IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la

escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de
instituciones. El manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida
desde el comienzo de la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos
fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a
la primera agrupación de escritos bien organizados, los que se convirtieron en
instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la
empresa; Incluso podemos encontrar diferentes clases de archivos como lo son:

-Según la organización (archivo centralizado, descentralizado, archivo

descentralizado con control descentralizado, archivo descentralizado con control
centralizado según su uso (archivo activo, archivo semiactivo, archivo inactivo)
-según su naturaleza (archivo público, archivo privado, archivo privado de interés
público)
-según su ciclo de vida (archivo de gestión, archivo central, archivo histórico)

Cualidades como (económicos, funcionales, simples, exactos y técnicos) y en la

categorización (archivo general de la nación, territorialidad, organización del
estado

Además el archivo en los últimos años ha tenido gran importancia en la mayoría

de Empresas, organizaciones e instituciones; el personal que utilizaban para
administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado
muchas veces lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta
o simplemente porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban
estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por alguna
norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente ser el mejor
método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal
servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún
documento y esto podría causar conflictos internos.

Actualmente el uso de nuevas tecnologías cabe mencionar la comunicación

rápida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y
con sus usuarios o el Correo Electrónico que ofrece la posibilidad de intercambiar
información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de
documentos. Es utilizado en los archivos como medio de comunicación entre el
archivero y los usuarios ,en toda organización ya sea pública o privada para la
Organización de su archivo deben legalmente tener personal especializado en el
manejo del mismo y este personal debe regirse por leyes y decretos que existen y
que hablan sobre la Organización del archivo.