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MODELO DE GESTIÓN
DE OPERACIONES
PARA PYMES
INNOVADORAS
R esumen A bstract
Este artículo describe los fundamentos teóri- This paper approaches to the theoretical
cos para el mejoramiento de la gestión de foundations of production and logistic
producción y logística de las PyMES. Esta management in small business adminis-
es una época de constantes cambios donde tration. This is a time of complex changes:
los mercados, los productos y los competi- markets, products and competition envi-
dores se transforman tan rápido que las or- ronment get into sudden transformations, Por
ganizaciones colombianas difícilmente res- and most of the enterprises and organi- Andrés Velásquez
ponden a las nuevas circunstancias. Es real- zations can hardly adapt to new circum- Contreras
Docente Investigador. Centro
mente complejo mantener un nivel de stances. It is difficult to compete efficiently
de Investigaciones EAN
competitividad lo suficientemente sólido y and even more difficult to guarantee a
E-mail:anveco02@yahoo.com.mx
sostenible como para garantizar una posición position in the market. Organizations appeal
en el mercado. Las empresas apelan a las to new strategies; most of them promote
distintas estrategias conocidas; sin embargo, following international tendencies, but they
cómo y con quién se pondrán en práctica ta- are not actually ready to put them into the
les estrategias es lo que asegura la diferen- praxis. Who and how all this theoretical so-
ciación, el valor agregado y el éxito. lutions can assure competitive advantages
and turn know-how a real capital.
Este artículo presenta un modelo de ges-
tión para los sistemas de operaciones de la This paper presents a management strategy for Palabras claves:
Gestión de opera-
PyME. En él se destaca la gestión de pro- the operative systems in small business. It em-
ciones, logística,
ducción con relación a la logística. Este phasizes on product and logistic administrations, PyMES.
modelo es resultado de una investigación as a result of a descriptive research previously
descriptiva realizada a un centenar de em- applied to a hundred of companies from differ-
presas de distinto tamaño. ent areas and sizes in the Colombian context.
Este artículo fue entregado el 26 de febrero de 2003 y su publicación aprobada por el Comité Editorial el 10 de
marzo de 2003.
MODELO DE GESTIÓN DE OPERACIONES PARA PYMES
Este artículo es la fundamentación teórica Este modelo se articula al trabajo que viene
y procedimental de instrumentos para el me- desarrollando el grupo de investigación de
joramiento de la gestión de producción y la EAN especializado en la Gestión de las
logística, particularmente diseñados para PyMES, tema amplio y variado. Hoy se han
pequeñas y medianas empresas. concretado y se están validando las herra-
mientas que permiten la conversión de las
Esta es una época de constantes cambios PyMES naturales en PyMES innovadoras,
donde los mercados, los productos y los capaces de enfrentar esta época.
competidores se transforman tan rápido que
las organizaciones colombianas difícilmen- En particular, el modelo de gestión de ope-
te responden a las nuevas circunstancias. raciones para PyMES es distinto al de la
Es realmente complejo mantener un nivel gran empresa, básicamente por los recur-
de competitividad lo suficientemente sólido sos tecnológicos utilizados, el lenguaje, la
y sostenible como para garantizar una po- estructura y la cultura bajo la cual opera el
sición en el mercado. Las empresas apelan modelo. Todas las empresas tienen que
a las distintas estrategias conocidas; sin comprar, transformar, vender y suministrar
embargo, cómo y con quién se pondrán en el bien o el servicio. Por lo tanto, plantear
práctica tales estrategias, es lo que asegu- un modelo significa proponer un conjunto
de requerimientos y acciones que permiten,
de manera sistemática y repetitiva, alcan-
zar este objetivo.
MARCO CONCEPTUAL
Los modelos
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ANDRÉS VELÁSQUEZ CONTRERAS
modelos. Son importantes porque éllos re- servicios de salida o resultantes de la orga-
presentan las interrelaciones, la estructura nización. Desde el punto de vista del siste-
y las funciones del sistema objeto de estu- ma, es el conjunto de materiales, fuerza de
dio; establecen el límite de su acción y per- trabajo, capital y tecnología que concretan
miten realizar pruebas variando sus com- la fabricación de un producto o prestación
ponentes, obteniendo como resultado una de un servicio.
mejor comprensión de las características de
la situación. La planeación de la producción: se ocupa de
la toma de decisiones relacionadas con los
Los modelos han permito realizar el análisis procesos de producción, de modo que los
de situaciones experimentales con acepta- productos o los servicios se ajusten a las es-
bles resultados, por su bajo costo y facilidad pecificaciones, a los plazos, a las cantidades,
de manejo. “Un modelo es una representa- al costo y a la calidad requeridas. Permite
ción cualitativa o cuantitativa de un proceso manejar exitosamente el factor humano, el
o una tentativa que muestra los efectos de capital y los materiales, permitiendo que la
aquellos factores que son importantes para organización alcance sus objetivos.
los propósitos que se consideran.”2
Las expresiones: gerencia de producción,
Al desarrollar un modelo, se recomienda dirección de operaciones, administración de
empezar por una versión sencilla y mover- operaciones, administración de producción,
se en forma evolutiva hacia modelos más planeación, programación y control de pro-
elaborados que se ajusten a la complejidad ducción, y gestión de producción, tienen
del problema real. Este proceso de enrique- profundas diferencias teóricas; sin embar-
cimiento del modelo permite planear su de- go, en el ejercicio gerencial son sutilezas.
sarrollo y hacer ajustes continuos.3 Para el caso de este artículo son expresio-
nes sinónimas.
La gestión
Logística
Gestión, acción de administrar, es decir,
hacer diligencias conducentes al logro de Desde el punto de vista de las operaciones,
un negocio; coloca al empresario frente a la logística es un conjunto amplio de activi-
un estilo gerencial más dinámico, orientado dades relacionadas con el movimiento y el
a los resultados.4 almacenamiento de materiales, productos
e información. Estas actividades se reali-
La gestión es un conjunto de acciones para zan para lograr dos metas comunes: alcan-
alcanzar un objetivo. En este sentido, es un zar un flujo continuo de las procesos, sin
concepto ambiguo con respecto a la admi- cuellos de botella y brindar un nivel acepta-
nistración, aunque con frecuencia son usa- ble de servicio a los clientes; por lo tanto es
dos de manera indistinta5 . En ocasiones la necesario gestionar un sistema logístico a
gestión apunta al proceso de toma de deci- bajo costo.7
siones6 ; en otras es aceptada como la con-
currencia de la ejecución, el análisis y el La logística es la disciplina que estudia,
control. En síntesis, la gestión es la interfase administra y gestiona integralmente las ac-
entre planeación-acción, acción-control y tividades de apoyo a una estrategia
control-planeación. organizacional, centrada en los procesos
de abastecimiento, traslado, almacena-
La producción miento, conservación y distribución de
materiales, productos e información, efec-
Es una función fundamental de toda orga- tiva y económicamente, siguiendo reglas
nización. Comprende aquellas actividades y políticas en cumplimiento y desarrollo del
relacionadas con la creación de bienes y objetivo corporativo8.
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MODELO DE GESTIÓN DE OPERACIONES PARA PYMES
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• Dirección y gestión .
• De producción.
• Logístico.
• De información.
• De seguimiento y control.
• Comercial.
• Talento humano.
• Financiero.
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MODELO DE GESTIÓN DE OPERACIONES PARA PYMES
GRÁFICA No. 1
LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA
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ANDRÉS VELÁSQUEZ CONTRERAS
Subsistema de operaciones
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MODELO DE GESTIÓN DE OPERACIONES PARA PYMES
GRÁFICA No. 3
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
DEMANDA
COMPETENCIA VARIABLE
OFERTAS
COMPRAS
INVENTARIO
PRODUCCIÓN PRODUCTO
TERMINADO
CAMBIOS EN
INVENTARIO MERCADEO
MATERIA
PRIMA
DISTRIBUCIÓN
LOGÍSTICA
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ANDRÉS VELÁSQUEZ CONTRERAS
La efectividad del sistema de logística radi- • Administrar todos los factores relaciona-
ca en el nivel de integración, sinergia y co- dos con el proceso de manufacturera y la
municación entre las unidades, la alineación logística.
con la estrategia y el balanceo del flujo de
las operaciones en el sentido de Goldratt. • Replanificar con mayor rapidez y certeza.
Igualmente se requiere de un modelo de
planeación y gestión, como el propuesto en • Facilitar el desarrollo integral del sistema
la Gráfica No. 5. de información.
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GRÁFICA No. 4
SUBSISTEMA DE OPERACIONES
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GRÁFICA No. 5
MODELO DE GESTIÓN DE OPERACIONES
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tamiento; esta comparación permitirá detec- Un ejemplo típico se puede observar en una
tar las discrepancias significativas que des- planta ensambladora de vehículos donde
encadenarán acciones correctivas. Así mis- por medio de una orden de producción se
mo, dicha información alimentará las bases fabrica determinada cantidad de modelos
de datos de los sistemas de planificación y de un vehículo. A medida que se agregan
programación para su utilización en el ciclo las diferentes piezas en la cadena de mon-
siguiente de actualización. taje se van cumpliendo etapas que se lle-
van reseñadas en la orden de producción y
La programación detallada de las operacio- así mismo el tiempo empleado en cada uno
nes internas del sistema actúa sobre órde- de los pasos. El producto final estará acom-
nes de producción y constituye un plan con pañado de una extensa orden de trabajo
mayor discriminación. La planeación de donde se podrá verificar el cumplimiento de
operaciones, por operar con un horizonte cada uno de los procesos.
extenso, se desarrolla a nivel agregado y
considera habitualmente tasas de produc- MODELO DE GESTIÓN LOGÍSTICA
ción medias. La programación debe desa-
rrollarse de manera correcta y, por consi- En las organizaciones, la logística es un
guiente, debe trabajar con los valores rea- elemento importante para enfrentar la nue-
les de las tasas. va economía; incluso fue indispensable para
una de las creaciones más antiguas del
Órdenes de producción hombre: las pirámides de Egipto.31 Imagi-
nemos por un momento el sistema de lo-
Las órdenes de producción y/o de trabajo gística para lograr este objetivo. De igual
son instrucciones específicas para la fabri- manera en cualquiera de los conflictos bé-
cación de un producto determinado. En la licos de la historia desde las batallas feuda-
mayoría de los casos, las órdenes incluyen les hasta las más recientes guerras, la lo-
información sobre las cantidades requeri- gística fue decisiva para el ganador. El tér-
das y su programación respecto al tiempo; mino logística recibió su actual sentido a fi-
estas solicitudes están constituidas por un nales de la Primera Guerra Mundial con la
original y varias copias de las que cada una aparición de las primeras teorías sobre lo-
de las dependencias involucradas en el pro- gística militar.
ceso archiva, permitiendo llevar el control
Sin embargo, la compilación de los trece li-
de las actividades, así mismo el tiempo
bros de El Arte de la Guerra32 del maestro
empleado en la actividad.
Sun Tzu, que se le atribuyen a Sun Wu,
general de la dinastía Chu, precedió a cual-
quier otro autor. Se estima que este legen-
dario texto data de dos mil quinientos años
a.C. La logística es tan antigua como el mis-
mo hombre y tan moderna como el compu-
tador. Su importancia radica en la orienta-
ción al cliente y su utilidad estratégica.
La logística es una “disciplina que se ha
convertido en una herramienta poderosa de
ventas”33 . Aplicarla conlleva aumento de la
competitividad. La logística es un argumento
comercial sinónimo de exactitud, velocidad
y reducción de costos, y como tal debe in-
cluirse urgentemente como un área
gerencial de soporte a las estrategias de la
organización.
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El tercer ciclo tiene como eje el plan de ven- A continuación se explicará la segunda parte
tas y propiamente la ejecución del mismo. del modelo de la Gráfica No. 5. Al lado de-
Cualquier plan de distribución puede verse recho se puede identificar el modelo de ges-
sobreestimado o falto de respuesta si las tión logística, constituido por:
ventas se concretan de manera distinta a
las planeadas, cuestión que generalmente - Plan estratégico de logística.
sucede; sin embargo, tener un plan de dis- - Plan maestro de logística.
tribución permite realizar los ajustes de - Gestión de inventario de materia prima.
mejor forma. En el mismo sentido, se ve - Plan de almacenamiento.
afectada la gestión de inventarios, almace- - Plan de compras.
namiento y transporte de producto termina- - Gestión de inventario de producto terminado.
do. Si se presenta escasez de cualquier - Plan de distribución.
producto, se afectará el cumplimiento del
plan de ventas y los ingresos esperados. Plan estratégico de logística
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La potencia y el éxito de una cadena de El control es aquella función del sistema que
abastecimiento, de un sistema productivo y proporciona en conformidad con el plan la
uno logístico, y en general de una organi- amortiguación de las variaciones de los re-
zación, radica en la confianza que brinde sultados del sistema dentro de límites per-
un SIC, independiente del grado de desa- mitidos. El estudio de modelos37 de proce-
rrollo tecnológico. El valor de relación es sos de control en condiciones de suma com-
interpretado como cohesión, que presupo- plejidad y elevado probabilismo correspon-
ne que si la densidad de la comunicación de la cibernética, ciencia del control y la
entre dos o más personas o dos o más pro- complejidad. La retroalimentación es infor-
cesos es mayor, mayor será el vínculo y por mación de retorno que debe convertirse en
lo tanto la integración. acciones que modifican la estructura inter-
na del sistema, los procesos que lo compo-
De acuerdo con la estructura de la PyME nen o su comportamiento.
colombiana, la organización en su estruc-
tura tiene cinco centros de información re- La medición o comparación con un
lacionados, a saber: parámetro es la manera más simple de ha-
cer control. Básicamente, la herramienta clá-
• Centro de gestión: se encarga de sica de evaluar son los presupuestos, pero
interrelacionar las diferentes actividades y esto no indica qué características son ne-
procesos con el objetivo de orientar a la cesarias en el propio mecanismo para ser
corporación hacia el logro de sus metas. efectivo, para explicar las desviaciones,
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ANDRÉS VELÁSQUEZ CONTRERAS
5
• Un modelo analítico con fundamentos ma- DOMÍNGUEZ MACHUCA, José Antonio. Direc-
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