Design Thinking em eventos
SUMÁRIO
Sumário����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 2
O que é o Design Thinking������������������������������������������������������������������������ 3
O que aprender com o Design Thinking?���������������������������������������������� 4
Entenda a metodologia do Design Thinking���������������������������������������� 5
Os Pilares do Design Thinking������������������������������������������������������������� 5
Premissas para aplicar o Design Thinking no planejamento
estratégico de eventos������������������������������������������������������������������������������ 6
Passo a passo para aplicar o Design Thinking no planejamento
estratégico de eventos������������������������������������������������������������������������������ 7
Fase 1 – Descoberta������������������������������������������������������������������������������ 7
Fase 2 – Definição���������������������������������������������������������������������������������� 7
Fase 3 – Desenvolvimento ������������������������������������������������������������������� 8
Fase 4 – Entrega������������������������������������������������������������������������������������� 8
Resultados reais e satisfação atingida������������������������������������������������� 9
Entenda como os grandes eventos constroem expectativa do
público���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10
Vantagens em estreitar relacionamentos��������������������������������������� 11
Posicionamento da estratégia de marketing���������������������������������� 12
Processo de motivação dos colaboradores������������������������������������ 13
Identificação da empresa como inovadora no mercado��������������� 13
Desenvolvimento de um ambiente descontraído�������������������������� 14
Saiba como criar experiências incríveis em eventos corporativos
������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 15
Ofereça experiências gastronômicas����������������������������������������������� 16
Compartilhe essas dicas :-)
Aposte em tecnologia e interatividade������������������������������������������� 17
Invista na cenografia��������������������������������������������������������������������������� 18
Ofereça uma internet com qualidade���������������������������������������������� 18
Novidades tecnológicas que são tendência na organização de um
evento����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19
Venda de ingressos online����������������������������������������������������������������� 20
Projeção mapeada������������������������������������������������������������������������������� 20
Aplicativo para o evento�������������������������������������������������������������������� 20
Realidade Virtual��������������������������������������������������������������������������������� 21
Smartphones���������������������������������������������������������������������������������������� 21
Redes sociais���������������������������������������������������������������������������������������� 22
Dicas para lidar com prazos curtos na produção de eventos������� 23
Mantenha uma checklist atualizada������������������������������������������������� 24
Divida as tarefas entre a equipe������������������������������������������������������� 24
Seja organizado������������������������������������������������������������������������������������ 24
Utilize ferramentas de auxílio����������������������������������������������������������� 24
Faça o borderô������������������������������������������������������������������������������������� 24
Como manter seus participantes engajados mesmo após o
término do seu evento?��������������������������������������������������������������������������� 26
E qual a importância disso?���������������������������������������������������������������� 27
Como posso fazer isso?����������������������������������������������������������������������� 28
Sobre o Aprende A���������������������������������������������������������������������������������� 31
Sobre a mobLee����������������������������������������������������������������������������������������� 32
2
Design Thinking em eventos

O QUE É O
DESIGN THINKING

S
omos adestrados para resolver problemas, algo tão natural que,
em muitos casos, nem percebemos. As fórmulas nos são dadas,
os problemas são apresentados e temos que sair de uma situação
problemática para uma solução, quase que como um passe de mágica.

Quando pequenos, as escolas nos cobram isso nas provas, trabalhos

e disciplinas separadas, cada uma com um foco específico. Esse
adestramento nos ajuda até certo ponto. Com o passar do tempo,
os desafios ficam mais complexos e os problemas maiores e
mais impactantes e, ainda assim, somos cobrados por problemas
resolvidos como mágica.
Design Thinking em eventos Compartilhe essas dicas :-)

O QUE APRENDER COM O

DESIGN THINKING?

O
Design Thinking é uma abordagem que nos ajuda mudar o
nosso estado mental e nos estimula a resolver problemas
com novas perspectivas, encontrar soluções e dar respostas
colocando sempre as pessoas no centro das decisões e envolvendo-as
em todo o processo, desde o entendimento, até a entrega das soluções.
Nunca se falou tanto em performance, produtividade, fazer cada vez
mais, gastando cada vez menos. A exigência por resultados mais rápidos
e equipes com metas audaciosas só fazem aumentar a tensão e afastar
o “pensar” de forma criativa e planejada.
necessidades do público em um evento, entender possibilidades para
um evento impecável com soluções que atenda a todos e, com isso,
apresentar resultados em um curto espaço de tempo.
Envolve co-criação, trabalho em equipe, ideação, prototipação, testes e
muito mais. Você pode aplicar sem necessitar de ferramentas complexas
ou processos meticulosos. Basta juntar os envolvidos, ter um quadro ou
papel e canetas, boas ideias e já é possível obter melhoria nos resultados
obtidos ou a solução para um problema existente.
Quer saber mais sobre Design Thinking? Conheça este curso online.

Essa metodologia extremamente produtiva e eficaz une a

sensibilidade dos designers para encontrar as verdadeiras
necessidades das pessoas e fazer com que aquela ideia seja
economicamente viável. É uma ótima alternativa para mapear

4
Design Thinking em eventos

ENTENDA A METODOLOGIA
DO DESIGN THINKING

Os Pilares do Design função do que se constrói. para que o pensamento e

A base principal dessa abordagem é capacidade de entendimento se
Thinking
pautada por três pilares: a Empatia, multiplique exponencialmente;
a colaboração e a experimentação.
O Design Thinking surgiu de um
Experimentação
problema também, pois uma das
Empatia Significa sair do campo das ideias,
grandes dúvidas que levaram
É se colocar no lugar do outro da fala. Construir e testar soluções
ao Design Thinking é: somos
e buscar uma conexão com os para evitar problemas na fase de
cobrados por respostas o tempo
sentimentos, necessidades e implementação. É o momento de
todo, mas em qual momento nos
percepções dos usuários; prototipar e testar as soluções
ensinam a fazer perguntas?
geradas para receber feedbacks
Colaboração e percepções importantes para
O Design Thinking busca o
Envolver pessoas e stakeholders implementar com mais relevância
resgate da forma como um
para a construção de soluções por e valor percebido.
designer pensa para chegar em
diversos pontos de vista. Significa
novas soluções, centradas nas
pensar conjuntamente, co-criar
pessoas, conectando a forma e a
em equipes multidisciplinares
PREMISSAS PARA APLICAR
O DESIGN THINKING NO
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
DE EVENTOS
Quando se fala de qualquer desafio, seja ele o desenvolvimento de
um novo produto, solução ou até mesmo um evento, a abordagem
estimula que:

A equipe entenda o contexto do evento;

Entender o público e quais as necessidades deles;
Pensar e mapear soluções para demandas do evento,
a partir das necessidades do público;
Realizar testes para errar de forma barata e na hora certa
e, assim não comprometer a realização do evento, visando uma
implementação mais assertiva e com maior valor agregado.

6
Design Thinking em eventos Compartilhe essas dicas :-)

PASSO A PASSO PARA APLICAR O DESIGN

THINKING NO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
DE EVENTOS

T
udo começa com um desafio de design, por exemplo: Além disso, é importante que a equipe mapeie a jornada de interação
“Como podemos melhorar a experiência dos convidados e entre os usuários e a empresa, respondendo o roteiro:
participantes do evento?”. Este desafio deve ser o foco da
aplicação de todo processo que tem 4 fases. Quais são os momentos que os usuários vivenciam, antes,
durante e depois do evento?
Fase 1 – Descoberta Quais são as ações dos usuários?
Quais são os pontos de contato ou as evidências que os usuários
interagem antes, durante e depois do evento?
Nela, a equipe que está desenvolvendo o evento deve mergulhar na
Quais são as sensações vividas em cada um desses momentos?
vida das pessoas que são o foco da solução, entrevistando participantes
de eventos anteriores e semelhantes ao que está sendo criado.
Todas essas respostas são mapeadas em uma jornada de diagnóstico
e, com base nisso, é possível identificar oportunidades de melhorias
Nesta etapa, é preciso entender quais são os objetivos da empresa
para o evento, por exemplo:
que está promovendo o evento, mapear necessidades do público,
expectativas e desejos dos envolvidos.
Como podemos melhorar o processo de compra do ingresso?
Como podemos melhorar a compra de comidas e bebidas?
Essa é uma das etapas mais importantes dessa construção, pois é a
base das informações necessárias para todo o projeto.
Essas oportunidades são estímulos para a geração de ideias, que
começa na próxima etapa, a de Desenvolvimento.
Fase 2 – Definição
Aqui, a equipe utiliza toda a informação para identificar quem são as
personas que serão o foco do evento, ou seja, quais são os grupos e
tipos de perfis de pessoas que se engajarão com a iniciativa.

7
Fase 3 – Desenvolvimento
É a etapa em que a equipe começa a pensar soluções com base em
sessões de geração de ideias e brainstorming.
Aqui a equipe se reúne, envolve pessoas e diferentes stakeholders,
como por exemplo, potenciais clientes, fornecedores, parceiros e
gestores para que todos os aprendizados gerados até o momento
sejam compartilhados e alinhados e sejam a base para a construção
das soluções. Aqui o que importa é a quantidade, quanto mais ideias,
melhor!
As ideias geradas passam para a última etapa, a Entrega.
Fase 4 – Entrega
Aqui a equipe seleciona as ideias com base em critérios estratégicos,
como: tempo de implementação, impacto na vida dos clientes,
diferenciação, etc. Essas ideias selecionadas viram protótipos, ou
seja, evidências que ajudem na visualização e teste das ideias, para
que, antes de se implementar o evento, a equipe possa construir um
contexto controlado e em menor escala e envolver mais stakeholders
para receber testes e feedbacks.
Com base nesses testes, a equipe deve construir e entregar uma nova
jornada ideal do evento, combinando as ideias e considerando os
pontos de melhoria.
Diferente da jornada de diagnóstico, que mostra uma foto das
relações, ações e interações que existem atualmente, a jornada de
entrega é baseada no evento ideal e nela devem ser respondidos
pontos como:
Como deve ser o evento ideal?
Quais são os momentos, novos e antigos, que devem existir?
Quais são os pontos de contato e as evidências que devem ser
adicionados ou mantidos com o objetivo de proporcionar uma melhor
experiência para as pessoas?
Toda essa construção, com base no entendimento das pessoas e
dos processos, gera um guia de como o evento deve acontecer para
proporcionar melhores momentos e melhores contextos de serviço,
ajudando a empresa e gerando mais valor para os convidados e
participantes.
8
Design Thinking em eventos

RESULTADOS REAIS
E SATISFAÇÃO ATINGIDA

D
e maneira geral, por ser centrado nas pessoas, o Design
Thinking ajuda em um entendimento profundo do público,
na identificação das suas necessidades e, com isso, é possível
identificar, avaliar, entender e tornar possível e aplicável ao que o cliente
precisa para tornar o evento uma experiência inesquecível.

Com o Design Thinking, não existe mais o “achismo” ou “eu tive uma
ideia”, mas sim nós temos a certeza que o evento será cada vez melhor
já que foi possível entender e estudar diretamente com o cliente o
que realmente pode ser uma experiência única, com ideias pensadas
coletivamente e lapidadas em equipe.

Isso é a base de um evento único, com as melhores ideias geradas,

aplicadas, executadas e testadas!
Design Thinking em eventos

ENTENDA COMO OS GRANDES

EVENTOS CONSTROEM
EXPECTATIVA DO PÚBLICO

G
randes eventos aumentam o processo de engajamento com
a empresa. Por isso, torna-se muito importante conhecer os
benefícios dos eventos corporativos em diferentes situações.
A expectativa do público é construída gradativamente de acordo com
o envolvimento emocional de tudo aquilo que será vivenciado.

Além de uma boa estratégia de relacionamento,

o planejamento de atividades também representa a oportunidade
de mostrar profissionalismo e credibilidade. Não importa qual seja
o perfil dos participantes, o que faz toda diferença no resultado
final é conhecer detalhadamente o objetivo principal da ação.

Quer saber mais sobre o assunto? Vamos mostrar a construção

do engajamento com o público e suas principais expectativas em
relação a um evento grandioso.
 Compartilhe essas dicas :-)

Vantagens em estreitar relacionamentos

Quando somos convidados para uma grande festa, a ansiedade

começa a surgir já nos preparativos, como na escolha do traje
adequado e a curiosidade sobre as surpresas escolhidas pelos
organizadores. Em um evento corporativo não pode ser diferente. É
preciso envolver o público, de forma certeira, para despertar um maior
envolvimento com tudo o que será apresentado.

Dessa forma, você cria engajamento e ainda consegue ter uma boa
noção sobre a expectativa dos participantes. Outro ponto essencial é
que conhecendo os interesses específicos de cada inscrito, torna-se
possível direcionar as atividades para atender as necessidades iniciais.
Mostrar a marca com um posicionamento inovador, seguro e confiável
faz muito diferença no momento de estreitar relacionamentos.

Assim, além de aumentar o networking, a estratégia bem elaborada

impressiona as pessoas e contribui para o fortalecimento do negócio.
Não se trata apenas de entregar tudo o que realmente é prometido
durante a divulgação do evento. Elementos surpresas ajudam a tornar
a marca comentada entre o público em pontos estratégicos, como
em redes sociais.

11
Design Thinking em eventos

Posicionamento da estratégia de marketing

Eventos de grande porte funcionam como uma ótima oportunidade

para mostrar seus principais diferenciais. Pense na estratégia de
marketing em detalhes e converse com todos os envolvidos para
identificar os objetivos principais da atividade.

Seja a apresentação de um novo produto, uma feira, palestra ou

um workshop, o que determina seu sucesso é o conhecimento
do público-alvo, a divulgação direcionada e a programação escolhida
para entreter. Estabeleça metas em cada etapa do processo de
organização. Observe como seus concorrentes lidam com as
atividades direcionadas aos participantes em geral.

Assim, você terá uma espécie de termômetro para criar a expectativa

em torno do grande dia. Conseguir impactar as pessoas envolve muita
pesquisa e extrema dedicação. Saiba reconhecer o que realmente
funciona diante de uma oportunidade existente no segmento de atuação.

A criatividade é uma importante aliada nesse momento. Evite apenas

repetir os formatos considerados engessados no mercado. Alternativas
selecionadas especificamente para a ocasião surpreendem o público e
ganham repercussão positiva em longo prazo.
Design Thinking em eventos
Processo de motivação dos colaboradores
De nada adianta atingir o público correto se a equipe de
colaboradores não estiver motivada adequadamente. Com a correria
da rotina de trabalho e o excesso de afazeres, muitos funcionários
acabam entrando em um modo mecânico de operar. Para evitar que
situações assim aconteçam é preciso investir em reflexões sobre o
conceito determinado pela empresa.
Afinal, todos precisam conhecer profundamente os valores e a
missão oficial do negócio. Em projetos ou eventos específicos, torna-
se essencial uma produtividade exemplar. Por isso, invista em uma
programação diferenciada para a equipe interna. Além de ter um
efeito rápido de motivação, ainda podem surgir novas ideias sobre o
andamento do trabalho diante do aumento de interatividade.
Além de tudo, a ação ainda ajuda no relacionamento entre os
colaboradores e faz com que todos se sintam prestigiados.
Funcionários felizes costumam produzir com mais qualidade e em
grande quantidade.
Compartilhe essas dicas :-)
Identificação da empresa como inovadora no
mercado
O posicionamento de uma marca em sua área de atuação diz muito
sobre as expectativas do público. Ao conhecer outras atividades
proporcionadas pela mesma empresa, cria-se certa ansiedade sobre
qual será o próximo passo. Afinal, quando você aposta em pontos
surpreendentes nos eventos, desperta um relacionamento direto com
as emoções dos envolvidos.
Atualmente, a competitividade de mercado pede estratégias cada vez
mais elaboradas. Por isso, mostre tudo o que se torna diferencial e atrativo
aos olhos dos participantes. Uma boa forma de se tornar uma marca
inovadora é apostar na comunicação adequada do trabalho. Desenvolver
um aplicativo para o seu evento é uma excelente forma de manter um
contato direto com os inscritos e valorizar ainda mais a experiência.
Priorize lançamentos de produtos em formatos interativos, por
exemplo. Assim, os potenciais compradores conseguem tirar todas as
dúvidas e testá-los pessoalmente antes de tomar a decisão final.
Outra dica de sucesso é incluir elementos no material de
divulgação que tornem seu evento viral na internet. Uma campanha
compartilhada nas redes sociais alcança um número incontável de
pessoas e faz a atividade ser lembrada e reconhecida.
13
Design Thinking em eventos

Desenvolvimento de um ambiente
descontraído

O estilo descontraído inserido em eventos incentiva a descontração

entre os participantes e a criatividade. Saber que existe um local onde
todos se sentem confortáveis e felizes abre caminho para um maior
envolvimento do público. Ofereça a chance de desfrutarem o que a
programação desenvolveu de melhor. O grande segredo está em um
planejamento detalhado e repleto de ações direcionadas.

Todos os fatores precisam ser alinhados cuidadosamente para criar uma

verdadeira experiência associada ao objetivo da marca. Impressionar as
pessoas certas traz muitos benefícios ligados a engajamento.

Dessa forma, o evento ganha uma série de postagens em redes

sociais em tempo real, por exemplo. Fotos, comentários e vídeos
do ambiente despertam interesse e ainda mostram o que está
funcionando perfeitamente e os pontos que precisam de melhorias.

Em outras oportunidades de organizar uma ação, você pode utilizar

o feedback como um grande ponto de partida para as preferências
dos participantes. Guarde as melhores avaliações online para ajudar na
construção do cronograma oficial.
 Compartilhe essas dicas :-)

SAIBA COMO CRIAR

EXPERIÊNCIAS INCRÍVEIS
EM EVENTOS CORPORATIVOS

B
em mais do que a presença dos convidados em um evento
corporativo, espera-se engajamento e participação do público.
O seu envolvimento é de fundamental importância para
atingir os objetivos propostos e ter um evento bem-sucedido.

Assim, se você pretende realizar a gestão de eventos

corporativos, é necessário estar 100% antenado nas
novidades para proporcionar uma experiência totalmente nova e
incrível aos participantes.

No texto de hoje daremos algumas dicas de ações que podem dar

bons resultados em eventos corporativos e gerar engajamento
com o seu público.

15
Design Thinking em eventos

Ofereça experiências nacionalidade específica, tais para transitar no evento e melhorar

como a cozinha nordestina, o networking. Afinal, este é
gastronômicas
japonesa, tailandesa, indiana etc. um dos objetivos dos eventos
corporativos, não é mesmo?
Todo mundo gosta de ser
Os buffets de eventos
bem servido e contratar
corporativos tendem a ser mais Calculadora de coffee
um bom buffet é essencial
tradicionais, porém, dependendo breaks e happy hours
para garantir que seu evento
da ocasião, é possível alinhar Os momentos de coffee break
atenda às expectativas do
a necessidade de formalidade e happy hour em eventos são
seu público. É possível ir além
com uma cozinha temática e considerados cada vez mais
daquele coquetel tradicional e
pratos típicos. Com certeza os importantes, já que são o
oferecer aos seus participantes
participantes ficarão curiosos para espaço para que os participantes
um cardápio diferenciado.
prová-los, além de deixar o menu possam interagir e realizar
do evento muito mais atrativo. networking. Imagine se, nesse
Para isso, saia do comum, mas
momento, acaba a comida
procure por opções viáveis e que
Finger foods e a bebida? Por isso, para
agradarão ao paladar de grande
Se o evento for mais você evitar que os participantes
parte das pessoas. Pesquise por
descontraído, invista em um do seu evento passem fome ou
tendências em gastronomia e
cardápio finger foods. Ao pé da que comida seja desperdiçada,
quais as melhores formas de
letra, o termo se refere a comidas criamos a calculadora de coffee
servir o seu público. Veja algumas
em que se utiliza os dedos para breaks e happy hours gratuita.
sugestões abaixo.
ingerir, que dispensam talheres e
até mesmo uma mesa e pratos.
Cozinha temática
Uma boa ideia é investir em
Esse estilo de comida proporciona
cozinhas regionais ou de alguma
maior liberdade aos participantes
Design Thinking em eventos
Aposte em
tecnologia e
interatividade
Com o avanço dos meios
tecnológicos, cada vez mais
os eventos corporativos se
apropriam de ferramentas e
dispositivos para trazer mais
interatividade aos convidados.
O mais interessante nessa
questão é a possibilidade de
poder estender o evento a um
público que está em outros
locais, sem necessariamente ter a
presença física.
Veja abaixo alguns exemplos de
tecnologia que podem auxiliar
na hora de criar uma experiência
incrível aos seus participantes.
Video mapping
Apesar do nome não ser tão
comum, você provavelmente já se
deparou com algumas projeções
em área externas de algum
evento, corporativo ou não. O
video mapping é exatamente essa
projeção de elementos audiovisuais
em paredes, fachadas ou objetos.
Não existe uma regra: é possível
usar tanto em locais fechados
quanto em áreas externas.
Além disso, a técnica pode ser
usada para trazer elementos da
identidade visual da empresa e
auxiliar na decoração da festa
ou confraternização.
Outro ponto a ser levado em
consideração, é a distância entre
os participantes e o telão. Você
já assistiu a uma palestra e
teve dificuldade para enxergar
o conteúdo da apresentação?
Talvez a organização
tenha deixado os participantes
muito distantes do palco, por
Compartilhe essas dicas :-)
isso, é importante calcular
Realidade Virtual
corretamente essa distância. A
As câmeras 360º e os óculos de
nossa calculadora de distância
realidade virtual estão fazendo
entre telão e plateia pode te
muito sucesso e se popularizando.
ajudar nessa!
Por que não proporcionar essa
experiência no seu evento?
Aplicativos
Hoje o uso de aplicativos já é uma
A grande vantagem de contar
verdadeira febre devido às suas
com uma tecnologia desse porte
facilidades e comodidade.
é conseguir que os próprios
participantes compartilhem o que
Através de um aplicativo é
está acontecendo, aumentando
possível realizar o convite,
a visibilidade e a popularidade do
apresentar o ingresso de entrada
seu evento.
ao evento, disponibilizar mapas
para chegar ao local, realizar
Obviamente, é necessário que o
sorteios, pedir feedbacks,
uso da tecnologia seja aliado ao
avaliações e muito mais.
seu objetivo. Seu uso indevido
Os aplicativos são totalmente
pode, inclusive, atrapalhar e
personalizados para a finalidade
causar problemas de repercussão.
do seu evento e, no caso da
gestão de eventos corporativos,
eles podem se tornar grandes
aliados para conseguir interação e
participação do seu público-alvo.
17
Design Thinking em eventos
Invista na cenografia
Um ambiente bem decorado e
receptivo é essencial em qualquer
tipo de evento. Por isso, contrate
uma empresa responsável por
decoração e adéque a cenografia
para o propósito e o estilo do evento.
A cenografia contribui para a
sensação que os participantes terão
ao entrar no local, trazendo o tom
que você precisa para o seu evento.
Locais alternativos
Uma boa dica para quem quer
investir na cenografia e trazer uma
experiência completamente nova
é arriscar em locais alternativos.
Parece loucura, mas até mesmo a
estrutura de um avião antigo já foi
utilizada como local para realizar
um evento. Assim, para conseguir
sair do comum sem errar na
escolha do lugar, fique atento aos
objetivos da sua empresa e à sua
carta de produtos.
Alguns exemplos bacanas de
locais que podem ser explorados
são os terraços e jardins, que
são ótimos para trazer temas de
sustentabilidade e responsabilidade
social. Unidades móveis também
podem ser muito interessantes,
ainda mais se você puder fazer um
tour com seus participantes.
O importante é pesquisar
e pensar fora da caixinha
para encontrar o local ideal,
considerando todas as
necessidades que ele precisa
atender, tais como capacidade
para o número de pessoas,
adequação para luz, som, cozinha,
entre outros.
Decoração temática e
ambientação
Outra forma de chamar atenção
Compartilhe essas dicas :-)
para o seu evento corporativo
sem necessariamente ter ideias
mirabolantes é apostar em uma
decoração temática com uma boa
ambientação.
É possível alinhar os enfeites,
buffet, as luzes e som para que
componham o tema da festa.
Vamos tomar como exemplo
uma festa que tem como tema o
lançamento de um produto para
ser usado no verão. Nesse caso,
a decoração poderia remeter a
uma praia, com coqueiros, areia
e clima quente para que, de fato,
os participantes se sintam no
verão e prontos para utilizar o
seu produto. Além disso, podem
ser servidos drinks com água de
coco e incluir frutos do mar no
cardápio.
Isso é só uma breve
exemplificação de como tornar
o seu evento corporativo uma
experiência muito interessante
e marcante aos participantes.
Considere seu budget, seu
público-alvo e seu objetivo para
ter novas ideias.
Ofereça uma internet
com qualidade
Você já participou de um evento
que oferecia internet sem fio aos
participantes, mas a conexão era
tão ruim que se tornava quase
inutilizável? Muitos organizadores
subestimam a infraestrutura de
internet necessária, causando
lentidão e incômodo para os
participantes.
Para evitar esse problema,
calcule corretamente a velocidade
ideal para o seu evento com a
nossa ferramenta gratuita!
18
Design Thinking em eventos Compartilhe essas dicas :-)

NOVIDADES TECNOLÓGICAS
QUE SÃO TENDÊNCIA NA
ORGANIZAÇÃO DE UM EVENTO

U
m bom produtor deve estar sempre de olho no que é
tendência na produção de evento para oferecer um serviço
atualizado e cheio de novidades para os seus participantes.
Digo isso porque cada vez mais são lançadas tecnologias que podem
ser aplicadas na organização e você deve saber como fazer um bom
uso delas se quiser se destacar diante de seus concorrentes.

A variedade de novas tecnologias a serviço dos organizadores de

eventos tem causado uma mudança de mentalidade no mercado
como um todo. A cada ano que passa, as pessoas se tornam mais
confortáveis com as soluções digitais e, consequentemente, mais
dispostas a experimentar as novidades que venham a surgir. Se
antes o sentimento geral em torno da tecnologia enquanto
aplicada a eventos era de desconfiança, hoje a tônica é outra,
encarando-a como uma oportunidade a ser desbravada.

Usar a tecnologia a seu favor pode garantir experiências únicas

aos participantes do seu evento, além de proporcionar um
diferencial ao seu trabalho. Ela ainda é capaz de ajudar a poupar
tempo, otimizar e automatizar algumas funções e pode estimular
a interação entre o público.

19
Design Thinking em eventos
Venda de ingressos
online
Vender ingressos na internet é
uma tendência que, com certeza,
veio para ficar. Com isso, você
garante mais comodidade ao seu
público, que não precisa sair de
casa para comprar seus ingressos,
já que isso pode ser feito com
apenas alguns cliques.
Não são somente os participantes
do evento os beneficiados por
essa tecnologia. Ela também é
uma excelente ferramenta para
os produtores, que ganham mais
facilidade para controlar a quantidade
de ingressos vendidos e até mesmo
para organizar listas, caso seja
necessário fazer credenciamento.
Outra vantagem que a
venda online apresenta é a
possibilidade de coletar dados dos
compradores, pois os contatos
de e-mail podem ser utilizados
para divulgação de eventos
futuros.
Projeção mapeada
A projeção mapeada é uma técnica
que permite desenvolver imagens 2D
ou 3D que se encaixam no formato
de estruturas físicas do ambiente,
dando ares de modernidade ao
seu evento e enriquecendo a sua
comunicação visual.
Apesar de ser uma tecnologia
ainda pouco utilizada, a projeção
mapeada se mostra muito
promissora e pode ser aplicada
em qualquer tipo de evento,
como feiras, eventos corporativos,
congressos, entre outros.
Para aplicar essa tecnologia no seu
evento, é fundamental contratar
um bom designer para fazer o
projeto, além de ter equipamentos
Compartilhe essas dicas :-)
que permitam executar a ideia
com boa qualidade.
Aplicativo para o
evento
Os aplicativos para
eventos ajudam a
melhorar a experiência dos
participantes. Com ele, você pode
disponibilizar a programação com
detalhes, como horário, local
de realização e dados sobre as
atrações que estarão presentes.
Além disso, é possível que ocorra
algum imprevisto e a programação
atrase, comprometendo a grade
como um todo. Nesses casos, é
importante que o organizador
faça o possível para que o atraso
não saia completamente de
controle, sem também esquecer
de notificar os participantes sobre
a mudança. Em outros tempos,
a divulgação da programação
do evento, inevitavelmente,
acabava dependendo de materiais
impressos. Mas hoje em dia,
os aplicativos para eventos
cumprem com excepcional
louvor a tarefa, permitindo
ainda que a programação seja
instantaneamente atualizada com
o menor dos esforços.
Além da exibilidade na distribuição
das informações aos
participantes, também se
tornaram potencializadores
de engajamento, oferecendo
integração com mídias sociais,
recursos de networking,
realização de enquetes e envio
de perguntas a palestrantes em
tempo real, além de uma série
de outras possibilidades. Assim,
a ferramenta é uma excelente
alternativa para melhorar a
comunicação do evento, uma
vez que concentra todas as
informações importantes em um
só local de fácil acesso.
20
Design Thinking em eventos
Realidade Virtual
A realidade virtual foi um sonho
por muitos anos e encantou
muitas pessoas nos filmes de
ficção científica que exploravam
a possibilidade de imergir em um
mundo virtual. Hoje em dia, ela é,
de fato, uma realidade e pode ser
usada durante os seus eventos
como forma de divulgar seus
produtos ou se aproximar de seus
consumidores.
Por ser uma novidade ainda pouco
acessível, o público costuma fazer
fila para testar o equipamento e
ter a oportunidade de viver essa
experiência. Dessa forma, investir
em uma campanha de realidade
virtual bem produzida é uma
forma de garantir boa impressão
de seus participantes.
Um exemplo de campanha bem-
sucedida é a da Oi, que lançou
um novo combo de produtos
com uma aplicação de realidade
virtual na qual o cliente percorria
ambientes virtuais graças a um
gráfico feito em 360º. As ações
foram realizadas nas lojas físicas
e atraíram a atenção de muitos
consumidores.
Já pensou utilizar a realidade
virtual nos eventos corporativos
da sua empresa, deixando
seus treinamentos ainda mais
interativos? :)
Smartphones
No início dos anos 2000,
documentos, formulários de
inscrição e afins continuavam
sendo entregues em versão física
aos seus destinatários. Ainda que
a internet existisse há alguns anos
e já começassem a consolidar
sua presença, a dependência dos
serviços de correio continuava
grande. Hoje, tudo isso pode ser
feito de maneira instantânea a
partir dos smartphones, e a nossa
Compartilhe essas dicas :-)
própria percepção em torno da
passagem do tempo mudou
drasticamente, acompanhada pelo
desejo de que tudo se resolva num
piscar de olhos.
Cada vez mais presente
no cotidiano das pessoas,
o smartphone vai muito
além de um mero aparelho
para entretenimento. Ele
representa um poderoso
meio de comunicação e
dispõe de aplicativos que
são ferramentas ricas para
produção de eventos.
As automações realizadas em
torno dos sistemas de registro
de inscrição, catapultadas por
plataformas para emissão
online de tickets, também
otimizaram profundamente o
processo de planejamento de
um evento. Os organizadores
puderam, dessa forma, simplificar
radicalmente a logística
necessária. Além disso, os reflexos
dessas soluções ultrapassaram
o momento das inscrições,
promovendo aprimoramentos
na etapa de credenciamento,
que causaram redução em filas
e melhora na percepção inicial dos
participantes perante o evento.
Sabendo disso, é muito
importante ficar por dentro das
novidades e aprender como
utilizar esse tipo de aparelho a
seu favor, no sentido de otimizar e
automatizar alguns processos do
seu trabalho.
Você pode utilizar, por exemplo,
o aplicativo do Google Agenda,
que permite organizar suas
tarefas e estabelecer metas a
serem cumpridas, o que é ótimo
para quem tem dificuldade de
respeitar prazos, pois atrasos são
problemas sérios para a produção
de um evento.
O Google ainda disponibiliza
o Google Drive, ferramenta
para compartilhamento
21
Design Thinking em eventos Compartilhe essas dicas :-)

de documentos na nuvem, a mecanismos de interação,

o que facilita a troca de
informações entre os membros
da organização e possibilita o
acesso aos documentos por meio
de qualquer aparelho com acesso
à internet.
Redes sociais
como a caixa de comentários e
compartilhamentos. Assim, você
pode observar mais de perto
esse grupo de pessoas, processo
fundamental para conhecer seus
desejos e fazer campanhas mais
bem direcionadas à persona do
seu evento.

Um bom produtor não deve

ficar longe das redes sociais,
pois elas são excelentes meios
de divulgação para qualquer
tipo de evento. Com elas, é
possível garantir um grande
alcance e divulgar uma série
de informações sobre a sua
produção, tudo isso gastando
nada ou muito pouco, caso você
queira patrocinar suas postagens.
As redes sociais ainda dão a
oportunidade de chegar mais
perto de seu público, graças

22
Design Thinking em eventos Compartilhe essas dicas :-)

DICAS PARA LIDAR COM

PRAZOS CURTOS NA
PRODUÇÃO DE EVENTOS

Q
ualquer profissional da área de produção de eventos sabe
como prazos curtos podem dificultar o trabalho. Saber lidar
com local, atração, alimentação e público é fundamental
para entregar um serviço de qualidade — mas o tempo pode ser
seu inimigo se não houver um planejamento!

Como cumprir todas as suas obrigações dentro da data

combinada? O recomendado é manter a calma e seguir algumas
dicas que garantem a fluidez do trabalho:

23
Design Thinking em eventos
Mantenha uma
checklist atualizada
Essa é uma prática essencial para
qualquer produtor. O ideal é ter
uma lista com todos os objetivos
a serem cumpridos.
Assim, com a evolução da
produção, cada estágio de
desenvolvimento deve ter um
acompanhamento de novas
necessidades, apontando o que
ainda não foi cumprido e o que já
está pronto.
Dessa forma, é possível saber
exatamente onde investir o
esforço de seus funcionários!
Divida as tarefas
entre a equipe
Qualquer negócio de sucesso conta
com uma equipe capacitada. Então,
saiba utilizar isso da melhor forma!
Muitas tarefas concentradas na
mão de uma pessoa pode acabar
atrasando o planejamento do
evento, principalmente se os
prazos forem curtos. Divida o
trabalho com o seu time e escolha
os mais capacitados para controlar
algumas atividades.
Além de aumentar a fluidez do
serviço, a sua relação com os
funcionários melhora: a maior
Compartilhe essas dicas :-)
confiança ao dar atribuições motiva tenha em vista apenas o
a todos, reduz os níveis de estresse necessário para resolver
e facilita a resolução de problemas. o trabalho. O excesso de
informações à disposição
Assim, nenhum membro fica muitas vezes pode atrapalhar o
sobrecarregado e você consegue andamento das suas atividades.
entregar tudo a tempo!
Separe seu trabalho em fases
e faça o acompanhamento por
Seja organizado
partes. Assim, quando surgir
algum problema, você pode
Organização é essencial para
identificar sua origem e resolvê-lo
qualquer trabalho. Na produção
de forma simplificada.
de eventos, isso não teria como
ser diferente.
Sabemos que um gestor dessa
área deve ficar antenado
em todas as tarefas, mas é
importante manter a atenção:
24
Design Thinking em eventos Compartilhe essas dicas :-)

Utilize ferramentas Faça o borderô

de auxílio
O borderô é um documento
muito importante, pois aponta
A tecnologia é parte essencial
informações detalhadas sobre a
na vida de qualquer pessoa na
economia do evento. Portanto, é
atualidade. Então, por que não
fundamental mantê-lo atualizado:
usá-la a seu favor?
boletos, movimentação financeira
e notas de cartão devem estar
Procure por um software
disponíveis para consulta de
especializado, capaz de facilitar o
maneira simplificada.
acompanhamento da produção de
eventos: assim, você economiza
Dessa forma, é possível
tempo e consegue gerir as tarefas
apontar gastos desnecessários
com muito mais fluidez.
para otimizar o investimento
Alguns apps ainda permitem que
do orçamento disponível,
o desenvolvimento do seu
permitindo planejamentos mais
trabalho seja acessado por
eficientes no futuro!
dispositivos como celular, tablet
e computador. Esse sistema
multiplataforma garante
a facilidade para resolver
problemas de qualquer lugar.

25
Design Thinking em eventos Compartilhe essas dicas :-)

COMO MANTER SEUS

PARTICIPANTES ENGAJADOS
MESMO APÓS O TÉRMINO
DO SEU EVENTO?

D
urante muitos anos, uma das maiores preocupações dos or-
ganizadores de eventos era garantir que todas as atividades
permanecessem dentro do orçamento e saíssem conforme o
planejado. Quando isso acontecia: sucesso! Os convidados iam embora
satisfeitos, as luzes se apagavam e finalmente, o sentimento de dever
cumprido surgia. Mas hoje, compreendemos que o fim de seu evento
não significa o fim do compromisso com os participantes.

Sabemos que a energia gasta ao planejar um evento é enorme e,

com tantas coisas acontecendo ao mesmo tempo, é fácil esquecer
ou deixar de lado uma parte extremamente importante: o engaja-
mento dos participantes. Existem inúmeras táticas e estratégias
para engajar ainda mais em seus eventos, mas é necessário pensar
além do dia do evento e em possíveis formas de como prolongar o
seu relacionamento com os participantes.

26
Design Thinking em eventos
E qual a importância
disso?
Engajar seus participantes após
o encerramento do evento
vai muito além de mandar
um e-mail agradecendo a
participação dos que estiveram
nele ou continuar informando
sobre os próximos eventos e
programações. Hoje, com a grande
disponibilidade de ferramentas
de marketing e tecnologia, esse
envolvimento ficou muito mais
fácil, possibilitando que o pós-
evento se tornasse uma grande
oportunidade para promover
um envolvimento memorável e
construísse um relacionamento
duradouro com seus participantes.
Pesquisas indicam que quase 70%
da receita de uma empresa vem
de clientes que já são recorrentes,
por isso, é importante manter
Compartilhe essas dicas :-)
o follow-up e reforçar o canal
de comunicação estabelecido
em até uma semana depois,
enquanto seus participantes
ainda estão empolgados com o
evento, diminuindo as chances
de esfriar essa ligação. Por isso,
o engajamento pós-evento
não é apenas uma ferramenta
para atrair seus participantes,
mas também, mantê-los fiéis e
perpetuar um relacionamento,
que possivelmente abrirá portas
para demais edições.
Um exemplo disso é o RD
Summit que teve sua primeira
edição em 2013 com apenas 300
participantes, mas ao investir em
ações pós-evento, cresceu 20
vezes mais do que no primeiro
encontro e nesse ano conta com
mais de 8.000 pessoas, tornando-
se o maior evento de Marketing
Digital e vendas da América Latina.
27
Design Thinking em eventos Compartilhe essas dicas :-)

Como posso fazer É claro que o feedback pode Uma outra saída, é encaminhar dentro de tudo que aconteceu.
ser dado em qualquer etapa do os formulários por e-mail poucas Uma maneira de tentar amenizar
isso?
evento, mas se essa abertura horas após o encerramento. isso, é disponibilizar os pdfs
não aconteceu, há diversos Assim, o participante poderá apresentados nas palestras por
Mande uma pesquisa
modos de pedir a opinião dos respondê-lo no momento em e-mail, diminuindo essa sensação
de opinião aos seus
seus participantes e mantê-los que se sentir mais confortável de “perda”. Assim, caso tenham
participantes
engajados no pós-evento. Uma e com disponibilidade para isso. interesse, seus participantes
Por mais estranho que possa
das maneiras mais tradicionais Além disso, se você dispõe de um podem fazer o download do
parecer, muitos organizadores
é distribuir formulários ao final aplicativo em seu evento pode material e opinar sobre eles.
não pedem o feedback em seus
da programação. Mas além de criar um canal para pedir esse
eventos, seja por esquecimento,
gerar uma grande quantidade feedback no próprio dispositivo Vídeos também são uma ótima
por não dar a devida importância
de papéis para organizar, ela é móvel do participante, permitindo maneira de envolver seus
ou por simplesmente não gostar
pouco viável sustentavelmente. o compartilhamento de opiniões participantes, afinal, todos
de receber feedbacks, afinal, não
Além disso, no final do evento em tempo real e em qualquer sabemos que memórias são
é tão simples lidar com as críticas
os participantes estão cansados momento do evento. poderosas. Você pode usar esse
e sugestões. Mas querendo ou
e provavelmente, querem sentimento de nostalgia a seu
não, é inevitável negar que a
ir embora ou já marcaram Disponibilize vídeos e pdfs favor, filmando os melhores
pesquisa de opinião é importante
outros compromissos… Nessa de palestras momentos e encaminhando-os
para alinhar os pontos fortes e
correria, quem vai parar para Por mais normal que isso possa por e-mail ou nas redes sociais
fracos com a sua equipe, além
dar feedback? Isso não quer parecer, nos eventos em que há do seu evento. Além de ser
de ajudar a reformular suas
dizer que os participantes não palestras, workshops e painelistas, econômico, é uma forma diferente
estratégias e melhorá-los nas
queiram ser ouvidos. dificilmente é possível participar de envolvê-los e melhorar suas
próximas edições.
de toda a programação por experiências, possibilitando até
choque de horários. Mesmo mesmo o compartilhamento e
assim, é natural querer estar por viralização do material.

28
Design Thinking em eventos Compartilhe essas dicas :-)

Se o seu evento dispõe de um

Lembre-se de se manter
aplicativo, você também pode
presente nas redes sociais
aproveitar a oportunidade para
É natural os participantes
estabelecer conexões em redes e
compartilharem que estão ou
comunidades que foram criadas
estiveram em um evento e o que
durante o evento no app e
fizeram nele como palestras,
prolongar esse networking. Afinal,
coffee break e momentos de
nós vemos smartphones em todos
descontração. Ao estar presente
os lugares, na rua, no mercado, na
nas redes sociais você facilita
padaria... Por que em um evento
a interação entre participantes,
seria diferente, não é mesmo?
podendo criar comunidades que
fortaleçam o engajamento do
seu evento.

Mas antes de escolher quais

redes sociais você utilizará e
a quantidade de publicações,
considere seus recursos e
disponibilidade de tempo. Para
te ajudar nisso, preparamos um
checklist daquilo que você não
pode esquecer na hora de planejar
as mídias sociais dos seus eventos!

29
Sobre a Aprende Aí
Existem outras formas de pensar, de aprender, para transformar a
sua realidade, a do país. Mas depende de você. E aí, já descobriu como
uma nova habilidade pode transformar a sua realidade e a do outro?
A AprendeAí é uma escola de educação online que está conquistando
alunos por toda a América Latina, Portugal, Espanha, entre outros países.

Você aprende por apenas 30% do valor que você investiria em um curso
presencial com nossas mesmas referências nas áreas da Economia
Criativa, Carreira e Empreendedorismo.

Venha aprender no seu ritmo, de onde estiver, quando quiser. Afinal, o

caminho da mudança é você quem faz, a gente só facilita.

Conheça melhor a Aprende Aí

Sobre a mobLee

A mobLee oferece aos organizadores de eventos uma plataforma digital

descomplicadas, agrupando soluções para divulgação online, venda de
ingressos, engajamento e geração de negócios.

Nosso objetivo é otimizar o seu trabalho, permitindo você seja capaz de

organizar eventos ainda melhores.

Ficou interessado? Agende conosco uma consultoria sobre a estratégia

digital do seu evento e descubra como a mobLee pode te ajudar!

Conheça melhor a mobLee