Sistemas Administrativos – Cátedra: Dr.

Carlos Hernández Diagramas de Representación

2. DIAGRAMAS DE REPRESENTACIÓN

Las herramientas gráficas utilizadas por los cursos de la cátedra que se presentan a continuación
permiten asegurar:

Sencillez. Es tal vez el requisito fundamental, tanto para la persona que modela el proceso
como para el lector o usuario.
Nivel de Información. Debe contener un justo nivel de información para permitir una primera
visión del proceso en su totalidad, de manera tal que no sea escaso (para brindar la
información que se requiere conocer) pero que, al mismo tiempo, no sea excesivo.
Estandarización. Los objetos o simbología deben ser estándares para evitar confusiones o
interpretaciones disímiles.
Soporte / Respaldo. La herramienta debe encontrarse sustentada en bibliografía pertinente y
actualizada y en una utilización extendida en el mercado laboral y/o académico.
Intuición. Los objetos o símbolos deben facilitar la interpretación del diagrama para que no
distraigan, ni dispersen al usuario.
Consistencia. No debe tener zonas grises, ni puntos débiles, asegurando su claridad.
Alineación con la cultura de la organización. Debe ser comprensible y aplicable en función de
la realidad organizacional vigente: docentes, alumnos y la comunidad educativa en general.

2.1 Comparación entre Diagramas de Representación

Un mismo proceso, en virtud del grado o nivel de detalle con el cual se lo desee analizar, puede ser
modelado con los 3 (tres) diagramas que componen esta propuesta metodológica:

+ ZOOM DIAGRAMA DE + ZOOM

DIAGRAMA DIAGRAMA DE
INTERDEPENDENCIA
DE BLOQUE PROCESOS
SECTORIAL

La diferencia entre los tres diagramas, que son plenamente complementarios, radica básicamente en
el ‘zoom’ (o grado de detalle) con el cual se analizan los procesos por ellos representados, brindando
un adecuado y efectivo tratamiento a un tema tan esencial para nuestra materia como lo son
los procesos.

El análisis comparativo permite destacar las siguientes ventajas y desventajas de cada diagrama en
particular:

2.1.1 Diagrama de Bloque

Es una herramienta suficientemente difundida y utilizada;

Es razonablemente simple de comprender y no requiere de más simbología que unos
cuadros de base.

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Es muy poderosa para identificar el comienzo y finalización de cada proceso, mediante la

individualización de las entradas y salidas.
Identifica los archivos y documentos que participan del proceso, sin especificación de
originales y copias.
No permite apreciar el flujo de las tareas de un proceso, si bien las mismas se enumeran
en el diagrama.
No permite identificar a los sectores intervinientes.

2.1.2 Diagrama de Interdependencia Sectorial

Es una herramienta suficientemente difundida y utilizada.

Es muy simple de comprender, su simbología es mínima y se encuentra estandarizada.
Muestra con claridad los sectores intervinientes en el proceso.
Resulta útil para exhibir el comienzo y finalización de cada proceso.
Indica de modo intuitivo el flujo de las principales tareas de un proceso.
No proporciona información sobre controles y decisiones.
No brinda información respecto de las copias de los documentos que participan del
proceso.

2.1.3 Diagrama de Procesos

Es una herramienta que está ganando amplia difusión en el mercado, basada en el

estándar BPMN (Business Process Model and Notation).
Posee una precisa estandarización de su simbología (que no es extensa) y de los modos
para graficarlo.
Muestra con claridad los sectores intervinientes en el proceso.
Resulta útil para exhibir el comienzo y finalización de cada proceso.
Indica de modo intuitivo el flujo de las principales tareas, controles y decisiones de un
proceso.
Permite reflejar los documentos que se utilizan a lo largo del proceso, aunque no brinda
información sobre la cantidad de copias y su distribución.
No proporciona información directa y detallada sobre los datos de tales documentos.

Dado que tanto el Diagrama de Bloque como el de Interdependencia Sectorial se encuentran

incluidos actualmente en la bibliografía de nuestra asignatura, no se detallan en este documento.

En cambio, dado su carácter novedoso, a continuación se presentarán la notación y pautas utilizadas

para el diseño de Diagramas de Procesos.

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3. DIAGRAMA DE PROCESOS

3.1 Notación BPMN1

3.1.1 Carriles

Los Carriles representan las áreas de responsabilidad que participan del proceso, sean parte
del subsistema en cuestión o no.

Elemento Descripción Notación

NOMBRE X NOMBRE Y
Los carriles son particiones
(horizontales o verticales) para
Carriles
organizar y categorizar las
actividades.

3.1.2 Objetos de flujo

Los Objetos de flujo representan eventos o situaciones que ocurren durante el trascurso del
proceso. Afectan el flujo y generalmente tienen un disparador o un impacto (resultado).

Elemento Descripción Notación

El de Comienzo indica dónde
Comienzo empieza un proceso en
particular.
El Intermedio sucede entre
uno de Comienzo y otro de
Finalización. Representa
Intermedio típicamente una espera o
demora. Afecta el flujo pero
no concluye directamente el
circuito.

El de Finalización indica dónde

Finalización
culmina un proceso.

Es un nombre genérico para

Actividad las tareas que una
organización realiza.

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BPMN: Business Process Model and Notation. Versión 1.2. Enero 2009

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Elemento Descripción Notación

Se usa para controlar y reflejar
alternativas que tienen lugar
Decisión
durante la ejecución de un
proceso.

3.1.3 Objetos de Conexión

Son los elementos gráficos que permiten hilvanar y dar continuidad a la secuencia de objetos
de flujo.

Elemento Descripción Notación

Se usan para mostrar el orden
Conexión por Flujo de en que las actividades son
Secuencia llevadas a cabo durante un
proceso.
Se utilizan para asociar
Conexión por
información con Objetos de
Asociación
Flujo.
Se utiliza para indicar el lugar
en dónde el gráfico deja una
Conector de Página
página para luego continuar
en otra.

3.1.4 Artefactos

Los Artefactos son elementos gráficos de soporte, que agregan y proveen datos
complementarios sobre los objetos, para dotar de mayor riqueza informativa a los diagramas.

Elemento Descripción Notación

Estos artefactos no tienen un
efecto directo en la secuencia
del flujo del proceso, pero
Objetos de Datos
proveen información respecto
(Formularios)
de qué necesita una actividad
para llevarse a cabo, o qué es
lo que producen.
Anotación
Es un mecanismo para proveer de Texto
Anotación
información adicional al
Complementaria
usuario de los diagramas.

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3.2 Pautas Prácticas para el Diseño de Diagramas de Procesos

Las Pautas para el Diseño del Diagrama de Procesos (DP) se encuadran bajo la estandarización BPMN.
A continuación se presenta una serie de buenas prácticas que contribuyen a obtener Diagramas más
claros, fluidos y armónicos.

El primer paso para la confección del diagrama consiste en la determinación de la cantidad de

carriles, es decir las áreas de responsabilidad que participan del proceso, sean parte de la
organización o no (tales como proveedores, clientes, Bancos, entre otros).
La ubicación de los carriles debe considerar que las áreas de responsabilidad externas al
subsistema en cuestión deben ubicarse en los extremos izquierdo o derecho, asegurando la
secuencia fluida del proceso. Es recomendable dibujar en los carriles centrales del Diagrama a
aquellos sectores con mayor protagonismo dentro del proceso.
Como principio general, el flujo de tareas se grafica de izquierda a derecha y de arriba hacia
abajo. No obstante, cuando por razones de practicidad o de fluidez en la diagramación
resulte conveniente apartarse de dicho esquema, se podrá disponer de libertad suficiente
para tal acción.
Minimizar, dentro de lo posible, la cantidad de objetos en tanto se garantice una correcta y
completa interpretación de las actividades, decisiones, controles, documentos y otros objetos
que forman parte del proceso. La regla principal consiste en preservar la simpleza y claridad.
Minimizar los cruces entre los conectores, de modo de mantener una apariencia visual
amigable para el usuario / lector. En los casos en que sea imposible evitarlos, los mismos se
reflejarán con una pequeña “pancita” (similar al “puente” en la técnica del cursograma).
Los formularios se dibujan una sola vez, en el momento en que se reciben o se emiten, sin
necesidad de representar las copias.
Las Anotaciones Complementarias pueden resultar muy útiles para dejar reflejados, en el
diagrama, los datos o salidas del circuito bajo análisis que pudieran ser requeridos por otros
procesos o para el uso posterior por parte de analistas.
Si se acompaña del Diagrama de Bloque y/o del Intersectorial debe garantizarse, como
mínimo, que se respeten y reflejen las mismas actividades que fueron dibujadas en ellos.
Para reflejar la existencia de tareas paralelas (o bifurcaciones), es decir cuando un flujo se
divide en dos o más pasos paralelos, simplemente se presentan las actividades concatenadas
con los conectores por flujo de secuencia, de la siguiente manera:

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Para reflejar la combinación de dos o más tareas en una sola (lo que se denomina
“integración” o “merging”) se realiza el procedimiento inverso al mencionado en el punto
anterior. Es decir, se presentan las múltiples actividades confluyen en una única, siendo
concatenadas por flujos de secuencia (flechas), según se grafica a continuación:

Es importante destacar que, independientemente de las pautas antes mencionadas, al igual que en
cualquier diagrama de representación, en su realización influye el criterio profesional de quien
modela los procesos.

3.3 Herramientas informáticas

La notación internacional BPMN, utilizada para la representación de los Diagramas de Procesos, ha

ganado amplio terreno en el mercado, siendo actualmente una de las notaciones estándar más
difundidas, lo cual garantiza la solidez y robustez de la misma.

Gracias a ello, es posible integrar la exposición de Diagramas de Representación con herramientas

informáticas que permitan al alumno lograr una ventaja competitiva respecto de profesionales de
áreas informáticas o de los distintos tipos de ingeniería.

Para ello, se sugiere la presentación de herramientas de uso gratuito y de libre descarga desde
Internet, como ser:

BizAgi Process Modeler.

ARIS Express.
EDraw.
BOC Adonis Community Edition.