Primero Pasos Con Excel 2010

Guía de Excel 2010 Primeros pasos Antonio Roldán
PRIMEROS PASOS
En esta primera guía se presenta el programa Excel 2010 y se recorren sus principales
características elementales. Muchas de ellas se volverán a estudiar en posteriores
guías.
CONTENIDO
Primeros pasos ............................................................................................................. 1
Inicio del Excel ........................................................................................................... 2
Cinta de opciones ................................................................................................... 3
Barra de acceso rápido ........................................................................................... 3
Estructura de una Hoja de Cálculo .......................................................................... 4
Vista backstage ....................................................................................................... 5
Movimientos del cursor ............................................................................................. 6
Con el ratón ............................................................................................................ 6
Con el teclado ......................................................................................................... 6
Vistas ......................................................................................................................... 7
Celda activa ............................................................................................................... 7
Referencia de una celda ............................................................................................. 8
Formato de una celda ................................................................................................ 9
Fuente .................................................................................................................... 9
Bordes .................................................................................................................... 9
Relleno ................................................................................................................. 10
Alineación ............................................................................................................. 10
Proteger ............................................................................................................... 10
Números............................................................................................................... 10
1
Botones de formato .............................................................................................. 11
Borrado de celdas .................................................................................................... 11
Edición del contenido de una celda .......................................................................... 12
Operaciones con archivos ........................................................................................ 12
INICIO DEL EXCEL
Si tienes un icono del programa Excel en el escritorio, basta con que hagas un doble
clic sobre él para iniciarlo. Si no, sigue la ruta: Inicio – Programas – Microsoft Office –
Microsoft Excel 2010. Obtendrás una ventana con un contenido similar al de la
imagen.
Barra de acceso rápido Cinta de opciones Área de trabajo
Pestañas de hojas Barra de estado Zoom
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CINTA DE OPCIONES
En Office 2010 se ha conservado la Cinta de opciones, que es la zona superior de la

pantalla en la que están alojados multitud de botones y opciones. Esta cinta cambia su
contenido a voluntad del usuario o automáticamente. Esos contenidos reciben el
nombre de Fichas, y contienen los comandos alojados en rectángulos llamados
Grupos. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar
una página). Algunas fichas o barras de herramientas sólo se muestran cuando es
necesario, como la barra Herramientas de imagen que sólo se abre cuando se
selecciona una imagen.
En la parte inferior de cada grupo puede aparecer un pequeño

otó o la i age de u a fle ha. La lla a e os fle ha del
grupo correspondiente.
La ficha más importante es la de Inicio. Observa los grupos que contiene:
Portapapeles – Fuente – Alineación – Número – Estilos – Celdas – Modificar.
Algunos grupos, como Fuente o Párrafo contienen una pequeña flecha abajo a la
izquierda para acceder a las ventanas clásicas que se abrían en la versión 2003.
Ve señalando las cabeceras de la cinta de opciones Inicio, Insertar, Diseño de página,

etc. para que vayas encontrando todos los comandos en su nueva ubicación. También
se pueden cambiar con la rueda del ratón
BARRA DE ACCESO RÁPIDO
En la parte superior de la pantalla puedes ver la Barra de acceso rápido, en la que se

sitúan algunos de los comandos que se usan con más frecuencia: Guardar, Deshacer,
Libro nuevo,…
3
Esta barra se puede personalizar. Para ello

puedes pulsar sobre la pequeña flecha de su
derecha y abrir el catálogo de comando que
puedes incorporar. Si no están los que te
i te esa puedes elegi Más o a dos
Otra característica de esta versión es que se ha

aumentado el contenido de los menús desplegables
obtenidos con el botón derecho. Ahora, además de los
usuales aparece una pequeña ventana con las
operaciones de formato más frecuentes: fuentes,
decimales, porcentajes, etc.
Si tienes la costumbre de acceder a los menús con el teclado en lugar de usar el ratón,
también puedes lograrlo ahora. Pulsa la tecla Alt y aparecerán arriba las teclas que te
dan acceso a las distintas fichas.
En la imagen puedes observar las teclas que permiten acceder con Alt a las distintas
fichas y comandos. Después se puede anular el acceso pulsando de nuevo la tecla Alt.
La cinta de opciones se puede personalizar, cambiando el orden y los contenidos de los

grupos, pero no lo desarrollaremos aquí. Con el botón derecho pulsado sobre la cinta
se puede elegir esa opción
ESTRUCTURA DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y columnas. Las filas están
rotuladas con números desde 1 hasta 1.048.576 filas, y las columnas (hasta 16.000
columnas) con letras simples o dobles que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y así
hasta la última columna que se nombra con las letras XFD.
Cada celda se nombra mediante su fila y columna. Así por ejemplo la celda B4 será la
situada en la fila 4 y columna B.
Los rótulos de las filas y columnas se encuentran en el borde de la ventana: en la parte

superior los de las columnas y a la izquierda los de las filas. Pulsando sobre un rótulo se
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seleccionará toda la columna o fila. Una celda se selecciona al pulsar sobre la

intersección del rótulo de su fila y el de su columna. Si pulsas sobre la esquina superior
izquierda del área de trabajo se seleccionará toda la hoja.
Un libro de Excel en realidad se compone de varias hojas. Señala las distintas pestañas
que figuran en la parte inferior de la pantalla, rotuladas con Hoja1, Hoja2, etc. para
verlas todas.
En esta versión 2010 se puede cambiar el color de

las pestañas que poseen las hojas en la parte
inferior. Señala una pestaña, pulsa el botón derecho
del ratón y pide Colo de eti ueta . E la i age
puedes ver cómo quedan.
Recorre cualquier hoja mediante las barras de desplazamiento (horizontal y vertical),

con las teclas de AvPág. y RePág. o con las cuatro teclas de flecha de cursor. Aprende
también a señalar directamente cualquier celda con el ratón.
Si pulsas simultáneamente las teclas Ctrl y una de esas cuatro flechas, llegarás a los
límites de la hoja, la fila 1.048.576 y la columna XFD.
VISTA BACKSTAGE
El botón de Office ha sido sustituido por la entrada Archivo, que abre la Vista
backstage, a la que podemos traducir por i te io idades o t a oya , po ue
contiene todas las operaciones que no actúan sobre el área de trabajo.
Entre ellas están las opciones de Archivo (Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir...), y otras
como
Reciente: Aloja la lista de los libros abiertos recientemente.
Información: Co tie e los pe isos, p opiedades del li o, odifi a io es, auto …
Guardar y enviar: Es una ampliación del antiguo Enviar.
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Ayuda: Se ha ampliado con informaciones de versiones, activación, actualizaciones y

otros
Opciones de Excel: Contiene tantas opciones que es imposible explicarlas aquí. Se

recomienda no entrar en esta opción salvo que se domine el tema.
MOVIMIENTOS DEL CURSOR
CON EL RATÓN
El cursor se desplaza a la celda que señale el ratón al pulsar el botón izquierdo.

También con el ratón se puede mover el cursor mediante las barras de desplazamiento
horizontal o vertical.
CON EL TECLADO
Las principales combinaciones de teclas para mover el cursor son, además de las
usuales de flecha de cursor y RePág o AvPág, etc. son las siguientes:
Combinación de teclas
Ctrl+Inicio Mueve el cursor a la celda A1.

Ctrl+Fin Mueve el cursor al final del área de datos.
Inicio Señala a la primera columna A de la fila actual.
Ctrl+Izquierda Salta a la columna más a la izquierda del bloque actual.
Funcionan de forma similar las combinaciones Ctrl+Derecha, Ctrl+Arriba y Ctrl+Abajo
Ctrl+AvPág Salta a la hoja anterior de la tabla.

Ctrl+RePág Salta a la hoja siguiente de la tabla.
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El resto de combinaciones de teclas figuran en la Ayuda de Excel.
VISTAS
Podemos alejar o acercar la visión del área de trabajo. Para

ello se dispone de la ficha Vista que contiene el Zoom
además de otras opciones que iremos estudiando más
adelante.
Mucho más rápido es el desplazador de zoom que está

situado en la parte inferior derecha de la pantalla:
Como todos los de su clase, permite aumentos y disminuciones paso a paso con los
signos + y – de los extremos o moviendo el cursor.
CELDA ACTIVA
Para modificar el contenido de una celda la debemos seleccionar previamente con el

cursor. Con esta operación se convertirá en la celda activa, es decir la que constituye el
foco del trabajo. Si se selecciona todo un rango todas sus celdas estarán activas,
aunque no se podrán editar una por una.
Observa la Barra de fórmulas de la parte superior de la pantalla. El nombre de la celda

figura a la izquierda y su contenido en el centro, en la llamada línea de entrada de
fórmulas. Escribe algo manteniendo seleccionada la celda y pulsa Intro. Leerás
entonces en esa línea de fórmulas lo que has escrito.
Una celda puede contener
Un texto: Es un conjunto de caracteres que la Hoja no interpreta como cantidades:

Factura , Compras 2004 , etc.
Un número: Dentro de esta categoría están los números propiamente dichos, los
porcentajes y las fechas.
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Una fórmula: Es una expresión que indica la operación que hay que efectuar en esa
celda: =4+E3, =SUMA(A2:B4), etc.
Además, todas las celdas poseen un formato, que es el conjunto de tipos de letra,
colores, alineación o bordes que cambian el aspecto de cada celda.
Debemos, pues, distinguir el valor de una celda de su fórmula. El valor es el resultado

de aplicar una fórmula. Por ejemplo, si una celda contiene la fórmula =2+2, su valor
será 4.
REFERENCIA DE UNA CELDA
Toda celda de la hoja posee un nombre, una referencia, que la distingue de las demás.
Es un símbolo compuesto de las letras correspondientes a la columna a la que
pertenece y unos números coincidentes con los de su fila: C5, AA8, BC234; etc.
Las referencias normales se llaman relativas, porque en operaciones de copiado o

rellenado de rangos el programa supone que al mover unas celdas, también se han de
mover las referencias contenidas en las fórmulas. Así, si en la celda N7 está contenida
la fórmula =A4*34, al copiarla o arrastrarla a la celda N10, su fórmula se verá también
arrastrada a A7*34. Los datos sufrirán el mismo movimiento que la celda que los
contiene.
Cuando deseamos que al mover una celda no se altere algún dato que contenga,
escribiremos referencias absolutas, que se distinguen porque van precedidas del signo
$. Hay tres modalidades:
Tipo $B$32: es totalmente absoluta. No se altera ni la fila ni la columna.
Tipo $B32: sólo se protege la columna, pero se puede alterar la fila.
Tipo B$32: se alterará la columna y permanecerá la fila.
Para convertir una referencia relativa en absoluta, además de escribir manualmente el

signo $, basta pulsar la tecla F4 al escribirla. Con una primera pulsación se cambiará al
tipo $A$32 y con sucesivas pulsaciones irá cambiando a A$32 y a $A32.
También podemos referirnos a una celda mediante un nombre asignado por nosotros.
Lo verás más adelante.
Si la celda se encuentra en otra hoja deberemos escribir previamente el nombre de

esta seguido de un signo de admiración, antes de escribir la referencia propiamente
dicha. Por ejemplo Hoja1!D$2
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FORMATO DE UNA CELDA
Llamaremos formato de una celda o rango de celdas al conjunto de opciones que

constituyen su forma de presentación en pantalla y que no afectan a su contenido. A
todas esas opciones se accede al abrir la ficha Inicio
A los formatos de celda también se accede pulsando con el botón derecho y eligiendo
Formato de celdas en el menú contextual que se obtiene.
En el cuadro de diálogo correspondiente podemos acceder a opciones muy potentes,

que se irán explicando más adelante. Por ahora sólo se describirán las pestañas:
FUENTE
No necesita explicación particular porque coincide en lo esencial con todos los cuadros
de elección de fuentes en Windows. Los aspectos de tamaño, fuente, color, efectos,
etc. son de comprensión fácil.
BORDES
También es muy simple cambiar los bordes de una celda o de un grupo de celdas. Lo
más importante de reseñar es que todos los efectos posibles en los bordes afectan a
9
toda un área, si está seleccionada y no sólo a una celda. Los conceptos de bordes
predeterminados, estilo de líneas, colores de líneas y sombras, etc. se explican por sí
solos.
RELLENO
En esta pestaña puedes rellenar el fondo de cada celda. No contiene opciones tan
potentes como otros programas de Office, pero basta con la gama que ofrece. Se
desaconseja el uso de tramas, porque pueden hacer confusa la lectura de los datos.
ALINEACIÓN
Es un conjunto muy potente de opciones, pues permite encajar el contenido de una

celda respecto a su contorno cambiando numerosos parámetros, como: la alineación
horizontal, la vertical, inclinación del texto, la distancia a la cuadrícula. Para
comprender todas ellas el mejor camino es experimentar con algún texto concreto.
PROTEGER
Las celdas de una hoja de cálculo pueden protegerse para evitar alteraciones de su
contenido por una distracción. Con esta opción se pueden activar o dejar en blanco
cada una de dos opciones: Protegido u Ocultar. Esta operación se hará por separado
en distintos rangos, los que se quiere proteger y los que se dejarán para entrada o
modificación de datos. La protección sólo será efectiva si después se protege todo el
documento con el comando Herramientas – Proteger...
NÚMEROS
Las opciones de formato numérico también son muy variadas:
Categoría: Se puede expresar un número como fecha y hora, moneda, formato

general, etc. Al elegir cada categoría se abren las opciones particulares de la misma:
número de decimales, formatos de fecha, unidades de moneda, etc.
FORMATO PERSONALIZADO
Para operaciones elementales no hay que alterar el código que figure en este campo.
No obstante, hay casos, como en las unidades físicas, en los que desearemos añadir
símbolos como w, Km. o €. Pa a ello añadi e os el sí olo \ detrás del formato
estándar (u otro cualquiera que figure como código) y a continuación el símbolo
deseado: #.##0.00\€, está da \Km., etc.
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También se puede añadir texto usando comillas dobles, como en estándar botes de
pintura
Para más detalles hay que consultar el apartado Códigos de formato numérico de la
ayuda de Excel.
BOTONES DE FORMATO
La mayoría de las veces usarás mejor los botones directos, tanto de la ficha de Inicio
como del menú contextual.
Sólo para operaciones más potentes abrirás la ventana de formatos.
BORRADO DE CELDAS
Debemos distinguir entre borrar celdas o borrar contenidos.
En el primer caso, se eliminan totalmente las celdas y otras ocupan su lugar. El

programa solicita información sobre cuáles serán esas celdas que reemplazan a las
eliminadas. Esta operación se ejecuta mediante el botón Eliminar de la fecha de Inicio
Te da a elegir entre eliminar celdas, filas o columnas

completas. Hay que tener cuidado al elegir las opciones
posteriores de cómo se desplazan las celdas vecinas.
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En el segundo caso, se debe concretar si se borra todo, o

sólo formatos, comentarios, etc. Esta operación se ejecuta
mediante la tecla Supr (para borrar contenidos) o con el
botón Borrar que está a la derecha de Eliminar y después
se concreta si se desea Borrar todo o sólo algún
elemento.
EDICIÓN DEL CONTENIDO DE UNA CELDA
Para cambiar el contenido de una celda debes seleccionarla previamente (convertirla

en la celda activa). A continuación escribe, sin más, el nuevo contenido, si sólo deseas
sustituir el antiguo, o bien pulsa con el ratón sobre la línea de fórmulas de la parte
superior y corrige lo que desees. Termina de corregir con la tecla Intro (o Entrar).
También se puede corregir una celda pulsando sobre ella con doble clic. Observa el
efecto que se produce.
Recuerda los tres procedimientos:
Escribir directamente sobre la celda seleccionada si se desea sustituir todo lo

escrito
Pulsar sobre la línea de entrada para activarla y corregir lo escrito
Efectuar un doble clic sobre la celda activa
Si seleccionas varias celdas a la vez (se puede hacer manteniendo pulsada la tecla Ctrl
mientras las señalas) y al finalizar de escribir en la última pulsas CTRL+INTRO, se
rellenarán todas con el mismo valor.
OPERACIONES CON ARCHI VOS
La gestión de archivos ha pasado a la ficha del mismo nombre
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Los comandos clásicos siguen apareciendo en ella:
Nuevo
Permite crear un documento nuevo y elegir su tipo en el submenú correspondiente a
través del uso de las plantillas.
Abrir
Abre un documento ya creado.
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Cerrar
Interrumpe el trabajo con un modelo y cierra el archivo correspondiente. Si hay datos
nuevos no guardados, avisará para guardar el modelo antes de cerrarlo.
Guardar
Guarda la información del Libro de Trabajo actual en su archivo correspondiente (cuyo

nombre ya se conoce) pero no lo cierra y permite seguir trabajando sobre él y
modificarlo.
Guardar como
Es similar al anterior, pero pide previamente el nombre y la carpeta en la que debe ser
guardado. Hay que usar este comando cuando no se ha asignado aún un nombre a un
trabajo o si se desea una copia del mismo con nombre diferente.
Ha aumentado el catálogo de formatos de archivo incorporados. Los más importantes

son:
Libro de Excel: Lo leen Excel 2007 y 2010

Libro Excel 97-2003 para ser leído por versiones anteriores de Excel
Texto: Convierte la hoja en texto puro. Es útil para copiar a otras herramientas
de edición o cálculo.
PDF y OpenDocument: Lo guarda en estos dos estándares que son ahora muy
populares.
Página web: Construye una versión en HTML para Internet
Imprimir
Obtiene una copia impresa del área de datos actual. Volveremos sobre este tema en
otra guía
14
Guardar y enviar
Envía el documento como correo, lo guarda en la Web o en SharePoint.
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Curso de Excel 2010 Funciones y formatos Teoría 2
FUNCIONES Y FORMATOS
En este segundo documento se explican los conceptos mínimos necesarios para crear
las primeras hojas que tengan una cierta utilidad, como presupuestos, esquemas de
cálculo, conversiones de monedas, etc. Es muy importante dominar estas técnicas
básicas antes de seguir con el proceso de aprendizaje.
CONTENIDO
Funciones y formatos ................................................................................................... 1
Contenido .................................................................................................................. 1
Fórmulas en Excel ...................................................................................................... 2
Estructura de una fórmula ...................................................................................... 2
Funciones elementales ........................................................................................... 3
Autosuma ............................................................................................................... 4
Formatos de celda ..................................................................................................... 5
Formatos de fuente y alineación ............................................................................. 5
Colores de relleno y bordes .................................................................................... 7
Formatos numéricos .................................................................................................. 8
Formatos rápidos.................................................................................................... 8
Categorías .............................................................................................................. 8
Cálculos con porcentajes ......................................................................................... 10
Operaciones de edición ........................................................................................... 12
Cortar, Copiar y Pegar ........................................................................................... 12
Deshacer-Rehacer ................................................................................................ 13
Eliminar y Borrar ................................................................................................... 13
Insertar filas, columnas y hojas ............................................................................. 14
1
Buscar y Reemplazar ............................................................................................. 14
Ajustar texto automáticamente ............................................................................ 15
Comandos de la ficha Vista ...................................................................................... 15
Ver varias hojas simultáneamente ........................................................................ 16
Complementos............................................................................................................ 17
Estilos ...................................................................................................................... 17
Aplicar un estilo .................................................................................................... 17
FÓRMULAS EN EXCEL
ESTRUCTURA DE UNA FÓRMULA
Las fórmulas en Excel se escriben de forma algebraica, usando los operadores +, -, * y /

como operadores básicos, junto al símbolo ^ para las potencias y el uso de paréntesis
para indicar prioridad. Estas operaciones se efectúan sobre
Números: =34+23^3
Referencias y nombres de celdas: =C5/3+C4/2; =TOTAL*(23+12*C4)
Funciones: =SUMA(E3:E23)+D12
También se admiten operado es de o pa a ió : <, >, >=,… pe o su uso puede se

complicado.
Si no se usan los paréntesis, se calculan en primer lugar las funciones, seguidas de las
potencias, en segundo lugar multiplicaciones y divisiones, para terminar con la suma y
la resta.
Toda fórmula ha de venir precedida del signo = (o del +) para que Excel interprete que
es algo que hay que calcular. En las celdas que alojan fórmulas hay que distinguir entre
ellas y sus resultados, que son los que aparecen en pantalla. Así si se escribe =20+30, el
resultado será 50, que es lo que veremos en la hoja.
2
FUNCIONES ELEMENTALES
Las funciones de Excel son palabras clave que producen un cálculo determinado. Las
más populares son SUMA, CONTAR, PROMEDIO, RAIZ, SI, …
Sólo se usan como parte de una fórmula, por lo que han de ir siempre precedidas del
signo =.
Todas ellas han de venir seguidas por los datos sobre los que actúan, escritos entre
paréntesis, que es lo que se llama argumento. Lo vemos con algunos ejemplos:
=SUMA(C4:D12) Esta función sumaría todos los números comprendidos entre la celda
C4 y la D12. Aquí SUMA es la palabra clave y C4:D12 el argumento.
=HOY() Devuelve la fecha actual. No tiene argumentos, pero hay que escribir los
paréntesis.
=RAIZ(9) Devolvería un 3, que es la raíz cuadrada de 9.
=PROMEDIO(C4:G18) encuentra la media aritmética de todos los números contenidos

en las celdas comprendidas entre C4 y G18.
Cuando no se recuerda la palabra clave de una función, se acude al botón fx, situado
junto a la línea de edición,
y se abrirá un catálogo de funciones para que elijas la que deseas.
3
Si recuerdas el nombre de la función puedes irlo escribiendo y aparecerá una lista de

autocompletado. En la imagen se reflejan las opciones que aparecerían si comienzas a
escribir una D.
Si localizas la función que deseas, puedes

señalarla y pulsar la tecla TAB para que se
incorpore a la fórmula.
AUTOSUMA
Las funciones SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MAX y MIN se pueden insertar fácilmente
con el botón ∑ , situado a la derecha de la ficha Inicio.
Se suele seleccionar la celda inferior al rango que deseas sumar,

contar o cualquier otra función, y pulsar el botón (o la flechita
pequeña que está a su derecha para elegir la función). Si no eliges
ninguna, efectuará la suma. A veces tendrás que guiar su
funcionamiento seleccionando el rango previamente. Si este tiene
estructura de columna, la suma se situará debajo, y si de fila, a la
derecha. Estas son las funciones más usadas en Excel, por lo que
debes practicar bastante con el botón ∑ hasta que lo domines.
4
FORMATOS DE CELDA
FORMATOS DE FUENTE Y ALINEACIÓN
La apariencia que presenta una celda se concreta con las opciones de Formato. A
continuación descubriremos las principales opciones de formato que existen, dejando
el resto a tu experimentación.
Señala con el ratón una celda en cualquier modelo. Observa la zona de Formatos en la
ficha de Inicio, los grupos Fuente, Alineación, etc.:
Obtenemos las siguientes informaciones: es un texto en la fuente de letra Calibri,

tamaño de 11 puntos y modalidad normal, sin negrita o cursiva. Además figuran
rellenos, color de texto, alineación etc.
Cambia ahora las características de esta celda a tu gusto. Para eso puedes seguir
usando la ficha Inicio, en la que dispones, a la izquierda, de todas las opciones de
Fuente, Bordes, Relleno, etc.
Puedes también cambiar el tipo de letra, el tamaño y convertirla en negrita,

subrayada, etc.
Un poco más a la derecha, en el grupo Alineación se cambia a izquierda o derecha o

centro. También se puede concretar la alineación vertical o la inclinación. Puedes
localizar los botones: Arriba a la izquierda están los que concretan la alineación
vertical. A su lado el correspondiente a la inclinación.
En la parte de abajo se encuentran los tres de alineación

izquierda, centro y derecha, y a su lado los de aumentar o
disminuir sangría. Experimenta con todos ellos.
Más a la derecha se encuentra la opción de Ajustar texto, para

permitir saltos de línea dentro de la misma celda, y la de
Combinar y centrar celdas, que convierte en una sola celda todas las celdas
adyacentes que estén seleccionadas. Ambas opciones se explican más adelante.
5
Si prefieres usar ventanas parecidas a las de anteriores versiones, ábrelas mediante las
flechas de grupo.
Reconocerás las opciones que aparecían en versiones anteriores.
A los formatos de celda también se accede pulsando con el

botón derecho y eligiendo Formato de celdas... en el menú
contextual que obtienes.
Debes acostumbrarte desde ahora a esta técnica. Cuando

no tengas claro qué hacer con un objeto (celda, imagen,
gráfico, etc.) pulsa sobre él con el botón derecho y elige una
de las opciones que te ofrece el menú contextual. En esta
versión se han enriquecido mucho.
6
COLORES DE RELLENO Y BORDES
También es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un
grupo de celdas.
Cambio de fondo
Para lograrlo selecciona un rango de celdas y usa el botón de relleno de color
Si usas la flecha de grupo abrirás el catálogo de

colores, en el que se puede seguir profundizando
para elegir Más colores e incluso personificarlos
dando las componentes RGB
Cambio de borde
Los bordes también son sencillos de quitar o poner:
Usa el botón que se sitúa a la izquierda del anterior
Usa también la flecha de grupo y obtendrás todas las modalidades

y comandos de bordes.
Experimenta con varias celdas asignando los distintos bordes que figuran en el menú
desplegable o los de la ventana de bordes.
Ten en cuenta que son aditivos. Si eliges borde inferior y borde superior se dibujan
ambos. La opción de Dibujar borde es muy efectista, pero te puedes confundir con
facilidad.
7
FORMATOS NUMÉRICOS
FORMATOS RÁPIDOS
En todos los modelos que consultes verás que puede haber celdas en las que los
números se presentan con un decimal y sin embargo en otras hay dos. Igualmente,
unas estarán expresadas en euros y otras en porcentaje. Existirán celdas que expresen
fechas y horas, e incluso símbolos especiales, como 34 km/h.
Aprenderemos a continuación cómo se cambian los formatos de los números. Elige

una celda que contenga un número. Abre la ficha de Inicio.
En la parte central puedes ver el grupo de botones de los

formatos numéricos.
Para aumentarle el número de decimales elige el penúltimo botón de abajo. Cada

pulsación añadirá un decimal. El botón situado a su derecha disminuirá un decimal.
Experimenta con los dos para ver el efecto.
El botón central activa el punto de los miles.
El situado a su izquierda convierte el número de la celda en porcentaje. Hay que

adve ti ue el ve dade o valo al a e ado es el ta to po u o . Po ta to, si se
multiplica una celda por otra en forma de porcentaje, se calcula automáticamente el
porcentaje de la primera celda sin tener que dividir entre 100. Más adelante
explicaremos los cálculos con porcentajes.
Por último, el primer botón permite un cambio rápido de moneda.
CATEGORÍAS
La lista desplegable situada sobre los botones permite elegir la

categoría de formato. Explicaremos algunas:
Opciones: puedes fijar las siguientes, según la categoría:
General
No se fija un formato numérico específico, y se deja a Excel que

elija el más adecuado.
8
Número
Posee las propiedades vistas en anteriores párrafos: número de decimales y separador

de miles. Si abres la ventana clásica con el botón derecho o con la flecha del grupo, se
abrirá para ofrecerte otra opción, y es la forma de presentar los números negativos,
que es muy útil en modelos de tipo financiero, para distinguir el efectivo de las deudas.
Moneda
Si defines el formato de una celda

como moneda, el programa la elegirá
según la región geográfica que esté
definida en tu equipo. Si abres la
ventana clásica (con la flecha del
grupo Número) podrás elegir otras
monedas.
Fecha
Tienes la posibilidad de elegir fecha corta (numérica) y fecha larga, con palabras
como miércoles o Enero. Más adelante ampliaremos el tema del formato de fecha, y
también la categoría hora.
Porcentaje, fracción y científica
El primero ya está explicado. La fracción deberás manejarla con cuidado, porque

redondea. La notación científica es la usual del tipo 1,26E+12
Texto
Convierte el número en texto sin valor de cálculo.
Personalizada
Esta categoría no está visible en la lista,

pero la puedes usar abriendo el cuadro
de formatos con el botón derecho.
Para añadir una palabra, unidad o

símbolo a una cantidad numérica debes
alterar su código. Para ello elige la
categoría de Personalizada y busca un
tipo de formato en la lista de tipos, por
ejemplo Estándar, o 0,00. Escribe la
9
palabra que deseas que figure en la celda detrás del número, por ejemplo cm. Añádela
al código entre dos comillas: Estándar "cm." En la imagen se ha definido el formato en
km/h.
En los modelos de Física o Química es

muy útil añadir las unidades de las
magnitudes al código estándar: g/l,
m/s, newton, etc.
En sesiones posteriores se ampliarán

algunas ideas sobre formatos.
Pincel de formato
Es el botón situado debajo de las opciones Cortar y Copiar de la ficha Inicio.

Para usarlo selecciona una celda, pulsa sobre ese botón para que cree un
pincel, y con él recorres las celdas sobre las que quieres copiar el formato.
Si pulsas con doble clic tendrás activo el pincel hasta que pulses de nuevo.
CÁLCULOS CON PORCENTAJES
El formato de porcentaje merece un estudio especial, porque presenta el problema de

usar en realidad el tanto por uno, y no el tanto por ciento. Así, el 23%, para Excel es el
número 0,23, aunque se escriba de la otra forma 23%. Este detalle dificulta el
aprendizaje al principio.
Escritura de un porcentaje
Para insertar un porcentaje en una celda la forma más simple es la de escribir el tanto
por ciento y después el signo %. Hay que tener en cuenta que si escribimos 12% la
cantidad que se guarda es 0,12, y no 12.
También se puede escribir el 12 y después pulsar sobre el botón de

porcentaje, con los mismos efectos. Puede ocurrir que la celda ya tenga
formato de porcentaje, con lo que la conversión se hará de forma automática.
Cálculo del porcentaje
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Si deseamos aplicar a una cantidad un porcentaje que esté escrito con el formato
correcto, bastará multiplicar la cantidad por el porcentaje.
O se va este ál ulo: Halla el % de . €
Ahora estudia las fórmulas que se han usado:
El porcentaje se ha guardado como 0,15 y el resultado

es un simple producto de la celda de la cantidad por la
del porcentaje:
Aumento o disminución
Para aumentar en un porcentaje una cantidad, bastará con multiplicarla por la celda
del porcentaje aumentada en una unidad. Así, para aumentar un 33% hay que
multiplicar por 1,33. Si, por ejemplo, el porcentaje se ha escrito en la celda B3 y la
cantidad en la B2, el aumento se escribiría como =B2*(1+B3), con paréntesis.
Para disminuir usaremos la resta. En el ejemplo anterior la fórmula =B2*(1-B3)

disminuiría la cantidad en un 33%.
Comparación como porcentaje
Si el total de u a fa tu a, . €, se e uentra en una celda, pongamos la C9 y una

partida de la factura, por ejemplo el material, 9. €, se ha escrito en la celda C8, para
saber qué tanto por ciento del total representa el material, bastará dividir C8/C9 y
después asignar al cociente el formato de porcentaje. Observa el cálculo de la imagen
e intenta reproducirlo:
11
OPERACIONES DE EDICIÓN
Estas operaciones son fundamentales para crear libros de Excel de forma rápida. Las usarás a
diario.
CORTAR, COPIAR Y PEGAR
Las operaciones básicas de edición de Cortar, Copiar y Pegar las tienes

implementadas en la parte izquierda de la ficha Inicio. No hay que
explicar su funcionamiento, que es idéntico al de otros programas. Sí
debes saber que para seleccionar las celdas que desees copiar o cortar
deberás mover el ratón con el botón izquierdo pulsado.
Si pulsas sobre la flechita situada debajo de Pegar obtendrás las

opciones de Pegado Especial. En esta versión se usan iconos, lo que
oscurece un poco su significado. Deja el ratón sobre cada uno de ellos
hasta que obtengas la etiqueta explicativa. Una opción muy
interesante es la de Pegar Valores, que no copia las fórmulas y así
evita a veces confusiones.
Puedes también pegar como imagen (busca su botón en la fila inferior), con lo que pierdes
toda la información matemática, pero te puede interesar si usas esa posibilidad en Word o
PowerPoint.
Hay opciones que no aparecen como botón, como la de Transponer, que al pegar intercambia
las filas con las columnas. Si deseas acceder a ella o a otra cualquiera que no encuentres, pulsa
so e la f ase Pegado espe ial ue figu a e la pa te aja de la ve ta a de oto es, y
obtendrás las opciones que faltan
Observa que Transponer y Saltar blancos figuran en la parte inferior de la ventana.
12
DESHACER-REHACER
Si alguno de los cambios de formato que has efectuado no te satisface,

puedes acudir al botón correspondiente de la Barra de acceso rápido (la más
alta de la pantalla) que te permite Deshacer, para que el programa no tenga en cuenta
el último cambio. Si no lo vieras, con la flecha situada al final a la derecha puedes
personalizar la barra e incorporarlo.
Puedes usar también la combinación de teclas Ctrl+Z.
Si también cambias de opinión en esto y no quieres deshacer, con Edición

Rehacer (Ctrl+Y) vuelves a efectuar el cambio.
Practica con varios cambios de formato y después acudes alternativamente a los dos
comandos para ver su efecto.
ELIMINAR Y BORRAR
Debes distinguir bien estas dos órdenes.
Eliminar está situado en la parte derecha de la ficha de

Inicio. Quita de la hoja todas las celdas seleccionadas, y
otras ocupan su lugar. Si has seleccionado toda una fila o
varias pinchando sobre su número, todo lo ésta contenga
desaparecerá de la hoja, y las demás se moverán para
tapa el hue o. Igual ocurrirá con grupos de columnas.
El botón correspondiente permite, con el uso de la flecha que contiene, elegir qué se
desea eliminar. Es una orden peligrosa.
Borrar otó go a de o a situado a la de e ha del a te io

no elimina la celda, pero borrará todo su contenido (el mismo
efecto que con la tecla Supr), los formatos, los comentarios, etc.
Úsala también con cuidado.
También tienes un botón con flecha para elegir qué deseas borrar:
todo, formato, contenido o comentarios.
13
INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS
Estos otros comandos están situados en la misma zona derecha de la ficha de Inicio. Se
accede a ellos por el botón Insertar. Como en los anteriores, dispones de varias
posibilidades:
Celdas: No es muy aconsejable, pues se puede desorganizar
todo tu esquema de cálculo. Experimenta con él.
Filas y columnas: Se insertan tantas como se hayan

seleccionado. Puede ser algo premioso. Selecciona
previamente el lugar (celda, fila o columna) donde deseas
insertar.
Hoja: La última opción del botón Insertar se refiere a una hoja completa. Te añade una
hoja delante de la actual, con un nombre automático. Si quieres cambiarlo, pulsa con
el botón derecho del ratón sobre su pestaña y pide
Cambiar nombre.
Observa, y esto es nuevo en la versión 2010, que

puedes cambiar el color de las etiquetas de hoja.
BUSCAR Y REEMPLAZAR
Esta operación es muy útil si deseas buscar un dato en muchas celdas o corregir
cualquier texto o número erróneo.
Debes comenzar con seleccionar en qué celdas se busca, aunque si no lo

haces lo único que ocurrirá es que buscará en toda la hoja. Después eliges en
el botón Buscar y Seleccionar a la derecha de la ficha Inicio, la opción de
Buscar o bien la de Reemplazar. Con ambas accedes a una ventana con dos
pestañas en la que eliges si
sólo quieres localizar un dato (o
parte del mismo) o bien
reemplazarlo por otro. En la imagen
se ha elegido Reemplazar el dato de
16% por 17%. Puedes cambiar
fragmentos de palabras o números.
14
AJUSTAR TEXTO AUTOMÁTICAMENTE
En algunas situaciones se puede desear incluir en una celda todo un párrafo con saltos
de línea, como ocurre en la siguiente imagen
Para conseguirlo debes seleccionar la celda deseada, abrir la

ficha de Inicio y pulsar sobre el botón Ajustar texto.
Si una vez que estás escribiendo un texto deseas activar el

salto de línea, puedes usar la combinación de teclas Alt-Intro
COMANDOS DE LA FICHA VISTA
Mediante esta ficha de opciones puedes decidir cómo deseas ver la hoja en la que
estás trabajando.
De las primeras opciones, es aconsejable que por ahora elijas sólo Normal, para no
confundirte. Algunas de las otras las veremos más adelante.
A continuación se te permite ocultar o mostrar los distintos elementos, como las líneas
de cuadrícula, los títulos, etc. esto estaba antes algo escondido en Herramientas –
Opciones
Puedes practicar habilitando unas u otras hasta que el entorno de trabajo te satisfaga.
Del resto de posibilidades la más interesante es el Zoom, que te permite acercar o
alejar la visión de las celdas. En realidad, es mucho más práctico acudir al desplazador
que figura en la parte baja de la pantalla, en la Barra de Estado
15
Su funcionamiento es muy simple: Usa el signo + para acercar la visión de la celdas, el

signo – para alejar y el desplazador para lograr un zoom continuo.
VER VARIAS HOJAS SIMULTÁNEAMENTE
En la misma ficha Vista tienes la opción de Nueva ventana. Con ella puedes conseguir
ver dos o más hojas de forma simultánea. Acude después al botón Organizar todo para
elegir entre Mosaico, Vertical, Cascada y otros. En la imagen se han situado dos hojas
en mosaico.
16
COMPLEMENTOS
ESTILOS
Cuando tengas en unas celdas opciones de formato cuya combinación te agrade,

puedes convertirlas en estilos, que son estructuras formadas por fuentes, tipos de
alineación, bordes, rellenos, etc. que se pueden aplicar todos a la vez en una misma
celda, y que se guardan con tu modelo. También existen estilos ya diseñados, que
puedes usar para tus documentos de Hoja de Cálculo. Comenzaremos con estos
últimos
APLICAR UN ESTILO
En la ficha Inicio dispones del grupo de estilos de celda. Con el botón Estilos de celda
accedes al catálogo de los mismos.
Puedes elegir estilo en el catálogo que se te ofrece. Basta seleccionar un rango o celda,
abrir el catálogo y señalar el estilo deseado.
17
Los estilos se pueden actualizar y modificar, y verás más adelante que los puedes
crear. Para modificar un estilo, selecciónalo con el botón derecho, lo que te da acceso
a las opciones de Aplicar, Modificar, etc.
Si eliges Modificar obtendrás la siguiente ventana:
Mediante el botón Aplicar formato… puedes alte a las a acterísticas del estilo.
Creación de un estilo a partir de una selección
Desde el mismo catálogo puedes crear un estilo nuevo. Para ello basta que asignes a
una celda, directamente, sin usar estilos, todas las opciones de formato que quieras:
fuentes, relleno, bordes, etc. Por ejemplo, en la figura se ha elegido un amarillo de
fondo, el título está bien centrado y el tamaño de la fuente es de 14 puntos.
Si deseas crear un estilo, abre el catálogo de estilos de la ficha de Inicio y pulsa sobre la
opción Nuevo estilo de celda… (en la parte inferior de la ventana). Verás de nuevo
18
la ventana de Modificar estilos, le asignas un nombre, por ejemplo prueba, y cambias,

si así lo deseas, sus característica con el botón Aplicar formato. A partir de que aceptes
los cambios, tu nuevo estilo se incorporará al catálogo.
Una observación importante: el estilo que has creado sólo te vale para el documento
o el ue estés t a aja do. Si e a go, o la op ió de Co i a estilos , lo
puedes pasar a otros archivos.
19
Curso Excel 2010 Rangos y tablas Teoría 3
RANGOS Y TABLAS
Los rangos y tablas en Excel son la base de los tipos de libros más usados, como
listados, bases de datos, resúmenes estadísticos, etc. En las últimas versiones se ha ido
dando cada vez más importancia a la gestión de tablas, acercando sus prestaciones a
las pequeñas bases de datos.
CONTENIDO
Rangos y tablas ............................................................................................................. 1
Contenido .......................................................................................................................................... 1
Operaciones con rangos ..................................................................................................................... 2
Copia de un rango ........................................................................................................................... 2
Borrado de un rango ....................................................................................................................... 4
Rellenar un rango............................................................................................................................ 5
Mover un rango .............................................................................................................................. 5
Alto y ancho de celda ......................................................................................................................... 6
Operaciones con filas y columnas ...................................................................................................... 6
Insertar ........................................................................................................................................... 6
Eliminar .......................................................................................................................................... 7
Ocultar ........................................................................................................................................... 7
Mostrar .......................................................................................................................................... 8
Estructura adecuada de una tabla ...................................................................................................... 9
Insertar tabla ................................................................................................................................... 10
Ordenación y filtrado elementales ................................................................................................... 14
Complemento .................................................................................................................................. 15
Formulario de datos...................................................................................................................... 15
1
OPERACIONES CON RANGOS
Llamaremos RANGO o área, en una Hoja de Cálculo, a un conjunto de celdas, de forma

rectangular, como las de la imagen, que representa los datos de unos voluntarios. Lo
normal es que un rango constituya un rectángulo de celdas, pero también se pueden
seleccionar dos o más rectángulos no adyacentes.
La primera operación básica en un rango es seleccionarlo. Para ello se sitúa el ratón

sobre la celda superior izquierda y se desplaza el puntero, manteniendo pulsado el
botón izquierdo, hasta la celda inferior derecha. Esto es lo usual, pero se puede
trabajar entre otras dos esquinas opuestas.
También puedes seleccionar con el teclado, señalando un vértice o esquina del rango y
usando las teclas de flechas de cursor para ampliar la selección hasta el punto opuesto,
manteniendo pulsada la tecla de Mayúsculas.
COPIA DE UN RANGO
Los rangos se copian con el mismo procedimiento general de todos los objetos de
Windows: Se seleccionan, se pide Copiar, se señala la celda de destino y se pide Pegar.
Como en otros programas, puedes usar para estas dos operaciones las combinaciones
de teclas Ctrl+C para copiar y Ctrl+V para pegar, además de los botones que aparezcan
en la barra de herramientas.
Ten en cuenta algo muy importantes, y es que al copiar las fórmulas, si las hay, las
referencias cambian siguiendo el copiado de un rango.
Por ejemplo, supongamos un cálculo del IVA situado en las primeras celdas de una
hoja
2
La cantidad básica está situada en la celda C2, el IVA en la C3 y el total en la siguiente.

Si observamos las fórmulas en la línea de entrada veremos que la celda C3 contiene
una fórmula que se refiere a la C2, y en la C4 se suman C2+C3
Si ahora copiamos todo ese rango de cálculo a otras celdas, los datos no cambian, pero
sí las fórmulas:
Excel, al copiar las fórmulas ha cambiado su contenido =C2*0,18 y =C2+C3 para

adaptarlo a la nueva fila =C6*0,18 y =C6+C7. En realidad, lo que ha hecho es
interpretar la copia en sentido RELATIVO. Si en la fila 4 se sumaban "las dos celdas de
arriba", en la 8 también, sólo que ahora son C6 y C7 las que antes eran C2 y C3.
Si no se indica lo contrario, las copias en una

Hoja de Cálculo son relativas:
Al mover o copiar las fórmulas en un sentido,

los datos se mueven también en ese sentido.
Observa ahora esta otra forma de copiar una suma:
Aquí la afirmación anterior de que las copias son relativas no nos sirve en este caso
para la celda $D$5, que permanece igual en las dos copias. La causa de esta
3
discrepancia es el signo $, que sirve para proteger la referencia de una celda ante los
cambios: es una referencia ABSOLUTA.
Cuando una referencia de celda viene precedida

por signos $ se convierte en absoluta y no le
afectan los movimientos en las copias.
Resumiendo:
Hay tres tipos de referencia de una celda:
Relativa: No contiene el signo $. Al copiar la fórmula cambia la referencia: D4,

CC3, A89,...
Absoluta: Contiene dos signos $. No se altera en las copias: $D$2, $AB$6,...
Mixta: Contiene un signo $ que protege la fila o la columna en los cambios:

$D9, $AA2, F$34,... pero el resto no se protege.
BORRADO DE UN RANGO
Para borrar un rango basta seleccionarlo y pulsar la tecla Supr. De esta forma se
borran los contenidos (datos y fórmulas) pero no los formatos, como bordes, rellenos
y demás. Logras el mismo efecto si usas el botón derecho y pides
Borrar contenido.
Si deseas concretar mejor deberás acudir al grupo Modificar y usar

el icono de la goma de borrar. Si pulsas en la flecha te permitirá
borrar sólo unos elementos: formatos, contenidos, comentarios,
etc.
4
RELLENAR UN RANGO
Se puede arrastrar una fórmula a lo largo de una fila o columna o, lo que es lo mismo,
rellenar toda la fila o columna hasta un límite con la misma fórmula que contenga la
celda actual. Para lograrlo basta señalar con el ratón el controlador de relleno de la
celda, que es el pequeño rectángulo de la parte inferior derecha de la celda.
Sin dejar de pulsar el botón izquierdo del ratón, arrastra ese controlador hasta que la
selección llegue al final de la fila o columna, hasta donde quieras copiar, suelta el
botón y se rellenará toda ella con los valores que tiene la primera
celda.
Puedes usar también el botón correspondiente de la ficha

Modificar, que te ofrece, mediante la flecha, varias opciones para
rellenar a la derecha, a la izquierda, series, etc.
Con esta herramienta puedes crear series de números

consecutivos. Por ejemplo, escribe 1 y debajo 2. Selecciona
ambos y usa el controlador de relleno hacia abajo. Verás
aparecer la serie de los números naturales. Si llegas a escribir 2 y
4 te resultarían los pares. Practica un poco con esas series.
MOVER UN RANGO
Esta operación se diferencia de copiar en que al crear una copia de un rango, el

primitivo desaparece, y da la ilusión de un movimiento. Se logra con las órdenes de
Cortar y Pegar. También puedes arrastrar el rango señalando uno de sus bordes. Un
método abreviado consiste en usar las combinaciones de teclas Ctrl-X y Ctrl-V.
También puedes seleccionar el rango, apuntar con el ratón a uno de sus bordes y
arrastrar con él el rango.
5
ALTO Y ANCHO DE CELDA
Para cambiar la altura de una fila debes acudir a la ficha de Inicio y al grupo de
Formatos de celdas. Si pulsas sobre el botón Formato se abrirá el menú desplegable
en el que puedes elegir Alto de fila…, A ho de olu a…, et .
El mismo efecto se logra cambiando los márgenes en los rótulos de fila o columna
señalando y arrastrando con el ratón:
Si efectúas un doble clic de ratón en cualquiera de

esas separaciones, las filas o columnas se autoajustan
a los textos que contienen.
OPERACIONES CON FILAS Y COLUMNAS
Una vez construida una tabla de datos cualquiera, puede que necesites insertar,
eliminar, ocultar o mostrar filas y columnas. Los procedimientos son los siguientes:
INSERTAR
Excel inserta tantas filas como tú selecciones. En contra

de lo esperado, no hay que abrir la ficha de Insertar,
sino la de Inicio, después el grupo Celdas, y ahí
encontrarás la operación de Insertar. Puedes elegir entre
insertar filas, columnas, hoja, etc.
Si señalas el rótulo de una fila y pides Insertar filas en hoja, se añadirá otra fila más en
lugar de la seleccionada, sin consultarte.
Si seleccionas varias, insertará tantas como hayas elegido
Así, en la imagen se ven cuatro filas seleccionadas
6
Y al pedir Insertar filas en hoja, bajarán todos los datos cuatro alturas para hacerles
sitio
ELIMINAR
Es la operación contraria. Selecciona las filas o columnas que

desees eliminar y usa el botón que tienes debajo del de Insertar,
rotulado como Eliminar (imagen de una goma de borrar). Abre el
menú con la flecha adosada y obtendrás las opciones.
OCULTAR
Para ocultar filas o columnas (no se elimina, sigue

ahí, pero oculta) debes seleccionarlas, pulsar con el
botón derecho y elegir Ocultar. Efectuada esta
operación, observarás que en la tabla de columnas o
filas existe un salto.
7
MOSTRAR
Para volver a mostrar los elementos ocultados, hay que seleccionar desde unas filas o
columnas anteriores a las ocultas hasta otras posteriores, y con el botón derecho
pedir Mostrar. Así las verás de nuevo.
Observa en la imagen que existe un salto entre la

columna A y la siguiente, E. Esto es así porque se
han ocultado previamente las columnas B, C y D. Por
eso se ha seleccionado desde la anterior A hasta la
posterior E antes de pedir Mostrar.
8
ESTRUCTURA ADECUADA DE UNA TABLA
Si deseas poder usar todas las prestaciones de Excel en tus tablas, acostúmbrate desde
el principio a organizarlas bien. Aquí tienes algunos consejos:
1). Separa tu tabla del resto de la hoja con celdas en blanco. Nunca deben solaparse
dos tablas de datos. Obsérvalo en las imágenes:
Tablas bien situadas Tablas mal situadas
2) Utiliza siempre una fila de encabezados o rótulos. No escribas tus datos en columna
sin especificar su naturaleza en la primera fila de la tabla. Esto te ayudará después en
la aplicación de las operaciones de Datos.
Tabla sin rótulos Tabla con rótulos
No facilita algunas operaciones Cada columna se considera un campo de

datos
3) Deja siempre un espacio preparado para totales, porcentajes o promedios, tanto a

la derecha de la tabla como debajo. Si es posible, resume la tabla con un total o
promedio general.
9
4) Destaca, mediante formatos, bordes y

colores, las distintas columnas, y las filas
que contengan totales, encabezados o
subtotales.
INSERTAR TABLA
Insertar una tabla
Excel llama Tabla a un rango de hoja de cálculo que permite el añadido de datos, filtros
y totales de forma automática. Au ue E el usa la e p esió I se ta ta la , ás
bien se trata de transformar un rango en una tabla añadiendo prestaciones nuevas.
Para crear una tabla se deben seguir estos pasos:
Selecciona el rango de datos que desees convertir en una tabla.
Para entenderlo, usamos una tabla con frecuencias del número de hijos. Puedes
copiarla desde este texto a Excel.
Número de hijos Frecuencia

0 11
1 34
2 22
3 10
4 9
5 8
6 7
Si el rango tiene encabezados, selecciónalos también.
10
En la ficha de Insertar elige Tabla
Si los datos seleccionados tienen

encabezados, activa la casilla de
verificación La tabla tiene encabezados y
pulsa Aceptar.
La tabla se rellenará con colores alternos y aparecerá la barra de herramientas de

Tabla si pulsas sobre ella.
En la ficha de Diseño, podrás estudiar todas las opciones que ofrece esta estructura.
Por ejemplo, cambia el estilo de tabla con los colores que más te gusten.
También aparecen las listas desplegables de Autofiltro para cada columna de la tabla.
Pulsa sobre estas flechitas para ver las posibilidades de selección que tienes. Este tema
se volverá a tocar en la sesión de Datos.
La tabla prolonga sus propiedades si escribes bajo ella. En la tabla de hijos añade una
frecuencia para 7 hijos debajo de la tabla, y verás cómo se incluye de forma
automática en ella:

0 11
1 34
2 22
3 10
4 9
11
5 8
6 7
7 1
También puedes cambiar su número de filas o columnas arrastrando el pequeño

botoncito (casi no se ve) situado a la derecha de la
última fila.
Si pulsas sobre una celda de la tabla con el botón

derecho accederás a muchas otras posibilidades que
te ofrece la estructura de tabla:
No vamos a estudiarlas todas, pero sería

conveniente que experimentaras un poco con
algunas
Totales
Busca la casilla de Fila de totales en la ficha de Diseño de tabla y actívala. De esta

forma se añadirá una fila resumen con los totales que has pedido. A veces no conviene
insertarla al principio, porque estorba para seguir escribiendo datos. Si ese es tu caso
la puedes desactivar mientras escribes y más tarde la vuelves a activar.
Si no deseas una suma en el total, sino un promedio o un

máximo, pulsa sobre la celda deseada y verás una flecha de
lista desplegable con varias opciones. Experimenta, por
ejemplo, el uso de promedios
12
Insertar y eliminar
Con el mismo botón derecho puedes insertar o eliminar filas y columnas. Experimenta
esa posibilidad.
Prolongación de propiedades
Si en la tabla has definido unos formatos, incluso de tipo condicional, al escribir nuevos
datos se prolongará hacia abajo todo lo definido.
Esta posibilidad de insertar nuevos datos sin alterar la estructura de la tabla es en

parte la que justifica esta prestación.
Ordenar
Las tablas se ordenan como cualquier otro rango de datos. Pulsa sobre ella con el
botón derecho, elige Ordenar y luego una de las opciones ofrecidas.
Convertir en rango
Esta opción deshabilita la tabla y la convierte en rango normal. La tienes en la ficha de

Diseño, o pulsa con el botón derecho, elige Tabla y después Convertir en rango.
Quitar duplicados
Esta posibilidad es muy interesante. Te permite detectar duplicados en tablas grandes

y eliminarlos. Busca el botón correspondiente en Diseño.
13
ORDENACIÓN Y FILTRADO ELEMENTALES
Si pulsas sobre cualquier celda de un rango bien definido o una tabla,

dispones de un botón en la ficha Inicio que te permite ordenar y filtrar
rápidamente.
Al usarlo obtendrás un menú muy fácil de entender:
Ordenar de menor a mayor o de mayor a menor
Ordena la tabla según la columna seleccionada, lo que alterará el

orden de las demás, a fin de conservar el emparejamiento de datos.
Orden personalizado
Permite ordenaciones según varias columnas jerarquizadas. Lo veremos con detalle en

otra guía.
Filtrado
Activa o desactiva el filtrado del rango. Si has insertado una tabla esta prestación no
añade nada, porque los filtros se activan automáticamente.
14
COMPLEMENTO
FORMULARIO DE DATOS
Formulario
Pa a i t odu i uevos datos dispo es de la lí ea i fe io ue está otulada o * ,

pero también es muy cómodo insertar un formulario de entrada de datos. En esta
versión 2010 se encuentra un poco escondido, quizás porque no ha tenido mucho
éxito. Para usarlo debes insertar el botón correspondiente en la barra de acceso
rápido. Usa el botón de personalizar esta barra.
Pa a ello pulsa so e el desplega le Lista de la a a de he a ie ta elige

For ulario…Usa después la opción de Más o a dos…
En el apartado de Co a dos dispo i les e … elige Comandos que no están en la

cinta de opciones. Busca Formulario, y cuando lo encuentres usa el botón de Agregar.
Así tendrás disponible el botón correspondiente.
Crea una tabla cualquiera, que puede ser la del ejemplo que hemos usado, y una vez
seleccionada pulsa el botón que acabas de insertar.
15
De esta forma obtienes un formulario, herramienta de entrada y de recorrido de la

tabla. Observa que ya ha usado en la parte superior los encabezados, el número de
hijos y la frecuencia.
Recorre los botones:
Buscar anterior y Buscar siguiente te permiten recorrer la lista registro a registro.
Nuevo lo usa ás pa a i se ta u a ueva fila (la a ada o *
Eliminar borra el registro seleccionado
Criterio aplica un filtro a los registros que puedes ver. Se programa con códigos como
=2 , >4 , Pé ez , et .
Cerrar te sirve para abandonar el formulario.
16
Guías Excel 2010 Gráficos Guía 4
GRÁFICOS
El tema de gráficos es muy amplio. Se incluyen aquí los conceptos más generales,
dejando para el trabajo individual la experimentación de otros. Algunas técnicas se
irán presentando en los temas de tipos particulares de gráficos, por lo que se aconseja
no prescindir del estudio de ninguno.
CONTENIDO
Gráficos.................................................................................................................................................. 1
Contenido........................................................................................................................................... 1
Insertar Gráficos ................................................................................................................................. 2
Opciones del gráfico ........................................................................................................................... 3
Tipos particulares de gráficos.............................................................................................................. 6
Gráficos circulares........................................................................................................................... 6
Gráficos en columnas ...................................................................................................................... 7
Gráficos lineales.............................................................................................................................. 9
Gráficos de dispersión ................................................................................................................... 10
Complementos ................................................................................................................................. 13
Pictogramas .................................................................................................................................. 13
Líneas de tendencia ...................................................................................................................... 15
Elección de un gráfico ................................................................................................................... 17
Consejos para la elaboración de un gráfico .................................................................................... 20
1
INSERTAR GRÁFICOS
Una de las utilidades más apreciadas de las Hojas de Cálculo es la posibilidad de

insertar gráficos de todo tipo en los estudios e informes que se confeccionen. Excel
2010 posee una gestión de gráficos bastante buena, y en su uso en la enseñanza y en
pequeñas oficinas permite cumplir la mayoría de los objetivos. Además, en esta
versión se ha mejorado la calidad visual y las opciones de formato.
Para confeccionar un gráfico necesitaremos una tabla previa de datos. Es conveniente

que esa tabla (o rango) de datos posea títulos de cabecera en la primera fila y en la
mayoría de los casos, que también existan en la primera columna. Si los
encabezamientos (o rótulos, o etiquetas) deseados no son adyacentes a los datos, es
preferible copiarlo todo en una tabla nueva. También se pueden usar tablas sin
etiquetas, pero después es complicado intentar añadirlas.
En la explicación que sigue usaremos esta tabla como ejemplo. Como es de pequeño
tamaño, cópiala si quieres en una hoja nueva de Excel
Mes Altas
Enero 4
febrero 12
marzo 8
abril 6
mayo 9
junio 4
Deseamos crear un gráfico de barras (o columnas) que permita comparar los meses.
Siempre que confecciones un gráfico debes comenzar por seleccionar la tabla de
datos, incluidos los rótulos superiores.
Abre la ficha Insertar y en el grupo de Gráficos

elige Columna. En el menú correspondiente
debes elegir el subtipo de gráfico. Por ejemplo el
de Columnas en 3D. Verás que se forma el
gráfico inmediatamente:
2
OPCIONES DEL GRÁFICO
Cuando se pulsa una vez sobre un gráfico, el

contorno se transforma en un marco azul con
puntos de anclaje para cambiar el tamaño, y
tienes acceso a todas las opciones de la ventana
de gráfico: Moverlo, borrarlo, modificar el área de
datos, copiarlo, cambiar el tipo, etc. Para saber
mejor qué puedes hacer, pulsa con el botón
derecho sobre el gráfico para obtener el menú
contextual.
Herramientas de gráficos
Si señalas el gráfico con el ratón, verás en la parte superior de la pantalla que se te

ofrece la ficha de herramientas de gráficos:
Con ella puedes cambiar rápidamente el diseño del gráfico y los colores, con lo que
puede ser que no necesites otros cambios. Si deseas tener más dominio sobre ellos,
lee los siguientes párrafos.
Mover el gráfico
Para mover un gráfico señala su borde (aparecerá una cruz) con el ratón, arrastra el
gráfico a otra zona y suelta.
3
Acceso a los distintos objetos del gráfico
Si pulsas sobre el gráfico y después sobre sus componentes, podrás ir cambiando uno
por uno los objetos del gráfico: ejes, datos, título, leyendas, etc. Esto es muy largo de
exponer, y es preferible que vayas con paciencia efectuando el clic sobre cada zona
del gráfico, lentamente, y observar cuándo un objeto queda enmarcado. Si es con
línea de puntos, puedes, por ejemplo, moverlo o cambiar su tamaño.
Para acceder a todas las propiedades de cada objeto, debes hacer doble clic o pulsar
con el botón derecho, para que o bien se abra una ventana de propiedades, o bien
(caso del título) acceder a su contenido. Observa cómo se ha cambiado la apariencia
del gráfico del ejemplo:
En especial debes cuidar estos elementos:
Área del gráfico: Se activa cuando pulsas sobre el fondo del gráfico. Si usas el botón
derecho y eliges Formato del área del gráfico, obtendrás un catálogo muy completo
de opciones posibles:
Área de trazado: Es la parte propia del gráfico, su contenido, la que está enmarcada
por los ejes. Puede recibir otros nombres, como plano posterior. Tiene opciones
similares a la anterior.
4
Series y puntos: Reciben estos nombres los elementos que representan a los datos:
Líneas, columnas, sectores, etc. Si pulsas sobre ellos se activan todos los datos, pero si
vuelves a pulsar sobre uno determinado, sólo se activa él y lo puedes tratar por
separado.
Cambio de escala
Ocurre a veces que los elementos del gráfico no están bien centrados, quedando
hueco encima o debajo de la serie de datos. Para centrarlos mejor hay que cambiar la
escala del eje Y. Inténtalo: sitúa el puntero del ratón sobre el eje Y y cuando aparezca
el ótulo de Eje Vertical , haz doble clic con el ratón (o usa el botón derecho y usa
Formato de eje). Se abrirá una ventana con opciones. Señala la pestaña Escala y
cambia el mínimo, el máximo o cualquier otro dato. En el ejemplo se ha cambiado el
mínimo (hay que pasarlo de Automático a Fijo), y las columnas más pequeñas se verán
disminuidas:
Etiquetas en el eje X Altas

12
En el eje X no se manejan el máximo o el 10
mínimo, sino la forma de aparecer las 8
6
etiquetas. Existen muchas opciones. Si 4
pulsas también con el botón derecho, 2

Enero febrero marzo abril mayo junio
accederás a todas ellas. En la imagen
siguiente se ha cambiado el ángulo de inclinación del texto:
Altas
12
10
5
TIPOS PARTICULARES DE GRÁFICOS
GRÁFICOS CIRCULARES
En los gráficos circulares se pueden plantear dos cuestiones interesantes, y son la

expresión de los datos y el destacar un sector del gráfico. Para explicarlo usaremos
este ejemplo:
Mes Altas
Enero 23
Febrero 43
Marzo 56
Abril 45
Mayo 37
Junio 22
Cópialo a un archivo de Excel y construye un gráfico circular sobre esos datos. Usa la
secuencia Insertar- Circular-En 3D. Obtendrás un gráfico similar a este:
Como puedes observar, no se incluyen al principio los valores que representa el

g áfico: , , ,…Puedes i clui los co o valo es o ejo co o po ce tajes. Pa a
ello selecciona la serie de datos y observa
cómo cambia la ficha superior, en la que
verás un grupo de Diseño de gráfico (a
veces hay que hacer un doble clic). Elige
el Diseño 1, que ofrece rótulos y
porcentajes y así lograrás tu objetivo.
También puedes usar el botón derecho y
acceder a Etiquetas de datos.
6
Otra posibilidad es la de destacar un

Altas
Junio
sector separándolo de los demás. Para
Enero
Mayo
10% 10%
ello selecciona la serie de datos y
16%
Febrero
19%
vuelve a pulsar sobre el sector deseado.
Abril Arrástralo con el ratón y lo separas
20%
Marzo
25% tanto como desees.
GRÁFICOS EN COLUMNAS
Lo más importante que has de aprender sobre estos gráficos es la posibilidad de

cambiar totalmente el aspecto de cada columna. Ya hemos visto el cambio de color o
textura. También puedes elegir otra forma geométrica, como pirámides, conos, etc.
Para lograrlo basta usar el botón derecho sobre

el gráfico y elegir Cambiar el tipo de gráfico…y
de esa forma acceder a todas las figuras
geométricas.
Como práctica para aprender bien las técnicas, intenta confeccionar un gráfico
parecido al de la imagen con el ejemplo que usamos en el gráfico de sectores:
7
Columnas con varias series de datos
Los gráficos de columnas tienen variantes interesantes cuando representan dos o más
series de datos. Se podrá elegir en ellos entre columnas apiladas o adosadas y entre
representar porcentajes o cantidades absolutas.
Supongamos, por ejemplo, que deseáramos representar una tabla que está clasificada
por sexos:
Delegación Personal masculino Personal femenino

Madrid 34 42
Barcelona 33 55
Valencia 27 30
Zaragoza 28 21
Sevilla 16 28
Bilbao 11 16
Málaga 9 14
Cópiala en una hoja de Excel para poder seguir la explicación.
Si deseamos representar las cantidades absolutas, la mejor opción es la de columnas

agrupadas, tanto planas como en 3D. En el ejemplo podría quedar así:
En él se percibe el predominio del personal femenino salvo en Zaragoza, aunque no

nos damos cuenta de su importancia relativa en cada delegación ¿Qué diferencia es
más importante, la de Bilbao o la de Málaga? Para responder a esa pregunta es
preferible el uso de porcentajes apilados.
Pedimos en este caso el gráfico de tipo Columna apilada en 3D 100%:
8
Este gráfico informa mucho

mejor de las cantidades
relativas. En él percibimos
que la proporción de hombres
es ligeramente superior en
Bilbao que en Málaga. Otro
hecho destacado es que en
Sevilla existe la mayor
proporción femenina y en
Zaragoza la masculina.
Dejamos otras variantes para experimentación de los lectores.
GRÁFICOS LINEALES
Estos gráficos son muy populares, y se usan cuando se desea representar el cambio de
una magnitud a lo largo del tiempo o de cualquier proceso. Su construcción es similar a
la de otros tipos. Se seleccionan
los datos y se pide insertar el
gráfico determinado.
Prueba, por ejemplo a

representar linealmente los
datos que ya hemos usado en
el caso de columnas. Elige
como tipo Línea y como
subtipo Línea con marcadores.
Te deberá quedar así:
Un complemento interesante para este tipo de gráfico es la

inserción de líneas de promedio y de error, que te permiten
valorar la situación de un elemento dentro del grupo. La más
sencilla de comprender es la que dibuja la desviación típica.
Para insertarla selecciona la serie de datos y busca en la ficha
de Herramientas de gráficos el grupo Presentación, y dentro
de él Análisis y botón Barras de error.
9
La elección de líneas de error puede necesitar algún conocimiento estadístico, por lo

que por ahora es preferible que elijas siempre
Barras de error con desviación estándar. De
esta forma obtendrás la línea del promedio
complementada por unas barras que indican
un alejamiento de la misma de una desviación
típica. Así se destacarán los datos que se
alejan de la media de forma significativa:
GRÁFICOS DE DISPERSIÓN
Los gráficos de dispersión describen como una nube los datos conjuntos de dos
variables X-Y. Debes usar este tipo de gráfico cuando deseas comparar dos variables
que se representan por muchos pares de datos: Estatura-peso, Superficie de un
territorio-Riqueza, Edad-Rendimiento, Horas de estudio-Calificación, etc.
Gráfico con aspecto de nube
El gráfico de dispersión lo debes dejar como una nube si los datos X e Y están muy
entremezclados, como en este ejemplo:
Antigüedad Averías/año Antigüedad Averías/año Antigüedad Averías/año

3 1 1 0 4 3
2 0 1 0 4 2
3 0 5 1 2 2
4 2 3 1 1 2
3 1 4 2 2 0
5 2 7 2 1 0
1 0 3 1 3 1
1 0 1 0 3 0
10
Captura cada par de columnas por separado y pégalas en Excel una debajo de otra,
para conseguir tener sólo una columna para las antigüedades y otra para las averías.
Selecciónala y pide insertar gráfico de Dispersión con sólo marcadores. Obtendrás un

gráfico similar al siguiente:
Observándolo podemos sospechar que a mayor antigüedad corresponde en general

mayor número de averías, pero no queda muy claro por tratarse de una nube. Si
deseas verlo mejor le puedes añadir una línea de tendencia. Le adjuntaremos la recta
de regresión. Selecciona el gráfico y luego los puntos de datos. Con el botón derecho
accedes a la opción de Agregar línea de tendencia, y en el catálogo que se abre elige
Lineal.
La nube la verás acompañada de una línea recta que te representa mucho mejor la
tendencia a crecer las averías con la antigüedad:
11
Si conoces la teoría matemática, puedes activar el que se vea la ecuación de la recta y

el valor de R2
Gráfico con aspecto de línea
En otras ocasiones los pares parecen pertenecer a los valores X-Y de una función o
relación determinada, y su gráfico se asemeja más a una línea. Esto ocurre con los
datos de la siguiente tabla:
X 1 1 2 3 3 4 5 6 6
Y 8 9 6 7 6 4 3 2 2
Cópiala en Excel, y si no te gusta verla formada por filas, usa de nuevo Copiar después
Pegado Especial con la opción de Trasponer, para que los datos caigan en columna.
Pide después Insertar un gráfico de Dispersión y elige el subtipo de Líneas suavizadas y
marcadores.
A esta línea le puedes añadir una tendencia, como se puede observar en el siguiente
gráfico creado a partir de la tabla anterior. En él se ha añadido una línea de tendencia
de tipo exponencial, con ecuación y valor de R2 (Ver Complementos)
12
COMPLEMENTOS
PICTOGRAMAS
Los pictogramas son gráficos de columnas en los que éstas se han sustituido por
dibujos alusivos al tema que se está tratando. Por ejemplo, si estudiamos producción
de petróleo, cada barra puede sustituirse por un barril o una pila de barriles. En Excel
es muy sencillo crear pictogramas. Sigue estos pasos:
Construye un gráfico de columnas a partir de unos datos. Por ejemplo, a partir de
Número de árboles plantados
Enero 23
Febrero 55
Marzo 120
Abril 89
Mayo 56
Junio 44
Julio 32
Agosto 38
Septiembre 60
Octubre 60
Noviembre 44
Diciembre 30
se puede construir un gráfico de columnas.
Lo más rápido es que selecciones estos datos en este mismo documento y los copies
en Excel con Copiar y Pegar. A partir de ellos construye un gráfico de columnas que sea
más bien ancho, como el siguiente. Puedes señalar la Serie de datos y con el botón
derecho acceder a su formato. Busca la opción de
Ancho de Intervalo y redúcelo a un porcentaje
pequeño. También puedes cambiar el grado de
Superposición de series.
Para convertir las barras en un pictograma,

debemos tener archivada previamente la imagen que sustituirá cada columna,
13
por ejemplo, un árbol:
Inclusión de la imagen dentro de las columnas
Imagina que tú la tienes en el archivo arbol.gif. Para que esta imagen sustituya a las
columnas deberás hacer lo siguiente:
Selecciona la serie de datos en el gráfico y con el botón derecho accede a la opción Dar
formato a serie de datos. A continuación busca Relleno y marca Relleno con imagen o
textura. Cuando lo encuentres pulsa el botón de Archivo y busca la imagen del árbol.
Después puedes concretar si quieres ajustar el árbol a la columna o apilar varios
árboles.
En la imagen que sigue se ha elegido Estirar.
14
LÍNEAS DE TENDENCIA
Los gráficos lineales y de dispersión se suelen aconsejar en fenómenos de tipo

científico o dependientes de la magnitud tiempo.
Supongamos, por ejemplo, que la siguiente tabla describe el número de horas de uso
que permite una batería de un ordenador portátil según transcurren los meses:
Trimestre Horas/carga
3-2007 3,4
4-2007 3,2
1-2008 3,2
2-2008 2,7
3-2008 2,5
4-2008 1,5
1-2009 1,2
Ya sabes cómo construir un gráfico. Elígelo de tipo lineal.
En este tipo de gráficos, y especialmente los que describen una evolución temporal,
puede ser interesante dotarlos de una línea de tendencia, que oriente sobre qué tipo
de función teórica se aproxima más a los datos reales. El caso del ejemplo no parece
pertenecer a un tipo concreto, como exponencial,
potencial, logarítmica, etc. En estos casos es
preferible ir probando y elegir la que presente un
coeficiente R2 más alto (coeficiente de determinación
que mide en cierta forma el ajuste de la función
teórica con los datos). El procedimiento es el
siguiente:
Selecciona la serie de gráficos y usa el botón derecho

para elegir Agregar línea de tendencia…
15
Activa las casillas Presentar ecuación en el gráfico y Presentar el valor R cuadrado en

el gráfico. Ve eligiendo uno a uno los tipos de línea de tendencia, teniendo a la vista el
gráfico, y lee los valores de R2.
Pa ece se el tipo polinómica el ue da ejo ajuste, 0, . La a ca os y se

agregará la línea.
Se observa que el ajuste no es muy bueno, por lo que se

puede optar por no incluirla. Si deseas borrarla, deberás
acudir, con el gráfico seleccionado, a Herramientas de
Gráficos > Presentación > Análisis > Líneas de
tendencia > Ninguno.
16
ELECCIÓN DE UN GRÁFICO
No todos los tipos de gráficos son adecuados para un conjunto concreto de datos.
Algunos de ellos sólo valen para un fin, y otros se adaptan a varias clases de datos.
Para tomar la decisión de cuál usar debemos tener en cuenta, por un lado, el tipo de
medida usada y, por otro, las características del conjunto de datos: si son series
temporales o no, si interviene una o varias variables.
Resumimos los criterios en dos tablas de decisión:
Si lo que deseamos es reflejar el tipo de medida que estamos usando, elegiremos el

tipo de gráfico según esta tabla
Decisión según el tipo de medida
Gráfico de barras
Puede ser simple o múltiple,

vertical (o de columnas) u
horizontal
Tipo de
variable
Variable de tipo Gráfico de sectores o tarta

nominal o cualitativa
Puede estar construido con
Cualitativa
Los tipos más usados frecuencias o porcentajes
son los de sectores y
barras.
Pictograma
Cuantitativa
discreta
Es un gráfico de barras en el
El perfil ortogonal es que estas se han sustituido
muy usado en por de distinta altura o
Psicología tamaño
Continua o
discreta
Perfil ortogonal
agrupada
Es un gráfico lineal en el que

el eje X contiene variables
cualitativas
17
Barras
También se usan en
Variable cuantitativa cuantitativos
no agrupada
Ambas pueden ser

simples o múltiples,
Lineal
normales o
acumuladas.
Puede ser de frecuencias
normales o acumuladas
Histograma
Variable cuantitativa
agrupada o continua
Polígono de frecuencias
Si nos interesa reflejar la estructura de las tablas de datos, respetando,

evidentemente, los criterios de la tabla anterior, decidiremos según los criterios
contenidos en la siguiente tabla
18
Decisión según la estructura del conjunto de datos
Si son series temporales

(un conjunto de datos o Gráficos de tipo
varios) lineal o de
barras o
Datos que cambian con el columnas
tiempo
Sectores
Para porcentajes
y frecuencias
Tipo de
datos: Un único
conjunto deBarras
datos
para otros datos
¿ Son series Cortes

temporales transversales
Otros: Anillos,
(datos
radiales, áreas,
dinámicos) o
etc.
cortes
transversales Datos
(estáticos)? estáticos
No emparejados
Barras,
columnas,
Dos o más radiales, etc.
conjuntos de
datos
estáticos
Emparejados
Nube de puntos
19
También te puede ayudar verlo en forma de árbol de decisión:
CONSEJOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN GRÁFICO
Consejos para la construcción de una buena representación gráfica
1) Se suele situar
en el eje de abscisas los valores o puntuaciones de la variable, crecientes de

izquierda a derecha.
en el de ordenadas las frecuencias, sean estas absolutas, relativas, absolutas
acumuladas o relativas acumuladas.
De esta forma las barras o las líneas siguen una dirección vertical, pero en muchas
ocasiones se presentan en sentido horizontal.
2) Si los valores mínimos de ambos ejes son muy altos, es usual hacer unos cortes en
los ejes. En Excel se cambian el máximo y el mínimo. Si no existe ese problema,
siempre es preferible que aparezca el cero.
20
3) Se debe incorporar al gráfico la información necesaria para su correcta

comprensión. Si no es posible incluirla en la zona de datos, se situará fuera de ella, en
el texto o las celdas adyacentes.
4) Cuando se desea representar conjuntamente dos muestras de naturaleza y número

muy distintas, es muy útil usar frecuencias relativas o porcentajes.
5) No son convenientes los rótulos muy extensos. Es preferible el uso de abreviaturas.
6) No se deben usar gráficos de áreas en estudios sencillos, pues pueden interpretarse

mal.
7) En gráficos de porcentajes debe verse con claridad el nivel 100.
8) Las líneas del gráfico se deben destacar bien de las de rayado. Si es necesario, se
cambia su grosor.
9) Si el gráfico no contiene datos numéricos, se debe acompañar de una tabla que

contenga dichos datos.
21
Guías Excel 2010 Diseño de una hoja I Guía 5
DISEÑO DE UNA HOJA I
CONTENIDO
Diseño de una hoja I ............................................................................................................................... 1
Contenido........................................................................................................................................... 1
Formatos especiales ........................................................................................................................... 2
Formatos de tablas ......................................................................................................................... 2
Formatos condicionales .................................................................................................................. 2
Minigráficos .................................................................................................................................... 6
Combinar celdas ............................................................................................................................. 6
Objetos elementales ........................................................................................................................... 7
Comentarios ................................................................................................................................... 7
Cuadros de texto............................................................................................................................. 8
Inserción de formas básicas ............................................................................................................ 9
Complementos ................................................................................................................................. 13
Obtención de ayuda ...................................................................................................................... 13
1
FORMATOS ESPECIALES
FORMATOS DE TABLAS
Los autoformatos de la versión 2003, que dotaban a un rango de un estilo predefinido, se

llaman ahora Formatos o estilos de tabla. Dispones de ellos en la ficha
de Inicio, en la parte de Estilos. Debes seleccionar el rango y pulsar en
la opción Dar formato como tabla. Esta operación no es equivalente a
la antigua de autoformato, porque añade opciones de tabla. Ya
estudiaremos este tema más adelante.
Una vez pulsada la opción, se te abre una ventana con

todos los estilos de tablas disponibles y puedes elegir
uno de ellos.
Previamente te pide confirmar el rango al que deseas

dotar de autoformato, y, muy importante, te
pregunta si la tabla tiene encabezados. Un buen
consejo es que todas tus tablas los tengan, y que respondas
afirmativamente.
Si después de esta operación no te interesa considerar tu

rango como tabla, con el botón derecho elige Tabla y
después Convertir en Rango.
FORMATOS CONDICIONALES
En algunas ocasiones podemos desear que en una celda cambien los colores o el tipo de
fuente según el valor que contenga. Por ejemplo, en una escala del 0 al 8 podemos desear que
los valores 0, 1, 2 y 3 aparezcan en rojo y los 4, 5, 6, 7 y 8 en azul. En calificaciones y resultados
de encuestas también desearíamos que algunas de ellas se destacasen por alguna propiedad
de su formato. En Excel 2010 se mantienen los cambios introducidos en la versión anterior.
2
FORMATO CONDICIONAL DISEÑADO PASO A PASO
Supongamos que lo queremos conseguir con esta lista (puedes copiarla y pegarla en Excel):
Juanita 3
Luis 6
Héctor 5
Aida 4
Pedro 7
María 2
Ángela 3
Jaime 6
Deberemos seleccionar todas las calificaciones y buscar la opción de Formato Condicional en

la ficha de Estilos. Para facilitar la gestión de estos formatos se han incorporado muchas
variantes simples para usarlas en caso de que no presenten complejidad.
En nuestro ejemplo, para colorear de rojo los valores

0, 1,2 y 3 elegiremos Resaltar reglas de celdas y
después Es e o ue…
Con ello accedemos a una línea en la que deberemos

escribir el número respecto al cual son menores, en
este caso el 4, y el color de texto deseado, que sería el
rojo.
Si deseamos colorear de azul los números del 4 al 8

tenemos un problema, y es que no se te ofrece el
color azul. Para conseguirlo, elige ahora Formato
personalizado en la línea con , elige el te to de
color azul.
3
Como ves, diseñar un formato condicional requiere una serie de operaciones. Si deseas seguir
un proceso más simple, es aconsejable en esta versión 2010 utilizar la gran riqueza de
formatos prediseñados que contiene la galería.
FORMATOS CONDICIONALES PREDISEÑADOS
Si no deseas diseñar tus formatos paso a paso, puedes elegir los contenidos en la Galería.
Destacamos algunos:
Escalas de Color
Te permite destacar los valores altos o bajos usando

el color de relleno de las celdas. Lo más útil es elegir
la gama que te guste. Selecciona la columna de datos,
busca de nuevo Formato condicional y elige Escalas
de color:
Se te ofrecen ocho gamas para que elijas la que

prefieras.
En la imagen se ha elegido la gama de verde, amarillo y rojo. Los

colores los elige Excel. En este caso ha asignado el rojo a los
valores bajos y el verde a los altos. Como ves, esto es mucho
más cómodo que diseñarlo tú.
Barras de datos
Son algo más confusas que las escalas de color, pero en algunos
usos quizás sean más convenientes. Se accede a ellas con la misma
ruta de Formato condicional, pero eligiendo Barras de datos.
4
Simulan pequeños diagramas de barras que representan la magnitud relativa de cada dato
comparado con el resto del grupo. Dan una información muy clara y representativa, aunque el
texto pierde nitidez.
Conjuntos de iconos
Son muy recomendables para informes. Uno muy útil es el de las cuatro flechas, pues está
diseñado para destacar los cuartiles, por lo que con una visión rápida se puede situar cada
dato en su cuartil.
En la imagen se descubre sin problema que Juanita, María y Ángela

están situadas en el primer cuartil, Aida en el segundo, Héctor en el
tercero y Luis y Jaime en el superior. Es muy intuitivo.
Prueba las tres variantes en tus datos y elige la más adecuada a lo

que deseas trasmitir.
Con la opción de Más reglas… puedes alterar el diseño, pero no es

aconsejable que lo hagas hasta que no domines más el tema.
OTRAS FORMAS
Son similares a los anteriores y quizás menos útiles. Sustituyen las flechas por figuras
geométricas, indicadores o figuras de valoración.
Anulación de un formato condicional
Si has elegido un formato condicional y después no te satisface, selecciona tu tabla, y en la

opción de Formato Condicional elige Borrar reglas . Se te dará a elegir entre toda la hoja o
sólo la parte seleccionada. Lo normal es anular el formato sólo en tu tabla. Por eso es
conveniente seleccionarla antes.
Otras reglas
Investiga por tu cuenta las reglas para fechas, textos y una muy útil, que es la de detectar
elementos duplicados. Como son temas complementarios, no los tratamos aquí.
5
MINIGRÁFICOS
Los minigráficos (novedad de esta versión) se dibujan en el fondo de la celda y representan

gráficamente los datos de un rango, generalmente adyacente a la misma. Al no ser objetos,
permanecen solidarios a la celda a la hora de copiar, imprimir, rellenar hacia abajo y otras
operaciones. Por ejemplo, en la imagen se ha creado un minigráfico para los datos de la
primera fila y después se ha rellenado hacia abajo.
34 25 23
45 48 26
56 67 28
65 47 30
54 31 21
32 27 18
Representan muy bien los datos, como se observa en el ejemplo, en el que de un solo vistazo
se aprecia qué filas tienen un máximo central, o son crecientes o decrecientes.
Al escribirse en el fondo de la celda, permiten que escribamos sobre ellos como en cualquier
otro caso
Oficina A
Al seleccionar un minigráfico se nos ofrece la ficha de herramientas correspondiente
Ninguna opción presenta dificultades, por lo que se aconseja ir cambiando características para
ver sus efectos.
COMBINAR CELDAS
En algunos momentos, para incluir textos largos o dar una presentación especial, podemos
desear convertir varias celdas adyacentes en una sola.
6
Para conseguirlo se deben seleccionar las celdas que se van a unir y

se acude al botón correspondiente en la ficha de Inicio, ficha
Alineación (el situado abajo a la derecha)
Una vez combinadas se pueden tratar a efectos de formato como una sola celda.
Para deshacer la unión usa el mismo botón
OBJETOS ELEMENTALES
COMENTARIOS
Se pueden insertar comentarios o notas en una celda determinada. Esto es útil cuando varias
personas acceden a un mismo libro de Excel o bien si no se quiere olvidar algún hecho
concerniente a los datos de esa celda. Por ejemplo, en una cantidad en euros se desea
destacar que el apunte no está actualizado:
Para ello es muy útil insertar un comentario. Selecciona la celda deseada y busca en la ficha
Revisar el botón de Nuevo comentario.
7
Obtendrás un cuadro de texto en el que podrás escribir lo que desees, e incluso seleccionando
el escrito, cambiar fuentes y colores:
Cuando se selecciona la celda se abre el comentario automáticamente, y se oculta si mueves el

cursor a otra celda. Sin embargo, un pequeño triangulo rojo en el vértice superior derecho te
avisa de que es una celda con comentario.
Investiga la función de los botones que están situados a la derecha de Nuevo comentario. Se
explican por sí mismos.
CUADROS DE TEXTO
Muy parecidos a los anteriores son los cuadros de texto, pero estos no se ocultan. Permiten
controlar su texto y fondo de una forma muy potente. Por ejemplo, en una tabla cualquiera se
desea destacar las autoras y la fecha de
confección, con vistas a un informe, y se quiere
que aparezcan como algo independiente de los
datos. Para ello es muy útil el uso de un cuadro de
texto
8
Abre la ficha Insertar y elige Cuadro de texto. El cursor se transformará en una flecha vertical
descendente que nos servirá para determinar las dimensiones del
cuadro. En ese momento se puede escribir el
texto del comentario.
En un segundo paso, las herramientas de dibujo

nos permitirán cambiar el fondo, bordes,
sombras y demás características.
INSERCIÓN DE FORMAS BÁSICAS
FORMAS PREDETERMINADAS
Si en la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, usas el botón de Formas, dispondrás de un

catálogo amplísimo de flechas, elipses, polígonos, diagramas de bloques y muchas más.
Para insertar una de ellas basta señalarla, con el que el puntero del ratón cambia a una
pequeña cruz que te invita a extender la forma con el botón izquierdo pulsado. Intenta esa
operación con cualquier forma y no sueltes el dedo hasta que la forma adquiera el tamaño
deseado.
9
Si una vez insertada deseas cambiar su aspecto, selecciónala y acude al botón derecho o a la
barra superior de herramientas para elegir rellenos, sombras, texturas, líneas o añadido de
textos. Estos últimos también se pueden cambiar de aspecto si los seleccionas con doble clic
(negrita, tamaño, color, etc.)
Son tantas las posibilidades, que es preferible que las experimentes poco a poco. Se insertan a
continuación algunos resultados por si deseas conseguirlos.
IMÁGENES PREDETERMINADAS
En las últimas versiones de Excel es aconsejable estar conectado a Internet cuando se desee
insertar una imagen predeterminada. Así se accede a todo el catálogo disponible en la Red.
Su inserción se efectúa en el mismo grupo de Insertar, Ilustraciones,

que en las anteriores formas. Sólo que ahora eliges Imágenes
prediseñadas
En la línea Buscar escribes una palabra o frase que designe la

imagen que quieres obtener: maleta, flecha, rosa, bandera de
España y otros
En Buscar en puedes limitar la búsqueda, aunque es mejor que

dejes Todas las colecciones. También puedes activar el acceso a
Imágenes prediseñadas de Office Online.
En la siguiente imagen puedes observar el resultado de buscar la

bandera española:
10
Una vez elegida la imagen, con la flecha situada a su derecha puedes decidir insertarla en tu
hoja o bien usar el comando Copiar para trasladarla a varias.
Una vez insertada se puede cambiar su tamaño, trasladarla o acudir a Herramientas de Imagen
para cambiar su contraste o brillo o incluso recortarla.
SMARTART
Como última opción de inserción de formas, existe toda una gama de formas complejas
llamadas SmartArt, que permiten diseñar diagramas circulares, jerárquicos, lineales, etc. de
gran fuerza visual, y muy útiles en informes o resúmenes.
Sigues el mismo camino de Insertar – Ilustraciones, y ahora eliges SmartArt.
Elige uno cualquiera que

te venga bien, dentro de
Ocio, Proceso, Matriz,
etc. Al principio
aparecerá con la estructura mínima, pero con el uso de los botones puedes añadir elementos,
incluir rótulo y demás operaciones.
Imagina que has elegido una forma de relación como la siguiente:
11
Puedes añadirle los textos adecuados en la parte izquierda. También, si acudes a la barra de
herramientas de SmartArt, tienes la posibilidad de añadir nuevas formas, cambiar los diseños,
etc. Como en todo este tema, tu experimentación personal es imprescindible, pues nos
extenderíamos demasiado explicando todos los detalles.
CAPTURAS DE PANTALLA
Esta versión de Excel permite capturar un rectángulo de la

pantalla e incorporarlo a nuestra hoja de cálculo. Para ello
acudimos, dentro del grupo Ilustraciones de la ficha Insertar a
la opción de Captura. Si la elegimos se nos ofrecerán las
pantallas que tenemos abiertas. Elegimos una si deseamos
transferirla completa, o bien pulsamos en Recorte de pantalla
e incorporamos la imagen de cualquier página web o programa.
12
COMPLEMENTOS
OBTENCIÓN DE AYUDA
Este apartado es muy completo,

pero a veces un poco farragoso y
no es fácil localizar el tema
deseado. Para iniciarla pulsamos sobre el botón de
interrogación y se abrirá la ventana de ayuda. En ella
podemos navegar con las técnicas usuales. Los
botones de arriba se comprenden fácilmente:
adelante, atrás, ir al inicio, detener, etc.
Es interesante el botón de Mostrar la tabla de

contenido, que hace aparecer el índice de la ayuda en
un panel a la izquierda, y así localizar fácilmente los
distintos temas.
También es interesante la línea de búsqueda, pero no

suele acertar muy bien nuestras peticiones.
13
Guías Excel 2010 Diseño de hoja II Guía 6
DISEÑO DE UNA HOJA II
CONTENIDO
Diseño de una hoja II .............................................................................................................................. 1
Contenido........................................................................................................................................... 1
Inserción de imágenes ........................................................................................................................ 1
Copiar y Pegar................................................................................................................................. 2
Insertar desde archivo..................................................................................................................... 2
Nuevas prestaciones de Excel 2010 en imágenes ............................................................................. 3
WordArt ............................................................................................................................................. 4
Cambios en el diseño .......................................................................................................................... 5
Inmovilizar paneles ......................................................................................................................... 5
Subíndices y superíndices................................................................................................................ 6
Textos largos y salto de línea ........................................................................................................... 7
Protección de una hoja ................................................................................................................... 7
Operaciones con las hojas ............................................................................................................... 8
Vínculos.............................................................................................................................................. 9
Insertar objetos vinculados ........................................................................................................... 10
Hipervínculos ................................................................................................................................ 10
Otros objetos.................................................................................................................................... 13
Inserción de símbolos ................................................................................................................... 13
Inserción de otros objetos............................................................................................................. 14
INSERCIÓN DE IMÁGENES
En un documento de Excel se puede desear incluir un logotipo de la organización, una imagen

que lo haga más atractivo, o cualquier figura que aclare un proceso. Esta operación se puede
hacer fundamentalmente de dos formas, o insertando desde un archivo o con las operaciones
de copiar y pegar.
1
COPIAR Y PEGAR
Si se ha creado una imagen en un programa de dibujo y se quiere transferir a

Excel se usará el procedimiento universal de Copiar (CTRL+C) y Pegar
(CTRL+V). Si Excel no distingue bien la naturaleza del objeto que se pega,
ofrecerá todas las opciones de pegado. No están muy claras, por lo que lo
mejor es recorrerlas todas con el ratón para ver cómo pegan.
Si Excel detecta que se pega una imagen, no ofrecerá las opciones. Si se ha

conseguido pegar como Imagen, se ofrecerá una ficha de herramientas para
actuar sobre esa imagen con varios comandos. Debes pulsar sobre el rótulo
Herramientas de imagen ue apa e e e la pa te supe io de la pa talla.
INSERTAR DESDE ARCHIVO
Si disponemos de la imagen en un archivo, es preferible usar

la opción Imagen de la ficha Insertar para buscarla en un
explorador de carpetas
Una vez insertada, además de todos las operaciones que te

brinda la barra de herramientas de imagen (recortar, brillo,
contraste, etc.), puedes recortar la imagen según una forma,
determinar el color de su contorno o añadir efectos de resplandor o 3D. Todos ellos los tienes
en la barra de herramientas cuando señalas la imagen.
Observa cómo a la fotografía de la izquierda le hemos dado forma elíptica y se le ha añadido

un bisel y sombra. También se le ha cambiado la gama de colores. Como en otras cuestiones,
tu experimentación personal es fundamental.
2
NUEVAS PRESTACIONES DE EXCEL 2010 EN IMÁGENES
En esta versión se incluyen muchas prestaciones para el tratamiento de

imágenes. Una vez insertada, al pulsar sobre ella disponemos de muchas
opciones
Correcciones
Es muy cómodo señalar una imagen y acudir a las herramientas de imagen y

después a las correcciones. Se ofrece un catálogo completo de posibles
variantes de la imagen
Si no nos convencen las opciones ofrecidas podemos pulsar en la

parte baja para concretar los parámetros de forma manual.
Color
También se puede elegir en una gama de

correcciones color. Por ejemplo para que
predominen los colores cálidos.
Como en el caso de las correcciones en la

parte baja del catálogo se nos ofrece
concretar cambios manualmente. Una opción
interesante es la de concretar un color como
transparente.
Efectos artísticos
También existe un catálogo para estos efectos. Puedes recorrerlo uno a

uno hasta dar con el que te guste más. Es bueno que vayas probando
cada uno con una imagen concreta. También disponemos de opciones
manuales.
Otros efectos
Recorre toda la ficha de Herramientas

de imagen y experimenta. Puedes
manipular la imagen en muchos
aspectos
3
Capturas de pantalla
En esta versión se pueden realizar recortes en la pantalla para después pegarlos en Excel. Si
hay varias ventanas abiertas se debe señalar con el ratón la que deseemos recortar y después
pasar a Excel.
El procedimiento es muy sencillo: en la ficha Insertar y en el grupo

Ilustraciones pulsamos sobre la opción Captura. Se abrirá una ventana en
la que figurarán las pantallas abiertas. En realidad el recorte se efectuará
sobre la que hayamos señalado previamente. Si pulsamos sobre una de
las pantallas ofrecidas, se copiarán completas en Excel. Es preferible
pulsar sobre la f ase e o te de pa talla así se a i á la is a
podremos recortar sobre ella con el ratón. El pegado del recorte es
automático, y se hará sobre la celda seleccionada con anterioridad.
WORDART
Se llaman Wordart a los títulos artísticos que siempre han sido una seña de identidad de
Office. Con el tiempo sean ido usando menos y en la versión 2010 no están muy destacados.
La primera operación es la de abrir la ficha Insertar y buscar el

botón WordArt. Ahora, en lugar de ofrecer en primer lugar la
forma del título, se abre un catálogo de fuentes.
Una vez elegida una, se procede a escribir y editar el texto del

título, y después se modifica la forma y características del
mismo.
4
Si seleccionas el WordArt y abres la barra

de Dibujo, puedes alterar su forma, el
contorno, colores, etc. hasta conseguir el
efecto deseado. Si echas de menos los
antiguos diseños, busca el botón Efectos de Texto y elige Transformar. De esa forma puedes
alterar la linealidad del texto
CAMBIOS EN EL DISEÑO
INMOVILIZAR PANELES
Si deseas que la cabecera de una hoja de Excel se siga viendo en pantalla aunque te desplaces
hacia abajo en una tabla muy larga, puedes hacer lo siguiente:
Selecciona una celda que esté situada debajo y a la derecha de las celdas que deseas
inmovilizar
Abre la ficha de Vista, y en la ficha Ventana puedes ver

la operación de inmovilizar paneles
Elige una de las tres opciones, y así se inmovilizará todo

lo que esté a la izquierda y por encima de la celda
5
seleccionada, o bien la fila superior o la primera columna.
De esta forma, si mueves la tabla arriba y abajo, ese panel no se moverá.
Vista de una parte de la tabla:
Otra vista con el mismo panel inmovilizado:
Obser
va las
líneas
más gruesas que separan el panel del resto de la hoja.
Para liberar la parte inmovilizada usa el comando Movilizar paneles que te aparecerá en la
misma ficha y operación.
SUBÍNDICES Y SUPERÍNDICES
Los subíndices y superíndices sólo se necesitan en las celdas con formato de texto, pues no se
reconocen en los cálculos numéricos. El procedimiento para incluirlos es el de ir escribiendo el
texto, seleccionando después los caracteres que irán a una altura diferente y una vez
concretados acudir al botón derecho para acceder al Formato de celda.
En el apartado de Fuentes se ofrecerán las de Tachado,

Superíndice y Subíndice.
El resultado final, si hemos seleccionado bien, será que sólo cambiarán de altura los caracteres
que deseemos.
6
TEXTOS LARGOS Y SALT O DE LÍNEA
Cuando un texto excede la capacidad de una celda podemos obligar a que aparezcan saltos de
línea para cortarlo. Normalmente se aumenta antes la altura de la fila o se combinan celdas. El
ajuste de texto se logar, una vez escrito, con el botón de la ficha de Inicio. El efecto es
similar al siguiente:
Si deseamos escribir el texto después de configurar la celda, podremos usar la combinación de

teclas ALT+INTRO (o ENTER) para crear un salto de línea.
PROTECCIÓN DE UNA HOJA
Esta opción no la usarás a menudo, pero a veces puedes desear que nadie altere lo que has
escrito. Se puede proteger el libro completo para dejar inalterada su estructura en hojas, o
bien proteger una hoja individualmente.
Antes de proteger una hoja debemos declarar, si lo deseamos, qué celdas estarán libres de esa
protección, para que cualquier usuario pueda editarlas. Lo vemos con un ejemplo:
En este esquema podemos querer dejar libres las

tres primeras celdas y proteger las otras dos para
que no se puedan alterar las fórmulas.
En primer lugar deberemos desproteger las tres

primeras. Las seleccionamos y pedimos Formato de
Celda, Abrimos la pestaña de Proteger y las
des lo ue os desa tiva do la op ió de Blo ueada .
7
De esta forma, si ahora protegemos toda la hoja, esas tres quedarán sin proteger y las demás
sí.
Busca ahora, en la ficha de Inicio, elige Formato de Celda (está a la derecha) y dentro de las
numerosas opciones señala la de Proteger Hoja:
Como ves, hay muchas opciones, pero lo mejor es que pulses

Aceptar sin más problemas. Puedes elegir una contraseña, pero
la experiencia dice que se te olvidará y luego no podrás editarlo
tú.
OPERACIONES CON LAS HOJAS
U a hivo de E el e i e el o e de li o po ue está o puesto de va ias hojas.

Cuando creas un libro nuevo aparecen tres hojas, rotuladas con los nombres Hoja1, Hoja2 y
Hoja3 respectivamente. La hoja activa, con la que estemos trabajando, aparece siempre con la
pestaña destacada. Se puede alterar el número de hojas, cambiar su nombre y navegar entre
ellas. Repasamos a continuación las operaciones básicas que se pueden efectuar con las hojas.
Navegación
Junto a las pestañas de las hojas y a su izquierda

dispones de cuatro botones de navegación, cuyo
funcionamiento se adivina por las flechas que los
representan. De izquierda a derecha son: Ir a la primera hoja, Retroceder, Avanzar e Ir a la
última hoja. Su manejo es fácil y no requiere más explicación.
8
Insertar o eliminar una hoja
La gestión de las hojas es muy rápida si usas el botón derecho del

ratón sobre la pestaña activa. Con una pulsación se abre el menú
emergente con todas las opciones. La más simple es la de
Eliminar, que suprime la hoja actual. Si la hoja contiene datos, te
pide confirmación.
Para Insertar debes dar un paso más: en primer lugar eliges la

opción de Insertar y después, en el cuadro que se abre, has de
elegir Hoja de cálculo.
La nueva hoja se inserta a la izquierda de la actual.
Los botones Insertar y Eliminar de la ficha de Inicio también

te permiten gestionar hojas.
Mover
El procedimiento más rápido para mover una hoja dentro del orden establecido entre ellas es
arrastrarla con el ratón a su nueva posición. También puedes usar la opción de Mover o
Copiar.
Cambiar nombre
Los títulos Hoja1, Hoja2, etc. no informan bien sobre su contenido, por lo que puede ser
conveniente cambiarlos por otros descriptivos, como Ingresos, Pagos, o Presupuestos.
También aquí es recomendable usar el menú contextual del botón derecho. Con él conviertes
el título de la pestaña en una línea de edición de color oscuro en la que puedes escribir el
nuevo nombre.
VÍNCULOS
Con la palabra vínculos nos referiremos a dos clases de ellos:
Objetos vinculados, que insertan en un documento un vínculo a un objeto situado en otro, de

forma que permita las actualizaciones.
Hipervínculos (o enlaces, hiperenlaces, vínculos, links, que de todas estas formas se nombran),
que son los propios de Internet y de los hipertextos
9
INSERTAR OBJETOS VINCULADOS
En algunas ocasiones se desea disponer en un documento (no necesariamente de Excel) de

una copia de una tabla u objeto situados en otro documento distinto, pero que al cambiar los
datos originales, esos cambios se reflejen en la copia. Esta operación se conoce con el nombre
de vincular. En ellos se leen los datos directamente del archivo que contiene el original. Por
eso, si se abre el archivo que contiene la copia, se nos preguntará si deseamos actualizar los
vínculos.
Como la gestión de los vínculos puede ser compleja, sólo incluiremos la forma más sencilla de
insertar una tabla o gráfico de un archivo de Excel en cualquier otro documento.
Abre un archivo de Excel, selecciona en él cualquier tabla de datos y pide Copiar.
Abre otro documento de Word, PowerPoint, Excel, etc. y pide Pegado Especial y concreta que
deseas Pegar vínculo y Como Hoja de Cálculo de Microsoft Excel Objeto.
De esta forma, cada vez que cambiemos

los datos en Excel, estos se verán
reflejados en el documento destino.
Si deseas vincular un gráfico procederás de

manera similar, con Copiar y Pegado
Especial en la modalidad de Pegar vínculo y
como Gráfico de Excel.
HIPERVÍNCULOS
Es bueno que un documento posea vínculos (o enlaces, o hiperenlaces) que al ser pulsados nos
lleven a los archivos, hojas o celdas que contienen los datos originales. Ya conoces de sobra
los vínculos, tan usados en Internet y en todos los hipertextos A continuación aprenderás a
insertarlos en tus documentos.
Para practicar las posibilidades de enlace que posee Excel, abre un libro nuevo, y en la primera
hoja escribe rótulos en varias celdas para practicar los tipos de hipervínculos que existen. Por
ejemplo estos:
10
No es difícil insertar un hipervínculo en Excel. Selecciona el primer rótulo Vínculo a

una celda y en la ficha Insertar busca el botón de Hipervínculo. Púlsalo.
Obtendrás un cuadro de diálogo en el que están contenidas las principales

modalidades de un hipervínculo: Una dirección de Internet o de correo electrónico, a otro
documento, o a un lugar del mismo documento. Recuerda que todas estas modalidades no son
exclusivas de Excel. Todo lo que sigue lo puedes usar en cualquier programa de Microsoft
Office.
Recorreremos las principales modalidades:
Hipervínculo a una celda
Elige una celda que no veas en pantalla, por ejemplo la D71. Escribe en ella cualquier texto.
Selecciona ahora la celda en la que has escrito Vínculo a una celda y elige la modalidad de
Lugar en este documento. Se abrirá otro cuadro de diálogo, que te permite elegir entre
referencia a una celda, una hoja o un nombre. En este caso escribe D71. Acepta y ya tienes el
vínculo creado. Vuelve a la celda Vínculo a una celda, y cuando el puntero aparezca como una
mano, pulsa, y Excel saltará a la celda D71.
Si la celda tuviese un nombre asignado, deberías elegir Nombres definidos, en el que estará
contenido ese nombre.
11
Importante: Si deseas corregir un vínculo una vez efectuado, al seleccionar la celda con el
ratón funcionará inevitablemente como hipervínculo y no te dejará corregir. En ese caso pulsa
con el botón derecho y en el menú figurará la opción de Modificar Hipervínculo.
Vínculo a una hoja
Sigue el mismo procedimiento, pero elige el nombre de la hoja a la que quieres saltar.
Enlace a otro documento
Procede como en los casos anteriores, pero eligiendo la opción de Archivo o página Web
existente.
En la línea de Buscar en deberá figurar la carpeta en la que está contenido el documento.

Cuando lo encuentres, selecciónalo y pulsa Aceptar.
Si lo que buscas está en Internet, tienes dos opciones:
Si sabes el nombre y la ubicación del archivo o la página Web con los que deseas crear el
vínculo, escribe esa información en el cuadro Dirección.
12
Si no conoces la dirección. para seleccionar la página Web abriendo el explorador y buscando

la página, haz clic en el botón Explorar el Web abres la página Web a la que desees
vincular y vuelves a Microsoft Excel sin cerrar el explorador.
OTROS OBJETOS
INSERCIÓN DE SÍMBOLOS
En las hojas de cálculo usarás fundamentalmente los caracteres usuales de letras,

números y operadores aritméticos, pero a veces desearás insertar el símbolo de
Copyright, el número pi o una carita sonriente. Para insertarlos puedes acudir al
último botón a la derecha de la ficha Insertar, rotulado como Símbolo.
Obtienes una ventana en la que puedes elegir la pestaña Símbolos (es lo usual) o la de
Caracteres especiales.
Si eliges la primera opción no olvides usar

la fuente adecuada. La de la imagen
corresponde a Symbol, que te permite
usar caracteres griegos, pero hay otras
fuentes, como la Webdings o la
Wingdings que te ofrecen pequeños
dibujos muy sugestivos.
Una vez elegido el símbolo deseado,

pulsa en el botón Aceptar y se insertará
en el texto. Después puedes copiarlo
como cualquier otro carácter.
13
INSERCIÓN DE OTROS OBJETOS
Excel puede ser un contenedor de otros muchos tipos de objetos: fórmulas, vídeos, sonido,
etc. Su gestión no es objeto de este curso, pero es bueno que se conozca esta posibilidad.
Fórmulas: Excel posee un editor de fórmulas para el uso de los símbolos

matemáticos. Sobre el botón de Insertar Símbolos está el de Ecuación
No entraremos en detalles, pero con él se pueden escribir fórmulas

matemáticas con muy buen diseño. No es difícil aprender su funcionamiento, pero no es
objetivo de este curso.
. Aquí tienes una muestra:
Para insertar otros objetos deberás acudir, como siempre, a la ficha Insertar y buscar el botón
Objeto y estudiar el catálogo que se ofrece. Está un poco escondido en esta zona:
Los objetos pueden ser nuevos o creados a

partir de un archivo. Tampoco estas técnicas
se van a explicar en este curos, pero puedes
recorrer las opciones e intentar incrustar
diapositivas de Power Point, sonidos
creados a partir de un archivo mp3, una
fórmula creada por otro programa, etc.
No todos funcionan bien, pero sólo lo sabrás

cuando lo insertes.
14
Guías Excel 2010 Utilidades Guía 7
UTILIDADES
CONTENIDO
Utilidades .............................................................................................................................................. 1
Contenido ......................................................................................................................................... 1
Diseño de impresión ........................................................................................................................ 2
Preparación para la impresión .................................................................................................... 2
Vista preliminar .............................................................................................................................. 2
Diseño de Página ............................................................................................................................ 3
Márgenes ....................................................................................................................................... 3
Orientación..................................................................................................................................... 4
Tamaño .......................................................................................................................................... 4
Área de impresión........................................................................................................................... 4
Distribución por páginas ................................................................................................................. 5
Opciones de la hoja......................................................................................................................... 5
Pestaña Hoja................................................................................................................................... 6
Encabezado y pie de página ............................................................................................................ 7
Otras utilidades ................................................................................................................................ 8
Auditoría de fórmulas ................................................................................................................... 8
Revisión ortográfica ........................................................................................................................ 9
Inserción de comentarios .............................................................................................................. 10
Protección de una hoja .............................................................................................................. 11
Obtención de ayuda ...................................................................................................................... 12
1
DISEÑO DE IMPRESIÓN
PREPARACIÓN PARA LA IMPRESIÓN
Los documentos elaborados en Excel se suelen distribuir impresos o como parte de

una publicación más amplia. Por eso es conveniente repasar aquí algunos detalles
sobre la impresión de documentos. Casi todo lo que se explicará en este apartado está
contenido en la ficha “Diseño de página”
VISTA PRELIMINAR
Esta prestación como tal no existe en la versión 2010. Para conseguirla basta con ir a
la ficha Archivo y elegir Imprimir, aunque no tengas una impresora conectada. En la
parte derecha de la pantalla se te ofrecerá la vista preliminar que deseas. Con las
flechas de abajo puedes pasar las páginas y observar cómo sería la copia impresa.
Los anteriores botones han desaparecido en esta versión y sólo quedan dos pequeños
abajo a la derecha para ver los márgenes y para la visión de toda la página. Dejamos
para más adelante la parte izquierda de la pantalla y pasamos al diseño.
2
DISEÑO DE PÁGINA
Abre la ficha de Diseño de página. Verás que en ella se han situado botones
similares a los de la versión 2007. Con ellos accedes a todas las propiedades de las
páginas que producirá tu impresora.
Recorreremos las acciones más importantes, de izquierda a derecha:
MÁRGENES
Puedes concretar aquí los márgenes de impresión. Si pulsas sobre su botón se te

ofrecen tres tipos de márgenes, que son Normal, Ancho y Estrecho.
Si no te gusta ninguno, elige Márgenes

personalizados y decide su medida. No
es un tema muy importante en Excel.
3
ORIENTACIÓN
Te da a elegir entre vertical y horizontal. En realidad, no hay más que

decir. Queda a criterio de los usuarios el adaptar sus tablas a la orientación
más conveniente.
TAMAÑO
Te ofrece los tamaños de página más usuales, y la opción de Más

tamaños de papel por si necesitas alguno especial. En ese caso se
abre la ventana clásica de Configurar página, en la que están
contenidos muchos más tamaños.
ÁREA DE IMPRESIÓN
Si no se indica lo contrario, Excel imprime todas las celas que contengan datos. Si
deseas imprimir sólo una parte de la hoja deberás concretar el área de impresión. Para
ello selecciona en primer lugar un rango de datos cualquiera y pulsa sobre el botón
Área de impresión.
Elige Establecer área de impresión, y una vez realizada la operación de imprimir

podrás optar por Borrar área de impresión, si ves que te puede confundir.
Relacionada con esta acción está la posibilidad de ver los saltos de página. Si abres la
ficha Vista, encontrarás el botón correspondiente de Vista previa de saltos de
página. Si lo activas podrás saber dónde comienza y acaba cada página. Si arrastras
las líneas de puntos con el ratón podrás cambiar sus contenidos.
4
Para volver a verlo todo como antes, usa el botón Normal de ficha Vista.
DISTRIBUCIÓN POR PÁGINAS
Excel está orientado a tablas, no a páginas, por lo que a la hora de imprimir pueden
aparecer las tablas troceadas, o a falta de una fila o columna. Por ello es muy
interesante concretar cómo se reparte la información en páginas. Para ello puedes
usar dos opciones muy útiles.
Ancho y alto: Defines en cuántas páginas deseas repartir

tu información, por ejemplo en dos páginas una debajo de la
otra (concretaría una página de ancho y dos de alto). En ese
caso Excel adapta los tamaños de los caracteres para que
se ajusten a tus deseos. Practica esta posibilidad, que es
muy potente, pues Excel ajusta los tamaños de fuente para
satisfacer tus deseos.
Escala: Si lo anterior no llega a quedar a tu gusto, también puedes usar una escala
para aumentar o disminuir el tamaño de los caracteres y que así se adapten mejor a la
distribución de páginas.
Todas estas decisiones se deben comprobar con Vista Preliminar antes de imprimir.
OPCIONES DE LA HOJA
Hasta ahora sólo hemos estudiado las opciones básicas que están accesibles
mediante botones. Existen muchas otras, a las que puedes acceder con la pequeña
flecha situada en la parte inferior de los distintos grupos. Al menos tienes tres flechitas
distintas para abrir las ventanas que se usaban en versiones anteriores.
Así accederemos a la ventana clásica de Configurar página, que contiene tantas

opciones, que debes recorrerlas con calma una a una para ver sus posibilidades. Ya
hemos desarrollado las dos primeras, de Página y Márgenes, Veremos ahora las
otras.
5
PESTAÑA HOJA
Esta pestaña contiene muchas opciones. Destacamos algunas:
Existe la posibilidad de repetir las primeras filas de la hoja en todas las páginas,
independientemente de los encabezados. En la imagen se han elegido las cuatro
primeras filas para imprimir en todas las hojas.
También se puede decidir si se imprimen o no las líneas de división y los títulos de

filas y columnas. Esta opción la tienes también como botón en la cinta.
Otras posibilidades interesantes son las de decidir el orden de impresión, la inserción

de comentarios, la calidad de impresión, etc.
Esta pestaña posee tantas posibilidades que es muy conveniente ir recorriendo una a
una para descubrir su funcionamiento.
6
ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
En esta versión los encabezados y pies de página se

gestionan en la cinta Insertar. Busca en ella el botón
correspondiente, y si lo pulsas, la vista de tu hoja cambiará a
Diseño de Página.
Esto se nota porque la verás como si fuera un documento de texto, con un recuadro
para insertar los encabezados y pies.
Si pulsas sobre el encabezado (o sobre el pie) accederás a sus herramientas. Son

muchas, pero se entienden sólo con su nombre: fecha, hora, número de página, etc.
La forma de gestionarlas es la de ir insertando lo que deseemos y después separarlas

bien con espacios en blanco. Excel adaptará el ancho a la información que añadas.
Por ejemplo, los elementos que se han adjuntado en la siguiente imagen: título escrito
directamente, fecha, hora e imagen.
Y en esta imagen el efecto final producido
7
A la derecha de la cinta dispones de los botones para cambiar entre encabezado y pie.
Pide de nuevo Imprimir para acceder a la Vista preliminar y ver los cambios, pues a
veces se interfieren y producen una impresión poco clara.
OTRAS UTILIDADES
AUDITORÍA DE FÓRMULAS
En hojas de cierta complejidad puede ser útil

encontrar de qué datos depende el cálculo en una
celda concreta. Para ello es útil rastrear los caminos
que han llevado a la obtención de un valor. Observa
el 17 de la imagen y las flechas que apuntan a él.
No es difícil ver que se ha obtenido a partir del 8,5 y

éste a su vez es el 34% de la suma de la izquierda.
Para obtener este rastreo de precedentes acude a la

ficha Fórmulas y en ella busca el grupo de Auditoría
de fórmulas. En este caso hemos rastreado
precedentes. Cada vez que pulses sobre esa opción
aparecerán flechas nuevas, hasta
completar el rastreo. Después se pueden eliminar con el botón
de abajo Quitar flechas. Es útil ir quitando y poniendo flechas de
nivel en nivel.
De igual forma, aunque es menos interesante, se pueden rastrear dependientes.
8
Otras posibilidades
A la derecha de los rastreos dispones de tres botones útiles:
Ver fórmulas: Te permite que en la hoja, en lugar de los valores, se muestren las
fórmulas de cada celda. Así se puede comprender mejor su funcionamiento. El
ejemplo anterior de rastreo quedaría así:
De esta forma vemos que el primer

cálculo fue una suma, después un
producto para hallar el 34% y por último
una multiplicación por 2.
Es fácil así revisar los cálculos.
El mismo botón nos sirve para volver a

ver los valores.
Rastreo de errores: Revisa toda la hoja en busca de errores. No es demasiado útil,

porque se suele avisar de estos errores en el momento de escribir.
Evaluación de fórmula: Permite recorrer

una fórmula e ir evaluando los datos uno a
uno.
REVISIÓN ORTOGRÁFICA
En la cinta Revisar están contenidas las posibilidades de

revisión ortográfica. Como es un tema sencillo, y similar al de
Word, bastará con que pruebes a usar los botones
disponibles.
9
INSERCIÓN DE COMENTARIOS
A la derecha de la revisión ortográfica verás el

botón de Nuevo comentario. Con él puedes añadir
algunas frases aclaratorias en una celda
determinada. Después se puede decidir si se
imprimen también los comentarios.
Si una celda contiene un comentario, aparecerá una

pequeña señal roja en su esquina superior derecha, y al pasar el ratón
sobre ella aparecerá el comentario.
Si pulsas con el botón derecho podrás usar las opciones de comentario,

como eliminar, modificar u ocultar
TRADUCIR
Otro servicio de Excel, aunque no excesivamente

eficiente es el de traducir palabras de un idioma a
otro. Si pulsas el botón Traducir de la ficha
Revisar obtendrás una ventana de traducción.
En esta ventana escribes la palabra y usas la siguiente línea

para concretar el servicio si la traducción no se produce según
nuestros deseos. En la imagen hemos escrito odd acudiendo al
Asistente de inglés, con el resultado que puedes ver.
10
PROTECCIÓN DE UNA HOJA
Una hoja de cálculo se puede proteger contra cambios.
Basta acudir a la cinta Revisar y pulsar sobre Proteger hoja. Se pediré una
contraseña que se puede ignorar, y con ello todas las celdas definidas como
protegidas lo estarán de forma efectiva.
Para anular la protección se acude al mismo botón, que ahora llevará el rótulo de
Desproteger hoja. Si has establecido una contraseña, te la pedirá.
Hay que tener en cuenta que:
- Cada celda tiene el carácter de bloqueada o de desbloqueada. Cuando se crea un

documento nuevo, todas las celdas se consideran protegidas, pero esa cualidad no se
hace efectiva hasta que no se protegen las hojas de cálculo completas. El carácter de
protegida se establece en Formato de celda (ficha Inicio) en la opción de Bloquear
celda:
- Si se protege la hoja de cálculo, esa cualidad de protegidas se hace efectiva y ya no

podrás alterar ninguna celda, salvo que con las mismas órdenes se vuelva a
desproteger toda la hoja.
- Para desproteger sólo unas celdas concretas y que las demás sigan protegidas se
debe usar el Formato de celda y activar Bloquear celda.
- Si en lugar de proteger una hoja se protege todo el libro, lo que se protege es la

estructura de hojas, que no se pueden eliminar ni cambiar, pero las celdas no alteran
su carácter por ello.
11
OBTENCIÓN DE AYUDA
La ayuda no es precisamente la mejor prestación de Excel. Se ha querido ampliarla

con conexión a Internet y el resultado a veces resulta confuso e incluso inadecuado.
No obstante, a veces hay que acudir a ella.
La ayuda general está accesible mediante el botón de

interrogación de la parte derecha de la pantalla y , como una
concesión al pasado, mediante la tecla F1. Con ellos obtienes la
ventana de ayuda, en la que en la parte izquierda figura la tabla de
contenidos y en la derecha los resultados de las búsquedas. En esta parte es donde
se los listados son tan abundantes que puede resultar costoso llegar al tema que
interese.
Los botones de arriba se explican por sí solos. Basta un poco de práctica para conocer
su funcionamiento.
12
Guías Excel 2010 Funciones de Excel Guía 8
FUNCIONES DE EXCEL
CONTENIDO
Funciones de Excel ............................................................................................................................. 1
Contenido ......................................................................................................................................... 1
Funciones de Excel ......................................................................................................................... 1
Asignar nombre a un rango ............................................................................................................. 2
Funciones de tipo condicional ............................................................................................................. 3
SI .................................................................................................................................................... 4
ESBLANCO, ESNUMERO, ESTEXTO ................................................................................................... 4
CONTAR.SI Y SUMAR.SI ................................................................................................................... 5
Funciones de búsqueda y referencia ............................................................................................. 6
BUSCARV, BUSCARH........................................................................................................................ 6
Funciones de fecha y hora .............................................................................................................. 7
Funciones de fecha y hora ............................................................................................................... 7
Rellenos con fechas y horas............................................................................................................. 9
Funciones estadísticas ...................................................................................................................... 10
Funciones financieras ....................................................................................................................... 16
Funciones lógicas.............................................................................................................................. 17
Funciones matemáticas .................................................................................................................... 19
Funciones de texto ........................................................................................................................... 22
FUNCIONES DE EXCEL
Excel dispone de más funciones de las que puedes necesitar, porque está diseñado
para múltiples usos, desde administrativos hasta científicos. Lo normal es que uses
sólo unas pocas. Las tienes todas en la ficha Fórmulas. Ahí verás todas las
posibilidades que tienes para elegir una función: Lógicas, Texto, Fecha y hora, etc.
Como es probable que uses sólo unas pocas, puedes acudir al botón de la izquierda,
1
fx Insertar funciones. También tienes un botón similar en la línea de entrada de

fórmulas.
Mediante el botón de Insertar función puedes incorporarlas a tus fórmulas, o

escribiéndolas directamente. Ten cuidado en no alterar ninguna letra, que entonces
Excel no te entenderá., Ese botón fx, además de presentarte todo el catálogo, te
proporcionará la sintaxis y una ayuda específica para cada función.
Para facilitarte la elección, las funciones están clasificadas en categorías.
Si pulsas sobre Fx, y eliges la

opción Todas, obtendrás el
catálogo completo de funciones.
Una vez encontrada la que
buscabas, puedes pulsar el
botón Aceptar y así se insertará
la función en tu fórmula. También
puedes pulsar con doble clic y
entonces se te ofrece una
ventana de parámetros en la que
puedes ir concretando cada uno:
ASIGNAR NOMBRE A UN RANGO
En la misma ficha de Fórmulas puedes ver el botón de Asignar nombre a un rango.

Es utilidad te facilita la edición de fórmulas, porque en lugar de usar referencias tipo
$D$4 o C112, puedes usar nombres.
2
Por ejemplo, en la imagen se está

asignando el nombre prueba a una
lista del 1 al 7.
Después, para encontrar su promedio

o su suma, podrás escribir
PROMEDIO(prueba) o
SUMA(prueba), con lo que el
lenguaje de tus fórmulas será más
natural.
Para insertar un nombre a un rango debes seguir estos pasos:
Abrir la ficha Fórmulas

Seleccionar un rango o una celda
Pulsar el botón de Asignar nombre a un rango.
En la ventana de asignación escribir el nombre deseado y Aceptar (no es
conveniente cambiar nada más).
A continuación se explicarán las principales funciones de Excel, dando ya por

conocidas las más frecuentes como SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Se ordenarán
por orden de frecuencia de uso y desde las más generales a las específicas. Se
explicarán con más detalle las primeras de cada grupo, dejando como simple
referencia las últimas.
A continuación se describen muchas funciones (no todas) de Excel ordenadas por su

interés en este punto de las Guías. Las más importantes se describirán con detalle,
dejando para el final de cada apartado las demás.
FUNCIONES DE TIPO CONDICIONAL
Las funciones de tipo condicional permiten a las hojas de cálculo tomar decisiones en
sus resultados. Todas siguen un esquema similar a “si ocurre esto, devuelvo este
resultado y si no, devuelvo este otro”. Ejemplos
Si ganas mucho te aplican un porcentaje de impuesto y si es menos, te aplican

otro.
Si un número es par lo divides entre 2 y si es impar le restas 1 y después le
hallas la mitad.
En esta lista si el número es menor que 100 lo sumamos y si no, lo ignoramos.
Cuenta cuántos datos son mayores que 1000 ignorando el resto.
La función condicional más importante es SI, pero según se verá, se pueden usar
otras del mimo tipo que facilitan mucho la construcción de hojas con funcionalidades
útiles
3
SI
Es la función condicional más importante. Actúa sobre una condición y si es verdadera

se calcula una primera fórmula y si es falsa otra segunda.
SI(Condición ; Valor si es verdadera la condición ; Valor si es falsa)
SI(D34>8;44;23)
significaría que si la celda D34 es mayor que 8, el resultado que se escribiría sería el
44, y en caso contrario el 23.
Es importante que se practique con esta función. Por ello se da otro ejemplo:
SI(C8=”DESCUENTO”;D8-0,25*D8;D8)
Aquí se lee la celda C8. Si está escrita en ella la palabra “DESCUENTO”, a su celda
vecina se le resta su 25% y en caso contrario se deja igual.
ESBLANCO, ESNUMERO, ESTEXTO
Estas tres funciones informan sobre el contenido de una celda:
ESBLANCO
Devuelve el valor lógico VERDADERO si la celda argumento está vacía. Se puede

combinar con SI:
SI(ESBLANCO(Una celda);Valor si está en blanco; Valor si no lo está)
Por ejemplo:
SI(ESBLANCO(D12);"ES BLANCO";"TIENE CONTENIDO")
ESNUMERO
Devuelve el valor lógico VERDADERO si la celda argumento contiene un número.
SI(ESNÚMERO(K9);K9/2;" ") haría que si hay un número en K9, se divida entre 2 y si

no lo hay, se deja en blanco
ESTEXTO
Devuelve el valor lógico VERDADERO si la celda argumento contiene un texto.
4
CONTAR.SI Y SUMAR.SI
La primera cuenta las celdas contenidas en un rango que cumplen un criterio

determinado. Su formato es
CONTAR.SI(Rango;Criterio)
El criterio suele ser una condición escrita entre comillas: “>2”, “Burgos”, “<21,4”,
“22”,… Si el criterio consiste sólo en un número, se pueden suprimir las comillas.
Por ejemplo, CONTAR.SI(A12:C32;”Pérez”) cuenta la veces que aparece Pérez en el

rango A12:C32
CONTAR.SI(A12:A112;”>100”) cuenta los números mayores que 100 que hay entre
A12 y A112,
SUMAR.SI(Rango de búsqueda;Criterio;Rango de suma)
La segunda, SUMAR.SI, actúa de forma similar, pero en ella se puede añadir otro
rango en el que se especifique qué datos se suman.
Por ejemplo, en el rango de la imagen, si deseamos

sumar los datos de la columna C que se corresponden
con el valor A de la columna B, plantearíamos la función:
SUMAR.SI(B4:B11;”A”;C4:C11) y nos daría el

resultado de 14. suma de los tres datos que se
corresponden con A: 4+5+5=14.
Otras funciones similares
CONTAR.BLANCO: Cuenta las celdas vacías de un rango
CONTARA: Cuenta las celdas no vacías.
CONTAR.SI.CONJUNTO: Aplica varios criterios a una búsqueda
5
FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA
Estas funciones buscan datos en una tabla según unos criterios, que pueden ser
valores, números de orden o índices,
BUSCARV, BUSCARH
Son dos funciones de búsqueda de un elemento en una lista. Su formato es, en el

caso de BUSCARH:
BUSCARH(Elemento que se busca; Matriz o rango en el que hay que buscar;

número de columna desde la que devuelve la información encontrada)
BUSCARH
Se le dan como datos un valor determinado, una matriz en cuya primera fila ha de
buscar ese valor y el número de orden de la columna en la que debe extraer la
información paralela a la buscada. Así, en la matriz
Teresa Pablo María Gema
1976 1975 1980 1977
Abril Mayo Enero Marzo
la función BUSCARH(María;Matriz;3) daría como resultado Enero y

BUSCARH(Pablo;Matriz;2) nos devolvería el año 1975 (La palabra Matriz quiere
significar el rango en el que estén los datos, por ejemplo A3:D6).
BUSCARV
Similar a la anterior, pero realiza la búsqueda por columnas en lugar de por filas.
Otras funciones similares
COLUMNA: Devuelve el número de columna de una celda
FILA: Devuelve el número de fila de una celda
COINCIDIR: Busca un elemento en un rango y devuelve su número de orden.
6
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
Un formato interesante para las celdas es el de fecha (y el de hora, o ambos). Elige un archivo
nuevo o una parte en blanco del que estés usando. Escribe en una celda tu fecha de
nacimiento con el formato que uses normalmente, por ejemplo 23-7-63. Verás que el
programa interpreta que es una fecha y le asigna el formato 23/7/63.
Para cambiar la presentación de una fecha acude a la lista de

formatos que te ofrece la ficha de Inicio. Observarás que existen
dos tipos de formatos de fecha, cortos y largos, según el uso de
palabras completas que hagamos de los meses, días y años.
Queda a tu criterio el usar unas u otras. También puedes accedes
a la ventana clásica de formatos pulsando sobre la pequeña
flecha existente abajo a la derecha.
Escribe en otra celda la fecha actual y cambia su formato

también.
En otra celda escribe la fórmula (en lenguaje de celdas)
=Fecha actual – Fecha de nacimiento
y obtendrás los días que llevas vividos. La explicación de esto reside en que Excel guarda cada
fecha como el número de días transcurridos desde el 1/1/1900.
Esto es importante, pero te puede complicar la gestión de fechas.
En las fechas la unidad es un día.
Lo comprobamos: Escribe en la celda B3 la fecha 30/03/08. Debajo de ella escribe la fórmula

=B3+20. Esto querrá decir que dejas pasar 20 días a partir de esa fecha. Deberá darte
19/04/2008.
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
Funciones de fecha
En el anterior cálculo podías haber usado funciones de fecha y hora.
Por ejemplo, en lugar de escribir la fecha de hoy, podías haber escrito =HOY() y te la hubiera
escrito Excel (si tu ordenador tiene la fecha correcta).
Se pueden extraer datos de una fecha concreta. Por ejemplo, si en la celda D4 has escrito
23/11/2009, puedes usar todas estas fórmulas sobre ella. No hay que explicarlas. Basta ver el
resultado:
7
AÑO(D4) = 2009; MES(D4)=11; DIA(D4) = 23; DIASEM(D4) = 2
Esta última requiere una explicación: el día de la semana se devuelve como un número,
comenzando por un 1 en los domingos. Por tanto, el día del ejemplo es un lunes, que se
corresponde con el 2.
Por ejemplo, ¿qué día de la semana fue el 11-S? Escribimos 11/09/2001 y en otra celda le
aplicamos la función DIASEM. Nos dará un 3, que se corresponde con martes.
Puede que te sea útil la función DIAS360, que calcula el número de días transcurridos según el
año comercial de 12 meses de 30 días. Escribe dos fechas en dos celdas y debajo escribe
=DIAS360(CELDA INICIAL;CELDA FINAL) para obtener los días transcurridos. Te puedes llevar
una sorpresa, como la de la imagen
Final 04/04/2010
Inicial 23/06/2007
Días 27/09/1902
Y es ue puede se ue la a tidad de a ajo ha a he edado el fo ato de fe ha. Señálala

a ia su fo ato a Ge e al . De esta fo a se o egi á, po ue he os ap e dido ue
Excel guarda los datos como días:
Final 04/04/2010
Inicial 23/06/2007
Días 1001
Dispones también de la función DIAS.LAB para contar el número de días laborables entre dos
fechas, pero en España esto se complica bastante por las CCAA. De todas formas, siempre
puedes calcular los días transcurridos restando dos fechas, como explicamos en la primera
página.
Funciones de hora
Una hora se escribe con las horas y minutos separados por dos puntos, como 12:54
También en las horas se pueden extraer los segundos, minutos y horas.
Así, HORA(12:54) = 12; MINUTO(12:54) = 54
La función AHORA() devuelve la hora actual del reloj del ordenador.
8
RELLENOS CON FECHAS Y HORAS
El Controlador de Relleno es muy potente en lo concerniente a fechas y horas. Escribe una

fecha cualquiera en una celda y arrastra hacia abajo mediante el controlador de relleno. Verás
una lista de fechas consecutivas.
24/10/1974
25/10/1974
26/10/1974
27/10/1974
28/10/1974
29/10/1974
30/10/1974
31/10/1974
01/11/1974
02/11/1974
Escribe un mes, por ejemplo Febrero, y haz lo mismo. ¿Qué ocurre?
Pues lo que habías pensado, que se rellena una columna con los meses consecutivos:
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Si lo que deseas es una lista no consecutiva le tendrás que dar una pista escribiendo dos fechas
en lugar de una. En la siguiente hemos escrito Enero y debajo Marzo, por lo que Excel ha
interpretado que deseamos escribir los meses con saltos de dos en dos:
Enero
Marzo
Mayo
Julio
Septiembre
Noviembre
Enero
Marzo
Mayo
Julio
Septiembre
Noviembre
9
Intenta hacer lo mismo con una hora: escribe, por ejemplo 16:55. Arrastra hacia abajo y verás
que se incrementan las horas y no los minutos. Prueba de otra forma: escribe 16:45 y debajo
16:50. Selecciona ambas horas y arrastra con el controlador. Ahora sí funciona, porque
aumentará de 5 en 5 minutos.
Experimenta varias modalidades de relleno para familiarizarte.
Si observas que no se rellena bien, intenta siempre escribir los dos primeros datos en lugar
de uno solo.
FUNCIONES ESTADÍSTICAS
Aunque la Estadística no es un conocimiento que atraiga mucho, a veces es imprescindible

para analizar bien una tabla de datos.
Si pulsas sobre el botón Fx y eliges la categoría Estadísticas, observarás que la mayoría de las
funciones te resultarán ininteligibles. Por ello sólo presentaremos las más sencillas y usuales, a
fin de que podamos elegir la que nos convenga en cada momento.
Debes estudiar con más cuidado las que veas que te interesan en tu trabajo actual y sería
interesante que reprodujeras los ejemplos.
MAX – MIN
Como su nombre indica, devuelven el máximo o el mínimo de un conjunto de datos. Su

formato es muy simple: escribes MAX o MIN y después, entre paréntesis el rango que deseas
explorar:
=MAX(C4:D23) te devolvería el dato mayor del rango que comienza en C4 y termina en D23
=MIN(C1; D4; F12) hallaría el mínimo sólo entre esas tres celdas, sin estudiar las intermedias.
PROMEDIO
Es la más popular de las funciones estadísticas. Nos devuelve la media aritmética de una serie
de datos, que es el valor que tendrían si se eliminaran las diferencias entre ellos y
concentráramos todos en un solo valor. Es el cociente entre la suma de datos y su número.
Por ejemplo:
PROMEDIO(3;7;12;20) es igual a (3+7+12+20)/4 = 42/4 = 10,25.
Pruébalo en Excel: escribe 3, 7, 12 y 20 en columna y escribe debajo PROMEDIO(celda inicial:

celda final)
10
En la imagen hemos escrito en la celda B5 la fórmula =PROMEDIO(B1:B4)
Es muy interesante acostumbrarse a usar esta medida, pues da una idea bastante buena del
nivel de un colectivo. No sólo actúa sobre columnas o sobre filas. Puedes calcular el promedio
de todo un rango.
DESVESTP
Esta función es la desviación típica. Como estas guías no son de Estadística, no

profundizaremos en ella. Basta decir que mide la variabilidad o dispersión de unos datos. Si
en una encuesta la desviación típica es alta, es señal de que las respuestas han sido muy
variadas, y si es baja, homogéneas.
Se suele expresar la variabilidad como el cociente entre la desviación típica y el promedio, al

que llamamos Coeficiente de Variación, y se expresa generalmente en forma de porcentaje.
Sería interesante que lo usaras en tus informes, pues da una idea bastante buena de la
dispersión de datos. En el ejemplo anterior la hemos añadido:
En la celda B6 hemos escrito =DESVESTP(B1:B4), lo que nos da como grado de dispersión 6,34,
y en la celda B7 hemos dividido la B6 entre la B5 con formato de porcentaje. Un 60,42% es
mucho, y eso es porque son pocos datos y las diferencias destacan más.
COEF.DE.CORREL
El coeficiente de correlación es una cantidad que oscila entre -1 y 1 y mide el paralelismo

entre dos series de datos.
11
Si su valor se acerca a 0, significa que los datos son independientes, que no tienen que ver
entre sí.
Si su valor se acerca a 1, nos indica que existe paralelismo entre las dos series.
Lo verás mejor con estos ejemplos:
Si comparo peso y estatura en una serie de personas, el coeficiente de correlación se

acercará a 1, porque ambas series se influyen mutuamente.
Si comparamos las valoraciones que unos sujetos han hecho de una receta de cocina y
de una novela, lo normal es que el coeficiente se acerque a 0, pues tienen poco que
ver.
Una comparación entre horas de estudio y calificaciones nos daría un coeficiente
intermedio, porque las horas influyen, pero no son determinantes para obtener
buenas notas.
Su formato es =COEF.DE.CORREL(Primera serie de datos; segunda serie de datos)
Aquí tienes un ejemplo:
Se han pesado varias personas de la misma estatura aproximada y

posteriormente se les ha medido el nivel de colesterol en sangre, con
estos resultados.
En la celda B12 se ha escrito
=COEF.DE.CORREL(A3:A10;B3:B10)
El resultado de 0,579 indica que existe una cierta influencia entre

peso y colesterol, pero no muy fuerte.
MEDIANA
Cua do las edidas ue uses sea o di ales valo a este aspe to e t e 0 6 o su jetivas
e p esa tu ivel de satisfa ió , se suele a o seja la edia a e luga de la edia. Es el
punto medio de los datos.
En este ejemplo se ha calculado la mediana de unas puntuaciones comprendidas entre 1 y 5
12
En la celda C10 se ha usado la fórmula =MEDIANA(A1:C8) para encontrar el punto medio de

los datos. Nos ha resultado 3, y es lo esperado, porque está en el punto medio entre 1 y 4. Si
nos llega a resultar mayor sería señal de que predominan las puntuaciones altas. En este caso
están equilibradas.
RANGO.PERCENTIL
Esta función es muy interesante si deseas situar un individuo dentro de un colectivo. Imagina
que te cuentan que tu departamento ha obtenido una valoración de 45. Si no te dan más
datos, no puedes saber si su situación es buena o no lo es, porque falta la comparación con los
otros departamentos. Pero si te dicen que está en el 30% más alto, ya sabes que hay un 70%
de departamentos con peor valoración y un 30% con igual o mejor. Esto nos da una idea mejor
de la situación interna.
Si manejas una columna de datos y le escribes a su derecha el rango percentil de cada dato,
habrás convertido una medida absoluta en otra comparativa.
En el ejemplo se ha escrito una columna de calificaciones entre 0 y 10 y a su derecha el rango

percentil de cada dato:
En la celda B3 se ha escrito =RANGO.PERCENTIL($A$3:$A$15;A3)
Significa que en el rango $A$6:$A$15 (observa que escribimos $

para que el rango no se mueva al arrastrar) hemos situado la
puntuación 7 y nos ha resultado que un 58% de datos es inferior al
mismo. Está en el centro.
Después hemos rellenado esa fórmula hacia abajo y hemos elegido

el formato de porcentaje.
Analiza bien los datos que aparecen: el 9 está en el percentil 100

porque es el máximo, y el 3 en el 0.
13
Otras funciones estadísticas
Solo se presenta el objetivo de la función y algún ejemplo o nota sobre su uso.
COEFICIENTE.ASIMETRIA
Calcula la asimetría de unas celdas o rangos.
COEFICIENTE.ASIMETRIA(2;3;4;9)=1,6
COEFICIENTE.ASIMETRIA(Hoja1.B12:Hoja1.B34)
COVAR
Devuelve la covarianza de números, celdas o rangos. Es el cuadrado del coeficiente

de correlación.
COVAR(C2;C4;C6)=23,4
CUARTIL
Calcula el cuartil de un conjunto de celdas o rangos según un nivel determinado 1, 2 o

3. El primer cuartil indica hasta dónde llega el 25% de los datos menores, el segundo
es la mediana y el tercero separa el 25% superior (o el 75% inferior) Además del rango
hay que indicar el número 1,2 o 3 de cuartil.
CUARTIL(G1:G50;3) devuelve el tercer cuartil del rango G1:G50
CURTOSIS
Devuelve la curtosis o aplastamiento de una distribución contenida en un conjunto de

celdas o rangos.
CURTOSIS(A1:A20;C1:C20)=3
DESVEST
Calcula la desviación estándar de una muestra, es decir, con cociente n-1 en la

fórmula. Sólo se usa en Inferencia Estadística.
DESVEST(2;3;5)=1,53
DISTR.NORM
Calcula la probabilidad en la distribución normal correspondiente a un valor x, según la

media y la desviación estándar dadas.
=DISTR.NORM(4;2;1;1)=0,98 (probabilidad de 4 con media 2, desviación 1 y

acumulada o función de distribución)
=DISTR.NORM(4,1;3;1;0) = 0,22 (Función densidad normal de 4,1 con media 3 y

desviación 1)
14
DISTR.NORM.ESTAND
Idéntica a la anterior, con media 0 y desviación estándar 1.
ERROR.TÍPICO.XY
Calcula el error típico en el ajuste lineal de los datos de un rango.
ERROR.TÍPICO.XY(A3:A67;B3:B67)
GAUSS
Calcula la integral o función de distribución normal desde cero hasta el valor dado.
GAUSS(1,65)=0,45
INTERSECCIÓN.EJE
Devuelve el coeficiente B de la recta de regresión Y' = A + B X del rango Y sobre el

rango X.
INTERSECCIÓN.EJE(B2:B10;A2:A10)
NORMALIZACIÓN
Tipifica un valor según una media y desviación estándar dadas.
PENDIENTE
Devuelve el coeficiente A de la recta de regrersión Y' = A + B X del rango Y sobre el

rango X.
PENDIENTE(B2:B10;A2:A10)
PERCENTIL
Calcula el k-ésimo percentil en una distribución contenida en un rango.
PERCENTIL(H7:H13;80%)=7,8
PRONÓSTICO
Devuelve el pronóstico de un valor dado en el ajuste lineal entre dos rangos Y X.
PRONÓSTICO(C11;D1:D20;C1:C20)
RANGO.PERCENTIL
Es la función inversa de PERCENTIL. Calcula el rango percentil correspondiente a un

valor dado.
RANGO.PERCENTIL(H7:H13;7)=67%
VAR y VARP
15
Calculan la varianza de la muestra y la de la población respectivamente. .
FUNCIONES FINANCIERAS
El catálogo de funciones de tipo financiero es muy extenso, por lo que sólo se destacan aquí las
más populares.
NPER
Calcula el número de periodos de pago necesarios para obtener un capital o pagar una
deuda.
Formato: NPER(Tasa; Pago; Capital actual; Capital deseado; Tipo)
Sus parámetros son:
Tasa Es la tasa de interés por período.

Pago Lo que se paga en cada período; debe permanecer constante durante la vida
de la anualidad.
Capital actual Valor actual ( o inicial) o la suma total de una serie de futuros pagos.
Capital deseado Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después
de efectuar el último pago. Si este argumento se omite, se supone que el valor es 0
(por ejemplo, en las hipotecas).
Tipo Se escribe el número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos.
PAGO
Halla el pago periódico necesario para reunir un capital o pagar una deuda. Es el cálculo
básico en las hipotecas, en las que te interesa fundamentalmente el pago mensual.
Su formato es =PAGO(Tasa; Número de pagos; Capital actual; Capital deseado)

Los parámetros Tasa, Número de pagos, Capital actual y deseado tienen el mismo
significado que en la función NPER.
VF
Calcula el valor futuro de una inversión con los siguientes parámetros:
16
VF(Tipo interés; Número de periodos; Pago periódico; Capital inicial, Tipo)
Otras funciones
Se incluyen las más elementales o de uso más frecuente.
INT.EFECTIVO
Devuelve el T.A.E., interés efectivo anual según los plazos de pago.
Su formato es INT.EFECTIVO(Interés nominal anual; Número de periodos de pago

anuales)
PLAZO
Halla el número de periodos necesarios para acumular un capital a interés compuesto.
Su formato es PLAZO(Tasa de interés; Capital actual; Capital deseado)
TASA.NOMINAL
Calcula el interés nominal correspondiente a un T.A.E. determinado.
Formato: TASA.NOMINAL(Tasa efectiva (TAE); Número de periodos de pago anuales)
FUNCIONES LÓGICAS
Los criterios en las funciones condicionales pueden ser complejos, y no sólo comparaciones del
tipo B45=9, Nota>=7, etc. (repasa la sesión anterior). Podemos querer aplicar una condición
si ple, o o el día ha de se a tes , pe o puede ue e esite os u a o di ió ás
o pleja, o o ue sea a tes, ue o llueva ue o te ga li e . Pa a ese tipo de
condiciones complejas disponemos en Excel de las funciones lógicas, que se corresponden con
las conjunciones Y, O y NO de nuestro lenguaje natural.
Veamos algunos ejemplos:
La función Y se usa para fijar varios criterios que se han de cumplir todos simultáneamente.
Así, el ejemplo anterior se podría expresar como
Y ue sea a tes ; ue o llueva ; ue yo te ga lib e
17
Ves ue se es i i ía la Y después, sepa adas po ; todas las o di io es e igidas. Si se

cumplieran todas, la Y tendría el valor de VERDADERO y si falla aunque sea una sola, el de
FALSO.
Un ejemplo de Excel
Y(A3>8;A3<14;A3<>11) sólo admitiría para A3 las cantidades entre 8 y 14 que no fueran 11.
Formato: Y C ite io ; C ite io ; C ite io ;…
Insistimos: basta escribir Y y detrás, e t e pa é tesis sepa ados po ; todas las condiciones
que se deseen. Esta función devuelve el valor VERDADERO si se cumplen todos los criterios y
FALSO si alguno de ellos no se cumple.
Al contrario que en la anterior, devolverá VERDADERO si se cumple al menos uno de los

criterios.
Formato: O C ite io ; C ite io ; C ite io ;…
Así O(P23<20;P23=30) dará el valor VERDADERO tanto si P23 es menor que 20 como si es igual
a 30.
NO
Invierte el valor lógico del argumento. Si lo que escribes entre paréntesis es FALSO, la función
NO lo convierte en VERDADERO, y a la inversa.
Formato: NO(valor_lógico)
Estas tres funciones son muy útiles si se combinan. Por ejemplo:
Y(A12<20;NO(A12<18)) sólo nos daría VERDADERO si A12 tomara valores entre 18 y 20.
No parece probable que uses mucho esta técnica, pero ya la tienes presentada por si la
necesites.
18
FUNCIONES MATEMÁTICAS
Se incluyen las más elementales o de uso más frecuente y que no han sido explicadas
en estas guías.
ABS
Valor absoluto de un número:
ABS(2)=2 ABS(-6)=6
ACOS
Arco coseno expresado en radianes:
ACOS(-1) = -3,141
ALEATORIO
Genera un número aleatoriamente elegido entre 0 y 1.
ASENO
Arco seno expresado en radianes:
ASENO(1) = 1,5708
ATAN
Arco tangente expresado en radianes:
ATAN(1) = 0,7854
COMBINAR
Número de combinaciones sin repetición o número combinatorio.
COMBINAR(5;2) = 10 COMBINAR(8,7) = 28
COMBINAR2
Número de combinaciones con repetición.
COMBINAR2(4,2) = 10
ENTERO
Redondea un número real al entero inferior a él más cercano.
ENTERO(-2,7)=-3 ENTERO(2,2)=2
EXP
Devuelve la exponencial de ese número, es decir en.
19
EXP(1)=2,718
FACT
Calcula el Factorial de un número.
FACT(5)=120
GRADOS
Convierte radianes en grados.
GRADOS(PI())=180
LN
Es el logaritmo natural o neperiano de un número.
LN(3)=1,099
LOG
Devuelve el logaritmo de un número dado en una base también dada.
LOG(16,2)=4 LOG(125;5)=3
LOG10
Calcula el logaritmo en base 10 de un número.
LOG10(10000)=4
M.C.D
Encuentra el máximo común divisor de un conjunto de números.
M.C.D(144;90:84)=6
M.C.M
Como el anterior, pero calcula el mínimo común múltiplo.
M.C.M(12;15;25;30)=300
PERMUTACIONES
Devuelve el número de Variaciones sin repetición a partir de dos números. Si los dos
son iguales equivale a Permutaciones sin repetición o al Factorial.
PERMUTACIONES(8;2)=56
PERMUTACIONESA
Calcula el número de Variaciones con repetición.
20
PERMUTACIONESA(8;2)=64
PI()
Devuelve el número 3,14159265...
RADIANES
Convierte grados en radianes.
RADIANES(360)=6,2832
RAÍZ
Equivale a la raíz cuadrada. En OpenOffice.org, a diferencia de otras Hojas, se debe

acentuar como en castellano.
RAÍZ(625)=25
REDONDEAR
Redondea un número al decimal más cercano con las cifras decimales determinadas.
REDONDEAR(2,4567;2)=2,46 REDONDEAR(3,14159;3)=3,141
RESIDUO
Equivale a la operación MOD de otros lenguajes y Hojas de Cálculo. Halla el resto de

la división entera entre dos números. Como curiosidad, admite datos no enteros.
RESIDUO(667;4)=3 RESIDUO(2,888;1,2)=0,488
SENO
Seno de un ángulo expresado en radianes.
SENO(RADIANES(60))=0,866
SIGNO
Si el número es positivo devuelve un 1, si es negativo un –1 y si es nulo un 0.
SIGNO(-8)=-1 SIGNO(7)=1
SUMA
Es una de las funciones más útiles de la Hoja de Cálculo. Suma todos los números
contenidos en un rango.
SUMA(A12:A45)=34520
TAN
Calcula la tangente trigonométrica de un ángulo en radianes.
21
TANGENTE(PI()/4)=1
FUNCIONES DE TEXTO
Las principales funciones de texto son:
CONCATENAR
Esta función equivale al operador & y permite reunir en uno solo varios textos:
Si C9 contiene el texto " y " tendríamos que CONCATENAR("Pedro";C9;"Pablo") =

"Pedro y Pablo"
Su formato es CONCATENAR(Texto1;Texto2;...;TextoN) y equivale a

Texto1&Texto2&...&TextoN.
EXTRAE
Extrae uno o varios caracteres del texto contenido en una celda o de una palabra. Hay
que indicarle a partir de qué número de orden se extraen los caracteres y cuántos.
Equivale a "cortar" unos caracteres de un texto.
EXTRAE("Gloria";2,5)="loria", EXTRAE(C9,2,2)="DE"
Formato: EXTRAE(Celda o palabra; inicio del corte; número de caracteres extraídos)
REPETIR
Permite construir un texto a base de la repetición de otro menor.
Por ejemplo: =REPETIR("LO";4)=LOLOLOLO
TEXTO
Convierte un número en texto según un formato determinado. El código de este

formato determinará el número de decimales, el punto de los miles, etc. Así, si
tenemos en la celda C9 el valor 0,14187, la función texto lo convertirá en su expresión
decimal sin valor numérico:
TEXTO(C9;"0##,##0") = "0,14"
VALOR
Es la función contraria a la anterior: convierte un texto en número. Por ejemplo

=VALOR(CONCATENAR("32";"32")) nos devuelve el número 3232.
22
Un ejemplo curioso es que una fecha la convierte en los días transcurridos entre el día
30/12/1899 y la fecha escrita. Por ejemplo VALOR(03/03/2004) = 38049, que son los
días transcurridos.
DERECHA
Esta función actúa sobre un texto extrayendo los últimos caracteres según el número
que se le escriba en el argumento.
DERECHA(“PALABRA”;4) nos devolvería el texto “ABRA”
Si en la celda A12 hemos escrito “No válido”, DERECHA(A12;2)=”do”
IZQUIERDA
Similar a la anterior, extrayendo los primeros caracteres
IZQUIERDA(“PALABRA”;3)=”PAL”
ENCONTRAR
Busca un texto dentro de otro. Si lo encuentra devuelve el número de orden de su

primer carácter y en caso contrario da error:
ENCONTRAR(“LO”;”PARALELO”)=7
23
Guías Excel 2010 Áreas de datos Guía 9
ÄREAS DE DATOS
CONTENIDO
Äreas de datos ..................................................................................................................................... 1
Contenido ......................................................................................................................................... 1
Áreas de datos ................................................................................................................................. 2
Definición de Área de datos ........................................................................................................ 2
Selección de un área de datos ......................................................................................................... 2
Ordenar............................................................................................................................................. 3
Ordenación rápida .......................................................................................................................... 3
Ordenación según varios niveles ..................................................................................................... 3
Ordenación con el botón derecho ................................................................................................... 4
Filtrar ................................................................................................................................................. 4
Filtrado con el botón derecho ......................................................................................................... 7
Quitar duplicados ......................................................................................................................... 8
Subtotales......................................................................................................................................... 9
Esquema ....................................................................................................................................... 11
Validación de datos ....................................................................................................................... 11
Configuración ............................................................................................................................... 12
Validación mediante listas............................................................................................................. 13
Texto en columnas............................................................................................................................ 14
Consolidar ...................................................................................................................................... 15
Anexo ............................................................................................................................................... 18
1
ÁREAS DE DATOS
DEFINICIÓN DE ÁREA DE DATOS
En Excel y en otras hojas de cálculo, todo conjunto de filas y columnas que esté
separado del resto de la hoja por otras filas y columnas EN BLANCO y que en la fila
superior contenga rótulos, se considera como un ÁREA DE DATOS. Es el equivalente
elemental de las Bases de Datos.
Es imprescindible que la tabla esté

totalmente rodeada de filas y columnas
en blanco y que la primera fila contenga
los rótulos de los datos que figuran
debajo
Cada fila del área se interpreta como un registro, es decir, un conjunto de datos
distintos que corresponden a una sola entidad o individuo. La tabla del ejemplo
contiene cuatro registros, correspondientes a María, Marcos, Elena y Cristina
respectivamente. El registro de Elena se compone de la fila Elena - 37 - S.
Las columnas constituyen los campos, que son las partes de un registro, cada una
con un carácter diferente: Nombre, Edad y Estado. Así, el campo Estado de Marcos es
S
Las celdas de la primera fila se interpretan como los títulos o nombres de los distintos
campos: Nombre, Edad, Estado, etc.
SELECCIÓN DE UN ÁREA DE DATOS
Escribe una pequeña tabla como la de María, Marcos,... aislada del resto de la hoja
por filas y columnas en blanco. Por ejemplo, copia esta tabla de abajo y pégala en
Excel
Nombre Teléfono Llamado/a

Carlos 914063485 SI
Luisa 636455873 NO
Pedro 957305672 SI
Lourdes 915562034 SI
Señala con el ratón en cualquier celda de esa tabla. Sólo con esto, Excel reconocerá
qué filas y columnas forman la tabla y los nombres de los campos. En lo que sigue
usaremos este ejemplo.
2
ORDENAR
Para ordenar esta tabla por nombres basta con que la

selecciones la ficha Datos y busques los botones de
ordenar.
Tienes tres posibilidades:
ORDENACIÓN RÁPIDA
Usa los botones de la izquierda ZA y AZ y con ellos se ordenará toda el área de

datos, en orden ascendente y descendente según la columna que hayas
seleccionado. Si es de texto lo hará según el orden alfabético, si numérica por valores
y en el caso de las fechas por orden cronológico.
ORDENACIÓN SEGÚN VARIOS NIVELES
El siguiente botón, Ordenar, te permite definir varios niveles de ordenación, por

ejemplo, por nombre, y en caso de empate por teléfonos.
Púlsalo y concreta los niveles en la ventana que se abre. Al principio tienes un solo
criterio para ordenar, pero si pulsas el botón de Agregar nivel podrás añadir los que
desees. En la imagen se ha definido un orden por nombres y después, dentro de él,
por teléfonos.
Con lo que la tabla quedará así:
Nombre Teléfono Llamado/a

Carlos 914063485 SI
Lourdes 915562034 SI
Luisa 636455873 NO
Pedro 957305672 SI
Puedes cambiar tus criterios eliminando cualquier nivel, haciendo uso de las Opciones
y con las flechas de ordenación ascendente y descendente. Prueba esas tres
operaciones.
3
ORDENACIÓN CON EL BOTÓN DERECHO
Puedes acceder a ordenaciones rápidas con el botón derecho. Señala una columna
cualquiera de tus datos y púlsalo. Obtendrás varias opciones. Las que nos interesan
aparecen en la opción Ordenar:
La redacción de las dos primeras se adaptará a la columna que hayas elegido: “menor
a menor”, “antiguos a recientes”, etc., lo que te ayudará a decidir. La de Orden
personalizado equivale a la anterior de Ordenación según varios niveles. Las de
superponer las puedes ignorar.
FILTRAR
Cuando las bases de datos contienen mucha información, es

conveniente disponer de un instrumento de consulta y
búsqueda, para poder restringir los datos a ciertas
propiedades o categorías. Por ejemplo, en una base de
datos de cuerpos del Sistema Solar podríamos estar
interesados sólo en los satélites de Júpiter, o en los diez
cuerpos de más masa.
En Excel esto se consigue con los filtros, que son criterios de búsqueda que te
restringen el área de datos a los que verdaderamente te interesan en cada momento.
El resto de datos no se elimina; sólo se oculta.
Supongamos que deseamos seleccionar en la pequeña tabla del ejemplo los amigos
que ya hemos llamado, los que poseen un SI como tercer campo.
4
Para ello, con el área señalada por el puntero del ratón y abierta la ficha Datos,
usamos el botón Filtro.
Con esto aparecerán unas pequeñas flechas, una en cada campo, para que
seleccionemos los criterios.
Ahora basta con que abras los criterios del campo

Llamado/a con esa flecha que ha aparecido y elijas SI
De esta forma lograrás que sólo aparezcan en la tabla las

personas a quienes has llamado.
Además, la flechita de filtro habrá cambiado de imagen (filtro activo)
Si vuelves a pulsar sobre el botón filtro, puedes elegir “Borrar filtro de “Llamado/a”, con
lo que se anula el filtro y la tabla vuelve a su estado original.
Filtro de texto
Otra de las opciones de la ventana, y que es muy útil, es la

de filtrar un texto de forma avanzada, y no sólo por su
contenido completo.
Señala una columna que contenga textos, elige este filtro

y verás las opciones que te ofrece:
5
Es igual, No es igual, Contiene, etc., que

se explican por sí solas. Por ejemplo,
señala los nombres, elige Filtro de Texto y
después Contiene. Si eliges la letra “s”
como en la imagen de la derecha, nos
seleccionará sólo a Lourdes, Luisa y
Carlos, pues la palabra Pedro no contiene
la “s”.
Puedes combinar dos criterios, por ejemplo,

que contenga a “s” pero no la “c” y sólo aparecerán Lourdes y Luisa
Comodines
En todas las opciones ofrecidas puedes usar los caracteres “comodín” “?” y “*”
El primero, “?” sustituye a un solo carácter, por ejemplo, si escribes C?les te devolverá
palabras como coles, cales o celes.
El segundo, “*” sustituye a todo un grupo de caracteres. Este es mucho más útil, pues
si, por ejemplo, buscas G*, te filtrará todos los apellidos que comiencen por G, tengan
la longitud que tengan.
Los dos caracteres se pueden usar varias veces en una misma palabra: B?po?z, *j*,
M*l*, etc.
Filtro de número
Aunque menos útil, ya que se puede operar desde las opciones generales, también
dispones de un filtro específico para números. Basta ver las opciones para entenderlas
y aplicarlas. Aparecen si has señalado una columna numérica, Son las de la imagen
6
FILTRADO CON EL BOTÓN DERECHO
Si seleccionas una celda cualquiera y usas el botón derecho, se te ofrece un filtro

según el valor de la celda actual, e incluso por su color o por el icono que contenga.
En la imagen se ha seleccionado una celda que posee como icono una flecha amarilla
ascendente. Si usamos este filtrado por iconos, nos resultarán todas las celdas que
poseen la misma flecha.
7
QUITAR DUPLICADOS
Excel 2010 permite eliminar u ocultar valores duplicados. Se debe tener en cuenta la
diferencia entre ambas operaciones, porque la segunda elimina totalmente los
registros.
Filtrar valores únicos
Una vez seleccionada el área de datos, basta pedir Filtro – Avanzadas en el grupo
Ordenar y filtrar.
En la ventana correspondiente activa la acción Filtrar la lista

sin moverla a otro lugar y marca la casilla de verificación
Sólo registros únicos. Pulsa
Aceptar.
Si copias posteriormente la tabla a otra celda, sólo se

copiarán los registros únicos.
Para quitar el filtro elige Borrar en el grupo Ordenar y

Filtrar y se recuperarán los duplicados.
Quitar duplicados
Esta operación elimina totalmente los valores de registros que estén duplicados. Por
eso deberás tener prudencia en su manejo.
Una vez seleccionados tus datos, busca el grupo Herramientas

de datos y elige Quitar duplicados.
Es aconsejable que indiques que se selecciona toda la tabla,

para evitar romper emparejamientos, y que tu tabla tiene
encabezados. Si no los tiene, debes crearlos.
8
Destacar duplicados
Existe una tercera opción, que es la de destacar duplicados mediante un formato

condicional. Para ello selecciona tu tabla, abre la ficha Inicio, busca Formato
condicional y elige en primer lugar Resaltar reglas de celdas y después Duplicar
valores. Observa en la imagen que se han destacado en rojo oscuro los valores
duplicados.
SUBTOTALES
Nota previa: Si unos datos tienen estructura de tabla no funcionan en ellos los
subtotales. Al insertarlo no queda de las propiedades de la tabla nada más que el
formato.
Cuando se selecciona un área de datos, es posible agruparla automáticamente por

categorías dentro de sus campos y además realizar cálculos sobre ellas que resuman
toda la categoría. Por ejemplo, si manejas unos datos mensuales, te puede interesar
que se añadan resúmenes semanales. Los resultados de los mismos se llaman
subtotales.
Usaremos para explicarlos la tabla contenida en el Anexo que figura al final de este
documento. Cópiala en una hoja de cálculo.
Selecciona cualquier celda de la tabla, abre la ficha

Datos y busca Subtotal
Si pulsas en Subtotal, se te preguntarán algunos detalles que deberás rellenar con

cuidado. Los explicaremos siguiendo esta imagen:
9
Para cada cambio
Los subtotales son resúmenes que se van intercalando en la

tabla, pero hay que indicarles en qué momento deben
aparecer: cada año, cada semana, etc. Para ello se le ordena
a Excel que descubra los cambios que se producen en algún
campo, y cuando los detecte, intercalará un resumen.
En nuestro caso, según la imagen anterior, hemos decidido

insertar subtotales en los cambios de año.
Usar función
Una vez detectado un cambio, hay que presentar el resumen usando alguna función
determinada: suma, promedio, cuenta, máximo, etc. Las más usadas son la suma y el
promedio. En la imagen se ha elegido suma.
Agregar subtotal a
El siguiente detalle a concretar es qué campos se acumularán: el consumo doméstico,

el total, el comercial,… Si marcamos dos, se irán sumando ambos campos en cada
cambio de año. Supongamos que hemos marcado Comercial/Industrial.
El resto de opciones lo puedes dejar como indica la imagen. Pulsa en Aceptar, y

aparecerán los subtotales en cada cambio de año, sólo en la columna “Comercial”
Observa que se ha insertado una fila de Total

1999. Total 2000, etc. en las que sólo figuran
los subtotales de la última columna.
Entra de nuevo en Subtotal e intenta cambiar

algunas características. Prueba a sustituir
suma por promedio o a agregar más columnas.
También se crea una fila con el subtotal

“Total”, que resume toda la tabla.
En la siguiente imagen se han activado los subtotales para los tres consumos.
10
Pulsado el botón Quitar todos puedes anular lo que has

hecho. Cuando lo hayas estudiado puedes quitar los
subtotales para practicar otra agrupación.
Una vez definidos unos subtotales, les puedes añadir otros

nuevos para algún campo diferente (subtotales anidados). Para ello repite todas las
operaciones para otro campo, pero debes desactivar la casilla de Reemplazar los
subtotales actuales.
ESQUEMA
Observa el esquema que se ha creado por sí mismo a la izquierda de la

tabla con la orden de Subtotales.
Los signos + y - que contienen, te permiten abrir o cerrar los detalles de

la agrupación por meses. Ve pulsando sobre los signos - situados más a
la derecha hasta conseguir que sólo se vean los totales. Cambia un poco
el aspecto del esquema y comprobarás su utilidad. Por ejemplo, puedes
ocultar las referencias a unas facturas y quedarte tan sólo con los
resúmenes mensuales.
En la siguiente imagen, mediante el uso reiterado del signo menos en el

esquema, hemos reducido la tabla a un resumen de promedios por años:
Juega con los signos + y – para

abrir y cerrar detalles.
VALIDACIÓN DE DATOS
Cuando alguien crea una hoja de cálculo que van a usar otras personas, o bien no se
fía de su propia atención y desea controlar las entradas a una celda, puede usar la
Validación de datos. Consiste esta en obligar a que se escriba en una celda sólo el
tipo de datos que sea adecuado: Una fecha, un números sin decimales, una cantidad
entre 1 y 100, etc.
Para lograrlo se pueden seguir los siguientes pasos:
- Selecciona el rango de datos que deseas validar
11
Por ejemplo, en esta tabla, tanto el número de hijos como la frecuencia son números
positivos sin decimales.

0 11
1 34
2 22
3 10
4 9
5 8
6 7
Con Copiar y Pegar, traslada esta tabla a Excel (o la copias manualmente)
Para obligar a que las entradas sean números sin decimales,

seleccionaremos las dos columnas y buscaremos Validación
de datos en la ficha Datos.
Obtendrás una ventana con tres pestañas. Las vemos

separadamente:
CONFIGURACIÓN
Aquí concretas las condiciones para que un dato

sea válido: que sea o no una fecha, que no tenga
decimales, que esté entre un mínimo y un máximo,
etc. En nuestro caso deseamos que no tenga
decimales y que sea positivo.
En la imagen podemos observar activada la opción

de Número entero y más abajo Mayor que 0
(positivo)
Mensaje de entrada
Después de esto puedes rellenar el mensaje de

entrada, que avisa del carácter validado de la
celda antes de que introduzcas nada. En la
imagen tienes un ejemplo de mensaje.
No es demasiado aconsejable su uso, porque

distrae bastante, y terminarás por suprimirlo.
12
Mensaje de error
Este mensaje sólo aparecerá cuando se escriba un

dato no válido, y por eso es mucho más útil que el
anterior.
La ventana sólo se abre si cometes un error.

Puedes elegir un icono que llame la atención, el
título y el texto.
Experimenta con ambos mensajes y después

intenta escribir datos válidos y erróneos, para ver
la reacción.
VALIDACIÓN MEDIANTE LISTAS
Una validación muy útil es la de obligar a escribir sólo elementos de una lista dada.
Por ejemplo, si una empresa tiene fábricas en Madrid, Alicante, Zaragoza y Bilbao, se
puede desear que sólo estos datos sean válidos en una celda.
Para conseguirlo, has de escribir los datos obligados en alguna parte de tu hoja de
cálculo.
Madrid
Alicante
Zaragoza
Bilbao
Después señala las celdas que han de ser validadas y vuelve a pedir Validación de
Datos y pestaña Configuración, pero ahora en Permitir elige Lista. Rellena el origen
de la lista (las celdas que la contienen) manualmente o señalándolas (al final de la
línea Origen dispones de un botón para minimizar la ventana y que no estorbe) y deja
activados Omitir blancos y Celda con lista
desplegable. Termina con Aceptar.
De esta forma dotamos a la celda de una lista

desplegable, en la que se
puede elegir uno de los
valores permitidos sin
posibilidad de error.
13
TEXTO EN COLUMNAS
Es frecuente que se posean datos en modo texto y se deseen copiar a una hoja de
Excel. Los distintos campos pueden estar separados por comas, o por tabulaciones o
separadores similares. Por ejemplo, estos datos distinguen sus campos mediante
punto y coma:
Pedro;654532988;Madrid
Marisa;677112322;Getafe
Sonia;623897655;Villalba
Antonio;688200565;Colmenar
Si los copiamos tal cual están a una hoja de cálculo, caerán todos los de
una misma fila en una celda única, lo que impedirá un buen análisis por
separado.
Prueba a hacerlo. Señala los datos anteriores y pásalos a una hoja con
Copiar y Pegar. Quedarán así:
Se han copiado todos juntos, sin poder distinguir entre nombre, teléfono
y localidad. Para separarlos existe la operación de Texto en Columnas.
Selecciona las cuatro celdas de datos y busca Texto en Columnas en la

ficha de Datos. Ábrelo y verás las
opciones que tiene:
En primer lugar se te pregunta si los datos

están delimitados o son de ancho fijo.
Estos últimos son aquellos que asignan
un número fijo de caracteres para cada
dato, completando después con espacios
en blanco. No es nuestro caso, en el que
los tenemos separados por el signo de
punto y coma. Así que elegiremos
Delimitados.
Al pulsar en Siguiente deberemos

concretar qué delimitador tenemos. Basta
con responder a esa pregunta y dejar
igual las restantes:
En la imagen hemos señalado el punto y

coma, dejando el resto de opciones tal
como se presentan.
Al pulsar en Siguiente se nos abrirá una

tercera ventana en la que podemos
aceptar lo que se nos propone y pulsar en
14
Finalizar.
De esta forma los datos se repartirán en columnas, listos para cualquier análisis: filtrar,
ordenar, añadir totales, etc.
En la imagen vemos cómo quedarían

nuestros datos después de añadir rótulos y
formatos.
Esta operación de repartir en columnas puede ser útil también cuando se importan
datos de fuentes externas.
Por ejemplo, los siguientes datos han sido obtenidos del Banco de España en formato
CSV, y en Excel quedan así:
ENE 2002,86.089,-0.10,3.10,-0.10,4.50,4.20,"_",-2.90,"_",3.60,"_","_"
FEB 2002,86.164,0.10,3.10,0.00,5.00,4.10,"_",-3.20,"_",3.70,"_","_"
MAR 2002,86.876,0.80,3.10,0.80,4.20,4.20,"_",-1.20,"_",3.50,"_","_"
ABR 2002,88.056,1.40,3.60,2.10,5.30,5.00,"_",-0.40,"_",3.90,"_","_"
MAY 2002,88.373,0.40,3.60,2.50,5.40,4.90,"_",-1.90,"_",4.10,"_","_"
JUN 2002,88.377,0.00,3.40,2.50,5.50,4.80,"_",-4.40,"_",4.10,"_","_"
JUL 2002,87.763,-0.70,3.40,1.80,5.30,4.80,"_",-1.60,"_",3.80,"_","_"
Habrá que separarlos en columnas. Intenta copiarlos en una hoja y separarlos. Te

debe quedar de esta forma:
CONSOLIDAR
Esta función permite agrupar datos de varias áreas independientes que tengan
elementos comunes y otros distintos. Entonces, a partir de estas áreas se calcula una
nueva con ayuda de una función matemática seleccionable, que sólo actúe sobre los
elementos variables. Es decir, unifica la información que contengan varias áreas, y a la
par, aplica una operación matemática sobre ellas. Es mejor verlo con un ejemplo:
15
La tabla siguiente contiene datos de impagados en un primer semestre relativos a tres

sucursales distintas de una entidad. Cópiala en un libro de Excel.
Sucursal Sucursal Sucursal

A B C
Enero 33 Enero 12 Enero 22
Febrero 43 Febrero 32 Febrero 14
Marzo 47 Marzo 25 Marzo 24
Abril 87 Abril 43 Abril 15
Mayo 56 Mayo 11 Mayo 17
Junio 23 Junio 31 Junio 26
Como verás, todas las tablas de datos tienen la misma estructura. Ese es el escenario
ideal para realizar una consolidación. Por ejemplo, deseamos conocer el promedio de
impagados en las sucursales B y C.
Para consolidar ambas sucursales, señala con el ratón una

zona vacía de tu hoja, ejecuta el comando Consolidar de la
ficha Datos y obtendrás este cuadro de diálogo:
Como Función elige Promedio.
Para rellenar las áreas de consolidación escribe el rango de la primera área (por
ejemplo Sucursal B) o usa el pequeño botón de reducir para seleccionarla con el
ratón. Pulsa en Agregar cuando veas que la referencia del rango está bien escrita.
Escribe o selecciona la segunda área (por ejemplo Sucursal C) y pulsa de nuevo
Agregar. Cuando aparezcan bien escritas las dos en Todas las referencias, pulsa
Aceptar y obtendrás los datos consolidados.
16
17
23
24,5
29
14
28,5
Como ves, la presentación es bastante escueta. Después puedes añadir rótulos,

decidir colores, etc., hasta que quede a tu gusto.
Sucursales A
yB Promedio
Enero 17
Febrero 23
Marzo 24,5
Abril 29
Mayo 14
Junio 28,5
El ejemplo ha sido muy simple, pero imagina lo que sería unificar facturas, proyectos o
presupuestos de Departamentos, o recogidas de datos en un trabajo estadístico, etc.
Sobre el mismo modelo vamos a averiguar el máximo número de impagados en las

tres sucursales.
Te indicamos los pasos sin dar muchos detalles:
Señala una zona vacía de datos con el ratón. Pulsa sobre Consolidar y añade las
áreas de las tres sucursales. Como Función de cálculo elige Máx
Te deberán dar estos datos (una vez formateados y completados)
Sucursales Máximos
Enero 33
Febrero 43
Marzo 47
Abril 87
Mayo 56
Junio 31
17
ANEXO
Tabla de consumo de electricidad
Evolución mensual del consumo de electricidad de baja

tensión 1995-2003- Cataluña
Comercial-
Año Mes TOTAL Doméstico
industrial
1999 abril 361.853 130.340 231.513
1999 agosto 321.941 89.365 232.576
1999 diciembre 346.601 114.448 232.153
1999 enero 371.284 129.030 242.254
1999 febrero 353.338 131.538 221.800
1999 julio 354.862 101.846 253.016
1999 junio 317.370 101.645 215.725
1999 marzo 378.672 143.637 235.035
1999 mayo 354.007 127.417 226.590
1999 noviembre 342.653 110.711 231.942
1999 octubre 344.980 99.068 245.912
1999 septiembre 362.000 103.226 258.774
2000 abril 352.768 135.185 217.583
2000 agosto 333.542 113.542 220.000
2000 diciembre 355.992 132.495 223.497
2000 enero 357.626 141.970 215.656
2000 febrero 385.187 146.158 239.029
2000 julio 383.698 126.034 257.664
2000 junio 324.625 113.743 210.882
2000 marzo 394.228 158.444 235.784
2000 mayo 382.977 144.172 238.805
2000 noviembre 372.077 135.034 237.043
2000 octubre 374.210 125.113 249.097
2000 septiembre 369.863 116.252 253.611
2001 abril 323.608 187.172 136.436
2001 agosto 364.939 186.195 178.744
2001 diciembre 317.913 179.970 137.943
2001 enero 438.464 181.204 257.260
2001 febrero 355.675 139.745 215.930
2001 julio 422.317 230.650 191.667
2001 junio 371.885 203.339 168.546
2001 marzo 404.863 257.675 147.188
2001 mayo 346.711 209.603 137.108
2001 noviembre 418.780 230.958 187.822
2001 octubre 386.595 212.349 174.246
2001 septiembre 352.729 174.676 178.053
18
2002 abril 322.485 185.130 137.355

2002 agosto 347.871 181.309 166.562
2002 diciembre 349.625 209.935 139.690
2002 enero 444.207 276.261 167.946
2002 febrero 369.615 219.226 150.389
2002 julio 430.375 229.637 200.738
2002 junio 333.872 184.687 149.185
2002 marzo 434.181 269.371 164.810
2002 mayo 419.752 262.391 157.361
2002 noviembre 358.788 197.460 161.328
2002 octubre 431.569 243.765 187.804
2002 septiembre 363.610 181.540 182.070
2003 abril 362.507 216.046 146.461
2003 agosto 383.140 197.018 186.122
2003 enero 429.747 256.821 172.926
2003 febrero 420.563 256.894 163.669
2003 julio 417.945 221.440 196.505
2003 junio 381.868 215.895 165.973
2003 marzo 422.529 256.561 165.968
2003 mayo 363.051 204.044 159.007
Nota: Las unidades en MWh.
Fuente: FECSA-ENHER I, SA.
19
Guías Excel 2010 Tablas y gráficos dinámicos Guía 10
TABLAS Y GRÁFICOS DI NÁMICOS
CONTENIDO
Tablas y gráficos dinámicos..................................................................................................................... 1
Contenido........................................................................................................................................... 1
Tablas dinámicas ................................................................................................................................ 1
Diseño de la tabla dinámica............................................................................................................. 2
Cambio de operaciones................................................................................................................... 4
Cambios inmediatos en la tabla ....................................................................................................... 5
Filtrados ......................................................................................................................................... 6
Opciones de tablas.......................................................................................................................... 8
Configuración de campo ................................................................................................................. 8
Ocultar y mostrar detalles ............................................................................................................. 10
Obtención de subtablas ................................................................................................................ 11
Subtotales..................................................................................................................................... 12
Gráficos dinámicos ........................................................................................................................... 13
Anexo ............................................................................................................................................... 15
Tabla de datos auxiliar .................................................................................................................. 15
TABLAS DINÁMICAS
Las tablas dinámicas son muy útiles para estructurar datos que se presentan en bruto,
resumirlos y crear informes. Normalmente, una tabla de datos de Excel no puede cambiar de
estructura. Podemos ordenar los datos, filtrarlos, añadir subtotales, pero la estructura en filas
y columnas es inalterable. Uno de los objetivos de las tablas dinámicas es la posibilidad de
cambiar esa estructura y a la vez resumir datos.
Por ejemplo, supongamos una empresa que se dedica a urgencias domiciliarias, y atiende a
tres barrios. Los doctores van dejando partes de asistencia de forma algo desordenada y según
la gravedad de la intervención, horarios y desplazamientos, perciben unos honorarios distintos
en cada intervención. Copia la tabla contenida en el Anexo de este documento en un libro de
1
Excel. Contiene, con datos totalmente imaginarios, los partes de asistencia correspondientes a
10 días.
En la imagen puedes ver un fragmento de esa tabla
Urgencias La Rápida
Parte de intervenciones a domicilio
Decena del 1 al 10 de Octubre de 2008
Día Barrio Doctor Gravedad Importe

1 La Elipa Pérez 1 50 €
1 Concepción Salinas 1 75 €
1 Concepción Yuncos 3 100 €
2 La Elipa Salinas 2 100 €
1 La Elipa Yuncos 3 50 €
3 Concepción Pérez 3 75 €
3 San Pascual Pérez 2 75 €
4 San Pascual Salinas 2 50 €
Los datos están tal como se han recogido, sin ninguna presentación u orden, y nuestro objetivo
será ahora estructurarlos. Por ejemplo, podemos desear calcular los honorarios de los
doctores según su actuación en los distintos barrios, o dividir los partes según la gravedad o los
barrios. Para eso sirven las Tablas dinámicas, para resumir datos según la estructura que
deseemos. Diseñaremos una tabla dinámica con este ejemplo.
DISEÑO DE LA TABLA DINÁMICA
Señala con el ratón cualquier celda de la tabla de datos, abre la ficha

Insertar, y en el grupo Tabla dispones de la opción de Tabla dinámica.
Pulsa sobre ella.
Se iniciará el Asistente para tablas y gráficos

dinámicos.
Acepta las opciones que te propone y pulsa

en Aceptar. Es recomendable que mantengas
la opción de Hoja nueva y que no corrijas el
rango si está bien leído.
2
Sitúala donde quieras y pulsa en Aceptar. Lo que viene ahora es muy importante. Dispondrás
de
una lista de campos

un diseño de tabla
una ficha de comando propia
Ahora debemos indicar qué datos deseamos que aparezcan en columna, fila o en el interior de
la nueva tabla. En nuestro caso deseamos cruzar los datos de doctores con barrios y calcular el
importe que se les debe.
Señala el botón Doctor en la lista de campos y arrástralo hasta Rótulos de Columna (parte
inferior derecha de la pantalla). Haz lo mismo con el botón Barrio. Arrástralo hasta Rótulos de
Fila. Por último, arrastra el campo Importe a la zona de Valores.
También puedes arrastrarlos al diseño de tabla que tienes a la izquierda. En este caso
a ast a ías el a po Do to a la lí ea Colo ue a pos de
olu a a uí y el Ba io a Colo ue a pos de fila a uí . El
I po te lo lleva ías a la zo a e t al Colo ue datos a uí. Este
era el método tradicional. Usa el que quieras.
Estudia bien la imagen de la derecha. Los tres campos están

activados y cada uno situado en una zona diferente.
Efectuadas estas operaciones, verás que se ha formado en la

zona de diseño la tabla dinámica que deseabas, con los
doctores en columna, los barrios en filas y el importe como
valor de relleno de los datos.
3
Es sorprendente la construcción de
la tabla, porque Excel lo ha organizado todo sin nuestra intervención, incluidos totales por filas
y columnas. Este diseño básico se puede cambiar después, como veremos a continuación. No
pases adelante hasta tener la seguridad de que has obtenido exactamente lo que deseabas.
CAMBIO DE OPERACIONES
Observa que en la esquina superior izquierda de la tabla creada figura un botón rotulado como
Suma de Importe . I agi a ue se uisie an contar los pagos en lugar de sumarlos. Para
conseguirlo usa el otó de e ho pa a elegi Configuración del campo de Valor . Aparecerá
una ventana de opciones.
En la lista Resumir campo de valor por: elige

Cuenta en lugar de Suma, porque lo que
deseamos es contar cuántos importes
distintos se deben a los doctores.
Si lo que se desea es contar las frecuencias en cada celda, no importa mucho el campo que se
sitúe en Datos. En lugar de Importe se podía haber usado la Gravedad, porque aquí sólo
deseamos contar doctores y barrios. Incluso podías haber elegido un campo no numérico.
Prueba a usar también promedios, máximos o mínimos. No sigas hasta haber realizado varios
cambios y comprobado que funcionan.
4
CAMBIOS INMEDIATOS EN LA TABLA
El diseño de una tabla dinámica puede cambiarse de forma

inmediata trasladando los botones de campo con el ratón, dentro
de la misma tabla. Por ejemplo, se pueden intercambiar filas y
columnas, o si existen dos botones en la misma fila, se pueden
mover para ordenarlos de forma distinta y alterar así su prioridad
en el esquema. Prueba a mover así algunos botones de campo y
observa los cambios que se producen.
En la imagen de la derecha podrás observar la forma en que se organiza la tabla si movemos el

botón Doctor desde las columnas a las filas, detrás del campo
Barrio, que así conserva la prioridad, quedando el campo Doctor
como secundario. Si habías pretendido lo contrario, mueve el
campo Doctor a la izquierda del Barrio, para darle mayor prioridad.
Quedaría así:
Los subtotales, que antes se organizaban por barrios, ahora se

refieren a doctores.
Si se pulsa sobre una celda con el botón derecho del ratón se

puede acceder a varias opciones interesantes. Por ejemplo a la de
actualizar datos. Cuando se cambian los datos de origen, la tabla dinámica no refleja esos
cambios. Por eso es importante disponer de la opción de actualizar datos.
Al llegar a este punto puede ocurrir que no veas la lista de campos, o las herramientas de tabla
di á i a. E ese aso señala u a elda de la ta la y us a a i a el ótulo de Herramientas
de tabla dinámica . Si lo a tivas, volve ás a ve todas las op io es.
Si tampoco ves la lista de campos, actívala con el último botón de la ficha: Lista de campos .
Practica mucho los cambios de diseño de la tabla: puedes organizar todo en una columna o en
una sola fila, cruzar tres variables en lugar de dos y otros muchos más diseños.
5
FILTRADOS
Filtro de informe
Una vez organizada la tabla dinámica, se pueden establecer filtrados, es

decir reducciones de los datos a una o varias categorías. Por ejemplo, en la
anterior tabla se puede desear estudiar sólo los partes de gravedad 2 ó 3.
Para ello mueve el botón de Gravedad desde la lista de campos de la
derecha hasta la parte inferior de la misma, en la casilla rotulada como
Filt o de I fo e . Esa parte es la que sirve para filtrar datos sin alterar la
estructura de la tabla.
Simultáneamente aparecerá una nueva cabecera en la tabla dinámica, para que puedas elegir
los valores que te interesen.
Si ahora pulsas sobre la flecha situada a la derecha del

nuevo botón, podrás elegir entre los niveles 1, 2 ó 3 de
gravedad. En la imagen que sigue se han elegido los
niveles 2 y 3. Observa que previamente hay que activar
la asilla de Sele io a va ios ele e tos .
Pulsa aceptar y la tabla se reducirá a los datos de

gravedad mayor que 1:
Filtro de campo
Hemos efectuado un filtrado mediante una variable distinta de las estudiadas, pero también
podríamos filtrar los barrios o los doctores. Para practicar quitamos el filtro de informe (basta
su i de uevo el otó G avedad a su sitio) y aho a uza os los doctores en columna con
los barrios en fila
6
Observa la flecha existente a la derecha de sus botones. Intenta por ejemplo, establecer un
filtro en el que sólo figuren los barrios de
Concepción y San Pascual. Estudia la imagen que
refleja la operación y más abajo el resultado.
Este filtrado altera la estructura de la tabla.
Usamos el botón de la derecha del campo fila y

al desplegar vemos abajo el filtro, anulamos el
Sele io a todo y elegi os los a ios
deseados.
Quedará así:
Para deshacer el filtro, actívalo de nuevo y ahora eliges (Todo). Prueba a filtrar los doctores y
quedarte con dos de ellos.
Resumen de campos de una tabla
Paramos un momento la explicación para repasar los papeles distintos que juegan los campos
en una tabla dinámica. Lo efectuaremos a partir de esta imagen:
Campo de página: Es el que se sitúa en la parte superior de la tabla, en este caso Barrio. Sólo
sirve para filtrar, por lo que es probable que no lo rellenes. E
Campo de columna: Determina cómo se organizarán las columnas. En el ejemplo es la

Gravedad, que produce tres columnas: 1, 2 y 3. Pueden existir varios campos de columna,
siendo el de mayor jerarquía el situado a la izquierda.
Campo de fila: Organiza las filas y tiene las mismas propiedades que los campos de columna.
En la imagen es el campo Doctor.
7
Campo de valores: Es el protagonista de la tabla, porque es que se presenta en las celdas de la

misma. Cada celda corresponde a un cruce entre el campo de fila y el de columna. Pueden
coexistir varios campos de datos, pero así se consigue una tabla bastante confusa y no
recomendable.
Si se van a usar sumas, promedios, máximos o mínimos, el campo debe ser numérico. Si sólo
se va a contar, puede ser un campo de texto. En el ejemplo, como deseamos hallar promedios,
hemos elegido el campo numérico Importe.
OPCIONES DE TABLAS
Continuamos con la hoja de doctores y consultas que usamos en la sesión anterior. Ábrelo de
nuevo.
Si señalas una celda cualquiera de la tabla dinámica, pulsas con el botón derecho del ratón y
eliges Opciones de tabla dinámica , o tie es todo u atálogo de op io es pa a apli a las a
la tabla
De ellas muchas no las usarás nunca, pero, por ejemplo, es útil la opción de deshabilitar los
totales de filas de la pestaña Totales y filtros.
CONFIGURACIÓN DE CAMPO
Si seleccionas con el ratón cualquier celda de la tabla dinámica, su contenido se considerará

Campo activo. Por ejemplo, en la imagen se ha seleccionado el dato 275, que corresponde a
los importes cobrados por los doctores.
8
Si ahora abres la ficha de Herramientas de tabla dinámica y pulsas sobre el botón Campo
activo (segundo de la izquierda) verás que Excel ha reconocido el dato como perteneciente al
campo Suma de importe. También puedes usar el botón derecho y elegir Configuración de
Campo.
En la parte inferior de la opción que se ha abierto dispones del botón Configuración de campo.
Su utilidad radica en poder cambiar la forma en la que la tabla presenta los datos. Por ejemplo,
podemos desear porcentajes en lugar de valores.
Púlsalo y obtendrás varias posibilidades de configuración del campo. Hay dos pestañas con
funciones distintas:
Resumir por
Con ella decides cómo quieres que se

resuma la tabla. Si contiene totales, puedes
desear que emplee mejor promedios, o
simplemente llevar la cuenta de los datos. En
la siguiente imagen se ha elegido promedio
como forma de resumir los datos:
Mostrar valores como
Esta opción puede llegar a ser un poco más complicada. Con ella decidimos cómo deseamos
ver los datos del campo: Como valores, porcentajes, índices, etc. En la siguiente imagen se ha
optado por expresar los datos como porcentajes de columna.
9
Con ello se ha obtenido el siguiente resultado:
Todos los porcentajes están referidos a los totales de columna. Son datos propios de cada
barrio.
De forma similar se puede optar por presentar diferencias, porcentajes respecto a un dato
concreto, etc. En cada caso habrá que experimentar un poco hasta acertar con la estructura
deseada.
OCULTAR Y MOSTRAR DETALLES
Cuando una tabla dinámica está construida, es posible añadir detalles en un campo según los
valores de otro campo distinto. Así, en la tabla del ejemplo deseamos obtener los detalles de
las visitas a los barrios de las filas según la gravedad de los pacientes.
Para ello señala el botón correspondiente a Barrio y pulsa con el botón derecho del ratón y
elige Agrupar y mostrar detalle, y dentro de esa opción, la de Mostrar detalle.
En el cuadro que resulta, elige, por ejemplo, Gravedad y observarás que se expande la tabla
para presentar los valores de ese campo, y que además se construyen los subtotales para cada
valor. También puedes ver que se ha incorporado a las filas el botón Gravedad.
10
Suma de Importe Doctor

Barrio Gravedad Pérez Salinas Yuncos Total general
Concepción 1 100 175 275
2 175 50 75 300
3 75 50 275 400
Total Concepción 350 275 350 975
La Elipa 1 250 50 50 350
2 100 100 200
3 375 100 475
Total La Elipa 725 150 150 1025
San Pascual 1 100 50 150
2 200 50 200 450
3 50 150 200
Total San Pascual 300 150 350 800
Suma 1 450 275 50 775
Suma 2 475 200 275 950
Suma 3 450 100 525 1075
Total general 1375 575 850 2800
Se han añadido subtotales de forma automática
Posteriormente puedes usar el mismo procedimiento para ocultar detalles. Basta elegir
Ocultar detalles en lugar de Mostrar detalles.
OBTENCIÓN DE SUBTABLAS
Afirmamos al principio que las tablas dinámicas resumían y ordenaban datos dispersos. Se
puede también proceder en sentido contrario. Dado un dato de la tabla dinámica, buscar su
origen en la tabla primitiva. Por ejemplo, el Doctor Salinas cobrará 275 euros por sus servicios
en el barrio Concepción, pero ¿cómo se ha acumulado esa cantidad?
Señala la elda de la ta la e la ue figu a esos 75 € y haz u do le li de ató so e ella.

Entonces, en hoja aparte, la tabla dinámica te ofrecerá el detalle de los sumandos que
formaron esa cantidad:

10 Concepción Salinas 2 50
11
SUBTOTALES
Si coinciden dos campos en una misma fila o columna, se pueden añadir subtotales para el
campo de más jerarquía (el de arriba o el de la izquierda, pero esa condición ya vimos que se
puede cambiar moviendo los botones). Según las opciones que hayas elegido con anterioridad,
puede que aparezcan subtotales de forma automática. En caso contrario, pulsa sobre ese
campo (En la parte derecha de la pantalla, e la lista de a pos) y elige Co figu a ió de
a po . O te d ás u a ve ta a si ila a esta
Si deseas obtener otro tipo de subtotales, como

promedios, desviación típica, máximo, pulsa en la
opción Definido por el usuario.
Como ejemplo podíamos usar los subtotales en una

tabla formada sólo por columnas. Activa la tabla y
pasa el botón Doctor desde la fila hasta la columna,
debajo de Barrio. Créale después subtotales y
obtendrás esta tabla con los subtotales por barrios..
Suma de Importe
Barrio Doctor Total
Concepción Pérez 350
Salinas 275
Yuncos 350
Total Concepción 975
La Elipa Pérez 725
Salinas 150
Yuncos 150
Total La Elipa 1025
San Pascual Pérez 300
Salinas 150
Yuncos 350
Total San Pascual 800
Total general 2800
12
GRÁFICOS DINÁMICOS
Los gráficos dinámicos se pueden construir a partir de las tablas, cuando estas presenten los
datos exactamente como deseemos. Cuando se comienza a trabajar con este tema, es
preferible construir la tabla en primer lugar, efectuando los cambios necesarios hasta obtener
la estructura adecuada. Una vez consideremos la tabla como definitiva, procederemos a
convertirla en gráfico dinámico.
Para construir un gráfico a partir de la tabla dinámica deberemos proceder así:
Señalamos una celda de la tabla y buscamos en la cinta de comandos el correspondiente a

G áfi o di á i o. Si o está la i ta a ie ta, a udi os a la op ió He a ie tas de ta la
dinámica, que puedes ver en la
parte superior de la pantalla.
Imagina que la tabla que

estamos estudiando es la
siguiente:
En ella se han cruzado los datos de los doctores y la gravedad, presentando los importes
correspondientes.
Si pulsamos sobre Gráficos dinámicos obtendremos un extenso catálogo de formatos de

gráfico. Son muchos, por lo que es conveniente elegir el que mejor se adapte a nuestros datos.
Por ejemplo, en este caso nos puede convenir el de columnas apiladas en 3D, para ver cómo se
reparten los ingresos de los doctores según la gravedad de sus intervenciones. Lo elegimos en
el catálogo que se nos presenta:
13
Y nos quedará así:
Este gráfico representa muy bien los distintos importes percibidos y el origen de los mismos
según la gravedad de las intervenciones.
El gráfico se puede cambiar por

otro, o volver a seleccionar los
datos y otras operaciones. También
están activadas todas las
operaciones generales que admiten
todos los gráficos: formatos de
área, líneas, ejes, etc.
14
También tienes accesibles todas las prestaciones de las tablas dinámicas. Al pulsar sobre el
gráfico se abre a la derecha un panel de tareas que te permite filtrar
u ordenar. Practica un poco tomando decisiones en el mismo y
viendo los cambios que se producen.
Para mayor comodidad también puedes activar la cinta de gráficos

dinámicos. La entrada la tienes en la parte superior de la pantalla (si
has pulsado so e el g áfi o) o el ótulo Herramientas de gráfico
dinámico
Tiene tantas opciones que lo recomendable es que sólo acudas a ella

si el diseño del gráfico no acaba de convencerte.
ANEXO
TABLA DE DATOS AUXILIAR
Urgencias La Rápida
Parte de intervenciones a domicilio
Decena del 1 al 10 de Octubre de

2008

1 Concepción Yuncos 3 €
2 La Elipa Salinas 2 €
3 La Elipa Pérez 3 €
4 San Pascual Pérez 1 €
15
4 San Pascual Yuncos 2 5 €
4 Concepción Yuncos 3 €
5 Concepción Salinas 1 €
8 San Pascual Yuncos 3 €
8 San Pascual Yuncos 2 €
7 Concepción Pérez 1 €
7 Concepción Pérez 2 €
16
Guías Excel 2010 Análisis Y si… Guía 111
¿QUÉ PASARÍA SI…?
CONTENIDO
¿Qué pasaría si…?.............................................................................................................................. 1
Contenido ......................................................................................................................................... 1
Búsqueda de objetivos........................................................................................................................ 1
Resolución de una ecuación ................................................................................................................ 3
Herramienta Solver .......................................................................................................................... 4
Planteo de Solver ......................................................................................................................... 4
Solver no lineal ............................................................................................................................... 7
Escenarios ........................................................................................................................................ 8
BÚSQUEDA DE OBJETIVOS
Una de las prestaciones más útiles de Excel es la de búsqueda de objetivos. Si

dispones de una tabla con un resultado y deseas fijar el mismo con una cantidad
concreta, la búsqueda de objetivos te permite alterar los datos a fin de que se obtenga
el resultado que deseas.
Por ejemplo, en el sueldo de una trabajadora se contabilizan las horas de trabajo

dentro de su horario laboral (34 horas semanales) a 12 €, y las extraordinarias a 33 €
Podemos resumir la situación en la siguiente tabla:
Sueldo semanal
Horas
Ordinarias 34 12 € 408 €
Extraordinarias 22 33 € 726 €
Total mensual 1134 €
Copia esta tabla en Excel, de forma que el total caiga en la celda E8, como verás en la
imagen.
1
Si el total del sueldo (1134 €) se encuentra en la celda E8, el número de horas

extraordinarias en la C7. Podemos ajustar dichas horas para que la trabajadora
perciba un sueldo semanal de 1300 €. Para ello puedes acudir a la Búsqueda de
Objetivos. Los pasos serían:
Antes de nada, como esta tabla la has copiado en forma de texto, deberás
sustituir las cantidades de la tercera columna por fórmulas: 408 es en realidad
=C6*D6, 726 es =C7*D7 y 1134 la suma de las dos.
En la ficha Datos busca Análisis Y si y después abre Buscar objetivo...
En la ventana que obtienes has de rellenar tres datos:
Definir la celda: Debes escribir la celda que deseas

que cambie. En este caso E8, que es la que va a
contener el nuevo sueldo.
Con el valor: Escribes el nuevo valor del sueldo, en

este caso 1300 €
Para cambiar la celda: Se trata de la celda que ha de cambiar su valor para poder
obtener esos 1300 €. En nuestro ejemplo sería la C7 (observa que se le añade a su
referencia el signo $)
Al pulsar Aceptar se te comunicará si lo que pides

es posible o no, si ha encontrado una solución.
Confirmas con Aceptar y cambiará el número de
horas extraordinarias con el valor adecuado para
que el total sea el sueldo deseado, unas 27 horas.
2
Esta operación sólo funciona entre dos celdas: una variable (en este ejemplo las horas
extraordinarias) y otra que recibirá el valor deseado (el sueldo).
RESOLUCIÓN DE UNA ECUACIÓN
La búsqueda de objetivos te permite resolver ecuaciones de todo tipo si tienes idea de

en qué intervalo aproximado puede existir una solución.
Por ejemplo, deseamos resolver la siguiente ecuación:
X+LN(3X)=10 (LN logaritmo neperiano)
Un procedimiento práctico y que te permite tener todo preparado para otra ecuación
sería el siguiente:
En una celda (en la imagen F5) preparamos la estimación de la solución. En este caso
creemos que estará cerca del 8. También con la opción de Definir nombre, le damos el
nombre de X,
En otra celda, por ejemplo la F7, escribimos la ecuación pasándola toda al primer
miembro (no es necesario, pero así usaremos el mismo procedimiento siempre), es
decir, en este caso =X+LOG(3*X)-10
Después, con la Búsqueda de objetivos, pedimos definir

la F7 (ver la imagen anterior) con el valor 0 para cambiar
la celda F5. Así de simple. Aceptamos y obtendremos la
solución más aproximada
3
Además, indirectamente, nos indica los lejos del cero que queda la celda F7.
Si practicas un poco, resolverás, con una aproximación aceptable, cualquier ecuación

por complicada que sea.
HERRAMIENTA SOLVER
La herramienta anterior sólo es útil si hacemos depender el valor de una celda de otra,
siendo esta la única que deseamos cambiar. Sin embargo, existen situaciones en las
que el valor último depende de varias celdas. Para buscar objetivos en este caso
disponemos de la herramienta Solver.
PLANTEO DE SOLVER
La herramienta Solver nos permite optimizar el valor de una celda, a la que

llamaremos Objetivo, que depende de las celdas de un rango determinado, el cual
puede estar sometido a restricciones. Si la dependencia es lineal, es en realidad el
problema matemático de Programación Lineal.
Así que en una resolución de Solver intervienen tres tipos de datos:
Celda Objetivo que depende de otras

Rango de celdas que determinan el valor del objetivo
Restricciones a las que está sometido este rango de celdas.
Su funcionamiento se puede estudiar con un ejemplo:
Después de vender una casa, a una persona le quedan 170.000 € para invertir. Desea
una inversión conservadora, por lo que duda entre varias
A) Depósito en banca de Internet, que está dando el 2,2% TAE, pero es un producto
novedoso que no le termina de convencer
B) Su banco de toda la vida le ofrece plazo fijo con interés de 1,75% TAE, y que ella
considera seguros.
C) Un producto vinculado a un fondo, con rendimientos del 3% pero sujeto a

volatilidad.
En vista de la situación, decide invertir en B) al menos la mitad del capital, y en C) no

más de 20,000 €
¿Qué cesta de inversiones le daría el máximo rendimiento?
4
Volcamos los datos en la tabla siguiente:
En la columna C hemos concretado unos capitales inventados, pero cercanos a la

posible solución y con suma 170000. Sobre esta tabla podemos concretar los
parámetros del problema:
Celda objetivo: E8, que es el rendimiento total.
Celdas que cambian: C5 a C7, la composición de la cesta.
Restricciones: C6 ha de valer, como mínimo, 170000/2 = 85,000 €, la celda C7 no

debe pasar de 20.000 €, y la C8 ha de contener 170,000 €
Objetivo que se pretende: Maximizar
Todo esto se puede concretar en la herramienta Solver.
Abre la cinta de Datos y busca la entrada a Solver en el extremo

derecho:
Si no lo encuentras, será porque no está activado.

Abre la ficha Programador, busca Complementos y
activa Solver
De esta forma lo tendrás activo en la citada ficha

Datos.
Pulsa sobre él para ir concretando las condiciones del

problema.
Obtendrás esta ventana para concretar tus

opciones. Estudia bien la forma de hacerlo:
Hemos rellenado estos datos:
5
Celda objetivo: E8 (ganancia total)
Valor de la celda objetivo: Máximo
Celdas variables: C5:C7
Restricciones: Las ya comentadas: C6>=85000; C7<=20000; C8=170000
Aunque no se ve en la imagen, hemos elegido el método Simplex, que es el adecuado

para problemas lineales (Un problema es lineal cuando las operaciones básicas son
las de multiplicar y sumar, sin cuadrados o raíces o logaritmos)
Pulsamos Resolver, y en este caso existe la solución 3.517,5 €. Automáticamente te

rellena las cantidades que has de invertir en cada caso, pero te da la opción de volver
a los valores originales o de abrir de nuevo el cuadro de datos de Solver.
Pulsa en Aceptar y verás la solución: Invertir

65.000 € en A, 85.000 € en B y 20.000 € en C,
con una ganancia de 3517,5 €
Puedes también lograr que la inversión rinda una

cantidad determinada, por ejemplo 3475 €. Para
ello elige Valor de e iguálalo a 3475. Obtendrás
esta solución:
A veces Solver no puede encontrar la solución. Esto se puede deber a tres causas:
El problema es de tipo indefinido. Existen muchas soluciones.

Las soluciones tienden a infinito (especialmente en problemas de máximos) y
se produce un desbordamiento.
No hay convergencia. Las soluciones no se acercan lo suficiente al objetivo
6
SOLVER NO LINEAL
La herramienta Solver de Excel también resuelve casos no lineales, e incluso con el

uso de logaritmos, exponenciales o funciones trigonométricas. En el siguiente ejemplo
buscaremos el máximo de una fórmula polinómica. Supongamos que deseamos
estudiar la función x2(100-Kx) en el intervalo de 0 a 100, en el que sospechamos que
existe un máximo. Deseamos localizarlo según los valores de la constante K.
Escribimos el valor de x en la celda D9 y la fórmula en la

celda E9 y añadimos las restricciones x>=0 y x<=100.
Como método elegimos el No lineal (GRG Nonlinear).
Como Valor elegimos Máximo, con lo que se nos devuelve

el valor de x en el que se llega al máximo según el valor de
K. En la imagen hemos fijado K=26, obteniendo el valor máximo x=2,56 y=216,15
Si repitiéramos estos cálculos para varios valores de K

podríamos confeccionar una tabla que relacionara
cada valor de K con el correspondiente máximo.
Intenta, por ejemplo, averiguar el valor mínimo que

toma la expresión y=sen(x)+cos(2x)en el intervalo (π/2,
π). La solución es x=3,016, y=2,0625
Además de máximos y mínimos, el Solver no lineal puede resolver ecuaciones. Por

ejemplo, deseamos resolver
Escribimos en la celda C4 un valor que creemos está cerca de la solución, como el 34,
y en la celda D4 la ecuación con todos los términos pasados a un mismo miembro de
la igualdad. Nosotros hemos escrito =1000-C4-EXP(C4).
Acudimos a Solver indicando que D4 valga 0 dependiendo de los valores de C4, que
podemos restringir, por ejemplo a que esté entre 0 y 100: Obtenemos como solución
6,8, pero con una desviación notable en el valor del resultado (95 en lugar de 0)
Cuando ocurra esto es bueno volver a abrir la ventana

de Solver y con el botón Opciones cambiar el número
7
de iteraciones.
En el ejemplo lo hemos fijado en 30 con lo que la solución obtenida es mucho mejor.

Ahora el valor resultante es prácticamente nulo para X=6,9008…, que es la solución
de la ecuación planteada.
X 1000-X.EXP(X)
6,90083051 1,5606E-05
ESCENARIOS
En algunos esquemas de cálculo puede ser muy útil disponer, en unas celdas dadas,
de varios juegos de valores distintos, aunque en cada momento sólo aparezca uno. Es
como un escenario preparado para recibir distintas compañías de actores.
Por ejemplo, una persona que está pagando una hipoteca puede desear disponer de
distintos “escenarios” en los cálculos de sus finanzas particulares en los próximos
años. Por ejemplo, un escenario sería que sigan tipos de interés bajos, que se
contenga el IPC y que su sueldo aumente en cierto porcentaje. Otro muy distinto sería
el de subida de los tipos y estancamiento del sueldo.
Si deseas construirte un escenario propio, deberás comenzar por seleccionar el rango

de celdas que lo contendrá. Por ejemplo, imagina una persona que suele ahorrar algo
a lo largo del año, y que en el presente ha conseguido uno de 2.500 €, pero cree que
en el próximo ejercicio cambiarán su sueldo, los impuestos y sus posibles gastos. En
la tabla siguiente ha resumido la situación previsible:
Próximo
Previsiones Este año año
Aumento sueldo 4% Sueldo . € 31200
Aumento impuestos 5% Impuestos 5.5 € 5775
Aumento gastos 2% Gastos . € 23100
Ahorro .5 € . 5€
En la columna “Próximo año” se han programado las fórmulas para incrementar según
los porcentajes dados.
Definir escenarios en esta situación significaría que en las celdas de los porcentajes
(suponemos que son D3 a D5) pudieran figurar distintas previsiones, para tener una
idea de las posibilidades de ahorro existentes según los porcentajes que se escriban.
Así que el escenario estaría constituido por el rango D3:D5.
8
Una vez seleccionadas las tres celdas D3, D4 y D5, busca Análisis Y si en la ficha de
Datos y elige Administrador de Escenarios.
Como no hay escenario definido, deberás pulsar en

Agregar...
En el cuadro de diálogo acepta todas las opciones

de celdas cambiantes (D3:D5), título (por ejemplo
Medio). Como valores de los porcentajes los que
ya estaban escritos: 4%, 5% y 2%. Lo tienes en las dos imágenes que siguen:
Con ello tienes definido el primer escenario, el de previsiones de tipo medio. Pulsa de
nuevo sobre Agregar... y podrás definir otro escenario de previsiones a la baja, que
disminuirían los ahorros. Por ejemplo, los porcentajes 3%, 6% y 7% Observa que
deberán aparecer las mismas celdas cambiantes.
Por último, con las mismas celdas cambiantes, vuelve a entrar en el Administrador de
escenarios, pulsa Agregar y define otras previsiones al alza de 19%, 4% y 1
Una vez definidos los tres escenarios, si entras en el Administrador, eliges uno y
pulsas sobre el botón Mostrar se actualizarán todas las celdas según las previsiones:
A la baja:
Próximo
Ahorro .5 € .75 €
Al alza
Próximo
9

Ahorro .5 € 4.400 €
Luego sus ahorros podrán oscilar entre 1.750 € y 4.400 €
10
Guías Excel 2010 Controles, macros y funciones Guía 112
CONTROLES, MACROS Y FUNCIONES
CONTENIDO
Controles, macros y funciones ........................................................................................................... 1
Contenido .............................................................................................................................. 1
Controles y macros................................................................................................................ 2
Ideas previas ................................................................................................................................... 2
Grabación de macros ...................................................................................................................... 4
Asignación de una macro a un objeto .................................................................................... 6
Programación de una macro sencilla ..................................................................................... 6
Uso de botones ................................................................................................................... 10
Un caso práctico ........................................................................................................................... 11
Definición de funciones........................................................................................................ 12
Función con varios argumentos..................................................................................................... 13
Otros controles .................................................................................................................... 14
Botones de opción ........................................................................................................................ 14
Cuadros de grupo.......................................................................................................................... 15
Casillas de verificación .................................................................................................................. 16
Macros de apertura ............................................................................................................. 17
1
CONTROLES Y MACROS
IDEAS PREVIAS
¿Qué es una macro?
Una macro es un conjunto de operaciones de Hoja de Cálculo que el programa

memoriza para repetir ese conjunto cada vez que se desee.
En el uso de macros podemos distinguir tres operaciones:
Usar macros que han programado otras personas.

Grabar y ejecutar nuestras propias macros. Asignarlas a objetos.
Aprender a programar macros mediante el lenguaje Basic de Excel
En esta guía estudiaremos algunos detalles de cada uso
¿Dónde se guardan las macros?
Las macros están alojadas en unos contenedores llamados módulos. Pueden

pertenecer a las carpetas generales de Excel, en cuyo caso se pueden ejecutar en
cualquier hoja de cálculo, o bien estar destinadas sólo a una hoja, y estas serán las
que nos interesen en este momento, porque las otras es peligroso
tocarlas.
Abre la ficha Programador y usa el primer botón de la izquierda

Visual Basic para ver qué macros tiene definidas tu hoja de
cálculo.
Pudiera ser que no tengas a la vista esa ficha Programador. En ese caso abre la ficha
Archivo y en el apartado Ayuda elige Opciones, y dentro de ellas, Personalizar
cinta de opciones. Verás que la ficha Programador no está activada. Pulsa sobre
ella para incorporarla a la cinta general
2
En la imagen se pueden ver

algunas macros de las
pertenecientes a la hoja
divisibilidad.xls, contenida en
esta página web.
Estudia bien esta ventana. A la

izquierda figuran las carpetas
generales, que no debes tocar.
Debajo figura la hoja que está
abierta, divisibilidad.xls. En su
carpeta Módulos figura el módulo
Module1 que el autor ha creado
para contener todas sus macros. El código de estas macros figura a la derecha. En la
imagen se puede ver el código de la función phi de Euler, que se ha implementado en
las macros.
Los códigos de macros, si no tienes experiencia en programación, te parecerán

ininteligibles. Cierra sin cambiar nada y no creas que hay que dominar esto para usar
macros, porque seguidamente aprenderás a grabarlas automáticamente.
Seguridad de las macros
Como una macro puede contener virus, Excel define varios niveles de
seguridad para el uso de las mismas. Puedes cambiar el nivel con el
botón Seguridad de macros, incluido en la ficha Programador.
Si sólo vas a abrir hojas con macros de procedencia fiable puedes elegir el nivel más
bajo, pero en caso contrario, vuelve a niveles altos de seguridad cuando trabajes con
otras hojas.
3
GRABACIÓN DE MACROS
Para que te inicies en la grabación de macros, crearemos una que borre un rango de
celdas, por ejemplo B4:D12
Para crear una macro mediante grabación has de seguir esta secuencia:
1. En la ficha Programador elige el botón Grabar macro
2. Se abrirá una ventana que contiene tres preguntas importantes:
Nombre: Puedes darle el de borrar
Método abreviado: No es imprescindible responder. Si eliges una

combinación de teclas que ya esté ocupada, Excel te cambiará las de prefijo.
Guardar macro en: Lo normal es que le indiques “Este libro”. Es lo más

prudente, para no crear conflictos con tras hojas.
La descripción es optativa.
3. Realizas manualmente las operaciones que deseas que automatice la macro,

en este caso borrar el rango B4:D12
4. Decides finalizar la grabación, para lo que usas el mismo botón de grabación,
que ahora habrá cambiado a “Detener grabación”
La macro se guardará sin consultarte más.
Intenta recorrer esa secuencia con el ejemplo propuesto:
1. Recuerda bien qué celdas deseas borrar. En este caso, desde B4 hasta D12
4
Pulsa el botón Grabar Macro.
2. Asigna nombre y destino a la macro. Por ejemplo: “Borrar” y guardar “en este libro”
3. Realiza manualmente las operaciones para borrar los datos:
(a) Selecciona los datos B4:D12
(b) Pulsa la tecla Supr
4. Pulsa sobre el botón de Detener grabación
5. Ejecuta la macro Borrar.
Escribe varios números en el rango B4:D12, para probar tu macro.
Si le has asignado una combinación de teclas, como Ctrl+Mayús.+B, úsala y verás

cómo se borra todo. Si no le has asignado teclas, usa el botón Macros, que te abre la
lista de las existentes. Señala “Borrar” y usa el botón “Ejecutar”
Inmediatamente se borrarán los datos del rango.
5
ASIGNACIÓN DE UNA MACRO A UN OBJETO
Para ejecutar una macro de forma inmediata un

procedimiento rápido es asignarla a una imagen,
forma, cuadro de texto o cualquier otro objeto que
lo admita. Una vez creada la imagen o la forma,
basta usar el botón derecho para acceder a la
orden de asignar una macro.
En la imagen hemos insertado una nube con el

texto adecuado y con el botón derecho hemos
accedido a la opción de asignarle una macro.
En la lista de macros se elige la adecuada y se acepta.
Así, cada vez que pulsemos sobre la nube, se ejecutará la macro que hemos
asignado.
PROGRAMACIÓN DE UNA MACRO SENCILLA
Crearemos alguna macro sencilla, y simultáneamente aprenderemos algunas

operaciones sobre celdas.
Incremento del valor de una celda
Escribe un número cualquiera en la celda B4 y algún rótulo de presentación sobre ella.

Por ejemplo así
Inserta a su lado una forma parecida a un botón
Guarda la hoja con el nombre prueba u otro similar.
Un detalle importante: Debes guardarlo como libro habilitado para macros.
6
Accede a la edición de una macro nueva pulsando el botón Macros

de la ficha Programador. En la ventana correspondiente asigna el
nombre de incrementar a la macro, indica que se guarde “En este
libro” y pulsa el botón de Crear.
Así accederás al Editor de Visual Basic, que te habrá escrito ya la cabecera y el final
del código de macro. Simultáneamente te habrá creado un módulo contenedor.
Ves que ha escrito:
Sub incrementar()
End sub
El código de una macro ha de comenzar con la palabra clave Sub seguida del nombre
asignado y de paréntesis para posibles argumentos (aquí no hay) y ha de terminar con
End sub.
7
Nuestra macro está creada, pero vacía de contenido, no se sabe qué va a hacer. Para
concretarlo has de escribir órdenes propias del lenguaje Basic entre la cabecera y el
final. Para saber qué hacer necesitas un curso de lenguaje Basic, pero aquí usaremos
algunas órdenes sencillas.
Escribe en medio este código de macros (puedes copiarlo desde esta misma página
web con CTRL-C y CTRL-V), aunque todavía no lo entiendas:
Sub incrementar
Dim v
v=ActiveWorkbook.Sheets(1).Cells(4,2).Value
v=v+1
ActiveWorkbook.Sheets(1).Cells(4,2).Value=v
End sub
Esta macro te incrementa de 1 en 1 el valor de la celda B4. Después la explicaremos.

Guarda la hoja que estás creando.
Ahora viene lo más fácil: Señala la imagen del botón y pulsa el botón derecho. Elige la
opción de Asignar macro... Se te abrirá este cuadro de diálogo y en él eliges la macro
incrementar. Selecciónala y pulsa Aceptar.
Con esto, cada vez que pulses sobre la imagen (el puntero del ratón se transformará
en un dedo señalador) se incrementará el valor de la celda B4.
Explicación del código
Aunque este documento no pretende enseñarte a programar, te vendrá bien saber

interpretar el código que has copiado:
Sub incrementar
Dim v
v=ActiveWorkbook.Sheets(1).Cells(4,2).Value
v=v+1
8
ActiveWorkbook.Sheets(1).Cells(4,2).Value=v
End sub
Lo explicamos por partes:
Todas las macros han de comenzar con la palabra clave Sub seguida del nombre de
la macro (en este caso incrementar) y han de terminar con la línea End sub.
La orden Dim v reserva memoria para una nueva variable a la que llamamos v. Si
suprimes este tipo de órdenes la macro también funciona, pero si sigues por el camino
de la programación es bueno que te acostumbres a dimensionar todo lo que uses.
En la tercera línea y en la quinta se usan tres palabras que conviene interpretar bien.
Son nombres de objetos de Excel.
ActiveWorkbook: Se refiere al archivo actual de OpenOffice.org que tienes abierto.
Sheets(1): Se refiere a la hoja en la que se actuará, en este caso, la primera.
Cells(4,2).Value: Es la referencia al objeto celda B4. El 2 se refiere a la columna B,

que es la segunda, y el 4 se refiere a la cuarta fila. La palabra Value lee el contenido
de la celda.
Explicado esto, se entiende mejor lo que ejecuta la macro:
Línea 1: Comienzo obligatorio con la palabra Sub y el nombre de la macro.
Línea 2: Se dimensiona la variable
Línea 3: Se lee el valor de la celda B4 (palabra value) y el resultado se guarda en una

variable llamada v.
Línea 4: Se incrementa v en una unidad.
Línea 5: Se copia el valor de v en la celda B4 de nuevo, pero ya incrementado.
Línea 6: Sentencia obligatoria end sub
La explicación anterior sólo pretende que te vayas acostumbrando a la forma de

trabajar en Basic. Un aprendizaje más profundo requiere un manual sistematizado.
9
USO DE BOTONES
Se llama control a cualquier objeto activo, es decir, con sus propiedades y métodos,
que se inserte en la hoja de cálculo para actuar interactivamente entre los usuarios y la
hoja. Son controles los botones de acción, las casillas de verificación, las listas
desplegables, etc. Estos elementos los has visto en cualquier programa de ordenador,
y también se pueden usar en Excel.
Para ver cuántos controles puedes usar, abre de nuevo a ficha del Programador y
busca el botón Insertar. Ahora nos interesarán los controles de formulario entre los
que se encuentran los botones.
Abre la hoja que has creado para incrementar la celda B4 borra el botón que
dibujaste. En su lugar busca el control botón en la opción Insertar del Programador
(suele ser el primero) e insértalo abriéndolo con el ratón hasta que tenga el tamaño
que desees.
Cámbiale el nombre de botón 1 por Incrementar. Si no sabes cómo, usa el botón

derecho y elige Modificar texto. Puede ocurrir que también tengas que alterar el
tamaño del botón tirando con el ratón de uno de los anclajes del borde (aparecen con
el botón derecho).
También con el botón derecho accede a la asignación de una macro, si es que no te

lo ha propuesto antes. Elige Incrementar y ya estará listo para funcionar. Púlsalo
reiteradamente para observar su funcionamiento.
10
UN CASO PRÁCTICO
Diseñaremos un botón tal que al pulsar sobre él aparezca una ventana nueva en la
que figure escrita la fecha actual. Los pasos que hemos de dar son:
Preparar una macro
Repite los pasos que diste para definir la macro del apartado anterior, la que
incrementaba el valor de la celda B4. Crea un nuevo libro de Excel y guárdalo
habilitado para macros llamado, por ejemplo, fecha.xlsm
Accede al editor de macros como ya has aprendido, pero ahora escribe lo siguiente:
Sub fecha_actual
msgbox(date$)
End Sub
Guarda el archivo que has creado.
Diseñar un botón
Abre el catálogo de controles de la forma que has aprendido. Elige

botón e insértalo en la hoja. Cámbiale el rótulo a Fecha actual.
Asignación de la macro
Para que el botón sea útil deberemos asignarle una macro que se ejecute al pulsarlo.
Con el botón derecho del ratón elige Asignar macro y le asignas fecha_actual
Con estas operaciones has terminado de configurar el botón de acción. Ahora debe
funcionar: cada vez que pulses sobre el botón que has creado, aparecerá un mensaje
con la fecha actual.
Práctica
Intenta repetir todo el trabajo creando un botón nuevo titulado "Hora actual" y en el
código de la macro, en lugar de la variable date$ escribe time$, para que te devuelva
la hora en lugar de la fecha.
11
DEFINICIÓN DE FUNCIONES
En ocasiones desearás definir funciones que la hoja de cálculo no ofrece. Por ejemplo,
en Electricidad nos puede convenir definir la resistencia equivalente a otras dos
situadas en paralelo, o en Geometría, la función que devuelve una hipotenusa en
función de los dos catetos. Mediante un uso sencillo de las macros puedes lograrlo.
Secuencia para definir tus propias funciones
1) Abrir el Editor de Basic
En la ficha Programador usa el primer botón Visual Basic. Si ya tienes macros, se

abrirá directamente el editor y podrás escribir
Si no has programado nada, no aparecerá ventana de edición, y tendrás que pedir

Insertar y Módulo. De esta forma se abrirá una ventana en blanco.
2) Escritura del código
Terminada la secuencia anterior, comienza a escribir el código de una función.
Debes comenzar con
Function nombre de la función ( argumento )
y terminar con
End function
y entre ambas, el código de la función.
12
Para un mejor uso, delante de la palabra function es bueno escribir Public, para que
sea accesible desde las hojas.
En ese código debemos usar el nombre de la función seguida del signo igual y de su
definición. Es mejor verlo con un ejemplo:
Public Function cubo (numero)

cubo=numero*numero*numero
End function
En el ejemplo, el nombre de la función es cubo, y su argumento numero (lo

traduciríamos como "Cubo de un número"). Después volvemos a escribir cubo, el
signo igual, y su definición.
3) Uso de la función
Una vez escrito el código, cierra el Editor de Basic y usa tu función en cualquier celda.
En la imagen puedes ver una celda definida mediante la nueva función CUBO.
Con esto ya tienes definida la función.
Con la técnica explicada, esa función sólo estará activa en la hoja de cálculo en la que
la has creado, no en otras. Al cerrar la hoja ya no podrás usarla.
FUNCIÓN CON VARIOS ARGUMENTOS
Una función puede actuar sobre varios argumentos, por ejemplo la resistencia
equivalente a la que se aludía en el primer párrafo. En ese caso, se deberán separar
mediante una coma:
Public Function resisequiv(r1, r2)

resisequiv = r1 * r2 / (r1 + r2)
End Function
Cuando uses esta función en una celda, debes sustituir la coma por un punto y
coma, por ejemplo resisequiv(4;6). Estudia el ejemplo de la imagen:
13
Variables auxiliares
En una definición puedes usar las estructuras del Basic: FOR...NEXT, SELECT CASE,
etc. Aquí sólo usaremos DIM, para crear variables auxiliares. Observa este ejemplo
Function area6(lado)
Dim perimetro, apotema
perimetro = 6 * lado
apotema = lado * Sqr(3) / 2
area6 = perimetro * apotema / 2
End Function
que devuelve el área de un hexágono en función del lado. El nombre de la función, en

este caso area6, debe figurar en la definición, aunque uses otras variables.
OTROS CONTROLES
Además de los botones, puedes usar todo un catálogo de controles. No vamos a

estudiarlos todos, pero incluiremos dos tipos para que te animes a investigar por tu
cuenta.
BOTONES DE OPCIÓN
Estos botones, casi siempre agrupados en conjuntos, nos sirven para elegir entre
varias posibilidades. Para conocerlos mejor nos plantearemos un conversor de un
número decimal a las expresiones binaria, hexadecimal y octal.
14
En la imagen puedes observar el grupo de botones de opción que servirá para elegir la
expresión deseada. Según se pulse sobre uno u otro, aparecerá una expresión
distinta. Es claro que la activación de uno de ellos desactiva a los demás.
Para construir este modelo de cálculo deberemos seguir estos pasos:
Construcción de los botones
Como en el caso de los botones, usa el botón Insertar

de la ficha del Programador, pero ahora elige botón de
opción. Inserta tres botones similares uno debajo del
otro y adáptales el texto según la imagen anterior (hemos
borrado el texto y después lo escribimos en otras celdas).
Excel necesita saber qué botón se ha pulsado en cada

momento. Para ello selecciona los botones uno a uno
con el botón derecho del ratón y elige Formato de
control. En la pestaña Control asigna a los tres una misma celda (en la imagen la
D6)
De esta forma, si se pulsa el primer control, D6 valdrá 1, si el segundo, 2, y 3 si se

pulsa el último. Esto nos permite decidir qué conversión aplicamos al número.
Podemos usar esta expresión:
=SI(D6=1;DEC.A.BIN(F5);SI(D6=2;DEC.A.HEX(F5);SI(D6=3;DEC.A.OCT(F5);"")))
Intenta algo similar a lo explicado para ver si funciona.
CUADROS DE GRUPO
A veces te puede interesar disponer de varios juegos de botones de opción que se

relacionen por separado en varios grupos. Para conseguirlo rodea cada grupo de un
cuadro de grupo, que lo insertas con el mismo procedimiento que los botones
Con la ayuda del ratón rodeas tus botones de opción con uno de
esos cuadros y así los aíslas de cualquier otro grupo que crees.
En la imagen se han construido dos grupos,

uno llamado Tipo y otro llamado Clase, que
funcionan por separado y actúan sobre celdas
distintas.
15
CASILLAS DE VERIFICACIÓN
Son controles que te permiten asignar a una celda los valores VERDADERO o
FALSO. Si reúnes varias casillas de este tipo en una hoja, funcionan de forma
independiente: el estado de una no influye en el de las demás.
Un ejemplo para que lo entiendas. Un mayorista aplica tres tipos distintos de

descuento y según el cliente decidirá cuáles considera y cuáles no.
Se insertan como los anteriores, pasando por la ficha del Programador y después el
botón Insertar. Los buscas y los dibujas con el ratón. Con Modificar texto puedes
borrar el que traen y después los asignas a celdas distintas. En la imagen son las que
están a la izquierda de los controles.
Si se activa uno de ellos, con la función SI decidimos si se aplica el descuento o no.

Basta una fórmula del tipo
=SI(A7=VERDADERO;E7*G5;0)
Si te decides, puedes construir un modelo de cálculo similar.
Los rótulos de VERDADERO y FALSO pueden resultar molestos. Si quieres que no se

vean, asigna a sus celdas como color de texto el blanco, y así no se verán. De esta
forma los hemos ocultado en el anterior modelo:
Así ya no se ven a la izquierda de los controles.
16
MACROS DE APERTURA
En ocasiones podemos desear que se ejecute cualquier operación al abrir una hoja de
cálculo, como borrar un rango, abrir una hoja determinada, dar un valor a una celda,
etc.
Para lograrlo debes, en primer lugar, escribir o grabar una macro con las operaciones
que deseas. Una vez escrita, el procedimiento para que se ejecute al abrir una hoja es
el siguiente:
Escribes o grabas una macro y le das el nombre de auto_open. Lo que escribas como
código se ejecutará al abrir la hoja.
Por ejemplo, entra en el editor de Visual Basic, inserta un módulo nuevo y escribe
Sub auto_open()
Msgbox(“Hola”)
End sub
Guarda el archivo y ciérralo. Cuando lo vuelvas a abrir, te saludará con un “Hola” al

comenzar.
17

Primero Pasos Con Excel 2010

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Primero Pasos Con Excel 2010

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Guía de Excel 2010 Primeros pasos Antonio Roldán

Primeros pasos ............................................................................................................. 1

Inicio del Excel ........................................................................................................... 2

Cinta de opciones ................................................................................................... 3

Barra de acceso rápido ........................................................................................... 3

Estructura de una Hoja de Cálculo .......................................................................... 4

Vista backstage ....................................................................................................... 5

Movimientos del cursor ............................................................................................. 6

Con el ratón ............................................................................................................ 6

Con el teclado ......................................................................................................... 6

Celda activa ............................................................................................................... 7

Referencia de una celda ............................................................................................. 8

Formato de una celda ................................................................................................ 9

Botones de formato .............................................................................................. 11

Borrado de celdas .................................................................................................... 11

Edición del contenido de una celda .......................................................................... 12

Operaciones con archivos ........................................................................................ 12

INICIO DEL EXCEL

Barra de acceso rápido Cinta de opciones Área de trabajo

Pestañas de hojas Barra de estado Zoom

En Office 2010 se ha conservado la Cinta de opciones, que es la zona superior de la

En la parte inferior de cada grupo puede aparecer un pequeño

La ficha más importante es la de Inicio. Observa los grupos que contiene:

Portapapeles – Fuente – Alineación – Número – Estilos – Celdas – Modificar.

Ve señalando las cabeceras de la cinta de opciones Inicio, Insertar, Diseño de página,

BARRA DE ACCESO RÁPIDO

En la parte superior de la pantalla puedes ver la Barra de acceso rápido, en la que se

Esta barra se puede personalizar. Para ello

Otra característica de esta versión es que se ha

La cinta de opciones se puede personalizar, cambiando el orden y los contenidos de los

ESTRUCTURA DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Los rótulos de las filas y columnas se encuentran en el borde de la ventana: en la parte

seleccionará toda la columna o fila. Una celda se selecciona al pulsar sobre la

En esta versión 2010 se puede cambiar el color de

Recorre cualquier hoja mediante las barras de desplazamiento (horizontal y vertical),

Reciente: Aloja la lista de los libros abiertos recientemente.

Información: Co tie e los pe isos, p opiedades del li o, odifi a io es, auto …

Guardar y enviar: Es una ampliación del antiguo Enviar.

Ayuda: Se ha ampliado con informaciones de versiones, activación, actualizaciones y

Opciones de Excel: Contiene tantas opciones que es imposible explicarlas aquí. Se

MOVIMIENTOS DEL CURSOR

El cursor se desplaza a la celda que señale el ratón al pulsar el botón izquierdo.

Ctrl+Inicio Mueve el cursor a la celda A1.

Funcionan de forma similar las combinaciones Ctrl+Derecha, Ctrl+Arriba y Ctrl+Abajo

Ctrl+AvPág Salta a la hoja anterior de la tabla.

El resto de combinaciones de teclas figuran en la Ayuda de Excel.

Podemos alejar o acercar la visión del área de trabajo. Para

Mucho más rápido es el desplazador de zoom que está

Para modificar el contenido de una celda la debemos seleccionar previamente con el

Observa la Barra de fórmulas de la parte superior de la pantalla. El nombre de la celda

Una celda puede contener

Un texto: Es un conjunto de caracteres que la Hoja no interpreta como cantidades:

Debemos, pues, distinguir el valor de una celda de su fórmula. El valor es el resultado

REFERENCIA DE UNA CELDA

Las referencias normales se llaman relativas, porque en operaciones de copiado o

Tipo $B$32: es totalmente absoluta. No se altera ni la fila ni la columna.

Tipo $B32: sólo se protege la columna, pero se puede alterar la fila.

Tipo B$32: se alterará la columna y permanecerá la fila.

Para convertir una referencia relativa en absoluta, además de escribir manualmente el

Si la celda se encuentra en otra hoja deberemos escribir previamente el nombre de

FORMATO DE UNA CELDA

Llamaremos formato de una celda o rango de celdas al conjunto de opciones que

En el cuadro de diálogo correspondiente podemos acceder a opciones muy potentes,

Es un conjunto muy potente de opciones, pues permite encajar el contenido de una