CÓMO ORGANIZAR HORARIOS Y TURNOS DE TRABAJO

Consejos para organizar turnos de trabajo

1. Aspectos legales
En primer lugar, revisar los decretos y leyes en referencia a la contratación de los
empleados. Sobre jornadas especiales de trabajo y de Prevención de Riesgos
Laborales. Permitiendo la compatibilidad entre vida laboral y personal.

2. Tu organización
Los turnos de trabajo deben adaptarse estratégicamente a la estructura, al
tamaño, a la ubicación y los objetivos de negocio, así como a las características
de los departamentos y al número de trabajadores. La naturaleza de los servicios
que se ofrecen o el comportamiento de la demanda de tus productos, afecta muy
directamente a la jornada laboral de los trabajadores. No obstante, no siempre
afecta por igual a todos los departamentos. Una vez conocidos los presupuestos y
las tareas a desempeñar, identifica los departamentos con sus áreas afectados
para conseguir reducir el impacto en la parte de la organización en la que no es
necesario que haya rotación.

3. La salud de tus trabajadores

El trabajo por turnos puede alterar sistemas fisiológicos (alteraciones del sueño,
alimentación…). Se aconseja programar rotaciones de los turnos para distribuir de
forma equitativa estos horarios entre trabajadores. La opción más recomendada
es rotar turnos lentamente, con la finalidad de alterar lo menos posible el sueño
natural de los empleados. Hazlo por su salud, por su rendimiento en el puesto de
trabajo y para reducir la tasa de accidentes.

4. Su vida personal
Como seres humanos, necesitamos estabilidad emocional. Procura que los
trabajadores puedan organizar su tiempo libre con el tipo de interacción social que
cada uno elija: vida familiar, deporte, aficiones… Esta estabilidad repercute en
nuestra salud, nos ayuda a manejar las emociones y a ser más flexibles en el
entorno laboral.
5. Programa de compensaciones
Se recomienda plantear medidas para compensar los turnos nocturnos y el trabajo
en fines de semana y festivos. El desgaste físico y la repercusión a la vida
personal del trabajador, requiere una motivación extra para impulsar el
rendimiento laboral.

6. Planificación y comunicación
Planifica al detalle y haz revisiones periódicamente. Además, te aconsejamos
comunicar la planificación con días de antelación para poder escuchar a tus
empleados si tienen algún tipo de incompatibilidad y permitirles organizar su
tiempo libre.

7. Utiliza la tecnología
Existen muchas aplicaciones y soluciones en el mercado que pueden ayudarte a
planificar, comunicar y hacer un seguimiento de los horarios de tus trabajadores.

Características a tener en cuenta:

 El tiempo de trabajo viene definido como todo período durante el cual el
trabajador Permanezca en el trabajo, a disposición del empresario y en
ejercicio de su actividad o de sus funciones, de conformidad con las
legislaciones y/o prácticas nacionales

 La jornada de trabajo, entendida como el tiempo durante el cual la persona

está a disposición para realizar el trabajo, es decir, la duración del trabajo
diario que, generalmente, viene determinado en número de horas.
Tradicionalmente se Definía como el tiempo de trabajo efectivo durante el
cual el trabajador está a disposición del empleador.

 El horario de trabajo, es decir la distribución del tiempo de trabajo a lo largo

de un periodo de tiempo (una semana, un día,…). Indica las horas en las
que se da la actividad. La mencionada Directiva lo contempla, como La
ubicación temporal espacial de la jornada así como la fijación de los
momentos de inicio, desarrollo, interrupción y finalización del tiempo de
trabajo.

 La gestión de los horarios del personal suele ser una fuente de

preocupación para los negocios que pagan a sus empleados por hora. Los
supervisores deben contemplar variables como los empleados a tiempo
 completo, medio tiempo o casuales, además de hacer malabares para
cuadrar los períodos de descanso, vacaciones y cambios en los turnos de
trabajo.

En un sector tan dinámico como el hotelero, gestionar de manera eficiente el

cuadrante de horarios no deja de ser una tarea aparentemente tediosa y
complicada, y no se suele comprender que un buen dominio en la elaboración del
mismo puede significar una mayor o menor motivación y productividad de nuestro
equipo de trabajo.

Si estructuramos y dividimos en cuatro franjas horarias:

Desayunos, almuerzos, meriendas y cenas, tendremos una primera disposición de
organización que nos permitirá valorar con cuánto personal deberemos contar en
cada una de ellas. Esto supondrá evitar los que suele pasar en algunos
establecimientos que o bien tienen una escasez de personal para sacar un
servicio, o por el contrario tienen una sobrecargada plantilla con superposición de
tareas en determinados momentos.
Las estructuras nos mostrará cuánto personal debe haber en las diferentes franjas
horarias, sino también contemplará qué, dependiendo de las tareas a realizar,
asignaremos los empleados en función de una mayor efectividad. Tanto es así
que, por ejemplo, los empleados más resolutivos los tendremos que ubicar en los
horarios de mayor movimiento y los más organizativos en los horarios de
preparación del servicio y montaje del siguiente.
Para la elaboración de los turnos de los empleados deberíamos saber que ningún
puesto es igual. Todos tienen tiempos distintos de preparación, desarrollo, servicio
y cierre que pueden ser similares, pero no iguales, y que variarán, además, de
acuerdo a las exigencias y cambios del entorno. Los horarios deben ayudarnos no
solo a organizar la distribución de jornadas, sino también como guía para valorar
la carga de trabajo de cada puesto en las diferentes franjas horarias, y en función
de ello asignar tareas respetando la inversión de tiempo para que la capacidad
productiva tenga un óptimo desempeño. Por ejemplo, no será la misma
organización de tiempo cuando, llegado el periodo estival, el camarero deba
sumar a sus tareas diarias la de preparación, montaje y servicio de la terraza, a
cuando no la tiene. Saber reajustar estos tiempos del personal, será la clave de
una buena productividad.
Además, la eficacia de la gestión de horarios en la estrategia empresarial será no
solo asegurar que las horas del personal sean productivas, sino también tener
bien diferenciados aquellos puestos claves que siempre deben estar cubiertos, a
fin de garantizar un buen servicio e identificar aquellos empleados que logran ser
más eficientes.
En resumen, si gestionamos un cuadrante teniendo en cuenta los puntos que
hemos ido viendo, difícil será eludir su importancia y que nos planteemos, por
ejemplo, horarios rotativos, porque cada vez resulta más difícil que el cliente
entienda la calidad del servicio sin tener seleccionado ese empleado cercano que
lo haga volver día tras día. Elaborar un cuadrante de personal sigue siendo una
tarea que lleva tiempo, sí, pero que si la razón cambia en función de lograr una
mayor productividad, seguro que los resultados más eficientes y satisfactorios no
tardarán en verse.