ANALISIS DE PUESTO DEL CARGO DE RECEPCIONISTA

ANÁLISIS DE PUESTOS

I. DATOS DE IDENTIFICACIÓN

 NOMBRE DEL PUESTO : asistente contable

 NOMBRE DE LA EMPRESA : ART-ATLAS

 RAZON SOCIAL : art-atlas S.R.L

 DIRECCIÓN : calle colon 108 paucarpata

 RUBRO : textileria

 DEPARTAMENTO : Área de contabilidad

 TURNO : De 7:00am – 3:00pm

 JEFE INMEDIATO : Contador publico

 N° DE TRABAJADORES QUE OCUPAN EL PUESTO : 1

 RELACIONES DEL PUESTO DE TRABAJO CON OTROS

PUESTOS:

- Gerentes
- Administrador
- Contador publico

 RELACIONES CON SUBALTERNOS: No tiene

 SUELDO: 1300.00 nuevos soles mensual

 NOMBRE DE LOS ANALISTAS :

- Ortiz Aimituma, Evelyn Luciana

- Amado Huarcaya, Karen Nicholl

 FECHA:18/01/2018
1.1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

1. Recepcionar los documentos

El asistente contable debe estar presente para recepcionar los
documentos que se le hagan llegar, primero debe saludar
cordialmente a los clientes, socios, proveedores, etc.
Seguidamente preguntar cuál es el motivo del documento, y si
este debe entregarse en algún departamento en particular y
en una fecha específica, además revisar meticulosamente si
estos documentos están bien redactados y/o elaborados, si
diera el caso de que estén mal deberá resaltar los errores con
un lapicero y comunicarle a la persona que hizo entrega de
dicho documento que debe corregir el documento y volver a
presentarlo. Esto se realizará cuando requiera entregar
documentos de clientes, socios, proveedores. En la oficina o
escritorio del asistente contable de la empresa ART-ATLAS
SRL.
Dirigir el proceso de la contabilidad patrimonial y presupuestal
a través del Sistema Integrado de Administración Financiera -
SIAF-SP, observando las disposiciones vigentes emanadas
de los órganos rectores

2. Organizar la documentación o correspondencia que llega

a la oficina

Una vez recepcionados los documentos el asistente

administrativo con suma paciencia debe recopilar todos los
papeles o documentos Efectuando el control interno contable de
la documentación sustentatoria de los ingresos y gastos que
efectúa la entidad conforme a la normativa vigente, sobre su
escritorio deberá revisar los documentos uno por uno y dividir por
categoría de acuerdo al asunto e importancia del documento para
ello se debe tener carpetas, grapadoras, clips, organizadores,
cintas y etiquetadoras, seguidamente se debe colocar un post
con el nombre de la categoría ya sea boletas de venta, facturas,
recibos por honorarios, pagos a sunat, pagos de aportes(AFP),
essalud y el DUPA. Una vez de estar seguro de las categorías se
debe asignar a cada archivador de distinto color un documento
después se debe identificar un sticker o una etiqueta al
archivador lo más específico los cuales deben quedar bien
adheridos a las pestañas identificadoras manteniendo un orden a
dichos documentos en el cual le dara una facilidad dar más
rápidamente a cualquier categoría deseada, el mantener
organizado le permite la rápida y fácil ubicación del documento
todo lo dicho se realizara en una oficina o escritorio de la
empresa.

3. Redactar documentos contables

Primero tiene que encender las computadora, seguidamente

acomodarse en su silla y fijar bien la pantalla de la computadora
tiene que abrir el programa Word del cual tiene saber utilizar
dicho programa. También tiene que tener buena ortografía y
taquigrafía. Además tiene que saber redactar documentos como
el DUPA, cheques, órdenes de compra y solicitudes de pago donde
debe mostrar prudencia, empezara haciendo uso del teclado
teniendo en cuenta el asunto del documento, el cual debe ser
coherente, clara y concisa, cuando el gerente comercial u otros
superiores lo requieran, todo esto se llevara a cabo en la oficina o
escritorio del asistente contable de la empresa.
4. Archivar y llevar el control de los documentos del área

Identificando a qué clase de documento pertenece y proceder a

anotar la clasificación con un lápiz en el ángulo superior derecho
del documento, teniendo en cuenta que la notación que se forma
es por el código y el título, esto nos permitirá situar el documento
en el cuadro de clasificación que le corresponde. El asistente
administrativo debe revisar que el volumen de documentación no
sea muy grande, así que debe clasificar la documentación bajo
conceptos más generales y no abrir nuevos niveles de
clasificación si los que hay son suficientes. Para todo esto debe
usar su capacidad de organización. Esto se realizará cada vez
que se realice un documento o se le encargue un documento en
la oficina del asistente administrativo de la empresa.

5. Tener siempre a mano los datos de los clientes,

proveedores y socios de la empresa

El asistente administrativo deberá tener en una agenda y en un

archivo en la computadora todos los datos de clientes,
proveedores y socios de la empresa, con datos nos referimos a
nombres completos, teléfonos, celulares, dirección, todo
ordenado y clasificado de acuerdo a la relación que dichas
personas tiene con la empresa,. Todo esto en la oficina del
asistente contable, cuando lo ordene el Gerente administrativo
cuando se requiera.

6. Atender llamadas telefónicas

El asistente contable deberá tener para realizar esta función un

teléfono en buenas condiciones pues se tiene que escuchar claro
el mensaje por ambas personas en línea, además debe estar
ubicado en lugar adecuado para que no tenga que ser incomodo
al momento de contestar y no tenga que hacer muchos
movimientos como pararse, además que debe contestar el
teléfono de manera rápida, primero saludando cordialmente de
acuerdo al idioma que hable y proceder a preguntar el motivo de
la llamada, ya se para obtener información en este caso
otorgársela de ser esto posible, preguntándola para que la
necesita, su nombre y razón de la llamada; también para
transferir la llamada a otro departamento o su jefe superior, al
momento de terminar la llamada también ser cordiales. Debe ser
una persona discreta si son asuntos confidenciales, tener
habilidades comunicativas, ya que tarta con personas diferentes y
ordena para tener su equipo a disposición. Todo esto en la oficina
del asiste contable de la empresa, cuando reciba llamadas.

7. Registrar documentos

Una vez visto los documentos a utilizar, es necesario codificarlos

(El código para la unidad podría ser el formado por tres dígitos,
tres letras, o la combinación de letras, dígitos y caracteres
especiales. Lo importante es que relacione a la unidad
organizativa y que se tenga cuidado en no repetir el código)
después registrarlos para poder archivar y llevar el Control de los
mismos, haciendo uso de una computadora la cual debe estar en
buenas condiciones, también necesitara un escáner este tiene
que ser pequeño para más comodidad y esté al alcance del
asistente, para tener imágenes del documento tal cual. En la
oficina o escritorio del asistente de personal, Cuando el gerente
comercial los disponga.
8. Mantener actualizados los registros de compras, ventas y
caja
El asistente contable debe actualizar la documentación con la
ayuda de una computadora y saber el uso de programas de
computación como Excel, Word y sistema contable. De tal
forma que cuente con un control de registros y control de
documentos que les permite mantener y controlar toda
la información en un medio de archivo electrónico, porque
surge la necesidad de actualizar el control de registros y el
control de documentos para poder eliminar los posibles
hallazgos (facturas falsas, mal conteo de mercadería, calculo
erróneo de IGV y mal uso de fondos) que puedan presentarse
en las próximas auditorias, ya que actualmente existen
algunos documentos y registros que su tiempo de retención a
culminado y se deben cambiar a la carpeta de archivos
inactivos.
Los registros tanto físicos como electrónicos deben estar
protegidos con una clave que se puede usar solo el área de
contabilidad y un backup para evitar su perdida. Todo esto
en la oficina del asistente contable, cuando lleguen nuevos
documentos a su mano.

9. Gestionar documentos constancias de declaraciones

juradas mensuales, balance general anual, flujo de caja,
estados de ganancias y pérdidas y estados de resultados.
El asistente contable debe registrar la parte administrativa
documentos más importantes que se utilizan en las
organizaciones el contenido del documento. Debe indica
claramente el tema a tratar (objetivo), así como también, a
quien está dirigido y en qué forma está estructurado esto con
lleva a tener conocimiento de realizar documentos y si algo
 está mal será corregido por sus superiores además se hace
con el uso de una computadora y tiene que tener rapidez para
realizar los documentos que se les pida están función se
realiza en el centro laboral. El asistente tiene hacer uso de la
tecnología y de los procedimientos que van a permitir la
unificación de la información generalizada por toda la
organización. Esto permitirá que se reduzca el tiempo en la
búsqueda de la información interna de la organización.
Además el asistente administrativo tiene que determinar los
tipos de documentos que deben existir en la organización para
garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones
controladas en la organización; debe ser responsable y saber
trabajar en equipo ya que a veces tendrá que coordinar con
otros departamentos la gestión de documentos. Todo esto en
la oficina del asisten contable, cada que un documento legue
a sus manos y necesite codificarse o el gerente comercial lo
ordene.

10. Tramitar autorizaciones de Dirección general en oficios.

Recibiendo dichos documentos (cheque, contratos, ordenes
de los trabajadores de la empresa) y entregándolos al
gerente General para su revisión y firma y una vez recabada
ésta, derivando al área correspondiente si así lo requiere
para su trámite respectivo, dando seguimiento a los asuntos
derivados, registrando avances en una hoja con ayuda de un
lapicero escribirá los nombres de las personas para la
autorización por día que deberá firmar el gerente. Esto se
realizara cuando la secretaria así lo indique en la oficina del
gerente general.

11. Elabora los asientos contables

 De acuerdo al manual de procedimientos de la unidad de
registro, en la documentación asignada.
Estar al pendiente del cronograma mensual de declaraciones
según sunat que lo tiene impreso en una hoja vom pegada en
su respectivo escritorio con el objetivo que sea fácil de
visualizar, para cumplir en ello cada fin de mes se tiene que
hacer cierre de copras y ventas para calcular los tributos (IGV,
impuesto a la renta) y tener en cuenta la declaración mensual
anterior, suele tener IGV e impuesto a la renta a favor el cual
restaría a la declaración de impuestos actuales.

12. Examina y analiza la información que contienen los

documentos que le sean asignados.
El asistente contable deberá revisar dos veces los
documentos contables chequeando que todo esté en orden
fechas, nombre, número de ruc, razón social y el digito final
para la declaración mensual y anual en el cual se guía
mediante el cronograma dado por la sunat.

13. Contabiliza las nóminas de pagos del personal de la

Institución.

De acuerdo a los estados financieros y balances de ganancias y

pérdidas se contabiliza los pagos de personal

14. Emite cheques correspondientes a pagos de proveedores y

servicios de personal
Luego se emite el cheque imprimiendo o sacando una copia de
cada cheque con firma y número de DNI en la parte de atrás del
cheque para luego ir a oficina central del contador y entregarlo con
un ticket que designe a quien va dirigido el cheque y así evitar el
desorden en el papeleo.

15. Transcribe y accesa información operando el microcomputador

 Es necesario codificarlos (El código para la unidad podría ser
el formado por tres dígitos, tres letras, o la combinación de
letras, dígitos y caracteres especiales. Lo importante es que
relacione a la unidad organizativa y que se tenga cuidado en
no repetir el código)

a. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO O REQUISITOS DEL

COMPORTAMIENTO

COMPETENCIAS LABORALES
Habilidades y conocimientos para su trabajo, deber reunir una serie de
cualidades personal para optimizar sus labores y trabajar correctamente
en equipo. Entre estas cualidades encontramos las siguientes.

Ordenado
Es vital para el trabajo con numerosos documentos ser una persona
ordenada y organizada.

Discreto
Para manejar documentos que pueden incluir información privada es
necesario.

Responsable
La supervisión debe quedar en un segundo término. Se debe ser
responsable para no depender de supervisores de trabajo.

Adaptable
El técnico Administrativo debe tener la capacidad de adaptarse a los
nuevos cambios que vayan surgiendo como los cambios informáticos.

Proactividad
Es vital anticiparse a las necesidades que vayan surgiendo con criterio.

Tener buenas habilidades comunicativas

Ser amable, paciente y tolerante. Amable para crear una buena empatía
con los clientes, paciente para saber atender las necesidades y
exigencias, y tolerante a la hora del trato con sus superiores, socios.

Saber manejar bien el estrés.

Las puntas de trabajo en un negocio en la empresa son inevitables el
técnico administrativo ha de saber en todo momento actuar de la
manera más correcta a pesar de las prisas y el bullicio, siempre
manteniendo una actitud positiva. Jamás el estrés que se vive en la
cocina o en la sala debe ser percibido por los comensales.

Pensar rápido
Los buenos técnicos administrativos son aquellos que a nivel personal
son ágiles, proactivos y resolutivos.

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

Producción de documentos empresariales.

Producir los documentos que se originen de las funciones

administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
• Redactar los documentos de acuerdo con las normas técnicas.
• Digitar los documentos de acuerdo con su tipo y normas establecidas.
• Transcribir los documentos de acuerdo con las normas vigentes.
Meticulosidad.
Cuando realiza documentos.
Trabajo en equipo y cooperación.
Es la actitud para formar parte de un grupo y trabajar con otras
personas.
Autocontrol.
Ser capaz de mantener la calma en situaciones de tensión y evitar
reacciones negativas ante provocaciones u hostilidad por parte del
cliente, manteniendo siempre un trato respetuoso pero con capacidad de
hacer uso de la autoridad para controlar la situación.

CONOCIMIENTOS

 Conocer la organización de una empresa, y cómo funcionan sus

distintos departamentos, las técnicas de comunicación, los sistemas
de clasificación y archivo de documentos
 Correcta redacción de cartas, informes
 Realizar el control de facturas, movimientos de cuentas bancarias
 Preparar los estados financieros y balances de ganancias y pérdidas
 Conocer el funcionamiento y la gestión de la Administración Pública o
Privada.
 Utilizar con soltura un ordenador y trabajar con las herramientas
imprescindibles en cualquier empresa: procesador de textos, base de
datos, hoja de cálculo, correo electrónico, buscadores.
 Gestionar documentos constancias de declaraciones juradas
mensuales, balance general anual, flujo de caja, estados de
ganancias y pérdidas y estados de resultados
 Elaborar los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos
de la unidad de registro, en la documentación asignada.
MEDIO AMBIENTE

A. Dolor de espalda: Los dolores de hombros, cuello y cintura.

El diseño deficiente del lugar de trabajo, desde el punto de
vista ergonómico, se relaciona con esto. Es muy común tener
sillas con respaldo inadecuado y escritorios muy pequeños.
Los empleados pueden llegar a sufrir, por ejemplo, síndrome
del túnel carpiano, causado por la flexión reiterada de la
muñeca, que produce pérdida de fuerza en las manos, dice la
experta.

B. Síndrome del túnel carpiano: Para los que están siempre en

la oficina, la flexión permanente de la muñeca usando una
computadora por largas jornadas causa la pérdida de fuerza
en las manos, además de causar dolores en el codo y la
muñeca.

C. Fatiga visual: Son síntomas de la fatiga visual, otro de los

trastornos comunes, causado por la continua lectura de
documentos, las computadoras sin protectores visuales o mal
colocadas (frente a una fuente de luz). El uso de la
computadora conlleva a la fatiga visual, produciendo dolor de
cabeza, náuseas o malestar. También afecta a personas que
constantemente trabajan sin iluminación o forzando su vista.

D. Agotamiento: Es común entre la gente de oficina, como

administrativos, que pueda aparecer el síndrome
burnout (agotamiento profesional). Entre los síntomas están:
fatiga, aburrimiento, frustración y, en general, un sentimiento
de perder el interés en lo que se hace.
E. Estrés: Este padecimiento produce desde dolores de cabeza,
reacciones en la piel (como dermatitis), úlceras estomacales y
disminución de la satisfacción laboral. El trabajador sufre de
estrés cuando tiene mucha carga laboral o no se le haga fácil
realizar alguna tarea, también puede ser por problemas
familiares, económicos, etc.

F. Cansancio: Este padecimiento es una alteración de

cansancio o agotamiento prolongado que no se alivia con el
descanso, y cuyos síntomas son: pereza, insomnio, molestia
muscular y fiebre, entre otros, puede ser causa de no
organizar bien el tiempo y tener mucha carga laboral, y no
cumplir con los horarios de descanso.

G. Mala circulación piernas: La mala circulación provoca

varices en las piernas, como condición extrema, se puede
producir trombosis venosa profunda. Por eso se recomienda
cambiar de posición y no pasar más de 45 minutos sentado
sin moverse.
H. Afectación del metabolismo: Digamos que tu cuerpo se
acostumbra a estar sentado y en reposo y cada vez es más
difícil que salgas a realizar alguna actividad. Terminarás
cansándote incluso de salir a pasear al perro o de subir las
escaleras en lugar de tomar el ascensor. Recuerda que el
cuerpo se acostumbra enseguida a los malos hábitos, pero
ahí estás tú para ponerle remedio
 GLOSARIO

Asistente: Que ayuda o auxilia a otra en algunos actos o tareas

Afabilidad: Amabilidad y atención de una persona en el trato con otras.

Codificar: Expresar una información en el lenguaje simbólico de la

computadora.

Estratégico: Plan ideado para dirigir un asunto y para designar al conjunto

de reglas que aseguran una decisión óptima en cada
momento. En otras palabras, una estrategia es el proceso
seleccionado a través del cual se prevé alcanzar un cierto
estado futuro.
 Gestión: Acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo para
conseguir o resolver una cosa.

Meticulosamente: El individuo meticuloso hace las cosas de manera

paciente y sin prisas y empleando el tiempo necesario
para que todo salga bien. Por lo tanto, el meticuloso es
alguien minucioso, concienzudo y escrupuloso. Si su
actitud es exagerada puede ser considerado como
quisquilloso o puntilloso

Ortografía: Forma correcta de escribir las palabras y de utilizar los signos

auxiliares de una lengua, respetando sus reglas.

Proveedores: Que provee o abastece a otra persona de lo necesario o

conveniente para un fin determinado.

Taquigrafía: Técnica de escritura en la que se utilizan ciertos signos y

abreviaturas especiales para poder transcribir todo lo que
dice alguien a la misma velocidad a la que habla.

II.