UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

MICROSOFT PROJECT

Guía Práctica N° 2
Microsoft Project 2016

I. DATOS INFORMATIVOS
1.1. Nombre de la asignatura
1.2. Semestre Académico
1.3. Tipo de Ciclo
1.4. Escuelas Profesionales
1.5. Nombre del docente
: Microsoft Project 2016
: 2018-I
: Intensivo Enero
: Administración, Contabilidad, Economía, Estomatología, Ingeniería
Industrial, Medicina Humana y Psicología.
: Ing. Américo Estrada Sanchez.
: Ing. Karen Diana Bravo Segundo.
: Ing. Henderson Nozart Gibaja Reyes.
: Ing. Lizbeth Lucero Andrade Tupa.

II. COMPETENCIAS A CONSEGUIR

Utilizar el software Ms Project para la gestión de proyectos, organizando la información acerca de la

asignación de tiempos a las tareas.

III. CAPACIDAD

Define las tareas, recursos, asignaciones y calendarios de un proyecto de cualquier tipo usando el
Microsoft Project.

IV. FUNDAMENTO TEÓRICO

1. GESTIÓN DE TAREAS
1.1. Definición de tareas.
Son actividades que tienen un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se enlazan, se concatenan
en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalización del proyecto. Todo proyecto está compuesto
por tareas.
Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta antes de ella, excepto la inicial. La tarea que se ejecuta
antes que la actual se llama TAREA PREDECESORA.
Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta después de ella, excepto la Final. La tarea que se ejecuta
después que la actual se llama TAREA SUCESORA.

1.2. Tipos de tareas.

Microsoft Project tiene varias clases de tareas:
a. Tareas de Resumen: las tareas de resumen tienen como funcionalidad que agrupa tareas, hitos
u otras tareas de resumen. Son conocidas también como paquetes de trabajo, grandes
entregables, fases o sub-fases. Este tipo de tareas tiene como características principales:
 Duración total: la duración total se calcula con base a la diferencia entre el comienzo más
temprano y el fin más tardío de las actividades que contiene.
 Trabajo total: es la sumatoria de todos los trabajos calculados de las tareas que contiene.
 Costo total: es la sumatoria de todos los costos de las tareas que contiene más el costo
propio directo que pueda tener la tarea de resumen.
Por buenas prácticas se recomienda que las tareas de resumen se escriban en sustantivo para
una fácil identificación en la estructuración del cronograma de actividades.
b. Tareas de último nivel normales: Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto, y
que no hacen parte de la ruta crítica, es decir, que tiene algún tiempo de holgura que les
permite retrasarse sin que se retrase el proyecto. Si el retraso de la tarea es mayor que el
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tiempo de holgura, la tarea se convierte en tarea crítica. Además con las tareas llamadas a
realizar y ejecutar el proyecto. Reciben el nombre de último nivel debido a que después de ellas
no se desprende ninguna actividad adicional.
Deben tener al menos un recurso tipo trabajo asignado para que la misma pueda tener un
responsable que deba responder por la misma. Por buenas prácticas se recomienda que las
tareas de último nivel se escriban en verbo en infinitivo para una fácil identificación en la
estructuración del cronograma de actividades y porque con esta estructura se denota la acción
que se debe realizar en la actividad.
c. Tareas de último nivel críticas: Las tareas críticas son aquellas que deben ser completadas según
la programación para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crítica se retrasa, también
se retrasa la finalización del proyecto. El conjunto de tareas críticas se conoce como Ruta Crítica.
Si es importante que el proyecto termine según la programación, ponga atención a las tareas de
la ruta crítica y a los recursos asignados a ellas. Estos elementos determinan si el proyecto
terminará a tiempo.
Tiene las mismas características de las tareas de último nivel normales.
d. Tareas Hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal como un
entregable o un punto de decisión y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda
tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. Los hitos pueden marcar
el inicio o el final de una actividad o una serie de actividades.
Por buenas prácticas se recomienda que los hitos se escriban en pasado participio para una fácil
identificación en la estructuración del cronograma de actividades

1.3. Ingresar tareas al proyecto.

Crear tareas en el Microsoft Project es muy sencillo, simplemente se debe escribir el nombre de la
tarea en la columna “nombre de tareas” dentro de la hoja de cálculo.

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Con la finalidad de seguir un orden cronológico, se recomienda crear absolutamente todas las tareas
que tiene el proyecto, inclusive la tarea genérica (nombre del proyecto), posteriormente se
jerarquizara las tareas de acuerdo a su importancia.

1.4. Organización de las tareas en un esquema.

En el punto anterior se indicó que todas las tareas deberían ser creadas indistintamente como si
fueran similares, no obstante, cabe recordar que todo proyecto independientemente de la magnitud
o característica está compuesto por tareas genéricas y sub tareas (tareas de 1º nivel, 2º nivel, 3º
nivel,…..), es por ese motivo que realizaremos la organización de las tareas agrupándolas de acuerdo
a su jerarquía.
Pasos a seguir para organizar tareas:
a. Seleccionar todas las tareas de nivel inferior (Sub tareas).
b. Aplicar sangría a todas las tereas seleccionadas, ubicada en el menú tareas.

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c. Hacer clic sobre la flecha aplicar sangría

d. Hacer la misma operación para todas la sub tareas que tenga el proyecto.

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Note usted en la anterior figura, dentro de la hoja de cálculo que las tareas de nivel inferior tienen
una mayor sangría a las tareas de nivel superior, esto es así debido a la sangría aplicada a éstas.
El tamaño de las sangrías nos indica los niveles de las tareas, en la figura anterior podemos identificar
tres niveles de tareas, según trazo de las líneas rojas.

1.5. Definir la duración de las tareas.

Al igual que en la creación de tareas, para introducir la duración de las tareas se debe digitar
manualmente el numero respectivo de la duración de cada una de las tareas dentro de la hoja de
cálculo en la columna “Duración”

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Es importante hacer notar que solo se debe introducir la duración de las tareas de nivel inferir (sub
tareas), mientras que para las tareas de nivel superior (tareas genéricas) Microsoft Project calcula la
duración automáticamente, es decir que, suma la duración total de las sub tareas

1.6. Establecer dependencia entre tareas.

Las dependencias de las tareas define el grado de relación que existe entre las tareas de un proyecto.
Una tarea que debe ocurrir antes que la otra es una tarea predecesora, mientras que la tarea que
ocurre después de la otra se la denomina tarea sucesora.
Los diagramas de Gantt muestran estas dependencias con líneas que se trazan entre las barras de las
tareas, finalizado con una flecha que siempre está apuntando a la tarea sucesora.
Existen cuatro tipos de relaciones que definen la relación entre el comienzo y el fin de las tareas,
estos son:
 Fin – Comienzo (FC)
 Comienzo – Comienzo (CC)
 Fin – Fin (FF)
 Comienzo – Fin (CF)
Microsoft Project nos ofrece la posibilidad de crear dependencias entre las tareas de tres (3) formas
diferentes. Al final el resultado obtenido es el mismo, simplemente varia el procedimiento.

Primera Forma
a. Activar la pestaña Tarea
b. Seleccionar con el mouse las dos tareas a vincular, es decir, la tarea predecesora y luego la
tarea sucesora.
c. Hacer clic sobre la herramienta vincular tareas

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d. En el área del diagrama vera que se traza una línea de dependencia entre las tareas
seleccionadas. Por defecto el Project establece el tipo de vinculación Fin – Comienzo. Para
cambiar este tipo de vinculación se debe hacer doble clic sobre la línea de vinculación y luego
seleccionar el requerido.
e. Una Vez elegido el tipo de dependencia requerido se hace clic en aceptar

Segunda Forma
a. Activar la pestaña “Tarea”.
b. Seleccionar con el mouse la tarea sucesora a vincular.
c. Hacer clic sobre la herramienta “información de la tarea”.

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d. Dentro del cuadro de dialogo “información de la tarea” ingresar a la pestaña “Predecesora”.

e. Luego, dentro del cuadro “información de tarea”, en la columna nombre de tarea elegir la
tarea predecesora
f. Hacer lo mismo en la columna “Tipo”, es decir, elegir el tipo de vinculación requerido por las
tareas

g. Finalmente hacer clic en aceptar

Tercera Forma
Posiblemente ésta tercera forma de establecer dependencias entre tareas sea la más sencilla,
simplemente se debe digitar con el teclado el tipo de dependencia requerida. Dentro de la hoja de
cálculo en la columna “Predecesora” digitar las tareas predecesoras y el tipo de vinculación a cada
una de las tareas sucesoras. Vera usted, que dentro del diagrama automáticamente se traza la línea
de dependencia definida

1.7. Crear Tareas Recurrentes

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Los proyectos, a menudo tienen tareas que repiten su ocurrencia frecuentemente. La reunión
semanal del directorio, los informes trimestrales o la revisión mensual del presupuesto, son ejemplos
de tareas recurrentes.
En lugar de crear, por ejemplo, 20 o más tareas de reunión de directorio, se puede crear una sola
tarea recurrente.
Para crear una tarea recurrente se debe seguir los siguientes pasos:
a. Ingresar a la pestaña “tareas”.
b. Seleccionar la tarea sobre el cual se desea que aparezca la tarea recurrente.
c. Desplegar la lista de la herramienta “tarea”.
d. Una vez desplegada la lista de tarea, seleccionar y abrir “tareas periódicas”.

e. Luego, se desplazará un cuadro de dialogo en el cual se debe escribir el nombre de la tarea

recurrente.
f. Definir la duración de la tarea recurrente. Por ejemplo, la reunión semanal de evaluación de
avance de proyecto tendrá una duración de dos horas

g. Luego, dentro del patrón de repetición se debe elegir el periodo de repetición. Por ejemplo, la
reunión se puede llevar a cabo diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente. En
este caso elegiremos semanal.
h. Definir el día que se llevara a cabo la reunión, en este caso, diremos que las reuniones serán
los viernes.
i. En intervalo de repetición, se debe determinar el periodo durante el cual se llevarán a cabo las
reuniones. En este caso diremos que se ejecutaran durante dos meses.

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j. Finalmente, para producir el efecto deseado hacemos clic en aceptar. Microsoft Project
mostrara la tarea recurrente creada.

1.8. Hitos
A menudo se usan los Hitos para marcar algún momento clave de un proyecto, como la terminación
de una fase o la aprobación un producto a actividad. Los Hitos son tareas que por lo general tienen
una duración de cero.
Dentro del diagrama, el Hito está representado por un rombo, a diferencia de las tareas normales,
éstas están representadas por barras de color azul.
Una tarea, no necesariamente tiene que tener una duración de cero para ser un Hito, existen hitos
con duración diferente a cero. En la siguiente figura se muestra la forma de crear un hito:
a. Ingresar a la pestaña “Tareas”.
b. Seleccionar la tarea que se desee marcar como hito
c. Clic sobre la herramienta “información de tarea”

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d. Luego, se desplaza el siguiente cuadro de dialogo

e. Ingresar en la opción “avanzado”

f. Habilitar la opción “marcar la tarea como hito”

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g. Finalmente clic en aceptar para guardar todos los cambios.

1.9. Tiempo de adelanto o retardo a una tarea.

Al agregar tiempo de adelanto a una tarea, el trabajo en dicha tarea superpone sobre un trabajo en
su predecesora. Cuando agrega un tiempo de posposición, retrasar la hora de inicio de la tarea
sucesora. Antes de empezar a agregar tiempo de adelanto o posposición, debe crear una
dependencia entre las dos tareas.

Agregar adelanto o posposición

a. Ingresar a la pestaña “Tareas”.
b. Seleccionar la tarea que se desee adelantar o posponer
c. Clic sobre la herramienta “información de tarea”

d. Luego, se desplaza el siguiente cuadro de dialogo

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e. haga clic en la pestaña Predecesoras del cuadro Información de la tarea.

f. En la columna Posposición, escriba el tiempo de adelanto o retardo que desee

 Para agregar tiempo de adelanto, escriba un número negativo o un porcentaje negativo

(por ejemplo, –50%).
Tiempo de adelanto es una superposición entre dos tareas, donde las dos tareas compartan
una dependencia (una relación entre tareas). Por ejemplo, si desea que la segunda tarea
para que comience a pesar de que la primera tarea es sólo la mitad completar, crear una
dependencia fin a comienzo entre las dos tareas y a continuación, agregue un tiempo de
adelanto del 50 por ciento para la segunda tarea.

 Para agregar tiempo de retardo, escriba un número o un porcentaje positivo (por ejemplo,
2d).
Tiempo de posposición crea un retraso entre dos tareas que tienen una dependencia. Por
ejemplo, si desea un día 2 demora entre el final de la primera tarea y el comienzo de la
segunda, crear una dependencia fin a comienzo entre las dos tareas y, a continuación,
agregar 2 días de tiempo de posposición antes del inicio de la segunda tarea.

1.10. Calendario de tareas.

Las tareas pueden tener sus propios calendarios. De forma predeterminada, las tareas se programan
en función del calendario del proyecto. Para definir excepciones únicas o específicas, como
maquinaria que se ejecuta durante período no laborable o mover una oficina, son tareas que pueden
ocurrir únicamente en un fin de semana, puede crear un calendario de tareas para tareas
individuales. Un calendario de tareas que está asociado a una tarea reemplaza el calendario del
proyecto.

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a. Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar calendario
laboral.

b. Haga clic en Crear calendario.

c. En el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base, escriba un nombre para el nuevo
calendario y, a continuación, elija si desea crear un nuevo calendario base o hacer un
calendario en función de una copia de otro calendario.
d. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.

e. Para cambiar la semana laboral para el calendario de tareas, haga clic en la ficha Semanas
laborales. Se procede como en la sección Configuración del calendario laboral del proyecto
vista anteriormente recuerde las opciones siguientes:
 Usar períodos laborables del proyecto predeterminados para estos días Elija los días que
deben utilizar las horas laborales predeterminadas, que son de 8:00 A.M. a 12:00 P.M. y
de 1:00 P.M. a 5:00 P.M., de lunes a viernes y descansando los fines de semana.
 Establecer días como tiempo de descanso Elija los días en los que no se puede programar
ningún trabajo. Los cambios que realice se reflejarán en todos los meses del calendario.
 Establecer días en estos períodos laborables específicos Para establecer los períodos
laborables para los días seleccionados en la programación, escriba las horas a las que

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desea que comience la jornada laboral en los cuadros Desde y las horas a las que desea
que finalice la jornada en los cuadros Hasta.

Nota:

 Después de crear un calendario base, debe asignar dicho calendario a una tarea.
Seleccione la tarea, haga clic con el botón secundario en Información, haga clic en la
pestaña Avanzada y, a continuación, seleccione el calendario en la lista Calendario.
 Para eliminar un calendario, use el Organizador. Haga clic en la pestaña Archivo. Haga clic
en Información y, a continuación, en Organizador global. Haga clic en la pestaña
Calendarios. A la derecha, seleccione el calendario de tareas que desee eliminar y, a
continuación, haga clic en Eliminar.

1.11. Creación de la estructura de descomposición del trabajo EDT (WBS).

Los códigos EDT permiten identificar y realizar un seguimiento de tareas en un proyecto usando una
serie de códigos alfabéticos o numéricos, para crear una estructura de descomposición del trabajo
mediante códigos EDT.
Para crear la estructura primero debemos indicar a Microsoft Project que muestre los números de
esquema para esto seguimos los siguientes pasos:
a. Seleccionamos la pestaña “Formato” y habilitamos el recuadro denominado “Número de
esquema”

b. Microsoft Project mostrara los números de esquema con los que cuenta el proyecto que son
números asignados automáticamente a cada tarea

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c. Para poder personalizar los códigos de esquema debemos hacer clic en la pestaña “proyecto” y
luego en el menú EDT seleccionamos “Definir Codigo”

d. Pasaremos a definir el código EDT incluiremos el prefijo del código y los niveles que
incluiremos en nuestro proyecto

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e. Procedemos a dar clic en aceptar los códigos se habrán creado

f. Para poder ver los códigos debemos agregar una columna para esto hacemos clic con el botón
derecho en una columna y elegimos “insertar columna”

g. En la lista que parece buscamos EDT

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V. REFERENCIAS
Chatfield, C., & Johnson, T. (2016). Microsoft Project 2016 Step by Step. Redmond, Washington: Microsoft
Press.

Coltell, O., & Chalmeta, R. (2005). Diseño de Proyectos con MS Project. Madrid: Universitad Jaume.

Fernández Rodríguez, N. (2002). Manual de proyectos. Andalucia: Junta de Andalucia.

Gómez Arias, R. (2009). Manual de Gestión de Proyectos. Antioquia: Universidad de Antioquia.

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PCManagement. (2000). Planificación de Proyectos mediante Microsoft Project. España: PCManagement.

Reca Elvira, J. (2016). Gestión de Carteras de Proyectos con Microsoft Project. Valladolid: UNIVERSIDAD DE
VALLADOLID.

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