada utilizando-se o computador, mas este
precisa estar equipado com software capaz de ler a trilha de bits contidas na fita
ou disco.
 A facilidade de reprodução e a proliferação de cópias dificultam a identificação de
uma versão completa ou final de um documento arquivístivo digital;
 A distribuição fácil da informação pelas redes compromete o exercício dos direitos
autorais;
 Os materiais digitais são vulneráveis a vírus, falhas e obsolescência tecnológica.
161

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ COMPONENTES DO DOCUMENTO DIGITAL


 OBJETO CONCEITUAL
É o objeto digital que se apresenta de maneira compreensível para o usuário, como por
exemplo, o documento visualizado na tela do computador.
 OBJETO LÓGICO
É o objeto digital enquanto conjunto de sequências de bits, que constitui a base de
dados dos objetos conceituais.
 OBJETO FÍSICO
É o objeto digital como fenômeno físico que registra as codificações lógicas de bits
nos suportes.
162

81
02/07/2018

DOCUMENTO EM PAPEL x DOCUMENTO DIGITAL

DOCUMENTO EM PAPEL DOCUMENTO DIGITAL


Conteúdo e forma estão intimamente ligados ao Conteúdo e suporte são entidades separadas: o
suporte, ou seja, são inseparáveis documento não se define pela mídia de
armazenamento (disquete, CD, DVD, etc.)
Estabilidade do suporte, da forma e do conteúdo Instabilidade devido à fragilidade intrínseca ao suporte,
à obsolescência tecnológica e à facilidade de
intervenção humana.
O conteúdo é diretamente acessível à compreensão A linguagem binária não é diretamente acessível ao
humana homem, havendo necessidade de software e hardware
específicos para decodificar essa linguagem e torna-la
compreensível;
A preservação depende , principalmente, das É necessária a transferência periódica para outros
condições de armazenamento. suportes a fim de garantir o acesso contínuo.
A conversão para outros suportes não apresenta Necessidade de procedimentos rigorosos quando da
grandes riscos de perda de integridade do transferência de formato ou suporte.
documento. 163

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD

É um sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar


documentos em ambiente eletrônico.
Envolve um conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos do
sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e
aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais
e não digitais ao mesmo tempo.

164

82
02/07/2018

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD


 PRODUÇÃO
A fase de produção envolve a definição de aspectos de tecnologia, espaços de
produção, status do documento, organização dos documentos e plano de
classificação, assim como a captura dos documentos arquivísticos ao SIGAD.
 CAPTURA
Captura é a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando
ele passa a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o
documento pode ser incluído num fluxo de trabalho e, posteriormente, arquivado.
165

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD


 REGISTRO
O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de
gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma
descrição informativa.
 CLASSIFICAÇÃO
Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos
arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa
classificação é feita a partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou
entidade e que pode incluir ou não a atribuição de código aos documentos.
166

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02/07/2018

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD


 INDEXAÇÃO
Indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário
controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. Ela
tem como objetivo ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos
documentos, e pode ser feita de forma manual ou automática.
 ATRIBUIÇÃO DE RESTRIÇÃO DE ACESSO
Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de
segurança, ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos
sigilosos, a legislação estabelece graus de sigilo a serem atribuídos a cada
documento. 167

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD


 ARQUIVAMENTO
A operação de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento
dos documentos convencionais porque nestes o arquivamento é ao mesmo tempo
uma operação lógica e física.
No documento digital, como suporte e conteúdo são entidades separadas e o
documento é constituído por um objeto físico (suporte), lógico (software e formato) e
conceitual (apresentação), a operação de arquivar significa armazenar o objeto digital,
mantendo sua identificação única e os ponteiros para outros objetos digitais.

168

84
02/07/2018

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD


 AVALIAÇÃO, TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO
É o processo de análise dos documentos arquivísticos, visando estabelecer os prazos
de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes
são atribuídos.
 PESQUISA, LOCALIZAÇÃO E APRESENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS
O sistema de gestão arquivística deve permitir a pesquisa, a localização e a
apresentação dos documentos e informações neles contidas, de forma a facilitar a
condução das atividades e satisfazer os requisitos relativos à transparência do órgão
ou entidade.
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TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD


 SEGURANÇA: CONTROLE DE ACESSO, TRILHAS DE AUDITORIA E CÓPIAS DE
SEGURANÇA
O sistema de gestão arquivística deve prever controles de acesso e procedimentos de
segurança que garantam a integridade dos documentos.
Entre esses procedimentos, podem-se destacar o uso de controles técnicos e
programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usuários e
características de acesso aos dados, e a manutenção de trilhas de auditoria e de
rotinas de cópias de segurança.

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TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD


 SEGURANÇA: CONTROLE DE ACESSO
O sistema de gestão arquivística precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos
por usuário e/ou grupos de usuários.
 SEGURANÇA: USO E RASTREAMENTO
O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado pelo sistema nos seus
respectivos metadados.

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TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD


 SEGURANÇA: TRILHA DE AUDITORIA
A trilha de auditoria é o conjunto de informações registradas que permite o
rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico
digital ou no sistema.
Objetivos:
• Identificar os autores de cada operação realizada nos documentos.
• Prevenir a perda de documentos.
• Monitorar todas as operações realizadas no SIGAD.
• Garantir a segurança e a integridade do SIGAD.
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TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD


 ELIMINAÇÃO
A eliminação de documentos digitais, assim como de documentos em outros suportes,
deve ser realizada de acordo com o previsto na tabela de temporalidade e destinação,
após o processo de avaliação.
A eliminação não pode ser feita automaticamente pelo sistema.
Deve ser autorizada por profissional competente, cumpridos os procedimentos
necessários.

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TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD


 AUTENTICAÇÃO
É a declaração de que um documento original é autêntico ou de que uma cópia
reproduz fielmente o original, feita em determinado momento e por pessoa jurídica
com autoridade para tanto, como servidor público, notário ou autoridade certificadora.
 BACKUP
O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos
documentos arquivísticos e dos seus metadados. Deve também poder recuperá-los
rapidamente em caso de perda devido a sinistro, falha no sistema, contingência,
quebra de segurança ou degradação do suporte.
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TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD

 ARMAZENAMENTO
Órgãos e entidades devem dispor de políticas e diretrizes para conversão ou migração
desses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e
utilização.

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TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO APLICADA À


GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

▰ SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS - SIGAD


 WORKFLOW
Workflow é uma tecnologia vocacionada para a automação de processos de trabalho.
Este sistema permite que vários utilizadores interajam entre si através em um fluxo de
trabalho computorizado e pré-definido, melhorando os processos da instituição por
meio da realização de tarefas de forma coordenada e sequencial.

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GESTÃO DE
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Número Único de Protocolo (NUP), Processo
Eletrônico Nacional (PEN) e Sistema
Eletrônico de Informações (SEI) 177

NÚMERO ÚNICO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS

▰ NÚMERO ÚNICO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS– Portaria nº 3, de 16 de


maio de 2003
00000.000000/0000-00
17 dígitos
 Código numérico atribuído a cada unidade protocolizadora e este código identifica o órgão de origem do
processo.
 Registro sequencial dos processos autuados, devendo este número ser reiniciado a cada ano.
 Ano de formação do processo.
 Dígitos Verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas

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NÚMERO ÚNICO DE PROTOCOLO (NUP)

▰ NÚMERO ÚNICO DE PROTOCOLO (NUP) – Portaria Interministerial MJ/MP n°


2.321, de 2014 (Entra em vigor em 01/01/2020)

0000000.000000/0000-00
21 dígitos
 Código SIORG da unidade administrativa que atua como unidade protocolizadora
 Registro sequencial dos processos autuados, devendo este número ser reiniciado a cada ano.
 Ano de atribuição do NUP aos documentos, avulsos ou processos
 Dígitos Verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas

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PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL (PEN)

▰ PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL


O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e
entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de
construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos
eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor
público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do
usuário e redução de custos.

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PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL (PEN)

▰ PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL

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SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI)

▰ SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI)


 Sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, desenvolvido
pelo TRF-4.
 GRATUITO

PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS
ACESSO DE USUÁRIOS CONTROLE DE NÍVEL
PORTABILIDADE ACESSO REMOTO
EXTERNOS DE ACESSO
TRAMITAÇÃO EM FUNCIONALIDADES
SISTEMA INTUITIVO
MÚLTIPLAS UNIDADES ESPECÍFICAS
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SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI)

▰ SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI) – Decreto 8539 de 08 de outubro


de 2015
Art. 22 (...)
§ 1º O uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo deverá
estar implementado no prazo de dois anos, contado da data de publicação deste
Decreto.
§ 2º Os órgãos e as entidades de que tratam o caput que já utilizam processo
administrativo eletrônico deverão adaptar-se ao disposto neste Decreto no prazo de
três anos, contado da data de sua publicação.
DECRETO PUBLICADO EM
09/10/2015

LEGISLAÇÃO
 Lei nº 8159, de 08 de janeiro de 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
providências.

 Lei nº 4073, de 3 de janeiro de 2002


Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados.

 Lei nº 12527, de 18 de novembro de 2011


Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o
do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de
dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei
no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
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LEGISLAÇÃO
 Lei nº 5433, de 08 de maio de 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

 Lei nº 1799, de 30 de janeiro de 1996


Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais, e dá outras providências.

 Portaria Interministerial nº 1677, de 07 de outubro de 2015


Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo
no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

185

LEGISLAÇÃO
 Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015
Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo
no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta,
autárquica e fundacional.
 Portaria MEC nº 1224, de 18 de dezembro de 2013
Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições
de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.
 Portaria MP nº 03, de 16 de maio de 2003
Os processos autuados pelos órgãos públicos federais integrantes do SISG deverão
adotar a sistemática de numeração única de processo e/ou documentos, de acordo
com o disposto nesta Portaria, visando a integridade do número atribuído ao processo
e/ou documento, na unidade protocolizadora de origem. 186

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LEGISLAÇÃO

 Portaria Interministerial MJ/MP n° 2.321, de 2014


Define os procedimentos relativos à utilização do Número Único de Protocolo - NUP
no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e dá outras
providências.

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“Só há uma coisa


boa: o conhecimento
e uma coisa ruim: a
ignorância.” Sócrates
188

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Ricardo Brito 189

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