Generalmente estos documentos están relacionados con el tipo de empresa, difieren parcialmente

entre las empresas de producción y del sector privado, con las instituciones públicas.
Entre los documentos básicos, más generales y comunes en estos sectores tenemos:

Solicitudes de empleo
Perfiles de puestos
Test de selección de personal (psicométricos)
Documentación de expedientes laborales (cartas recomendación, Cv, diplomas, documentos de
identificación, compromisos y acuerdos)
Evaluación del desempeño
Manuales de seguridad industrial
Programas de capacitación
Encuestas de clima laboral
Historia de ingresos y egresos de personal y costos de los cargos
Manuales de procedimientos administrativos para el personal
IGSS e IRTRA, INTECAP
Beneficios

OTROS DOCUMENTOS

“Manual de políticas”
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable
que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de
guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y
objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

· Características de Manual de políticas:

Ø Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

Ø Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad
administrativa.
Ø Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
Ø Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
Ø Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser
seguidos en la toma de decisiones.
Ø Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.
Manual departamental”

Los manuales departamentales contienen información sobre un departamento específico y sus

secciones básicas como autoridades, responsabilidades etc. y los interdepartamentales tienen
información de todos los departamentos de la empresa y tienen información específica y
detallada.

· Características de manual departamental:

Ø Introducción
Ø Directorio de funcionarios
Ø Historia
Ø Fundamentos legal
Ø Objetivo de manufactura
Ø Políticas
Ø Estructura orgánica
Ø Funciones y descripción de puestos

MANUAL DE BIENVENIDA (Induccion)

Un manual de bienvenida, recoge toda la información relevante para el nuevo trabajador:

organigrama, vacaciones, nominas, calendarios,... su formato puede ser en papel, on-line, video,...
Un manual de bienvenida debe dar respuestas a todas las inquietudes del nuevo trabajador,
facilitándole la integración como uno más.
Un manual de bienvenida busca conseguir una total integración en la empresa en el menor tiempo
posible aportándole la información de la forma más deseada por la empresa.

Características:
1. Definición: En una primera reunión definimos las características de cada uno d los puestos y los
conocimientos necesarios para su correcto desempeño.
2. Análisis: Perfil d los posibles usuarios, posibilidades técnicas y profundidad del plan.
3. Creación: Creación consensuada de los contenidos en el formato más adecuado.
4. Implantación: Puesta en marcha del plan, reunión con los elementos de la empresa implicados.
5. Ajuste: Seis meses después de su inicio analizamos los resultados y realizamos las mejoras
necesarias.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de

una organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del
organismo. Un manual de organización complementa con más detalles la información que
bosqueja el organigrama.

Características:
*Presentar una visión de conjunto de la organización.
* Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para destinar responsabilidades,
evitar duplicaciones y detectar omisiones.
* Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo. En la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.
* Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
* Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas
unidades orgánicas.
* Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y matriciales.

Manual de procedimiento

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que

deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de
ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando
su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios,
máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria,
la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
. Conformación Del Manual
A) IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente información:
· Logotipo de la organización.
· Nombre oficial de la organización.
· Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el
nombre de la misma.
· Lugar y fecha de elaboración.
· Número de revisión (en su caso).
· Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
· Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas
de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre
las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
B) ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su
revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas
comprendidas en el manual.
D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de
auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que
tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente;
reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al
ámbito de aplicación y a
sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o
sectoriales.
F) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus
fases
G) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en
forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
participaban en los procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones
alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se
mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
· Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de
actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
· Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso
por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
· Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles
jerárquicos superiores.
H) CONCEPTO (S)
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su
significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su
significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
I) PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa
y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en
qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los
responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo
mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada
operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que
indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para
simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma
operación.
J) FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se
intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones
que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello
números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar
instructivos para su llenado.
K) DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones
de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades
administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado),
en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en
cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una
descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es
aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
L) GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido
y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o
consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos
DISEÑO DEL PROYECTO. La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha
precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello
que se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando
un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que
fundamentan la ejecución del trabajo.

Manual de contenido múltiple

Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la
elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un
ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en
combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un
manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.
Manual de técnicas

Un manual bien concebido Logra y mantiene un sólido plan de organización Asegura que todos los
interesados tengan una adecuada comprensión del plan general Facilita el estudio de los
problemas de organización Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las
modificaciones necesarias Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con
los demás Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones Pone claro las fuentes de
aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles La información sobre las funciones y
puestos suele servir de base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación de
progreso Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos
Sirve de guía en el adiestramiento de novatos.

Manual de descripción de puestos

Los puestos de trabajo se conceptualizan como conjuntos de funciones Afines que, al realizarse,
construyen la misión de las organizaciones en Áreas específicas. Por ende, su estudio y desarrollo
son importantes para la Correcta administración de personal.

Documentos externos e internos

ACTA ADMINISTRATIVA:
Un acta administrativa es un documento donde el patrón deja constancia de ciertos hechos que
hizo el trabajador y menciona la infracción que cometió y a que norma se refiere. Ley Federal de
trabajo, se mencionan las actas administrativas pero si las actas circunstanciadas de hechos que
levanta la propia autoridad laboral para dejar constancia de ciertos hechos que tuvo conocimiento
al ejercer su actuación correspondiente. Tienen como finalidad servir de pruebas para llevar
ciertos procesos laborales como lo es la recisión de contrato sin responsabilidad para el patrón o el
despido de este.

CARACTERÍSTICAS:
1. Fecha.
2. Hora en que se levanta el acta.
3. Nombre y domicilio completo de la empresa.
4. Nombre completo de dos testigos.
5. Descripción de los hechos.
6. Manifestación del empleado.
7. Nombre y puesto del empleado.
8. Nombre y firma del empleado.
9. Nombre y firma de quien representa la empresa.
10. Nombre y firma del primer testigo.
11. Nombre y firma del segundo testigo.
 CIRCULAR
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o
evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.
Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios
destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de
éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.
CARACTERÍSTICAS:
• Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje
sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
• Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
• Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.
REQUISITOS:
1) Numeración de la circular.
2) Título.
3) Cuerpo.
4) Lugar y fecha.
5) Firma y sello.

INFORME
CONCEPTO:
Es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objetivo de comunicar
información dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. En
ellos se presentan hechos obtenidos o verificados por el autor.
CARACTERÍSTICAS:
· Claridad: esto significa que, debe ser entendible
· Replicabilidad: es decir, que sólo con leer el comunicado y sus conclusiones, otra persona
pueda repetirlo para comprobar
· Un informe escrito completo consta de: Una introducción, diseño experimental, resultados,
conclusiones y bibliografía.
· Marco teórico:
Donde se fundamenta, con base bibliográfica, todo lo concerniente al tema de la investigación
· Hipótesis:
Es la respuesta anticipada al fenómeno observado o problema planteado
· Resultados:
En esta parte se señalan las observaciones, mediciones, y resultados de la experimentación
· Interpretación de los resultados:
Debe entregar algo nuevo y no sólo describir lo que las tablas y/o gráficos señalan.
MEMORANDUM
El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a
personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Un memorándum es un
documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de
información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa
como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

REQUISITOS:
1) Nombre(s) a quien se dirige.

2) Nombre(s) del remitente(s).

3) Fecha.

4) asunto.

5) escrito redactado brevemente.

6) firma(s).

El contrato de trabajo

Concepto

Es un acuerdo entre el trabajador y el empresario, en virtud del cual el trabajador se compromete

a prestar sus servicios de forma voluntaria, por cuenta ajena y dentro del ámbito de organización y
dirección del empresario, que se compromete al pago de una retribución.

Requisitos

· Nombre, nacionalidad, edad, sexo, estado civil y domicilio del trabajador y del patrón.
· Si la relación de trabajo es para obra o tiempo determinado o tiempo Indeterminado.
· El servicio o servicios que deban prestarse, los que se determinarán con la mayor precisión
posible.
· El lugar o los lugares donde deba prestarse el trabajo.
· La duración de la jornada.
· La forma y el monto del salario.
· El día y el lugar de pago del salario.
· La indicación de que el trabajador será capacitado o adiestrado en los términos de los planes y
programas establecidos o que se establezcan en la empresa conforme a lo dispuesto en esta
ley.
· Otras condiciones de trabajo, tales como días de descanso, vacaciones y demás que
convengan el trabajador y el patrón.
LA NOMINA
Concepto de nómina:
En una empresa, la nómina es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un
empleado, los salarios, las bonificaciones y deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a
la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestó durante un cierto período de
tiempo. Nómina juega un papel importante en una sociedad por varias razones. Desde un punto
de vista contable, nómina es crucial porque los impuestos sobre la nómina y la nómina afectan
considerablemente el ingreso neto de la mayoría de las empresas y están sujetos a las leyes y
reglamentos.

Requisitos:
1. Datos del Emisor.
Información del contribuyente emisor del recibo de nómina como Patrón.

2. Datos del Receptor.

Información del contribuyente receptor del recibo de nómina como Trabajador

3. Datos del Recibo.

a) Fecha emisión: Fecha de elaboración del recibo.
b) Subtotal: Sumatoria de los importes de los conceptos.
c) Descuento: Será el Total de las deducciones (suma del total gravado y total
Exento, sin considerar el ISR retenido.)
d) Motivo de descuento: Utilizar “Deducciones nómina”
e) Total: Pago realizado al trabajador. Serán igual al Subtotal menos los Descuentos,
Menos las Retenciones efectuadas.
f) Tipo de comprobante: Egreso
g) Lugar de expedición: Señalar el lugar de la plaza en donde labore el empleado

4. Conceptos.
a) Cantidad: Aplica el valor “1”
b) Unidad: Se utilizará la expresión “Servicio”
c) Descripción: Se podrán incluir las siguientes denominaciones: Pago de nómina,
Aguinaldo, Prima vacacional, fondo de ahorro, liquidación, finiquito, etc.
d) Valor unitario: Total de percepciones del trabajador (es la sumatoria del total
De percepciones gravadas y exentas).
5. Impuestos.
a) Total de impuestos retenidos: El ISR retenido (se obtiene del nodo de
Deducciones del complemento nómina).
Retenciones.
a. Impuesto: Tipo de impuesto que fue retenido (ISR).
b. Importe: Monto del impuesto retenido. Se obtiene del nodo de
Deducciones del complemento nómina.