INFORME AA2

CURSO: DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD

APRENDIZ: MAYRA ALEJANDRA RODRIGUEZ CORONADO

SENA

2018
 INFORME AA2
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un
informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación
y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de
“Diseño y patronaje”
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto,
debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de
la documentación.

SOLUCION
1. OBJETIVO: Este procedimiento se define para efectuar el control, la
elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros. La
empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas
de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para
su uso por parte de todos los usuarios.
.

2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos,

instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de
origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los
procesos. El procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de crear
o modificar un documento y finalización con la divulgación del documento por
parte del responsable del proceso.

3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este

procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de
Gestión.

3.1. Coordinador Trabajo: Asesora a los líderes de los procesos para la

gestión, control y administración del SGC en forma coherente,
congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.

3.2. Asistente – Practicante Profesional:

El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente

interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes
de la revisión para su aprobación.
 Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se
aprueben nuevamente.
-Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos.
-Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentren disponibles en la intranet.
-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables
-Se socialicen los documentos.
-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
-El control de los documentos en medio magnético, con el fin de
preservar y proteger la información
-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan
en este documento.
-Se mantenga Actualizados los listados maestros.

3.3. Líderes de Proceso

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el

procedimiento establecido sobre la creación, actualización o
anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES

S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta
en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen
mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO

Política

Mapa de procesos

Procedimientos - instructivos

Manuales - Matrices

Protocolos - Programas

Formatos – Fichas y Guías

4.2. DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de

formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación
impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso
envía una copia en medio digital al proceso de gestión de
publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su

aprobación la empresa empleara los inventarios de formatos impresos
hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas

de actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por
Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento
y documentar sus resultados.

Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad

o la tarea se adecuó al proceso correspondiente.

No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado

(salvo en casos especiales) y dejada constancia de todas las
circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y

estar en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un
papel, como un material fotográfico o similar. Son registros
electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser

modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y
cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las
modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal
encargado, en el caso delos registros impresos y en los registros
digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona

encargada de esto, garantizando que se respeten los procedimientos
y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra
 parte, la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros
que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

 Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

 Exactos: debe ser verificado.

 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del
tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena.

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
5. DESCRIPCION DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

1 Líder del Elaborar borrador del documento y

Identifica necesidad de proceso enviar por correo a la Directora del
Departamento de biblioteca con copia al
creación o mejora de Profesional de Apoyo de corrección de
documento. estilo par su respectiva revisión.

2 Corrector de Las correcciones de ortografía y sintaxis

Revisa la adecuación de estilo se hacen de manera directa en la
la documentación documentación en los casos
problemáticos para la interpretación del
sentido el corrector enviara sugerencias
y comentarios al líder del proceso para
que intervenga en el texto antes de su
envió como versión final l Sistema de
Gestión de la Calidad.
De cualquier manera el corrector hará
llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
3 SI Líder del En caso de requerir ajustes en partes
La
Modifica y envía proceso problemáticas para la interpretación el
documentació nuevamente al líder del proceso hara las
n requiere
modificaciones en las partes indicadas
ajustes? corrector por el corrector y le enviara nuevamente
NO el documento modificado al corrector de
estilo.
4 Líder del Enviar por correo al Coordinador de
Solicita y justifica F-SO-OH-12
SOLICITUD DE proceso Salud, Seguridad e Higiene en el
creación, mejora o CREACION Y Trabajo con copia a la profesional de
anulación de MEJORA O Apoyo del SG-QHSE el formato solicitud
ANULACION DE
documento. DOCUMENTO
de creación, mejora o anulación de
documento F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión del corrector
1 de estilo)
5 Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la
1 Apoyo SG- necesidad de crear, modificar o anular
QHSE el documento.

Revisa solicitud y Auxiliar del

verifica necesidad SG-QHSE

6 NO Informa al
Coordinador Si es una solicitud de anulación, se
del Área de registra y el proceso termina.
Aprobada líder del Salud, Cuando se considere necesario define
proceso Seguridad e la intervención de un experto a fin de
Higiene en el retroalimentar el documento antes de su
Trabajo aprobación final.
SI Según corresponda se presenta al
3 Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.
7 Auxiliar del Se diligencia la parte 2 del registro
SG-QGHSE Solicitud de Creación, Mejora o
Registra Aprobación En La Solitud De
Anulación del Documento F-SO-OH-12,
Creación, Mejora O Anulación De marcando la casilla de aprobado,
Documentos Diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

8 Profesional de Para el caso de creación de

Apoyo SG- documentos se realiza la respectiva
QHSE codificación y para mejora se actualiza
Codifica y/o actualiza la versión la versión.
Auxiliar del
SG-QHSE

9 Coordinador Al editar los documentos se deben

del Área de registrar las firmas de elaboro, reviso y
Salud, aprobó, si aplica. El Coordinador del
Emite y Aprueba documento Seguridad e Área de Salud Ocupacional informa al
Higiene en el líder sobre la aprobación del
Trabajo. documento.

Profesional de Una vez firmados los documentos se

Apoyo SG- identifican con Copia No Controlada, se
QHSE. graban en PDF (No Aplica para
formatos) y se adaptan en el aplicativo
Auxiliar del disponible.
SG-QHSE

10 Profesional de Se publican los nuevos documentos en

Retira de Intranet los
documentos obsoletos
Apoyo SG- la Intranet.
QHSE
Al documento físico se le coloca el sello
de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye
la versión anterior.
11 Profesional de Actualizar Listado Maestro Control De
Actualiza Listado Listado Maestro Apoyo SG- Documentos F-SO-OH-13
Maestro Control de Control de QHSE.
de Documentos Documentos Auxiliar del
SG-QHSE

2
2 Coordinador Se comunica al líder que el documento
12
del Área de se encuentra liberado y se autoriza su
Salud, uso.
Seguridad e
Socializa con el líder del
Higiene en el
proceso y/o funcionario que Trabajo.
realizo solicitud.

13 Líder del Informar los cambios de la

Aplica documento en el Proceso documentación a los participantes del
proceso.
proceso correspondiente
Socializa el contenido de los
3
documentos a fin de garantizar su
debida aplicación.
FIN

5.2. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE

REGISTROS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
INICIO

2 Coordinador de Los lidere de proceso con apoyo

Identificar los registros a Gestión en Salud, del Coordinador del Área de
controlar Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene en
Higiene en el el Trabajo identifican los
Trabajo. registros incorporados en el
Sistema de gestión en Salud,
Líderes de Seguridad e Higiene en el
procesos Trabajo.
3 Líderes de Enviar por correo al Coordinador
NO procesos de Gestión en Salud, Seguridad
Hay e Higiene en el Trabajo con
1 copia a la Profesional de Apoyo
SI Solicitud
del SG-QHSE el formato
solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de documento F-SO-
 OH-12 junto con el documento
sometido a consideración.

4 Coordinador de Revisar la solicitud y evaluar la

Revisar solicitudes o Gestión en Salud, necesidad de crear, modificar o
necesidades de registros Seguridad e anular el documento.
Higiene en el
Trabajo.
5 Coordinador de Si es una solicitud de anulación,
Gestión en Salud, se registra y el proceso termina.
Informa al Seguridad e
Aprobación líder del Higiene en el Cuando se considere necesario
de solicitud Trabajo. define la intervención de un
proceso
o necesidad experto a fin de retroalimentar el
de registros documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se presenta

al Consejo Directivo para que
autorice la creación, Mejora o
anulación.

6 Coordinador de El Coordinador de Gestión en

Se autoriza y controla los Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en
registros Seguridad e el Trabajo actualiza los registros
Higiene en el que se generaron cambios o
Trabajo. nuevos documentos
relacionados con la estructura
de los documentos del SG-
QHSE.
7 Coordinador de Coordinador de Gestión en
1 Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en
Seguridad e el Trabajo establece criterios
Establecer criterios de Higiene en el sobre los registros del
control de registro Trabajo. SG.QHSE.

8 Coordinador de Actualizar Listado Maestro

Actualización del Listado Gestión en Salud, Control de Documentos F-SO-
Listado Maestro Maestro de Seguridad e OH-13
Control de Higiene en el
Documentos Trabajo.
 9 Socializa con el líder del Coordinador de Se comunica al líder que el
Gestión en Salud, documento se encuentra
proceso y/o funcionario que
Seguridad e liberado y se autoriza su uso.
realizo solicitud.
Higiene en el
Trabajo.

1
10 Líder del proceso Informar los cambios de la
1 documentación a los
participantes del proceso.

Socializa el contenido de los

documentos a fin de garantizar
Aplica documento en el
su debida aplicación.
proceso
correspondiente

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Intranet/Proceso Gestión
CREACION, Gestión en Salud, en Salud, Seguridad e
MEJORA O
ANULACIONNDE
Seguridad e Higiene Higiene en el Trabajo y/o
DOCUMENTOS en el Trabajo/ Líder Aplicativo del Sistema.
del Proceso.
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Intranet/Proceso Gestión
MAESTRO Gestión en Salud, en Salud, Seguridad e
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Seguridad e Higiene Higiene en el Trabajo y/o
en el Trabajo/ Aplicativo del Sistema.
Profesional de
Apoyo.