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EVN – Escola Via Net

O início do ano letivo é o período que as escolas mais aproveitam
para organizar e preparar suas equipes para os novos desafios e
metas do ano.
Nesse momento não existe alternativa melhor que uma boa reunião
de equipe, pois é o momento em que gestores, diretores e
coordenadores sentam-se junto com seus colaboradores para passar
as novas diretrizes, os objetivos, motivar a equipe e ouvir as opiniões
de quem vai colocar a mão na massa e fazer o ano acontecer.
A equipe que planeja a reunião sonha com um momento incrível,
cheio de energia e de novas ideias onde todos estão motivados a
interagir e participar, mas quem já passou por essa situação sabe que
nem sempre é assim que a reunião realmente acontece.
Podemos listar algumas coisas que podem atrapalhar e muito esse
momento tão importante na visão da equipe gestora: conversas
paralelas, brincadeiras, negatividade, pessimismo, relutância em
aceitar mudanças, faltas, entre outras situações desagradáveis e não
raras de acontecerem em qualquer reunião de equipe.
Mas, você já pensou quais fatores podem gerar essas situações?
Colocar todas as pessoas envolvidas em um objetivo comum, mas
com pensamentos diferentes, em uma mesma sala, no mesmo horário
e fazer a discussão avançar por ordem de prioridade e não em grau
de polêmica é um grande desafio, e que pode se tornar ainda mais
difícil se a reunião não estiver bem sólida, ou não for conduzida com
maestria.
Para ajudar você na missão de fazer uma reunião de equipe incrível,
listamos aqui uma sequência de dicas que vão lhe ajudar muito nas
próximas reuniões que você tiver que planejar e conduzir.
Aproveite!

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SUMÁRIO

Reunião pra quê? 4

Construa uma pauta! 6

Tempo. 6

Horário. 6

Duração. 6

Periodicidade. 6

Construindo a pauta. 7

A Reunião. 9

Convocação. 10

Abertura. 10

Condução. 11

Ouvir. 11

Encerramento. 11

Dinâmicas de grupo. 12

Dicas de dinâmicas. 13

Juntos somos mais fortes. 13

O jogo do desafio. 13
 Reunião pra quê?

Fato é que a reunião precisa acontecer. Mas antes de tomar qualquer

atitude para que ela aconteça, é importante que você já tenha definido
de forma muito clara quais são os seus reais objetivos com esse
encontro. Essa definição é que vai guiar todas as suas próximas ações
rumo a uma reunião de sucesso.
É uma reunião motivacional para dar aquele gás no começo do ano?
Você quer apenas passar um comunicado, ou quer que sua equipe
colabore para chegarem juntos a uma solução? É uma reunião de
alinhamento ou integração de equipe?
Cada um desses objetivos precisa de uma programação e condução
diferente. Uma reunião motivacional é completamente diferente de
uma reunião para solucionar um problema em conjunto.
É importante se preocupar em deixar o objetivo muito claro para evitar
frustrações. Por exemplo, se a sua reunião tiver como objetivo pedir
mudanças, seja específico ao pedi-las. Objetividade e clareza trarão
resultados melhores para você e sua equipe.

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Tendo isso claro e definido, a próxima coisa que você deve pensar é
quem deverá ser convocado para essa reunião. Às vezes, menos é
mais. Você precisa que toda a sua equipe esteja presente ou apenas
algumas pessoas específicas? Definir isso é de extrema importância
pois faz com que a reunião seja mais produtiva e não tenha tantas
conversas paralelas, pois só os que estão realmente envolvidos
estarão presentes. Assim você não precisará lidar com pessoas
desinteressadas no assunto, o que deixa a condução da reunião um
pouco mais leve.
Só se lembre de deixar isso comunicado previamente de forma clara
para que os que não foram convocados não se sintam excluídos.
Se a sua reunião precisa envolver toda a equipe, considere fraciona-
la em dois ou mais encontros. A princípio você pode até achar que
dará mais trabalho, porém, perceberá que se justifica na
produtividade. Menos pessoas, mais fácil de todas participarem e
menos conversas paralelas. Isso ajudará muito, principalmente se a
sua reunião tiver a motivação de encontrar um resultado ou alcançar
um objetivo específico.

Com isso definido, vamos ao próximo passo. Essa é a etapa mais

importante para a construção de uma reunião que trará bons
resultados.

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 Construa uma pauta!

Agora que você já sabe o que e para quem comunicar, é hora de

colocar as ideias em ordem. A construção da pauta é um momento
importante, mas antes, é importante que você saiba de algumas coisas
que vão te orientar na construção dela.

Tempo.
Uma reunião produtiva não passa dos 30 minutos, depois disso, sua
reunião corre o risco de virar um “chá de cadeira” para sua equipe.

Horário.
Defina previamente o conteúdo baseado no horário que você fará essa
reunião. Recomenda-se que estas sejam feitas já no início da manhã
ou no final da tarde. Se não houver essa possibilidade, tome cuidado
com os contra turnos ou horários no fim do expediente, pois os
colaboradores podem ficar ansiosos para irem para casa e acabarem
participando menos por esse motivo.

Duração.
Respeite o horário de começar, e mais ainda, o horário de encerrar.
Defina previamente quando sua reunião começará e quando acabará.
Isso facilita que os participantes se programem melhor para a reunião.
Além disso, ajuda a manter a objetividade no assunto, já que ninguém
quer que ela se estenda mais que o previsto.

Periodicidade.
É importante que as reuniões tenham datas previstas para acontecer,
mas se algo surgir no caminho não deixe de marcar um encontro extra
para comunicar a equipe sobre eventuais mudanças. É importante que
a equipe gestora se manifeste antes que a “rádio peão” o faça.
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Construindo a pauta

O segredo para uma reunião de sucesso está na preparação, e essa

preparação começa com a construção da pauta, ou seja, um roteiro com
os assuntos que serão tratados. A construção da pauta é algo que
comumente cai no esquecimento, poucas pessoas acabam dando a
atenção necessária e esquecem que muito mais que uma simples
orientação dos assuntos para os participantes, a pauta é um momento de
preparação para a equipe gestora que conduzirá a reunião.

Planejar não só a sequência dos assuntos que ajudarão a chegar no

objetivo definido para o encontro, mas também os momentos de
intervenção dos participantes, ajuda a controlar melhor o tempo, o
raciocínio que você quer construir com a equipe e também, claro, a
qualidade com que essa informação vai chegar para os participantes.

O detalhamento desses passos ajuda a não esquecer de nada durante a

reunião, além de evitar falhas na previsão de horário, fazendo com que
ela fique inconclusa por ter assuntos demais, ou que falte algum material
ou arquivo de consulta durante o encontro.

Além de servir de guia para a reunião atual, a pauta, quando arquivada

como material de consulta, serve para ajudar na tomada de decisões
futuras e como orientação para novos colaboradores, tornando-se assim
parte da memória coletiva da instituição.

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Uma boa pauta tem informações como:

 O tema principal da reunião;

 O motivo e o objetivo;
 Data, horário e local;
 Os nomes de quem conduziu, secretariou e
participou;
 Os tópicos discutidos;
 Espaço para anotar quais as decisões tomadas
na reunião;
 Para cada decisão registrada, o ideal é constar
qual será a próxima ação e quem entre os
presentes é o responsável por ela.

Depois que a pauta estiver feita, leia com atenção e revise se os pontos
estão coerentes e se consta tudo que precisa ser discutido, pois é
importante que durante a reunião não se discuta nada que está fora
dela.

Feito isso, vamos ao próximo passo: as dicas para a reunião.

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A Reunião

Convocação.
Abertura.
Condução.
Ouvir.
Encerramento.

9
 A reunião

Convocação.
A reunião começa com a convocação, pois sua equipe precisa sentir-se
motivada a participar dela, e para isso, o ideal é que ao fazer o convite você
já disponibilize uma pauta preliminar, ou seja, uma versão reduzida da pauta
para que os convidados possam se preparar para debater os assuntos que
serão tratados e, se for o caso, sugerir novos assuntos para o encontro.

Isso, além de tratar da ansiedade das pessoas e possibilitar que elas já se

preparem para o que será discutido, também traz mais segurança e confiança
para a equipe que sente que o encontro já está sendo previamente planejado
e contando com a sua participação.

Um ponto importante sobre a convocação é a antecedência: quanto mais

você precisar que as pessoas se preparem para a reunião, antes você deve
convoca-las e entregar a pauta preliminar.

Abertura.
A abertura da reunião é um ponto que merece atenção, afinal, ela vai ditar o
sentimento inicial antes dos assuntos a serem discutidos, por isso, é importante
iniciar de forma leve. Cinco minutos antes de horário da reunião, puxe
assunto com os presentes. Conte algo positivo, algum resultado que alcançou
ou uma situação divertida, e estimule as pessoas a compartilharem as notícias
delas também. Quando a sala estiver mais cheia, compartilhem as boas
novas com os demais presentes.

Começar “quebrando o gelo” vai dar um tom positivo ao resto da reunião, o

que é muito importante de ser reforçado para que eventuais problemas e
negatividades fiquem de fora e não atrapalhem o desenvolvimento dela. Além
disso, você também pode fazer o uso da dinâmica de grupo (falaremos disso
mais para frente), ou até mesmo disponibilizar um café para a equipe.

Ao iniciar a reunião, comece falando de seu propósito e objetivo, e reforce a

importância de que a equipe siga a pauta.

10
 A reunião
Condução.
Conduzir a reunião, seguindo a pauta e mantendo a atenção da equipe é a
parte que exige mais jogo de cintura. Porém, seguindo os passos anteriores de
preparação, essa tarefa fica um pouco mais fácil de ser executada.
É importante que você peça para que alguém seja o secretário da reunião, ou
seja, uma pessoa responsável por acompanhar o andamento da reunião em
relação à pauta, tomar notas sobre as decisões e insights de cada tópico e
organizar os assuntos pendentes em um sumário.
A reunião não deve ser vista como uma sala de castigo, e sim como um
momento para discussões e insights, porém, atente-se para os temas não tão
conexos que podem surgir ao longo da reunião. Nesses casos, quando o
assunto for pertinente mas não estiver na pauta, notifique o secretário da
reunião para que este possa anotar no sumário de pendencias para uma
próxima reunião, após, prossiga com os pontos originais da pauta. Isso
reforça o objetivo do tema e a responsabilidade com o horário combinado
com os participantes.

Ouvir.
Apesar de a maior parte das reuniões ser realizada para que se comunique
algo aos demais, é importante que a reunião preveja e abra espaço para
ouvir o que os participantes têm a dizer. Você pode expor os assuntos e abrir
espaço para que a equipe possa se expressar. Preste atenção em todas as
ideias expostas e organize o tempo para que todos tenham oportunidade de
falar.
Você pode solicitar que as pessoas tragam sugestões de temas e formatos que
podem ser incluídos e aplicados nas próximas reuniões. Isso faz com que a
comunicação seja democrática e não focada apenas na visão da equipe
gestora, o que reforça a percepção de valorização dos profissionais e o
sentimento de equipe.

Encerramento.
Ao final da reunião é importante recapitular o que foi discutido e quais ações
que sucederão o encontro. Você pode solicitar que o secretário leia suas
anotações sobre as decisões tomadas de cada ponto da pauta. Isso reforça
que todos tenham o mesmo entendimento do que foi discutido e faz com que
todos saiam da reunião sabendo exatamente qual foi o resultado obtido nela.
E claro, não se esqueça de agradecer a presença e participação de todos que
compareceram.
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 Dinâmicas de grupo

As dinâmicas de grupo são comuns em alguns tipos de reunião. Elas

são usadas para descontrair ou integrar a equipe. Mas será que ela é
mesmo necessária?
Antes de qualquer coisa, tenha em mente que tudo que faz parte da
reunião precisa ter um objetivo, e a dinâmica não é diferente. Se o
objetivo é “quebrar o gelo”, descontrair ou integrar a equipe, você pode
avaliar a possibilidade de um café ou uma roda de conversa, pois
lembre-se sempre que nem todas as pessoas podem se sentir
confortáveis com a dinâmica, e esse desconforto não precisa ser gerado
sem uma real necessidade.
Se ainda assim você acredita que a dinâmica será uma boa opção para
sua equipe, selecionamos aqui duas dicas de dinâmicas com uma
mensagem legal para você usar em sua próxima reunião.

Dicas de dinâmicas

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 Dinâmicas!
Juntos somos mais fortes.
Material: um feixe de 16
varinhas (pode ser palitos de
churrasco).
Objetivo: união do grupo.
Coloque todas as varinhas em
um lugar de fácil acesso aos
participantes. Peça que um
dos participantes pegue uma
das varinhas e a quebre.
Possivelmente ela fará isso
com facilidade. Chame mais
um participante, mas para
esse, peça que quebre cinco
varinhas juntas em um só
feixe. Esse já terá um pouco
mais de dificuldade para
realizar a ação. Chame um
terceiro participante e peça
que ele quebre todas as
varinhas juntas, também em
um só feixe. Se ele não
conseguir, diga a ele que
pode chamar outra pessoa
para ajudá-lo.
Com isso, gere a reflexão
que juntos por um mesmo
objetivo e trabalhando
unidos, eles se tornam mais
fortes.
O jogo do desafio.
Material: uma caixa com
chocolates embrulhada em
papel; música.
Objetivo: desafios podem trazer
ótimas recompensas.
Reúna sua equipe em um
círculo, coloque uma música,
apresente a caixa e diga a todos
que há um desafio dentro da
caixa e que a pessoa que estiver
segurando quando a música
acabar, precisará realiza-lo.
Depois, aumente o som e peça
que os participantes passem a
caixa entre si. Quando parar a
música, pergunte para a pessoa
que está com a caixa se ela quer
ficar com a caixa ou passar para
outra pessoa, e reforce
perguntando se ela está mesmo
preparada para cumprir a
tarefa.
Se necessário, repita esse
processo até que alguém se
habilite a abrir a caixa. Quando
isso acontecer, reforce que ao
assumir um desafio, podemos
ter gratas surpresas.
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Gerir e manter a equipe alinhada não é uma tarefa fácil, mas
certamente é uma tarefa gratificante.
Nós do EVN queremos estar sempre ao seu lado ajudando você
nessa missão, pois acreditamos que ajudando você e sua
equipe a serem ainda melhores no que fazem, teremos uma
educação com mais qualidade, e consequentemente, um futuro
melhor.

Para isso, estamos sempre fazendo novos materiais para ajudar

você nessa missão.
Um deles é uma sequência de dicas gratuitas que você receberá
em seu e-mail durante uma semana sobre como gerir os novos
desafios que surgem em uma escola que está crescendo. Se
você quiser receber essas dicas, é só se cadastrar aqui.

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