República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria,

Ciencia y Tecnología
Instituto Universitario Politécnico ‘‘Santiago Mariño’’
Extensión Maracaibo
Escuela: Ingeniería Industrial

Métodos gráficos aplicados para el

análisis de los procesos

Autor(a):
José Pérez
C.I.22.064.931

Maracaibo, Edo. Zulia, Julio del 2018

 Introducción

El presente trabajo, aborda temas tan cotidianos como los números, pero tan
esenciales como lo son las gráficas y los estudios estadística, que son elementos y
herramientas esenciales que se emplean a menudo en nuestro diario vivir, en la
mayoría de los ámbitos y esferas de la sociedad actual.1

Las gráficas, no son más que los métodos visuales en los cuales se ven
reflejados los datos estadísticos analizados y que permiten a cualquier lector identificar,
conjuntamente con el objetivo, los datos de los resultados de la estadística y
probablemente realizar una conclusión propia que debe responder al motivo de ese
estudio estadístico.2 Muy diferente hubiera sido la interpretación directa de los análisis
estadísticos sin un medio gráfico, y por tanto el lector hubiera podido malinterpretar o
no generar las conclusiones apropiadas del trabajo estudiado. Entonces bajo esta
perspectiva se evidencia la importancia de los métodos gráficos en el análisis e
interpretación de la información, facilitando dicho proceso.

El estudio de métodos es una de las más importantes técnicas del estudio del
trabajo, que se basa en el registro y examen crítico sistemático de la metodología
existente y proyectada utilizada para llevar a cabo un trabajo u operación. El objetivo
fundamental del Estudio de Métodos es el aplicar métodos más sencillos y eficientes
para de esta manera aumentar la productividad de cualquier sistema productivo.1

Este trabajo es complejo y se recomiendo que se realice en varias etapas. En

una primera se deben identificar los subprocesos en los que se puede dividir el proceso
clave analizado, para posteriormente pasar al estudio detallado de cada uno de éstos.
 Desarrollo

Esta es la etapa inicial y más delicada de la gestión de los procesos. En la

misma se pretende desmenuzar los procesos claves del mapa de procesos,
confeccionando una ficha para cada uno de ellos en los que se incluirá, como
elementos básicos, las entradas, las salidas e indicadores de procesos o control de
resultados.

Para cada uno de los procesos identificados en un mapa de procesos se parte

del momento de prestación del servicio al cliente / usuario. Desde el momento y
recogiendo el proceso hacia atrás se irán identificando los pasos, tareas, entradas y
salidas, responsables, entre otros., que se han ido realizando hasta el instante en el
que se realizó la solicitud del servicio.

El análisis de cada procesos termina con la elaboración de un diagrama de flujo, la

ficha del proceso, la identificación de los indicadores de control y resultados, y
finalmente, con la organización de la documentación correspondiente.

1. Diagrama de flujo

Es una representación gráfica (figura 1) que desglosa un proceso en cualquier tipo

de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus
departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa.

Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica

de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son
considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos
en la realización de cualquier método o sistema.

Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los
diagramas de flujo, las siguientes:

 Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo

que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la
búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.
 Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad
la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.

Imagen 1. Ejemplo del diagrama de flujo. 4

 Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que
conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor
interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora
considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la
organización.
 Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del
diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que
continuamente proponen ideas para mejorarlo.
 Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la
formación y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.
  Lo más reseñable es que realmente se consigue que todas las personas que
están participando en el proceso lo entenderán de la misma manera, con lo que
será mas fácil lograr motivarlas a conseguir procesos más económicos en
tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del
proceso.

Se deben seguir ciertas fases, tales como, definir el proceso y concretar su alcance
(su inicio y final), representar las etapas intermedias y su relación (proceso actual),
documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente, analizar el
proceso actual desde el punto de vista deseado, proponer alternativas y definir las
nuevas etapas y sus relaciones, y representar el diagrama del nuevo proceso e indicar
las diferencias con el actual.

Por otro lado, existen ciertas reglas para un diagrama de flujo, puede ser, utilizar
una simbología simple y conocida por los implicados en el proceso, consensuar tanto el
diagrama del proceso actual como del nuevo y analizar las implicaciones colaterales de
los cambios a introducir.

2. Ficha de procesos

Es un registro donde se definen los elementos claves de un proceso (figura 2). Es la

forma de documentar procesos.

3. Identificación y fichas de indicadores

La gestión de la documentación es un punto clave dentro de un Sistema de Gestión

por Procesos. Los documentos de una organización (Unidad o Servicio) se entienden,
en un sentido amplio, como: el conjunto de informaciones que se requieren,
independientemente de su soporte, para el correcto funcionamiento de los procesos de
trabajo. La gestión de la documentación consiste en el proceso seguido para la
elaboración, uso y revisión de la documentación relativa a los procesos de una Unidad
o Servicio determinado.
 Imagen 2. Ejemplo de ficha de procesos. 6

Los indicadores de resultados, son aquéllos indicadores relacionados, directamente,

con la finalidad y la misión propia de la Unidad o Servicio, midiendo el grado de eficacia
o el impacto directo sobre el cliente/usuario. También se denominan indicadores de
objetivos, impacto, efectividad y satisfacción. Algunos ejemplos de este tipo de
indicadores:

 Nivel de satisfacción de los usuarios con el servicio prestado.

 Porcentaje de casos resueltos al mes.
 Número de asistentes a cursos de formación, en función del número de
personas del Servicio.

Los indicadores del desarrollo de los procesos, son aquéllos relacionados con la
eficacia y eficiencia del proceso, midiendo aspectos relacionados con las actividades.
Algunos ejemplos de este tipo de indicadores:

 Tiempo medio de resolución de expedientes.

 Tiempo medio de espera en colas.

Se recomienda que se identifiquen dos o tres indicadores, por cada proceso. No

obstante, si el Grupo de Mejora considera oportuno utilizar un número mayor de
indicadores, podrá hacerlo.

Debido al trabajo que puede llegar a suponer la recogida de la información

necesaria para el cálculo de los indicadores, pudiéndose convertir en una tarea ardua y
difícil, es aconsejable que sean sencillos y que reflejen la marcha y los resultados de
los procesos.

Cada tipo de indicador deberá definirse mediante una ficha. El formato de ficha de
datos que se puede utilizar podría incluir algunos de los siguientes datos:

 Código
 Nombre
 Periodo y fecha de actualización
 Descripción
 Forma de cálculo
 Método de comprobación / evidencia
  Responsable
 Entre otros

Al complementar esta ficha, se pondrá de manifiesto la complejidad o no en la

obtención y cálculo de los indicadores.

Imagen 3. Ejemplos de identificación y ficha de indicadores. 7

 Conclusión

En resumen, lo que se pretende con este tipo de análisis es controlar los procesos para
asegurarse de que funcionan correctamente. Si la gran mayoría de los puntos
mostrados de la gráfica están dentro de los límites se considera que el proceso está
controlado. En el momento en el que uno o varios puntos aparecen fuera de los límites
establecidos o no representan una distribución estadística gaussiana, se considera que
el proceso está descontrolado y comienza la búsqueda de la causa de su mal
funcionamiento.
 Referencias Bibliográficas

1. Ruelas L., 2017. Importancia de un análisis de procesos, no inviertas más de lo

que realmente necesitas. Consulta: En Línea.
https://blog.linkaform.com/importancia-de-un-analisis-de-procesos-no-inviertas-
mas-de-lo-que-realmente-necesitas
2. Ing. Salazar B., 2018. Ingeniería de métodos. Colombia. Consulta: En Línea.
https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-
industrial/ingenier%C3%ADa-de-metodos/
3. Diagramas de flujo: Su definición, objetivo, ventajas, elaboración, fases, reglas y
ejemplos de aplicaciones, 2011. Consulta: En Línea.
http://www.luismiguelmanene.com/2011/07/28/los-diagramas-de-flujo-su-
definicion-objetivo-ventajas-elaboracion-fases-reglas-y-ejemplos-de-
aplicaciones/
4. Diagrama de flujo, 2016. Consulta: En Línea.
https://renieryblog.wordpress.com/2016/03/15/diagrama-de-flujo/
5. Gil – Ojeda Y, García – Vallejo E., 2008. Guía para la identificación y el análisis
de los procesos de la Universidad de Málaga. Técnicas de calidad y planificación
estratégica. Pág. 15 – 17
6. Ficha del proceso ‘’Gestión de documentos’’. Iso 9001 calidad. Sistemas de
gestión de calidad según Iso 9000. Consulta: En Línea.
http://iso9001calidad.com/ficha-proceso-gestion-documentos-1156.html
7. Herramientas para monitorear el desempeño de las políticas de gestión de los
recursos hídricos. Comunidad práctica ‘’Ciencia para la adaptación’’. Consulta:
En Línea. http://www.para-agua.net/explorar/herramientas/monitoreo/paso-2-
desarrolle-participativamente-el-sistema-de-monitoreo/prepare-las-fichas-
tecnicas-para-la-recolecta-de-data